Snabbguide: kom i gång med Office365

Snabbguide: kom i gång med Office365 Innehåll sid 1. Hantera e-post och kalender m.m. 3 2. Att genomföra online-möten 16 3. Hantera dokument i OneDrive i molnet 18 4. Använda program (Office online) 24 5. Fördjupning och mer information 28 Logga in Logga in genom att gå till https://www.portal.office.com Ange användaridentitet och lösenord för föreningens allmänna konto eller det konto som är knutet till ordförande, vice ordförande, sekreterare eller kassör. 1

Navigera runt i Office365 Första sidan består av ett antal funktioner (eller appar) som man navigerar mellan genom att helt enkelt klicka på dem. När du befinner dig i en funktion och vill gå till en annan, klickar du på ikonen med de nio små rutorna, varpå hela listan med funktioner rullar ut. 2

1. Hantera e-post och kalender m.m. E-postlådan Funktionen E-post innehåller just det mottagen, skickad och borttagen e-post. Föreningens allmänna konto är en viktig ingång för omvärlden och bör hanteras därefter: kolla postlådan ofta, besvara förfrågningar så snart som möjligt! Skapa en ny mapp genom att föra muspekare över vänsterspalten, ett litet + visar sig. Genom att klicka på det skapas mappen, som man t ex kan döpa till Styrelsen, Protokoll o.s.v. Frågetecknet symboliserar olika hjälpavsnitt. Här finns en ångraknapp! Funktionen Övrig e-post är ett skräppostfiler som känner av vilken e-post som ofta kollas alternativt ofta ignoreras. Så småningom lär sig funktionen vad den inte ska välja bort men ta ändå för vana att regelbundet kolla igenom här så att inget viktigt försvinner. 3

Skapa meddelande För att skapa ett meddelande, klippa på ikonen Nytt direkt ovanför ordet Inkorg. En nytt meddelande visar sig i högerspalten. När du angivit adress till mottagare med eventuell kopia och hemlig kopia (används med fördel vid t.ex. mediakontakter och givetvis om personer har hemlig mejladress). Med funktionen Bifoga kan du bifoga en fil (ofta ett dokument) från antingen din dator (ett fönster med Utforskaren öppnas) eller från OneDrive lagringsfunktionen för Office365 (se avsnitt 3). Vill du redigera det nya meddelandet i ett separat fönster, alltså plocka fram det så det blir lite större, klicka på denna ikon. Funktionen infoga finns även under meddelandet där du kan välja att bifoga ett dokument, en bild eller en så kallad emoji, det vill säga en liten färgglad figur som symboliserar ett känsloläge, en händelse etc. Vill du inte skicka meddelandet omgående, tryck på den lilla pilen längst ner och välj alternativet Spara utkast. När du ska arbeta vidare, klicka på Utkast vänsterspalten. Under Visa meddelandealternativ kan du begära leverans- och läskvitto (d.v.s. få bekräftat att ditt mejl är levererat och/eller läst). Här kan du också ange meddelandets prioritet: Hög Normal låg. När du är klar med adress, ev. bilagor och innehåll tryck på Skicka. Meddelandet syns sen under Skickat. 4

Lägga till adresser i mejlet Adresser skriver du antingen in manuellt eller hämtar genom att klicka i Till -raden (skriver du inget alls visar sig föreslagna kontakter) alternativt börjar skriva ett ord/anger en begynnelsebokstav och sedan väljer Sök i katalog när det valet visar sig. Då faller en lista ut som med namn som associerar, i detta fall, till å. Dessa kontakter återfinns i All users under appen Personer (alltså dina kontakter). Du kan givetvis också hoppa över till appen Personer och hämta adresser från antingen All users eller My contacts - d.v.s. från de enskilda adresser eller adressgrupper som du själv har skapat. Själva mejlet skapar du då enkelt genom att klicka på mejladressen i kontaktkortet: 5

Skapa autosvarmeddelande I den händelse det går ett tag innan du kan kolla e-posten är det bra att aktivera ett frånvaromeddelande som skickas automatiskt till den som hör av sig. Funktionen finns under Inställningar som symboliserar av ett svart kugghjul. Klicka på Autosvarsmeddelande. Klicka i Skicka automatiska svar och välj därefter mellan vilka datum och klockslag som mottagaren ska få meddelandet. Du kan också välja om din kalender ska blockas från mötesinbjudningar. Skriv därefter det meddelande du vill att mottagaren ska få, t.ex. om det är sommarstängt, om det finns en person att kontakta och så vidare. Tryck på OK och funktionen är aktiverad. 6

Hantera adressboken (appen Personer) Välj ikonen Personer genom att klicka på ikonen för navigering (de nio rutorna). Under första vyn visas de kontakter som föreningen skapat i adressboken.. Under Katalog/All users finns adresser till samtliga lokal-föreningar och distrikt i hela Sverige. Under Katalog/All groups finns alla e- postgrupper som kontinuerligt skapas av olika användare. Mina kontakter samlar alla kontakter och grupper som du själv succesivt skapar. Genom att klicka på Efter förnamn " kan du välja olika sätt att sortera listan på Skapa grupp En ny grupp t.ex. för den egna styrelsen eller arbetsgruppen, skapar du genom att föra muspekare över området vid Grupper varvid detta menyval visar sig. Fylla i de uppgifter som behövs och klicka på Skapa. Observera att du, för att kunna skapa en grupp av både externa användare (privata mejladresser) och Office-användare ska välja Ny/Kontaktlista (inte grupp!). Grupp kan endast skapas av Officeanvändare (d.v.s. adresser knutna till förenings/funktionskontona). 7

Bjud in till en grupp Alla som kan logga in på Office365 (för företag) kan ansluta sig till en grupp. Befinner man sig utanför systemet, d.v.s. är privat användare, måste man bjudas in till en grupp. Klicka på Lägg till medlemmar och skriv in den önskade externa kontakten. Gå med i en grupp Sök upp gruppen du vill gå med i, för muspekaren över den och klicka. I dialogrutan som visar sig finns en röd ruta med valet Gå med. 8

Nästa gånga man öppnar kontaktkortet för den grupp man lagt till medlemmar i ser man den nya medlemmen, i detta fall Sekreterare Alvesta. Skapa en ny kontakt För att skapa en ny kontakt tryck på det röda plustecken/ Ny i menyraden som ligger precis ovanför rubriken All groups. Fyll i informationen och klicka på Spara. Denna kontakt hamnar under Mina kontakter men inte automatisk i en viss grupp det måste göras manuellt. 9

Olika inställningar beroende på funktion (app) Om du klickar på kugghjulet för Inställningar kommer olika valmöjligheter att visas beroende på om du arbetar med E-post, Kalender, Personer, OneDrive o.s.v. Här kan du t.ex. lära dig hur du importerar kontakter från andra mejlprogram (sen bilden nedanför denna). Importera kontakter När du befinner dig i appen Personer gå till inställningar (kugghjulet), klicka på Personer och sedan Kontakter (under Kontaktalternativ står det då Importa kontakter ). 10

Ange därefter från vilket program kontakterna ska importeras:...och följ sedan anvisningarna: 11

Att använda kalendern Kalendern används givetvis till att planera kommande gemensamma händelser. Har du loggat in på det allmänna föreningskontot är det denna kalender som visar sig. Vill du att andra styrelsemedlemmar ska ha tillgång till en och samma kalender måste du dela den. Du kan välja läsvy genom att klicka på en viss dag, arbetsvecka, vecka, månad eller idag Fyll i adressen till den du vill dela. Börjar du skriva en bokstav, t.ex. K/k, visar sig de personer vars för- eller efternamn börjar på den bokstaven. Du kan också söka i katalogen. Klicka på namnet och upprepa tills du är klar. Klicka på Skicka. För att ha tillgång till kalendern behöver de inbjudna vara inloggade på sina funktionsbundna konton. 12

Skapa en kalenderhändelse En kalenderhändelse är helt enkelt en schemalagd aktivitet som du lägger in i kalendern, t.ex. ett styrelsemöte, en insamlingsaktivitet eller en föreläsning. I fallet nedan är det Jönköping-Huskvarna lokalförening som är mötets/händelsens organisatör; med andra ord är det från föreningens allmänna mejladress som kallelsen går ut. För att skapa en ny händelse tryck på det röda plustecken/ Ny i menyraden som ligger precis ovanför kalendern. Fyll i datum, klockslag och plats (ignorera funktionen Rum), välj om händelsen ska återkommer vid en viss tidpunkt, skriv ett eventuellt meddelande samt bifoga eventuella dokument (t.ex. dagordning). Klicka på Spara. Du kan alltid redigera en publicerad händelse i efterhand. Klicka här om du vill att deltagarna ska få en påminnelse inför händelsen. Under valet Skicka en påminnelse till väljer du sedan Alla deltagare. Klicka på Stäng och påminnelsen är aktiverad. 13

Kalendern kan delas med alla kontakter som finns i systemet. Precis som med valet för e-post kan du bara ställa muspekaren i raden Lägg till personer och då visas automatiskt Föreslagna kontakter (= nyss eller ofta använda kontakter). Eller så anger du en bokstav och väljer Sök i katalog och då dyker de namn upp som relaterar till den bokstaven. Skriver du t.ex. Alvesta dyker alla funktionsbundna konton samt det allmänna föreningskontot upp: 14

Även personer utanför systemet, alltså t.ex. styrelseledamöter med privata (ej funktionsbundna) mejladresser, kan bjudas in till en kalenderhändelse: Då visar sig kallelsen i min egen e-post (utan att jag alltså är inloggad i Office365), den hamnar i min kalender och jag kan välja att accepter, avböja, meddela mig o.s.v. 15

2. Att genomföra online-möten Boka ett Skype4Business möte genom att öppna kalendern och välj Ny i menyn Välj Skype -möte för att skapa en länk Anslut till Online-möte i bokningen Fyll i bokningsuppgifterna (rubrik, tid, datum) och bjud in deltagare genom att skriva in namn i kontakter rutan eller välja bland de som visas: 16

Avsluta med att spara i menyn Starta online mötet: Öppna kalendern och kalenderbokningen du skapade när du bjöd in till mötet. Klicka på Anslut Ett nytt fönster öppnas och du får en fråga om hur du vill ansluta ljud. Välj Använd Skype (kan även stå gamla namnet Lync) och tryck [OK] Mötet är startat! 17

3. Hantera dokument i OneDrive i molnet Vad är OneDrive? OneDrive är en lagringsplats för filer och dokument i molnet som enkelt uttryckt innebär att du använder tjänster, program, lagring etc. på gemensamma servrar över internet istället för lokalt på den egna datorn eller i det lokala hemma- eller kontorsnätverket. OneDrive är ett personligt bibliotek som ingår i Office 365. Till skillnad mot traditionell personlig lagringsplats (t.ex. H:) är det enkelt att både dela filer och mappar med andra och att nå sina dokument från vilken plats som helst i världen. OneDrive når du precis som övriga funktioner (appar) genom att klicka på ikonen med nio rutor (eller direkt från första sidan, då den visar sig som en namngiven app bland alla andra). Här kan du enkelt skapa nya mappar och ladda upp dokument i olika format: 18

Flytta/Kopiera filer till OneDrive Det finns två sätt att lagra filer på OneDrive: antingen genom att ladda upp filer eller dra in filer från datorn. Observera att man inte kan flytta/kopiera mappar från den lokala datorn till OneDrive. Mappar måste skapas på OneDrive. Ladda upp filer Klicka på ladda upp. En vanlig Öppna-dialog visas. Navigera till rätt plats. Markera en eller flera (CTRL) filer. Avsluta med knappen Öppna. Dra filer till OneDrive För att dra filer från datorn till OneDrive, öppna utforskaren, t. ex. Den här datorn, och markera det eller de dokument som ska kopieras (det står Flytta men handlar alltså om att kopiera). Släpp upp markören ungefär vid området Nytt Ladda upp Synkronisera. Filtyper på OneDrive Du kan lagra många olika typer av filer på din OneDrive: Officefiler, PDF:er, Bilder, ZIP-filer o.s.v. Alla filtyper kan dock inte hanteras av OneDrive, d.v.s. det går inte att visa dess innehåll eller redigera dem. Till exempel kan man lagra ZIP-filer (komprimerade mappar) men inte göra så mycket mer än just lagra dem. 19

Hantera dokument I mappen Årsmöte 2016 nedan finns ett dokument upplagt. Genom att högerklicka på de tre blå punkterna (här något dolda) till höger om filen visar sig ett antal val. Öppna Word i Online är precis vad det som låter som; en webbversion av Word öppnas som gör det möjligt att redigera en fil online (vilket för övrigt är det val som är lämpligast eftersom hela systemet är webbaserat). Öppna i Word bör undvikas eftersom det kan medföra förvirring med sparade versioner (dessa har du ju hemma och inte online). Dela är en viktig funktion se nästa sida. I denna menyrad kan du också ta bort filer och flytta eller kopiera en fil till en plats i mappstrukturen. Versionshistorik visar förändringar i en mapp eller fil (datum, tid och vem som ändrat). Observera att du alltid kan navigera dig bakåt (eller egentligen uppåt) i mappstrukturen genom att klicka på den position du vill återgå till, här mappen Årsmöte 2016 som ligger under mappen Filer (som råkar vara huvud-mapp på just detta OneDrive-konto). 20

Dela dokument med andra Det finns många situationer då det är bra att kunna dela dokument med en grupp personer, t.ex. mellan styrelsemedlemmar eller inom en verksamhetsgrupp. Det är enkelt att dela inom eller till betrodda utanför organisationen (ibland är dock extern fildelning inte tillåtet och dessa möjligheter är då begränsade eller avstängda för din OneDrive). Man kan enbart dela en fil i taget och inte flera filer samtidigt, du får alltså dela dem en och en. Däremot går det att dela en hel mapp och då blir alla filer i den mappen delade. Av ikonen med två personer (istället för ett hänglås) framgår att just den här mappen redan är delad. 1) Dela en fil genom att markera den med ett klick framför filnamnet, en bock. I fönstret Dela dokument skriv e-postadresser till dem du vill dela med. Ange till höger om denna rad om dokumentet får redigeras (standard) eller bara visas (som skrivskyddat). 2) Ange om det ska krävas inloggning för personer utanför organisationen att komma åt filen. 3) Skriv ett eventuellt meddelande till personerna som mottar delningen. Mottagaren får ett meddelande om att filen är delad: Vem kan komma åt ett delat dokument? Väljer du Kräv inloggning (som är standard) krävs det att personerna man har delat med har ett Office365-konto för att komma åt dokumentet. Bockar du ur detta val behövs ingen inloggning utan det räcker med att följa länken i mejlet. Länken leder endast till just det dokumentet du har delat och inget annat på webbplatsen kan nås. 21

Även här letar du upp dina kontakter, såväl inom som utanför systemet, genom att börja skriva namnet på kontakten i raden Bjud in personer (men till skillnad från e-posten är sökfunktionen lite trubbigare här; du måste i regel skriva hela eller nästan hela ordet:, alv som i Alvesta, Åm som i Åmål. Det räcker inte med en bokstav. Dokument och mappar kan delas med såväl enskilda kontakter som hela grupper, t.ex. den egna styrelsen. Här är det Barn på flykt som mappen Alvesta ska delas med: 22

Dela en mapp Att dela en mapp och dess innehåll går till på samma sätt som att dela en fil, se ovan. Enda skillnaden är att man börjar med att markera mappen. Och att alla filer i mappen också blir delade. Skaffa (skapa) en länk Skaffa en länk (i menyvalet även med symbolen för en kedjelänk) finns även som tillval i dialogrutan Dela dokument. I normalfallet behöver du inte göra någonting här eftersom den länk som förhandsvisas är den länk du delar (eftersom du redan har valt en fil/mapp). Under Delad med kan du helt enkelt se vilka du delat filen med! Ändra läsvy Vill du förhandsgranska innehållet i en fil utan att öppna den klickar du på ikonen som ser ut som en liten punktlista. Klicka igen för att återgå till vyn som visar ikoner istället. Du kan välja i vilken ordning (t.ex. fallande efter datum) du vill se filerna genom att klicka på Sortera. 23

4. Använda program (Office Online.) Med Office 365 kan du arbeta i webbversioner av de vanliga Officeprogrammen: Word Online Excel Online PowerPoint Online OneNote Online Jämfört med sina motsvarigheter på datorn är online-versionerna begränsade vad gäller funktioner och möjligheter, men är ofta tillräckligt kompletta för den vanliga användarens behov. En viktig skillnad mellan Office Online-programmen och fullständiga versioner på en dator är att det saknas en funktion för att spara - dokumentet sparas löpande under tiden du arbetar med det. Behöver du spara ner ett dokument på din dator finns det ett litet knep, se längre ner. Online-programmen visar sig som appar på förstasidan. 24

Skapa nytt dokument Klicka på det program du vill arbeta i. Observera att ett nytt fönster öppnas i webbläsaren, här Excel, Word och Powerpoint: Öppna och redigera ett dokument För att öppna ett befintligt dokument på OneDrive, klicka bara på namnet. Du befinner dig i läsläge och kan alltså inte göra någonting annat än att just läsa. För att börja arbeta med dokumentet gå in i redigerarläge genom att välja Redigera dokument i menyfliksområdet och sedan Redigera i webbläsare (det kan också stå Redigera i program X Online ). Här är det ett Worddokument som är öppnat men det ser ut på samma sätt i Excel och PowerPoint. Nu kan du göra enklare ändringar i ditt dokument, bland annat spalt-, stycke- och textformatering, layoutmallar och granskning. 25

Spara dokument Det finns alltså ingen spara-funktion i Office Online. Ändringar sparas löpande i bakgrunden. Vill man spara med annat filnamn än nuvarande (Spara som), som man kanske är van vid att kunna göra i de fullständiga versionerna på datorn, finns det en omväg: Välj Arkiv och Spara Som. Välj sedan Ladda ner en kopia (till datorn). Klicka därefter på länken Klicka här om du vill ladda ner filen. Klicka sedan på Spara (i den gula listan längst ner på skärmen - den lilla svarta trekanten). Klicka slutligen på Öppna mapp. Byt namn på dokument. Ladda upp dokumentet på nytt med det nya namnet till OneDrive. 26

Arbeta samtidigt i samma dokument Dokument på OneDrive som är utdelade gör det möjligt för flera att arbeta i samma dokument samtidigt. Dela först ut dokumentet eller mappen (se sidan 15). Öppna sedan dokumentet på två eller flera datorer (givetvis genom att vara inloggad på Office365). Du ser att någon annan har dokumentet öppet genom att deras namn syns uppe till höger. Du ser också var i dokumentet de befinner sig eftersom varje användare är markerad i en viss färg. Det ser olika ut beroende på vilket program det gäller. Blå markör är här den andre personen (Paula) och grön markör är du själv. Ändringar som den andre personen gör syns nästan omedelbart. Vad passar bra att ladda upp i OneDrive? När det gäller vad som är lämpligt eller inte att publicera är den gyllene tumregeln att inga sekretessbelagda handlingar eller handlingar som riskerar att röja en medlems eller annan persons privata förhållanden ska publiceras. Det gäller även känsliga (affärs)förhållanden för företaget (i det här fallet Rädda Barnen). Dit hör t.ex. bilder på barn utan målsmans/ vårdnadshavarens medgivande, utdrag ur belastningsregistret, olika sorters kontrakt, styrelseprotokoll om dessa innehåller känsliga uppgifter och liknande. Dit räknas däremot inte räkenskaper, årsberättelser eller liknande uppgifter om företagets/föreningens offentliga finanser, som ju t.ex. förekommer i bokslut och årsberättelser. Alla lokalföreningar och distrikt har en skyldighet att spara föreningens vitala handlingar, t.ex. årsmötesprotokoll, men det finns ingen regel som säger att dessa måste laddas upp på OnDrive. Det handlar då snarare om vilka handlingar som är intressanta och värdefulla för en styrelse, arbetsgrupp o.s.v. 27

Användbara handlingar som riskfritt kan läggas upp är till exempel inbjudningar, verksmahetsplaner, årsberättelser, diskussionsunderlag, godkända bilder, protokoll (observera ovan), grafiskt material m.m. Var dock generellt försiktig med att ladda upp adresslistor som innehåller privata mejladresser och avstå kanske helst från det. 5. Fördjupning och mer information Om du har frågor om Office365 som inte besvaras i den här manualen kan du gå in på Rädda Barnens medlemssidor under fliken Frågor och svar ang Office 365. Utbildningsmaterial finns tillgängligt på följande sida: https://www.raddabarnen.se/medlemssidor/foreningsarbete/e-post-for-lokalforeningar-ochdistrikt/office-365/ Notera att Office365 inte erbjuder en kundsupport för dess användare. 28