Upphandling avseende produktion av kundtidningen Locum Rum

1 (9) Ansökningsföreskrifter Upphandling avseende produktion av kundtidningen Locum Rum

2 (9) Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 3 1.1 BAKGRUND... 3 1.2 OMFATTNING... 3 1.3 OM UPPHANDLINGEN... 5 1.3.1 Upphandlande myndighet... 5 1.3.2 Locums kontaktperson... 5 1.3.3 Upphandlingsförfarande... 5 1.3.4 Frågor... 5 2 KRAV PÅ ANSÖKAN... 6 2.1 ANSÖKANS FORM... 6 2.2 ANSÖKANS GILTIGHETSTID... 6 2.3 SVARSFORMULÄR FÖR ANSÖKANS INNEHÅLL... 6 2.4 ANVISNINGAR FÖR IFYLLANDE AV SVARSFORMULÄR... 6 3 PRÖVNING AV INKOMNA ANSÖKNINGAR... 7 3.1 OMSTÄNDIGHETER SOM SKA MEDFÖRA UTESLUTNING AV LEVERANTÖR... 7 3.2 OMSTÄNDIGHETER SOM FÅR MEDFÖRA UTESLUTNING AV LEVERANTÖR... 7 3.3 KVALIFICERINGSKRAV PÅ LEVERANTÖR... 7 3.4 KRITERIER FÖR URVAL AV LEVERANTÖRER... 8 3.5 SEKRETESS... 8

3 (9) 1 INLEDNING Locum AB (Locum) inbjuder härmed intresserade Leverantörer att delta i denna upphandling av tidningsproduktion. 1.1 Bakgrund Locum är en av Sveriges större fastighetsförvaltare med ett fastighetsbestånd på cirka 2,1 miljoner kvadratmeter lokaler i Stockholms län. Bland hyresgästerna dominerar sjukvården i länet. Locum ägs av Stockholms läns landsting. Locums kännetecken är Kompetens, Hållbarhet och Affärsmässighet. Syftet med upphandlingen är att säkerställa Locums behov av tidningsproduktion för de närmaste två åren med möjlighet till förlängning i ett plus ett år. Målet med upphandlingen är att få ett väl fungerande samarbete med leverantören, som svarar mot Locums krav och stärker Locums varumärke. Den 31 december 2011 går Locums nuvarande avtal med leverantör för tidningen ut. Därför ska nu en ny leverantör upphandlas. 1.2 Omfattning Tidningen Locum Rum är Locums kundtidning och trycks i cirka 7 600 exemplar. Den har drygt 3 800 prenumeranter och drygt 2 500 exemplar distribueras till de vårdfastigheter som förvaltas av Locum i exempelvis postfack och väntrum Tidningen omfattar idag 24 sidor och ges ut 4 ggr per år. Locums ambition med tidningen är att i första hand beskriva hyresgästernas verksamheter, hur Locum arbetar för att förbättra vårdmiljön för personal, patienter och besökare samt sprida goda exempel inom vårdbyggnad inom landstingskoncernen. Se http://www.locum.se/locumrum. Målgrupper Målgruppen för Locum Rum är framför allt följande: Locums hyresgäster som främst bedriver sjukvårdsverksamhet Ägare, politiker och beslutsfattare inom Stockholms läns landsting Samarbetspartners, leverantörer, intresseorganisationer och föreningar etc Anställda inom Stockholms läns landsting Locums medarbetare Innehåll Tidningen innehåller artiklar om hyresgästernas verksamhet och hur Locum arbetar för hyresgästerna, ofta med ett tema för varje nummer. Innehållet baseras på intervjuer av hyresgäster och Locums personal, referat från seminarier, mässor och olika evenemang deltar i, research med mera. I nuläget finns några fasta artikelserier som historiska artiklar, konst i vården samt människan i vården.

4 (9) Redaktionell utveckling Tidningens innehåll fastställs av personaldirektören i samråd med Locums kommunikatör/projektledare och aktuell byrå. Byrån bidrar med idéer till artiklar, teman samt värdering av artiklar. Ett redaktionsmöte hålls inför varje nummer med projekt- /produktionsledare och formgivaren. Grafisk utformning Under 2011 genomför Locum en utveckling av varumärkesplattformen. Locum Rum ska således anpassas grafiskt till de förändringar som sker i den grafiska profilen. Locum Rums befintliga design är vi nöjda med, men byrån får gärna presentera en vidareutveckling av Locum Rums grafiska formgivning. (Locums grafiska manual följs i tillämpbara delar, även om det finns en viss frihet för just tidningsproduktion). Foto och bildrättigheter Allt bildmaterial bestäms i samråd med Locum. Locum har ett omfattande bildarkiv som i första hand används. Locum har också en egen fotograf som kan anlitas vid behov. Skribenten tar enklare bilder, såsom porträtt, i samband med intervjuer. Locum har upparbetade fotografkontakter, därför anlitas extern fotograf endast om nödvändigt. Köp av bilder och illustrationer kan också förekomma. Byrån ansvarar för att gällande regler för bildrättigheter följs beträffande samtliga bilder som används i produktionen. Texterna Textproduktion och redigering ingår i arbetet och Locum skriver regelbundet texter som byrån redigerar och anpassar för tidningen. Arbetsgången vid textproduktion är följande: Skribent skriver artikel och får godkännande från berörda intervjupersoner och/eller experter. Byråns projektledare går igenom och kommenterar/ändrar alternativt uppdrar åt skribenten att åtgärda ändringar. Locum får artikeln efter projektledarens ändringar och informatör/projektledare samt personaldirektör läser och kommenterar. Kommentarerna skickas till projektledare, som ombesörjer justeringar i texten. I byråns åtagande ingår korrekturläsning avseende bland annat svensk grammatik, rättstavning samt noggranna faktakontroller. Locum äger texterna och har full frihet att nyttja dem i andra kanaler, ibland i sin helhet och ibland redigerade för anpassning till den kanal de ska publiceras i. Locum meddelar på redaktionsmötet om någon eller några texter kan behöva levereras tidigare.

5 (9) Korrektur Efter godkännande av texter formges tidningen och ett lay-out korrektur sänds till Locum. Efter justeringar skickar leverantören en pdf för trycklov samt en pdf för webbpublicering inklusive bild på framsidan. Då tidningen publiceras på locum.se ska den uppfylla tillgänglighetskraven för att människor med funktionsnedsättningar ska kunna ta del av dess innehåll. 1.3 Om upphandlingen 1.3.1 Upphandlande myndighet Locum AB Box 17201 104 62 Stockholm 1.3.2 Locums kontaktperson Locums kontaktperson under ansökningstiden är: Daniel Lindgren, upphandlingskonsult daniel@ecenea.se 0707-334533 1.3.3 Upphandlingsförfarande Upphandlingen sker genom selektivt förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingen sker enligt de bestämmelser i lagen som gäller över tröskelvärdet. LOU reglerar strikt hur upphandlingar kan och får genomföras. Det är nödvändigt att ansökan lämnas före ansökningstidens utgång, för att Locum ska kunna pröva ansökan. Locums möjligheter att begära in kompletterade uppgifter eller förtydliganden av ansökan är ytterst begränsade. Det är därför av största vikt att ansökan innehåller samtliga begärda uppgifter. Samtliga frågor och instruktioner i detta förfrågningsunderlag ska vara besvarade respektive följda för att ansökan ska anses vara komplett. 1.3.4 Frågor I det fall Leverantör uppfattar att ansökan innehåller oklarheter av betydelse för att ta fram en korrekt och fullständigt ansökan eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå ska Leverantör skyndsamt kontakta Locum på nedan angivet sätt. Notera att Locum enbart kommer att besvara frågor som Locum anser erfordras för att Leverantör ska kunna lämna en korrekt ansökan. Eventuella frågor ska sändas till Locum via www.tendsign.com.

6 (9) De svar som lämnas på inkomna frågor publiceras i Tendsign. Frågor kommer ej att kunna besvaras under perioden 14 juli-10 augusti. Intresserad Leverantör uppmanas att löpande under ansökningstiden och före inlämnande av ansökan kontrollera om tillkommande information har lämnats. Frågor ska ha inkommit senast 7 dagar före anbudstidens utgång. Locum redovisar frågorna och svaren skriftligen via Tendsign till alla anbudsgivare senast 4 dagar före anbudstidens utgång. Anbudsgivare måste registrera sig på Tendsign för att kunna ta del av information som publiceras avseende denna upphandling. 2 Krav på ansökan 2.1 Ansökans form Ansökan lämnas digitalt genom Tendsign. Ansökningsformuläret fylls i och bifogas anbudet dels som olåst worddokument dels som undertecknad inskannad pdf. 2.2 Ansökans giltighetstid Ansökan ska vara bindande i 120 dagar efter sista ansökningsdagen. 2.3 Svarsformulär för ansökans innehåll Leverantör ska i ansökan visa att i ansökan uppställda förutsättningar och krav är uppfyllda. För att säkerställa att alla uppgifter finns med ska bifogat formulär användas. Efterfrågade svar och redovisningar ska lämnas i de kryss- och svarsrutor som återfinns i ansökningsformuläret. 2.4 Anvisningar för ifyllande av svarsformulär Ansökan är skyddad så att förändringar av texten inte är möjliga. Formulärets struktur, layout, text och tabeller får inte ändras. Endast de kryss- och textrutor som Leverantör ska använda för att lämna efterfrågad information är åtkomliga för ifyllnad. Förflyttning i formuläret sker med Page Down (framåt) och Page Up (bakåt) alternativt med piltangenterna eller med hjälp av musen. Textrutorna används för att lämna efterfrågade uppgifter och redovisningar. Textrutors storlek anpassas automatiskt till textens omfång. Om redovisning är omfattande, kan Leverantör lämna denna i separat bilaga. Locum vill poängtera att Leverantör bör kontrollera att sådant dokument bifogas ansökan. Textruta ska då innehålla uppgift om bilagans namn. Locum vill vidare poängtera att Locum bara har möjlighet att anta ansökan som innehåller efterfrågad information och som uppfyller ställda krav. Ansökan

7 (9) som är ofullständigt eller som inte accepterar samtliga förutsättningar och krav kommer alltså inte att antas. 3 Prövning av inkomna ansökningar Vid prövning av inkomna ansökningar kan Locum komma att kontrollera av Leverantör lämnade uppgifter. I det fall felaktiga uppgifter har lämnats, kan detta leda till att ansökan förkastas. I fråga om krav och bevis anges dessa i ansökningsinbjudan enligt svenska förhållanden. Utländsk anbudssökande har att uppfylla motsvarande krav respektive redovisa motsvarande bevis som gäller för den utländske sökandens hemland. 3.1 Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantör En sökande utesluts från att delta i upphandlingen, om Locum får kännedom om att sökanden, eller en företrädare för den juridiska personen, enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som anges i 10 kap 1 LOU. Locum kan komma att begära att sökanden visar att det inte finns någon grund för uteslutning enligt ovan. Vad som ovan stadgas gäller även underleverantörer i alla led. 3.2 Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör En sökande utesluts från deltagande i upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna som anges i 10 kap 2 LOU föreligger, under förutsättning att det har betydelse för uppdragets fullgörande. Locum kommer endast att anta ansökan från sökande som är registrerad i aktiebolags-, eller handelsregister och som är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter, förutsatt att sådan registreringsskyldighet föreligger. Locum kan komma att kontrollera att grund för uteslutning inte föreligger enligt 10 kap 2 5 LOU samt att krav på registrering uppfylls. Sådan kontroll görs innan tilldelningsbeslut fattas. Locum kan även komma att begära in uppgifter från sökande avseende övriga uteslutningsgrunder eller på annat sätt kontrollera om sådan grund för uteslutning föreligger. Vad som ovan stadgas gäller även underleverantörer i alla led. 3.3 Kvalificeringskrav på leverantör Utöver kraven i LOU (avsnitt 3.1 3.2 ovan) ställer Locum följande krav på de leverantörer som ska tillhandahålla tidningsproduktion: 1. Leverantör ska ha erfarenhet av tidningsproduktion. Det

8 (9) bevisas genom angivande av minst tre referensuppdrag med kontaktuppgifter till uppdragsgivare. 2. Leverantör ska kunna uppvisa en god ekonomisk stabilitet för att klara av uppdraget. Det kan visas genom riskintyg från kreditvärderingsinstitut, senaste årsredovisning, moderbolagsgaranti, revisorsintyg eller motsvarande. 3. Leverantören ska följa Stockholms läns landstings miljöpolitiska program, Miljö Steg 5 (http://www.sll.se/upload/infomaterial/ miljosteg5.pdf). Leverantören bifogar ifylld blankett Miljöbilaga till sin ansökan. 4. Leverantören ska använda sig av kvalitetssäkring. Leverantören visar i sin ansökan hur det sker. Bevis på kravuppfyllnad ska bifogas anbudsansökan, se ansökningsformuläret. 3.4 Kriterier för urval av leverantörer Av de sökande som klarar prövningen enligt avsnitt 3.1-3.3 ovan kommer Locum att välja ut Leverantörer enligt följande: Leverantören ska i sin ansökan beskriva sin erfarenhet av motsvarande uppdrag. Detta sker med utgångspunkt i de tre referensuppdragen i 3.3 punkt 1. Leverantören ska för var och ett av de tre referensuppdragen på max 1 A4-sida per uppdrag beskriva hur processen för framtagande av varje nummer av tidningen ser ut. Locum kommer att sätta värde på erfarenhet från produktion av kundtidningar inom vård, fastighet, bygg samt miljö och energi. Även erfarenhet av att verka som strategiskt bollplank i kommunikationsfrågor är ett plus. Leverantören ska vidare beskriva sin bemanning för uppdraget hos Locum och sina arbetsmetoder samt bifoga prov på motsvarande tidningar som leverantören gjort. Erfarenhet från integrerad kommunikation i andra kanaler, så som till exempel internet, är fördelaktigt. Av de Leverantörer som lämnat bäst redogörelse kommer Locum välja ut fem till anbudslämnande. Till dessa kommer det kompletta förfrågningsunderlaget att översändas. 3.5 Sekretess Under hela upphandlingen råder upphandlingssekretess. Det är inte tillåtet att avslöja innehållet i en anbudsgivares lösningar eller annan konfidentiell information som lämnats av en anbudsgivare utan dennes samtycke. Det är inte möjligt för en upphandlande myndighet att utan deltagarens samtycke välja ut exempelvis en deltagares finansiella lösning och en annan deltagares tekniska lösning och slå ihop dessa till en lösning, eller att kombinera två deltagares tekniska lösningar till en.

9 (9) När beslut om tilldelning har fattats är som huvudregel samtliga handlingar rörande upphandlingen offentliga. Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan uppgifter i ansökan och anbud hemlighållas endast i vissa fall. Locums beslut om att hemlighålla uppgifter kan överklagas till kammarrätten. Sökande som önskar att vissa uppgifter inte ska lämnas ut till annan bör i ansökan precisera vilka uppgifter i ansökan sekretess begärs för, och beskriva på vilket sätt det kan innebära skada för sökanden om uppgifterna lämnas ut. Uppgifter för vilka sekretess begärs ska vara tydligt urskiljbart i ansökan genom att t ex märkas med sekretess i sidhuvud eller placeras i ett särskilt dokument i ansökan. Om Locum finner att förutsättning för sekretess saknas kommer uppgifterna att lämnas ut. De upplysningar sökanden lämnar enligt punkterna ovan påverkar Locums sekretessbedömning.