Sida 1
I nyttovärderingen värderas de identifierade nyttoobjekten i pengar. Det ger möjlighet att jämföra effektmålets olika nyttor och att jämföra nyttan med kostnaden för att realisera och underhålla. Nyttoobjekten kan vara penganyttor, tidsnyttor och kvalitetsnyttor. Penganyttorna, t.ex. ökade intäkter eller minskade kostnader värderas naturligt i pengar. Tidsnyttorna, tidsbesparingar, kan lätt räknas om till pengar, men den sparade tiden måste tillvaratas för att det ska uppstå nytta. Kavalitetsnyttorna är svårast att värdera. Istället för att försöka bedöma värdet på en kvalitetsnytta ges den ett värde utifrån hur stor betydelse den har relativt effektmålets penga- och tidsnyttor. Resonemanget bygger på att en rätt sammansatt värderingsgrupp tillsammans kan bestämma hur viktiga kvalitetsnyttorna är i förhållande till övriga nyttor. Detta sätt att värdera ger väl så säkra värden som om man försöker hitta riktiga siffror. Med nyttostrukturen går det att ta ställning till vilka förändringar som behövs för att ge mest värde. Om En förändring kan bidra mer eller mindre till flera olika nyttor, och flera olika förändringar kan krävas för att realisera en nytta. En enkel matris kan användas för att bedöma vilka förändringarna som är viktigast och ska genomföras. De förändrade beteendena och förmågorna identifieras utifrån intressenterna som berörs. Intressenternas behov och förväntningar i samband med förändringen ger förståelse för hur förändringen bör genomföras och vilka möjliggörare som krävs. Kostnaderna för att realisera effektmålet består av engångskostnader och löpande kostnader. Nyttorna och löpande kostnaderna beräknas som konstanta per år under hemtagningsperioden, den tid som effekten ger värde, och engångskostnaderna fördelas jämnt per år. Det är ett förenklat synsätt som oftast ger tillräckligt bra underlag för bedömning. En effektriskanalys nyanserar värderingen från en ofta alltför optimistisk kalkyl till mer realistiska värden. Nyttor och kostnader ställs samman till en nettokalkyl i business caset, ofta som en bilaga. Sida 2
, syfte Bedöma effektmålets värde relativt kostnaderna Värdering ger nyttornas värde uttryckt i pengar, kan jämföras tidpunkt för när olika nyttor uppnås och hur länge de består, hemtagningsperiod kostnaderna för att nå effektmålet rimlighet, hänsyn till hinder och risker samsyn på nytta och kostnader Sida 3
, begrepp Skapa jämförbara tal Förbättrad kvalitet värderat i pengar Nettonytta Möjlig nytta Tidsbesparingar värderade i pengar Verksamhetsförändring Ökade intäkter och minskade kostnader värderade i pengar Löpande verksamhetskostnader Investeringar Projekt Kostnader Sida 4
Enkel värdering Princip för värdering i PPS Pengar Effektmål Nytta Kostnad Hemtagningsperiod År Nyttor och kostnader nyttor värderas som nytta per år under en hemtagningsperiod totalnyttan blir den samlade nyttan över hela hemtagningsperioden årliga kostnader summeras över hemtagningsperioden nyttor och årliga kostnader beräknas som konstanta per år engångskostnader fördelas jämnt över hemtagningsperioden Sida 5
, arbetsgång Utgå från identifierade nyttoobjekt 1. Beskriv förutsättningar och utgångspunkt 2. Förankra antaganden för värderingen 3. Värdera nyttoobjekten i pengar 4. Klarlägg behov av förändringar i verksamheten 5. Klarlägg behov av åtgärder, förändringsaktiviteter och projekt 6. Värdera kostnader för åtgärderna 7. Identifiera, värdera och hantera effektrisker 8. Sammanställ nyttor och kostnader i en totalkalkyl Sida 6
Värdering nyttoobjekt, pengar Möjliga nyttoobjekt, pengar nyttor som naturligt värderas och följs upp i pengar när de realiseras ges utfall direkt i pengar genom minskade kostnader eller ökade intäkter kan vara relativt enkla att kvantifiera, värdera och verifiera Nyttoobjekt, exempel minskad personalkostnad minskad energiförbrukning Förbättrad kvalitet värderat i pengar Tidsbesparingar värderade i pengar Ökade intäkter och minskade kostnader värderade i pengar Sida 7
Värdering nyttoobjekt, tid Möjliga nyttoobjekt, tid nyttor som är mest naturliga att värdera och följa upp i persontid omräkningen till pengar görs vanligen på basis av genomsnittliga timkostnader tidseffekt är normalt sett lättare att kvantifiera och följa upp än kvalité Nyttoobjekt, exempel minskad hanteringstid. T Ä N K P Å Värdet av frigjord tid är helt beroende av hur den frigjorda tiden används Förbättrad kvalitet värderat i pengar Tidsbesparingar värderade i pengar Ökade intäkter och minskade kostnader värderade i pengar Sida 8
Värdering nyttoobjekt, kvalité Möjliga nyttoobjekt, kvalité kvantifieras, värderas och följs upp i det mest naturliga kvalitetsmåttet kvalitetsmåttet omvärderas till pengar i den totala kalkylen Nyttoobjekt, exempel färre reklamationer från kund nöjdare användare.. Förbättrad kvalitet värderat i pengar Tidsbesparingar värderade i pengar Ökade intäkter och minskade kostnader värderade i pengar Sida 9
Att värdera kvalitet De kvalitativa nyttoobjektens relativa betydelse jämfört med de nyttor som kvantifieras i pengar och persontid Hur stor betydelse har de kvalitativa aspekterna? Marginella 0-25% av total penga- och tidsnytta? Betydande 25-75% Lika viktiga 75-100% Avgörande > 100% T Ä N K P Å En rätt sammansatt värderingsgrupp kan ta ställning till betydelsen Sida 10
Värdering av nytta Nyttan är skillnaden mellan det eftersträvade läget och läget utan åtgärd vid den tidpunkt effektmålet skall vara uppnått Effektmål Läge med åtgärd Nuläge Kalendertid Utgångspunkt för värdering Läge utan åtgärd Exempel marknadsandel idag = 20% sjunker till 10% om tre år utan åtgärd men ökar till 30% med åtgärd = 20% som utgångspunkt för värdering Bedömd hemtagningsperiod Sida 11
Behov av förändring Nyttan nås genom verksamhetsförändring Effektmål Resultat Förändrade tillståndet beskrivs som förmågor i verksamheten beteenden hos de berörda V e r k s a m h e t s f ö r ä n d r i n g Uppnå förändring genom att identifiera nödvändiga förändringar i verksamheten utse ansvariga för förändringarna planera för förändringen T Ä N K P Å Förankring i verksamhetsledningen Sida 12
Identifiera förändringarna Ta reda på förändringsbehovet utifrån intressenterna Vilka berörs? analysera vilka intressenter som berörs och på vilket sätt Förmågor Beteenden Behov Förväntningar Hur ska de förändra? beskriv förmågor de ska ha beskriv hur de ska bete sig Vilka behov och förväntningar? ta reda på vad de behöver för att kunna förändra fråga efter deras förväntningar på förändringen T Ä N K P Å För att uppnå effekt krävs förändring ändrat beteende och nya förmågor För att underlätta förändringen krävs att behov och förväntningar tillgodoses Sida 13
Exempel Vilka förändringar är viktigast att genomföra? Bedöm vilka nya förmågor och beteenden som kan bidra till mest värde Förändring (förmågor och beteenden) Nyttoobjekt 1 Värde: X Nyttoobjekt, viktigast till vänster Nyttoobjekt 2 Värde: X Nyttoobjekt 3 Värde: X Nyttoobjekt 4 Värde: X Nyttoobjekt 5 Värde: X Nyttoobjekt 6 Värde: X Kostnader Förändring 1 Hög Hög Medel Hög Liten Liten Medel Ingen Förändring 2 Medel Medel Ingen Hög Liten Medel Medel Ingen Förändring 3 Liten Liten Ingen Medel Hög Liten Liten Liten Förändring 4 Hög Hög Liten Medel Ingen Hög Hög Liten Förändring 5 Ingen Ingen Medel Medel Ingen Ingen Medel Ingen Förändring 6 Hög Hög Medel Liten Ingen Ingen Medel Medel Förändring 7 Liten Medel Ingen Medel Ingen Ingen Medel Hög Engångskostnader Löpande kostnader T Ä N K P Å Motsvarande matris kan också användas för att utvärdera vilka åtgärder som är viktigast Sida 14
Behov av åtgärder Förändringsaktiviteter Effektmål Resultat V e r k s a m h e t s f ö r ä n d r i n g Projekt Identifiera möjliggörare för förändringen projekt med leveransobjekt förändringsaktiviteter inom verksamheten planer och ansvariga för projekt och förändringsaktiviteter Sida 15
Kostnadsvärdering Alla kostnader knutna till effektmålet skall värderas Kostnader för verksamhetsförändring, engångskostnader för planerade förändringar i verksamheten löpande verksamhetskostnader, tillkommande löpande kostnader investeringar i samband med förändringar projektkostnader, kostnader för framtagning av projektets resultat som inte ingår i någon annan del av kalkylen Totala kostnaden kan avvika från redovisningen beskriv tillvägagångssätt stäm av med ekonomiavdelningen Verksamhetsförändring Löpande verksamhetskostnader Investeringar Projekt T Ä N K P Å Använd etablerade metoder Tillåt osäkerhet i underlaget Sida 16
Värderingsmall Överslagskalkyl för nyttovärdering Kostnad Min Trolig Max Årlig kostnad Verksamhetsförändring Investeringar Total kostnad Osäkerhet Nytta Nytta Penganyttor Min Trolig Max Tid Vägt medel Pengar Osäkerhet Tidsnyttor Kvalitetsnyttor För varje post värderas min/max/troligt beräknas vägt medelvärde, (min+max+3*troligt)/5 bedöms osäkerheten, (max-min)/5, kalkyl Sida 17
Effektrisker Från idealkalkyl till realism, åtgärder Överoptimistisk nettonytta? Minskad nytta? Realistisk nettonytta? Riskanalys Ökad kostnad? T Ä N K P Å Var realistisk, det finns ofta många egenheter och mekanismer inom organisationen som kan förhindra att nyttan optimeras Sida 18
Effektrisker Exempel på risker för ett effektmål verksamhetsutvecklingen underskattas förändringsovilja, vanor organisationsstruktur organisationskultur, ledningsstil yttre beroenden missas, t.ex. till andra pågående projekt andra verksamhetsområden framtida förändringar ny teknik förändrade strategier nya verksamhetsområden organisations och personalförändringar projekten tar längre tid Sida 19
Analys av effektrisker Hög påverkan, H mycket svårt att nå målet allvarligt hinder H LH MH HH Medel påverkan, M skapar svårighet M LM MM HM Låg påverkan, L skapar störningar skapar irritation L LL ML HL L M H Sannolikhet att händelsen inträffar T Ä N K P Å Bedömningen ger underlag för prioritering av risker inför beslut om åtgärder Risklista Sida 20
, avgränsning Tag ställning till behov av kompletterande värdering Inflation Räntor Nuvärdesanalys Denna färdighet innehåller inte några anvisningar för hur en avkastning skall hanteras över tiden kan nyttjas för värderingar som omfattar längre perioder, värderingsgruppen bör då ta ställning till kompletterande beräkningssätt T Ä N K P Å Ju längre tid nyttovärderingen omfattar desto osäkrare blir förutsättningarna Sida 21
Kostnad och nytta över tiden Nytta Bedöma Hantera Realisera Förbereda Genomföra Avveckla BP1 BP2 BP3 4 BP5 BP6 BP5 BP6 BP7 BP8 Kostnad Effektmål H e m t a g n i n g s p e r i o d Kvalité Tid Pengar Verksamhetsförändring Löpande verksamhetskostnader Investeringar Projekt Sida 22
Sammanställning, presentation <Effektmål>, <Nnnn Nnnn>, <Utgåva> Exempel, nyttovärdering kalkyl 16 000 14 000 12 000 10 000 8 000 6 000 4 000 2 000 0 4 625 4 895 5 160 Nytta 1 310 2 985 1 360 3 470 Kostnad Hemtagningsperiod (antal år): 3 Nytta Kostnad Kvalité 4 625 Verksamhetsförändring 1 310 Arbetstid 4 895 Löpande verksamhetskostnader 2 985 Pengar 5 160 Investeringar 1 360 Projekt 3 470 Osäkerhet 16% Osäkerhet 11% Nettonytta 5 555 Nettonytta per år 1 852, kalkyl Business case Sida 23
Arbetsmöte - värdera nyttorna Värderingsgruppen enas om effektmålets värde, kostnader och risker D A G O R D N I N G 1. Förankra nyttostrukturen 2. Värdera nyttorna baserat på antaganden och förutsättningar 3. Bedöm kostnader för projekt, förändringsaktiviteter, investeringar och löpande underhåll 4. Sammanställ nyttor, kostnader och beräkna nettonyttan 5. Identifiera risker och korrigera kalkylen N Ä R Andra arbetsmötet i nyttovärderingen när en värderingsgrupp används R E S U L T A T Nyttorna värderade i pengar Bedömda kostnader Riskbilden identifierad Nettokalkyl T Ä N K P Å Dokumentera de antaganden som görs Ta enkla nyttor först och fokusera på de viktigaste Om osäkerheten är stor så använd försiktighetsprincipen Sida 24
, checklista Är gruppen rätt sammansatt för att kunna värdera nyttorna? Har nödvändig tid avsatts? Har tillgänglig underlag använts? Är berörda intressenter i förändringen identifierade? Är det tydligt vilka framtida förmågor och beteenden som krävs? Är intressenternas behov och förväntningar kända? Är förändringsaktiviteterna i verksamheten identifierade? Är de viktigaste förändringarna prioriterade? Är förändringarna förankrade i ledningen? Är det klart vilka möjliggörare som behövs för förändringen? Har risker för effektmålet hanterats? Fokuserar riskerna på de mest väsentliga nyttorna? Är nyttovärderingens resultat realistiskt? Behöver hänsyn till inflation och räntor beaktas och har det i så fall gjorts? Är kalkylen sammanställd i ett business case? Sida 25