Fakturering Kundreskontra system Billing Bakgrund Kommunsystem kan erbjuda Er ett mycket kompetent system för volymfakturering. Systemet passar särskilt bra för t.ex. en kommun eller verksamhet där olika enheter debiterar mot samma kunder och på så sätt kan skapa samfakturering med stora vinster i hantering och porto, men även erhålla en total överskådlighet. Rent schematiskt kan systemet beskrivas enligt nedan: Vård & Omsorg Skola Barnomsorg Individ- och Familje omsprg Färdtjänst Kulturskolan Andra system Avgifter, beräkningar, villkor Kommun Innevånare register Inkasso verksamhet Säkerhet Autentisering Behörighetssystem Ad-hoc fakturering Kundregister Kundreskontra Fakturering Från försystem Autogiro/ Internetbankbetalningar Kontraktsfakturering Fil till volymprinting, e-faktura, Autogiro Bankgirobetalningar Rapporter statistik Stora datamängder Systemet är designat för att hantera stora datamängder. Fimimport, filexport kan lämpligen hanteras via en integrationsmotor. Typiska integrationer med import/exportrutiner är: Slagning mot kommuninnevånarregister eller motsvarande t.ex CRM system. Import av transaktioner från ett eller flera försystem (verksamhetssystem) Export av printfil till t.ex Posten eller annan printleverantör Export av debiteringsfil till Autogiro Export av debiteringsfil till e-faktura Export av bokföringsdata till ekonomisystem Import av inbetalningar från bankgiro, plusgiro Export/import från inkassoföretag (eller eget)
Beskrivning Fakturor genereras vid diverse debiteringskörningar. Dessa uppgifter går emellertid inte in i reskontran förrän vid räkningskörningen. Vill man göra korrigeringar innan räkningskörningen inleder man med att skapa en korrigeringsfaktura som får samma utseende som ursprungsfakturan. Sedan kan man i korrigeringsfakturan ta bort rader, ändra rader och lägga till rader som man behagar. Det är sedan de rader som finns på korrigeringsfakturan som kommer in i reskontran när räkningskörningen görs. I Bill kan man beskåda hur ursprungsfakturan såg ut så om man tror att någon felaktig korrigering gjorts går det att spåra vilka ändringar som gjorts. Efter fakturakörningen har man inte längre samma frihet att ändra fakturarader. Då skapar man en korrigeringsfaktura som tidigare, men kan i den bara lägga till nya rader. Befintliga rader kan ej tas bort eller modifieras. I Bill finns det numera även en möjlighet att markera ifall rader ska synas eller ej på fakturan. Det kommer då att finnas två knappar "Visa faktura" som bara visar de rader som kommer med på fakturan, samt "Visa reskontra" som visar alla rader på aktuell räkning som finns med i reskontran inkl. de poster man markerat att de ej ska synas på räkningen. Hela bilden av reskontran Vi börjar i den övre delen av bilden. Här söker vi fram de fakturor som är av intresse. Ovan har vi bara angett ett personnummer och får då upp alla fakturor för den här personen. Dessa presenteras i tabellen till höger. Sedan väljer man den faktura man är intresserad av och klickar på den raden.
I den mellersta delen av bilden presenteras då de fakturor i tabellen som hör till samma person och period som den utvalda fakturan. Den faktura man valde överst är vald även här. Detaljerna kring fakturan presenteras också i mellersta delen av bilden. Det enda som kan ändras i fakturan är status och förfallodatum (oavsett om räkningskörning ägt rum eller ej). Anledningen till detta är att man inte ska tappa historiken om vad för faktura som genererats av debiteringskörningen. Korrigering av faktura som ännu ej skrivits ut Längst till höger i tabellen ser vi att status är Klar, vilket innebär att debiteringskörningen ägt rum, men att räkningskörning ännu inte skett. Dessa uppgifter är alltså inte inne i reskontran ännu. Samtidigt som man klickar på en faktura i den mellersta delen av bilden visas i den nedersta delen vilka fakturarader som hör till fakturan. Klickar man på någon av fakturaraderna i tabellen presenteras detaljerna rörande den raden. Här ser vi att alla knappar för att hantera fakturarader är utgråade. Raderna går inte att ändra eftersom de hör till en faktura som genererats via debiteringskörning. Det är däremot möjligt att flytta ett belopp från denna faktura till en annan period. Därför är Flytta -knappen och tillhörande textfält tillgängliga längst ned till höger i bilden. Vill man då ändra fakturan får man skapa en korrigeringsfaktura. Det görs via knappen Korrigeringsfaktura i den mellersta delen av bilden. Då skapas en faktura som är identisk med ursprungsfakturan. På denna faktura kan man sedan ändra som man vill, ta bort rader, lägga till rader, ändra befintliga rader. Fakturan är ju inte inne i reskontran ännu eftersom räkningskörningen inte ägt rum. När räkningskörningen sedan äger rum är det den nya fakturan som går iväg och det är dessa uppgifter som går in i reskontran. När vi tryckt på knappen Korrigeringsfaktura har alltså en ny faktura med nytt fakturanr genererats och det är den som nu presenteras.
I denna kan vi nu ändra fakturaraderna hur vi vill. När vi markerar en fakturarad ser vi att alla knappar som modifierar fakturarader nu finns tillgängliga. Vi kan ta bort rader, lägga till rader eller ändra befintliga rader. Anta nu att vi vill ändra beloppet 420 till 520. Då går vi bara in på aktuell rad, ändrar från 420 till 520 och sparar. Dessutom lägger vi till en rad med beloppet 300. Kom ihåg att dessa poster ännu inte finns i reskontran. När sedan räkningkörningen äger rum är det alltså beloppen 1260, 520 och 300 som kommer in i reskontran. Korrigeringar som görs innan räkningskörningen kommer alltså inte att belasta reskontran. För att det ändå ska finnas historik sparas alla fakturor som korrigerats på vägen och som till slut gett oss vår slutgiltiga faktura. Dessa kan man titta på via knappen Visa även korrigerade fakturor.
Här ser vi att status är Korrigerad. Detta är alltså inte den faktura som gäller längre utan det finns en senare version. Här ser vi emellertid hur den såg ut från början. Korrigering av faktura som skrivits ut Vi väljer nu istället en faktura med status Ej betald, dvs en faktura som skrivits ut.
Raderna hörande till denna faktura är alltså inne i reskontran. Precis som tidigare är alla knappar för att hantera fakturarader utgråade. Vill man då ändra fakturan får man som tidigare skapa en korrigeringsfaktura. Det görs via knappen Korrigeringsfaktura i den mellersta delen av bilden. Då skapas en faktura som är identisk med ursprungsfakturan. I korrigeringsfakturan ser vi att knapparna Spara och Ta bort inte är tillgängliga. Dessa rader har ju kommit med vid en räkningskörning och är inne i reskontran. Dessa kan därför inte längre modifieras/tas bort. Däremot kan raderna användas för att skapa nya rader. Det görs via knapparna Kopiera, Avdrag, Tillägg och Ny. Om det t ex visade sig att det ena beloppet inte skulle vara 500 utan 300, kan man som idag lägga in en post på -500 (via avdrag) för att sedan lägga till ytterligare en rad på 300 (via tillägg). Alternativt att man lägger in ett avdrag på -200 vilket resulterar i en särskild rad med den debiteringskod för avdrag som hör till ursprungsradens debiteringskod.
De nya raderna som kom till via avdrag och tillägg kan modifieras efter behag. Via avdrag genererades automatiskt en rad med motsatt belopp som den markerade raden. Via tillägget genererades automatiskt en rad med beloppet 500 (eftersom ursprungsraden hade detta belopp) och detta belopp har sedan modifierats till 300. Debiteringskod/text anpassas också utifrån debiteringskoden för ursprungsraden och beroende på om man gjort avdrag eller tillägg. Vill man nu att bara vissa rader ska synas på räkningen justeras detta via kolumnen längst till höger Dölj på räkning. Via knapparna längst ned Visa räkningsrader och Visa alla rader kan man se antingen bara de rader som syns på fakturan, eller alla rader inklusive alla justeringar som gjorts efter räkningskörningen. Visa alla rader: Visa räkningsrader:
Överflyttning av inbetalning: Betalning Här har det kommit in en inbetalning. (Avdrag, tillägg, kopiera, spara, ta bort får inte göras på rader som rör inbetalningar). Den här inbetalningen överskrider det debiterade beloppet med 400 kr. Därför ska det nu göras en överflyttning till en annan period. Anta att vi vill flytta 300 av dessa till period 200602 (där det redan finns en faktura som raden då ska in på) och 100 till perioden 200603 där det ännu inte finns någon faktura. till period med existerande faktura (av samma typ): Period 200601 före flytt:
Period 200601 efter flytt (en rad med belopp 300 har tillkommit): Period 200602 efter flytt (en rad med belopp -300 har tillkommit): till period utan existerande faktura: Period 200601 före flytt (av återstående belopp 100): Period 200601 efter flytt (en rad med belopp 100 har tillkommit):
Period 200603 efter flytt (en faktura innehållande en rad med beloppet -100 har skapats):