Förfrågningsunderlag Upphandling av konsultstöd för produktion av årsredovisning och ägarrapport samt rådgivande tjänst kring kommunikation Dnr AP2 2012/25 1
1. ALLMÄN INFORMATION 1.1 Om Andra AP-fonden Andra AP-fonden (AP2) presenteras på www.ap2.se där även den senaste årsredovisningen (2011) samt ägarraport (2010/11) kan laddas ner. Årsredovisningen publiceras årligen i februari och ägarrapporten i september/oktober. Andra AP-fonden har en hög ambitionsnivå vad gäller den externa kommunikationen. 1.2 Uppdragsbeskrivning och omfattning Tjänsterna upphandlas för 36 månader med möjlighet till förlängning om ytterligare 12 månader. Upphandling av rådgivning inom kommunikation omfattar rådgivning och sker på adhoc basis varför något värde inte kan anges. Anbudsgivaren ska ha relevant erfarenhet och kompetens från företag/organisationer inom kapitalmarknadsbranschen. Anbudsgivaren skall kunna sätta samman en arbetsgrupp där det ingår minst en kommunikationsstrateg med minst 5 års erfarenhet av kommunikationsstrategiskt arbete. Årsredovisningen produceras i tryckt version på svenska och engelska samt i utskriftsvänligt pdf-format på båda språken för webben. Ägarrapporten produceras i tryckt version på svenska och engelska samt i utskriftsvänligt pdf-format på båda språken för webben. Andra AP-fondens behov av konsultstöd för årsredovisningen omfattar: - Idé, disposition och layoutförslag - Intervjuer och textproduktion i överenskommen omfattning (fonden skriver ungefär hälften av texterna själva) - Grafisk produktion fram till tryckoriginal av både svenska och engelsk version samt anpassning till pdf-format för webben - Illustrationer (utformning av tabeller, grafer etc.), fotografering och fotoregi i överenskommen omfattning - Konsulten skall löpande under produktionen fungera som kreativt bollplank, samordnare och kontrollinstans. Andra AP-fondens behov av konsultstöd för ägarrapporten omfattas i huvudsak av att agera som bollplank för fonden i framtagande av idé, disposition och layout som viss textproduktion. I övrigt kommer ägarrapporten att produceras in-house. Omfångsmässigt kommer det vara ungefär samma antal sidor som de senaste årens rapporter. 2 (9) 2012-05-30
1.3 Avtalsvillkor Valuta för betalning till leverantör när avtal är tecknat skall vara svenska kronor, SEK. Längd på avtalet skall vara 36 månader med möjlighet för AP2 att förlänga avtalet med ytterligare 12 månader. Avtal tecknas i samband med val av leverantör och skall starta från och med överenskommet datum med AP2. 1.4 Upphandlande enhet Andra AP-fonden Org.nr: 857209-0606 Besöksadress: Östra Hamngatan 26-28 Postadress: Box 11155, 404 24 Göteborg Telefon: 031-704 29 00 Fax: 031-704 29 99 E-post: upphandling@ap2.se Ansvarig AP2: Ulrika Danielson, Kommunikations- & HR-chef 1.5 Upplysningar Frågor gällande upphandlingen kan ställas fram till 2012-08-06 och skall tillställas Ulrika Danielson (upphandling@ap2.se), 031-704 29 29. Samtliga frågor kommer att besvaras löpande gentemot alla anbudsgivare och intressenter. Detta kommer att ske genom publikation av frågor och svar på AP2s hemsida (www.ap2.se). Anbudsgivaren uppmanas därför att löpande följa den information som publiceras på hemsidan. Frågor om varför ett visst krav ställts besvaras ej. 1.6 Upphandlingsform Upphandlingen är en öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Deltagande leverantörer skall lämna skriftliga anbud. Civilrättsligt bindande avtal skall tidigast anses slutet i samband med skriftligt upphandlingskontrakt. 3 (9) 2012-05-30
1.7 Tidsplan Upphandlingen kommer att genomföras enligt följande preliminära tidsplan (reservation för oförutsedda förseningar) - Anbudsförfrågan sänds för publicering samt förfrågningsunderlaget tillgängligt för nedladdning på vår hemsida, www.ap2.se: 2012-06-26 - Frågor om förfrågningsunderlaget mottas till och med 2012-08-06 - Sista dag att inkomna med anbud: 2012-08-20 - Tilldelningsbeslut beräknas meddelas: 2012-09-17 - Avtal tecknas tidigast 10 dagar efter tilldelningsbeslut 1.8 Meddelande om beslut Samtliga anbudsgivare kommer att få skriftligt besked om APs tilldelningsbeslut via ett tilldelningsmeddelande. 2 ANBUDSFÖRESKRIFTER 2.3 Lämnande av anbud Anbud skall lämnas i original och en kopia samt som digitalkopia på dvd/cd-rom i word- eller pdf-format. Anbud skall vara undertecknat av behörig (via fullmakt styrkt person) och/eller firmatecknare Anbud skall lämnas i slutet kuvert med tydlig märkning AP2 2012/25 Anbudshandlingar skall vara AP2 tillhanda senast 2012-08-20 Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud skall märkas med Dnr: AP2 2012/25 Anbud kan inlämnas på följande sätt: Via post, med adress: Andra AP-fonden Östra Hamngatan 26-28 Box 11155, 404 24 Göteborg Genom bud eller personlig överlämning hos AP2, receptionen, med besöksadress: Östra Hamngatan 26-28 i Göteborg. Receptionen stänger kl 16.00. Anbudsgivaren svarar i båda dessa fall för att försändelsen inkommit till AP2 i rätt tid. Anbud översänt med telefax eller e-post, eller annat elektroniskt medium, accepteras ej. 4 (9) 2012-05-30
2.4 Anbudets giltighetstid Anbudsgivare skall i sitt anbud ange att uppgifterna och anbudet är giltigt t o m 3 månader efter anbudstidens utgång. 2.5 Anbudets publicering Anbudet publiceras på TED samt på AP2s hemsida (www.ap2.se). 2.6 Krav på anbudsgivaren 2.6.1 Allmän beskrivning av anbudsgivare Med anbud skall bifogas en beskrivning av anbudsgivaren, dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, etableringsort(er), historik, ägarförhållanden, vinstdelningssystem och ledningsorganisation. Vem/vilka som kommer att arbeta med uppdraget och en beskrivning över deras respektive kvalifikationer. Relevanta arbetsprover och referenser från liknande uppdrag för företag/organisationer med kvalificerad kapitalförvaltande verksamhet. Ange hur länge företaget funnits i branschen. Med bransch avses Public och Investor Relations. Minst tre år i branschen är ett krav. Ange företagets fem största kunder samt hur länge de har varit kunder. Specificera vilka tjänster som företaget har utfört åt respektive kund. Ange vilken erfarenhet företaget har av årsredovisningsproduktion. Erfarenhet från årsredovisningsproduktion är ett krav. Ange vilken erfarenhet företaget har av årsredovisningsproduktion åt företag inom kapitalmarknadsbranschen. Ange vilken erfarenhet företaget har av rådgivning kring kommunikation åt företag inom kapitalmarknadsbranschen. Erfarenhet från kapitalförvaltande verksamhet är ett krav. Ange om företaget anlitar underkonsulter och i så fall hur dessa underkonsulter används i produktion av årsredovisning och ägarrapport samt i projekt rörande rådgivning kring kommunikation. Former för ersättningsanspråk (timpriser för aktuella medarbetare, etc). Beräknat pris för produktion av separat Årsredovisning samt Ägarrapport (enligt punkt 1.2 Uppdragsbeskrivning och omfattning). Timpris för Rådgivning kring kommunikation. Kostnader för ingående komponenter skall gå att utläsa som rörliga respektive fasta kostnader. 5 (9) 2012-05-30
I anbud skall pris anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. 2.6.2 Referenser Med anbud skall bifogas referensförteckning (minst två stycken) över uppdragsgivare/referenspersoner med angivande av kontaktperson och telefonnummer. AP2 förbehåller sig rätten att själv söka och kontakta referenser. Även angivna referenser och av AP2 intagna referenser kan komma att tillmätas betydelse i utvärderingen av kriterie 1 och 2. 2.6.3 Kontaktperson I anbudet skall anges två personer som är tilltänkta att bli AP2:s kontaktpersoner. Vid personalförändringar hos anbudsgivaren som kan innebära ändrade kontaktpersoner skall anbudsgivaren i god tid meddela AP2. 2.7 Formella krav 2.7.1 Kreditupplysning Med anbud skall bifogas utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande från annat kreditupplysningsföretag), som visar att anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet minst motsvarar kreditnivå 3 (enligt UC:s skala) eller motsvarande. 2.7.2 Registreringsbevis Med anbud skall bifogas aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket. 2.7.3 Skatteregistrering Anbudsgivaren skall vara registrerad för betalning av mervärdesskatt och inneha F- skattesedel. 2.7.4 Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter genom att bifoga skattemyndighetens blankett 4820 Begäran om upplysningar offentlig upphandling ifylld för svenska anbudsgivare. Små och tvistiga skulder kommer inte att beaktas. Blanketten får inte vara äldre än tre månader. 2.7.5 Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren skall översiktligt lämna beskrivning över de tjänster som levereras och eventuella specialiteter. 6 (9) 2012-05-30
Leverantören skall besitta, för detta uppdrag, erforderlig förmåga och kapacitet vad gäller grafisk produktion samt ha egna resurser (eller inom det egna nätverket) vad avser kvalificerad textproduktion av, till viss del komplicerade ekonomiska sakområden. Detta skall visas genom att bifoga exemplar av finansiella rapporter (producerade de senaste två åren) för organisationer/företag med kvalificerad kapitalförvaltande verksamhet. Erfarenhet av att arbeta i det webbaserade arbetsflödessystemet Ctrl Print är ett krav. Ange vilken erfarenhet företaget har av att arbeta i Ctrl Print. 3 ÖVRIGA KRAV 3.1 Årsredovisning Med anbud skall bifogas anbudsgivarens undertecknade årsredovisning för de två senaste åren eller de uppgifter som annars finns att tillgå beträffande ekonomisk redovisning för verksamheten till anbudet. Årsredovisning skall innehålla undertecknad revisionsberättelse. För anbudsgivare som inte har att tillgå årsredovisning för de två senaste åren, skall med anbud bifogas annan dokumentation utvisande anbudsgivarens ekonomiska ställning (pro forma balansräkning och resultaträkning). Att dessa dokument återspeglar företagets ekonomiska ställning skall vidimeras av företagets revisor. 3.2 Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren skall inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. Med anbudet skall bifogas intyg från anbudsgivarens revisor. Av intyget skall framgå, enligt revisorns bedömning, att anbudsgivaren med beaktande av omfattningen av dess verksamhet samt arten och omfattningen av anbudsgivarens uppdrag har en beloppsmässigt tillräcklig ansvarsförsäkring. Antagna anbudsgivare skall kunna uppvisa dokumentation som styrker att anbudsgivaren innehar en giltig ansvarsförsäkring och som styrker storleken på densamma (totalt och per skadefall), med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer. Uppgifter av detta slag anses enligt AP2 omfattas av sekretess, 31 kap 16-19 offentlighets- och sekretesslagen. 4 ÖVRIGA VILLKOR 4.1 Ingen ersättning för anbud AP2 godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud. 7 (9) 2012-05-30
4.2 Antal leverantörer AP2 avser att teckna avtal med en leverantör. 5. KOMMERSIELLA VILLKOR 5.1 Leveransförmåga Den anbudsgivare vars anbud antas skall garantera att erbjudna tjänster och/eller produkter kan levereras till AP2 enligt den omfattning som anges i detta anbudsunderlag fr. o m 1 oktober 2012. 6. UTVÄRDERINGSKRITERIER Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till nedanstående kriterier kommer att antas. 1. kompetens, kreativitet och erfarenhet, 2. samarbetsförmåga och förmåga till problemlösning 3. pris. Kriterierna viktas enligt följande: kompetens, kreativitet och erfarenhet 60%, samarbetsförmåga och förmåga till problemlösning 20%, pris 20%. Bedömningen av kompetens, kreativitet och erfarenhet samt samarbetsförmåga och förmåga till problemlösning och pris kommer att göras utifrån den skriftliga information som lämnas i anbudet, arbetsprover och referenser. Andra AP-fonden kan även komma att ta in egna referenser. Även angivna referenser och av AP2 intagna referenser kan komma att tillmätas betydelse i utvärderingen av kriterier 1 och 2. Kompetens, kreativitet och erfarenhet Kompetens, kreativitet och erfarenhet hos den personal som anbudsgivaren tänker använda i uppdraget är av stor betydelse. Erfarenhet av produktion av ekonomiska rapporter (både för tryck och webb) inom det finansiella området är ett krav. Erfarenhet från Public och Investor relationsbranschen. Erfarenhet från webbaserade arbetsflödessystemet Ctrl Print. Samarbetsförmåga och förmåga till problemlösning Leverantörens samarbetsförmåga och förmåga till problemlösning har också stor betydelse. Med samarbetsförmåga menas leverantörens förmåga till lyhördhet och begriplighet i kommunikationen med uppdragsgivaren. Det är en fördel om leverantören har möjlighet att snabbt inställa sig till möten på AP2s kontor i centrala Göteborg, då tidplanen oftast är pressad. Anbudsgivarens skall också ha förmåga och kapacitet att löpande leverera enligt tidplan. 8 (9) 2012-05-30
Pris Anbudets pris kommer att utvärderas utifrån offererade priser. 9 (9) 2012-05-30