2013-08-19 Självservice Personec P Manualen finns även att hämta på http://www.mtgskaraborg.se under Löneadministration
ALLMÄNT... 2 Vad är Personec självservice... 3 INLOGGNING... 4 INSTÄLLNINGAR... 5 GRUND... 6 Person... 6 Frånvaro... 6 Turbyte... 8 Avvikande tjänstgöring (övertid)... 9 Tillägg/Avdrag... 10 Sem/Ötid mm (Semester/ Övertid)... 11 Lönelista... 12 Tidutvärdering... 13 Dygnsvila... 14 Medd bemres (Meddelande bemaningsresurs)... 15 Bem översikt (Bemannings översikt)... 15 Reseräkning... 16 SMÅTT OCH GOTT... 19 2
Allmänt Vad är Personec självservice Möjlighet att rapportera Frånvaro, Extra tid och Tillägg/Avdrag Möjlighet att rapportera Reseräkningar Möjlighet att se/ändra schema (Turbyte) Möjlighet att se Bemanningsöversikt på egen tid samt övriga medarbetares tid Möjlighet att skicka meddelande till Arbetsledare Möjlighet att se innestående Semester och Komp Möjlighet att se preliminärt Lönebesked Möjlighet att se Tidutvärdering (arbetad tid, OB-tid) 3
Inloggning Ange ditt Användarid och Lösenord, och klicka OK. 4
Inställningar Under inställningar kan du ändra textstorlek, spara senaste typ/orsak, om du bockar denna ruta så kommer den senaste frånvaroorsaken att visas automatiskt samt välja att få tidutvärdering i minuter istället för hundradelar. När du är klar klickar du på OK. 5
Grund Under Grund i navigatorn kan du hitta följande funktioner. Person Under Person hittar du Namn/Adress och Barn. Under Namn/Adress kan du ändra adress och telefonnummer. Under Barn lägger du in ditt barns namn, samt de sex första siffrorna i barnets personnummer, dessa uppgifter används när du lägger in frånvaro, Tillfällig föräldrapenning. Frånvaro Under denna flik rapporterar du in ledighet och annan frånvaro, ex. semester, sjuk eller kompledighet. Tänk på att du endast kan rapportera inom vald period! Börja med att välja frånvaroperiod och klicka på Hämta. Du får då upp dina tidigare ledigheter för den period du har valt. Har du inte lagt in någon frånvaro under perioden kommer inga poster upp. Nu tänds även Ny upp. 6
Klicka på Ny. Under pilen på Frånvaroorsak väljer du anledning till frånvaron. Fyll i Datum from och Datum tom. Datum tom måste alltid anges, annars blir ledigheten tillsvidare. Om det är heldagsfrånvaro ska det INTE vara några klockslag eller omfattning, utan bara datum. Om frånvaron bara ska vara under del av dag, anger du detta med klockslag i fälten Tid from och Tid tom. Klockslag som inte är hel timma anger du enligt exemplet ovan med kolon : för att ange minuter. Därefter klickar du på Spara, då kommer du tillbaka till den bild du utgick ifrån. I denna bild kan du lämna ett meddelande till din chef, ex. orsak till din frånvaro. Klicka på de understrukna punkterna under rubriken Medd. Du får då upp en ruta där du kan skriva ditt meddelande, när du skrivit klart klickar du på Spara. Din chef kan även skriva ett meddelande tillbaka till dig. För att ta bort eller ändra frånvaron, för muspekaren över raden, när den blir en hand klickar du på raden. Du kan nu ändra eller ta bort frånvaron (en Ta bort-knapp har tänts). När frånvaron har beviljats blir det en bock i rutan Beviljad. Då har du inte längre någon möjlighet att själv ändra eller ta bort ledigheten. 7
Turbyte Här har du möjlighet att rapportera ett Turbyte. Du väljer först Period och klickar sedan på Hämta för att Ny-knappen ska tändas. Klicka på Ny och följande bild kommer upp. Dagens datum kommer upp som förslag, så tänk på att ange det datum du ska göra turbytet på. Klicka därefter på knappen Visa. Skriv in datum i rutan och Visa Här rapporterar du ditt turbyte. Du kan nu se ditt ordinarie arbetspass i kolumnen Anställning. Under Nytt skriver du in ditt nya arbetspass (turbytet). Om du ska vara ledig skriv ledig i klockan fr o m under Nytt. Genom att bocka i Simulera dygnsvila kan du se att du följer reglerna för dygnsvila. När du är klar, klicka på Spara. OBS! Oftast behöver man göra 2 turbyten. Då lägger man ledig på den ordinarie turen, och sedan lägger man in den nya turen. Viktigt att det blir samma antal arbetstimmar som motbokas. 8
När du har sparat kommer du tillbaka till utgångsläget. Du kan nu se ditt turbyte. Även här kan du skriva meddelande till chefen, du klickar på den streckade raden i kolumnen Medd. Du får då upp en ruta där du skriver ditt meddelande, när du är klar klicka på Spara. Avvikande tjänstgöring (övertid) Här kan du rapportera in Avvikande tjänstgöring såsom ex. övertid. Du väljer först Period och klickar sedan på Hämta för att Ny-knappen ska tändas. Har du tidigare haft avvikande tjänstgöring under den valda perioden kommer detta att visas nu. Tänk på att du endast kan rapportera inom vald period. Klicka på Ny för att rapportera in avvikelsen. Du anger: Ersättningsorsak (Orsak väljer du genom att klicka på pilen ) Datum Tid from Tid tom Eventuell raststart och minuter Bemanningstyp (Orsak väljer du genom att klicka på pilen ) Därefter klickar du på Spara. När du har klickat på Spara kommer du tillbaka till översiktsbilden. Även här kan du lämna ett meddelande till chefen och ange orsak till övertiden. Du klickar då på den streckade raden i kolumnen Medd. I rutan som kommer upp skriver du ditt meddelande. När du är klar klickar du på Spara. 9
För att ta bort eller ändra övertiden, måste du föra muspekaren över raden, när den blir en hand klickar du på raden. Du kan nu ändra eller ta bort övertiden (En Ta bort-knapp har tänts). När övertiden har beviljats blir det en bock i rutan Beviljad. Då har du inte längre någon möjlighet att själv ändra eller ta bort övertiden. Tillägg/Avdrag Här kan du se dina Tillägg/Avdrag för önskad period samt lägga upp nya poster, ex. kostavdrag. Du börjar även här med att välja period och sedan Hämta. Nu kan du klicka på Ny. Du anger: Ersättningstyp (Orsak väljer du genom att klicka på pilen ) Ersättningsorsak Datum from Datum tom Antal Apris eller Belopp Därefter klickar du på Spara När du har sparat kommer du tillbaka till översiktsbilden. Du kan även här skriva meddelande till chefen. Du har t o m den 5:e nästkommande månad på dig att göra korrigeringar. 10
Sem/Ötid mm (Semester/Övertid) Under den här fliken kan du bland annat se hur många semesterdagar och hur mycket komp du har kvar. Uppgifterna på denna bild sammanställs i och med varje löneutbetalning. Diverse ackar får du upp genom att klicka i ringen och sen klicka på Hämta-knappen. Den övertid eller semester du har tagit ut/sökt, men ännu inte haft med på lönen är inte med på sammanställningen. Vid simulering av semester så tas även sökta/tillstyrkta/beviljade poster med. Tips! När du ansökt om semester kan du genom att simulera semester se att dina semesterdagar räcker. 11
Lönelista Under denna flik kan du se din lönespecifikation, dels de specifikationer som du har fått tidigare men även den specifikation som ligger närmast framåt i tiden. OBS! dock en preliminär specifikation. När du vill titta på en annan period så väljer du under Utbet datum. Huvud är de utbetalningar som gäller ordinarie lön. Extra är de ev. utbetalningar som sker mellan ordinarie löneutbetalningar. 12
Tidutvärdering Här kan du se resultatet av Tidutvärdering för tre perioder (= månader). Du kan se din arbetstid och vad det ger för Ob-ersättning, m m. Innehållet du får fram vid sökningen är ej nutid. Detta innebär att det som du rapporterat in nu, inte syns förrän en lönekörning är gjord. 13
Dygnsvila Här kan du se hur din dygnsvila ser ut. Förutsättningen är att systemförvaltarna fått information om hur just din dygnsvila ser ut, så att de kan lägga in den i systemet. Du väljer Rapporttyp, och ev. datum du vill titta på och klicka sedan på Hämta. Ex. aktuell dag V= Vila A= Arbete 14
Medd bemres (Meddelande bemanningsresurs) Här kan du skicka meddelande till din chef. Klicka först på Hämta för att Ny ska tändas. Bem översikt (Bemanningsöversikt) Här kan du gå in och se ditt bemanningsblad. Här ser du hur ditt grundschema och den avvikande rapporteringen som är gjord för perioden. Du kan även se dina medarbetare på avdelningen eller per viss yrkeskategori på din avdelning. När du kommer in föreslås innevarande veckas datum. Välj datum, vilket Visa-läge du vill ha och klicka sedan på Visa blad. Egen = Eget schema samt avvikelser Egen Kategori = Alla på din avdelning med samma befattningsbenämning Samtliga = Alla på din avdelning De olika rapporteringarna som är gjorda får olika färger beroende på orsak. Om du klickar på knappen Färgkarta får du upp en förklaringsruta. 15
Reseräkning Under denna flik gör du dina reseräkningar direkt via självservice istället för på en blankett. OBS! Utlandstraktamente får du dock skriva på blankett. Du börjar även här med att välja Period och sedan Hämta. Nu kan du klicka på Ny. Ex. Endast kört km: Du anger: Förrättning (Orsak väljer du genom att klicka på pilen ) Avrese dag Hemkomst dag Ort Ändamål Därefter klickar du på Nästa. Under Tillägg anger du hur många km du har kört och ev. parkeringsavgift mm, välj ersättning med pilen. Klicka på Nästa, här kan du lämna ev. meddelande till chefen. Ta Nästa igen och välj Spara eller Spara och skriv ut. 16
Klickar du på Simulera kan du se hur stor ersättningen blir. Klicka bort bilden vid X:et i högra hörnet. Ex. Reseräkning: Välj period och klicka på Hämta därefter Ny. Ange: Förrättning (Orsak väljer du genom att klicka på pilen ) Avrese dag Avrese tid Hemkomst dag Hemkomst tid Ort Ändamål Därefter klickar du på Nästa. 17
Under knappen Restid/Kost anger du vilka måltider du fått på resan genom att bocka i rutorna, klicka sedan på Nästa. Under knappen Tillägg kan du registrera andra eventuella utlägg du haft i samband med resan t.ex. buss och taxi. Har du kört egen bil tar du med det här också. Klicka Nästa, i denna ruta kan du lämna ev. meddelande till chefen. Nästa igen, här väljer du Spara eller Spara och skriv ut. Klickar du på Simulera kan du se hur stor ersättningen blir. Klicka bort bilden vid X:et i högra hörnet. När reseräkningen har beviljats blir det en bock i rutan Beviljad. Då har du inte längre någon möjlighet att själv ändra eller ta bort reseräkningen. OBS! Har du en reseräkning med utlägg, ska den ALLTID skrivas ut och kvitton ska bifogas för att sedan skickas till lönekontoret, via din chef. Du har till och med den 5:e nästkommande månad på dig att göra korrigeringar. 18
Smått och Gott Kalender - Du kan använda Kalendern för att söka dag och datum. Du får även fram den i alla datumfält genom att dubbelklicka i fältet. Hjälp - När du står i ett fönster kan du klicka på Hjälp i navigatorn. Du kan även klicka på Hjälp i det fönstret du står i (finns i högra hörnet under Aditro). Om du inte kan lägga in frånvaron Tillfällig föräldrapenning (vård av barn), beror det troligen på att du inte lagt in ditt barns födelsedata och namn. Om det är heldagsfrånvaro ska det INTE vara några klockslag utan bara datum. Meddelande - Du kan på många ställen skriva ett meddelande till chefen med en förklaring till t.ex. frånvaro eller övertiden. Gå via översiktfönstret och kolumnen Medd Tänk på att du endast kan rapportera inom vald period. Glöm inte att Logga ut när du är klar. OBS! Använd INTE krysset. Vid inaktivitet under en viss tid blir du automatiskt utloggad. 19