Handledning - Norstedts Revision Handledning...3 Förberedelse... 3 Inloggning och lösenord... 3 Ny kund - Val av klientmall...4 Guide för val av mallar...4 Grunduppgifter... 5 Dokumentationsguide...5 Bolagsuppgifter... 6 Uppdragsanmälan... 6 Saldobalans...6 Avsnittsindelning... 7 Innehållsförteckningar...7 Planering... 7 Generell funktionalitet...7 Inledande handlingar... 7 Oberoendeanalys... 7 Uppdragsbrev (ISA 210)...7 Uppdragsbedömning (ISA 220)...8 Planeringsmöte (ISA 240, 315)... 8 Väsentliga händelser...8 Företagsbeskrivning (ISA 315)... 8 Notering av inneboende risk och kontrollrisk... 8 Hantering av betydande risker...8 Nyckeltal...9 Bokföringsprinciper och andra problemställningar...9 IT-system/Samlingsplan... 9 Väsentlighetstal (ISA 320)...10 Bedömning av intern kontroll på företagsnivå (ISA 315)... 10 Bedömning av risk för oegentligheter (ISA 240)... 10 APTA-metodikens datorstöd... 11 Trendanalys med flerårsdiagram... 11 Konto-/månadsmatris...12 Test av verifikat/konteringsmönster... 12 Urval av verifikationer för granskning... 12 Rutinbeskrivningar... 13 Test av interna kontroller...13 Allmänna IT-kontroller...14 Summering intern kontroll för transaktionsslag... 14 Revisionsstrategi... 15 Noteringar från tidigare års revisioner...15 Övriga kvalitativa bedömningar... 15 Revisionsbudget...15 Instruktioner till/från andra revisorer... 16 Stickprovs- och urvalsmetoder... 16 Bedömning av väsentlighet och risk...16 Övergripande revisionsstrategi...17 Granskning...17 Genomgång av ingående balanser... 17 Arbetssidor per post...17 1
Åtgärdsbanken...18 Allmänna revisionshandlingar...19 Årsredovisning...19 Avslutning... 20 Slutkontroll...20 Sammanfattning av avvikelser och fel...20 Nyckeltalsanalys...20 Flerårsdiagram...20 Sammanfattning av utförd revision... 20 Utvärdering av utförd revision... 20 Rapportering...20 Skapa egen rapport... 21 Administration av redan skapade rapporter och dokument...21 Andra dokument... 21 Annan extern korrespondens... 21 Utskrifter... 21 Byrå- och branschmallar... 22 Mall för arbetsprogram...22 Mall för ordbehandling...23 Klientmall... 24 Guide för val av mallar...24 Signera flera sidor på samma gång... 25 Bifoga externa filer... 25 Ta bort bifogade filer och dokument... 26 Fleranvändarstöd (Tilläggsmodul)...27 Kort teknisk beskrivning... 27 Aktivering av fleranvändarstöd... 28 Tilldelning av arbetssidor... 28 Skapa filer för utdelning...28 Dela ut filerna till medarbetarna...28 Arbeta med en delad fil... 28 Sammansättning av delade filer...28 Textbank med egna texter... 29 2
Handledning I denna skrift ges en ingående handledning och beskrivning av programmets funktionalitet. För enskilda sidor i programmet hänvisas till hjälpen (tryck F1) för just den sidan. Se även den vägledningstext som finns överst på de flesta sidorna i programmet. Förberedelse Inloggning och lösenord När du först startar Norstedts Revision möts du av någon av nedanstående dialoger: Inloggning utan Norstedts Klient Inloggning med Norstedts Klient Använd arnam n Använder du inte Norstedts Klient behöver du först ange ett användarnamn. Användarnamnet används som din signatur, eller signum, när du arbetar i programmet. Använder du däremot Norstedts Klient och startar Norstedts Revision från Klient-programmet behöver du inte ange ett användarnamn vid inloggningen. Det har du då redan gjort då du startade Norstedts Klient. 3
För varje ny användare som anges skapas en användarprofil på datorn som kommer ihåg de inställningar användaren gjort samt visar de senast använda filer man arbetat med. Lösenord Det finns möjlighet att kryptera sparade filer som senare endast kan öppnas med hjälp av ett lösenord. Om du anger ett lösenord i samband med inloggningen sker följande: 1) den fil du arbetar med kommer att sparas i ett krypterat format som senare endast kan öppnas vid angivande av lösenordet 2) i listan över senast använda filer visas även de filer som sparats med det lösenord du angett Notera - man m åst e inte ange ett lösenord vid inloggningen för att arbeta i programmet. Om du loggat in utan lösenord och försöker öppna en lösenordsskyddad fil kommer du istället att bli ombedd att ange lösenordet i samband med att du öppnar filen. Vill du byta eller ta bort lösenordet på en fil gör du det under Verktyg Ändra lösenord. Vid tillämpning av fleranvändarstöd i programmet får i nt e filen vara l ös enordssk yddad. Ny kund - Val av klientmall Välj menyalternativet Arkiv Ny. Du kommer då till dialogen "Välj mall" i vilken du direkt kan ange en klientmall som grund för den nya klienten. En klientmall innehåller undermallar för åtgärdsbank och ordbehandlingsdokument. Om du vill basera kunden på en sådan mall väljer du mallen och klickar därefter på Ok. I annat fall klickar du på Ingen mall och kan då i nästa skede på egen hand välja vilka undermallar som kundfilen skall bygga på. Guide för val av mallar Val av delmallar görs i "Guide för val av mallar" vilken på tre enkla sidor vägleder dig. 1) På första sidan i guiden markerar du vilken kontoplan klienten använder. Beroende på kontoplan får du olika varianter på avsnittsindelningar. Markera önskad avsnittsindelning. 2) På andra sidan i guiden kan du välja om du vill ha åtgärdsbanken med Alla eller Inga åtgärder markerade, Mall Norstedts Revision eller Egen byråmall för åtgärdsbanken. Har du gjort egna mallar kan du se dessa i listan till höger när du har markerat valet Egen byråmall. Markera önskad mall i listan. 3) På sista sidan i guiden väljer du ordbehandlingsmall för de olika dokumenten i programmet. Notera att här väljer du en ordbehandlingsmall med dokument anpassade till ISA genom att först avmarkera kryssfältet Behåll nuvarande ordbehandlingsmallar och därefter välja lämplig mall anpassad för ISA i den nedfällbara listrutan se bilden nedan. 4
Grunduppgifter Dokumentationsguide På denna sida anges om klienten faller in under kriterierna för det begränsade dokumentationskrav som framgår av ISA. Genom att svara på de korta påståendena på sidan får du vägledning om du behöver upprätta en fullständig eller en begränsad dokumentation för klienten. Beroende på vilket alternativ du sedan väljer anpassas programmets menyer och trädvy i enlighet med ditt gjorda val. Valet Begränsad dokumentation döljer alltså vissa sidor och fält i programmet. Du kan alltid i efterhand ändra valet av omfattning av dokumentationen. Alternativet Test av interna kontroller aktiverar utökad funktionalitet på sidorna för rutinbeskrivningar (läs mer om detta under rubriken Planering Rutinbeskrivningar ). Alternativet Ange risk på nivån räkenskapspåstående aktiverar ytterligare funktionalitet på sidan Bedömning av väsentlighet och risk som vid behov ger möjlighet att bedöma risk för varje enskilt räkenskapspåstående. Notera att detta är ett krav enligt ISA. Alternativet Använd Diagram, Test och Urvalsfrågor aktiverar den inbyggda funktionaliteten i Transaktionsanalys och ger dig möjlighet att åskådliggöra verksamheten på olika sätt. Diagram för att påvisa trender och utveckling, Test-frågor för att verifiera att framförallt skatter och avgifter redovisats korrekt samt Urvalsfrågor som är kopplade till posternas åtgärder i syfte att producera underlag och hjälpa dig med substansgranskningen. Notera - för att kunna använda Konto-/månadsmatrisen, Flerårsdiagram, Test av verifikat/konteringsmönster eller Urvalsfrågor på din klient, krävs att du 5
även har vårt program Norstedts Transaktionsanalys. Bolagsuppgifter Här anges grundläggande information rörande klientens firma, organisationsnummer, adress, telefonnummer, räkenskapsår med mera. Under Bolagsuppgifter finns också utrymme att vid behov dokumentera mer detaljerad information, t ex klientens firmatecknare, aktieägare, styrelse samt redovisningsbyrå. På första fliken finns också möjlighet att skapa nytt räkenskapsår. Samma funktion hittar du även under menyn Arkiv Nytt räkenskapsår Uppdragsanmälan I Uppdragsanmälan anges medarbetarna på uppdraget och deras respektive befattning. I programmet benämns vald revisor med förkortningen KA (klientansvarig) och revisionsansvarig benämns RA. I samband med registreringen i Uppdragsanmälan anges även signum. Notera - signum är vanligen initialerna för medarbetaren och används även vid inloggning till programmet. När man godkänner en arbetssida jämförs inloggad signatur mot angivet signum i uppdragsbemanningen. Vid avvikelse får man en varning av programmet. Saldobalans Denna sida innehåller klientens saldobalans. Om man inte automatiskt importerar saldon genom SIE-import finns här möjlighet att manuellt lägga upp konton. Det går också att manuellt stansa in saldon samt ta bort eller ändra registrerade värden. Tips! Om du har läst in en SIE 4-fil med verifikationer finns det möjlighet att i saldobalansen surfa mellan konto-kontoutdrag-verifikation. För att komma åt funktionaliteten klickar man på knappen Visa HB överst på sidan. Då visas två tabeller. I den övre tabellen visas kontoutdraget för kontot du markerat i saldobalansen och i den nedre tabellen visas den aktuella verifikation du markerat i kontoutdraget. Har du även vårt program Transaktionsanalys får du tillgång till mer avancerad unktionalitet i form av fliken konto-/månadsmatris som visar månadssaldon för respektive konto vilket förenklar arbetet med att identifiera större avvikelser och belopp. 6
Avsnittsindelning Avsnittsindelningen är den sida i programmet där saldobalansens olika konton fördelas till respektive arbetspapper. Med hjälp av den nedfällbara listrutan överst på sidan kan du välja att visa avsnittsindelningen antingen för resultat- eller balansräkningen. Fördelningen sker automatiskt med hänsyn till kontointervall men du kan också flytta konton som hamnat fel via drag-och-släpp -teknik (klicka på kontot med vänster musknapp, håll ner knappen och för muspekaren till den rad kontot skall hamna under och släpp musknappen och kontot har flyttats till en ny rubrik) eller genom att använda någon av knapparna. Det går också att dela ett konto- eller ett rubriksaldo till två rader genom att högerklicka på raden. Innehållsförteckningar Utöver ovan nämnda arbetssidor finns under Grunduppgifter även innehållsregister för Grundakt och Årsakt. Planering Norstedts Revision är logiskt uppbyggt i enlighet med flödet Planering Granskning Avslutning Rapportering där planeringsfasen av naturliga skäl är den del som omfattar flest moment. Generell funktionalitet Överföring av text till rapporter: På varje enskild sida i anslutning till noteringsfält finns de båda kryssfälten Överför till: PM samt Överför till: Brev till företagsledningen. Genom att markera endera eller båda kryssfälten blir texten i noteringsfältet möjlig att överföra till en rapport. Inledande handlingar Oberoendeanalys Planeringsfasen startar med en oberoendeanalys där revisorn anger huruvida hot föreligger mot hans eller hennes oberoende. Om det inte föreligger någon jävssituation är det i allmänhet tillräckligt att konstatera detta och godkänna första sidan i analysen. Skulle hot mot oberoendet förekomma markerar du den eller de kryssfält som motsvarar hotet och gör en fördjupad analys av just det momentet. Fördjupningssidorna är till stor del utformade som små checklistor där det snabbt går att ta ställning till de olika ingående momenten. Från start är analysen inställd på att det inte föreligger hot eller jäv. Notera - vid kombinerade uppdrag bör man alltid ta ställning till hot i form av de som framgår på sidan för Självgranskning. Uppdragsbrev (ISA 210) Efter oberoendeanalysen följer uppdragsbrev. Uppdragsbrevets syfte är att undvika att missförstånd uppstår om uppdraget. Redan upprättat uppdragsbrev överförs automatiskt från föregående år. Ta ställning till om ett befintliga uppdragsbrev behöver uppdateras. 7
Uppdragsbedömning (ISA 220) På denna sida noteras förhållanden som har att göra med det enskilda uppdraget i kvalitetshänseende. Har byrån resurser att hantera uppdraget, finns de rätta kompetenserna, kan vi motsvara behov och förväntningar hos kunden mm. Planeringsmöte (ISA 240, 315) Denna sida kan användas för att dels göra noteringar i samband med planeringsmöte med kunden inför revisionen och dels i samband med internt planeringsmöte. Lämnas anvisningar inför bokslutsarbetet? Använd i så fall med fördel Norstedts Bokslut eller instruktioner/kontrollfrågor därifrån. Enligt ISA ska planeringsmöte hållas inför revisionen. Väsentliga händelser Här noteras förhållanden som kräver särskild uppmärksamhet som bör beaktas i samband med upprättande av den övergripande revisionssstrategin. Företagsbeskrivning (ISA 315) Under denna rubrik dokumenteras verksamhetsrelaterad information. På första sidan, benämnd Sammanfattning, görs en översiktlig beskrivning/sammanfattning. Sidan tjänar även som en kontrollpanel där du kan styra vilka specifika delar du vill beskriva mer utförligt. Genom att markera eller avmarkera till exempel Långtidsplaner visas eller döljs just den sidan. Notering av inneboende risk och kontrollrisk I samband med upprättandet av företagsbeskrivningen beaktas även förhållanden som kan påverka bedömningen av inneboende risk och kontrollrisk. På varje sida under rubriken Företagsbeskrivning finns blåmarkerade länkar för detta ändamål. Genom att klicka på någon av länkarna visas en dialog där du kan notera identifierade risker. För inneboende risk går det att knyta risken till en eller flera poster. Identifierade risker "förs framåt" i programmet och visas upp på arbetssidan för aktuell post samt sidan "Revisionsstrategi/Sammanfattning". Noterade kontrollrisker kopplas inte till någon post utan "förs framåt" i programmet till sidan "Bedömning av intern kontroll på företagsnivå" samt sidan "Revisionsstrategi/Sammanfattning". Då en risk finns noterad ändrar den aktuella länken färg till grön. Hantering av betydande risker Betydande risker är risker där både sannolikheten för att de inträffar och även effekten av dem om de skulle inträffa är hög. Koppling mot affärsrisker/inneboende risker Betydande risker noteras i samma dialog och på samma sätt som notering görs av inneboende risker. Det som särskiljer noteringen av en betydande risk är att man markerar med en bock i kolumnen B. risk. Detta skickar en signal till programmet om att man nu har en betydande risk att omhänderta i den efterföljande processen. Längst ner i dialogen för notering av inneboende risker finns en knapp för att gå direkt till åtgärdsbanken för att ombesörja att risken omhändertas med granskningsåtgärder i 8
tillräcklig omfattning. Koppling mot oegentligheter På sidan Planering Bedömning av risk för oegentligheter kan man knyta risker för oegentligheter till en eller flera poster i fältet Identifierade risker för oegentligheter. När man på detta sätt identifierat en risk och pekat ut de transaktionsslag som berörs kommer systemet att behandla även denna risk som en betydande risk. Koppling mot test av kontroller Vid test av kontroller går det att på sidorna för rutinbeskrivningar ange att befarade eller identifierade brister i intern kontroll kan innebära betydande risk. Läs mer om detta under avsnittet Test av interna kontroller nedan. Notera - när man registrerat en betydande risk och knutit den till en eller flera poster/transaktionsslag anges den inneboende risken för den posten automatiskt till Hög av systemet och det går inte att ange den till medel eller låg. De flesta av fördjupningssidorna under rubriken Företagsbeskrivning är av samma typ med ett eller ett fåtal textfält där du upprättar dina beskrivningar. Nedan redogörs för de övriga sidor under rubriken som av olika anledningar utformats på ett annorlunda sätt. Nyckeltal Denna sida visar klientens nyckeltal vid planeringstidpunkten. För att se nyckeltalen klickar du på knappen Uppdatera. Notera - nyckeltalen uppdateras därefter inte förrän du klickar på knappen på nytt. Anledningen till detta är att nyckeltalen som baseras på rådande saldobalans vid planeringstidpunkten inte skall förändras i samband med en uppdatering av saldobalansen vid bokslutsrevisionen. Eventuella noteringar som gjorts under planeringsfasen som refererar till de då aktuella nyckeltalen skulle annars riskera att bli felaktiga. Sidan startar med en tabell med nyckeltal. I tabellen kan du välja andra nyckeltal än de som visas genom att använda rullgardinsval. Nedanför tabellen visas markerat nyckeltal i grafisk form. Tips - genom att högerklicka på grafen kan du välja att kopiera den till Windows klippbord för att sedan klistra in den som en bild i till exempel Word. Under grafen finns slutligen ett noteringsfält där du kan göra en notering. Med hjälp av knapparna Nyckeltal, Resultaträkning och Balansräkning på sidan får du en sammanställning av nyckeltalen respektive resultat- och balansräkningar som uppställts i enlighet med indelningen av nyckeltalen. Bokföringsprinciper och andra problemställningar Sidan består av ett antal textfält där du kan sätta företagets principer i förhållande till olika problemställningar att ta hänsyn till inför den fortsatta planeringen. IT-system/Samlingsplan Utöver att dokumentera kunskap om redovisningssystemen är sidan också avsedd att användas 9
som ett underlag vid bedömningen av om en IT-specialist behöver konsulteras i samband med granskningen av systemen (ISA 315). Notera din bedömning av komplexiteten av använda ITsystem. Under rubriken Programvaror anges de program som klienten använder för redovisning, lager etc. Ytterligare ges möjlighet att notera uppgifter om systemansvarig, maskinvara, operativsystem mm. Sidan avslutas med en sammanfattning. Väsentlighetstal (ISA 320) Sidan startar med en bedömning av övergripande väsentlighet (tidigare totalt acceptabelt resultatfel ). Till din hjälp finns en beräkningsdialog som visas när du klickar på fördjupningsknappen till höger om det aktuella fältet. Beaktande detta belopp görs i nästa skede en kvantitativ bedömning av storleken av väsentliga poster/arbetsväsentlighet. Enligt ISA bör denna gräns aldrig sättas till ett högre belopp än det väsentliga resultatfelet eftersom man då riskerar att missa väsentliga fel i de poster som bedömts vara oväsentliga. Efter angivande av gränsen för arbetsväsentlighet anges gräns för klassificeringsfel. Slutligen kan en nedre gräns anges för noteringsvärda fel. Sidan avslutas med en sammanfattning. Tips! Klicka på knappen med spaden om du vill få tillgång till en dialog med beräkningshjälp. Bedömning av intern kontroll på företagsnivå (ISA 315) Innan vi går ner på transaktionsslagsnivå avseende rutinerna skall först göras en bedömning på en överordnad nivå. Sidan börjar med att återknyta till de eventuellt redan noterade kontrollriskerna från tidigare sidor under Företagsbeskrivning. Därefter följer ett noteringsfält för bedömningen från föregående år. I fälten Bedömning av kontrollmiljön samt Observationer knutna till kan du välja om du vill skriva fritext eller om du hellre vill använda de inbyggda checklistorna. För att använda de inbyggda checklistorna kryssar du för alternativet Visa checklista med bedömningspunkter. I fältet Identifiera och utvärdera utformningen av kontroller kan du göra en något fördjupad bedömning av kontrollerna. Sidan avslutas med en sammanfattning. Bedömning av risk för oegentligheter (ISA 240) Överst på sidan redogörs för samtal revisorn haft med företagsledningen om dess förståelse av risken för oegentligheter och fel samt om dess medvetenhet om sitt egna ansvar. Därefter följer ett fält för notering av revisorns/teamets egna förståelse av problematiken. Det finns även möjlighet att notera utfallet av eventuell analytisk granskning som utförts för att identifiera förekomsten av oegentligheter och fel, t ex ovanliga transaktioner. Vid behov finns på sidan fördjupad möjlighet att på detaljnivå precisera eventuella riskfaktorer. Detta görs i tabellerna på den nedre delen av sidan. Identifierade risker för oegentligheter går även att koppla till specifika poster. Dessa texter förs framåt och återkopplas till under den fortsatta revisionen för respektive post. Återkopplingen visas i dialogen för notering av inneboende risk, på sidan Bedömning av väsentlighet och risk samt på arbetspappret för posten ifråga. Sidan avslutas med en sammanfattning som fokuserar på eventuella oegentligheter. 10
APTA-metodikens datorstöd Denna version av Norstedts Revision inkluderar APTA-metodikens datorstöd. För att kunna använda stödet fordras att man har tillgång till s.k. SIE 4-filer med hela huvudboken från kunden samt att man har Norstedts Transaktionsanalys installerad. APTA-metodikens datorstöd består av fyra delar. 1. Trendanalys med flerårsdiagram 2. Konto-/månadsmatris 3. Test av verifikat/konteringsmönster 4. Urval av verifikationer för granskning Metodiken medför i korthet att man dels skapar sig en övergripande uppfattning om hur det går för företaget (1), man får även god kontroll över huvudboken (2-3) samt får man hjälp att ta fram underlag att granska (4). Notera - för att aktivera datorstödet markerar du kryssfältet "Använd Diagram, Test och Urvalsfrågor" på sidan Dokumentationsguide. Trendanalys med flerårsdiagram Du finner diagrammen under rubriken Flerårsdiagram i trädvyn under rubriken Planering. Några av diagrammen kallas för rullande. Det innebär att de enskilda belopp som presenteras i varje kurva består av årssaldon som räknas fram genom att addera den aktuella månadens saldo med de elva föregående månadernas saldon. Med hjälp av denna teknik erhålls för varje månad ackumulerade värden innehållande tolv månaders belopp. När de ackumulerade värdena presenteras i ett diagram blir både trendutveckling och större händelser tydlig. För att de rullande diagrammen skall visas krävs att minst två års SIE 4-filer har lästs in. Diagrammen som du hittar i programmet är följande: Resultaträkning rullande 12 månader Detta diagram visar utvecklingen av försäljning, varor, personal, omkostnader, bruttovinst och resultat före bokslutsdispositioner och skatt. Bruttovinst i procent rullande 12 månader Diagrammet visar bruttovinstens utveckling över tiden. Likviditet Diagrammet visar likviditetsutvecklingen över tiden. 11
Resultatuppföljning Handledning Norstedts Revision, version 2011.1 Den mittersta trendkurvan i diagrammet visar faktiskt resultat i genomsnitt. De yttre gränserna visar maximalt acceptabelt resultatfel. Resultatkurvan bör ligga inom gränserna. Om inte så är periodiseringarna så oprecisa att redovisningen inte är tillförlitlig under löpande år. Diagrammen återkommer även under rubriken Avslutning. Notera - om du av någon anledning inte vill använda diagram så tar du bort bocken i kryssfältet Flerårsdiagram på sidan Företagsbeskrivning/Sammanfattning. Konto-/månadsmatris På sidan Grunduppgifter Saldobalans hittar du fliken Konto-/månadsmatris. Matrisen är ett utmärkt verktyg för att genom s.k. okulär besiktning identifiera avvikande eller saknade belopp. På samma sida finns också möjlighet att borra ner från ett specifikt månadssaldo till konto- utdrag och verifikation. Efter att man på detta sätt gått igenom och kontrollerat olika saldon ökas både kunskapen om bokföringens innehåll och känslan av kontroll på ett påtagligt sätt. Test av verifikat/konteringsmönster Du finner sidan under Planering Företagsbeskrivning. För att kontrollera konteringen av olika typer av affärshändelser genomförs en test av konteringsmönster. De verifikat som avviker visas i en träfflista och kan granskas. Du kan skapa nya egna testfrågor eller redigera de befintliga frågorna om t ex kontonumren inte stämmer överens med klientens kontoplan. Urval av verifikationer för granskning Enligt APTA-metodiken används urval för observation och inspektion. Urval har i Norstedts Revision integrerats direkt med lämpliga åtgärder i arbetsprogrammet för respektive post under Granskning. Urvalsfrå gor koppl ade til l åt gä rder Under vissa åtgärder i tabellen syns en rad som startar med denna bild: Bilden anger att det finns en urvalsfråga kopplad till åtgärden. Genom att dubbelklicka på urvalsfrågan utförs den och resultatet visas i en rapport. Efter att urvalsfrågan utförts sparas rapporten och hamnar under själva urvalsfrågan i arbetsprogrammet. Syftet med urvalsfrågorna är att vara en del av dokumentationen. Du kan skapa nya egna urvalsfrågor eller redigera de befintliga frågorna om t ex kontonumren inte stämmer överens med klientens kontoplan. För att koppla urvalsfrågor till åtgärdsprogram, välj fliken Åtgärdsbank och välj knappen Koppla urvalsfrågor. Markera aktuell urvalsfråga på höger sida. Markera sedan aktuell åtgärd på vänster och klicka på pilen för att koppla frågan till åtgärden. Du kan som tidigare även ta fram önskade urval med hjälp av Norstedts Transaktionsanalys och på så sätt få ett fullgott arbetssätt enligt APTA-metodiken. 12
Rutinbeskrivningar Under denna rubrik dokumenteras klientens olika rutiner. På första sidan, benämnd Rutinbeskrivningar, görs en översiktlig beskrivning/sammanfattning. Sidan tjänar även som en kontrollpanel där du kan styra vilka specifika delar du vill beskriva mer utförligt. Genom att markera eller avmarkera till exempel Lager visas eller döljs just den sidan. Samtliga sidor under denna rubrik, utöver sidorna Allmänna IT-kontroller och Summering, är utformade på likartat sätt och byggs upp enligt nedan: Rutinbeskrivningssidan för t ex inköpsrutinen startar med ett textfält där du gör en översiktlig beskrivning av rutinen. Därefter följer en tabell där du ser klientens olika programvaror. Uppgifterna om dessa hämtas från sidan IT-system under Företagsbeskrivning. Genom att klicka på knappen Hämta applikationer kan du i en dialog markera den eller de applikationer som sorterar under just den rutin du nu arbetar med. Kolumnen Effektiv i tabellen anger om programvaran godkänts i enlighet med generella IT-kontroller avseende t ex behörighets- och uppdateringsrutiner vilket är en förutsättning för att kunna förlita sig på i programvaran inbyggda applikationskontroller. Efter tabellen med klientens programvaror följer en tabell där du ser de poster med tillhörande saldon som ingår under rutinen. Därnäst anges om det finns betydande risker knutna till posten. I annat fall anges texten Ingen betydande risk finns. Sidan avslutas med en slutsats. Test av interna kontroller Om man på sidan Dokumentationsguide valt underalternativet Test av interna kontroller aktiveras ytterligare funktionalitet. I det följande handlar mycket om begreppet Vad kan gå fel?. Då det är rationellt att från början fundera på vad som kan gå fel i en viss rutin har sidorna konstruerats med ansats i denna frågeställning. Du kan antingen besvara denna fråga med fritext genom att avmarkera kryssfältet Hämta Vad kan gå fel från åtgärdsbanken eller använda den speciella åtgärdsbanken (1). I det senare fallet skall kryssfältet vara markerat. I fältet Intern kontroll avseende betydande risk och planerade granskningsåtgärder anges i förekommande fall på frihand den eller de betydande risker som identifierats. Alternativt markeras kryssfältet Hämta intern kontoll med betydande risk från åtgärdsbanken för att visa de kontroller som i åtgärdsbanken knutits till betydande risk. Om test av kontroller skall utföras markerar du kryssfältet Test av kontroller skall utföras. Då kommer du att se tabellen Interna kontroller med normal risk. Kolumnen Kontrolltyp anger vilken typ av kontroll som avses (2). Fältet Test av transaktionernas livscykel används för att dokumentera transaktionstest eller walk through där man följer en transaktion från uppkomsten till bokföring i huvudboken. Fältet Test av interna kontroller blir även synligt lite längre ner på sidan. 13
Här kan du hämta de kontroller som skall granskas tillsammans med granskningsåtgärderna. För att hämta dessa klickar du på knappen Hämta interna kontroller. I fältet Slutsats av test av kontroller noteras utfallet av testen. Allmänna IT-kontroller Denna sida är uppbyggd på samma sätt som de övriga sidorna under Rutinbeskrivningar med följande undantag. De applikationer som noterats på sidan IT-system är alltid synliga. I tabellen IT-applikationsprogram som omfattas av de generella IT-kontrollerna kan du för var och en av de registrerade programmen markera om de är Effektiva (se ovan under Rutinbeskrivningar). Resterande fält på sidan avser granskning av generella IT-kontroller (2). Sidan avslutas med en slutsats. Summering intern kontroll för transaktionsslag På denna sida får du en återkoppling av de eventuella kontrollrisker som noterats under en tidigare fas av planeringen. Sidan avslutas med en sammanfattning. Hän visnin gar: (1) Åtgärdsbank för rutinbeskrivningar (används endast i samband med test av intern kontroll) Du finner åtgärdsbanken på fliken Åtgärdsbank rutinbeskrivningar i anslutning till respektive rutinbeskrivningssida. Denna speciella åtgärdsbank är utformad som en enkel trädstruktur enligt principen: A) Vad kan gå fel? B) Företagets kontroller som skall förhindra att något går fel C) Revisors granskningsåtgärder för verifiering av kontrollerna För att välja Vad kan gå fel? markerar du ett eller flera lämpliga alternativ på första nivån i trädet på sidan. Därefter markerar du den eller de kontroller hos företaget som skall förhindra att det går fel. Detta gör du i andra nivån i trädet. Slutligen markerar du lämpliga granskningsåtgärder som skall utföras för att verifiera kontrollerna. Tredje nivån i trädet innehåller dessa. I samband med markeringen i trädet kommer du att se att det skapas en liten sammanhängande struktur i det vänstra fältet på sidan. Den avspeglar förhållandet mellan dina valda Vad kan gå fel?, kontroller och granskningsåtgärder. För redigering av Vad kan gå fel?, kontroller och åtgärder finns fem knappar längst ner på sidan. Med hjälp av dessa knappar kan du enkelt lägga till nya element i trädet eller ändra/ta bort existerande element. (2) De olika typerna av kontroller är: Manuella kontroller Exempel på en rent manuell kontroll är att en behörig person i efterhand granskar större 14
utbetalningar. Manuella, IT-beroende kontroller Manuella, IT-beroende kontroller är när genererade underlag från systemet även granskas manuellt. Applikationskontroller Detta är kontroller som är direkt knutna till specifika applikationsprogram och transaktionstyper. Syftet är att förebygga och förhindra felaktiga registreringar i systemen. Exempel: Alla anskaffningar av materiella anläggningstillgångar registreras, Debet och kredit balanserar alltid. Generella kontroller Basen för applikationskontrollerna kallas Generella kontroller och hanterar områden såsom allmänna behörighets- och uppdateringsrutiner. Dessa granskas på sidan Allmänna ITkontroller. Revisionsstrategi Till första sidan, benämnd Revisionstrategi/Sammanfattning, hämtas uppgifter från tidigare skeden. Uppgifter som hämtas berör nyckeltal, väsentlighetstal, intern kontroll och riskanalys. Här dokumenterar man även risk på rapportnivån (årsredovisningsnivån). Sidan avslutas med ett fält där du noterar Sammanfattning med inriktning och omfattning. Sidan tjänar även som en kontrollpanel där du kan styra vilka specifika delar du vill beskriva mer utförligt. Genom att markera eller avmarkera till exempel Instruktioner till/från andra revisorer visas eller döljs just den sidan. Noteringar från tidigare års revisioner Vid nytt räkenskapsår överförs till det översta fältet på sidan de uppgifter som föregående år noterats på sidan "Avslutning Sammanfattning av utförd revision/noteringar till nästa år" i de fyra fälten "Sammanfattning", "Uppdatering av bedömning av intern kontroll", "Summering av fel", "Slutsats av revisionen". Om det är första året du använder programmet för klienten kan du manuellt notera iakttagelser från föregående år att ta hänsyn till vid innevarande års granskning. Sidan avslutas med en sammanfattning. Övriga kvalitativa bedömningar På denna sida kan du vid behov notera information som inte på ett naturligt sätt hör samman med någon av de övriga sidorna under rubriken Revisionsplanering. Revisionsbudget På budgetsidan får varje medarbetare på uppdraget en egen kolumn tilldelad för notering av beräknad tidsåtgång. Medarbetarnas signaturer hämtas från sidan Grunduppgifter Uppdragsanmälan. Börja med att fylla i respektive persons tariff överst i tabellen. När du därefter anger planerade antal timmar för olika moment och medarbetare beräknas totala 15
summor av timmar och pris med automatik. Sidan avslutas med ett kommentarsfält. Instruktioner till/från andra revisorer Sidan är avsedd för de fall då flera revisionsbyråer samarbetar inom ett gemensamt uppdrag. I fältet Emottagit noteras eventuella mottagna instruktioner och i fältet Avsänt avlämnade instruktioner. Sidan avslutas med ett kommentarsfält. Stickprovs- och urvalsmetoder På denna sida kan du notera de metoder som ligger till grund för genomförda stickprov/urval. Bedömning av väsentlighet och risk Sidan utgör navet i programmet och är kopplad till mycket inbyggd logik. Överst till vänster på sidan ser du ditt valda belopp för väsentliga balans-/resultatposter. Till höger om detta finns två kryssfält för att dels dölja rader utan saldon samt dels filtrera fram väsentliga poster. Notera - för att på enklast möjliga sätt ange uppgifterna för sidan rekommenderas att du använder den guide vilken du hittar genom att klicka på knappen Guide för väsentlighet och risk. Efter genomgång av Guiden gör man nödvändiga justeringar på posterna. Bedöm väsentligheten för varje post. Ta därvid även hänsyn till väsentliga transaktionsslag. Bedöm sedan inneboende risk och kontrollrisk för varje väsentlig post samt ange hur du vill att posterna skall granskas. Notera dina gjorda bedömningar - speciellt då risk bedöms lägre än "hög". Observera att för mindre företag anges kontrollrisk i allmänhet till "hög" eftersom en annan bedömning i princip först skulle kräva att de interna kontrollerna testas. Tabeller och textfält på sidan Den övre tabellen visar rad för rad de olika posterna inklusive saldon. För varje post/rad i tabellen går det att: ange grad av väsentlighet, i kolumnen B. risk anges om det finns betydande risker knutna till posten ange inneboende risk samt kontrollrisk (utifrån dessa två värden beräknas värdet för den kombinerade risken). Slutligen väljer du preliminärt omfattning av substansgranskningen. De tre nivåerna du kan välja mellan är: 1. Kontroll mot årsredovisning 2. Standard granskning 3. Fördjupad granskning Skillnaden mellan Standard och Fördjupad är antalet åtgärder som programmet föreslår. Du kan självklart välja att manuellt lägga till eller dra ifrån granskningsåtgärder efter behov. Om man på sidan Grunduppgifter Dokumentationsguide valt att bedöma risk på nivån räkenskapspåstående blir en tabell synlig som visar de olika räkenskapspåståenden som hör samman med respektive post i den övre tabellen. Här går det att ange inneboende risk och kontrollrisk för vart och ett av räkenskapspåståendena för den post som är markerad i den 16
övre tabellen. Det finns en koppling mellan dessa två tabeller. De högsta nivåerna av inneboende risk och kontrollrisk på nivån räkenskapspåstående länkas automatiskt till inneboende risk och kontrollrisk till den övre tabellen. Om man till exempel anger Hög inneboende risk för räkenskapspåståendet Existens för posten Kundfordringar men låg inneboende risk för övriga räkenskapspåståenden kommer värdet i den övre tabellen ändå bli Hög. Det högsta värdet väljs. Tabellen Inneboende risk visar de eventuella tidigare noterade risker som knutits till posten från någon av sidorna under Företagsbeskrivning. Även här visas om respektive risk är att anse som en betydande risk. I så fall finns en markering i kolumnen B. risk. I tabellen Vad kan gå fel? görs en återkoppling mot utförd granskning under rubriken Rutinbeskrivningar. I textfältet Bedömning av risk per post lämnar du i förekommande fall en kommentar till varför en viss post hanterats eller bedömts på ett visst sätt, t ex varför kontrollrisken anses som lägre än hög. Textfältet Bedömning av risk per räkenskapspåstående används på motsvarande sätt men här på nivån räkenskapspåstående. Sidan innehåller även ett fält där du ser slutsatsen från postens tillhörande rutinbeskrivning. Övergripande revisionsstrategi Dokumentet sammanställer automatiskt texter från avsnittet Planering och även från avsnittet Allmänna revisionshandlingar under avsnittet Granskning. För att lättare hitta varifrån informationen kommer till dokumentet Övergripande revisionsstrategi, har sidans namn i programmet lagts in före den hämtade texten. Efter att du upprättat dokumentet kan du redigera texten manuellt. Granskning Genomgång av ingående balanser Sidan startar med ett textfält där du noterar dina iakttagelser. Ytterligare finns ett textfält för sammanfattning. Arbetssidor per post På arbetssidan genomförs det valda arbetsprogrammet samt anges sammanfattning och slutsats. Sidan innehåller noteringsmöjligheter per åtgärd samt möjlighet att ange status mm. Arbetssidorna för balans- och resultatposterna innehåller två flikar. Oberoende av vilken flik du befinner dig på ser du alltid kontosammanställningen överst på sidan. Flik 1: Arbetsprogram På fliken Arbetsprogram ser du det valda arbetsprogrammet. I rullgardinsmenyn ovanför 17
tabellen väljer du om du vill se åtgärder avsedda för löpande granskning eller bokslutsgranskning eller båda samtidigt. Tabellen med granskningsåtgärderna innehåller kolumner för åtgärdsnamn, räkenskapspåståenden, status, tidpunkt och notering. När du markerar en enstaka åtgärd i tabellen kan du direkt skriva en notering i det högra textfältet nedanför listan. I det vänstra textfältet visas en ledtext för den markerade åtgärden. Fält finns också för Datum, Sign och Referens. Knappen "Till sammanf." kopierar den aktuella noteringen till fältet Sammanfattning på fliken "Sammanfattning/Slutsats". På fliken "Föregående år" ser du eventuella noteringar du gjort tidigare år. Möjlighet finns också att kopiera text. På fliken "Slutsats från rutinbeskrivning" ser du eventuella iakttagelser som överförts till posten från någon av sidorna under Rutinbeskrivningar. Om du har aktiverat APTA-metodikens datorstöd får du användning för de olika knappar som visas ovanför arbetsprogrammet. Knapparna Kör fråga, Ändra fråga och Radera fråga hör ihop med frågorna i arbetsprogrammet (se avsnittet Urval av verifikationer för granskning ovan). Knapparna Visa rapport och Radera rapport hör ihop med de skapade rapporter som blir ett resultat av respektive fråga. Flik 2: Sammanfattning och slutsats Här besvaras om granskningen uppfyller de olika räkenskapspåståendena med Ja eller Nej. Fält finns även för sammanfattning och en slutsats. Åtgärdsbanken Åtgärdsbanken innehåller programmets alla substansgranskningsåtgärder. Utöver rubrik och beskrivning har varje enskild åtgärd även tilldelats tidpunkt för utförande och tillhörande räkenskapspåståenden. Överst på sidan finns tre nedfällbara listrutor. Dessa innehåller olika alternativ för att sortera vilken information du vill se i åtgärdsbanken. De åtgärder i listan som är förbockade visas i arbetsprogrammet för vald post. Du kan manuellt välja till eller välja bort en åtgärd genom att markera/avmarkera bocken för åtgärden. Med knappen "Ny åtgärd" skapar du enkelt en ny åtgärd. Inställningsdelen för åtgärderna visas och du anger rubrik, beskrivning, tidpunkt för utförande, räkenskapspåståenden och klassificering enligt Standard eller Fördjupad granskning alternativt Tillval. Det finns också möjlighet att med knappen "Ta bort åtg" radera icke önskvärda åtgärder från åtgärdsbanken. Använda urvalsfrågor Om du har bockat i rutan "Använd Diagram, Test och Urvalsfrågor" på sidan Dokumentationsguide så syns en inskjuten rad under vissa åtgärder i arbetsprogrammet för respektive post. Detta innebär att det finns en urvalsfråga kopplad till åtgärden. Om du dubbelklickar på frågan får du möjlighet att ange namn och referens. När du sedan klickar på OK visas en rapport med resultatet av frågan. Rapporten visas därefter i arbetsprogrammet i anslutning till den granskningsåtgärd den hör till och kan när som helst åter öppnas genom att man dubbelklickar på den. 18
Läs mer i hjälpen (F1) om hur man kan arbeta med och skapa nya frågor. Allmänna revisionshandlingar Denna rubrik innehåller checklistor för de mer allmänna ISA som alltid måste beaktas, t ex Fortsatt drift. Även Förvaltning granskas under denna rubrik. På första sidan görs en översiktlig beskrivning/sammanfattning. Sidan tjänar även som en kontrollpanel där du kan styra vilka specifika delar du vill beskriva mer utförligt. Genom att markera eller avmarkera t ex "Fortsatt drift" visas eller döljs just den sidan. Sidorna under denna rubrik är uppbyggda på ett likartat sätt. Överst finns en checklista i tabellform innehållande kolumner för Påstående, Ja, Nej, E/T samt Notering och Till PM. Under checklistan finns de två textfälten Sammanfattning och Slutsats. Årsredovisning Under denna rubrik återfinns checklistor för de olika delarna av årsredovisningen. På första sidan görs en översiktlig beskrivning/sammanfattning. Sidan tjänar även som en kontrollpanel där du kan styra vilka specifika delar du vill beskriva mer utförligt. Genom att markera eller avmarkera till exempel Kassaflöde visas eller döljs just den sidan. En kort checklista finns också på sidan för enkel avstämning av utförd granskning. Sidorna under denna rubrik är uppbyggda på ett likartat sätt. Överst finns en checklista i tabellform innehållande kolumner för Påstående, Ja, Nej, E/T samt Notering och PM. Under checklistan finns de två textfälten Sammanfattning och Slutsats. Notera checklistorna för årsredovisning innehåller granskningsåtgärder även med syfte att hantera oväsentliga poster på ett rationellt sätt. Exempelvis finns punkten Resultat- och balansräkning är rätt summerade och avstämda mot spec och slutlig HB. Säger man Ja på den typen av punkter sparar man tid eftersom man tar ställning till flera poster samtidigt och kan istället fokusera på granskningen av väsentliga poster. 19
Avslutning Denna rubrik innehåller arbetssidor som behandlar revisionens slutskede. På sidan Slutkontroll kan du göra noteringar. Sidan tjänar även som en kontrollpanel där du kan styra vilka specifika delar du vill beskriva mer utförligt. Slutkontroll Sammanfattning av avvikelser och fel På denna sida får du en överblick över de funna felen under revisionen och kan jämföra mot belopp för övergripande väsentlighet och klassificeringsfel. Nyckeltalsanalys Här ser du nyckeltalen så som de ser ut vid årets slut och du har möjlighet att komplettera med en notering. Flerårsdiagram För att få en översiktlig information om företagets utveckling och förstå verksamheten är flerårsdiagrammen ett bra hjälpmedel. Det är en dynamisk analys, som ger en överblick över företagets utveckling under de senaste åren. Sammanfattning av utförd revision Sidan startar med en återkoppling mot noteringar gjorda på sidorna Väsentliga händelser, Bokföringsprinciper och övriga problemställningar samt Bedömning av risk för oegentligheter. Här sluts sedan cirkeln genom att du bekräftar vald väsentlighetsgräns, slutsats av betydande risk, bedömningen av intern kontroll, tar ställning till funna fel samt sammanfattar revisionen. Automatisk överföring av noteringar till nästa års revisionsfil: Det du noterar i de fyra fälten "Sammanfattning", "Uppdatering av bedömning av intern kontroll", "Summering av fel", "Slutsats av revisionen", kommer, när du gör nytt räkenskapsår, automatiskt att överföras till det översta fältet "Sammanfattning av föregående års revision" på sidan "Planering Revisionsstrategi Noteringar från tidigare års revisioner". Utvärdering av utförd revision Sidan består av en kortfattad slutkontrollista i form av en checklista. Möjlighet finns också att skriva en sammanfattande notering. Rapportering Under denna rubrik har du möjlighet att sammanställa interna och externa rapporter samt skapa en revisionsberättelse. 20
Skapa egen rapport För att skapa en anpassad extern eller intern rapport klickar du på länken som finns nederst i trädvyn till vänster i bild Skapa egen rapport. Guiden som då visas hjälper dig att sammanställa noteringar från olika platser i programmet. På första sidan i dialogen väljer du varifrån informationen till rapporten skall hämtas. På flik två anger du om texterna från Sammanfattning och Slutsats skall komma med till rapporten. Slutligen anger du på flik tre vilken typ av status noteringarna skall ha som skall komma med till rapporten. Tips! Spara dina rapportinställningar som mall genom att klicka på knappen Spara som mall inne i dialogen Skapa egen rapport efter att du gjort dina val. För att skapa ett eget dokument av en annan typ klickar du istället på länken Skapa dokument. Här kan du välja mellan att skapa Nytt tomt dokument, Rapport till företagsledningen eller ett dokument innehållande Noterade riskfaktorer. Notera - för att spara dokumentet klickar man på knappen Spara dokument. Alternativet Visa dokument visar endast upp rapporten utan att den samtidigt sparas. Dokumentet ligger därefter i trädvyn under fliken Rapportering. Administration av redan skapade rapporter och dokument Du återfinner alla dina tidigare sparade rapporter i trädvyn. Alternativt kan du trycka på tangenten F7 eller ikonen för att komma till dialogen Dokumentlista där du även vid behov kan ta bort dokument. Andra dokument Här samlas olika interna dokument. T ex om du vill spara en kopia i revisionsakten av den Övergripande revisionsstrategin vid ett visst datum. Annan extern korrespondens Här samlas t ex olika rådgivningsdokument. Använd rapportgeneratorn för att enkelt plocka fram önskade noteringar till ett dokument för vidare redigering Utskrifter Utskrift kan du göra direkt från de flesta arbetssidor. Under Arkiv Skriv ut kan du välja 21
utskrift av flera arbetssidor samtidigt. Handledning Norstedts Revision, version 2011.1 Du kan även förhandsgranska rapporterna, arbetsprogrammen osv. Du kan välja att skriva ut med eller utan sidbrytning genom att markera/avmarkera kryssfältet Skriv ut med sidbrytning. Ytterligare inställningar för utskrifter hittar du under Verktyg Inställningar. Byrå- och branschmallar Norstedts Revision är mycket flexibelt vad avser att skapa olika mallar för att förenkla arbetet. Följande typer av mallar existerar i programmet: Mall för arbetsprogram Du skapar med enkelhet mallar för olika branscher och företag genom att anpassa olika arbetsprogram. Du kan göra en egen mall för arbetsprogram på olika sätt. Notera - om du vill göra en mall som skall delas inom nätverket måste du logga in i programmet med användarnamnet "MASTER" utan lösenord. 1. Starta revisionsprogrammet och välj Arkiv Ny eller öppna en befintlig fil. 2. Gå igenom "Guide för val av mallar (om du startat ett nytt uppdrag) och markera i guiden den mall för åtgärdsbank du vill utgå ifrån. Slutför guiden. 22
3. Klicka på knappen Visa åtgärdsbanken i knappraden. 4. Dubbelklicka på den blå texten Inställningar vald åtgärd längst ner så att inställningarna för åtgärderna blir synliga. 5. Anpassa de befintliga åtgärderna utefter när de skall synas i arbetsprogrammet. Vid Standard granskning, Fördjupad granskning eller om de skall vara angivna som Tillvalsåtgärder, dvs inte automatiskt föreslås av programmet men kunna läggas till vid behov. Du kan även anpassa till vilken tidpunkt åtgärden är kopplad; bokslutsgranskning, löpande granskning eller båda. Behöver du skapa en ny åtgärd väljer du knappen Ny åtgärd och fyller därefter i nödvändiga uppgifter i inställningsdelen. 6. Upprepa förfarandet för alla poster du vill anpassa. 7. När du är klar väljer du menyn Mallar Spara åtgärdsbank som byråmall och namnger granskningsprogrammet, t ex Åtgärdsbank bensinstationer. Mall för ordbehandling Mallen för ordbehandling består av alla olika ordbehandlingsdokument i programmet. Allt från försättsbladen för grund- och årsakt till Uppdragsbrev m fl RS-specifika dokument samt revisionsberättelser kan enkelt anpassas och förberedas i enlighet med byråstandard. Notera - det finns även möjlighet att lägga in er byrås logotyp i en/flera av de mallar för ordbehandlingsdokument som finns i programmet, t ex revisionsberättelsen. Läs mer i Hjälpen i programmet (F1) under sökordet logotyp. Observera att de filformat som stöds avseende bilder är *.bmp och *.jpg. Bilden måste också vara i rätt storlek när den klistras in i mallen. Notera - om du vill göra en mall som skall delas inom nätverket måste du logga in i programmet med användarnamnet "MASTER" utan lösenord. 1. Starta revisionsprogrammet och starta ett nytt uppdrag under Arkiv Ny, eller öppna en befintlig kundfil. 2. Välj menyn Mallar Öppna ordbehandlingsmall och markera den mall för ordbehandling du vill redigera, t ex Norstedts mall. 3. Du hittar samtliga ordbehandlingsmallar under fliken Rapportering i trädvyn. Dokumenten visas med en "rosa" ikon i trädlistan. Välj dokument du vill redigera. 4. Gör dina justeringar i dokumentet och gå därefter till nästa dokument du vill redigera enligt punkt 3. 5. När du är klar väljer du menyn Mallar Spara ordbehandlingsmall och namnger mallen. 6. Välj sedan menyn Mallar Stäng ordbehandlingsmall. 7. Du kan nu uppdatera valfri kund med denna mall genom att köra Guide för val av 23
Klientmall Handledning Norstedts Revision, version 2011.1 mallar. I den tredje dialogen med ordbehandlingsmallar väljer du nu i stället din nya mall. Enkelt uttryckt är det vi benämner Klientmall" en förberedd revisionsfil dock utan siffereller noteringsmässigt innehåll. Däremot innehåller den redan från början valda mallar för ovan nämnda granskningsprogram och ordbehandling. Klientmallen är avsedd att användas vid uppläggning av en ny klient som omgående erhåller en viss avsnittsindelning, ett förberett granskningsprogram samt paket för ordbehandling. Även annat innehåll i revisionsfilen kan från början förberedas. Funktionen är mycket användbar när en byrå ska börja med Norstedts Revision eller tar över uppdrag som haft annat dokumentationssystem. Det är lämpligt att skapa egna byrå- eller branschanpassade mallar av denna typ som underlättar arbetet vid uppläggningen av nya klienter. Starta programmet utan att öppna en kundfil. Notera - om du vill göra en mall som skall delas inom nätverket måste du logga in i programmet med användarnamnet "MASTER" utan lösenord. 1. För att göra en egen klientmall eller redigera en mall väljer du menyn Mallar Öppna klientmall. Du markerar önskad mall i förteckningen och väljer Öppna. 2. Välj Grunduppgifter Allmänna uppgifter och ändra namn på mallen. 3. Du kan nu välja valfria sidor i programmet och förberedda din granskningsdokumentation; - Vilka medarbetare ska finnas på uppdraget - Anpassning av vilka sidor som ska vara förvalda - Anpassning av förvalda nyckeltal för viss bransch - Vissa bifogade filer som ska ingå i dokumentationen (Egna checklistor, samlingsplan) 4. Välj menyn Mallar Guide för val av mallar och välj i tur och ordning mallar för avsnittsindelning, arbetsprogram samt ordbehandling via guiden. 5. När du gjort ditt urval väljer du Mallar Spara som ny klientmall eller Spara klientmall om du redigerar en befintlig mall. Ange ett filnamn med ändelsen REM (revisionsmall). Guide för val av mallar Guiden är en hjälpfunktion som mycket enkelt hjälper dig att välja mallar för en klient. Guiden består av tre sidor. På den första sidan väljer du modell för avsnittsindelning, på sidan två väljs granskningsprogram och på sista sidan mallar för ordbehandling. I guiden syns även tydligt byråns egna skapade mallar. Man kan när som helst byta ut en av dessa mallar mot en annan mall. 24
Notera - att byta mallen för arbetsprogram är dock inte lämpligt att göra under löpande år eftersom gjorda noteringar och status då försvinner eftersom de hänger samman med den befintliga mallen. Signera flera sidor på samma gång I dialogen Signering kan du med ett fåtal knapptryckningar signera flera sidor på samma gång. Klicka på knappen för att visa dialogen eller välj menyn Verktyg Signera flera sidor på samma gång alternativt tangentkombinationen Ctrl + U. Vid årskonvertering ligger signeringen kvar på flera sidor under Planering. Om du hellre vill ta bort en del/alla signaturer efter att du har gjort Nytt räkenskapsår, kan du numera göra även det i signeringsdialogen med Ta bort signatur -knapparna. Bifoga externa filer Till varje kundfil i Norstedts Revision finns möjlighet att knyta filer av annan typ. Om du för en viss klient exempelvis erhållit en excel-fil med ett inventarieregister eller en word-fil med utestående kundfordringar är det väldigt enkelt att bädda in dessa filer i själva revisionsfilen. Du har kanske varit ute hos kunden och tagit ett digitalt foto av inkuranta varor på lagret och vill spara bilden i anslutning till granskningen av lagret i revisionsprogrammet. I bilden har en specifikation i Word lagrats inuti revisionsfilen och kopplats till posten Varulager. 25
Om man först markerar den sida i trädvyn dit man vill bifoga en fil och därefter högerklickar på fliken Bifogade filer under trädvyn visas nedanstående meny. Vid valet Bifoga fil ges möjlighet att antingen länka till en fil på datorn eller i nätverket alternativt spara en fil inuti revisionsfilen som en bifogad fil. Menyn ger ytterligare möjligher att arbeta med länkar och bifogade filer. T ex går det att skapa länkar till externa dokument genom att i högerklicks-menyn välja alternativet Skapa länk till bifogad fil. Ta bort bifogade filer och dokument För att ta bort en bifogad fil eller dokument använder du dialogen Dokumentlista. Klicka på knappen eller på tangenten F7 för att visa dialogen. Markera dokumentet och klicka på Ta bort. 26
Du kan också klicka med höger musknapp på ett internt dokument direkt i trädvyn för att ta bort det via undermenyn som då visas. Fleranvändarstöd (Tilläggsmodul) Det är möjligt för flera personer att samtidigt arbeta mot en och samma kundfil. Funktionen är lämplig att använda då minst två personer samtidigt reviderar en kund. Kort teknisk beskrivning Fleranvändarstödet i Norstedts Revision bygger på att två eller flera kopior skapas från en och samma grundfil. Respektive kopia innehåller möjligheten att arbeta med i förhand angivna arbetssidor. Övriga sidor i programmet är låsta och går inte att arbeta med (men de går att titta på). Då arbetet är avslutat sammansätts de olika filerna till en fil som därefter innehåller de noteringar och texter som varje medarbetare skapat. Efter att en fil sammansatts går den att dela ut på nytt. 27
Aktivering av fleranvändarstöd Aktivering av fleranvändarstöd sker för varje enskild kundfil där funktionen skall användas. För att aktivera fleranvändarstödet måste först minst två personer finnas upplagda i uppdragsbemanningen på sidan för Grunduppgifter Uppdragsanmälan. På samma sida under uppdragsanmälan syns kryssfältet Aktivera fleranvändarstöd. Om man sätter en bock i detta fält visas fliken Fleranvändarstöd. Tilldelning av arbetssidor På fliken Fleranvändarstöd sker tilldelning av arbetssidor till de personer som finns upplagda i uppdragsbemanningen. Först markeras ett avsnitt eller enskild sida i kolumnen Delar. Därefter går det att i den nedfällbara listrutan i kolumnen Användare välja den användare som skall arbeta med avsnittet/sidan. Skapa filer för utdelning Detta steg börjar med att man klickar på knappen Dela ut Om filen man arbetar med ännu inte är sparad uppmanas man att först spara filen. Därefter visas en dialog som innehåller namnen på de olika filer som kommer att skapas. Det går att byta namn på filerna om man vill. När man klickar på knappen Dela skapas filerna och programmet återgår till startsidan. Dela ut filerna till medarbetarna De skapade filerna återfinns i mappen där kundfilerna finns, normalt C:\Program\Norstedts Juridik\Revision\Klient eller på byråns server. För att dela ut filerna till medarbetarna kan man använda olika metoder. Man kan maila medarbetarna och bifoga respektive fil eller placera samtliga delade filer på ett flyttbart medium, t ex USB-minne eller CD-skiva. Ligger filerna inom nätverket räcker det att skicka meddelande om var filerna kan hämtas. Arbeta med en delad fil Efter öppning av en delad fil märker man att man endast kan arbeta med de arbetssidor som man fått sig tilldelade i samband med delningen av grundfilen. Övriga sidor visas nedtonade i programmet och går inte att arbeta med. För övrigt finns inga skillnader mot att arbeta i en ej delad fil. Att spara utfört arbete sker på konventionellt vis i programmet. Sammansättning av delade filer Då arbetet färdigställts i de olika delade filerna är det åter dags att skapa en sammansatt fil. De olika filer som skall sättas samman behöver före sammanslagningen placeras i samma mapp på servern eller den lokala hårddisken. Då filerna finns tillgängliga öppnar man en av de delade filerna och går till sidan Grunduppgifter Uppdragsanmälan. Där klickar man på fliken Fleranvändarstöd och sedan på knappen Sätt samman fil. En dialog visas då med vars hjälp man enkelt kan skapa en sammansatt fil alternativt endast synkronisera filen man arbetar i med uppgifterna i de övriga filerna. Vår modell för fleranvändarstöd är enkelt konstruerad framförallt i syfte att undvika den typ av konflikter av teknisk natur som kan uppstå då olika användares utförda arbete skall vävas samman i en och samma fil. Lösningen ger samtidigt flexibilitet eftersom en delad fil blir fristående från grundfilen. Filen kan mailas till kontoret från kunden eller hemifrån, den kan åtkommas via nätverk eller läggas på USB-minne/CD-skiva. 28
Textbank med egna texter Det är möjligt att skapa, redigera och spara anpassade textlydelser av skilda slag. Genom att högerklicka i ett textfält var som helst i programmet visas en undermeny som innehåller alternativ för att både skapa och använda anpassade texter. Genom att logga in i programmet med användarnamn MASTER utan lösenord ges tillgång till att definiera egna textlydelser. För att definiera egna textlydelser används dialogen ovan. I tabellen Redan skapade lydelser syns eventuellt redan skapade texter. Fältet Typ används för att kategorisera texterna under valfri kategori. I fältet Beskrivning ger du en rubrik till din text. Själva texten som skall visas skriver du i fältet Text. När du klickar på Spara och stäng sparas din text. Du kommer därefter att se den och kan använda den i högerklicksmenyn i alla dina revisionsfiler. Genom att högerklicka i ett textfält var som helst i programmet kan man sen klistra in sin text. 29