Upphandling av kommunikationstjänster

Upphandling av kommunikationstjänster Diarienummer: 2012-80034 Sista anbudsdag: 2012-04-17 Anbudets giltighetstid: 2012-10-16 Upphandlingsform: öppen upphandling

1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN OCH EKN 4 1.1 Praktisk information 4 1.1.1 Avtalstid och antal leverantörer 4 1.1.2 Upphandlande myndighet 4 1.1.3 Tidsplan 4 1.2 Om EKN 4 1.2.1 Inledning 4 1.2.2 Bakgrund till upphandlingen 5 2. OM HUR UPPHANDLINGEN GÅR TILL 5 2.1 Frågor avseende upphandlingen 5 2.2 Förfrågningsunderlag 6 2.2.1 Förteckning över förfrågningsunderlag 6 2.2.2 Upphandlingsförfarande 6 2.3 Formella krav på anbud 6 2.3.1 Anbudets form och innehåll 6 2.3.2 Anbudsinlämnande 6 2.3.3 Disposition av anbud 7 2.3.4 Reservationer och tillägg 7 2.4 Anbudsprövning 7 2.4.1 Krav på anbudsgivare 7 2.4.2 Prövning 7 2.4.3 Utvärdering 7 2.5 Tilldelningsbeslut och upphandlingskontrakt 7 2.5.1 Meddelande om beslut av valt anbud, tilldelningsbeslut 7 2.5.2 Avtalsspärr 8 2.5.3 Kommersiell sekretess 8 3 UTESLUTNING SAMT KRAV PÅ LEVERANTÖREN 8 3.1 Lagenliga skyldigheter avseende skatter och avgifter 8 3.2 Krav på leverantören 9 3.2.1 Ekonomisk ställning 9 3.2.2 Gemensamt anbud 9 3.2.3 Underleverantör 9 3.2.4 Föreslagna konsulters kompetens och erfarenhet 9 3.2.5 Anbudsgivares kompetens och erfarenhet 10 4 UTVÄRDERING 10 4.1 Utvärdering av kvalitet 10 4.1.1 Kvalitetsbedömning, Reflektionsuppgift 11 4.1.2 Kvalitetsbedömning, Muntlig presentation 12 4.2 Anbudspris 14 5. EKN:S BEHOVSBILD 14 5.1 Tjänstens innehåll 14 2

5.2 Tjänstens utförande 15 5.3 Kvalitetssäkring 15 5.4 Tillgänglighet och samarbete 16 6. OM BILAGOR 16 6.1 Bifogade bilagor 16 6.2 Bilagor som anbudsgivare själv ska bifoga 16 3

1 Allmänt om upphandlingen och EKN 1.1 Praktisk information 1.1.1 Avtalstid och antal leverantörer Avtalet kommer att ha en avtalstid på 1 år från och med avtalstecknande, med möjlighet för EKN att därefter förlänga avtalet ytterligare med 1+1+1 år med oförändrade villkor. Eventuell förlängning ska ske skriftligen och påkallas av EKN senast 3 månader innan avtalstidens utgång. Avtal kommer att tecknas med 1 leverantör. 1.1.2 Upphandlande myndighet 1.1.3 Tidsplan 1.2 Om EKN EKN (Exportkreditnämnden) Kungsgatan 36 Box 3064 Stockholm EKN har anlitat Thulin & Höök som stöd i denna upphandling. 2012-04-17 Sista dag att lämna in anbud 2012-04-30 Besked om anbudsgivaren kallas till presentation eller ej 2012-05-08 Presentationer startar 2012-05-25 Tilldelningsbud (vald leverantör) 2012-06-11 Tecknande av avtal med leverantör 2012-06-26 Uppstart av samarbete 1.2.1 Inledning Exportkreditnämnden (EKN) bjuder in till anbudsgivning avseende upphandling av kommunikationstjänster. EKN stärker svenska företags konkurrenskraft i den internationella handeln. Vi erbjuder företag och banker garantier mot risken för utebliven betalning. Vi arbetar med risker i de flesta av världens länder. Våra garantier ger säkrare affärer och bättre möjlighet till finansiering. Verksamheten har funnits sedan 1933. De senaste tre åren har vi haft en rekordhög garantigivning. 2011 garanterade EKN affärer för 63 miljarder kronor i över 120 länder. Våra kunder är stora koncerner, små och medelstora företag, internationella banker och lokala bankkontor. Vi försäkrar både stora och små affärer med kredittider på allt från många år till en månad. Verksamheten finansieras med försäkringstagarnas premier. Vårt huvudkontor finns i Stockholm, med filial i Göteborg. Vi är över 140 anställda på EKN; huvudsakligen företagsekonomer, jurister nationalekonomer och statsvetare. Mer information om EKN:s verksamhet och organisation finns på EKN:s hemsida, www.ekn.se. 1.2.2 Bakgrund till upphandlingen Vår vision är att varje marknad ska vara tillgänglig för den svenska exporten. 4

EKN skapar möjligheter på framför allt världens tillväxtmarknader för svenska exportföretag. Det gör vi genom att försäkra betalningsriksen i exportaffärer, men också genom att informera om de möjligheter vi ser. Det innebär att EKN verkar ute i världen, mitt i affären, med allt från lastbilar till Brasilien, gruvutrustning till en gruva i Tanzania till majonäsmix till Ryssland. I EKN:s uppdrag ingår att informera om och säkerställa ett ansvarsfullt företagande i de affärer som garanteras. Riskmedvetenheten bland företag och banker har ökat med osäkerheten i världsekonomin och EKN har blivit allt viktigare för företagens möjlighet till finansiering. Företagens och bankernas kännedom om EKN och kunskap om vår verksamhet har ökat. Vi har arbetat med marknadsaktiviteter, fått genomslag i media och framträtt på konferenser i Sverige och utomlands. Ett led för oss att nå ännu längre är att stärka vår image hos de företag som redan använder oss och att öka kännedomen om EKN hos företag som inte använder oss idag. Vi räknar med att det finns många fler företag som skulle kunna stärka sin konkurrenskraft och göra fler affärer med hjälp av EKN. Vi utgår från att vi kan åstadkomma detta dels genom aktiviteter riktade direkt mot våra målgrupper, dels genom att stärka vårt varumärke i sammanhang och nätverk som är relevanta för våra målgrupper. År 2009 implementerade vi en ny varumärkesplattform. De senaste tre åren har budskapen från EKN blivit tydligare och mer enhetliga i både kundmöten, utskick, hemsida, broschyrer, konferenser och till media. Samtidigt har det varit tre år med skeenden i omvärlden som gjort att vi kontinuerligt måste fråga oss hur vi uppfattas, hur vi vill uppfattas och vilken roll vi har. 2 Om hur upphandlingen går till 2.1 Frågor avseende upphandlingen Upphandlande myndighet kan inte diskutera upphandlingens innehåll under pågående prövning för att inte gynna eller missgynna någon anbudsgivare. Har anbudsgivaren frågor avseende förfrågningsunderlaget eller tillhörande dokument, ska dessa ställas skriftligen genom upphandlingsverktyget Visma Tendsign under annonseringstiden senast 2012-04-04 för att vi ska kunna garantera ett svar. Frågor och svar som har betydelse för anbudsinlämnande kommer att publiceras på www.opic.com. Anbudsgivare som har fått ut förfrågningsunderlaget från annat håll är skyldiga att hålla sig uppdaterade under anbudstiden. Det som har sagts om frågor och svar gäller även eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget. 5

2.2 Förfrågningsunderlag 2.2.1 Förteckning över förfrågningsunderlag Anbudsgivare är skyldig att själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt förteckningen nedan erhållits: Förfrågningsunderlag (denna handling) Bilaga 1 Checklista för anbudet Bilaga 2 Sanningsförsäkran Bilaga 3 EKN:s allmänna villkor 2.2.2 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom ett öppet förfarande enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, med tillämpning av reglerna för upphandling av ramavtal över tröskelvärdet. 2.3 Formella krav på anbud 2.3.1 Anbudets form och innehåll Anbudsgivaren är skyldig att lämna anbud i enlighet med nedanstående anvisningar. Anbudet ska: Innehålla företagsnamn, kontaktperson, adress, telefonnummer och organisationsnummer. Vara skrivet på svenska. Vara bindande till och med 2012-10-16 vilket skriftligen ska bekräftas i anbudet. Vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. 2.3.2 Anbudsinlämnande Anbud ska lämnas in på följande sätt: Paketerat i slutet kuvert/paket och märkt med Anbud 2012-80034. Observera att anbud som lämnas genom bud även måste märkas på budförsändelsen. Inlämnas i ett original samt en skriftlig kopia. Vara inkommet senast 2012-04-17. Det åligger anbudsgivaren att försäkra sig om att anbudet inkommer i rätt tid. Anbud som inkommer efter sista anbudsdatums utgång beaktas ej. Anbud kan skickas via post till: EKN Kungsgatan 36 Box 3064 103 61 Stockholm Anbud kan även lämnas genom bud eller personlig överlämning i EKN:s reception med besöksadress Kungsgatan 36, Stockholm. Receptionen är öppen måndag - fredag kl. 08.30-17.00. 6

Ingen ersättning ges för upprättande av anbudshandlingar och medverkan i upphandlingen. 2.3.3 Disposition av anbud För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombeds anbudsgivaren använda anbudsformuläret i bilaga 1 och att följa dispositionen som finns i förfrågningsunderlaget (denna handling). Om ställda krav inte besvaras äger EKN rätt att tolka det som att kravet inte är uppfyllt. 2.3.4 Reservationer och tillägg Utforma anbudet i enlighet med förfrågningsunderlaget. Reservationer eller sidoanbud accepteras ej. 2.4 Anbudsprövning Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som ska-krav och börkrav. Ska-kraven är ovillkorliga. Om anbud inte svarar mot dessa ska-krav kan dessa inte tas upp för vidare bedömning. Övriga krav är underordnade utvärderingskriterierna och syftar till att utvärdera anbudens konkurrenskraft i förhållande till ställda krav, punkt 2.4.3. 2.4.1 Krav på anbudsgivare Inledningsvis kontrolleras de formella kraven på anbudet enligt punkt 2.3 och anbudsgivarens förmåga att fullgöra detta uppdrag avseende den ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapaciteten, punkt 3.2. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från vidare prövning. 2.4.2 Prövning Efter att de formella kraven har kontrollerats sker en prövning av att samtliga ska-krav på tjänsten är uppfyllda. Dessa krav är en förutsättning för att anbudsgivarens anbud ska kunna utvärderas, som är nästa fas. 2.4.3 Utvärdering Utvärderingen sker efter värderingsprincipen det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till nedanstående kriterier. Kriterierna förhåller sig till varandra så som redovisas under punkt 4.1 nedan. Utvärderingskriterier Kvalitet a. Skriftlig reflektionsuppgift b. Muntlig presentation Anbudspris 2.5 Tilldelningsbeslut och upphandlingskontrakt 2.5.1 Meddelande om beslut av valt anbud, tilldelningsbeslut Efter att beslut om val av leverantör har fattats, så kallat tilldelningsbeslut, kommer samtliga som lämnat anbud att skriftligen meddelas innan 7

upphandlingskontrakt tecknas. Civilrättsligt bindande avtal uppstår först vid tecknat upphandlingskontrakt. 2.5.2 Avtalsspärr Från det att den upphandlande myndigheten meddelat anbudsgivarna tilldelningsbeslut, inträder en avtalsspärr om minst 10 dagar då myndigheten inte får teckna avtal. 2.5.3 Kommersiell sekretess Efter det att tilldelningsbeslut har fattats är leverantörernas möjligheter att erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud mycket begränsade. Om anbudsgivaren anser att det finns uppgifter som avser affärs- eller driftsförhållanden och som av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada av om uppgiften röjs, ska anbudsgivaren framställa skriftlig begäran om kommersiell sekretess vid lämnande av anbud (senast 2012-04-17). 3 Uteslutning samt krav på leverantören 3.1 Lagenliga skyldigheter avseende skatter och avgifter Anbudsgivare ska: Vara registrerad i aktiebolagsregister, handelsregister eller annat register som föreligger för aktuell bolagsform. Bekräftas genom att bifoga registreringsbevis från Bolagsverket, ej äldre än ett år (bilaga 5, se kapitel 6). Ha fullgjort sina skyldigheter avseende föreskrivna skatter och sociala avgifter. Kommer att kontrolleras med Skatteverkets blankett SKV 4820. För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav. Dessa ska till sitt anbud bifoga intyg från behöriga myndigheter i det egna landet som visar att: Registrering i yrkes- eller handelsregister föreligger. Föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda. Anbudsgivare kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om de omständigheter som räknas upp i 10 kap 1 LOU föreligger. För uteslutning enligt 10 kap 1 LOU krävs att lagakraftvunnen dom föreligger. Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas även i de fall en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Anbudsgivare kan komma att uteslutas om de omständigheter som uppräknas i 10 kap 2 LOU föreligger. Av leverantören angiven underleverantör kan komma att uteslutas om denne är föremål för de omständigheter som räknas upp i nämnda lagrum. Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga ifylld och undertecknad sanningsförsäkran, bilaga 2. 8

3.2 Krav på leverantören 3.2.1 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska ha en ekonomisk kapacitet för att upprätthålla en stabil avtalsperiod med EKN. Som utgångspunkt för bedömning av anbudsgivarens ekonomiska kapacitet gäller att företagets riskklassificering, enligt affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB eller motsvarande, uppfyller krav på riskklassning 3 eller bättre. Om detta föreligger kommer kravet på ekonomisk stabilitet anses vara uppfyllt. Anbudsgivaren ska styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet utdrag från affärs- kreditupplysningsföretaget UC AB eller utdrag från annat likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag (bilaga 7). Utdraget får inte vara äldre än 3 månader vid anbudslämnande. I de fall anbudsgivaren inte uppfyller ställda krav eller riskklassificering inte kan erhållas, kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla detta krav om: Anbudsgivarens ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag eller annan garant. Om detta föreligger ska intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av moderbolagets/garantens firmatecknare. Ovanstående krav på ekonomisk kapacitet och riskklassning ska i så fall redovisas på motsvarande vis. 3.2.2 Gemensamt anbud Om flera leverantörer väljer att gå samman och lämna anbud ska anbudsgivarna vid avtalstecknande utgöra en juridisk person. Samtliga ska uppfylla kraven på registrering och betalning av skatter och sociala avgifter. 3.2.3 Underleverantör Om antagen leverantör avser att anlita underleverantör för hela eller delar av det offererade, ska det framgå redan vid anbudstillfället, i bilaga 1. Det ska framgå vilken leverantör som avses samt vilken del/delar av arbetet som samarbetet avser. Samtliga ska uppfylla kraven på registrering och betalning av skatter och sociala avgifter. 3.2.4 Föreslagna konsulters kompetens och erfarenhet Anbudsgivaren ska kunna sätta samman en arbetsgrupp som väl matchar EKN:s behovsbild, så som den beskrivs i kapitel 5. De personer som anbudsgivaren föreslår ska presenteras skriftligen, på maximalt 1 A4-sida, med roll, utbildning samt erfarenhet. Arbetsgruppen ska bestå av minst en kommunikationsstrateg med minst 5 års dokumenterad erfarenhet av kommunikationsstrategiskt arbete, en projektledare med minst 3 års dokumenterad erfarenhet av projektledning samt en juniorkonsult med minst 1 års dokumenterad erfarenhet som kommunikationskonsult. Anbudsgivaren ska ha tillräcklig personell kapacitet för att kunna utföra uppdraget. Anbudsgivaren ska ha kapacitet både volymmässigt och kompetensmässigt att åta sig de olika uppdrag, se vidare i kapitel 5, som kan 9

komma att avropas samtidigt. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens påverkas. 3.2.5 Anbudsgivares kompetens och erfarenhet Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av de arbetsområden som beskrivs i kapitel 5. Erfarenheten ska vara relevant för EKN:s verksamhet inom internationell handel och finansiering. Bevis för detta ska redovisas med en kort beskrivning av företaget samt med ett referensuppdrag. Denna redogörelse ska göras på maximalt 3 A4-sidor. Minst en person i den för EKN föreslagna arbetsgruppen, ska ha medverkat i det/de referensuppdrag anbudsgivaren hänvisar till. Vi vill därför att det referensuppdrag ni lämnar har centrala inslag av strategisk kommunikationsrådgivning utifrån en etablerad varumärkesplattform. Uppdraget skall vara B2B och inte äldre än tre år. I beskrivningen ska det framgå: 1. Metod. 2. Arbetssätt. 3. Resultat. 4. Omfattning, d v s antal debiterade timmar ovanstående uppdrag tog i anspråk. 4 Utvärdering 4.1 Utvärdering av kvalitet EKN kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån följande kriterier: Kvalitet a. Skriftlig reflektionsuppgift b. Muntlig presentation Anbudspris Utvärderingsmetoden innebär att erhållna betyg efter kvalitetsbedömningar kommer att generera motsvarande avdrag från anbudsgivarens anbudspris i enlighet med de betygs- och prisavdragsnivåer som anges nedan. Resultatet är anbudets utvärderingspris. Anbudspris erhållet prisavdrag = Utvärderingspris Anbudets utvärderingspris används endast för att få fram det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet (kvalitet + pris). Anbudet med lägst utvärderingspris utgör det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Metoden innebär att EKN vid anbudsutvärderingen kommer att belöna de anbud som omfattar förslag vilka möter de påståenden som anges för 10

reflektionsuppgiften och den muntliga presentationen i tillräcklig omfattning. Ju högre grad anbudsgivaren möter de angivna påståendena, desto större blir det avdrag som subtraheras från anbudspriset. Maximalt avdrag för tilldelningskriteriet Kvalitet som kan erhållas är 435 000 SEK avseende Skriftliga reflektionsuppgift, se punkt 4.1.1, samt 435 000 SEK för Muntlig presentationsuppgift, se punkt 4.1.2. Reflektionsuppgiften är utformad för att EKN ska kunna få en bild av och en uppfattning om företagets förmåga. Uppgiften syftar inte till att ta fram en färdig produkt, ett slutresultat. Bedömningen kommer att genomföras av en av EKN sammansatt grupp innehållande personer vilka arbetar med denna typ av frågor. Gruppens betygssättning ligger till grund för prisavdragen i anbudsutvärderingen. 4.1.1 Kvalitetsbedömning, Reflektionsuppgift En av EKN:s prioriterade målgrupper är nationella och internationella banker. Under flera år har EKN arbetat för att bygga och stärka relationerna med bankerna, som är viktiga affärspartners för de exporterande företagen. Vi medverkar i bankernas interna utbildningsdagar, deltar på bankernas event där vi möter deras kunder, gör utskick och bjuder in lokala bankkontor till seminarier runt om i landet. En av insatserna har varit att bjuda in till en bankdag. Bankerna erbjöds att vara med under en dag med både allmänna presentationer av EKN och möjlighet att välja specialinriktade workshops. Ett sextiotal personer från bankerna deltog. Vi vill att ni i reflektionsuppdraget utvecklar förslag på hur EKN kan bygga och stärka relationerna med banker. Målgrupp: Nationella och internationella banker. Syfte: Bygga, stärka och vidmakthålla en stark relation mellan EKN och nationella och internationella banker. Mål: Att fler banker ska se EKN som en självklar riskpartner i exportaffärer. I reflektionsuppgiften ska det ingå: 1. Reflektioner kring hur EKN kan arbeta strategiskt med kommunikation för att stärka varumärket i målgruppen banker. 2. Beskrivning av hur ni skulle ta er an uppdraget, utifrån en bankdag eller egna förslag, och arbeta strategiskt för att nå målgruppen banker. 3. Beskrivning av hur arbetets effekter skulle kunna utvärderas. 4. Reflektioner kring omfattning, debiterade timmar och tidsplan 11

Svar på ovanstående ska rymmas på maximalt 3 A4-sidor. EKN ger vid kvalitetsbedömningen betyg och avdrag enligt nedan. 435 000 SEK 290 000 SEK 145 000 SEK Den sammanlagda bedömningen visar på att förslaget helt svarar på punkterna 1-4 ovan. Redovisat förslag har inga brister av betydelse. Beskrivningen visar på mycket god och djup förståelse för det efterfrågade kommunikationsuppdraget och en mycket god förklaring till valet av aktivitet och innehåll för att uppnå syftet med uppdraget. Helhetsbedömningen visar på en aktivitet som har mycket hög sannolikhet att leda till måluppfyllelse. Den sammanlagda bedömningen visar på att förslaget i huvudsak svarar på punkterna 1 4 ovan. Redovisat förslag har få brister av betydelse. Beskrivningen visar på god förståelse för det efterfrågade kommunikationsuppdraget och en god förklaring till valet av aktivitet och innehåll för att uppnå syftet med uppdraget. Helhetsbedömningen visar på en aktivitet som har hög sannolikhet att leda till måluppfyllelse. Den sammanlagda bedömningen visar på att förslaget delvis svarar på punkterna 1-4 ovan, dock finns förbättringspotential. Några brister av viss betydelse finns. Beskrivningen visar på godtagbar förståelse för det efterfrågade kommunikationsuppdraget och anbudet har en förklaring till valet av aktivitet och innehåll för att uppnå syftet med uppdraget. Helhetsbedömningen visar på en aktivitet som har viss sannolikhet att leda till måluppfyllelse. 0 SEK Den sammanlagda bedömningen visar på att förslaget bristfälligt eller inte alls svarar på punkterna 1-4 ovan. Anbudsgivarens förslag kan ej erhålla avdrag i utvärderingen avseende aktuell reflektionsuppgift. 4.1.2 Kvalitetsbedömning, Muntlig presentation Som ett led i utvärderingen av kvalitet kallas de anbudsgivare som kvalificerar sig och uppfyller samtliga ska-krav till en muntlig presentation. Då görs en kort presentation av det egna företaget och föreslagen arbetsgrupp samt hur man ser på det eventuella samarbetet med EKN. Därefter ska anbudsgivaren muntligt redogöra för sin lösning av den skriftliga reflektionsuppgiften. Presentationen ska utföras av minst 2 personer (maximalt 4 personer) ur föreslagen arbetsgrupp. Detta får totalt ta högst 20 minuter. 12

Efter presentationen kommer EKN ställa frågor till anbudsgivaren, maximalt 10 minuter. Total tid för respektive möte är således 30 minuter. Presentationen bedöms utifrån följande kriterier där alla viktas lika: 1. Analytisk förmåga - tolkning av uppdrag, slutsatser, konsekvens i metodval, hur slutsatser omsätts till strategi och aktiviteter. 2. Strategisk och kreativ höjd - helhetssyn, relevans, rimlighet och nytänkande. 3. Kommunikativ förmåga - begriplighet, lyhördhet och tydlighet. En sammanvägd bedömning av ovanstående kriterier görs och betygssätts med nedanstående betyg och avdrag. EKN ger vid kvalitetsbedömningen betyg och avdrag enligt nedan. 435 000 SEK 290 000 SEK 145 000 SEK Den sammanlagda bedömningen visar på att presentationen helt svarar på punkterna 1-3 ovan. Redovisat förslag har inga brister av betydelse. Beskrivningen visar på mycket god och djup förståelse för det efterfrågade kommunikationsuppdraget och en mycket god förklaring till valet av aktivitet och innehåll för att uppnå syftet med uppdraget. Helhetsbedömningen visar på en aktivitet som har mycket hög sannolikhet att leda till måluppfyllelse. Den sammanlagda bedömningen visar på att presentationen i huvudsak svarar på punkterna 1 3 ovan. Redovisat förslag har få brister av betydelse. Beskrivningen visar på god förståelse för det efterfrågade kommunikationsuppdraget och en god förklaring till valet av aktivitet och innehåll för att uppnå syftet med uppdraget. Helhetsbedömningen visar på en aktivitet som har hög sannolikhet att leda till måluppfyllelse. Den sammanlagda bedömningen visar på att presentationen delvis svarar på punkterna 1-3 ovan, dock finns förbättringspotential. Några brister av viss betydelse finns. Beskrivningen visar på godtagbar förståelse för det efterfrågade kommunikationsuppdraget och anbudet har en förklaring till valet av aktivitet och innehåll för att uppnå syftet med uppdraget. Helhetsbedömningen visar på en aktivitet som har viss sannolikhet att leda till måluppfyllelse. 0 SEK Den sammanlagda bedömningen visar på att presentationen bristfälligt eller inte alls svarar på punkterna 1 3 ovan. Anbudsgivarens förslag kan ej erhålla avdrag i utvärderingen avseende muntlig presentation. 13

4.2 Anbudspris Anbudsgivaren ska nedan ange timarvoden för efterfrågade yrkeskategorier (ifylles i checklistan för anbudet). Dessa utgör ett urval av de kompetenser som kan bli aktuella för de olika uppdragen inom upphandlingsområdet. Vid utvärderingen kommer av anbudsgivaren lämnade arvoden att multipliceras med den faktor som anges för respektive kategori nedan för att sedan sammanräknas. Den summerade totalkostnaden utgör anbudets anbudspris. Yrkeskategori Faktor för utvärdering Anbudsgivarens timarvode Kommunikationsstrateg 200 SEK Projektledare 120 SEK Juniorkonsult 80 SEK Priser anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Angivna volymer (faktorer) utgör inte någon utfästelse eller bedömd kontraktsvolym utan utgör endast ett uppskattat värde för utvärderingen. 5 EKN:s behovsbild Vi vill bli ännu bättre på att koppla ihop vår roll och vårt uppdrag med händelser i omvärlden och förmedla EKN i ett sammanhang. Vi vill bli ännu bättre på att se och analysera vår egen verksamhet och lyfta fram det som är intressant för omvärlden. Vi vill utveckla och profilera vår varumärkesplattform för att bli ännu tydligare med vad EKN är och vad EKN står för gentemot våra kunder. Vi vill utveckla våra strategier och kommunikationskoncept. Vi behöver kreativa idéer och koncept för att utveckla befintliga och nya kommunikationskanaler. Vi behöver en partner som kan bidra till att ge och förverkliga kreativa idéer. Vi vill stärka EKN:s position i svenskt och internationellt näringsliv. Vi vill öka exporterande företags och bankers kännedom om EKN och fördjupa deras kunskap om EKN:s garantier. Vi vill öka EKN:s genomslag i media. Vi behöver en partner som följer vår utveckling på nära håll, bistår med rådgivning, förslag och återkoppling både i stora och mindre frågor. 5.1 Tjänstens innehåll Leverantören ska genom olika kommunikationsinsatser och strategier stötta EKN i att samordna kommunikationen i olika kanaler och sammanhang. 14

Målet är att EKN:s budskap på ett trovärdigt och intressant sätt vidareförmedlas till EKN:s målgrupper direkt, via nätverk och via medier. Exempel på uppdrag, utifrån ovanstående behovsbild, som kan bli aktuella: Utveckla positionering, budskap, koncept och idéer. Analys och förslag på kommunikationsstrategier. Utveckla kvartalsrapportering. Utveckla rapportering av landanalyser och regionanalyser. Rådgivning och stöd i interna och externa informations-, kommunikations- och marknadsföringsfrågor. Ta fram mediestrategier, utarbeta aktivitetsplaner samt att genomföra dem och följa upp, utvärdera och mäta resultatet. Rådgivning inom PR och sociala medier. Uppdrag inom upphandlingsområdet beräknas uppgå till ca 1 000 000 kr/år. EKN kan ej lämna garantier vad gäller omfattningen av de tjänster vi ämnar få utförda. 5.2 Tjänstens utförande Anbudsgivaren ska ha eller införskaffa sig god kännedom om hur EKN styrs, drivs och fungerar och bedriva en aktiv bevakning av EKN:s verksamhet. För oss är det viktigt att den partner vi väljer: Har god förståelse för global handel och den internationella finansmarknaden. Kan vara rådgivare för både generaldirektören, kommunikationsfunktionen och affärsområdena. Bidrar till samordning av EKN:s kommunikation. Genomför uppdrag enligt överenskommen kvalitet. Genomför uppdrag inom ramen för överenskomna tidsplaner. Förstår och kan hantera hur offentlighet och sekretess påverkar EKN:s kommunikation. Har god förståelse för EKN:s roll gentemot vår huvudman. Är framåtblickande och visionär. Redovisar och administrerar uppdrag i enlighet med avtalade villkor och god affärssed. 5.3 Kvalitetssäkring EKN behöver en partner som levererar kvalitetssäkrat och korrekt material. Leverantören ska ha en arbetsmetod som säkerställer att EKN och leverantören har en gemensam syn på vad som ska åstadkommas, hur det ska göras, ansvarsfördelningen mellan leverantör och EKN samt budget. Leverantören ska ha en arbetsmetod med kontinuerlig avstämning. Leverantören ska erbjuda en kvalitetssäkrare, som inte medverkar i det direkta arbetet. Kvalitetssäkrarens uppgift är att säkerställa god kvalitet från 15

leverantören och komma med lösningar om det uppkommer situationer där EKN inte är nöjd med leverans. 5.4 Tillgänglighet och samarbete EKN ställer höga krav på snabbhet och beredskap på leverantören. Uppdragen kan variera och kan komma att ställa krav på flexibilitet, snabb uppstart och korta leveranstider. Leverantören ska samarbeta med andra av EKN anlitade leverantörer, exempelvis undersökningsföretag, reklambyrå och utbildare. 6 Om bilagor 6.1 Bifogade bilagor Följande bilagor, i numrerad ordning, har EKN bifogat förfrågningsunderlaget: 1. Checklista för anbudet (ska fyllas i och bifogas anbudet) 2. Sanningsförsäkran (ska fyllas i och bifogas anbudet) 3. EKN:s allmänna villkor (ska godkännas i checklista) 6.2 Bilagor som anbudsgivaren själv ska bifoga Följande bilagor, i numrerad ordning, ska anbudsgivaren själv bifoga förfrågningsunderlaget: 4. Registreringsbevis från Bolagsverket ej äldre än ett år 5. F-skattebevis 6. Riskklassificering, enligt affärs- och kreditupplysningsföretag 16