Dokumenthanteringsplan för central respektive lokal administration

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Mats Linde BUN 2013/ Barn- och ungdomsnämnden Dokumenthanteringsplan för central respektive lokal administration Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att godkänna de nya gallringsfrister som anges i dokumenthanteringsplanen för central respektive lokal administration. Bakgrund Barn- och ungdomsnämnden har och beslutat om dokumenthanteringsplaner för sin verksamhet. Planerna har härefter reviderats vid ett flertal tillfällen. Planerna sammanfattar gallrings- och arkivregler för dokument inom barn- och ungdomsnämndens verksamhetsområde. Revideringen av dokumenthanteringsplanerna har skett i samråd med kommunarkivarie Marie Johansson. Merparten av de förändringar som gjorts i dokumenthanteringsplanerna beror på nya dokument som tillkommit i och med ny skollag fr o m juli Mats Linde Förvaltningschef Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontor Adress Box 951, Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55, plan 5 Tel vx Fax

2 Central dokumenthanteringsplan 1 STYRNING OCH LEDNING 3 FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS 1.1 Protokoll 4 ELEVHÄLSA 1.2 Styrdokument 5 ÖVRIGT 1.3 Verksamhetsledningssystemet 1.4 Presentation av verksamheten 1.5 Fonder 2 STÖDVERKSAMHET 2.1 Ekonomi 2.2 Personal 2.3 Diariet 2.4 Korrespondens 2.5 Kontrakt/avtal 2.6 Upphandling/inköp

3 Verksamhetshandbok Kapitel Avsnitt Reg.nr Sida nr 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Framtagen av (funktion) Fastställd av (funktion) Signatur Systemförvaltare/kanslisekreterare Barn- och ungdomsnämnden Rubrik Dokumenthanteringsplan - central 1 STYRNING OCH LEDNING 1.1 Protokoll Barn- och ungdomsnämndens protokoll Bilagor till barn- och ungdomsnämndens protokoll Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Bindes Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Delegationsbeslut Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Nämndens anmälnings-, kännedoms- och informationsärenden Centrala samverkansgruppen inklusive skyddskommitténs protokoll Kronologisk ordning Kanslisekreterare 2 år Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Lokala samverkansgruppens/lokala skyddskommitténs protokoll Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret/kostchef 5 år Bevaras

4 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Anteckningar från chefsmöten Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Kallelser till barn- och ungdomsnämnden Kronologisk ordning Kanslisekreterare 2 år Närvarolistor för barn- och ungdomsnämnden Kronologisk ordning Kanslisekreterare Vid årets slut Anslag om protokolljustering Kanslienheten Kommunledningskontoret 2 år 1.2 Styrdokument Utbildningspolitisk vision Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Läroplansuppdrag grundskola/förskola Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Verksamhetsuppdrag grundskola/förskola Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Uppföljning/utvärdering av vikt för verksamheten Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Rutinbeskrivning klagomålshantering Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras Se verksamhetshandboken bu8.19 Uppföljning/utvärdering, övrigt Kronologisk ordning Respektive handläggare Vid inaktualitet Fortbildning/studiedagar - utvärdering Kronologisk ordning Berörd handläggare 5 år Bevaras Fortbildningsmaterial, deltagarlistor Kronologisk ordning Assistent 2 år Forsknings- och utvecklingsarbete t ex LÄSK-projektet (läs- och skrivkunskaper) Utredningar, redovisningar och projekt, handlingar av vikt för ärendets belysning Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Alfabetisk ordning Respektive handläggare 5 år Bevaras Övrigt utredningsmaterial Alfabetisk ordning Respektive handläggare Vid inaktualitet Dokumenthanteringsplan central och lokal Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras

5 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Verksamhetsledningssystemet Verksamhetshandbok Verksamhetssamordnare Bevaras Utdrag på papper: 1 upplagan 2002 och därefter vart 5:e år Ledningens genomgång, anteckningar och bilagor Övervakning och mätning av lagefterlevnad, kopia Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Kronologisk ordning Verksamhetssamordnare 1 år Rapporter från internrevision Kronologisk ordning Verksamhetssamordnare 2 år Förvaltningskontorets kundenkät Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret Synpunkter/beslut om åtgärder Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret 5 år 2 år Journalblad för farligt avfall Kronologisk ordning Vaktmästare 5 år Sammanställning av miljövärden Kronologisk ordning Ekonom 2 år Avvikelserapport Kronologisk ordning Skolöverläkare 3 år Anmälan enligt Lex Maria Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Rapport om tillbud Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret Vid inaktualitet Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Alfabetisk ordning Kanslisekreterare Vid inaktualitet 1.4 Presentation av verksamheten Egenproducerat informationsmaterial Kronologisk ordning Respektive handläggare 5 år Bevaras Skriften Kalla fakta Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras

6 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Skriften Måluppfyllelse i fokus Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras Förvaltningsgemensamma kundenkäter till elever och vårdnadshavare Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras Underlag och sammanställningen (skriften Elevernas och Vårdnadshavarnas syn på verksamheten ) Skolverkets kommunblad Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras 1.5 Fonder Villkor för fonder Kronologisk ordning Ekonom 5 år Bevaras Utdelning av fonder, beslut (förteckning över fördelning) Kronologisk ordning Ekonom 5 år Bevaras Utdelningar av fonder, underlag Kronologisk ordning Ekonom 2 år Räkenskaper angående fonder Redovisas av KL-kontoret, ekonomienheten 2 STÖDVERKSAMHET 2.1 Ekonomi Bokslut, årsredovisning, original Efter diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Bokslut, årsredovisning, underlag Kronologisk ordning Förvaltningskamrer, ekonom 5 år Budgethandlingar, original Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Budgethandlingar, underlag Kronologisk ordning Förvaltningskamrer, ekonom 5 år Budgetuppföljning, original Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras

7 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu år Ombudgeteringar, original Kronologisk ordning Ekonom 10 år Kopior till enheterna Bidrag till fristående skolor Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras Fakturor, original/scannade Följesedlar/fraktsedlar, bilaga/underlag till faktura Budgetuppföljning, underlag Kronologisk ordning Förvaltningskamrer, ekonom. Verifikationsnummerordning/systemet Inköp och faktura Assistent, ekonom/server 10 år Scannade original finns i Östersund Assistent, ekonom 10 år Följesedlar/fraktsedlar, ej bilaga till faktura Kronologisk ordning Assistent, ekonom vid inaktualitet Utanordningar, original med underlag Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Assistent, ekonom 10 år Avstämningslistor Kronologisk ordning Assistent, ekonom 10 år Debiteringslistor, barnomsorg CD Systemförvaltare 10 år Teknikutvecklingen bevakas så att det går att få fram informationen under hela l0-årsperioden Debiteringslistor, övriga med underlag Kronologisk ordning Assistent, ekonom 10 år Förvaras på KL-kontorets ekonomienhet, förvaltningen och enheten Listor över preliminär- och direktbokförda fakturor Assistent 10 år Sista utgallring 2013 Listor över korrektivposter Kronologisk ordning Assistent 10 år Sista utgallring 2013 Omföringar/internräkningar med underlag Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Assistent, ekonom 10 år Kundrapporter/debiterings-rapporter/ debiteringsunderlag från inköpskontoret Kronologisk ordning Ekonom och assistent 10 år (= internfaktura)

8 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Kvittenslistor Verifikationsnummerordning Ekonom 10 år Sista utgallringsår 2019 Statsbidrag, momsunderlag Kronologisk ordning Ekonom 2 år Inventarieförteckning Kronologisk ordning Assistent 10 år Förteckningar över innehavare av handkassor Kronologisk ordning Ekonom Vid inaktualitet Bankinsättningar Kronologisk ordning Assistent 2 år 2.2 Personal Sammanställning över sökanden Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Sammanställning skrivs ut från systemet offentligajobb.se Ansökningshandlingar Samtliga handlingar från den som erhållit tjänsten skickas till KL-kontorets personalenhet. Betygshandlingar och liknande från de som sökt men ej erhållit tjänsten gallras vid inaktualitet Beslut om anställning, kopia Personnummerordning Assistent, kanslisekreterare 2 år Original till KL-kontorets personalenhet Intresseanmälan till tjänst Alfabetisk ordning Personalsekreterare Vid inaktualitet Egen uppsägning av tjänst Personnummerordning Assistent 2 år Original till KL-kontorets personalenhet Tjänstgöringsintyg/betyg Kronologisk ordning Assistent 2 år Original till KL-kontorets personalenhet Arbetsgivarintyg Kronologisk ordning Assistent 2 år Tjänstgöringsrapporter Kronologisk ordning Assistent 2 år Gäller även förtroendevalda

9 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Körjournaler/bilersättningar Kronologisk ordning Assistent 6 år Reseräkningar Kronologisk ordning Assistent 2 år Rapportering i systemet självservice Server Avser ex semester, sjukdom m m Semesterlistor Kronologisk ordning Assistent Vid inaktualitet Läkarintyg/sjukintyg Alfabetisk ordning Förvaltningschef/chef för förvaltningskontoret Arbetsskadeanmälan Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret Rehabiliteringsärende Personnummerordning Förvaltningschef/ chef för förvaltningskontoret 5 år efter sista anteckning 2 år Sekretess om diagnos anges 2 år Original till KL-kontoret, personalenheten Bevaras Sekretess OSL 39 kap. 1 och 2 Följ rutin i rehabprogrammet Adato samt se kommungemensam dokumenthanteringsplan; Rehabiliteringsärenden Anteckningar angående omplaceringar Kronologisk ordning Personalsekreterare 5 år Bevaras Sekretess Psykosocial enkät Chef för förvaltningskontoret Psykosocial enkät, sammanställning Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret Efter sammanställning Bevaras Handlingar angående medarbetarsamtal/lönesamtal Alfabetisk ordning Förvaltningschef/chef för förvaltningskontoret Vid inaktualitet Sekretess Kompetensutvecklingsplan och liknande Alfabetisk ordning Förvaltningschef/chef för förvaltningskontoret Vid upphörd anställning Personalekonomisk redovisning Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Jämställdhetsbokslut Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras

10 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Introduktion av nyanställda Alfabetisk ordning Förvaltningschef/chef för förvaltningskontoret Vid inaktualitet Blankett enlig rutin bu Tystnadspliktsförsäkran för förtroendevalda Alfabetisk ordning Kanslisekreterare Vid inaktualitet Se rutin bu Diariet Ärendelistor Diarienummerordning Tillsammans med diarieförda handlingar Diarielistor Diarieplansordning Tillsammans med diarieförda handlingar Diarieplanlista Årlig lista Tillsammans med diarieförda handlingar 5 år Bevaras Skrivs fr o m 2005 ut centralt för hela BoU 5 år Bevaras 1 ärende/papper Skrivs fr o m 2005 ut centralt för hela BoU 5 år Bevaras Årlig kopia Skrivs fr o m 2005 ut centralt för hela BoU Diarieförda handlingar, original 2.4 Korrespondens Efter diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras E-post, SMS och röstbrevlåda av tillfällig eller ringa betydelse Kronologisk ordning Respektive handläggare Vid inaktualitet Övrig E-post, SMS och röstbrevlåda Kronologisk ordning Respektive handläggare Gallras efter utdrag på papper och följer därefter tillämplig anvisning i dokumenthanteringsplanen E-post som bekräftats med originalhandling Respektive handläggare Vid inaktualitet Beställningar/begäran om kopior av handlingar och liknande Respektive handläggare Vid inaktualitet

11 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Framställningar/förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär inkomna eller expedierade Respektive handläggare Vid inaktualitet Inkomna cirkulärskrivelser, föreskrifter, meddelanden och liknande Inkomna inbjudningar till kurser och konferenser och anmälningar till externa kurser och konferenser Kopior och dubbletter av handlingar som finns i ett arkivexemplar Inkommen reklam och broschyrer med reklamsyfte Kronologisk ordning Respektive handläggare Vid inaktualitet Respektive handläggare Vid inaktualitet Respektive handläggare Vid inaktualitet Respektive handläggare Vid inaktualitet Rutinkorrespondens, original Kronologisk ordning Respektive handläggare 2 år 2.5 Kontrakt och avtal Avtal föräldrakooperativ, original Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Avtal föräldrakooperativ, underlag Kronologisk ordning Planeringssekreterare 2 år Kontrakt och avtal Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär Kronologisk ordning Vaktmästare/kanslisekreterare 2.6 Upphandling/inköp 2 år efter upphörande T ex serviceavtal kaffeautomat och kopiator Offerter Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Leverantörskontroll före begäran om anbud vid direktupphandling Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Protokoll vid direktupphandling Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras

12 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Rekvisitioner/beställningar Nummerordning Vaktmästare/assistent 2 år 3 FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS Förteckning över barn/elever som är skrivna i Kalmar kommun, men har sin omsorg/skolgång i annan kommun Systematisk ordning Systemförvaltare Vid årets slut 5 år Bevaras Förteckning över barn/elever som har omsorg/undervisas i Kalmar kommun men tillhör annan kommun Systematisk ordning Systemförvaltare Bevaras Barn- och elevmätningar Kronologisk ordning Systemförvaltare Vid inaktualitet Underlag till SCB-statistik: barn- och elevmätningar, räkenskapssammandrag I datorn Planeringssekreterare, ekonom, systemansvarig Vid inaktualitet

13 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu ELEVHÄLSA Psykologjournaler/utredningar med underlag, som t ex testmaterial, över barn inom förskole-, fritidshem- och skolverksamhet Personnummerordning Psykolog 1 år efter avslutad grundskola * Bevaras Register över psykologjournaler Kronologisk ordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Sekretess Tilldelning från Specialpedagogiska Skolmyndigheten, original Hörselgrupp - ex verksamhetsplan, elevkataloger, schema En dag i Hörselgruppen, sammanställning av hörselaktiviteter, sammanställning av elevernas utvärderingar Hörselgrupp - ansökan om medel inklusive redovisning Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Kronologisk ordning Hörselpedagog 5 år Bevaras Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Beslut om mottagande av elev i särskolan Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Delegationsbeslut samordnare särskolan (ansökan - se lokala dokumenthanteringsplanen). Beslut om att gå över till grundskola från särskola Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Delegationsbeslut samordnare särskolan 5 ÖVRIGT Tillståndsgivning av enskild barnomsorg, original Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Tillståndsgivning av enskild barnomsorg, underlag Kronologisk ordning Chef för förvaltningskontoret 10 år

14 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Ansökan om projektbidrag Kronologisk ordning Planeringssekreterare 5 år Bevaras Planärenden för fysisk planering Kronologisk ordning Planeringssekreterare Vid inaktualitet Behörighetsregistrering Procapita Alfabetisk ordning Systemförvaltare 5 år Barnschema, grupplacering elev och aktivitet personal Protokollskopior, protokollsutdrag, cirkulär och annat arbets-/informationsmaterial av tillfällig betydelse ProCapita Systemförvaltare Vid inaktualitet Vid inaktualitet Cookie- och globalfiler Vid inaktualitet * Med avslutad skolgång (eller motsvarande) menas avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet (grundskola/särskola).

15 Lokal dokumenthanteringsplan 1 STYRNING OCH LEDNING 3 FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS 1.1 Protokoll 3.1 Elevregistrering 1.2 Styrdokument 3.2 Betygsdokumentation 1.3 Verksamhetsledningssystem 3.3 Nationella prov/testmaterial 1.4 Presentation av verksamheten 3.4 Individuell utvecklingsplan 2 STÖDVERKSAMHET 3.5 Särskola 2.1 Ekonomi 3.6 Barnomsorg 2.2 Personal 3.7 Övriga handlingar förskola/skola/fritids 2.3 Diariet 4 ELEVHÄLSA 2.4 Korrespondens 4.1 Pedagogiska- och elevvårdande insatser 2.5 Kontrakt/avtal 4.2 Hälsovårdande insatser 2.6 Upphandling/inköp 5 ÖVRIGT 2.7 Skolskjuts

16 Verksamhetshandbok Kapitel Avsnitt Reg.nr Sida nr 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument bu Framtagen av (funktion) Fastställd av (funktion) Signatur Systemförvaltare/kanslisekreterare Barn- och ungdomsnämnden Rubrik Dokumenthanteringsplan - lokal (förskola, skolbarnsomsorg, förskoleklass, grundskola, grundsärskola) 1 STYRNING OCH LEDNING 1.1 Protokoll Lokala samverkansgruppens/lokala skyddskommitténs protokoll Protokoll/minnesanteckningar angående pedagogiska frågor och elevvård, t ex elevhälsateam, arbetsenhetskonferenser Protokoll/minnesanteckningar från brukarråd, elevråd, föräldraråd, arbetsplatsträff, kostråd eller motsvarande Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Kallelser till sammanträden Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 2 år Delegationsbeslut Kronologisk ordning Närarkiv Vid inaktualitet Original barn- och ungdomsförvaltningen

17 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument Styrdokument Förskole- och skolplan, kopia Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Bevaras av kommunfullmäktige och barn- och ungdomsförvaltningen Organisationsplan för förskola, skolbarnsomsorg, förskoleklass och skola Likabehandlingsplan/plan mot diskriminering och kränkande behandling Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras Lokal arbetsplan, original Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Försvinner efter läsåret 2010/2011 Lokala timplaner Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Lokala kursplaner Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Läroplansplanering grundskola/förskola Diarieplanförteckning Diariet 5 år Bevaras Läroplansuppföljning grundskola/förskola Diarieplanförteckning Diariet 5 år Bevaras Lokalt utvecklingsarbete, original, kopplat till stöd från myndighet eller EU Program för fortbildnings- och studiedagar, original Projekt, redovisningar och övriga utredningar, rapporter och andra handlingar av vikt för ärendets belysning Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras T ex protokoll, minnesanteckningar, rapporter, annan dokumentation Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Övrigt utredningsmaterial Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet

18 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument Verksamhetsledningssystem Lokal verksamhetshandbok Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Uttag på papper vart 5:e år med början 2002 Rapporter från internrevisionen, kopia Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Synpunkter/beslut om åtgärder utifrån genomförd internrevision Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 2 år Övervakning och mätning av lagefterlevnad Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 2 år Insamling av miljövärden, kopia Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 2 år Journalblad för farligt avfall Kronologisk ordning Vaktmästare 5 år Bokföring av kemikalieinköp Kronologisk ordning Vaktmästare Efter sammanställning Rapport om tillbud Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Kemikalieförteckning Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Checklista-egenkontroll enligt miljöbalken Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Rapport brister i trä- och metallslöjdsal Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Riskbedömning trä- och metallslöjd Kronologisk ordning Rektor Vid inaktualitet Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet 1.4 Presentation av verksamheten Fotografier som belyser verksamheten och är av allmänt intresse Kronologisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras Övriga gallras vid inaktualitet Statistik SCB, Skolverket Kronologisk ordning Skolsekreterare 2 år Interntidningar Kronologisk ordning Skolsekreterare 5 år Bevaras

19 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 4 Egenproducerat informationsmaterial, läromedel 2 STÖDVERKSAMHET 2.1 Ekonomi Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Bokslut Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Original barn- och ungdomsförvaltningen Budget Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Original barn- och ungdomsförvaltningen Ombudgeteringar, kopior Kronologisk ordning Ekonom 2 år Fakturor, original/scannade Följesedlar/fraktsedlar, bilaga till faktura Budgetuppföljning Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Original barn- och ungdomsförvaltningen Verifikationsnummerordning/systemet Inköp och faktura Närarkiv/server 10 år Scannade original finns i Östersund Skolsekreterare 10 år Följesedlar/fraktsedlar, ej bilaga till faktura Kronologisk ordning Skolsekreterare vid inaktualitet Utanordningar, original med underlag Skolsekreterare 10 år Avstämningslistor Kronologisk ordning Närarkiv 10 år Debiteringslistor, övrigt med underlag Kronologisk ordning Skolsekreterare 10 år Förvaras på kommunledningskontoret, förvaltningen och enheten Listor över preliminära och direktbokförda fakturor Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Närarkiv 10 år Sista utgallringsår 2013

20 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 5 Listor över korrektivposter Närarkiv 10 år Sista utgallringsår 2013 Kvittenslistor Intern-, externräkningar med underlag Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Skolsekreterare 10 år Sista utgallringsår 2019 Närarkiv 10 år Kundrapporter/debiterings rapporter/debiteringsunderlag från inköpskontoret Kronologisk ordning Skolsekreterare 10 år = internfaktura Omföringar med underlag Verifikationsnummerordning Skolsekreterare 10 år Bokföringsorder, kopior Kronologisk ordning Skolsekreterare 2 år Matkuponger Kronologisk ordning Skolsekreterare 10 år Sista utgallringsår 2020 Lunchlista, personal Kronologisk ordning Skolsekreterare 2 år Bankinsättningar Kronologisk ordning Skolsekreterare 2 år Inventarieförteckningar Kronologisk ordning Närarkiv 10 år Förteckning över fördelning av premier och stipendier Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras 2.2 Personal Annons till utlyst tjänst Diarieplanbeteckning Diariet Bevaras Sammanställning över sökanden till tjänst Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Sammanställning skrivs ut från systemet offentligajobb.se och bevaras

21 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 6 Ansökningshandlingar Samtliga handlingar från den som erhållit tjänsten skickas till KL-kontorets personalenhet. Betygshandlingar och liknande från de som sökt men ej erhållit tjänsten gallras vid inaktualitet Beslut om anställning, kopia Alfabetisk ordning Skolsekreterare 2 år Original till KL-kontorets personalenhet Utdrag från belastningsregistret vid anställning Utdrag från belastningsregistret vid mottagande av lärarstudenter samt personer som går yrkesutbildning inom KomVux Registerutdraget är giltigt under 1 år från utfärdandedatum. Originalet ska uppvisas men behållas av den enskilde. På anställningsbeslutet (fältet Anteckningar ) noteras datum för uppvisande. Registerutdraget är giltigt under 1 år från utfärdandedatum. Originalet ska uppvisas men behållas av den enskilde. VFU-samordnarna noterar datum för uppvisande. Hälsodeklaration TBC Alfabetisk ordning Skolsekreterare Original till KL-kontorets personalenhet Hälsodeklaration TBC för studenter och praktikanter Tystnadspliktsförsäkran för praktikanter och liknande Alfabetisk ordning Skolsekreterare 2 år Alfabetisk ordning Skolsekreterare Vid inaktualitet Intresseanmälningar till tjänster Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Erbjudande om anställning (LAS-företräde) Alfabetisk ordning Skolsekreterare 2 år Egen uppsägning av tjänst Alfabetisk ordning Skolsekreterare 2 år Original till KL-kontorets personalenhet

22 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 7 Tjänstgöringsbetyg/tjänstgöringsintyg Alfabetisk ordning Närarkiv 2 år efter anställningens upphörande Under förutsättning att 1 ex sänds till KL-kontorets personalenhet Arbetsgivarintyg Alfabetisk ordning Förskolechef/ rektor/skolsekreterare 2 år Lönelistor Hanteras på KL-kontorets personalenhet Tjänstgöringsrapporter Personnummerordning Skolsekreterare 2 år Analyslistor Kronologisk ordning Skolsekreterare Vid inaktualitet Körjournaler/bilersättning Alfabetisk ordning Skolsekreterare 6 år Reseräkningar Personnummerordning Skolsekreterare 2 år Ledighetsansökningar Alfabetisk ordning Skolsekreterare 2 år Semesterlistor Kronologisk ordning Skolsekreterare Vid inaktualitet Rapportering i systemet Självservice Server Avser ex semester, sjukdom Läkarintyg/sjukintyg Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor 2 år Sekretess (om diagnos) Arbetsskadeanmälan Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 2 år Original till KL-kontoret, personalenheten Rehabiliteringsärende Personnummerordning Förskolechef/rektor 5 år efter sista anteckning Bevaras Sekretess OSL 39 kap. 1 och 2 Följ rutin i rehabprogrammet Adato samt se kommungemensam dokumenthanteringsplan; Rehabiliteringsärenden Anpassningsåtgärder, personal Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Sekretess

23 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 8 Psykosocial enkät Förskolechef/rektor Efter sammanställning Psykosocial enkät, sammanställning Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Handlingar angående medarbetarsamtal/lönesamtal Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Sekretess Kompetensutvecklingsplan och liknande Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor Vid upphörd anställning Introduktion av nyanställda Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Blankett enligt rutin bu Förskolechefens yttrande över förskollärares lämplighet att undervisa Rektors yttrande över lärares lämplighet att undervisa Alfabetisk ordning Förskolechef Vid inaktualitet Gallras när legitimation uppvisats och registrerats i WinLas Alfabetisk ordning Rektor Vid inaktualitet Gallras när legitimation uppvisats och registrerats i WinLas 2.3 Diariet Diarielistor Diarienummerordning Närarkiv 5 år Bevaras Skrivs fr o m år 2005 ut centralt Diariekort Diarieplanbeteckning Närarkiv 5 år Bevaras Skrivs fr o m år 2005 ut centralt Diarieplanlista Årlig lista Tillsammans med diarieförda handlingar 5 år Bevaras Skrivs fr o m år 2005 ut centralt Diarieförda handlingar Diarieplanbeteckning Närarkiv 5 år Bevaras 2.4 Korrespondens Skrivelser, E-post, SMS och röstbrevlåda av tillfällig eller ringa betydelse Skrivelser, E-post, SMS och röstbrevlåda av vikt Kronologisk ordning Respektive handläggare Vid inaktualitet Diariet Respektive handläggare 5 år Bevaras E-post, SMS och röstbrevlåda gallras efter utdrag på papper

24 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 9 Protokollskopior, protokollsutdrag och annat arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse (ex veckobrev, månadsbrev) Vid inaktualitet E-post som bekräftats med originalhandling Respektive handläggare Vid inaktualitet Beställningar/begäran om kopior av handlingar och liknande Framställningar/förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär inkomna eller expedierade Inkomna cirkulärskrivelser, föreskrifter, meddelanden och liknande Inkomna inbjudningar till kurser och konferenser och anmälningar till externa kurser och konferenser Kopior och dubbletter av handlingar som finns i ett arkivexemplar Inkommen reklam och broschyrer med reklamsyfte Respektive handläggare Vid inaktualitet Respektive handläggare Vid inaktualitet Kronologisk ordning Respektive handläggare Vid inaktualitet Respektive handläggare Vid inaktualitet Respektive handläggare Vid inaktualitet Respektive handläggare Vid inaktualitet Rutinskrivelser Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet 2.5 Kontrakt/avtal Avtal interkommunala ersättningar Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Ska redovisas som delegationsbeslut till barn- och ungdomsnämnden Kontrakt och avtal Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras

25 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 10 Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor 2 år efter utgång T ex serviceavtal kaffeautomat och kopiator 2.6 Upphandling/inköp Offerter Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Leverantörskontroll före begäran om anbud vid direktupphandling Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Protokoll vid direktupphandling Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Förteckning över inköpta läromedel Kronologisk ordning Inköpare 5 Bevaras Rekvisitioner/beställningar Kronologisk ordning Skolsekreterare 2 år Garantibevis Systematisk ordning Förskolechef/rektor Efter utgång 2.7 Skolskjuts Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende samt för elev som inte uppfylller kriterierna enligt riktlinjerna Rekvisitioner av terminskort och skolbiljetter samt betalkort Diarieplanbeteckning Diariet 5 år Bevaras Kronologisk ordning Skolsekreterare 2 år 3 FÖRSKOLA/SKOLA/FRITIDS 3.1 Elevregistrering Elevkort Personnummerordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Utdrag ur datorn för åk 9 ombesörjes av aktuell enhet. Om elev flyttar till annan kommun görs utdrag med anteckning vart eleven flyttat - se verksamhetshandboken

26 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 11 Klasslistor (även förskoleklass) med elevhändelser (in- och utflyttningar) Klassordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Listor med namn och personnummer Klasschema Klassordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Slutligt för varje läsår Anmälan om in- och utflyttning Alfabetisk ordning Skolsekreterare Efter avslutad skolgång * Uppgifter om nyanländ elev med annat modersmål än svenska Alfabetisk ordning Skolsekreterare Efter avslutad skolgång * Övriga listor Skolsekreterare Vid inaktualitet Skolkataloger Kronologisk ordning Skolsekreterare 5 år Ett exemplar bevaras på utgivande skola Fotokataloger Kronologisk ordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Frånvarorapporter Kronologisk ordning Skolsekreterare Efter avslutad skolgång * Sparas i edwise Förteckning över barn i fritidshem (en lista för augusti och en för januari) Avdelningsordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Anmälan/avanmälan till modersmålsundervisning Kronologisk ordning Biträdande rektor Kalmarsundsskolan Efter avslutad skolgång * Elevförteckning, modersmålsundervisning och studiehandledning Gruppordning Biträdande rektor Kalmarsundsskolan 5 år Slutligt exemplar bevaras Elevförteckning svenska som andraspråk Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Uppgifter om elever på sjukhus Alfabetisk ordning Sjukhusskolan 5 år Bevaras Sekretess

27 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument Betygsdokumentation Betygskataloger, elever Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Förteckning över förkortningar och sifferkoder bifogas till betygskatalogerna Betygskopior Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Endast slutbetyg år 9 Skriftlig bedömning Klassordning Närarkiv 5 år Bevaras Skriftlig bedömning bifogas slutbetygskopian Prövningsliggare, särskild prövning Kronologisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras Betyg efter prövning, kopia Närarkiv 5 år Bevaras Kopia på nytt betyg bifogas elevens slutbetyg år Nationella prov/testmaterial Elevlösningar i svenska och svenska som andraspråk (samtliga delar) Klassordning läsårsvis Närarkiv 5 år Bevaras Tillsammans med oanvänt provhäfte Sekretesstiden för respektive prov framgår av informationen i anslutning till provet Elevlösningar i övriga ämnen (förutom svenska och svenska som andraspråk) Sammanställningar av resultat från nationella prov i svenska och svenska som andraspråk Sammanställningar av resultat från nationella prov i övriga ämnen förutom svenska och svenska som andraspråk Klassordning läsårsvis Närarkiv Gallras 5 år efter provens genomförande Klassordning läsårsvis Närarkiv 5 år Bevaras Klassordning läsårsvis Närarkiv Gallras 5 år efter provens genomförande Sekretesstiden för respektive prov framgår av informationen i anslutning till provet

28 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 13 Testmaterial för att följa barns/elevers språk-, läs- och skrivutveckling enligt rutin bu Personnummerordning Elevmapp 1 år efter avslutad skolgång * Bevaras Endast testmaterial för elever där åtgärdsprogram upprättas bevaras i elevmappen Testmaterial för övriga elever gallras vid inaktualitet Elevlösningar från skriftliga tester och prov Alfabetisk ordning Respektive lärare Vid inaktualitet Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut 3.4 Individuell utvecklingsplan Individuell utvecklingsplan (IUP), förskola Personnummerordning Ansvarig förskollärare 10 år efter avslutad förskola Sista gallringsår 2020 Den individuella utvecklingsplanen i förskolan är ersatt av rutin Utvecklingssamtal i förskolan, bu Se under rubrik Barnomsorg Individuell utvecklingsplan (IUP) med skriftliga omdömen, förskoleklass - skola edwise edwise Bevaras Fr o m 2009 sparas IUP i edwise. 3.5 Särskola Ansökan och beslut om inskrivning och utskrivning vid särskola Elevmapp Rektor 1 år efter avslutad skolgång * Bevaras Handlingar från förvaltningskontorets samordnare för särskolan Skriftliga omdömen Alfabetisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras Vid överlämnande av journaler och utredningar sänds kopior, originalen bevaras i kommunen Intyg om genomgången utbildning Alfabetisk ordning Närarkiv 5 år Bevaras

29 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 14 Övriga handlingar, särskolan Se grundskolan 3.6 Barnomsorg Minnesanteckningar från utvecklingssamtal Se rutin Utvecklingssamtal i förskolan, bu Förteckning över barn i förskola och pedagogisk omsorg (en lista för augusti och en för januari) Avdelningsordning Skolsekreterare 5 år Bevaras Placeringsavtal/placeringserbjudande Alfabetisk ordning Skolsekreterare 3 år efter avslutad förskola/ skolbarnsomsorg Barnschema Alfabetisk ordning Skolsekreterare 3 år Inkommet barnschema via webben sparas i Procapita Inkomstuppgift Alfabetisk ordning Skolsekreterare 3 år efter ankomstdatum Inkommen inkomstuppgift via webben sparas i Procapita Närvarolista Kronologisk ordning Respektive avdelning Ett år efter inaktualitet Uppsägning av plats Alfabetisk ordning Skolsekreterare 3 år Inkommen uppsägning av plats via webben sparas i Procapita Ansökan om placering Alfabetisk ordning Skolsekreterare Ett år efter inaktualitet Inkommen ansökan om placering via webben sparas i Procapita Anmälan till modersmålsstöd i förskolan Kronologisk ordning Förskolechef Förskolan Ögonstenen 5 år Bevaras Ansökan om att få betala med autogiro Alfabetisk ordning Skolsekreterare Vid inaktualitet

30 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 15 Ansökan och beslut om nedsättning av barnomsorgsavgift för person som har ekonomiskt bistånd 3.7 Övriga handlingar förskola/skola/fritids Barnmapp/elevmapp Förskolechef/rektor 1 år efter avslutad förskola/s kolgång * Bevaras Handlingar rörande projekt Alfabetisk ordning Arbetslaget När eleven slutat skolan * För stora projekt som berör en större grupp elever bevaras redovisning Ansökan om projektbidrag Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Förteckning över möjliga tillval Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Handlingar angående språkval och elevens val Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras Noteras på elevbilden och sparas på elevkortet Valblankett språkval/elevens val Alfabetisk ordning Skolsekreterare Vid inaktualitet Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter samt kulturella aktiviteter Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Handlingar angående samverkan skolaarbetsliv Alfabetisk ordning Studie- och yrkesvägledare 5 år Bevaras Anhörigblankett Alfabetisk ordning Skolsekreterare Vid inaktualitet Minnesanteckningar från utvecklingssamtal eller motsvarande Alfabetisk ordning Respektive lärare Vid inaktualitet Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m m dokumenterats i t ex åtgärdsprogram Ledighetsansökan från elev Alfabetisk ordning Skolsekreterare Efter avslutad skolgång *

31 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 16 Lärarschema Alfabetisk ordning Skolsekreterare 3 år Meddelanden till föräldrar Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Elevenkäter, 1 ex av oifylld enkät + sammanställning Föräldraenkäter, 1 ex av oifylld enkät + sammanställning Alfabetisk ordning Rektor 5 år Bevaras Övriga gallras vid inaktualitet Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor 5 år Bevaras Övriga gallras vid inaktualitet 4 ELEVHÄLSA 4.1 Pedagogiska- och elevvårdande insatser Barnmapp - Barn i behov av särskilt stöd och stimulans/förturer/remisser fr o m 1 januari 1998 samt åtgärdsprogram - förskolan Personnummerordning Förskolechef 1 år efter avslutad förskola Bevaras Sekretess Se rutin bu och Elevmapp (skolbarnsomsorg, förskoleklass och grundskola) åtgärdsprogram - skolan Personnummerordning Rektor 1 år efter avslutad skolgång * Bevaras Sekretess Se rutin bu och Originalhand lingar Rektors utredning och beslut om åtgärder och anpassningar Barn/elevmapp Diariet Bevaras Anmälan om kränkande behandling Barn/elevmapp Diariet Bevaras Blankett tillhörande rutin bu710.20

32 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 17 Utredning och åtgärder i samband med diskriminering och annan kränkande behandling Barn/elevmapp Diariet Bevaras Blankett tillhörande rutin bu Underlag för samtal vid trakasserier och kränkande behandling Anmälan och utredning om direkt/indirekt diskriminering Barn/elevmapp Diariet Bevaras Blankett tillhörande rutin bu Barn/elevmapp Diariet Bevaras Blankett tillhörande rutin bu Beslut om anpassad studiegång Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Blankett för tillåtelse att lämna information Barn/elevmapp Diariet Bevaras Medgivande av vårdnadshavare vid överflyttning av barn- eller elevmapp Tillfällig omplacering inom skolenheten Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Tillfällig placering vid annan skolenhet Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Avstängning från undervisning Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Ansökan till Tegelviksskolan Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Ansökan Norra Funkaboskolan (Aspergerenhet) Särskild undervisningsgrupp eller enskild undervisning Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Beslut om svenska som andraspråk Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Utvisning ur undervisningslokal Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Omhändertagande av föremål Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Kvarsittning Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Skriftlig varning Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu

33 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 18 Befrielse från obligatoriska inslag i undervisningen Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Beslut om skolplacering, klassplacering och kursplaner för elev mottagen i grundsärskolan Uppdrag till psykolog på barn- och ungdomsförvaltningen Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Barn/elevmapp Diariet Bevaras Pedagogisk kartläggning Barn/elevmapp Diariet Bevaras Social kartläggning Barn/elevmapp Diariet Bevaras bu Ansökan till VITS-teamet Barn/elevmapp Diariet Bevaras Uppdrag till specialpedagog med särskilt uppdrag (MSU) Kronologisk ordning MSU-pedagog Vid inaktualitet Psykosocial enkät elever, ex trivselenkät Rektor Efter sammanställning Sammanställning psykosocial enkät elever Kronologisk ordning Rektor 5 år Bevaras 4.2 Hälsovårdande insatser Barnhälsovårdsjournal (BHV) Personnummerordning Skolsköterska Lån från Landstinget, återlämnas efter avslutad grund- och grundsärskola * Se rutin bu42.15 Skolhälsovårdsjournal (papper) Personnummerordning Skolsköterska 2 år efter avslutad skolgång * Bevaras Se rutin bu42.15 Elever som slutar före sin årgång levereras tillsammans med övriga från sin årgång

34 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument 3 19 Skolhälsovårdsjournal (digital) - uppdrag/remiss - remissvar - övriga provsvar - hälsodeklaration (av elev) - egenutfärdade frisk/sjukintyg, hälsodeklarationer med underlag - korrespondens med elev/vårdnadshavare - medgivande att överföra journal till annan vårdgivare - vaccinationsmedgivande - anmälan olycksfall och tillbud, elev Emmaboda kommuns server Bevaras Om en pappershandling finns digitalt i skolhälsovårdsjournalen kan pappershandlingen gallras efter kontroll. Pappershandlingar som inte finns digitalt bevaras. Medgivande att lämna ut journaluppgift till annan Lokal metodbok i verksamhetsledningssystmet Förteckning över överförda utlånade journaler Skolsköterska 2 år Kalmar kommuns server Vid inaktualitet Kronologisk ordning Skolsköterska 2 år Bevaras Vid utlåning tas en kopia på förstasidan med en anteckning på till vilken skola/kommun journalen skickats till - gäller ej journaler överförda till Kalmarsunds gymnasieförbund Avvikelserapport Avvikelserapporten skickas till skolöverläkaren i original - se rutin bu8.32 Mötesanteckningar Kronologisk ordning Skolsköterska 1 år Anmälan olycksfall och tillbud, barn Alfabetisk ordning Förskolechef 5 år Bevaras Sjukintyg från annan vårdgivare, kopia Skolsköterska Vid slutarkivering Original i elevakt

35 4. Verksamhetsledningssystemet Styrning av redovisande dokument ÖVRIGT Förteckning över KRIS-grupp Kronologisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Handlingar rörande samtycken enligt PuL Alfabetisk ordning Vid inaktualitet För t ex bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång Fullmakt för registrator att öppna post Alfabetisk ordning Skolsekreterare Vid inaktualitet Ansvarsförbindelse vid användande av datorer anslutna till Kalmar kommuns nätverk Alfabetisk ordning Förskolechef/rektor Vid inaktualitet Rapport om inbrott/skada Kronologisk ordning Förskolechef/rektor 3 år Förbindelse S-post användning Personnummerordning Skolsekreterare/ITansvarig Vid inaktualitet Cookie- och globalfiler Vid inaktualitet * Med avslutad skolgång (eller motsvarande) menas avslutad skolgång inom det obligatoriska skolväsendet (grundskola/särskola).