1 Information om upphandlingen 1.1 Presentation av tjänsten/varan Södertörns upphandlingsnämnd inbjuder härmed anbudsgivare till att lämna anbud gällande, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. Södertörns upphandlingsnämnd samordnar Haninge och Nynäshamns kommuners upphandlingar av varor och tjänster. Södertörns upphandlingsnämnd strävar efter att upphandling av varor och tjänster sker på ett kostnadseffektivt, kvalitetssäkrat, affärsmässigt och rättvist sätt. Samverkan i upphandlingar sker även med övriga Södertörnskommuner. Denna upphandling avser endast (nedan Kommunen). Beskrivning I samband med en ny läroplan, ett nytt betygssystem och nya skollagens krav på frånvarorapportering anser kommunen att det finns ett behov för ett enhetligt system för dokumentation av elevernas resultat, utveckling och förändringsdelaktighet i elevernas skolgång. I detta system ska det ingå tillgång till schema, frånvaro, uppgifter, resultat, skriftliga omdömen, IUP och betyg. Upphandlingens syfte är att säkerställa grundskolans (årsklass F - 9) behov av IT-stöd under kontraktsperioden. Syftet för kommunen är att upphandlingen ska leda till högre kvalitet och kostnadsbesparingar. 1.2 Upphandlande myndighet 13681 Haninge Telefon (Växel): 08-606 70 00 Fax (Södertörns upphandlingsnämnd): 08-606 85 22 Org.nr: 212000-0084 1.3 Presentation av kommunerna Haninge är en modern och expansiv kommun, med drygt 79 000 invånare, strax söder om Stockholm. För ytterligare information se kommunens hemsida www.haninge.se 1.4 Avtalstid Avtalstiden är från och med 2013-10-01 till och med 2015-09-30. Kommunen har rätt till två förlängningsoptioner, första optionen löper till 2016-09-30 och andra optionen löper till 2017-09- 30. Respektive förlängningsoption träder i kraft under förutsättning att Kommunen inte säger upp avtalet minst tre (3) månader före den innevarande avtalsperiodens slut. Efter den andra förlängningsoptionen upphör Avtalet att gälla utan föregående uppsägning. 1.5 Avtalets form Avtal med en leverantör. 1.6 Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är kommunens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Anbudsgivare som erhåller uppdraget åtar sig att utföra uppdraget i enlighet med vad som framgår i det samlade förfrågningsunderlaget och i de kompletteringar som eventuellt tillkommit under upphandlingen. 1
Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Modell: Skallkrav (webbformulär) Utvärderingsmodell (webbformulär) 1. Upphandlingsföreskrifter (detta dokument) 2. Kommersiella villkor Eventuella bilagor Anbudsgivare ska själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt innehållsförteckning ovan erhållits. Förfrågningsunderlaget är elektroniskt tillgänglig på http://www.e-avrop.com/ 1.7 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt 4 kap. Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling, LOU. Observera att vid öppet förfarande antas anbud utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och mest fördelaktiga villkor. 1.8 Avbrytande av upphandling Kommunen kan komma att avbryta upphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska beslut. Kommunen äger vidare rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven ställda i förfrågningsunderlaget, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt/politiskt grundad anledning inte kan fullföljas. 1.9 Kontaktperson under upphandlingen Södertörns upphandlingsnämnd Jonas Löfgren Kontakt med ovan ansvarig upphandlare sker via frågor och svarsfunktionen på e-avrop. 1.10 Helt eller delat anbud 1.11 Anbudets form Anbudet ska vara skriftligt och på svenska. Anbudet ska lämnas in elektroniskt via e-avrop. Priset anges i kronor, SEK, exklusive mervärdesskatt. Anbud utformas enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte. Beskrivningar ska i möjligaste mån skrivas in i E-avrop under respektive del och bifogade dokument undvikas, bilaga får bifogas där sådan efterfrågas. Bifogade filer får endast innehålla efterfrågad information. Om anbudets form och/eller innehåll inte överensstämmer med ovanstående kan anbudet komma att förkastas. 2
1.12 Att upprätta och lämna in anbud Information för underlättande av anbudslämnande För att effektivisera inköpen av varor och tjänster använder kommunen sig av ett elektroniskt anbudsförfarande, upphandlingsverktyget E-avrop. Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via www.e-avrop.com Registrera dig som ny leverantör och följ därefter anvisningarna som E-avrop tillhandahåller. Vid problem vid registrering eller anbudsgivning kontakta e-avrops support. Börja med att granska och läsa igenom hela förfrågningsunderlaget. Vilka krav är det som ställs för kvalificering av dig som leverantör och vilka obligatoriska krav ställs på varan/tjänsten eller leverantören. Det är viktigt att du som leverantör följer utformningen av anbudet och enbart utgår ifrån den uppställning som finns i förfrågningsunderlaget. Möjligheter att komplettera eller förtydliga anbudet är ytterst begränsade. Därför är det viktigt att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter/bilagor redan vid anbudstillfället. Anbudsgivaren ansvarar själv för att kontrollera om nya uppgifter meddelats (via frågor och svar) innan tiden för sista anbudsdag går ut. När du klickat på knappen Skicka in anbudsinlämningen genereras ett inlämningsbevis som sammanställer det du just skickade. Inlämningsbeviset behöver inte skickas in i samband med anbudsinlämningen. Däremot ska dokumentet kunna uppvisas på uppmaning av kommunen i underskrivet skick. Dokumentet ska då vara underskrivet av behörig person hos anbudslämnaren. Skriv ut beviset och spara det på säker plats. 1.13 Frågor och svar Frågor ska skriftligen ställas via E-avrop, helst en fråga per meddelande. Ansvarig handläggare skickar enbart svar via E-avrop. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av kommunen under anbudstiden är bindande för både kommunen och anbudsgivaren. Frågor tas emot fram till och med 2013-08-13 för att kommunen ska kunna garantera ett svar. Svar på inkomna frågor lämnas snarast möjligen, dock senast sex dagar innan sista anbudsdag. Under sommaren kan svar komma att dröja lite. De anbudssökande som valt att hämta ut underlaget på annat sätt än via e-avrop måste själva bevaka frågor och svar i upphandlingen. 1.14 Offentlighetsprincipen Som offentlig organisation omfattas kommunen av offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att innehållet i allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av den. Uppgifter som rör anbud är sekretessbelagda (absolut sekretess) tills dess att anbuden offentliggörs, tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Uppgifter i anbud kan därefter sekretessbeläggas om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs eller om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifter om affärs och/eller driftförhållanden röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för ovan nämnda kommersiell sekretess, kan skriftlig begäran inlämnas om kommersiell sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt motivering. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Kommunen kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas inte. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol. 3
1.15 Sista anbudsdag Anbudet ska vara inlämnat via E-avrop senast 2013-08-21 Anbud som inkommit för sent eller på annat sätt, än vad som har föreskrivits i detta dokument, kommer inte att tas upp för prövning. 1.16 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med tre månader efter sista anbudsdag 2013-11-19 1.17 Anbudsöppning Anbudsöppning kommer ske snarast möjligen men kan tidigast ske efter det att sista anbudsdag har passerat. 1.18 Anbudsprövning Anbudsprövning kommer att ske i tre steg: 1.18.1 Kvalificeringsfasen: Prövning av att krav på anbudsgivaren uppfylls. Endast de anbudsgivare som godkänns beträffande krav på leverantör går vidare till steg 2. 1.18.2 Prövning av produkt: Prövning av att krav på produkten uppfylls: I förfrågningsunderlaget anges de krav som ställs på produkten. Bedöms ett anbud inte klara samtliga av dessa krav går anbudet inte vidare till den slutliga värderingen. Prövningen av om ett anbud klarar kraven sker utifrån anbudsgivarens intyganden och beskrivningar. Endast de anbud som bedöms uppfylla samliga krav i kravspecificeringen går vidare till steg 3, anbudsutvärdering. 1.18.3 Anbudsutvärdering: Utvärdering av de anbud som godkänts i kvalificeringen och beträffande kravspecificeringen sker utifrån: mervärdesmetoden, ekonomisk mest fördelaktig Kommunen kommer att utvärdera följande aspekter och tilldela anbudsgivarna ett jämförelsetal: 1. Pris (utvärderingspris) 2. Kvalitet: Utvärderingspriset subtraherat med mervärdena = Jämförelsetalet. 1. Pris: Användarvänlighet (mervärde) Layout och utveckling (mervärde) Det totalpris anbudsgivaren anger i utvärderingsmodellen motsvarar det mervärde som anbudsgivaren tillhandahålls. Kvalitet: Användarvänlighet samt layout och utveckling är beroende av användarens uppfattning av systemet och kommer därför att utvärderas i samband med prövningar av systemet. För att genomföra detta kommer anbudsgivarna att få redovisa sina lösningar vid ett eller flera tillfällen under höstterminen 2013 på angiven plats i. Utvärderingen kommer att genomföras av ansvarig upphandlare, 2-3 lärare, samt en arbetsgrupp från utbildningsförvaltningen. Utvärderingen kommer att ske utifrån perspektivet vårdnadshavare, lärare, administratör och vårdnadshavare. 4
Exempel på punkter som kommer att bedömas inom användarvänlighet är: Planering av lektioner, veckoplanering, ämnesområden (lärare) skriftligt omdöme (lärare) Rapportering av frånvaro/närvaro (lärare) Hämtning av information om elev inför utvecklingssamtal (lärare) Dokumentation av åtgärdsprogram (lärare) Inmatning av elevresultat (lärare) Hantering av betyg (lärare) Schemahantering för åk 1-6 (lärare) Mottagande av frånvaro, uppgifter och resultat (vårdnadshavare) Hantering av klasser, grupper, betyg och andra administrativa uppgifter (administratör) Bedömningsstöd för lärare Exempel på användarvänlighet: Elevresultat automatiskt förmedlas till elev, vårdnadshavare och ansvarig pedagog Det är enkelt för läraren att skilja på elevnoteringar och resultat som elev och vårdnadshavare ska se och de som enbart läraren ska se Se ett samlat resultat för eleven Att skriftliga omdömen enkelt kan visas i en övergipande vy Elev och vårdnadshavare möts av en vy med aktuella uppgifter, schema och resultat Pedagogerna når sina elever på en plats där de kan föra in resultat som förmedlas på en samlad sida för varje elev Den digitala portfolion hämtar data från flera olika ämnen och lärare Inbjudningar till utvecklingssamtal är lätta att skapa och följa upp Betyg med lätthet kan sättas Statistik beträffande betyg och resultat på NP med lätthet kan distribueras till SCB Självvärderingsfrågor inför utvecklingssamtal enkelt kan skapas Självvärderingsfrågor inför utvecklingssamtal kan varieras över åren av ansvarig pedagog Exempel på punkter som kommer att bedömas inom Layout och utveckling är: Layouten ska vara inbjudande, luftig, lättläst överskådlig och användarvänlig Informationen ska vara lätt att följa och instruktioner ska vara tydliga för att undvika missförstånd Olika rapporters form, språk och layout ska vara av hög kvalitet. Supporten/kommunikationen ska var proaktiv, ser leverantören en möjlighet till förbättring ska leverantören kommuniceras detta med kommun. 5
Anbudsgivarens arbete med utveckling och förbättringar av systemet Bedömningsgruppen kommer efter prövningarna att sätta betyg på anbudsgivarna per område utifrån nedanstående poängskala med tillhörande mervärde. Kommunen kommer sedan att subtrahera mervärdet från utvärderingspriset. Den anbudsgivare som därefter har lägst jämförelsetal antas som leverantör. Poängskala - Mervärde (användarvänlighet/layout och utveckling) 4 Poäng - Utmärkt (2 500 000/1000 000 i mervärde) Anbudsgivaren visar på ett för Kommunen trovärdigt, tydligt och överskådligt sätt att den har full insikt i vad som krävs för att uppdraget skall kunna utföras. Anbudsgivaren har för Kommunen gjort sannolikt att denne kommer att ha tillräcklig förmåga och kapacitet för att ha möjlighet att utföra uppdraget på ett utmärkt sätt. 3 Poäng - Mycket bra (1 875 000/750 000 i mervärde) Anbudsgivaren visar på ett för Kommunen trovärdigt sätt att denna har full insikt i vad som krävs för att uppdraget skall kunna utföras. Anbudsgivaren har för Kommunen gjort sannolikt att denne kommer att ha tillräcklig förmåga och kapacitet för att ha möjlighet att utföra uppdraget på ett mycket bra sätt. 2 Poäng - Bra (1 250 000/500 000 i mervärde) Anbudsgivaren visar för Kommunen att denne har insikt i vad som krävs för att uppdraget skall kunna utföras. Anbudsgivaren har för Kommunen gjort sannolikt att denna kommer att ha sådan förmåga och kapacitet att denne kan utföra uppdraget på ett bra sätt. 1 Poäng - Vissa svagheter (625 000/250 000 i mervärde) Anbudsgivaren har för Kommunen gjort sannolikt att denne kommer att ha sådan förmåga och kapacitet att denne har rimlig möjlighet att utföra uppdraget. 0 Poäng - Svagt (anbudet förkastas) Den anbudsgivaren som har lägst jämförelsetal efter sammanräkning av pris (utvärderingspris) och kvalitet (mervärde) antas som leverantör. 1.19 Tilldelningsmeddelande När beslut om tilldelning fattats skickas ett tilldelningsmeddelande till alla som lämnat anbud. Tilldelningsmeddelandet skickas elektroniskt till den e-postadress som anbudsgivaren har uppgett i samband med registreringen i e-avrop. Avtal kommer att tecknas tidigast elva dagar räknat från och med dagen efter tilldelningsmeddelandet skickades. Bindande avtal föreligger först då båda parter undertecknat avtalet. 6
7