1. Förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlag 2012-01-20 Upphandlingsansvarig Upphandling Kungsbacka kommun Driftentreprenad Kolla Äldreboende Linnea Caesar 11/85 Sista anbudsdag: 2012-03-20 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1. Administrativa föreskrifter 1.1.1. Orientering Upphandlingen omfattar driften av Kolla äldreboende i Kungsbacka kommun som bedrivs för personer med stort omsorgsbehov, både psykiskt och fysiskt. Kolla äldreboende har sedan starten, 2003, drivits på entreprenad. Avtalet med nuvarande entreprenör, Aleris Omsorg AB, löper ut i oktober 2012. Äldreboendet ligger naturskönt i stadsdelen Kolla som är ett starkt expanderande område beläget i den södra delen av Kungsbacka centralort. Under de närmsta åren kommer ca 1 100 bostäder att byggas i området och servicefunktionerna kommer att förstärkas. Uppdraget omfattar stöd i form av service, personlig omsorg och omvårdnad till de boende till och med undersköterskenivå. Kommunen avser att själva stå för sjuksköterske- samt rehabiliteringsinsatserna som inte kan delegeras. I uppdraget ingår även att tillhandahålla samtliga måltider till de boende och städning av lokaler och lägenheter. Möjligheter finns att köpa måltidstjänsterna från kommunens måltidsverksamhet. Kommunen är huvudman för de tjänster som omfattas av denna driftentreprenad. Objektbeskrivning Kolla äldreboende består av 71 lägenheter i två plan, med möjlighet att rymma 74 brukare (parbomöjlighet finns). Lägenheterna är placerade i sex olika enheter med gemensamhetsutrymme inom respektive enhet. I varje bostadsenhet kommer det att finnas gemensamt kök, vardagsrum, tvättstuga och uteplats/balkong. De gemensamma köken får inte, enligt förvaltningen för Miljö & Hälsa, användas vid beredning av kött eller fisk vilket betyder att huvudmålen inte får tillagas i köken. Den mat som tillreds i köken ska förtäras i Utskrivet: 2012-01-20 14:38 Sida 1 av 6

direkt anslutning till tillagningen. Överskott ska kastas då det saknas möjlighet till effektiv kylning. På Kolla äldreboende finns ett tillagningskök som drivs av förvaltningen för Service. Entreprenören kommer inte att ha tillträde till köket. Gemensamt för hela anläggningen finns samlingssal, aktivitetsrum, personalutrymmen med mera. Fastigheten är utrustad med hiss. I huset finns också ett äldrecenter dit besökande från övriga kommundelar är välkomna. Lägenheterna delas in i två kategorier, en för somatiskt sjuka och en för de som har demenssjukdom. Respektive lägenhet har en yta om ca 35 kvm. De består av ett rum med kokmöjligheter, liten hall, garderobsutrymmen och handikappanpassad toalett med dusch. Byggnadsritningar kan erhållas på begäran. Anbudsgivare har möjlighet att besöka anläggningen efter kontakt med kommunens företrädare. Hyresavtal och underhåll Kommunen hyr fastigheten av Aranäs KB enligt särskilt hyresavtal. Kommunen kommer att upplåta lokalerna i ett andrahandsavtal kostnadsfritt till utföraren utan besittningsskydd. Aranäs KB ansvarar för underhåll av fastigheten, fast inredning, trygghetslarm och/eller individlarm. Vidare svarar Aranäs KB för kostnaderna för VA, värme, el samt larmutrustning. 1.1.2. Avtalsperiod/leveranstid inklusive eventuella förlängningar och optioner Avtalstiden är 36 månader med rätt till maximalt 48 månaders förlängning fördelat på högst 2 (två) tillfällen. Beräknad avtalsstart är 2012-11-01 Accepteras avtalsperiod inklusive eventuella förlängningar och optioner? (/Nej svar) Nej 1.1.3. Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Kungsbacka kommun. 1.1.4. Uppdragsgivare/avtalsanvändare Förvaltningen för Äldreomsorg 1.1.5. Beskrivning av kommunen Kungsbacka är en av de mest expansiva kommunerna i Sverige. Vi är nu 76 000 invånare, med en befolkningsökning om ca 1000 personer per år. Kungsbacka ligger strategiskt utmed E6 och från staden når man snabbt både havet och inlandet. Dessutom finns Göteborg endast ett par mil norrut och med pendeltåg är avståndet från Kungsbacka till Göteborg ca 20 min. Närhet till kontinenten finns via färjor i Göteborg och Varberg samt via Landvetters flygplats som nås på 30 min. Kommunen är den näst största i Halland och i Göteborgsregionen. De största delarna är Utskrivet: 2012-01-20 14:38 Sida 2 av 6

Kungsbacka tätort, Särö, Kullavik, Vallda, Onsala, Fjärås, Åsa samt Frillesås. Läs mer på: www.kungsbacka.se Kungsbacka har under innevarande mandatperiod borgerlig majoritet genom en samverkan mellan Moderata Samlingspartiet, Folkpartiet, Centerpartiet och Kristdemokraterna. Kommunen har cirka 6000 anställda i 12 förvaltningar. Nämnden för Äldreomsorg ansvarar för att ge vård och omsorg till personer över 65 år som på grund av sjukdom, åldrande eller annan orsak behöver stöd i sin dagliga livsföring. Inom verksamheten finns olika former av omsorg såsom äldreboende, närståendestöd, rehabilitering, träffpunkter, dagomsorg för dementa, hemsjukvård med mera. Äldreomsorgen har cirka 1100 anställda och budgetomslutningen var cirka 600 Mkr 2011. I dagsläget verkar två entreprenörer på boendesidan, Förenade Care AB och Aleris Omsorg AB. 1.1.6. Upphandlingsform Denna upphandling genomförs med tillämpning av upphandlingsformen Förenklat förfarande enligt bestämmelserna i Lagen (2007:1091) om Offentlig Upphandling (LOU), med gällande ändringar och tillägg. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är därför av allra största vikt att anbudsgivaren lämnar sina allra bästa villkor. 1.1.7. Annons/Publicering Denna upphandling har offentliggjorts och publicerats i allmänt tillgänglig databas, på Kungsbacka kommuns hemsida, samt i förekommande fall i Official Journal (TED). Korrespondens under annonseringsperioden sker mot registrerad prenumerant av aktuell upphandling. 1.1.8. Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på hela uppdraget. 1.1.9. Alternativa anbud Anbud ska utformas helt enligt anbudsförfrågan. Reservationer accepteras inte. 1.1.10. Internt anbud Äldreomsorgen i Kungsbacka kommun kommer inte att lämna anbud. 1.1.11. Allmänna anbudsförutsättningar Hela upphandlingsförfarandet genomförs på svenska och lämnas elektroniskt via TendSign. Det är viktigt att anbudsgivare noga följer de anvisningar som anges i förfrågningsunderlaget. De möjligheter som finns till förtydligande och komplettering av anbud finns angivna i LOU och är begränsade. Uppenbara felskrivningar eller felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får rättas. Kommunen får begära att anbud eller ansökan förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Utskrivet: 2012-01-20 14:38 Sida 3 av 6

Anbud som inte innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att förkastas utan att anbudsgivaren ges tillfälle till förtydligande eller komplettering. 1.1.12. Elektroniskt anbudsförfarande Kungsbacka kommun använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet TendSign. Anbudsgivare som vill delta ska lämna in elektroniskt anbud i systemet. Anbud tas ej emot på annat sätt. Anbudsgivare får genom TendSign: Tillkommande information. Kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet En tydlig information om inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är uppfyllda. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta TendSigns support på 013-47 47 520 vardagar kl. 08.00 17.00. Accepteras elektroniskt anbudsförfarande? (/Nej svar) Nej 1.1.13. Förtydliganden och kompletterande frågor om förfrågningsunderlaget Förfrågan har framställts med avsikt att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder. Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart och otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Anbudsgivaren rekommenderas att direkt vid mottagandet av förfrågan ta del av de krav som ställs. Kommunen har större möjlighet att lämna förtydliganden och kompletteringar på frågor om de kommer i början av anbudstiden. Frågor bör därför vara kommunen tillhanda senast sex dagar före sista anbudsdag. Frågor som inkommer senare riskerar att bli obesvarade. Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Kungsbacka kommun besvarar frågor via samma funktion. Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av Kungsbacka kommun under anbudstiden är bindande för både kommunen och anbudsgivare. 1.1.14. Sista anbudsdag Anbud ska vara inkommet senast 2012-03-20 Accepteras sista anbudsdag? (/Nej svar) Utskrivet: 2012-01-20 14:38 Sida 4 av 6

Nej 1.1.15. Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt till och med 2012-10-31 Accepteras anbudets giltighetstid? (/Nej svar) Nej 1.1.16. Sekretessbeläggning av anbud Efter avslutad upphandling är såväl beslut som samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. Sekretesslagen kan dock ge skydd åt enskild som ingått avtal med en myndighet, 8 kap 10. Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada för anbudsgivaren. För att underlätta för den upphandlande myndigheten vid sekretessprövning ska leverantören i anbudet ange om denne önskar sekretessbelägga någon del i anbudet och därmed i anbudet ange: Vilka uppgifter som önskas sekretessbeläggas Vilken skada leverantören skulle lida om uppgifterna röjs. Sekretessprövning sker först när någon begär att få ta del av uppgift. Om den upphandlande myndigheten gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud och/eller andra handlingar är mycket begränsade sedan upphandlingen avslutats. Anges ingen begäran om sekretess nedan förutsätter upphandlande myndighet att samtliga inlämnade handlingar är att betrakta som offentlig handling. Om sekretessbeläggning önskas, ange här för vilka uppgifter i anbudet det gäller (Fritextsvar) Ange här vilken skada Ni anser Ni skulle lida om uppgiften/uppgifterna röjs. (Fritextsvar) 1.1.17. Anbudsprövning Prövning av inkomna anbud sker genom att anbuden prövas mot krav ställda på leverantören i "Svarsbilaga 1". Prövning sker även mot angivna svar i "Svarsbilaga 2"samt "Bilaga - Anbudspris". 1.1.18. Utvärderingskriterier och metod Kommunen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till kriterierna kvalité i utförande och pris. Kvalité i utförandet ska med utgångspunkt från anbudsgivarens verksamhetsidé, verksamhetsinriktning och verksamhetsmål beskrivas i anbudet inom nedanstående områden: Vård i livets slutskede (brukare) - se vidare punkt 3.1.24 Vård i livets slutskede (personal och anhöriga) - se vidare punkt 3.1.24 Hantering av hjälpmedel - se vidare punkt 3.1.25 Brukarens delaktighet i vård och omsorg - se vidare punkt 3.1.7 Aktiviteter - se vidare punkt 3.1.10 Aktiviteter för brukare med särskilda behov - se vidare punkt 3.1.10 Utskrivet: 2012-01-20 14:38 Sida 5 av 6

Måltidssituation - se vidare punkt 3.1.11 Tillförsäkra brukaren ett värdigt liv - se vidare punkt 3.1.8 Personaltäthet - se vidare punkt 3.1.17 Bifogad beskrivning ska vara anonymiserad - anbudsgivarens namn får ej framgå i text. Beskrivning ska vara koncis och får totalt vara17 A4-sidor lång med teckenstorlek 12 och normalt radavstånd. En referensgrupp kommer att bedöma och betygsätta inlämnad beskrivning/erbjuden kvalité inom respektive område. Anbudsgivare ska minst erhålla betyg Godtagbar kvalité i utförande inom samtliga områden. I de fall anbudsgivare erhåller lägre betyg inom ett eller flera områden kommer anbudsgivare att uteslutas från vidare utvärdering. Övriga erhållna betyg kommer att generera prisavdrag (mervärdesavdrag) på offererat pris och resultera i en jämförelsesumma. Anbud med lägst jämförelsesumma kommer att tilldelas kontraktet. Betygsskala Mycket bra kvalité i utförande Bra kvalité i utförande Godtagbar kvalité i utförande Dålig kvalité i utförande Mervärdesavdrag 100 kr 70 kr 1 kr uteslutning Jämförelsesumma= offererat pris (permanentboende SEK/dygn) - mervärdesavdrag i kr. En anbudsgivare kan maximalt erhålla 900kr i mervärdesavdrag. 1.1.19. Information om avtalstecknande Efter utvärdering fattar Kungsbacka kommun ett tilldelningsbeslut, som visar vilken leverantör som vunnit upphandlingen och med vilken avtal kommer att tecknas. Därefter skickar Kungsbacka kommun ett tilldelningsbesked till samtliga anbudsgivare. Beskedet innehåller namn på den som vunnit upphandlingen och varför denne kommer att tilldelas avtal. Beslutet påverkar inte de övriga anbudsgivarnas bundenhet till sina anbud. Avtal kommer att tecknas efter avtalsspärrens utgång och om inte allmän förvaltningsdomstol förordar om åtgärder enligt 16 kap. 1-3 LOU. Utskrivet: 2012-01-20 14:38 Sida 6 av 6