Home Användarmanual
Home manual Innehåll 1 Att komma igång 2 2 Startsida 2 2.1 Status.......................................... 3 2.2 Händelser........................................ 3 2.3 Skicka SMS....................................... 3 2.4 Anteckningar...................................... 3 2.5 Kontakter........................................ 4 3 Samtalshantering 6 3.1 Vidarekoppling..................................... 6 3.1.1 Hänvisningsdator................................ 6 3.1.2 Statiska vidarekopplingar........................... 6 3.1.3 Tidsinställda vidarekopplingar........................ 7 3.1.4 Tidsinställda vidarekopplingar........................ 8 3.1.5 Fördefiniera nummer.............................. 8 3.2 Röstsvar......................................... 10 3.2.1 Spela in röstsvarsmeddelande......................... 10 3.2.2 Inställningar.................................. 10 3.2.3 Lyssna av röstmeddelanden.......................... 11 3.3 Kortnummer...................................... 13 3.3.1 Administrera globala kortnummer...................... 13 3.3.2 Egna kortnummer............................... 13 3.4 Samtalsbegränsning.................................. 14 3.5 VIP / Blockering.................................... 15 3.6 Samtalslistor...................................... 16 4 Växeltjänster 17 4.1 Svarsgrupper...................................... 17 4.1.1 Medlemskap.................................. 17 4.1.2 Administrering................................. 17 4.1.3 Tidsinställda vidarekopplingar........................ 19 4.2 Köhantering....................................... 20 4.2.1 Konfigurera vald kö.............................. 20 4.2.2 Inställningar kö................................. 21 4.2.3 Tidsinställda vidarekopplingar........................ 23 4.3 Talsvarssystem..................................... 24 4.3.1 Lägg till händelse................................ 24 4.3.2 Tidsinställda vidarekopplingar........................ 25 4.4 Hänvisningar...................................... 26 4.5 Konferens........................................ 27 4.6 Ljudhantering...................................... 28 4.6.1 Importera ljud................................. 28 4.7 Telefonist........................................ 29 4.7.1 SIPPO...................................... 29 4.7.2 Anknytningsövervakaren............................ 30 4.8 Mobile Extension.................................... 33 4.8.1 Lägg till användare............................... 33 Centrex 1 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual 4.8.2 Autoinloggning................................. 33 4.9 Inspelade samtal.................................... 34 4.9.1 Hämta inspelade samtal............................ 35 5 Kontakter 36 5.1 Personliga kontakter.................................. 36 5.2 Delade kontakter.................................... 36 5.3 Importera kontakter.................................. 37 5.3.1 Ladda upp exporterad CSV-fil......................... 37 5.3.2 Ladda upp exporterad VCF-fil......................... 38 6 Meddelanden 39 6.1 SMS........................................... 39 6.2 Textmeddelande.................................... 39 7 Inställningar 41 7.1 Min profil........................................ 41 7.1.1 Personliga inställningar............................ 41 7.1.2 Röstbrevlåda.................................. 42 7.1.3 Spela in röstmeddelande............................ 43 7.1.4 Mobile Extension................................ 43 7.1.5 Inställningar.................................. 43 7.1.6 Vidarebefodring av samtal........................... 44 8 Menyraden 46 9 Plustjänster 47 9.1 Vidarekopplingar.................................... 47 9.2 Svarsgrupper...................................... 47 9.3 Köer........................................... 47 Centrex 2 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 2 1 Att komma igång Starta din Webläsare, exempelvis Internet Explorer, och skriv in http://home.telavox.se. Du når därmed Telavox loginsida, Home, där du kan logga in genom de användaruppgifter, dvs. användarnamn och lösenord, som du har blivit tilldelad. Observera att ditt personliga lösenord efter första inloggningen kan ändras till valfri kombination av bokstäver och/eller siffror. Detta görs under Min Profil. Efter inloggningen når du Home-startsidan med en snabbmeny placerad horisontellt på sidan med rubrikerna Hem, MiniSippo, Samtalslistor, Inställningar, Logga ut, och en ordinarie meny placerad vertikalt med flertalet rubriker (se nedan under Ordinarie meny). Samtliga funktioner som finns i snabbmenyn kan även hittas i den ordinarie menyn. 2 Startsida Efter att ha loggat in kommer du att mötas av din personliga startsida. För att någon gång återgå till startsidan tryck på Hem som du hittar i snabbmenyn längst uppe till vänster. På startsidan (figur 1) sammanfattas den aktuella informationen från de mest använda funktionerna. Figur 1: Startsidan Centrex 3 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 2 2.1 Status Under Status följer sammanfattning över huruvida din telefon är registrerad. Är den inte registrerad bör du kontrollera att allt kablage sitter som det ska och att nätverket fungerar, om problemet inte avhjälps, kontakta din återförsäljare. Aktuella inställningar som gjorts under Vidarekopplingar visas vidare under Status. Här kan du se vilka aktiva vidarekopplingar som inkommande samtal påverkas av samt vilka svarsgrupper du är medlem i och om du är inloggad i dem. Figur 2: Statusrutan 2.2 Händelser Händelserutan visas om du har röstmeddelanden i din röstbrevlåda och visar antalet meddelanden som finns att lyssna av. Figur 3: Händelserutan 2.3 Skicka SMS Se avsnitt 6.1 2.4 Anteckningar Anteckningarna är till för att ha som kom-ihåg-lapp. Alla telefonnummer och emailadresser du skriver in kan användas som länkar som du kan klicka på. Centrex 4 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 2 OBS! Kom ihåg att skriva in numret utan bindestreck (och med riktnummer) precis som det skulle slås in på telefonen om du vill att de ska bli länkar. Skriva ny anteckning du antecknar genom att lägga till eller ta bort text från befintliga anteckningar. För att skriva eller radera text gör du följande: 1. Klicka på Ändra-knappen 2. Anteckningsblocket byter vy till skriv-vy 3. Skriv din anteckning eller radera befintlig text 4. Klicka på Spara-knappen 5. Din anteckning sparas och dina nummer blir till länkar som du kan ringa i från Figur 4: Anteckningar 2.5 Kontakter Kontakter visas på startsidan som en lista med namn och telefonnummer. Figur 5: Kontaktlista Val av ringlista du kan välja att visa dina personliga nummer (eller de du delar med resten av företaget). Detta styr du genom att bocka för ditt val. Centrex 5 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 2 Ringa från listan Samtliga telefonnummer i listan är länkar som du kan ringa via. Om numret återfinns i din kontaktlista, visas namnet på kontakten istället för numret. När du väljer att ringa från Home sker följande: 1. Klicka på länken 2. Din telefon kommer ringa 3. Svara i din telefon 4. Samtalet kopplas fram och rington hörs i luren när systemet ringer upp det valda numret Centrex 6 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 3 3 Samtalshantering 3.1 Vidarekoppling Vidarekopplingar kan användas för att styra om inkommande samtal till ditt nummer till ett annat, valfritt, nummer. För att ställa in dina vidarekopplingar går du in på Vidarekopplingar i sido-menyn. 3.1.1 Hänvisningsdator Genom Telavox hänvisningsdator kan 10 st redan inlästa hänvisningsmeddelanden användas. För att aktivera en hänvisning väljer du först vilket meddelande du vill ska spelas upp. Välj sedan hur länge du vill att meddelandet ska spelas upp för inkommande samtal.. Om du väljer Ingen tid kommer meddelandet att spelas upp (och ingen tid anges) tills det tas bort. Du kan efter att du valt tiden i rullistan modifiera den genom att ange annan tid. För att spara hänvisningen trycker du på Spara-knappen. I rullgardinsmenyn Handling anger du vad du vill ska hända efter det att meddelandet lästs upp. Här kan du välja mellan Upprepa eller Lägg på. Om du inte gör nåt val kommer det att ringa i din telefon precis som vanligt. Om du vill att ett meddelande som säger att du är på lunch ska spelas upp, och att samtalet sen ska kopplas till ditt röstsvar, gör du en direkt vidarekoppling till röstsvar och aktiverar din hänvisning. För att inaktivera hänvisningen väljer du det översta tomma alternativet i rullistan och trycker på Spara-knappen. 3.1.2 Statiska vidarekopplingar För att aktivera en vidarekoppling skriver du antingen in numret i textfältet alternativt väljer ett fördefinierat nummer från rullistan till höger om textfältet, som i sin tur fyller i nummer i textfältet. 1. Direkt Alla samtal kopplas direkt till det nummer som du valt att vidarekoppla till 2. Upptaget Om din anknytning är upptagen kopplas samtalet vidare till detta nummer 3. Obesvarat Samtalen går fram men vidarekopplas om du inte svarar. Du bestämmer själv hur lång tid (i sek) det ska ta innan samtalet kopplas vidare 4. Tandem Samtalen går fram till ditt vanliga nummer samtidigt som det kopplas ut till det nummer du angivit. Den telefon där du svarar först får samtalet och det slutar ringa i den andra telefonen. OBS! Används tandemfunktionen kommer ditt anknytningsnummer att visas både i telefonen som finns angiven som tandem och i din fasta telefon. Centrex 7 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 3 5. Urkopplad Anger vidarekoppling att följa om terminalen är oregistrerad. Har exempelvis strömmen gått eller nätförbindelsen ligger nere kan man förslagsvis välja att koppla samtalet till sin mobiltelefon, för att inte missa några inkommande samtal. Observera att det kan ta upp till en timme (beroende på din terminals registreringsintervall) för denna funktionen att aktiveras. Figur 6: Statiska vidarekopplingar 3.1.3 Tidsinställda vidarekopplingar Du kan vidarekoppla din telefon mellan vissa tidsintervall och vissa dagar. Figur 7: Ny tidsinställd vidarekoppling För att aktivera en tidsinställd vidarekoppling gör du följande (figur 7): 1. Välj vilket fördefinierat nummer du vill koppla vidare till eller; 2. Skriv in ett nummer direkt i det vänstra fältet 3. Välj tidsintervall genom att sätta tiden för vidarekopplingens aktivering och avaktivering 4. Bestäm vilka dagar i veckan som vidarekopplingen ska täcka 5. Klicka på Spara-knappen 6. Den automatiska tidsinställda vidarekopplingen är nu aktiverad och visas i schemat till höger Centrex 8 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 3 OBS! Tidsinställa vidarekopplingar har prioritet över övriga vidarekopplingar. Skulle du exempelvis använda en direkt vidarekoppling samtidigt som en tidsinställd vidarekoppling, är det den tidsinställda vidarekopplingen som har prioritet. 3.1.4 Tidsinställda vidarekopplingar Här visas de aktiva tidsinställda vidarekopplingarna. Initialt visas vilka dagar som vidarekopplingen är aktiverad. För att se vilka tider en befintlig vidarekoppling gäller håller du musen ovanför fältet eller trycker på det. För att ta bort eller inaktivera en enskilld tidsinställd vidarekoppling trycker du på fältet i fråga och sedan Tag bort respektive Inaktivera (se figur 8). Figur 8: Tidsinställda vidarekopplingar Texten ovanför det andra gröna fältet ger information om när en vidarekoppling gäller samt för vilket nummer. För att inaktivera eller ta bort en vidarekoppling, tryck på knapparna i anslutning till det undre gröna fältet. 3.1.5 Fördefiniera nummer De fördefinerade numren är till för att underlätta inmatning av nummer när man gör vidarekopplingar genom att göra dessa valbara genom rullistor. Figur 9: Fördefiniera nummer För att fördefiniera ett nummer eller ändra i redan fördefinierade nummer gör följande: 1. Skriv in beskrivningen som ska visas i listan, ex. Karl arbete 2. Skriv numret till beskrivningen Centrex 9 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 3 3. Klicka på Spara-knappen 4. Det fördefinierade numret har lagts till och kommer att visas i alla fönster med fördefinierade nummer Ändra ett befintligt fördefinierat nummer: 1. Skrolla fram och markera beskrivningen i det översta fältet 2. Numret kommer att visar i fältet under beskrivningen 3. Ändra nummer eller beskrivning 4. Klicka på Spara-knappen 5. Det fördefinierade numret är sparat med de ändringar du har gjort Du kan välja att vidarekoppla din telefon vid vissa händelser mellan vissa tidsintervall, eller en kombination av båda. Det finns fem olika sorters vidarekopplingar: direkt, vid upptaget, vid obesvarat, tandem samt vid urkopplad terminal. Centrex 10 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 3 3.2 Röstsvar Röstsvar används när du inte har möjlighet att ta samtal och är en funktion för att den som ringer dig skall kunna lämna ett röstmeddelande som du kan lyssna av vid ett senare tillfälle. Funktionen kan beskrivas som en nätbaserad telefonsvarare. 3.2.1 Spela in röstsvarsmeddelande Under rubriken Röstsvar kan du se vilka röstmeddelanden du fått, vid vilken tidpunkt, längd på meddelandet samt från vilket nummer. Tryck på nummerlänken för att göra en uppslagning mot Eniro.se. Du kan även välja att lyssna av ett meddelande från datorn genom att trycka på Lyssna av. Vill du ta bort ett meddelande trycker du på Tag bort. Det finns två typer av röstsvarsmeddelanden: Otillgänglig-meddelande Meddelande som spelas upp när någon ringer till dig och du har en direkt eller fördröjd vidarekoppling till röstsvar. Upptagen-meddelande Meddelande som spelas upp när du sitter i telefon och har en upptaget-vidarekoppling till röstsvar aktiverad. För att spela in röstsvarsmeddelande, samt göra andra inställningar till ditt röstsvar klickar du på Min profil under Inställningar i vänstra menyn. När du trycker på Spela in kommer din telefon att ringa. Tala in ditt meddelande, lägg på luren när du är klar. Om du inte väljer att spela in ett eget meddelande kommer standardmeddelanden att läsas upp, därefter kommer en ton att ges och inringande part kan läsa in ett meddelande. Standardmeddelandena för de olika typerna är: Otillgängligt-meddelande Abonnenten på anknytning nummer är inte tillgänglig Upptagen-meddelande Abonnenten på anknytning nummer är upptagen i telefon 3.2.2 Inställningar Kräv inloggning Du kan välja att använda en inloggningsprocedur vid avlyssning av ditt röstsvar. Detta gör du genom att klicka i kräv inloggning som visas högst upp under rubriken Röstbrevlåda. Centrex 11 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 3 Figur 10: Spela in röstsvar Skicka e-mail Du kan också välja att få ett e-mail skickat till dig varje gång du har fått ett meddelande. Detta gör du genom att klicka i skicka e-mail. E-mailadressen som angetts i Min profil kommer automatiskt att användas, vilket bekräftas under frågan skicka e-mail. I mailet kommer en röstfil med meddelandet att bifogas, och därmed kan du lyssna av ditt meddelande inte bara genom en telefon utan även via mailen. Möjlighet finns också att markera ett mail med röstfil med hög prioritet. För att göra detta klicka i rutan Markera email med hög prioritet. Spara mottagna meddelanden i xx dagar Det går att spara mottagna meddelanden i upp till 60 dagar. Om du vill att dina meddelanden ska tas bort efter ett färre antal dagar anger du detta i rullgardinsmenyn. Lösenord För att ange lösenordet till inloggningen av ditt röstsvar, fyller du i ditt lösenord under ändra lösenord. Därefter bekräftar du ditt lösenord. Tänk på att det är en fyrsiffrig kod som skall anges som skall anges från en telefon. 3.2.3 Lyssna av röstmeddelanden Lyssna av röstmeddelanden från Home Om du har mottagit meddelanden i din röstbrevlåda finns dessa att hämta från Röstsvar i sidomenyn. Dina meddelanden visas här i ordningen de togs emot och från vilket nummer de lämnades. Tryck på Lyssna-knappen för att lyssna av ett meddelande. Centrex 12 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 3 OBS! Om du får upp en varning i Internet Explorer angående ett säkerhetsproblem när du försöker lyssna av ett röstsvar kan du höger-klicka på Lyssna och välja Spara som och därefter öppna den sparade filen för att kringå problemet. Lyssna av röstmeddelanden från din telefon För att lyssna av dina meddelanden på din telefon slår du 133. Har du ställt in att det ska krävas inloggning kommer du här konfronteras av en röst som ber dig mata in ditt telefonnummer samt ditt lösenord. Har du ställt in att röstbrevlådan inte ska kräva inloggning tas du direkt till röstbrevlådan. Lyssna av röstmeddelanden från annan telefon Ringer du från en annan telefon än din IP-telefon ringer du 046-5900133 för att komma till din röstbrevlåda. Denna vägen kommer du alltid bli ombedd att logga in med ditt telefonnummer och lösenord. Ta bort intalade röstmeddelanden i Home Önskar du ta bort ett intalat meddelande tryck på knappen Tag bort på respektive röstmeddelande. Om du inte tar bort meddelandena kommer dessa att sparas i maximalt 60 dagar, se 3.2.2. Centrex 13 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 3 3.3 Kortnummer 3.3.1 Administrera globala kortnummer Globala kortnummer är kortnummer som används av alla telefoner som tillhör samma företag/kund som du själv. Notera att det endast är en person med telefonisträttigheter kan administrera de globala kortnummerna. För att lägga till globala kortnummer: 1. Skriv i kortnumret (med en längd av 3 eller 4 siffror) 2. Skriv i numret som kortnumret ska koppla till 3. Skriv i en beskrivning så att andra vet vart numret leder 4. Tryck Spara För att ta bort globala kortnummer trycker du på den röda ikonen till höger i Globala kortnummer-rutan, och svarar Ja på bekräfta-rutan som dyker upp. Figur 11: Globala kortnummer 3.3.2 Egna kortnummer Du kan skapa egna kortnummer på siffrorna 1-9. För att skapa och lägga till personliga kortnummer gör du följande: 1. Skriv in numret i textrutan till höger om siffran som representerar kortnumret eller; 2. Välj en fördefinierad kontakt från rullistan till höger om textrutan 3. Tryck Spara-knappen För att använda kortnumret du har lagt till slår du siffran följt av en brädgård (#) så rings det inskrivna numret upp. Centrex 14 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 3 Figur 12: Kortnummer 3.4 Samtalsbegränsning Samtalsbegränsning innebär att man förbjuder din telefon att ringa valda nummer. För att aktivera en samtalsbegränsning: 1. Skriv i blockeringssträng (komplett telefonnummer eller början på ett) 2. Klicka ur bockrutan till höger om du matat in ett fullständigt nummer 3. Tryck Skapa-knappen för att spara Exempel: Blockeringssträng = 046 Fyll ut -bockruta iklickad Skapa-knapp klickad Resultat: 046XXXXXXXXXX Detta betyder att samtliga nummer som inleds med 046 är otillåtna och resulterar i en spärrton i telefonen Figur 13: Samtalsbegränsning Centrex 15 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 3 3.5 VIP / Blockering En VIP-lista är ett sätt för att begränsa vilka samtal som ska tillåtas ringa dig. De nummer som matchar din VIP-lista skickas till din telefon och de som inte gör det blockeras (alt. skickas vidare till valt nummer). En blockerings-lista är en lista som bestämmer vilka nummer som inte ska få ringa till dig. Nummer som träffar listan kan precis som med en VIP-lista blockeras eller skickas vidare till valt nummer. OBS! Det går inte att kombinera en VIP- och blockerings-lista. Däremot kan flera listor göras inom respektive blockering. Lägg till en lista: 1. Skriv in en match-sträng (del av nummer eller fullständigt nummer) Har du valt att skriva in ett fullständigt nummer bockar du ur bockrutan till höger om match-fältet. 2. Skriv in vidarekoppling om du vill skicka vidare samtalet, annars lämna tomt för spärrton. 3. Tryck på Skapa-knappen för att spara listan. Figur 14: VIP- och Blockeringslistor Centrex 16 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 3 3.6 Samtalslistor Under Samtalslistor kan du se vilka samtal som har gjorts (utgående samtal), vilka som har tagits emot (inkommande samtal) samt vilka samtal som har missats (missade samtal. Datum och tidpunkt visas bredvid samtliga samtal. Samtliga nummer ur samtalslistorna kan ringas upp genom att trycka med musmarkören på numret. Vid en tryckning kommer din telefon ringa upp dig, när du svarar i din telefon går samtalet till det valda numret. OBS! Har du tillgång till svarsgrupper, hänvisningsystem eller kösystem kan du välja vilket nummers samtalslistor du vill se genom att byta nummer i rullistan högst upp. Centrex 17 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 4 Växeltjänster 4.1 Svarsgrupper En svarsgrupp är ett nummer som används för att sprida ett inkommande samtal till mer än en telefon. Med andra ord; När någon ringer till svarsgruppsnumret ringer det på samtliga inloggade medlemmars telefoner, och den som lyfter luren först får samtalet. 4.1.1 Svarsgruppsmedlemskap Är du utloggad ur svarsgruppen visas en röd knapp där det står Logga in, och om du är inloggad är visar knappen istället texten Logga ut. Klickar du på knappen loggas du ut eller in. Får du upp meddelandet Du har inga svarsgrupper att tillgå bör du prata med den person som administrerar din telefoni på företaget och be denna lägga till dig i svarsgruppen. Figur 15: Svarsgrupper 4.1.2 Inställningar Följ medlemmars vidarekopplingar Att en svarsgrupp följer medlemmars vidarekopplingar betyder att alla som är inloggade som medlemmar i svarsgruppen får ett inkommande samtal till sin respektive gjorda vidarekoppling. OBS! Tänk på att även röstsvar kommer svara när medlemmarnas vidarekopplingar följs; Så om en medlems vidarekoppling går till en mobiltelefon som är avstängd kommer mobilsvaret plocka upp samtalet innan de andra medlemmarna har möjlighet att svara. OBS! Om en svarsgrupp är direkt vidarekopplad (statisk eller tidsinställd) kommer vidarkopplingen ske istället för att ringa på medlemmarnas telefoner. Behåll inkommande A-nummer Inställningen gör att svarsgruppen behåller det inkommande samtalets nummerpresentation. Detta innebär att man kan se vem som ringer in men däremot vet man inte om denne har ringt Centrex 18 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 Figur 16: Inställningar svarsgrupp direkt till din telefon direkt eller på svarsgruppsnumret. Suffix på inkommande A-nummer Väljer man att behålla det inkommande A-numret kan man ändå i nummerpresentationen se att samtalet har ringt in via svarsgruppen genom att använda sig av suffix på inkommande A- nummer. Fyll antalet siffror som du önskar använda framför ditt inkommande A-nummer (max 4 st). Om suffixet 99 exempelvis används, och numret 046-20 00 00 ringer in, kommer numret 046-20 00 00 99 att visas i nummerpresentationen. Suffixet signalerar alltså att numret som ringt in, har ringt till svarsgruppen och inte till en direktanknytning. Avancerad vidarekoppling Med denna metoden får du en ny rington i luren. Trycker du sedan in numret till den person du önskar koppla ihop samtalet med kommer systemet ringa upp denna, och du får personen i luren. Om du nu väljer att lägga på luren kommer de två andra parterna att kopplas samman. Om den parten du ringde upp lägger på kommer du att bli tillbakakopplad till det ursprungliga samtalet. Det går även att aktivt ta tillbaka ett samtal via knappsatsen i telefonen. Detta görs genom att trycka. Administrera svarsgrupp Svarsgruppsmedlemmar är anknytningar eller växelnummer som det ska ringa på när ett samtal kommer in på svarsgruppsnumret. För att logga in i svarsgruppen välj medlem i rullgardinsmenyn Ny medlem och tryck Spara. Medlemmarna bestämmer själva om de ska vara inloggade på svarsgruppen eller ej. Om en medlem är utloggad kommer det inte ringa i dennes telefon när det ringer på svarsgruppsnumret. Notera att det endast är en användare med telefonisträttigheter som kan administrera svarsgruppen. Centrex 19 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 Figur 17: Administrera svarsgrupp 4.1.3 Tidsinställda vidarekopplingar Se avsnitt 3.1.3 Centrex 20 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 4.2 Köhantering En kö är en tjänst som möjliggör att samtal kan placeras i kö. Beroende på hur din kö konfigureras kan man ställa in att det ska ringa ut vid första möjliga tillfälle alternativt ställas i kö och då behöva plockas ur kön manuellt med hjälp av telefonistgränssnittet SIPPO (se avsnitt 4.7). Kön kommer att ringa till medlemmarna i intervall som anges av parametrarna Ringlängd och Återsökning (se nedan för förklaring), tills dess att alla samtal besvarats. 4.2.1 Konfigurera vald kö Kömedlemmar är anknytningar eller växelnummer som det ska ringa på när ett samtal kommer in på kön. För att logga in i kön välj medlem i rullgardinsmenyn Ny medlem och tryck Spara. Medlemmarna bestämmer själva om de ska vara inloggade i kön eller ej. Om en medlem loggat ut (genom att trycka ur inloggad knapp och sedan trycka spara) kommer det inte ringa i dennes telefon när det ringer på könumret. Figur 18: Köhantering Centrex 21 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 4.2.2 Inställningar kö Inställningar Könamn Ange könamn för att identifiera kön. Strategi 1->2(svar), 2->3->1 Ring till medlemmarna en och en, kön börjar ringa på den anknytning som besvarade det föregående kösamtalet. Ring alla Ring alla medlemmar samtidigt. Längst ledig Ring enbart till den medlem som varit ledig längst. Minst samtal Ring enbart till den medlem som tagit minst antal inkommande kösamtal. Slumpmässig Ring en slumpmässigt vald ledig medlem. Ange väntetid? Ange väntetid för köplats för den som ringer in. Behandlingstid (sek) Tid innan nästa samtal kopplas fram efter det att samtal avslutats. Ringlängd (sek) Längd på varje utringsningsförsök. Återsökning (sek) Tid vi väntar innan vi ringer ut efter ett misslyckande. Frekvens (sek) Anger hur ofta vänteplats, väntetid och tackmeddelande skall sägas. Sätt detta till 0 för att inaktivera. Meddelandefrekvens (sek) Hur ofta valfritt meddelande (under Ljud- Meddelande) ska spelas upp. Maximal väntetid (min) Maximal väntetid för en köplats innan denna kopplas enligt Fördröjd vidarekoppling. Direkt vidarekoppling Gör en direkt vidarekoppling till angivet nummer. OBS! Denna inställningen gör att samtal kommer att kopplas direkt till angivet nummer, utan att placeras i kön. Fördröjd vidarekoppling Ange numret att vidarekoppla till då Maximal väntetid (se ovan) uppnåtts. OBS! Om inget nummer anges kommer ingringande part att få spärrton efter att Maximal väntetid passerat. Prioritet Köns prioritet, används för att prioritera vissa köer framför andra då en kömedlem är medlem i flera köer. Högre värde har högre prioritet. Ringer ett samtal in på lägre prioriterad kö kommer inte detta att komma fram förrän den högre prioriterade kön är tom på inkommande samtal. Väntetid för medlem? Ange för medlemmen hur länge den inringande personen väntat. Suffix på CallerID Lägg till detta suffix på inringande nummer för att veta vilken kö/vilket nummer samtalet kommer ifrån (Se avsnitt 4.1). Centrex 22 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 Ljud Genom att ange nedanstående ljud får den inringande person möjlighet att få olika sorters information. För att aktivera ljuden, ange ljuden i rullgardinsmenyn till höger om ljudnamnet och tryck spara. Då egna ljud lästs in under Ljudhantering (se kap. 4.6) visas dessa i rullgardinsmenyn. Välkomstmeddelande Ditt samtal är först Det finns för närvarande Samtal som väntar Tack för att du väntar Beräknad väntetid Mindre än Minuter Sekunder Meddelande Könamn Väntetid Ljud att spela upp för varje inringande samtal Ljud att spela upp då en person har köplats ett Spelas upp innan den aktuella köplatsen anges Spelas upp efter att aktuell köplats angivits Spelas upp efter Samtal som väntar Ljud att spela upp innan vi anger den beräknade väntetiden för köplatsen Används om den beräknade väntetiden är för liten för att vara användbar Används i samband med väntetider, ljudet bör säga minuter Används i samband med väntetider, ljudet bör säga sekunder Valfritt meddelande att läsas upp Meddelande att läsas upp för kömedlemmen som anger vilken kö inringande person kommer från Ljud som läses upp innan inringade parts väntetid läses upp för kömedlemmen Menyval Gör en vidarekoppling till valt nummer för respektive knapptryckning. Figur 19: Knappval Fördröjd vidarekoppling Ett samtal som kommer in till kön kan bara stå i kön så många minuter som fältet Fördröjning anger. När denna tid har passerat kommer samtalet automatiskt att lämna kön och kopplas till Centrex 23 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 numret som står angivet i Fördröjd vidarekoppling. Om du inte vill använda dig av en fördröjd vidarekoppling anger du ett högt antal minuter i fältet Fördröjning. 4.2.3 Tidsinställda vidarekopplingar Se avsnitt 3.1.3 Centrex 24 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 4.3 Talsvarssystem Ett talsvarssystem är en växelfunktion för att sortera inkommande samtal genom att låta den som ringer själv välja vart den vill ta vägen. Vanligtvis presenteras den som ringer in med ett meddelande i stil med: Välkommen till Företaget AB. Tryck 1 för fakturafrågor, tryck 2 för teknisk support och så vidare. 4.3.1 Lägg till händelse Figur 20: Lägg till händelse Händelse En händelse är vad som presenteras för den som ringer in till numret. Start markerar början av samtalet och här bestäms vad som ska ske innan personen som ringer ska börja mata in siffror till talsvarssystemet. Siffrorna 0-9 konfigureras efter vad som ska ske när användaren har tryckt in motsvarande siffra på sin telefons knappsats. OBS! Användare kan när som helst göra sitt val; Det vill säga, knapptryckningar är oberoende på om det spelas upp ett ljud just för tillfället eller inte. Timeout är det som sker när samtliga ljud har spelats upp utan att användaren har gjort något val med sin knappsats. Ordning Varje händelse kan ha upp till sju stycken underordnade inställningar där ordningen bestämmer i vilken ordning de ska ske. Väljer man exempelvis att händelsen med ordning 1 ska spela upp ett ljud och ordning 2 ska ringa ett nummer, spelar system först upp ljudet och sedan ringer det samtalet. Centrex 25 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 Handling Handlingen är vad som sker när de första två förutsättningarna (händelse och ordning) möts. En handling kan antingen bestå av att systemet ringer upp ett nummer på företaget, spelar upp ett ljud för användaren eller sätter in en paus. Ljuden som används spelas in via Ljudhantering på sidomenyn (se avsnitt 4.6). OBS! Händelsen Start med ordning 1 är reserverad till systemet att svara på samtalet. Figur 21: Konfigurerat talsvarssystem 4.3.2 Tidsinställda vidarekopplingar Se avsnitt 3.1.3 Centrex 26 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 4.4 Hänvisningar Under hänvisningar kan man övervaka samt administrera företagets vidarekopplingar och hänvisningsdator (se avsnitt 3.1.1). Genom att först välja hänvisningsljud i rullgardinsmenyn och sedan ange tidpunkt enligt formatet ÅÅÅÅ-MM-DD HH:MM:SS, och därefter hur samtalet skall vidarekopplas efter det att ljudet lästs upp, sköter man hänvisningen åt sina kollegor. Avsluta alltid med att trycka på spara. På samma sätt kan man göra för egen anknytning men här hänvisas till kapitlet 3.1 Figur 22: Administrera hänvisningar Centrex 27 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 4.5 Konferens Konferenstjänsten är precis som det låter till för att man ska föra samtal mellan mer än två personer. Tjänsten är inte knuten till ett abonnentnummer utan samtliga konferensanvändare ringer till samma nummer och anger sin PIN-kod som bestämmer vilket rum de ska sätta sig i. För att skapa en konferens gör följande: 1. Ange en beskrivning på din konferens 2. Tryck på Spara-knappen För att gå med i en konferens gör följande: 1. Ring 0770-339988 (alternativt 046-5900099) 2. Ange din fyrsiffriga PIN-kod 3. Du är nu med i konferensen och kan prata med övriga deltagare Det enda en deltagare behöver veta för att gå med i konferensen är PIN-koden, som genereras automatiskt när du skapar konferensen, och numret de ska ringa till (0770-339988). Tjänsten är inte knuten till IP-telefoner utan kan även nås från övriga telefoner. Siffran som står i kolumnen Aktiva medlemmar anger hur många det för tillfället är i konferensen, du måste ladda om sidan för att siffran ska uppdateras. I kolumnen Status kan du ange om deltagare får gå med i konferensen eller inte. Du kan ändra status under tiden konferensen pågår om du inte vill att nya deltagare ska komma in. Ta bort-ikonen tar bort och stänger konferensen. Figur 23: Konferens Centrex 28 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 4.6 Ljudhantering Detta använder du dig av för att spela in ljud-filer till hänvisningssystem och till kösystem. För att tala in ett nytt ljud gör följande: 1. Skriv in ett ljudnamn 2. Tryck på Skapa 3. Ring 046-5900010 eller tryck på Spela in. Vid det senare valet kommer telefonen som är kopplad till den inloggade home-sidan att ringa. Lyft luren och läs in ljudet. 4. Ange det sexsiffriga IDnumret som står angivet bredvid ljudet. 5. Tala in meddelandet och lägg på luren när du är klar. För att lyssna av ett ljud tryck på Lyssna av och för att radera ett ljud tryck Tag bort. Figur 24: Ljudhantering 4.6.1 Importera ljud För att använda en fil som finns lokalt på din dator, tryck på Bläddra, välj den fil du vill använda tryck sedan ladda upp. Centrex 29 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 4.7 Telefonist För att använda telefonistgränssnittet tryck på Telefonist i sidomenyn. Därefter får du valet att antingen öppna SIPPO eller Anknytningsövervakaren. SIPPO är redskapet där telefonisten administrerar företagets telefoni, medan Anknytningsövervakaren är en applikation där man kontrollerar aktiva anknytningar men inte administrerar dem. För att kunna använda sig av gränssnitten krävs det att du har Java-plugin installerat. Detta kan laddas ner på följande adress: http://java.sun.com/products/plugin/downloads/index.html Figur 25: Val av telefonistgränssnitt 4.7.1 SIPPO SIPPO är telefonistens verktyg att administrera telefonin. När SIPPO öppnas kommer ett fönster upp med samtliga nummer som denna är inställd på att övervaka. Har namn fyllts i till respektive nummer (görs i Min profil, se avsnitt 7.1) kommer dessa att synas under Användare. Samtalsinformation Under Status kommer SIPPO att visa om ett könummer blir uppringt. SIPPO visar vilket nummer det är som ringer in, vilken tidpunkt samtalet kom in, samt visualiserar vilken plats i kön som samtalet har. Genomgång av SIPPOs olika delar När du öppnar SIPPO kommer ditt nummer som du loggade in på Home med att automatiskt visas uppe i vänstra hörnet samt längst ner i vänstra hörnet. Överst syns de köer som företaget har. Nere till vänster visas de anknytningar (a-nummer) som är inställda att övervakas av telefonisten samt namnen på de personer som handhar nummerna. Markeras en av användarna kommer kort information upp såsom vilka vidarekopplingar personen har samt om den är ledig/upptagen. Är en person ledig visas det med en grön lampa till vänster om a-numret. Är personen å andra sidan upptagen lyser denna lampa rött. Längst till höger hittar man en kort specifikation över vilka samtal som gjorts från den valda anknytningen. Centrex 30 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 Samtalshantering Under Aktiva köer visas de köer företaget har med beskrivningarna från Köhantering. När ett samtal kommer in i och ställs i kö kan telefonisten svara på samtalet själv genom att markera numret som ringer in och sedan trycka på Svara (se figur 26). Samtalet kopplas då till det nummer som telefonisten loggat in med på Home. Vill telefonisten istället att numret skall svaras av någon annan, väljer denne det önskade numret i rullllistan som hittas under Svara. När sedan telefonisten vill koppla samtalet till det valda numret, trycker denne på Koppla. Figur 26: SIPPO-gränssnittet 4.7.2 Anknytningsövervakaren Anknytningsövervakaren (även kallad MiniSippo) visar vilka av företagets nummer som är lediga och vilka som är upptagna. Till vänster om anknytningen finns en cirkel (se figur 27). Är denna cirkel grön är numret ledigt och är cirkeln röd är numret upptaget. När en person ringer in kommer cirkeln till den uppringda anknytningen att blinka. Genom att högerklicka på anknytningsövervakaren kommer en snabbmeny fram (se figur 28). En vit pil som är riktad till höger såsom i figuren visar att ett nummer är direkt vidarekopplat. Ring till en fast anknytning Genom den första funktionen kan du ringa till en viss persons anknytning. Valet av person sker genom att högerklicka på dennes namn i Minisippon. Det kommer då att först ringa till Centrex 31 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 Figur 27: Anknytningsövervakaren Figur 28: Anknytningsövervakaren högerklickmeny det nummer som du är inloggad som i homegränssnittet, och efter att du svarat i din telefon kommer samtalet automatiskt kopplas till den valda anknytningen. Ring till en mobiltelefon Genom den andra funktionen kan du ringa till en viss persons mobiltelefon, om denne har angett sitt nummer under Min profil (se avsnitt 7.1). Ringproceduren fungerar precis som den att ringa till en fast anknytning. Vidarekoppla ett samtal till en fast anknytning Genom den tredje funktionen i anknytningsövervakaren kan du vidarekoppla ditt egna samtal till en valfri person som finns angiven i anknytningsövervakaren. Vidarekopplingen sker genom en enkel högerklickning på den persons nummer som man vill vidarekoppla samtalet till, och därefter väljs Vidarekoppla hit. Vidarekoppla ett samtal till en mobiltelefon Genom den fjärde funktionen kan du vidarekoppla ditt egna samtal till en viss persons mobiltelefon, om denne har angett sitt nummer under Min profil (se avsnitt 7.1). Detta sker genom att högerklicka på den aktuella personens namn i anknyningsövervakaren och därefter välja att vidarekoppla till mobilnumret. Centrex 32 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 Svara på ett samtal Genom den femte och sista funktionen kan du svara på en viss persons inkommande samtal. Detta sker genom att högerklicka på personens nummer i anknytningsövervakren och därefter klicka på Svara. Centrex 33 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 4.8 Mobile Extension Mobile extension ger användaren möjlighet att ringa ut från sin mobil genom företagsväxeln och dess huvudnummer. När användaren ringt upp företagets mobile extension nummer, ombeds ombeds denne av en röst att ange sitt mobiltelefonnummer samt sin kod. Den fyrsiffriga koden skapas när användaren lägger till sitt nummer till mobile extension tjänsten (se figur 29). För att ändra denna kod i efterhand, se avsnitt 7.1. När identifieringen är gjord ombeds användaren att ange det nummer som denne vill ringa till och därefter avsluta med #. Numret kommer nu att ringas upp från användarens egna fasta anknytning. Figur 29: Mobile Extension 4.8.1 Lägg till användare För att lägga till en användare till mobile extension funktionen gör enligt följande: Tryck på Mobile extension i vänstermenyn och välj därefter ny användare i scolllistan under Konfigurera valt system och tryck på knappen Skapa. När användaren är knuten till tjänsten kommer dennes anknytning att synas med användarnummer samt tilldelat lösenord under Konfigurera valt system. För att ta bort användaren tryck på Tag bort längst till höger bredvid lösenordet. 4.8.2 Autoinloggning Man kan undvika att varje gång behöva ange sitt telefonnummer samt kod när man ringer in till mobile extension numret. Det görs genom funktionen autoinloggning. Välj din anknytning i rullistan under Autoinloggning (se figur 30). Skriv därefter in ditt mobilnummer som du vill koppla till din anknytning och avsluta med att trycka på Skapa. Under Caller ID kommer nu mobilnumret att synas och till höger den anknytning som mobilnumret är kopplat till. För att ta bort inställningen tryck på Tag bort. När autoinloggningen är klar känner systemet igen det inlagda mobilnumret, och det räcker att ringa in till mobile extension numret från din mobiltelefon och sedan ange numret som du vill ringa till efter att rösten säger Telefonist, och slutligen avsluta med #. Figur 30: Autoinloggning Centrex 34 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 4.9 Inspelade samtal Vid abonnering av tjänsten spela in samtal finns möjlighet att ladda ner dessa från Home via funktionen inspelade samtal. Figur 31: Urvalsmeny Starttidpunkt samt stopptidpunkt Välj starttidpunkten och sluttidpunkten för samtalen (ÅÅ-MM-DD) samt starttiden och sluttiden (HH:MM). Min- och max-längd på de inspelade samtalen Välj därefter minimum- samt maximum-längden som samtalen får ha. Ange detta i sekunder i rutorna Min. Längd (sek) och Max. Längd (sek). Max antal inspelade samtal Välj maximalt antal inspelade samtal genom att välja i rullgardinsmenyn (max 300 st). Om du vill ha fler än 300 samtal måste du dela upp sökningen i flera perioder. Riktning Välj mellan att ladda ner inkommande eller utgående samtal. Anknytningar Under anknytningar kan företagets samtliga icke-virtuella telefonnummer väljas. Välj den aktuella anknytningen i rullgardinsmenyn. De nummer som väljs visas i textrutan nedanför. Riktnummer Har företaget anknytningar i flera riktnummerserier kan sökningen begränsas till endast en viss riktnummerserie. Välj den aktuella riktnummerserien i rullgardinsmenyn. Motpart Söker du inspelade samtal mot vissa specifika motpartsnummer, kan sökningen begränsas till dessa genom att ange nummret i fältet motpart. Fyll i numret med riktnummer och nummer. Centrex 35 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 4 OBS! Samtliga val utom start- och stopptidpunkt är frivilliga, väljer du t.ex. ingen maxlängd visas alla samtal oavsett längd. 4.9.1 Hämta inspelade samtal När samtliga val är gjorda, tryck på kontrollera för att visa de inspelade samtalen. Figur 32: Matchande samtal Under Hämtade inspelningar ser du hur många inspelningar som finns för den valda tidpunkten samt hur stor den nedladdningsbara filen kommer att bli. För att hämta inspelningarna tryck på Hämta. De inspelade samtalen kommer då att framträda i kronologisk ordning som en Winamp Media File. Centrex 36 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 5 5 Kontakter Förfarandet att lägga till en ny kontakt sker enkelt genom att du klickar på Ny kontakt under Kontakter i vänstra menyn. Därefter väljer du om kontakten skall visas för samtliga inom företaget eller vara en privat kontakt. Detta görs genom att klicka i personlig eller delad högst upp i menyn Lägg till ny kontakt (se figur 33). Avsluta inmatningen genom att trycka på Spara-knappen längst ner i menyfönstret. Figur 33: Ny kontakt 5.1 Personliga kontakter Under rubriken Personliga kontakter i sidomenyn visas de kontakter du har lagt in. Kontakterna visas i alfabetisk ordning med hänseende på kontaktens förnamn. För att ta bort en kontakt ur kontaktboken klickar du i klickrutan, markerar Tag bort i rullistan och trycker Utför-knappen. Om du vill byta typ på kontakter (personlig/delad) markerar du dessa och väljer den typ du vill att de ska vara, och därefter Utför-knappen. 5.2 Delade kontakter Under rubriken Personliga kontakter i sidomenyn visas de kontakter du har lagt in. Kontakterna visas i alfabetisk ordning med hänseende på kontaktens förnamn. Centrex 37 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 5 Under Delade kontakter visas samtliga kontakter som är upplagda för företagets gemensamma kontaktlista. Kontakterna visas i alfabetisk ordning med hänseende på kontaktens förnamn. Du kan välja att se företagets delade kontakter eller endast dina egna kontakter under Markera. Skrolla ner i menyn till höger om Markera och tryck sedan på Markera-knappen. Önskar du göra om en delad kontakt till en egen eller tvärtom; Egen till delad kontakt, görs detta under Åtgärd på markerade kontakter. Varje kontaktspecificering har en egen ruta som skall klickas i om kontakten skall flyttas mellan delade och egna kontaker. Avsluta valet genom att tryck på Utför. Varje kontakt visas enligt exemplet nedan. Figur 34: Kontakter Använd för att visa samtliga kontakter samtidigt. 5.3 Importera kontakter Denna funktionen är till för att man ska kunna ladda in kontakter i sin kontaktlista på Home från ett externt program (exempelvis Outlook och Outlook Express). Filen kan antingen vara en CSV-fil, där CSV står för Comma Separated Values och är en fil i ren text, med sina värden separerade med antingen komma eller semikolon, eller en VCF-fil som de flesta V-cards med kontaktinformation till vänner och kollegor är i. se 35 Figur 35: Importera kontakter 5.3.1 Ladda upp exporterad CSV-fil För att exportera fil från Outlook: Centrex 38 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 5 1. Välj Arkiv 2. Välj Importera / Exportera 3. Välj Exportera till fil 4. Välj Semikolonseparerade värden (Windows) 5. Tryck Spara 6. Spara filen på lämpligt ställe 7. Välj filen från Importera-fliken 8. Tryck Ladda upp 9. Ser informationen i filen korrekt ut får du upp en lista med två spalter med titel-fälten. Den vänstra kolumnen består av fälten du har att tillgå i Home och den högra av fälten som fanns att hitta i filen du precis laddade upp. Du ska välja matchande fält i den högra kolumnen genom rullistorna. (Om filen är felformatterad får du upp ett meddelande om detta) Glöm inte att välja av vilken typ dina importerade kontakter ska vara. (Personliga/Delade) Personliga kan endast ses av din användare medan delade kan ses av alla på företaget. 10. Därefter trycker du Spara. 5.3.2 Ladda upp exporterad VCF-fil Med hjälp av denna funktion kan du ladda upp vcard-filer innehållande kontaktinformation till kolleger och vänner. De flesta mailklienter (Outlook, Outlook Express, Mail OS X m.fl.) kan exportera kontaktinfo i vcard-format. Lägg till kontakter: 1. Exportera kontakten från ditt mailprogram eller din kontaktlista 2. Klicka på Välj fil 3. Välj.vcf-filen du nyss exporterade 4. Tryck på [Ladda upp]-knappen för att lägga till kontakten 5. Nu ser du vad filen innehåller, kontrollera att informationen i fälten är korrekt 6. Välj för varje kontakt om den ska vara delad eller privat 7. Tryck på [Spara] för att lägga till kontakterna Filen kan innehålla hur många kontakter som helst. Centrex 39 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 6 6 Meddelanden 6.1 SMS Kostnaden för ett SMS vid tryckningen av denna manual är 0,792 SEK exklusive moms. Eftersom din Telavox-sida är kopplat till ditt fasta telefonabonnemang med Telavox och inte till ett mobilabonnemang kan du däremot inte ta emot sms. Efter texten du skrivit i meddelandet kommer ditt abonnent-nummer automatiskt läggas på meddelandet när du valt att skicka det. Exempel: Hej Kalle! Jag blir 10 minuter sen //0406200001 För att skicka SMS gör följande: 1. Välj antal användare som du vill skicka SMS till i rullistan till höger om Antal mottagare. Max antal mottagare är 10. 2. Skriv in telefonnumret utan bindestreck och mellanslag i mottagarfältet. Har kontakter angivits med deras mobilnummer under Ny kontakt (se avsnitt 5) kan mottagaren väljas i rullistan under Mottagare. 3. Skriv ditt meddelande i textfältet 4. Klicka på Skicka-knappen 5. Meddelandet skickas och fälten blir tomma och redo för nästa meddelande Figur 36: SMS 6.2 Textmeddelande Du kan skicka meddelande mellan Home-användare i företaget. Funktionen fungerar som en kommunikationsväg som är gratis att använda. Gör så här: Centrex 40 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 6 1. Välj mottagare genom att skrolla i Mottagare-listan. Samtliga inlagda nummer kommer automatiskt att visas i denna skrollmeny. 2. Skriv in en eventuell rubrik och därefter meddelandet. Avsluta med att trycka på knappen Skicka. 3. Det skickade meddelandet kommer upp under rubriken Textmeddelanden. Där framgår vem som meddelandet är skickat till, meddelandet i sig samt om meddelandet har lästs av mottagaren. För att läsa det skickade meddelandet, tryck på länken (i exemplet nedan Hej ). Här framgår när meddelandet skickades. Det finns även möjlighet att ta bort meddelandet eller alternativt om det är ett meddelande som har mottagits - att svara på meddelandet. (a) Lista (b) Meddelande Figur 37: Textmeddelanden Centrex 41 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 7 7 Inställningar 7.1 Min profil Min profil består av två delar; Personliga inställningar samt Röstbrevlåda. OBS! Tänk på att alltid trycka på Spara längst ner på menysidan efter gjorda ändringar. Figur 38: Min profil 7.1.1 Personliga inställningar Figur 39: Personliga inställningar Under Personliga inställningar ifylls personliga uppgifter. Dessa inkluderar: Centrex 42 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 7 Förnamn och Efternamn Anledningen att fylla i för- och efternamn gäller framförallt företag. Genom att fylla i namnuppgifter i Personliga inställningar kan företaget hantera sin gemensamma telefoni. Namnuppgifterna måste fyllas i innan företaget skall kunna skapa Svarsgrupper och Köhanteringssystem. I dessa funktioner kommer namnuppgifterna kopplas till ditt telefonnummer, och därmed kan exempelvis bestämmas vilka svarsgrupper som ditt nummer skall ingå i. E-mail Skriv in din E-mailadress för att kunna få rapporterat via E-mail när du har mottagit ett röstsvar. Mobiltelefonnummer är för att du ska kunna få rapporterat via SMS när du har mottagit ett röstsvar. Lösenord Det finns möjlighet att ändra lösenordet som du använder för att logga in på Home. För att genomföra en ändring av lösenord, fyll i det nya i både lösenord och i bekräfta lösenord. Utseende Du kan ändra utseendet på Home genom att välja mellan valen i rullistan. 7.1.2 Röstbrevlåda Figur 40: Röstbrevlåda Kräv inloggning Du kan kräva inloggning när du skall lyssna av ditt röstsvar. Detta görs enkelt genom att klicka i rutan Kräv inloggning. Vid installationen av Telavox IP-telefoni skall du ha fått ett lösenord till din röstbrevlåda. Fyller du inte i Kräv inloggning är detta lösenord inte aktiverat när du ringer från din IP-telefon. Skicka SMS vid mottaget meddelande Vill du få reda på när du får ett röstmeddelande via SMS bockar du för denna rutan. Ändra lösenord (till röstbrevlådan) Önskar du ändra lösenord görs det under Ändra lösenord. När det nya lösenordet fylls i och sedan bekräftas kommer det att sparas i systemet, däremot kommer det av säkerhetsskäl Centrex 43 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 7 inte att synas någonstans, vilket kräver en anteckning av kunden. Skulle du glömma ditt lösenord kan du på enkelt sätt ändra lösenord igen till något nytt, och därmed direkt komma åt röstsvaret igen. Skicka e-mail vid röstmeddelande Har du angett en mail-adress när du lagts in som kund, kommer denna att finnas automatiskt i Home. Då finns också möjligheten att få meddelande om att ett röstsvar inkommit skickat till denna mailadress. Genom att klicka i rutan Skicka email aktiveras denna funktion. Har du inte angett någon mail-adress kommer det inte vara möjligt att klicka i rutan. Markera email med hög prioritet Genom att klicka i rutan Markera email med hög prioritet kan emailen som skickas ut markeras med hög prioritet. Bifoga röstmeddelande via e-mail För att få röstmeddelandet bifogat i en ljudfil till din mailadress kan du klicka i rutan Bifoga meddelande. Röstsvarsmeddelandet kommer automatiskt att skickas till din angivna e-mailadress. Spara mottagna meddelanden Du kan spara dina mottagna röstmeddelanden i upp till 60 dagar. Önskas meddelandena sparas i kortare tid ange denna tid i skroll-listan och tryck spara. SMS-historik Ytterliggare en funktion som kan användas genom Min profil är att spara SMS-historik. Klickas denna ruta i kan du under rubriken SMS se skickade SMS och tidpunkt när de skickats. 7.1.3 Spela in röstmeddelande Otillgänglig-meddelandet spelas upp när din direkta eller fördröjda vidarekoppling till röstsvar går in. Upptagen-meddelandet används när du talar i telefon och din upptagetvidarekoppling är satt till röstsvar. För att spela in röstsvarsmeddelande se avsnitt 3.2.1. 7.1.4 Mobile Extension Du kan ändra det lösenord man får när man skapar en mobile extension anknytning. Detta görs enkelt genom att fylla i ett nytt under lösenord och ange det igen under repetera lösenord. 7.1.5 Inställningar Dessa inställningar är generella för hur du vill att din telefoni ska fungera. Centrex 44 c 2004-2007 Telavox AB
Home manual Kapitel 7 Figur 41: Mobile extension Figur 42: Inställningar Inställningarna reglerar följande: Sortera kontaktlista med hjälp av Sortering av din kontaktlista sker antingen efter förnamn, efternamn, företagsnamn eller beskrivning. Om resterande rutor är iklickade sker följande: Spara SMS-historik Skickade SMS sparas i Home. Använd huvudnummer vid utgående samtal Använd huvudnumret som nummerpresentation. Använd avancerad vidarebefodran under pågående samtal Se avsnitt 7.1.6. Ring nummer direkt (utan uppslagning) Kontaktbok kontrolleras ej när du klickar på ett länkat nummer för att ringa. Följ vidarekopplingar vid utgående samtal Systemet använder sig av din direkta vidarekoppling för att nå dig innan det slår numret till mottagaren om du ringer via Home. Detta påverkar samtal som initieras från Home, detta kan ske på olika sätt; Vid klick på en nummerlänk, Placera samtal -funktionen på förstasidan, samt vid inspelning av ljud för röstsvar och ljudhantering. 7.1.6 Vidarebefodring av samtal Du kan vidarebefodra inkommande (pågående) samtal till ett annat nummer, detta kan göras med hjälp av två olika metoder beroende på vad du föredrar. Centrex 45 c 2004-2007 Telavox AB