Upphandling av ramavtal för byggprojektledare. AB Enköpings Hyresbostäder - EHB ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2014-01-07

Upphandling av ramavtal för byggprojektledare AB Enköpings Hyresbostäder - EHB ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2014-01-07 /version: 2014-01-07 Rev_1 2014-02-12 Anbudstidens utgång: Upprättad av: Marcus Gustafsson Granskad av: Thomas Lundmark

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2 (21) INNEHÅLLSFÖRTECKNING AU ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER... 3 AUA ALLMÄN ORIENTERING... 3 AUA.1 Kontaktuppgifter... 3 AUA.2 Orientering om objektet... 3 AUA.5 Begreppsförklaringar... 4 AUB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER... 5 AUB.1 Former mm för upphandling... 5 AUB.2 Förfrågningsunderlag... 5 AUB.3 Anbudsgivning... 6 AUB.4 Anbudsöppning... 7 AUB.5 Anbudsprövning... 7 AUC UPPDRAGSFÖRESKRIFTER... 15 AUC.1 Omfattning... 15 AUC.2 Genomförande... 16 AUC.3 Organisation... 17 AUC.4 Tider... 18 AUC.5 Ansvar... 18 AUC.6 Ekonomi... 18 AUC.7 Rätt till uppdragsresultat... 21 AUC.8 Hävning... 21 AUC.9 Tvistelösning... 21

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 3 (21) 2014-01-07 AU AUA AUA.1 AUA.12 AUA.121 AUA.122 AUA.17 AUA.2 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Dessa administrativa föreskrifter ansluter till AMA AF Konsult 10. För uppdraget gäller ABK 09, Allmänna Bestämmelser för Konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet av år 2009. ALLMÄN ORIENTERING Denna förfrågan avser tekniskt konsultstöd inom byggprojektledning för Enköpings Hyresbostäder AB (EHB). EHB ägs av Enköpings Kommun och tillhandahåller framförallt hyresbostäder men även andra typer av lokaler. Idag äger EHB ca 2500 lägenheter och framgent kommer beståndet växa genom nyproduktion i egen regi. Då nyproduktionen är av relativt stor omfattning, behöver EHB anlita byggprojektledare med erfarenhet av nyproduktion. Konsulten kommer att arbeta i nära samverkan med EHB:s egen personal. Kontaktuppgifter Beställare AB Enköpings Hyresbostäder - EHB med organisationsnummer 556054-7050 Beställarens kontaktperson under anbudstiden Ove Sundlin, AB Enköpings Hyresbostäder Telefon: 0171-62 58 29 Växel: 0171-62 58 20 E-post: ove@ehb.se Beställarens ombud under anbudstiden Thomas Lundmark, AB Enköpings Hyresbostäder Telefon: 0171-62 58 25 Växel: 0171-62 58 20 E-post: thomas@ehb.se Myndigheter, offentliga verk, förvaltningar m fl. Konsult ska ta kontakt med myndigheter m fl. som kan behövas inom avropat uppdrag. Orientering om objektet Förfrågan avser tecknande av ramavtal för tillhandahållande av byggprojektledare/byggledare för löpande uppdrag (avrop) oavsett värde. Beställaren avser att teckna ramavtal med ett konsultföretag. Målet för ramavtalet är att uppdrag utförs kostnadseffektivt och med god kvalitet. Samarbetet mellan EHB och antaget konsult företag ska bygga på ömsesidigt förtroende. AUA.21 Översiktlig information om objektet I upphandlingen ingår följande tjänster: Konsulten kommer att vara beställarens representant i avropade byggprojekt. Konsulten ska ha dokumenterad erfarenhet av byggprojektledning och byggledning inkluderande byggprocessens olika faser som t ex förstudie, förprojektering, detaljprojektering, deltagande i upphandling, genomförande och garantitid samt ha kompetens för BAS-P och arbete som kontrollansvarig enligt PBL. Konsulten ska kunna utföra kalkylering, antingen i egen regi eller med hjälp av underkonsult. Inom ramavtalet kommer konsulten ha ansvar för kvalitetssäkring av utfört uppdrag, samt

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 4 (21) delegeras mandat att fatta beslut i frågor relaterade till uppdrag. Konsult ska kunna upprätta bygglovshandlingar, utföra bygganmälan, utföra kontroller enligt PBL, utverka sakkunnighetsintyg och upprätta förslag till kontrollplan. Konsult ska vara drivande i markanvisningsfrågor och detaljplanärenden. AUA.22 AUA.3 Objektets läge Enköpings kommun. Orientering om uppdraget EHB förvaltar och bygger bostäder. Under de kommande fyra åren planerar EHB att bygga ca 300 nya lägenheter, renovera ca 600 badrum och samtidigt hålla en process med rullande förädling av fastighetsbeståndet igång. Planerade investeringar är av ett värde av ca 400 miljoner kronor. Förväntat behov av inköpta tjänster under avtalsperioden är ca1,0 till 1,5 MSEK per år. Ingen inköpsvolym kan garanteras. Anlitad konsult ska medverka och stödja EHB i att utföra sitt uppdrag kostnadseffektivt och med hänsyn till kvalitet och miljö. AUA.5 Begreppsförklaringar De vedertagna begreppen om upphandling och avtal om konsultuppdrag redovisas i Begreppsbestämningar i ABK 09. Ytterligare begrepp som används förklaras Begreppsförklaringar i AMA AF Konsult 10.

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 5 (21) AUB AUB.1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Former mm för upphandling Begränsad kontroll enligt 11 kap. 17 Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling, LOU kommer att tillämpas i upphandlingen. Det innebär att kontroll av uteslutnings- och kvalificeringskrav utförs för den anbudsgivare som beställaren vid prövning enligt AUB.52 avser att tilldela kontraktet. Anbudsgivare med lägst pris (FA - fiktivt arvode) enligt AUB.52 som också klarar uteslutnings- och kvalificeringskraven, tilldelas kontraktet. AUB.11 AUB.12 AUB.14 AUB.15 AUB.2 AUB.21 Upphandlingsförfarande I denna upphandling tillämpas öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Uppdragsform Uppdragsform är konsultuppdrag (enskilt konsultuppdrag) eller konsultuppdrag med underkonsulter (generalkonsultuppdrag). Uppdragsformen anges i samband med avrop. Före uppdrag ska omfattning preciseras i samråd mellan konsulten och behörig representant för beställare. Ersättningsform för uppdraget Ersättning kan förekomma som rörlig ersättning, eller fast ersättning, enligt ABK09 kap 6 2. Anbudslämnare ska ange kostnad/timma för namngiven konsult, i anbudsformulär. Förutsättningar för upphandlingen Upphandlingen kommer att avslutas under förutsättning att erforderliga beslut är fattade. Förfrågningsunderlag Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Beställaren använder sig av elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Kommers elite för upphandlingen. Anbudsgivare som vill delta i upphandlingen ska lämna in elektroniskt anbud via systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta Kommers elite:s support. Öppettider för supporten 08:00-17:00 (8:00 13:00 dag före helgdag). E-postadress: support@primona.se Telefon: 08-612 34 53 Beställaren medger inte vid något tillfälle ersättning för upprättande av anbud. AUB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag (se även AUC.11): Ändringar i ABK 09 som är upptagna i AUC.111 ABK 09 (bifogas ej) Administrativa föreskrifter daterade 2014-01-07 Anbudsformulär daterat 2014-01-07 Bilaga Ägardirektiv och Etiska Regler EHB Bilaga Underlag till CV (mall)

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 6 (21) AUB.23 Kompletterande förfrågningsunderlag Om anbudsgivare upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att beställaren kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Frågor ska ställas senast 2014-02-10 och kommer att besvaras senast 2014-02-17. Frågor om upphandlingen ska ställas via Kommers elite. Av frågeställningen ska klart framgå vilken punkt, bilaga eller krav frågeställningen avser. Samtliga svar på inkomna frågor och eventuell annan information om upphandlingen under anbudstiden delges registrerade anbudsgivare via Kommers elite. Anbudsgivare uppmanas att löpande under anbudstiden kontrollera om tillkommande information har lämnats. I det fall anbudsgivare erhåller förfrågningsunderlaget från annat sätt än via Kommers elite, ankommer det på anbudsgivaren att före inlämnande av anbud kontrollera om tillkommande information har lämnats. Endast skriftliga svar lämnade i Kommers elite är bindande för beställaren. AUB.3 AUB.31 Anbudsgivning Anbuds form och innehåll Anbudet ska vara skrivet på svenska och lämnas elektroniskt via Kommers elite. Manuella anbud accepteras ej. Om inte samtliga i förfrågningsunderlaget begärda uppgifter lämnas kan detta medföra att beställaren måste utesluta anbudet. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Om annan än behörig firmatecknare har undertecknat anbudet, ska fullmakt kunna uppvisas vid begäran. Fullmakten ska uppvisas innan avtalstecknade. Undertecknade intyg och handlingar som begärs in av beställaren ska skannas in och laddas upp med anbudet. Beställaren förbehåller sig rätten att under utvärderingsperioden vid behov begära att dessa handlingar även lämnas in i original. Information om sekretess Beställaren omfattas av reglerna om offentlighet och sekretess. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till beställaren inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd för detta finnas i offentlighet och sekretesslagen (OSL). Av OSL följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Anser anbudsgivaren att vissa enskilda uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas, ska uppgifterna preciseras samt att en motivering lämnas till på vilket sätt anbudsgivaren skulle lida skada om uppgiften lämnades ut. Beställaren är den som enligt sekretesslagen ska besluta om en uppgift ska sekretessbeläggas.

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 7 (21) AUB.311 AUB.313 Huvudanbud Anbudet ska i sin helhet följa förfrågningsunderlaget. Reservationer, alternativa anbud/utföranden, hänvisning till hemsidor eller dylikt accepteras inte. Kompletteringar till anbud Beställaren kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Beställaren kan också begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbudsgivaren kan även komma att kallas till möte för redovisning inför beställaren av sitt anbud och dess resurser. Observera att möjligheten att begära in kompletterande uppgifter eller förtydliganden av anbudet är mycket begränsad. Beställaren har ingen skyldighet att låta en anbudsgivare förtydliga eller komplettera sitt anbud. AUB.32 AUB.33 AUB.4 Anbudstidens utgång Anbud ska ha kommit in senast 2014-02-24. Anbuds giltighetstid Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud i 90 dagar efter anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudstidens giltighetstid med automatik till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock högst 90 dagar utöver angiven giltighetstid. Anbudsöppning Anbudsöppningen är sluten. Anbud kommer att öppnas vid en förrättning där minst två av beställaren utsedda personer deltar. AUB.5 Anbudsprövning Begränsad kontroll enligt 11 kap. 17 Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling, LOU kommer att tillämpas i upphandlingen. Det innebär att kontroll av uteslutnings- och kvalificeringskrav enligt AUB.51 utförs för den anbudsgivare som beställaren vid prövning enligt AUB.52 avser att tilldela kontraktet. Anbudsgivare med lägst pris (FA - fiktivt arvode) enligt AUB.52 som också klarar uteslutnings- och kvalificeringskraven enligt AUB.51, tilldelas kontraktet. Anbud kommer att prövas i två faser enligt AUB.51. 1) Uteslutningsfasen är en prövning av anbudsgivaren med avseende på: Obligatoriska uteslutningsgrunder enligt LOU kap 10 1 Frivilliga uteslutningsgrunder enlig LOU kap 10 2-4; betalning av avgifter och skatter m.m. För att gå vidare till kvalificeringsfasen skall båda ovanstående punkter vara godkända. 2) Kvalificeringsfasen är en prövning av anbudsgivaren, där anbudsgivarens registrering, ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet prövas.

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 8 (21) AUB.51 Prövning av anbudsgivare Krav som ska uppfyllas av anbudsgivare Beställaren kommer själv att kontrollera vissa krav. Utländsk anbudsgivare ska själv bifoga motsvarande handling/upplysning från officiell myndighet i hemlandet som intyg på att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar etc. Lagenliga krav Anbudsgivare ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter, Skatt eller andra lagstadgade avgifter i Sverige eller i det land han är registrerad. Beställaren kommer själv att ta in SKV:s blankett 4820 begäran om upplysningar vid upphandling, från skattemyndighet. För utländsk anbudsgivare gäller att anbudsgivare själv kommer in med motsvarande upplysning från officiell myndighet i hemlandet som intyg på att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Denna upplysning får inte vara äldre än 30 dagar räknat från anbudstidens utgång. Uppgifter kan även komma att kontrolleras för eventuella underkonsulter och/eller annan åberopad resurs. Juridisk försäkran Anbudsgivaren ska uteslutas från upphandlingen om förhållanden enligt 10 kap 1 LOU föreligger. Kapitel 1 i nämnda paragraf anger bl.a. att anbudsgivaren inte får vara dömd för brott som innefattar deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri och penningtvätt. Kraven gäller även företrädare för anbudsgivaren. Anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om förhållanden enligt 10 kap 2 LOU föreligger. Kapitel 2 i nämnda paragraf anger, förutom konkurs m.m., även förhållande om att företrädare för anbudsgivare inte får vara dömd för brott avseende yrkesutövningen eller allvarligt fel i yrkesutövningen. Det anges även att anbudsgivare som inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt får uteslutas. Dessa krav gäller även för eventuella medverkande underkonsult. Anbudsgivare ska då ålägga underkonsult samma krav enligt ovananstående. Bevis enligt anbudsformulär Juridisk försäkran om att grund för uteslutning inte finns. Registrering Anbudsgivare ska vara registrerad i det land där han driver verksamhet enligt landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register, i Sverige Bolagsverket. Upphandlande myndighet kommer själv att kontrollera att dessa krav uppfylls via UC. Bolagsverkets registreringsbevis behövs således inte bifogas anbudet. Ekonomisk ställning Krav på ekonomisk ställning: omsättning En förutsättning för att anbudsgivare ska kunna antas är att anbudsgivaren har tillräcklig ekonomisk stabilitet. Detta påvisas genom att omsättningen under de senaste två åren uppgår till lägst 3 MSEK/år. Beställaren kommer själv att kontrollera att detta uppfylls via upplysning från UC. Årsredovisning behöver således inte bifogas anbudet.

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 9 (21) Krav på ekonomisk ställning: Kreditbedömning Anbudsgivare ska vid tidpunkten för anbudslämnandet ha en kreditvärdighet som visar lägst riskklass 3 hos UC. Anbudsgivare uppmanas att i förväg kontrollera att kraven om lägsta riskklass uppfylls. I de fall lägre risktal redovisats ska anbudsgivare ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren lämnat en sådan styrkt förklaring till bedömning av beställaren kan anses klarlagt att anbudsgivaren trots allt innehar efterfrågad ekonomisk stabilitet. Bevis: Upphandlande myndighet kommer själv att kontrollera att dessa krav uppfylls via UC, bevis behövs således inte bifogas anbudet. Utländska anbudsgivaren ska bifoga ett intyg, som inte är äldre än tre (3) månader, från ovanstående kreditupplysningsföretag eller motsvarande, innehållande uppgift om riskklassificering Teknisk förmåga och kapacitet: Metod för miljö- och kvalitetssäkring Metod för miljösäkring: Anbudsgivaren ska bifoga en kortfattad beskrivning av sina miljösäkringsrutiner. Anbudsgivaren kan även komma att åläggas, att inför kontraktsskrivning utförligt redovisa sitt systematiska miljöarbete, d. v. s. sina miljöledningsrutiner. Redovisningen ska överlämnas till upphandlande myndighet inom tre (3) arbetsdagar efter begäran. Dessa ska minst omfatta nedanstående: Miljöpolicy för verksamheten Rutiner för internrevision eller egenkontroll Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa Namn på leverantörens miljöansvarig Beskrivning över hur kunskap om nya riktlinjer och krav inom miljöområdet sprids hos leverantören. Metod för kvalitetssäkring: Anbudsgivaren ska bifoga en kortfattad beskrivning av sina kvalitetssäkringsrutiner. Anbudsgivaren kan även komma att åläggas, att inför kontraktsskrivning utförligt redovisa sitt systematiska kvalitetsarbete, d.v.s. sina kvalitetsledningsrutiner. Redovisningen ska överlämnas till upphandlande myndighet inom tre (3) arbetsdagar efter begäran. Dessa ska minst omfatta nedanstående: Kvalitetspolicy för verksamheten Rutiner för internrevision eller egenkontroll Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa Namn på kvalitetsansvarig Beskrivning hur man systematiskt arbetar med att hålla en hög kundnöjdhet. Bevis enligt anbudsformulär - intyg om uppfyllelse: Miljö- och kvalitetssäkring och bilaga, kortfattad beskrivning miljö- och kvalitetssäkringsrutiner

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 10 (21) Teknisk förmåga och kapacitet: Personal och kompetenskrav Tillgängliga personalresurser Anbudsgivaren ska ha en personell resursbas på minst 4 (fyra) byggprojektledare inom efterfrågat område, varav en skall fungera som kontaktperson och ansvarig konsult för beställaren. Timarvode för byggprojektledare ska ingå i anbud. Bevis enligt anbudsformulär: Förmåga inom efterfrågad verksamhet Bilaga, bekräftelse Kompetenskrav gällande utbildning och arbetslivserfarenhet 1. Dokumenterad erfarenhet av efterfrågad kompetens enligt AUA.21 2. 3 års högskolestudier med examen och 5 års arbetslivserfarenhet som byggprojektledare, eller fullbordad gymnasial utbildning och 15 års arbetslivserfarenhet som byggprojektledare 3. Utbildning, kompetens och erfarenhet av BAS-P (projektledning) Bevis enligt anbudsformulär: Kompetenskrav Bilaga, fyra st. CV bifogas (CV-mall används.) Övriga kompetenskrav 1. God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska. 2. Erfarenhet av administrativa rutiner inom offentlig förvaltning: God kännedom om och förståelse för offentliga arbetsprocesser, samt vara medveten om sekretessbestämmelser kring offentlig upphandling. Bevis enligt anbudsformulär: Övriga kompetenskrav Bilaga, bekräftelse om att kraven uppfylls Teknisk förmåga och kapacitet: Organisation och åberopande av annat företags kapacitet Företagspresentation ska bifogas till anbudet. Anbudsgivaren ska ha goda organisatoriska förutsättningar att leverera efterfrågade tjänster i motsvarande omfattning, samt kapacitet att denne kan förväntas kunna tillgodose beställarens behov under avtalstiden. Anbudsgivaren får, enligt 11 kap 12 LOU, vid behov åberopa andra företags tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Anbudsgivaren ska i sådana fall tillhandahålla ett åtagande från företagen i fråga eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Bevis enl. anbudsformulär: Bilaga. En företagspresentation innehållande en övergripande beskrivning av anbudsgivaren, dess organisation och verksamhet för uppdraget bifogas. Åtagande/annat bevis lämnas, om annat företags kapacitet åberopas. Leverantörens yrkeskunnande Uppdragen som ska bevisa anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet ska kunna styrkas från referenser. Snittbetyg från två (2) referenter måste för att klara kvalificeringen vara minst 3,50. Snittbetyg under 3,50 leder till uteslutning från upphandling. Anbudsgivare som erhåller betyg 1 på enskild fråga utesluts från upphandling, oavsett snittbetyg. Om referent inte kan svara på enskild fråga sätts betyg 2 av beställaren på denna enskilda fråga. Anbudsgivare ska styrka sin tekniska förmåga och kapacitet via kvalificerade uppdrag gällande byggprojektledning. Uppdragen måste ha pågått under minst 12 månader. Ett av uppdragen kan vara pågående om det pågått minst 6 månader, det andra projektet måste vara avslutat inom de senaste 3 åren.

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 11 (21) Anbudsgivare ska styrka sin tekniska förmåga och kapacitet via kvalificerade uppdrag gällande byggprojektledning. Uppdragens längd ska vara minst 12 månader och omfatta minst en byggprojektledare. Minst ett uppdrag ska vara avslutat. Ett av uppdragen får vara pågående, under förutsättning att uppdraget har pågått minst 6 månader. Avslutat uppdrag ska ha fullbordats under de senaste tre åren. 1. En kortfattad beskrivning av varje uppdrag som företaget genomfört. Referensuppdrag ska märkas enligt anvisning i formulär till anbudet. 2. Namn, adress, telefonnummer och e-postadress till representanter från uppdragsgivare. Dessa personer skall via referensfrågor kunna intyga att beskrivna uppdrag har uppfyllt uppdragsgivarens ställda mål/krav enligt nedan. Frågor ställs till referenter i påståendeform enligt följande: 1. Företaget och dess konsulter har stort yrkeskunnande inom sitt område. 2. Du är mycket nöjd med företaget och dess uppdrag har utförts med hög kvalitet. 3. Företaget har arbetat effektivt och har följt uppsatta tidsramar. 4. Företaget hade erfarenhet och personalresurser för att kunna utföra uppdraget åt dig. 5. Du kunde överlämna förtroende till företagets konsulter att i ditt ställe företräda och ta beslut i projektet. 6. Du skulle gärna anlita företaget och dess konsulter att utföra liknande uppdrag åt dig i framtiden. Värdeskala vid referenstagning: Stämmer mycket bra - betyg 5 Stämmer bra - betyg 4 Stämmer överlag - betyg 3 Stämmer dåligt - betyg 2 Stämmer mycket dåligt - betyg 1 Anbudsgivare ska informera referent om att referenstagning preliminärt kommer ske mellan 2014-03-17 och den 2014-03-29. Referent får inte vara verksam inom samma företag eller koncern som anbudslämnaren. AUB.511 AUB.52 Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet Dessa uppgifter inhämtas av uppdragsgivaren. Värderingsgrunder vid utvärdering av anbud Den anbudsgivare som har lägst timarvode efter reduktion eller påslag på arvodet, efter intervju av kontaktperson/ansvarig konsult tilldelas avtalet. Intervju kommer att ske med den konsult som anbudslämnaren utsett till kontaktperson/ansvarig konsult, under 30-60 minuter. Intervjun hålls av beställare samt upphand-

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 12 (21) lingskonsult. Dessa kommer individuellt betygsätta konsult i en betygsskala mellan 1 5. Det genomsnittliga betyget ger ett fiktivt värde till begärt arvode. Konsulten ska under intervjun presentera ett genomfört projekt där hon eller han varit byggprojektledare. Presentationen ska ge insikt i konsultens kunskaper och metoder att kvalitetssäkra uppdraget och slutföra detsamma inom utsatt tid. Vidare ska den påvisa konsultens kunskaper inom etablerade entreprenadformer, kalkylering samt erfarenhet av LOU. Under intervjun kommer även konsultens förmåga vad gäller presentation och pedagogik att betygsättas. Ett genomsnittligt betyg över 4,00 upp till 5,00 ger en fiktiv reduktion av anbudspriset. Ett genomsnittligt betyg under 4,00 ger ett fiktivt påslag på anbudspriset. Reduktion eller påslag sker enligt denna modell: Betyg Reduktion Betyg Påslag 5,00 500 3,90 50 4,90 450 3,80 100 4,80 400 3,70 150 4,70 350 3,60 200 4,60 300 3,50 250 4,50 250 3,40 300 4,40 200 3,30 350 4,30 150 3,20 400 4,20 100 3,10 450 4,10 50 3,00 500 4,00 0 Reduktion eller påslag beräknas enligt formeln FA=BA+RP Begärt arvode BA Genomsnittligt betyg vid intervju Reduktion/Påslag RP Fiktivt arvode FA Anbud 1 1200 4,95 475 725 Anbud 2 1100 4,25 125 975 Anbud 3 1000 4,40 200 800 Anbud 4 700 3,30 350 1050 Anbud 1 vinner på talet 725 tack vare ett bättre genomsnittligt betyg och därmed en större reduktion på det begärda arvodet. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet antas. Två utvärderingskriterier bedöms: 1. Pris 2. Genomförande av uppdrag Den anbudsgivare som har lägst timarvode efter reduktion eller påslag på priset tilldelas avtalet. Reduktion eller påslag på priset avgörs efter en bedömning av förmåga till genomförande av uppdrag. Positivt är om projektmetod bidrar till slutförande med god kvalitet. För att erhålla hög poäng, ska metoden på ett tydligt sätt leda till att projektet slutförs i tid, samt att projektmetoden är enkel att tillämpa på olika projekt. Bedömningen av ovanstående görs av det skriftliga anbudet samt presentation av kontaktperson/ansvarig konsult. Betygen sätts individuellt av beställarens representant och av

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 13 (21) upphandlingskonsult. Ett betyg per fråga och betygsättare - totalt två betyg per anbudsgivare. Snittbetyg av dessa avgör reduktion eller påslag Värdeskala vid utvärdering: Mycket trovärdig och tydlig projektmetod som är mycket lätt att tillämpa till beställarens kommande projekt, samt som presenteras mycket väl och pedagogiskt av ansvarig konsulten/uppdragsledaren betyg 5 Trovärdig och tydlig projektmetod som är lätt att tillämpa, samt som presenteras pedagogiskt av ansvarig konsult/uppdragsledaren betyg 4 Projektmetod som kan till viss mån tillämpas till kommande projekt, samt som presenteras översiktligt av ansvarig konsult/uppdragsledaren betyg 3 Intervjuer kommer att hållas den 5, 6 samt 10 mars 2014 och anbudsgivare ska kunna avsätta tid för intervju under alla dessa dagar. Exakt tid för intervju tilldelas preliminärt den 3 mars 2014. Ett genomsnittligt betyg över 4,0 upp till 5,0 ger en fiktiv reduktion av anbudspriset. Ett genomsnittligt betyg under 4,0 ger ett fiktivt påslag på anbudspriset. Om kvalitet på genomförande av uppdrag betygsätts lägre än 3, uppfylls inte tillräckligt god kvalitet och anbudet förkastas. Reduktion eller påslag sker enligt denna modell: Betyg Reduktion/Påslag 5,00 500 4,50 250 4,00 0 3,50 250 3,00 500 Reduktion eller påslag beräknas enligt formeln FA=BA+RP Begärt arvode BA Genomsnittligt betyg vid utvärdering (anbud och intervju) Reduktion/Påslag RP Fiktivt arvode FA Anbud 1 1100 4,5 250 850 Anbud 2 1100 4,0 0 1100 Anbud 3 900 3,5 250 1150 Anbud 4 700 3,0 500 1200 Anbud 1 vinner på talet 850 tack vare ett bättre genomsnittligt betyg och därmed en större reduktion på det begärda arvodet.

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 14 (21) AUB.53 Meddelande om beslut efter utvärdering av anbud Anbudsgivarna kommer att tilldelas resultatet av upphandlingen så snart beställaren fattat tilldelningsbeslut. Meddelande kommer att skickas till samtliga inkomna anbudsgivare via Kommer elite. I det fall mottagaren av detta förfrågningsunderlag avstår från att lämna anbud är beställaren tacksamma om detta meddelas upphandlingsansvarig gärna också orsaken. AUB.54 Avrop Vid avrop ska en beställningsskrivelse upprättas mellan beställare och leverantör.

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 15 (21) AUC AUC.1 UPPDRAGSFÖRESKRIFTER Följande kommersiella villkor under AUC bildar grund för det kommande ramavtalet mellan parterna. Förutom kommersiella villkor, anges det i det kommande ramavtalet uppgifter om leverantör, pris och liknande. Omfattning Mellan parterna EHB, med organisationsnummer 556054-7050 (nedan kallad beställaren) och konsult (nedan kallad konsult eller leverantör) har följande ramavtal tecknats. Ramavtalet omfattar konsulttjänster inom byggprojektledning/byggledning enligt beskrivning i förfrågningsunderlaget. Ramavtalsformen innebär att omfattning av avrop anges under avtalstiden. Beställaren garanterar ingen volym eller inga uppdrag under avtalstiden. Ramavtalet villkoras av att det gäller under förutsättning att erforderliga beslut fattas. Uppgifter i dessa uppdragsföreskrifter (detta ramavtal) om rutiner och förslag till arbetssätt för konsulten ska ses som beställarens nuvarande intentioner och uppfattning om hur arbetet ska bedrivas. Det är inte en uttömmande beskrivning av konsultens samtliga arbetsuppgifter, utan ska ses som exempel på förväntningar som beställaren har på konsultens insats. Slutliga rutiner och samarbetsformer, ansvarsområden m m ska efter samråd med beställaren dokumenteras av konsulten. Beställning av uppdrag (avrop) sker skriftligen. Om en beställning (avrop) inom en verksamhet inte slutförs med anledning av ett politiskt beslut, ett administrativt fel eller liknande, har beställaren rätt att flytta över resterande tid/resurser till ett annat projekt hos beställaren. AUC.11 Kontraktshandlingar Med ändring av ABK 09 kap 1 2 gäller handlingar i följande ordning: 1. Tillägg till och ändring av kontrakt (ramavtal) 2. Kontrakt (ramavtal) 3. Ändringar i ABK 09 som är upptagna i särskild sammanställning AUC.111 4. ABK 09 5. Beställning (avrop från ramavtal) 6. Uppdragsbekräftelse 7. Förfrågningsunderlag (avser förfrågan i upphandlingen inför ramavtalet) 8. Anbud (konsultens anbud inför tecknande av ramavtalet) 9. Övriga handlingar

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 16 (21) AUC.111 Sammanställning över ändringar i ABK 09 För avtalet gäller ABK 09, Allmänna Bestämmelser för Konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet av år 2009 med nedan angivna ändringar och tillägg. Hänvisning Hänvisning Typ av förändring ABK 09 AF ABK 09 kap. 1 2 AUC.11 Ändring av kontraktshandlingars ordning ABK 09 kap. 3 3 AUC.32 Ersättande konsult ABK 09 kap. 6 5 AUC.615 Särskild ersättning ABK 09 kap. 8 1 AUC.8 Hävning ABK 09 kap 9 1 AUC.9 Tvistelösning AUC.13 Förutsättningar Konsulten får ej vidta åtgärd som kan väntas medföra åsidosättande av lag eller kollektivavtal eller på annat sätt strida mot vad som är allmänt godtaget inom konsultens avtalsområde samt avkräva samma utfästelse av dess underkonsulter. Konsulten förbinder sig att under hela avtalstiden fullgöra sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Parterna ska hålla varandra underrättade om förhållanden som kan antas ha betydelse för uppdraget. Underleverantörer som konsult behöver anlita för utförande av sitt uppdrag ska skriftligen godkännas av beställare. Leverantören svarar för underleverantörens arbete i alla led som för sitt eget. Leverantören ska kontrollera att underleverantören fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, till exempel avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen ska utföras före avtalsskrivning med underleverantören och därefter årligen. Beställare förbehåller sig rätten att ta del av leverantörens avtal med eventuella underleverantörer. AUC.15 AUC.151 AUC.153 AUC.2 AUC.22 Information Beställarens informationsansvarige Beställarens ombud samt handläggare under avtalstiden anges vid avtalstecknande. Någon av dessa är beställarens informationsansvarige. Information till fastighetsägare, boende m fl Konsulten ska delta i möten om projektet i nödvändig omfattning. Genomförande Konsulten ska upprätta en plan för kvalitets- och miljöstyrning för uppdraget och genomföra sina åtaganden enligt planen. En plan överlämnas till beställaren två veckor efter att kontraktet är undertecknat. Planen anpassas till respektive uppdrag, enligt instruktioner vid avrop. Kvalitets- och miljöstyrning Konsulten ska genomföra sitt uppdrag enligt överenskommen kvalitets- och miljöplan samt i enlighet med beställarens miljöpolicy.

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 17 (21) AUC.224 AUC.24 AUC.241 AUC.242 AUC.243 AUC.3 AUC.31 AUC.32 Kvalitets- och miljörevision Kvalitets- och miljörevison, som beställarens representant utför, sker enligt erforderlig omfattning. Konsulten ska tillhandahålla efterfrågad dokumentation. Tillhandahållande av handlingar och uppgifter Informationssamordning Avstämningsmöte för uppdraget ska hållas enligt överenskommelse vid avrop. Tillhandahållande av handlingar från beställaren Besked och handlingar tillhandahålls inför varje avrop Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från konsulten Konsulten ska fortlöpande redovisa och hålla beställaren underrättad om hur arbetet fortskrider och kommer att bedrivas. Vad underrättelsen ska innehålla och när uppföljningen sker, bestäms i varje avrop. I varje avrop beslutas vilka handlingar och uppgifter konsult ska lämna inför projektet, t.ex. egenkontrollplan, miljöplan och kvalitetsplan. Organisation Beställarens projektorganisation Projektorganisation meddelas inför varje avrop. Beställarens kontaktperson och ombud för avropat uppdrag är den person som undertecknar beställningen. Konsultens uppdragsorganisation Uppgifter om konsultens ombud med flera enligt anbudsformulär. I anbudet offererade konsulter ska erbjudas vid avrop. Bemanning av uppdrag föregås alltid av samråd mellan parterna. Behöver någon av dem bytas ut ska föreslagen ny person ha minst samma kompetens och erfarenhetskrav som i den här upphandlingen ställts på de ursprungliga personerna. Det ska bevisas skriftligt. Konsulter engagerade i pågående uppdrag får ej ersättas av andra konsulter utan beställarens godkännande. Med ändring av kap 3 3 gäller att beställaren får neka en viss ersättare även om ersättaren har likvärdig kompetens och är lämplig för uppdraget. Konsulten har då skälig tid att erbjuda en annan ersättare, antingen anställd eller en underkonsult, till uppdraget. AUC.33 AUC.34 AUC.36 Möten Möten relaterade direkt till uppdraget fastställs vid avrop. Konsulten ska därutöver delta i övriga möten efter särskild kallelse. Konsulten ska delta i övriga möten som inte direkt kan härröras till framskridande uppdraget men anses vara nödvändiga för hela projektet. Tillsyn och kontroll enligt PBL Konsulten ska ombesörja och ansvara för uppgifter för tillsyn och kontroll inom sitt ansvarsområde som åligger byggherren enligt plan- och bygglagen, PBL. Sådana uppgifter kan vara att upprätta bygglovshandlingar, utföra bygganmälan, kvalitetskontroller enligt PBL, utverka sakkunnighetsintyg och upprätta förslag till kontrollplan. Uppgifter om sidokonsultuppdrag och andra arbeten Eventuella sidouppdrag anges vid avrop.

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 18 (21) AUC.37 AUC.374 AUC.3741 Samordning Konsulten svarar för att beställarens, konsultens och beställarens övriga avtalsparters arbeten samordnas med varandra, enligt instruktioner angivna vid avrop. Samordning av arbetsmiljö Byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering (BAS-P) Konsulten ska ha kompetens för BAS-P AUC.4 Tider Uppdrag kommer att avropas under avtalsperioden mot tecknat ramavtal. Avtalsperioden omfattar två (2) år med planerad avtalsstart 2014-10-01, med möjlighet för beställaren att förlänga avtalstiden i maximalt ett (1) plus ett (1) år. Eventuella förlängningar kommer att omfatta minst sex (6) månader. Om beställaren önskar förlänga avtalet ska detta ske skriftligt tre (3) månader innan avtalstidens utgång. AUC.41 AUC.42 AUC.44 AUC.45 Tidplan Uppdraget ska utföras enligt överenskommen tidplan för varje avropat uppdrag. Uppdragsstart Uppdrag kan tidigas avropas och starta när ramavtalet (kontraktet) är undertecknat och då upphandlingen har vunnit laga kraft. Färdigställandetid Anges i avrop. Viten Vid försening av uppdragets färdigställande ska konsulten betala vite med 1 % av det totala värdet för avropet för varje vecka som uppdraget försenats. Konsult ska till beställare utge 20 000 kronor i vite för varje underleverantör som anlitas utan beställarens godkännande. (Se AUC.13) Beställare är därutöver berättigad att kostnadsfritt häva avtalet. AUC.5 AUC.53 AUC.54 AUC.6 AUC.61 AUC.611 Ansvar Konsultens skadeståndsskyldighet Enligt ABK 09 kap 5 3. Försäkring Konsulten ska inom två veckor efter undertecknat kontrakt (se AUC.42) överlämna beställaren bevis om tecknad försäkring. Förnyelsebevis på försäkringen ska årligen lämnas till beställaren. Ekonomi Ersättning Rörligt arvode Ersättning för uppdraget sker med rörligt arvode för nedlagd och redovisad tid enligt överenskomna timarvoden.

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 19 (21) Timarvoden ska inkludera alla administrativa kostnader för uppdraget. Ersättning för rese- och traktamentskostnader eller liknande ersättningar ska ingå i timarvoden. Även i det fall konsult har sitt säte utanför Enköpings kommun ska resor för uppdragets genomförande ingå. Konsulten ska upprätta budget för det egna uppdraget i samråd med beställaren. Budgeten ska följas upp av konsulten minst en gång i månaden med en skriftlig rapport till beställaren. Ändringar och tilläggsuppdrag ska i första hand regleras genom överenskommet arvode och i andra hand genom rörligt arvode efter redovisning av och ersättning för nedlagd tid. AUC.612 AUC.615 AUC.617 AUC.62 Fast arvode Om så anges vid avrop, kan fast arvode förekomma för uppdrag. Särskild ersättning Med ändring av ABK kap 6 5: Särskild ersättning enligt ABK 09 kap 6 5 betalas inte för underkonsult. Särskild ersättning enligt ABK 09 kap 6 5 betalas endast för kopiering (punkt c). Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) För tjänster som utförs senare än 2015-10-01 indexregleras timersättningen enligt K84. Basmånad är juni 2014 och utförandemånad juni 2015. För kommande årsskiften sker motsvarande indexjustering med samma månader men med ett års förskjutning för varje år som ska regleras. Innan eventuell prisändring får ske enligt index ska dock skriftlig begäran om sådan göras till beställaren. Begäran ska vara beställaren tillhanda senast 15 dagar innan den är avsedd att träda ikraft. Innan ikraftträdande ska beställaren bekräfta de nya timersättningarna. Prisjustering avser endast arbeten som utförts efter sådan bekräftelse. Betalning Beställaren utbetalar ersättning en gång i månaden efter nedlagda kostnader. Faktura överlämnas till beställaren enligt vad nedan anges. Godkänd faktura betalas 30 dagar efter erhållen faktura. Fakturerings- eller expeditionsavgifter utgår ej. Överlåtelse/försäljning av fakturor utan beställarens godkännande accepteras inte. Beställarens betalningsansvar gäller enbart mot kontrakterad leverantör (konsult). Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen.

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 20 (21) AUC.624 Fakturering Faktura ska ställas till beställaren under adress: AB Enköpings Hyresbostäder Att: Namn på person som gör avropet Box 3051 745 03 Enköping Av fakturan ska det framgå: Fakturadatum Unikt fakturanummer Köparens namn och fakturaadress (förvaltningens namn och fakturaadress enligt beskrivning ovan) Referens (beställarens referens enligt beskrivning ovan) Konsultens namn och adress Konsultens organisationsnummer Konsultens momsregistreringsnummer Uppgift om att konsulten innehar F-skattebevis Vilket avtal och/eller avropsöverenskommelse som avses samt specificera arten, omfattningen och tidsåtgången av det arbete som utförts samt kostnad för material (kopia/kopior på fakturor eller kvitton). När varan/tjänsten levererades Betalningsvillkor, förfallodatum Bank- och/eller plusgiro Belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp) Momssats Vid befrielse från moms ska hänvisning till relevant bestämmelse i momslag, momsdirektiv eller annan uppgift om att omsättningen är skattebefriad anges Vid eventuell räntefakturering ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven. Beställare förbehåller sig rätten att returnera fakturor som inte uppfyller ovanstående krav. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller dylikt godkänns ej. Fakturor skickade via annan part än avtalad leverantör, ex. faktureringsbolag eller motsvarande företag, accepteras ej. Senare framställt krav medför icke rätt till ersättning, om inte konsulten inom nämnda tid anmält att till beloppet då okänd fordran kan föranleda ytterligare krav eller kan visa att kravet grundas på fordran, som då var för honom okänd. Eventuell dröjsmålsränta betalas enligt 6 i räntelagen. Fakturor avseende dröjsmålsränta för belopp mindre än 100 kronor exkl. moms per sent betald faktura accepteras ej. Samlingsfakturor accepteras endast efter särskild överenskommelse. Betalningstid är trettio dagar efter det att komplett faktura ankomststämplats hos beställaren. Perioden juni-augusti är betalningstiden 45 dagar efter det att komplett faktura ankomststämplats hos beställaren.

ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 21 (21) AUC.7 AUC.71 Rätt till uppdragsresultat Nyttjanderätt Beställaren har rätt att använda och kopiera redovisat uppdragsresultat för alla ändamål. Beställaren har äganderätten till originalhandlingar liksom till de datafiler som handlingarna framställts ur. Arkivering av handlingar Beställaren tar hand om all arkivering av originalhandlingar. Handlingarna ska levereras av konsulten till beställaren i en (för beställaren) lämplig form samt på ett (för beställaren) lämpligt sätt. Om uppdragsresultatet överlämnas som PDF ska även de bakomliggande handlingarna (Word, Excel, jpeg-bilder, illustrationer mm) överlämnas på separat CD-skiva. AUC.8 AUC.9 Hävning Med tillägg till ABK kap8 1gäller att beställaren även har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om konsulten inte fullgör sina skyldigheter avseende sociala avgifter och skatter. Detta gäller såväl för konsulten, som eventuella underkonsulter i alla led. Skulle konsulten brista i fullgörandet av denna föreskrift äger beställaren rätt att häva avtalet. Tvistelösning Med tillägg till ABK 09 kap 9 1 gäller att: Tvist med anledning av tolkningen av avtalet eller varje annat rättsförhållande som uppkommer ur avtalsrelationen, ska avgöras av allmän domstol vid uppdragsgivarens hemort.