1 (44) ORIGINALPROTOKOLL/ MINNESANTECKNINGAR Originalprotokoll (t.ex. personalkonferens, brukarråd, nätverksträff, Kronologisk ordning Enhetschef / rektor lokal samverkansgrupp, minnesanteckningar) Kallelser Kronologisk ordning Enhetschef / rektor 5 år Bevaras 2 år Delegationsbeslut Kronologisk ordning Närarkivet Vid inaktualitet Original Södermöre kommundelskontor DIARIET Diarieförda handlingar Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras Diarieplanlista Årlig lista Tillsammans 5 år Bevaras Årlig kopia med diarieför- OBS! Ska skickas separat vid lev.
2 (44) da handlingar till kommunarkivet Diarielistor, original Kronologisk ordning 5 år Bevaras Årlig kopia Diariekort, original Diarieplansordning 5 år Bevaras Ärendelista Kronologisk ordning 5 år Bevaras (IT-baserad) KORRESPONDENS E-post, SMS och röstbrevlåda av Kronologisk ordning Resp. Vid inaktualitet Se kommungemensam verksamhetstillfällig eller ringa betydelse handläggare handbok, Dokument- och ärendehantering / Allmänna handlingar Övrig E-post, SMS och röstbrevlåda Kronologisk ordning Resp. Bevaras Diarieföring eller handläggare inläggning i akt Rutinkorrespondens, original Kronologisk ordning Enhetschef / Rektor 2 år
3 (44) Sociala media Server Leverans Vid inaktualitet Utdrag från server 1 gång/år Om det sker korrespondens som ingår i sker vid (Ska ge en ögonblicksbild) Ärendet ska detta skrivas ut och nämndens Se rutin i den kommungemensamma diarieföras i det specifika ärendet. årliga verksamhetshandboken T.ex. om man från myndigheten lägger leverans Information - kommunikation ut och uppmanar till respons och inlägg ÖVRIGT Cookiefiler och globalfiler Vid inaktualitet Cookiefil=dataupptagning av info om besökta webbsidor på Internet. Globalfil=dataupptagning av adressuppgifter på hemsidor på Internet
4 (44) Protokollskopior, - utdrag, cirkulär och annat arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse Vid inaktualitet Fotodokumentation byggnader/miljöer 5 år Bevaras Polisrapport Kronologisk ordning Enhetschef / rektor 2 år Personuppgiftsregister Resp. Vid inaktualitet handläggare Förteckning över Krisgrupp Kronologisk ordning Enhetschef / rektor Vid inaktualitet Klagomål/synpunkter/ KlagomålSynpunkter skickas till Klagomål/synpunkter skickas till
5 (44) Enkäter Resp. Efter handläggare sammanställning förvaltningens verksamhetssamordnare Enkäter, sammanställning Kronologisk ordning Resp. 5 år Bevaras handläggare Brandskyddshandlingar Brandskydd ( checklistor, internkontrollroll) s- ansvarig Vid inaktualitet Tillsynsrapporter från brandkåren Kronologisk ordning Brandskydd Vid inaktualitet Vid ev. föreläggande eller större ärenden (besiktning) s- ansvarig ska rapporten bevaras till åtgärden är genomförd
6 (44) PROJEKT, UTREDNINGAR OCH UTVECKLINGSARBETE Projekt och övriga utredningar; Resp. 5 år Bevaras originalprotokoll, rapporter och andra handläggare handlingar av vikt för ärendets belysning Övrigt utredningsmaterial Resp. Vid inaktualitet handläggare Lokalt utvecklingsarbete, original, Resp. 5 år Bevaras kopplat till stöd från myndighet eller handläggare EU KONTRAKT AVTAL Kontrakt och avtal av rutinmässig Kronologisk ordning Enhetschef 2 år efter karaktär (t.ex. serviceavtal) / rektor upphörande utgång Se delegationsordning
7 (44) Kontrakt och avtal Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras ANBUD Anbud/offerter, antagna original Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Anbud/offerter sammanställningar Kronologisk ordning Enhetschef / rektor Anbud/offerter, ej antagna Kronologisk ordning Enhetschef / rektor 5 år Bevaras 2 år Inköp och upphandlingar Kronologisk ordning Enhetschef 2 år Original på anbudshandlingar, kopior / rektor Fastighets- och inköpskontoret
8 (44) INVENTARIEFÖRTECKNING Inventarieförteckning Kronologisk ordning Ekonom 10 år Uppdateras årligen och skickas till central ekonom på central förvaltning i samband med förv. bokslut FORTBILDNING/ STUDIEDAGAR Fortbildnings och studiedagar som Kronologisk ordning Enhetschef anordnas av enheten original / rektor 5 år Bevaras VERKSAMHETSLEDNINGS- SYSTEM Verksamhetshandboken Server Vid inaktualitet Lagras på server i Public från och med oktober 2013 Ledningens genomgång, protokoll och bilagor Server 5 år
9 (44) Rapporter från interna revisioner Kvalitetoch miljösamordnare 5 år Förvaras på central förvaltning Journalblad för farligt avfall Kronologisk ordning Vaktmästare 3 år Sjukskötersk a Kemikalielista Kronologisk ordning Enhetschef 5 år rektor
10 (44) Anmälan av tillbud/risk Kronologisk ordning Enhetschef/re ktor samordnare EKONOMI Bokslut, årsredovisning, kopia Kronologisk ordning Enhetschef / rektor Bevaras 2 år Anmälningar och årssammanställningar Bevaras. Myndighetsspecifik dokumenta- tion bevaras. Budgethandlingar Kronologisk ordning Enhetschef / rektor Ombudgeteringar, kopior Kronologisk ordning Enhetschef / rektor Budgetuppföljning Kronologisk ordning Enhetschef / rektor 5 år Original Södermöre kommundelskontor 2 år 2 år Fakturor Kronologisk ordning Inköp och 10 år Digitala fakturor. faktura Original förvaras i Östersund. server
11 (44) Utanordning, original med underlag Kronologisk ordning Inköp och 10 år faktura (server) Omföringar Kronologisk ordning Assistent 10 år Intern/externfakturor Kronologisk ordning Assistent 10 år Underlag till internfakturor Kronologisk ordning Assistent 10 år Kundrapporter/debiteringsrapporter/ Kronologisk ordning Närarkiv 10 år Likställs med debiteringsunderlag från internfaktura inköpskontoret
12 (44) Övrigt debiteringsunderlag Kronologisk ordning Assistent 2 år Följesedlar, bilaga till Kronologisk ordning Inköp och 10 år faktura faktura, server Listor över preliminär- och direkt Kronologisk ordning Assistent 10 år Sista utgallring 2015 bokförda fakturor Listor över korrektivposter Kronologisk ordning Assistent 10 år Sista utgallring 2015 Ordererkännande Kronologisk ordning Assistent 2 år Insättningsbesked Kronologisk ordning Resp. 2 år kontantinbetalning handläggare Garantibevis Kronologisk ordning Enhetschef / rektor Efter utgång
13 (44) PERSONALHANDLINGAR Reseräkning Kronologisk ordning Assistent 2 år Körjournal egen bil Kronologisk ordning Assistent 6 år Sparas 6 år för Skattemyndigh. Körjournal förvaltningens bilar Kronologisk ordning Assistent 2 år Tjänstgöringsrapporter Kronologisk ordning Assistent/ 2 år Självservice Rapportering i systemet Självservice Server Aver ex. sem, sjukdom Blankett, Byte av semesterdagstillägg mot ledig tid, kopia Kronologisk ordning Assistent 2 år Original till KL-kontoret/ personalenheten Analyslistor löner original Kronologisk ordning Assistent Vid inaktualitet Utdrag ur datorn
14 (44) Arbetstidsschema Kronologisk ordning Assistent Vid inaktualitet Ledighetsansökningar Kronologisk ordning Assistent/ 2 år Självservice Anställningsbeslut, kopia Kronologisk ordning Assistent 2 år Original till akten på KL-kontoret/ personal Uppsägningar Personnummerordning Assistent 2 år 1 ex till akten på KL-kontoret/personal Uppsägning från arbetsgivaren är ett delegationsbeslut som hanteras av kommundelschefen
15 (44) Varsel till fackliga organisationer Kronologisk ordning Assistent Vid inaktualitet Erbjudande om anställning Personnummerordning Assistent 2 år Uppgifter hämtas ur WIN-LAS (LAS-företräde) Sammanställning över sökanden Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras Sammanställning och deras meriter skrivs ut från systemet offentligajobb.se
16 (44) Ansökningshandlingar Offentliga Samtliga handlingar från den som jobb har erhållit tjänsten skickas till KLkontorets personalenhet. Personalakt upprättas där. Betygshandlingar och liknande från de som sökt men ej erhållit tjänsten gallras vid inaktualitet. Läkarintyg Systematisk ordning Enhetschef / rektor 2 år Sekretess Försäkran för sjuklön Systematisk ordning Assistent 2 år Sekretess Tjänstgöringsintyg/betyg kopior Systematisk ordning Assistent 2 år Kopia till akten KL-kontoret/personal Semesterlistor Kronologisk ordning Assistent 2 år Försäkran om tystnadsplikt Kronologisk ordning Assistent Efter upphörd anställning
17 (44) Tystnadspliktsförsäkran för Alfabetisk ordning Assistent Vid inaktualitet praktikanter och liknande Hälsodeklaration TBC, kopia Alfabetisk ordning Assistent Vid inaktualitet I övrigt ska Kommunhälsans rutin. Original till Kl-kontoret, följas personalenheten. Vid behov kopia till Hälsodeklaration TBC för studenter Alfabetisk ordning Assistent 2 år Kommunhälsan och praktikanter Rehabiliteringsutredningar Personnummerordning Enhetschef 5 år Bevaras Sekretess / rektor efter sista Följ rutin i rehabprogrammet Adato anteckning Se rutin i den kommungemensamma verksamhetshandboken Kommentar [MAJ1]: Original till Klkontoret, personalenheten. Vid behov kopia till Kommunhälsan Anmälan om tillbud Kronologisk ordning Enhetschef Anmälningar och årssamman- / rektor ställningar bevaras. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Disciplinära åtgärder Diariet/Personalakt Bevaras Till Kl-kontoret, personalenheten för insortering i akt Kommentar [MAJ2]: Anmälningar och årssammanställningar bevaras. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Kommentar [MAJ3]: Till Kl-kontoret, personalenheten för insortering i akt
18 (44) Personalenheten för insortering i akt. Se rutin i den kommungemensamma Se rutin i Den kommungemensamma verksam- Arbetsgivarintyg Alfabetisk ordning Assistent 2 år hetshandboken. Arbetsskadeanmälan, kopia Kronologisk ordning Assistent 2 år Original till KL-kontoret/ personal Psykosocial enkät, medarbetarenkät Kronologisk ordning Enhetschef Bevaras NYTT sammanställning rektor Medarbetarsamtal/lönesamtal, Alfabetisk ordning Enhetschef / rektor Vid inaktualitet Sekretess Blanketten kommer att överlämnas vid eventuellt byte av chef om medarbetaren godkänner det. Gallring sker om medarbetaren inte godkänner överlämning. (Ny text)
19 (44) Individuell kompetensutvecklingsplan Alfabetisk ordning Enhetschef / Rektor Psykosocial enkät, anställda Systematisk ordning Enhetschef / rektor Vid avslutad anställning Gallras efter sammanställning
20 (44) Psykosocial enkät, sammanställning Systematisk ordning Enhetschef / rektor 5 år Bevaras Medgivande att öppna post Kronologisk ordning Enhetschef Efter upphörd Rutin i den kommungemensamma (e-post och vanlig post) rektor anställning verksamhetshandboken FÖRSKOLA, SKOLBARNSOMSORG FÖRSKOLEKLASS OCH GRUNDSKOLA ORIGINALPROTOKOLL Protokoll från t.ex. elevvårds- ämnes- Rektor 5 år Bevaras Protokoll som berör klasskonferens, föräldraråd eller elever levereras till motsvarande, pedagogisk konferens, Kommunarkivet rektorskonferens när elev har slutat år 9 eller individuella programmet
21 (44) Kallelser 2 år ÖVRIGT Skolkataloger/fotokataloger Kronologisk ordning Skolsekr.. 5 år Bevaras Ett ex. bevaras på utgivande skolan och ett ex. i kommunarkivet PERSONALHANDLINGAR Utdrag från belastningsregistret vid Registerutdraget är anställning giltigt under 1 år från (Rikspolisstyrelsen) utfärdandedatum. för anställning fr.o.m. 2002 Originalet ska uppvisas men Kopia Skolsekr. Vid inaktualitet behållas av den enskilde. På anställningsbeslutet (fältet Anteckningar ) skriv giltigt t.o.m. Utdrag från belastningsregistret vid mottagande av lärarstudenter samt Registerutdraget är giltigt under 1 år från
22 (44) personer som går yrkesutbildning inom KomVux utfärdandedatum. Originalet ska uppvisas men behållas av den enskilde. Kopia exp. där man praktiserar. Skriv giltigt t.o.m. KVALITETSREDOVISNING - PLANER Kvalitetsredovisning, kopia Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Original bevaras av Barn- och ungdomsförvaltningen Förskole/skolplan, kopia Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Bevaras av kommunfullmäktige och barn- och ungdomsförvaltningen Lokal arbetsplan, original Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Lokal utvärderingsplan, original Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras
23 (44) Lokal kvalitetsredovisning, original Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Organisationsplan för förskola, Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras skolbarnsomsorg, förskoleklass och skola (som visar tillämpning av läroplanen). Ex elev- och lärarschema, slutlig ex för varje år t ex för maj månad Lokala timplaner Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Lokala kursplaner Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras HANDLINGAR FÖRSKOLEBARN Förteckning över barn i förskola/ Avdelningsordning Skolsekr.. 5 år Bevaras Fritidshem/enskild förskola
24 (44) En lista för augusti och en för januari Barnmapp/Barn i behov av särskilt Personnummerordning Rektor 1 år efter Bevaras Handlingar får inte blandas med stöd och stimulans avslutad handlingar från 1997 Förturer/remisser från 1 januari 1998 förskola Sekretess samt Åtgärdsprogram Förskolan Kopia kan lämnas över till annan förskola inom samma nämnd vid flyttning. Akten arkiveras vid den förskola/ skola där den är upprättad. Anmälan barnskada olyckstillbud Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras Placeringsavtal/Placeringserbjudande Kronologisk ordning Skolsekr.. 3 år efter avslutad förskola/familjedaghem /skolbarnsomsorg Barnschema Alfabetisk ordning Skolsekr.. 3 år efter Inkommet barnschema via inaktualitet webben sparas i Procapita
25 (44) Inkomstuppgift/förfrågan Alfabetisk ordning Skolsekr.. 3 år efter ankomst- Inkommen inkomstuppgift via datum webben sparas i Procapita Uppsägning av plats Alfabetisk ordning Skolsekr.. 3 år Inkommen uppsägning av plats Ansökan om placering Alfabetisk ordning Skolsekr.. Ett år efter inaktualitet placeringsdatum via webben sparas i Procapita Inkommen ansökan via webben sparas i Procapita Servicetaxa/veckotimtaxa/maxtaxa Kronologisk ordning Skolsekr.. Vid inaktualitet Hanteras av BoU Utvecklingssamtal, barn Alfabetisk ordning Resp ansvarig lärare Vid inaktualitet Se rutiner i verksamhetshandboken Ansökan om att få betala med Alfabetisk ordning Skolsekr. Vid inaktualitet autogiro Frånvarorapport Kronologisk ordning Resp. avd. 3 år Med anledning av riksdagsbeslut om Åtgärder mot Missbruk av tillfällig Föräldrapenning
26 (44) Anmälan barnskada - olyckstillbud Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras ELEVHANDLINGAR Skolskjutsschema Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Elevkort/registerutdrag Alfabetisk ordning Skolsekr.. 5 år Bevaras Utdrag ur datorn för år 9 ombesörjes av aktuell enhet. Om elev flyttar till annan kommun görs utdrag med anteckning vart eleven flyttat se verksamhetshandbok Klasslistor (även förskoleklass, Klassordning Skolsekr. 5 år Bevaras Listor med namn och enskild förskoleklass) med uppgifter Personnummer. om in- och utflyttning Om uppgift om in- och utflyttning inte framgår av klasslistor görs utdrag ur ProCapita (Elevhändelser) och bifogas
27 (44) respektive klasslista Anmälan om in- och utflyttning Alfabetisk ordning Skolsekr. Efter avslutad skolgång * Kommentar [MAJ4]: Finns med i B & U? Övriga listor Klassordning Skolsekr. Vid inaktualitet Handlingar rörande Bitr. rektor Bevaras Kalmarsundsskolan modersmålsundervisning Kalmar- Barn- och ungdomsförvaltningen sundsskolan Elevförteckning SV2 /SVA, terminsvis Gruppordning Rektor 5 år Bevaras Elev- och lärarschema, slutligt ex för Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras varje år Uppgifter om elever på sjukhus Sekretess bevaras Sjukhusskolan (Falkenbergsskolan)
28 (44) Anmälan barn/elevskada - Skolhälsovårdsjournal/ Skolsköterska/ 5 år Bevaras Se rutiner i verksahetshandboken olyckstillbud Barnmapp. barnmapp Rektor/ Avvikelserapport förskolechef Avvikelserapporten skickas till skolöverläkaren i original- se rutin i verksamhetshandbok Psykosocial enkät/elev Alfabetisk ordning Rektor Efter sammanställning Kommentar [MAJ5]: Placering: Skolhälsovårdsjournal/Barnmapp (bättre än att ha dem i alfabetisk ordning). Förvaring Skolsköterska/Barnmapp/Förskolechef Kommentar [MAJ6]: Hittar inte i BU:s VLS. Sammanställning psykosocial enkät/ Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras elever (t.ex.. Trivselenkät) Medgivande om anpassad studiegång Personnummerordning Rektor 5 år Bevaras Delegationsbeslut Elevmapp (skolbarnsomsorg, Personnummerordning Rektor 1 år Bevaras Sekretess förskoleklass och grundskola) efter Kopia kan lämnas över till annan Åtgärdsprogram skolan avslutad skola inom samma nämnd. Kopia av EVK-protokoll grundskola Akten med originalhandlingar (protokollet är offentligt) * arkiveras vid Södermöreskolan. Kommentar [MAJ7]: 1 år som i B & U:s plan.
29 (44) Pedagogisk utredning (ingår i elevmapp) Se rutin i verksamhetshandbok Testresultat (ingår i elevmapp) t.ex. underlag som leder till åtgärdsprogram eller ped. utredning Bevaras Övriga gallras vid inaktualitet. Kommentar [MAJ8]: Bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet Skolpsykologutlåtande Elevmapp Skolpsyko- 2 år efter Bevaras Se rutin i verksamhetshandboken log avslutad * grundskola Skolhälsovårdsjournaler Personnummerordning Skol- 2 år efter Bevaras Se rutin i verksamhets-handboken sköterska avslutad grundskola * Skolhälsovårdsjournaler (digital) Profdoc Emmaboda Bevaras Om en pappershandling
30 (44) - uppdrag/remiss kommuns finns digitalt i skol- - remissvar server hälsovårdsjournalen - övriga provsvar kan pappershandlingen - hälsodeklaration (av elev) gallras efter - egenutfärdade frisk/sjukintyg, kontroll. k/sjukintyg,hälsodeklarationer med underlag med Pappershandlingar underlag - korrespondens med elev/ som inte finns digitalt vårdnadshavare bevaras. - medgivande att överföra journal till annan vårdgivare Barnhälsovårdsjournaler (BHV) Personnummerordning Skol- Lån från landstinget, sköterska återlämnas efter avslutad grund- och grundsärskola. Se rutin i verksamhetshandboken Individuell utvecklingsplan (IUP) Personnummerordning Ansvarig 10 år efter avslutad IUP är reglerad för grund- och sär- Förskoleklass skola lärare skolgång * skolan i Grf 7 kap 2 respektive (ex. skriftligt omdöme) /Rexnet Särf 5 kap 1 De allmänna råden om IUP anger att
31 (44) Om någon del i IUP utgör underlag för åtgärd skrivs den ut och bevaras i elevakten IUP är en allmän handling som inte ska innehålla uppgifter av integritetskänslig karaktär. Menbedömning enligt Offentlighetsoch sekretesslagen 23 kap, 2 Den individuella utvecklingsplanen ska följa eleven från förskoleklass till år 9 vilket innebär att vid byte av enhet inom Södermöre kommundels förvaltning överlämnas originalet till mottagande enhet. Utvecklingssamtal elever Kronologisk ordning Resp. ansvarig Vid inaktualitet lärare Frånvarorapporter Kronologisk ordning Resp. Efter avslutad Utskrift 1 gång/läsår, Rexnet ansvarig skolgång * lärare Ledighetsansökning från elever Alfabetisk ordning Skolsekr.. Efter avslutad Garanterad skolgång * undervisningstid
32 (44) Handlingar angående språkval och Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Noteras på elev bilden och sparas elevens val på elevkortet Språkvalshandlingar bevaras på Valblankett språkval/elevens val Alfabetisk ordning Skolsekr.. Vid inaktualitet Södermöreskolan Elevens valhandlingar bevaras på resp. skola Elevenkäter, 1 ex av oifylld enkät + Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras Övriga gallras vid inaktualitet sammanställning Standardprov/Nationella prov år 3, 5 Klassordning Närarkiv 5 år efter Bevaras Proven tillhör den enhet där de är och år 9 sammanställningar läsårsvis genomfört utförda kunskapsprofiler över resultat i den prov mån sammanställningar görs Samtliga svar på Klassordning Närarkiv 5 år efter Bevaras Tillsammans med oanvänt provhäfte. Nationella prov i Svenska, år 3,5 och 9 läsårsvis genomfört Sekretesstiden för respektive prov
33 (44) prov framgår av informationen i anslutning till provet. Se Skolverkets hemsida Bevaras på den enhet proven tillhör. Samtliga svar på övriga Klassordning/läsårsvis Närarkiv Gallras 5 år efter Sekretesstiden för respektive prov nationella prov provtillfället framgår av informationen i anslutning till provet. Diagnostiska prov och resultat i år Alfabetisk ordning Närarkiv Gallras 5 år efter Sekretess så länge proven används. 2 och 7 (Sv En Ma) samt LÄSK-prov av- avslutad Gäller ej sammanställningar. grundskola * Proven tillhör enheten. Läs- och skrivutveckling LOS Alfabetisk ordning Närarkiv Gallras 5 år efter Sekretess så länge proven används. DLS-prov resultat avslutad skolgång Gäller ej sammanställningar. Förskoleklass år 9 * Proven tillhör enheten. Betygskataloger, elever Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Förteckning över förkortningar och sifferkoder bifogas betygskatalogerna.
34 (44) Prövningsliggare, särskild prövning 5 år Bevaras Betygskopior, slutbetyg Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Endast slutbetyg år 9 Skriftlig bedömning vid ej slutbetyg/ samt nytt betyg efter prövning bifogas slutbetyget år 9 Skriftligt omdöme Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Skriftlig bedömning Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Vid ej slutbetyg Kommentar [MAJ9]: / Skriftlig bedömning vid ej slutbetyg/ samt nytt betyg efter prövning bifogas slutbetyget år 9 Kommentar [MAJ10]: Finns ej med i B & U:s? Handlingar ang. studie/skolresor och Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras lägerskolor Förteckning angående Alfabetisk ordning Studie- och 5 år Bevaras samverkan skola-arbetsliv yrkesvägledare Förteckning över elevers placeringar Klassordning Studie- och 5 år Bevaras under praktisk arbetslivsorientering yrkes- (PRAO) vägledare
35 (44) Övriga handlingar angående Klassordning Studie- och Vid inaktualitet praktiskt arbetslivsorientering (PRAO) yrkesvägledare Förteckning över fördelning av Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras premier och stipendier Rekvisition av terminskort och Kronologisk ordning Skolsekr. 2 år skolbiljetter samt betalkort Skolverkets/Socialstyrelsens Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet handlingar och skrivelser Rapporter om skolgång Personnummerordning Skolsekr.. 2 år (Till hemortskommunen inkomna rapporter med uppgifter om elevs skolgång i annan kommun) Tillstånd till skolgång i annan Personnummerordning Skolsekr.. Efter avslutad Delegationsbeslut kommun skolgång *
36 (44) SÄRSKOLAN Ansökan och beslut om inskrivning Elevmapp Rektor 1 år efter Bevaras Handlingar från barnoch utskrivning vid särskolan avslutad och ungdomsförv. skolgång * samordnare för särskolan Skriftliga omdömen Alfabetisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras Vid överlämnande av journalen och utredningar sänds kopior, originalen bevaras i kommunen Intyg om genomgången utbildning Alfabetisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras Övriga handlingar, särskolan Se grundskolan SKOLMÅLTID Från och med den 1 juli 2012 har kostverksamhet gått över till serviceförvaltningen Handlingar rörande egenkontroll av Kronologisk ordning Rektor 5 år efter inaktualitet livsmedelshantering
37 (44) Matkuponger, kvittenser Kronologisk ordning Skolsekr.. 2 år Matkuponger Kronologisk ordning Husmor/ 10 år husfar Matsedlar, även veckomatsedlar Kronologisk ordning Husmor/ 5 år Bevaras husfar Portionsjournaler Kronologisk ordning Husmor/ 2 år (För egenkontroll - husfar revision) Temperaturjournaler Kronologisk ordning Husmor/ Vid inaktualitet husfar Inspektionsrapporter angående skolmåltider Kronologisk ordning Diariet 5 år Bevaras ÖVRIGA SKOLHANDLINGAR Läromedelsförteckning, Kronologisk ordning Inköpare 5 år Bevaras Bevaras i forskningssyfte beställningslistor
38 (44) Egenproducerade läromedel Kronologisk ordning Respektive 5 år 1 ex bevaras Bevaras i Lärarens planeringsunderlag lärare forskningssyfte (t.ex. kompendium) Meddelanden till föräldrar Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Föräldraenkäter, 1 ex av enkäten + Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras sammanställning Lokalt utvecklingsarbete, original, Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Kopplat till stöd från myndighet eller EU Förbindelse S-post användning Personnummerordning S-post Vid inaktualitet ansvarig KONTRAKT AVTAL Avtal interkommunala ersättningar Kronologisk ordning Diariet Bevaras Delegation
39 (44) Skolskjutsavtal, kopia Kronologisk ordning Rektor 2 år efter utgång Original på Inköpskontoret Avtal om alternativ barnomsorg, Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Original på kopia Södermöre kommundelskontor * Med avslutad skolgång (eller motsvarande) menas avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet (grundskola/ särskola) OMSORGENS OMRÅDESKONTOR HEMTJÄNST/OMSORGSBOENDE Ärendeblad/utredningsbeslut Personnummerordning Myndig- 5 år 5 år efter sista Socialtjänstlagen 12 kap. 2 original hetshand- anteckning. Födda samt Socialtjänstförordningen 7 kap. 2 läggare 5:e, 15:e, 25:e Sekretess bevaras. Skickas till kommunarkivet
40 (44) Omvårdnadsjournaler Personnummerordning Sjuksköterska 1 gång/år Genomförandeplan Personnummerordning Enhetschef / resp. avd 5 år 5 år efter sista anteckning Födde 5:e, 15:e, 25:e bevaras Skickas till kommunarkivet 1 gång/år. Incidentrapport vid olycksfall Systematisk ordning Enhetschef 5 år Bevaras Sekretess Avgiftsbeslut original Områdes- Vid inaktualitet assistent Inkomstuppgift original Områdes- Vid inaktualitet assistent
41 (44) Debiteringslista original Kronologisk ordning Områdes- 2 år assisten Restlängd original Kronologisk ordning Områdes- Vid inaktualitet assistent Dagjournal original Kronologisk ordning Områdes- 2 år assistent Bokföringsorder som avser Områdes- 2 år avgifter kopia assistent Från och med den 1 juli 2012 har kostverksamheten gått över till serviceförvaltningen Matsedlar, även veckomatsedlar Kronologisk ordning Husmor 5 år Bevaras Portionsjournaler Kronologisk ordning Husmor 2 år ( För egenkontroll - revision)
42 (44) TERAPIVERKSAMHET Insättningskvitton (bank) original Resp. 10 år handläggare Förrådsredovisning kopia Resp. handl. 2 år Statistik original Resp. 5 år Bevaras handläggare ÖVRIGT Medarbetarkontrakt Alfabetisk ordning Efter upphörd Förvaras hos personalanställning sekreterare på omsorgsförvaltningen Faxmeddelande från sjukhuset Myndig- 1 år hetshandläggare
43 (44) MAS-handlingar MAS Hanteras och bevaras av omsorgsförv. (medicinskt ansvarig sjuksköterska) Fallskaderapport MAS Hanteras och bevaras av omsorgsförv. Avvikelserapport SoL, HSL Kronologisk ordning MAS Hanteras och bevaras av omsorgsförv. BIBLIOTEKSVERKSAMHET Sammanställning över utlån i Kronologisk ordning 5 år Bevaras Kopiera över på åldringsbeständigt verksamheten papper i de fall det är datalistor Månadsstatistik, datalistor över Kronologisk ordning 2 år utlån och bestånd Årsstatistik Kronologisk ordning 5 år Bevaras Handlingar rörande beställning av Alfabetisk ordning 5 år böcker/prenumerationer Förteckning över tidningar och Alfabetisk ordning 5 år Bevaras
44 (44) och tidskrifter Egenproducerat informations- 5 år 1 ex bevaras material (broschyrer, foldrar, affischer, övrig programverksamhet) FRITIDSGÅRDSVERKSAMHET Besöksstatistik Kronologisk ordning Samordnare Vid inaktualitet Uppgiften redovisas i Årsredovisningen