1 Allmänna uppgifter upphandlar - -, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. 1.1 Upphandlande myndighet och enheter Örnsköldsviks kommun, 212000-2445 Nygatan 16 891 88 Örnsköldsvik Handläggare: Malin Nyman 1.2 Upphandlingens form Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt Lagen (2007:1091) om Offentlig Upphandling (LOU). 1.2.1 Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Administrativa föreskrifter Avtal-kommersiella villkor tjänster webbformulär "utvärdering" webbformulär "skallkrav" "Prisbilaga", kombinerad förteckning över beställarens hissar och rulltrappor BFS 2012:11 H14 (bifogas) 1.3 Beskrivning/Omfattning Örnsköldsviks kommun upphandlar förebyggande och avhjälpande underhåll och service av hissar och rulltrappor som finns i kommunens fastigheter. 1.4 Kravspecifikation 1.4.1 Service åttagande Entreprenören ska tillhandahålla ett fullserviceavtal till beställaren. Detta innebär att entreprenören ansvarar för förebyggande underhåll, avhjälpande underhåll inklusive reparationer och att eventuella driftstopp minimeras. För hissar som beskrivs som A-hissar ska servicebesök göras minst två (2) gånger per år. För övriga hissar ska servicebesök göras minst fyra (4) gånger per år. Samtliga besök ska spridas jämnt över kalenderåret. Skadegörelse/yttre påverkan som medför faktura/kostnad under 3000 kr ska ingå i fullserviceavtalet. Entreprenören ansvarar för att objekten fungerar enligt gällande krav och uppfyller de krav som krävs för att bli godkända vid besiktning. I de fall det behöver göras större åtgärder för att uppfylla gällande krav, är entreprenören skyldig att kontakta beställaren. Det kan till exempel gälla uppgradering av hiss, prestandahöjning eller estetisk förbättring 1
1.4.2 Handräckning vid myndighetsutövning Entreprenören ska medverka och utgöra handräckning vid återkommande myndighetsbesiktning samt åtgärda eventuella anmärkningar utan föregående beställning från beställaren. 1.4.3 Driftrapporter/felstatistik Beställaren ska kunna komma åt driftrapporter/felstatistik per hiss på entreprenörens hemsida. Ange i den bifogade bilagan "skallkrav" hur detta kan ske. 1.4.4 Felanmälan Beställaren ska kunna ringa in felanmälan dygnet runt till leverantören. Anbudsgivaren ska ange i den bifogade webbaserade bilagan "skallkrav" hur felanmälan kan göras. Inställelse-/ utförandetid se punkt 6.6 i Avtal kommersiella villkor tjänster. 1.4.5 Service och underhåll Service ska skötas och utföras enligt bifogad BFS 2012:11 H14 Kap.4 1-4 ( 4 den del som avser rulltrappor) Entreprenörens servicebil ska vara utrustad med de mest frekventa förbrukningsvarorna och de mest vanligt förekommande reservdelarna samt erfroderliga verktyg. Detta för att minimera tiden för eventuella driftstopp. 1.4.6 Miljö Oljor, smörjmedel, lösningsmedel med mera ska vara miljövänliga och hanteras på ett miljövänligt sätt. 1.4.7 Säkerhet Service och reparationer ska ske på ett sådant sätt att säkerheten kan garanteras både för reparatören samt de personer som nyttjar hissar och rulltrappor. 1.4.8 Förbrukningsmaterial och verktyg Det är entreprenörens skyldighet att tillhandahålla oljor, smörjmedel, trassel med mera samt erforderliga verktyg så att uppdraget kan utföras korrekt och att eventuella driftstopp minimeras. 1.4.9 Nyckelhantering Nycklar och passerkort lämnas inte ut till entreprenören. Entreprenörens personal får kontakta ansvarig vaktmästare i de fall de är i behov av att få något utrymme upplåst. Lista över vaktmästarna och deras telefonnummer kan överlämnas i samband med avtalsskrivning. 1.4.10 Skadegörelse Vid skadegörelse som medför kostnad för beställaren ska alltid entreprenören påvisa sådana skador för beställaren innan åtgärd och eventuell fakturering får ske. 1.5 Frågor och svar under anbudstiden Om ytterligare information om uppdragets innehåll och utförande önskas eller om du är osäker över något och vill få det förtydligat så ska frågan ställas via e-avrop. OBS! Frågor kan ställas men kommer inte att besvaras under tiden 2013-12-20-2014-01-06. Frågor besvaras före eller efter dessa datum, sista dag för att ställa frågor är 2014-01-08. 2
Frågor och svar kommer sedan att distribueras till samtliga intressenter via e-avrop. OBS! Frågor som ställs efter detta datum kan vi inte besvara då risk för särbehandling kan finnas. Frågor får inte ställas via telefon eller vanlig e-post. 1.6 Sortimentsbredd Anbudsgivaren ska offerera alla positioner i den bifogade "prisbilagan" samt den webbaserade bilagan "Utvärdering". 1.7 Pris Anbudsgivaren ska ange pris per hiss och år på bifogad "Prisbilaga". Slutsumman på den bilagan flyttas över till den bifogade bilagan "utvärdering". OBS! Anbudsgivaren ska kontrollera att summorna stämmer överens med varandra, om dessa inte stämmer överens vid utvärderingen av anbudet, är det summan på bifogad "prisbilaga" som ska anses som korrekt. Pris per timme för hisstekniker ska anges på den bifogade webbaserade bilagan "utvärdering" och med dessa intervall: Dagtid, vardagar måndag- fredag 07.00-16.00 Vardagar, måndag- torsdag efter klockan 16.00-07.00 Fredag efter 16.00 - måndag klockan 07.00 samt helgdagar Anbudspriser ska anges netto, exkl. mervärdeskatt och i Svensk valuta. Samtliga kostnader ska vara inräknade i anbudspriset. Enligt Lagen om offentlig upphandling får inga priskompletteringar göras efter det att anbud lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma. 1.7.1 Rabatter Rabatt på material ska anges på den bifogade webbaserade bilagan "skallkrav". Angiven rabatt ska gälla under hela avtalsperioden samt under eventuella förlängningsår. 1.8 Avtalstid Kontrakt tecknas genom ramavtal under tiden 2014-03-01-2016-02-29 med möjlighet till förlängning. Första förlängningsoptionen löper till och med 2017-02-28 Andra förlängningsoptionen löper till och med 2018-02-28 Avtalet förlängs automatiskt enligt avtalade villkor om inte beställaren meddelat annat senast 6 månader innan avtalstidens slut. När alla förlängningsoptioner nyttjats upphör avtalet att gälla. 1.9 Avtalets form Avropsavtal med en leverantör där samtliga villkor är fastlagda. 1.10 Anbudets form 1.10.1 Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på hela beställarens behov. Vinnande anbudsgivare ska kunna leverera allt det som efterfrågas. 3
1.11 Bilagor som ska medfölja anbudet Webbaserade bilagan "skallkrav" ska fyllas i och bifogas med anbudet Webbaserade bilagan "utvärdering" ska fyllas i och bifogas med anbudet Bifogad "Prisbilaga" ska fyllas i och bifogas med anbudet 1.12 Bevis och intyg Bevis och intyg för att styrka ställda krav kan komma att begäras in. I dessa fall sker det på anmodan. 1.13 Information/kommunikation Det åligger anbudsgivare att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag erhållits. Detta säkerställer du genom att registrera dig hos e-avrop som prenumerant på aktuell upphandling, se www.e-avrop.com. 1.14 Inlämnande av anbud Upphandlande myndighet använder sig av elektronisk anbudsmottagning via e-avrop. Information om hur du lämnar elektroniskt anbud finns på www.e-avrop.com. Anbud tas ej emot via vanlig e-post eller fax. 1.14.1 Anbudsinlämning En anbudsgivaren kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Anbudsgivaren är registrerad och inloggad på e-avrop Anbudsgivaren är prenumerant på förfrågningsunderlaget Klicka på länken Lämna anbud, OBS! en andra inloggning krävs för att lämna anbud. Anbudsgivaren kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Anbudsgivaren loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades. 1.15 Anbudets form och innehåll Anbudet: bör innehålla namn på kontaktperson och telefonnummer, om möjligt även e-postadress ska vara skrivet på svenska. 1.16 Sista anbudsdag Anbud ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2014-01-15. För sent inkommet anbud beaktas ej. 1.17 Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltigt till och med 2014-05-15. 4
1.18 Avbrytande av upphandling äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan saklig anledning inte kan fullföljas. 1.19 Tilldelningsbeslut/besked Efter det att tilldelningsbeslut (beslut om leverantör) fattats upphör den absoluta sekretessen för upphandlingen. Därefter skickas information till varje anbudsgivare om beslutet och skälen till det. Tilldelningsbeskedet går till den person som via e-avrop lämnat anbudet. Tidigast tio dagar senare kommer skriftligt upphandlingskontrakt med vald leverantör att tecknas. 2 Krav på anbudsgivaren Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 1-2 LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. 2.1 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren ska ha erforderlig erfarenhet och kompetens för utförande av uppdraget. Anbudsgivaren ska vara ett företag som har levererat offererade tjänster i liknande omfattning och storlek som detta uppdrag avser. Samtliga för uppdraget aktuella personer ska ha erforderlig kompetens för uppdraget. 3 Anbudsprövning Anbudsprövningen sker i två steg: kvalificering av anbudsgivare och anbudsutvärdering. Prövningen kommer att ske utifrån anbudsgivarens anbud. 3.1 Kvalificeringsfasen Kvalificeringsfasen omfattar formell prövning av anbudsgivarens lämplighet med avseende till dennes: Tekniskt och yrkesmässiga kapacitet Uppfyllande av i förfrågan ställda ska-krav. 3.2 Utvärderingsfasen I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen. 3.3 Vinnande anbud Det anbud som har lägst pris ska antas. 5