1 (24) Instruktion för fotohantering i TakeCare och TakeCare-Picsara för case-användare HSF/MIT Version 1.03
2 (24) Innehåll Inledning... 3 Hantering:... 3 Säkerhetskopiering:... 3 Support... 3 Från patientkontakt till vidimerad och låst bild i TC-Picsara... 4 Att tänka på vid fotografering... 6 Förhandsgranskning innan bilderna läggs in i TC-Picsara... 7 Lägga in digitala bilder i TakeCare - Skapa case... 8 Låsning av case... 12 Radera enstaka bilder i ett olåst case... 14 Avbryt ett påbörjat olåst case... 15 Felaktigt inlagd patientinformation i ett låst case... 16 Byta lösenord i Picsara... 20 Tips & råd... 21 Caset syns inte i TakeCare...... 22 Skriva ut patientuppgifter...... 22 Radering av Minneskort...... 23 HSF/MIT Version 1.03
3 (24) Inledning Picsara används på Karolinska, Danderyd, St Eriks ögonsjukhus, Södertälje sjukhus, Södersjukhuset, SLSO och inom HSF Gotland för att hantera digitala bilder. Systemet är integrerat med TakeCare och kallas då TakeCare-Picsara. Den lagrade bilden är en journalhandling. Hantering: Fotografering och lagring av digitala bilder ska utföras av ett mindre antal utsedda personer. Detta för att säkra kvaliteten på bilderna och för att minimera risken med felaktig lagring. Bildhanteringsprogram som t ex Photoshop ska inte användas för att korrigera (förvanska) bilden innan lagring. Säkerhetskopiering: Picsara säkerhetskopieras varje natt av SLL IT. Ingen lagring av patientrelaterade bilder är tillåten lokalt på dator eller minneskort sedan bilden är inlagd i TC-Picsara och en säkerhetskopiering är gjord. Användningsområden Exempel: Fotografera sår och följa dess förändringar över tiden. Fotografera hudförändringar och se dess förändring över tiden samt möjlighet att diskutera bilden med hudkonsult. Skadedokumentation. Support Picsara-supporten hanteras av MIT Björn Hillbom, 9963 Christina Fagerström, 8113 HSF/MIT Version 1.03
4 (24) Från patientkontakt till vidimerad och låst bild i TC-Picsara Remittent 1. Skriv ut ett försättsblad med patientens personuppgifter från TakeCare (se sid 21). 2. Ta kontakt med fotograf i förekommande fall. Fotograf 1. Hämta ut kameran och sätt i ett tomt minneskort. 2. Notera tidpunkt (händelsetid) för fotografering och övrig information på försättsbladet. 3. Fotografera försättsbladet med personuppgifter och sedan bilder på patienten. Använd måttskala i bilden vid behov. 4. Lägg minneskort och försättsblad med patientuppgifter i en förslutbar plastficka. 5. Ge mappen till case-användare (lokal rutin). 6. Lås in kameran Case-användare 1. Gå in i TC-Picsara och skapa nytt case. 2. Hämta bilderna från minneskortsenheten till TC-Picsara. 3. Lägg in bild på försättsblad och sedan övriga bilder på patienten. 4. Har remittenten/vidimeringsansvarig godkänt bilderna, lås caset. Annars avvakta med att låsa caset tills bilderna har godkänts. 5. Radera bilderna på minneskortet 6. Återför minneskortet till förvaringsplats Lås in Remittent/ Vidimerings- Ansvarig 1. Godkänn bilderna. 2. Vidimera. 3. Meddela case-användaren att caset kan låsas. Case-användare HSF/MIT Version 1.03 1. Lås caset om det inte gjorts tidigare.
5 (24) HSF/MIT Version 1.03
6 (24) Att tänka på vid fotografering Inlagd bild är en journalhandling, skriftligt medgivande från patienten behövs ej. Ett minneskort som innehåller bilder är en journalhandling och skall hanteras därefter. Även raderade minneskort skall hanteras som journalhandlingar. Informationen kan återskapas. Patientbilder ska tas med kamera avsedd för detta. Mobilkamera får ej användas! Förvara kameran och minneskort i ett låst utrymme. Ett minneskort per patient. Se till att du har rätt datum och klockslag inställt i kameran. Informationen följer med bilden i TC-Picsara och vid utskrift. Välj en neutral bakgrund, inga andra föremål bör synas på bilden. Använd en tom vägg eller dörr. Ett tips är att lägga en grön engångsduk som bakgrund. Goda ljusförhållanden är en viktig faktor. Dra för fönster om solen lyser in i rummet. Bilden ska vara så ren som möjligt. Smycken och t ex bh-band och skjortkragar avlägsnas innan fotografering. Använd handskar om händer behöver vara med på bilden. Använd gärna måttskala - linjal alt självhäftande måttremsa. Ta översiktsbild först och därefter närbilder. Använd zoom - ofta kan du zooma betydligt närmare än vad du tror! Dåliga bilder får inte läggas in i TC-Picsara (suddiga, med reflexer, synlig blixt etc). Patientbilder får inte sparas på den egna datorns hårddisk. Minneskortet skall raderas när patientbilderna förts över till TC-Picsara. HSF/MIT Version 1.03
7 (24) Förhandsgranskning innan bilderna läggs in i TC-Picsara Sätt i minneskortet i kortläsaren och anslut den till datorn om det inte redan är gjort. Leta upp kortläsaren i utforskarens trädstruktur (Flyttbar disk). Visningsläget Miniatyrer visar bilderna som finns i mappen. Dubbelklicka på bilderna för att förstora och förhandsgranska. Välj ut de bilder som ska sparas i patientens journal. Radera de bilder som inte skall användas. Ändra gärna namn på de bilder som skall journalföras för att minimera missförstånd och oklarheter (högerklicka och välj Byt namn ). Bilderna är nu redo att föras in i TC-Picsara. HSF/MIT Version 1.03
8 (24) Lägga in digitala bilder i TakeCare - Skapa case Ett Case = En bildserie inklusive textinformation, vid ett och samma tillfälle. Logga in i TakeCare Hämta patient Gå in via Nytt Multimedia - Picsara multimedia Välj Vidimeringsansvarig och Händelsetid Klicka på Ny Händelsetid fylls i automatiskt av systemet med dagens datum och aktuell tid. Händelsetiden = datumet då bilden togs. Händelsetiden ska även dokumenteras genom en journalanteckning i TakeCare. Casen i TakeCare kommer att sorteras enligt detta datum i Samtliga dokument Multimedia Picsara Multimedia Vidimeringsansvarig (remittent) fylls i automatiskt med inloggad användare. Ändra vidimeringsansvarig skriv TakeCare-id i det korta fältet alt skriv namnet i det långa fältet och tryck Enter för att söka användare). Den användare som läggs in då caset skapas är den användare som kommer stå som remittent i listan med case under Samtliga dokument samt i Dokument i tidsordning. (Remittent = Den som har beställt fotograferingen på patienten) Fyll i ditt Picsara-lösenord Klicka OK Picsara öppnas HSF/MIT Version 1.03
9 (24) Nu är du inne i Picsara. Kontrollera att du har rätt patient vald. Case-formuläret ska ligga framför huvudfönstret. Huvudfönster - det svarta fönstret Caseformulär det formulär som caseanvändaren skapar caset i. Välj Case Lägg till bilder/video Leta upp minneskortläsaren. Markera de bilder som du vill spara i patientens journal. För att markera flera bilder, håll ner ctrl-knappen och klicka på resp bild.
10 (24) Klicka på Öppna. Bilderna lägger sig nu i case-formuläret, under fliken Media.
11 (24) Byt flik till Textinformation. Fyll i fältet Övrig information och Fotograf. Övrig information - Ska endast vara en kort förklaring till caset, t ex nevus kind. Journalinformation skrivs i patientens journal. Fotograf Är frivilligt att fylla i Information per bild Byt flik till Media Högerklicka på bilden Välj Bildinformation - Fyll i Bildinformation Bildinformation - Information per bild (max 18 tecken), t ex Nevus vänster kind. OBS! Ingen informationstext följer med vid utskrift.
12 (24) Låsning av case Observera att alla case-användare med behörighet till vårdenheten kan lägga till och ta bort bilder så länge caset är olåst. Alla case-användare med behörighet till vårdenheten kan låsa (signera) caset i Picsara. Lås caset genom att klicka på det gula hänglåset. Fyll i ditt Picsara-lösenord tryck OK. Hänglåset ändrar färg. Stäng case-rutan och Picsara-programmet genom att klicka först på det röda krysset i case-mallen (1.) och därefter det röda krysset i visningsfönstret (2.). Stänga på krysset i Picsara = spara i TakeCare
13 (24) Kontrollera att bilden är sparad i TakeCare under Samtliga dokument Multimedia Picsara Multimedia. Det kan ta upp till 3 minuter innan bilderna är tillgängliga i TakeCare. F5-knappen fungerar inte - uppdatera genom att stänga patienten och öppna den på nytt. Beskrivning av kolumner Datum/tid (Händelsetid) Casen sorteras i datumordning när Picsara multimedia öppnas. Kommentar Kommentaren består i detta fall av SLSO + det som skrivits i fältet Övrig information i Picsara. Bilder/Video/Övrig media En siffra i någon av dessa kolumner talar om hur många objekt av varje media som är inlagt i caset. Vårdenhet Detta är den vårdenhet där bilderna dokumenterats. Remittent Här står den användare som angivits i fältet vidimeringsansvarig i Picsara. Denna uppgift ändras inte om vidimeringsansvarig för caset ändras. Remittent = Den som har beställt fotograferingen på patienten. Skapad av (Fotograf) Fotografens namn ifyllt i Picsara presenteras i denna kolumn. Status (Låst) Status för ett case kan vara Ej signerat i Picsara eller Signerat i Picsara. Signering av ett Case görs i Picsara av case-användaren.
14 (24) Radera enstaka bilder i ett olåst case Så länge caset är olåst går det att radera bilder. Öppna caset. Markera den/de bilder som ska raderas. Högerklicka på bilden, välj Ta bort. Bekräfta genom att svara Ja.
15 (24) Avbryt ett påbörjat olåst case utan att spara Om du vill avbryta ett påbörjat case Välj Case Radera case Tryck Ja OBS. Om du istället avbryter caset genom att stänga på krysset (trycka på krysset = spara) genererar det en tom rad i TakeCare under Picsara Multimedia i patientens journal. Denna rad går sedan inte att radera i TakeCare.
16 (24) Radera felaktigt inlagd patientinformation i ett låst case Vid tillfällen då felaktig patientinformation registrerats och låsts ska denna information markeras tydligt som felaktig. OBS! En korrigering ska endast ske på uppdrag av vidimeringsansvarig Öppna Picsara-Multimedia. Markera caset som ska korrigeras. Tryck Öppna. Välj Case Lås upp case
17 (24) Tryck Ja (se bild nedan) En editerbar olåst kopia lägger sig över det låsta caset
18 (24) Markera den/de bilder som ska tas bort Tryck Delete på tangentbordet Klicka på Ja i dialogrutan (se bild nedan) Skriv OBS! Felaktiga bilder OBS! i fältet Övrig information
19 (24) Lås caset och stäng med krysset Nu visas kopian på raden under originalet (se bild). Picsara innehåller nu exakt samma bilder i både original och kopia. Om alla bilder raderades så är båda casen tomma. TakeCare presenterar i kommentarsfältet det tillägg som gjorts i fältet Övrig information i Picsara. TakeCare presenterar det ändrade bildantalet i kopian.
20 (24) Byta lösenord i Picsara I samband med lösenordsbyte i TakeCare, ska du även byta lösenordet i Picsara. Detta sker inte automatiskt. Så här gör du för att byta lösenord: Hämta en patient, förslagsvis 121212-1212. Gå till Samtliga dokument Multimedia Picsara Multimedia. Öppna ett skapat case. Om lösenord behövs skriv in ditt Picsara-lösenord. På menyraden väljer du Databas Administrera databas Byt lösenord. Skriv först in det gamla lösenordet och sedan det nya, bekräfta. Lösenordet måste vara minst 6 tecken
21 (24) Tips & råd Picsara felkod 6 Den vanligaste felkoden som uppkommer är Picsara felkod 6. Den beror på felaktigt lösenord i Picsara. Prova att logga in med ditt föregående TakeCare-lösenord. Du kan ha bytt lösenord i TakeCare och inte varit inne i Picsara sedan dess. Om du inte kommer ihåg ditt Picsara-lösenord Ring Systemförvaltningen på MIT Picsara felkod 52 Felmeddelande med felkod 52 beror på att caset som du försöker öppna i TakeCare har
22 (24) raderats i Picsara. Caset syns inte i TakeCare Om ditt skapade case inte blir synligt i TakeCare kan det vara något fel på Picsaraservern. Kontakta Systemförvaltningen på MIT OBS! Skapa inte nytt case caset kan vara sparat i Picsara-servern Skriva ut patientuppgifter (patientens personnummer, namn, adress och enhetens adress) Hämta upp patienten. Gå in på Patientuppgifter. Klicka på skrivarikonen längst upp. Välj Urval av patientuppgifter. Bocka inte i någon ruta. Skriv ut.
23 (24) Hembesök Vid hembesök kan det vara osäkert att ha med sig flera minneskort. För att minimera risken att tappa bort ett minneskort kan det vara bra att frångå rutinen ett minneskort per patient. För att särskilja de olika patienternas bilder på ett och samma minneskort tar man första bilden på ett remisshuvud, alternativt annat dokument, med uppgifter om den aktuella patienten. Vid besök hos nästa patient görs samma sak osv. När bilderna sedan läggs in i TC-Picsara kan även remisshuvud läggas in som en första bild i caset. Radering av Minneskort När bilderna har förts över från minneskortet till Picsara så måste minneskortet raderas. Detta gäller både när minneskortläsare används och när bilderna hämtas direkt från kamerans minneskort genom att ansluta kameran till datorn. Bilderna raderas genom att leta upp bildfilerna på minneskortet i Windows utforskare och där markera de bilder som skall raderas. Samtliga bilder kan raderas genom att markera en bild och sedan trycka Ctrl+a. Tryck därefter på Delete-tangentgen, eller högerklicka med musen och välj Ta bort.
24 (24) Om minneskortet sitter i kameran kan även kamerans egna inbyggda funktion för att radera bilder användas. Var alltid noga med att alla bilder raderas. Kom ihåg att informationen på ett raderat minneskort kan återskapas. Hantera alltid minneskorten som en journalhandling Bildstandard enligt rekommendationer Filformat: JPEG Bildkvalitet: Normal Bildstorlek: 3M/2048 pixlar ISO-Känslighet: Auto inom fast intervall ISO 160-400 En sådan komprimerad bildfil upptar mindre än 700 kb vid lagring. Detta räcker för att göra en tydlig utskrift i A4-storlek. Patienten är värd bästa möjliga bilddokumentation! Bilderna är journalförda för evigt!