Periodika Kursmanual Version 3 6 2 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, december 2013
Innehåll Inledning... 3 Periodika... 3 Kom igång med periodika... 3 Nödvändiga data... 3 Behörighet... 3 Leverantörsregister... 4 Inaktivera en leverantör... 4 Inställningar för Periodika... 5 Periodikaposter i katalog... 6 Periodikamodulens huvudskärm... 6 Öppna Periodika-modulen... 6 Skärmbildens olika element... 8 Exemplardetaljer... 13 Utgivningsplan... 13 Ny utgivningsplan... 13 Ändra en befintlig utgivningsplan... 16 Abonnemang... 16 Nytt abonnemang... 16 Ändra abonnemang... 18 Arbetsscenarier i Periodika... 19 Ankomstregistrera periodikautgåvor (häften)... 19 Registrera överhoppade häften... 20 Lista abonnemang som har häften som är mycket försenade... 20 Visning av periodikadata i Expedition och Katalog... 22 2
Inledning Periodika-modulen i Mikromarc är primärt designad för uppföljning och ankomstregistrering av abonnemang på periodiskt utkommande material. Modulen ger stöd för registrering av abonnemang, uppföljning av dessa med ankomstregistrering och stödfunktioner för påminda, reklamerade och ej levererade periodika-exemplar. Periodika-modulen samlar abonnemang som bibliotekets olika enheter har av periodiskt material. Den ger möjlighet att arbeta med periodika-abonnemang för en enhet åt gången eller med flera enheter samtidigt beroende av användarens behörighet till olika enheter. Modulens fokus är abonnemang och uppföljning av dessa. Om biblioteket har abonnemang som inte ska ankomstregistreras hanteras dessa i katalogen. Modulens fokus på ankomstregistrering och uppföljning av leverans innebär också att den inte är till för underhåll av bestånd. Underhåll av bestånd till exempel gallring utförs i Mikromarc genom katalogen. Periodika Kom igång med periodika Nödvändiga data För att använda periodikamodulen ska du ha behörighet till endera av modulens behörighetsnivåer dessutom behöver ett antal datauppgifter vara på plats innan du kan starta ankomstregistrering och uppföljning av dina abonnemang, dessa är: Behörighet, två nivåer finns och dessa ställs in av personal som har behörighet till systemets administration. Din leverantör och ditt kundnummer för prenumerationen måste finnas registrerat i leverantörsregistret som är gemensamt för både inköps- och periodikamodulen > Se avsnitt Leverantörsregister Det måste finnas en huvudpost för varje periodikatitel du vill ha kontroll på i katalogmodulen > Se avsnitt Periodikaposter i katalog En utgivningsplan måste läggas upp för varje periodikatitel, beskrivs efter avsnitt om huvudskärmbilden > Se Utgivningsplan Varje abonnemang du vill ha uppföljning av måste registreras, beskrivs efter avsnitt om huvudskärmbilden > Se Abonnemang Notera att de nödvändiga datauppgifterna som måste vara på plats inte kan läggas in i vilken ordning som helst, först måste en bibliografisk post läggas upp, därefter utgivningsplan sedan abonnemang. Behörighet Behörighet att använda modulen periodika ställs in under Administration > Användare och Användargrupper > Användare > Redigera användargrupp (alternativt Ny användargrupp om du vill skapa grupper med tillgång till modulen som enbart en del av personalen ska ha tillgång till i förhållande till de grupper biblioteket redan har). Valet Periodika full behörighet ger tillgång till modulens samtliga funktioner. Användar-gruppen Administratör har som standard tillgång till detta val. Valet Periodika ankomstkontroll ger tillgång till periodikamodulens flik Ankomstregistrering. Förutom att personal med behörighet till gruppen Administratör har tillgång till periodikamodulen, så måste behörighet till periodikamodulen ställas in för bibliotekets alla andra grupper 3
Leverantörsregister Ny leverantör Klicka på ikonen för nytt i verktygsmenyn, eller använd kortkommandot Ctrl+N. Dialogrutan Leverantör öppnas. I fliken Generellt fyller du i leverantörens kontaktuppgifter. Om du bockar för rutan Visa i webbshops-lista, så visas en länk till leverantörens webbshop i verktygsraden i inköp. I fliken Kontakter kan du lägga till kontaktuppgifter till bibliotekets egna kontakter hos leverantören. I fliken Leverantörsvillkor kan du ange ditt kundnummer för din prenumeration. Klicka på ikonen Ny för att lägga till ett nytt kundnummer. Här kan du fylla i den enhet som de beställda exemplaren ska knytas till, vilken katalog posten ska sparas i samt kundnummer. Du kan ange användarnamn och lösenord till leverantörens webbshop för att ha dem till hands vid beställning. Uppgifterna kommer att vara synliga för alla användare som har behörighet till periodikamodulens abonnemangsinställning. I det fall biblioteket har ett kundnummer för en samlad upphandling av prenumerationer används samma nummer i alla abonnemangsinställningar. Fliken Systeminformation innehåller systemgenererade uppgifter och går inte att redigera. Obs! Om ditt bibliotek har bibliografisk service från Btj, så måste varje kundnummer vara kopplat till samma katalog i leverantörsregistret som i inställningarna för bibliografisk service. Inaktivera en leverantör Om en leverantör har blivit inaktuell till exempel på grund av ändrade avtal, men där det ändå finns ett behov av att ha kvar leverantören i leverantörsregistret kan man välja att inaktivera den. Genom att i gå in på leverantören i leverantörsregistret och bocka för rutan inaktivera i fliken generellt, så gör man att leverantören inte syns i listan över leverantörer. 4
Vill man senare göra den inaktiva leverantören aktiv igen bocka man ur rutan och leverantören blir då synlig igen. Inställningar för Periodika Inställningar för periodika finner du under Inköp > Inställningar (fastnyckel-ikonen i den övre knappraden). I fliken Periodika kan inställningar göras för när färgmarkering av försenade tidskriftshäften ska läggas fram med gul markering och vid ytterligare försening med röd markering. Antal dagar för när färgmarkeringen ska slå till räknas från beräknat ankomstdatum. 5
Periodikaposter i katalog Villkor Innan du kan koppla ett abonnemang till en titel i katalogen måste du tillse att titeln finns katalogiserad, en huvudpost ska finnas för varje titel du har abonnemang för. Du kan använda vilken katalog du har som helst utom fjärrlåns- och depositions-katalogerna som är systemkataloger. För att katalogisera måste du ha full behörighet till katalogmodulen. Katalogisering i sig och i Mikromarc behandlas inte i denna manual. Poststruktur Mikromarc Periodika hanterar poster i katalogen genom en vertikal poststruktur där huvudpost utgör den översta postnivån. Därunder läggs det upp en volym/årgångspost och under denna en häftespost. De enskilda periodikaexemplaren, tidskriftsnumren länkas till häftesposten som exemplar. Har du ett abonnemang bildas det ett exemplar till varje häftespost, har du flera abonnemang bildas motsvarande antal exemplar till häftesposten. En huvudpost för periodika måste uppfylla vissa villkor för att den ska kunna listas i periodika-modulen. Det är framför allt korrekt medie-kodning i MARC21-fältet 000, position 7 som måste vara ett b eller ett s för att posten ska kunna tas upp i periodikamodulens abonnemangsflik. Importerar du huvudposter från extern källa ska du kontrollera att värdena är rätt i postetikettfälten. Katalogiserar du själv från grunden rekommenderar vi att du utgår från mallen Tidskrift i katalog. Här är mallen Tidskrift vald för katalogisering i Katalogmodulens flik F4 MARC. I position 7 i 000-fältet finns s förinlagt. Uppgifter i huvudposten återanvänds när systemet lägger upp volym/årgångsposter och häftesposter. Gör du fel i huvudposten kommer de alltså att vidareföras i tidskriftens poststruktur. När du ankomstregistrerar periodikahäften kommer programmet att automatiskt skapa volym/årgångs-poster och häftesposter. Dessa poster ärver data från huvudpostens fält 000, 008 och 245 delfält a och b. Årtal i fält 008 position 7-10 ärvs dock inte utan sätts från data i utgivningsplanen. För att en tidskrift ska räknas som barn- och ungdom måste den i fältet 084 ha ett litet u. För mer information angående folkbibliotekstatistiken och vad man bör göra för att den ska bli korrekt, hänvisar vi till vår wiki på nätet. Bibliografisk service Har ditt bibliotek bibliografisk service från Btj så ska du importera huvudpost/översiktspost från Btj för periodika du prenumererar på. Periodikamodulens huvudskärm Öppna Periodika-modulen 6
Innan vi beskriver utgivningsplan- och abonnemangs-inställningar ska vi titta på modulens huvudskärm. Modulen öppnas genom att klicka på menyvalet Inköp/Periodika i den vänstra stolp-menyn och därefter på Periodika. Alternativt kan du gå via Arkivlistens val Modul > Periodika. 7
Skärmbildens olika element Skärmbilden i periodika ska ge handläggaren översikt över vilka periodika som bibliotekets olika enheter har, vilka titlar det finns utgivningsplan och abonnemang till, och funktioner för att ankomstregistrera abonnemangens häften allt efter att de anländer. I tillägg kan användaren sätta status för häften som är reklamerade, påminda eller som inte har levererats. För att utföra detta har användaren tillgång till en rad olika filter- verktyg som är till hjälp för att ta fram den periodika som är aktuell för användaren och dennes biblioteksenhet. Nedan presenteras skärmbildens olika element i tur och ordning efter bildens numrering: 1. Ankomstregistrering: Modulen periodika öppnar alltid i denna flik och båda behörighetsgrupperna som kan sättas upp till periodikamodulen tillgång till den. Här listas de abonnemang biblioteket har i övre delen av fönstret och i den undre delen ankomstregistreras abonnemangens utgåvor efter hand som de anländer. Listningen är beroende av filterinställningar eller om användaren har sökt efter en specifik titel i sökrutan. 2. Abonnemangsfliken: Beskrivs nedan, denna flik har enbart användare med full behörighet till modulen tillgång till. 3. Biblioteksenheter: Här väljer du vilken/vilka biblioteksenheter du vill arbeta med. Beroende av din behörighet kan du välja att arbeta med enbart din egen enhet eller flera enheter. En användare som sköter ankomstregistrering för flera enheter kan alltså välja att administrera en enhet åt gången eller flera samtidigt. Väljer du att bocka för enbart din egen enhet kommer enbart abonnemang med placering vid din egen enhet att listas upp. Dina val av enhet minns mellan det du loggar in i modulen. 4. Sök i: Här väljer du vilket index det du skriver i sökrutan (5) ska arbeta mot. De olika valen är: Titel, söker i huvudpostens titelfält ISSN, söker i huvudpostens fält 022a efter periodikumets unika titelnummer EAN/SICI, söker International Article Number och Serial Item and Contribution Identifier i huvudpostens fält 024a ISRN, söker rapportnummer i huvudpostens fält 027a Leverantör, söker efter abonnemang från en viss leverantör Abonnemangsnummer, söker efter abonnemangsnummer reg. i abonnemangsdetaljer Kundnummer, söker efter kundnummer i leverantörsdetaljer (ett abonnemang måste ha kundnummer) Artikelnummer, söker efter artikelnummer reg. i abonnemangsdetaljer Samtliga index -alternativ är tillgängliga från fliken Ankomstregistrera, från fliken Abonnemang kan du inte söka ISSN-, EAN- och SICI-koder Det val av index du gör minns mellan inloggningar i modulen. Samtliga index -alternativ är tillgängliga från fliken Ankomstregistrera, från fliken Abonnemang kan du inte söka ISSN-, EAN- och SICI-koder Det val av index du gör minns mellan inloggningar i modulen. 8
5. Sökfältet: Här skriver du in den text eller nummer du vill söka efter i förhållande till det index du valt vid (4). I fältet kan du också skanna in t.ex. EAN- och ISSN-nummer och härigenom göra en direktsökning mot den publikation du vill arbeta med (under förutsättning att du registrerat dessa nummer i huvudposten). 6. Utskrift av abonnemangslista: Klicka på utskriftsknappen för att skriva ut de abonnemang du har listade i övre delen av fönstret. Utskriften tar med kolumnerna och den sortering du valt. 7. Visa häften med status: Har kan du välja att filtrera på de olika ankomststatus ett exemplar av en utgåva till ett periodikum kan ha. Se vidare vid punkt (22) där ankomststatus beskrivs. 8. Häften med väntat datum: Datumfiltret används för att lista de abonnemang som du ska ta emot. Beroende av hur många tidskrifter ditt bibliotek prenumererar på och om du ankomstregistrerar varje dag eller mer sällan kan du välja hur många abonnemang du vill lista åt gången genom att laborera med datum för leverans framåt i tiden. Det finns också val för alla och ett val för när du vill lista abonnemang som har häften som skulle levererats men som uteblivit. 9. Symbolerna: Längst till vänster i varje abonnemang visas en symbol för om abonnemanget löper, har uppehåll eller är avslutat. = Abonnemanget löper = Abonnemanget är stoppat = Abonnemanget har uppehåll 10. Abonnemang: I övre delen av fönstret listas abonnemangen. När du markerar en titel = ett abonnemang listas abonnemangets häften i nederdelen. Dubbelklick på en rad öppnar abonnemangsdetaljer. Om du har flera abonnemang till av en titel listas de under varandra. 11. Kolumnrubriker: För att sortera på kolumn klickar du på den kolumnrubrik som du vill sortera på. Klickar du igen så inventeras sorteringen. Du kan också ändra ordningen på kolumnerna genom att klicka och dra på ett kolumnhuvud och dra det till den position där du vill ha den. Dessa ändringar sparas inte mellan inloggningar. 12. Rubrik, i nederdelen av fönstret. Här visas titeln för det abonnemang som du har markerat i den övre abonnemangslistningen för att förtydliga vilket abonnemang häfteslistning nedanför avser. 13. Ta bort: Denna ta bort knapp gäller markerad exemplarlinje för häftet i listan nedanför. Ta bort gäller häftet i detta abonnemang och påverkar inte utgivningsplanen eller andra abonnemang av samma publikation. 14. Skriv ut: Denna knapp gör en utskrift av häftessammanställningen du har i tabellen nedanför, för det aktuella abonnemanget. 15. Utgivningsplan: Klickar du här så öppnas fönstret för utgivningsplanen för periodikumet som det aktuella abonnemanget tillhör. När du står i fliken Abonnemang kan du öppna utgivningsplanen från knapp men även genom att dubbelklicka på markerad titelrad. Se vidare avsnittet för Utgivningsplan. 16. Exemplarstreckkod: Vid ankomstregistrering av ett häfte till ett abonnemang kan du här registrera exemplarets streckkod. Om du i inställningen för abonnemanget har angett att det ska vara fokus i streckkodsfältet vid ankomstregistrering, kommer streckkodsfältet att ha fokus vid mottag som en påminnelse att detta periodikum alltid ska streckkodas vid ankomstregistrering. Du kan då skanna in streckkoden och ankomstregistrera i ett svep. 17. F2 Ankomstregistrera: Vid mottag av ett abonnemangs häfte kan du ankomstregistrera markerat häfte genom att klicka F2 eller klicka på knappen med musen. Om du ankomstregistrerar ett abonnemang som du inte regelmässigt brukar streckkoda, du har alltså i abonnemangsdetaljer inte angivet Fokus i streckkodsfältet, kan du när som helst välja att sätta på en streckkod och läsa in den i fältet Exemplarstreckkod (16) trots att det inte är fokus i fältet vid mottag. 18. Visa alla: I detta filter kan du välja vilka ankomststatus för häften som du vill begränsa häfteslistan till. 19. Färgmarkering, i kolumnen för väntat leveransdatum. Utifrån de inställningar du gjort under inställningar (23) för färgmarkering av häften som är försenade i leverans kommer cellen att färgas först gul därefter röd. 9
20. Kolumner och kolumnordning. Högerklicka i kolumnerna för att ta fram ett val för vilka kolumner du vill visa i denna listning. Du kan inte välja kolumn-sortering och kolumnordning är fast. 21. Häfteslinjen: Här kan du öppna häftets exemplardetaljer genom att dubbelklicka på vald linje. Exemplardetaljer öppnar med fokus på inköpsfliken Abonnemang, du kan här se loggen för vilka byten av status exemplaret haft och du kan göra en leveransrelaterad notering. Se vidare avsnitt Exemplardetaljer. 22. Kolumnen Ankomststatus: Cellerna i denna kolumn är klickbara och här kan du klicka i cellen för att byta ankomststatus. Försöker du byta till en status som inte får göras läggs det fram en röd ram runt cellen. Mottagsstatusen kan inte väljas i kolumnen utan måste sättas genom att klicka på F2 Ankomstregistrera. Av tabellerna nedan kan du utläsa vilka byten som är tillåtna att göra samt ankomststatusens förhållande till exemplarstatus. Se även filter Visa häften med status (7). Ankomststatusens förhållande till exemplarstatus och användning beskrivs här: 10
23. Inställningar: Under knappen inställningar kan du ställa in hur många dagar efter planerad leverans som cellen för väntat leveransdatum ska gul- eller rödmarkeras för att uppmärksamma dig på att häftet är försenat och leverantören bör påminnas. 24. Uppdatera skärmbilden, klicka här för att aktualisera skärmbilden. Kan vara aktuellt vid vissa ändringar i filterinställningar etc. 25. Nedre delen av skärmbilden kan dras uppåt så att det tar mer utrymme av skärmbilden. Klicka och dra uppåt på övre kanten till det nedre fönstret om du vill ha bättre överblick över fler häften. 26. Utskrift: Klicka här för att skriva ut förteckning över de abonnemang som du har i listan. Listan tar med kolumner och innehåll utifrån dina filterval och sortering 27. Kolumner: för att sortera på kolumn, klicka på den kolumnrubrik du vill sortera på, klicka igen för att invertera sorteringen. 28. Filter för abonnemangsstatus: Här kan du välja vilka abonnemang som ska listas upp för respektive titel i nederdelen av fönstret i delen Abonnemang. Du kan också söka fram titlar som finns i katalogen för vilka de enheter du ställt in i enhetsfilter inte har något abonnemang. 11
29. Ikon för Har utgivningsplan. Denna ikon läggs fram när ett bibliotek i er organisation lagt upp en utgivningsplan. Utgivningsplaner är i förhållandet 1 till 1 till huvudposten och i förhållandet 1 till många till abonnemang. Alla abonnemang hos era biblioteksenheter styrs alltså av samma utgivningsmönster. 30. Registrera ett nytt abonnemang: klicka här för att registrera ett nytt abonnemang till den titel du markerat i den övre delen av abonnemangsfliken. För abonnemangsinställning, se avsnitt abonnemangsdetaljer. 31. Ändra valt abonnemang: klicka här för att öppna abonnemangsdetaljer för det valda abonnemanget. Abonnemangsdetaljer kan även öppnas genom att dubbelklicka på linjen för det abonnemang du vill se detaljerna för. 32. Ta bort abonnemang: om du klickar här kommer det markerade abonnemanget att tas bort under vissa förutsättningar. Ta bort abonnemang är främst tänkt att användas om du råkat registrera en dubblett eller om du efter lång tids användning har många avslutade abonnemang som du inte har något intresse av att kunna se. Tänk på att du kan välja att inte visa abonnemang som är stoppade genom att inte markera visning av dessa abonnemang i filtret (28). Abonnemang som är i drift kan inte tas bort, abonnemanget måste först stoppas. För att avsluta ett abonnemang som löper måste du öppna dess abonnemangsdetaljer och ändra det till ett tidsavgränsat abonnemang, d.v.s. ställa in ett slutdatum för abonnemanget, därefter måste alla kvarvarande häften ankomstregistreras innan du kan ta bort det. Om du upptäcker att du råkat registrera ett dubblettabonnemang och tar bort det omedelbart innan du ankomstregistrerat något i det kan systemet ta bort det fullständigt. Abonnemang som har varit i någon form av användning döljs, tas bort ifrån gränssnittet i modulen periodika, men finns kvar i systemet p.g.a. de länkar som finns mellan abonnemanget och utgivningsplanen, budget och exemplarets abonnemangsinformation. Tar du bort ett abonnemang där det finns kvarvarande häften som är påminda eller reklamerade kommer dessa häften att ges exemplarstatus Gallrat/kasserat. Du får en fråga om du vill ta bort abonnemanget trots att det finns häften kvar som inte är levererade. 33. Abonnemangslinjen och abonnemangskolumnerna, om du dubbelklickar på abonnemangslinjen öppnas abonnemangsdetaljerna för abonnemanget. Du kan sortera på valda kolumner. Om du har flera abonnemang till samma biblioteksenhet kan det vara bra att registrerad abonnemangsnummer om du har sådant för att kunna skilja dem åt. 12
Exemplardetaljer Vid arbete med ankomstregistrering, påminnelse och reklamation av häften kan det finnas behov av att se exemplarets egenskaper. Dubbelklicka på häfteslinjen i ankomsttabellen i Ankomstkontrollsfliken för att öppna fönstret för exemplarets egenskaper med fokus på Abonnemangsfliken. Här kan du följa upp loggen för ankomststatus och göra noteringar, t.ex. ang. kommunikation med leverantören ang. exemplaret. Utgivningsplan Ny utgivningsplan Gå till abonnemangsfliken. Sök upp och markera den titel du vill lägga upp en utgivningsplan för. Finns det redan en utgivningsplan till titeln, ser du det på ikonen längst till höger i titelraden. Om så är fallet kan du inte lägga upp en ny utgivningsplan istället öppnas den befintliga planen när du klickar på knappen Utgivningsplan eller dubbelklickar på titelraden. Det kan enbart finnas en utgivningsplan till en titel men som förhåller sig till ett eller flera abonnemang. Exempel: 13
När du klickar på Utgivningsplan för en titel som inte har någon sedan tidigare öppnar sig vägvisaren för att skapa en plan i första steget av tre, Steg 1 - Frekvens. 1. Först ska du ange från när utgivningsplanen ska gälla. Dagens datum är default angivet men du kan flytta fram eller bak från vilket datum du vill bygga utgivningsmönstret. Du kan alltså ange ett retroaktivt datum t.ex. om du startar en prenumeration ett stycke in på året och leverantören säger att de kommer att sända även årets tidigare nummer. Man kan skriva in datumet eller bläddra med pilarna för att byta månad. Klickar man mitt i listen så får man kan bläddra mellan år. 2. Till din hjälp att lägga upp det antal nr det är per vol./årgång kan du välja på huvudgrupperna: - Dagligen/veckovis - Månatligen - Årligen - Annan regelmässighet. Antingen med antal dagars mellanrum eller antal häften per år. - Oregelmässig I exemplet är det angivet att tidskriften kommer varje vecka på fredagar. Därefter klickar du på Nästa > vilket leder till steg 2 i uppläggning av utgivningsplanen. 14
3. I detta steg kan du ange om tidskriften har volymsbeteckning eller ej och från vilken vol. din plan ska börja på. Du kan ange en fast text som kommer att läggs ut framför volymbeteckningen. T.ex. Vol. Ange också om volymsbyte sker vid årsskifte eller efter visst antal häften. 4. Du ska därefter ange om du vill ha en text framför häftesnumreringen, i exemplet är det angivet nr som kommer att skrivas ut före häftesnumret. Se fältet för förhandsvisning Första häfte visas som 5. Bock framför Starta ny häftes-numrering vid ny volym/årgång. 6. Därefter är det dags att gå till tredje steget i uppläggningen av utgivningsplanen. Klicka på Nästa >. 7. Förslag till utgivningsplan byggs och öppnas i tredje steget: 15
8. Här har första häfte i planen lagts upp med nr 43 första fredagen efter det datum som angivets att planen ska börja gälla. 9. Du kan nu redigera i planen. Alla celler är redigerbara, markera den cell du vill skriva i och klicka F2 eller dubbelklicka. 10. Om du t.ex. vet att nr 51 kommer att vara ett dubbelnummer kan du redigera häftets nummerbeteckning. Därefter kan du markera linjen ovanför för utgåva nr 52 och klicka på Ta bort. 11. Du avslutar med Slutför och fönstret stängs. Du kommer tillbaks till periodikamodulens abonnemangsflik. Ändra en befintlig utgivningsplan En befintlig utgivningsplan kan öppnas från abonnemangsfliken eller från ankomstkontrollsfliken. En befintlig plan öppnas alltid i vägvisarens tredje steg. Om du är behörig att redigera utgivningsplanen kan du t.ex. ändra häftenumrering om det kommer hopslagna häften eller om det kommer extranummer som du inte har i din plan. Om du ändrar ett häftesnamn för ett redan ankomstregistrerat häfte kommer detta att ändra uppgiften i häftespostens fält 245 delfält n. Du kan däremot inte ändra i katalogen så att det slår genom i periodikamodulen. Det är utgivningsplanen som äger utgivningsmönstret och det slår genom i alla abonnemang som är länkade till den. Abonnemang Nytt abonnemang För att lägga upp ett nytt abonnemang ska du stå i abonnemangsfliken. Sök upp den titel du vill knyta ett abonnemang till. Markera titeln och se till att det finns en utgivningsplan (ikonen Utgivningsplan finns, höger i titelraden). Klicka på Nytt abonnemang i knappraden vid Abonnemang., ska finnas längst till 16
Abonnemangsdetaljer öppnas, överst i fönstret följer titel och ISSN med från titeln du hade valt som en påminnelse om vilken tidskrift du jobbar med. De uppgifter du registrerar i abonnemangsdetaljer är dels för att knyta ditt abonnemang till en leverantör, till ägande enhet, placering mm. Det innehåller också uppgifter för vilka egenskaper exemplaren ska få när de ankomstregistreras. Obligatoriska uppgifter är markerade med röd prick. I Mikromarc är ett abonnemang = ett häfte av varje utgåva av periodikumet. 1. Först ska du ange från vilket datum ditt abonnemang ska börja gälla. Välj ett datum som är samma eller strax före det första häfte du förväntar. 2. Om abonnemanget ska vara fortlöpande behöver du inte göra något. Om du vet att abonnemanget är tidsbegränsat tar du bort bocken och anger datum för när sista häfte väntas komma. 3. Om du avtalat med din leverantör om att göra uppehåll i leveransen över sommarlov eller dyl. kan du kryssa för framför Abonnemanget gör uppehåll. Ange mellan vilka datum som utgivningsplanen inte ska generera några väntade häften. 4. Leverantör, peka ut leverantören till abonnemanget. Har du inte registrerat leverantören får du avbryta och gå till leverantörsregistret och registrera dina leverantörsuppgifter. Gå därefter tillbaka och börja om. 5. Kundnummer, om du tidigare fyllt i ett kundnummer för den valda leverantören under fliken leverantörsvillkor i leverantörsregistret så är det kundnumret valbart här. Om du tidigare inte fyllt i något kundnummer men vill lägga till den uppgiften i efterhand så får du gå till leverantörsregistret, redigera leverantören och under fliken leverantörsvillkor fylla i kundnumret. 6. Fyll i de uppgifter du har från leverantören av abonnemangsnummer och artikelnummer. Uppgifterna är sökbara och kan därför komma till användning vid ditt underhållsarbete i modulen. 7. Fördröjd leverans. Här kan du ange det antal dagar som det normalt dröjer från utgivningsdag tills titeln normalt levereras till ditt bibliotek. Om din leverantör sänder med sjögående post och det normalt tar tre veckor innan du får leverans kan du skriva in 21 dagar. Först efter dessa dagar är det att anse som försenat. Denna uppgift gör att förväntat datum i ankomstbilden räknas fram från utgivningsdagen. Guloch rödmarkering för försenat slår då till först när det är försenat i förhållande till normal leveransdag. 8. Ägare och fast placering. Här anger du vilken biblioteksenhet som äger abonnemanget och var abonnemanget ska vara fast placerat. Dessa uppgifter används till exemplarets egenskaper vid ankomstregistrering. 9. Hylla, här kan du ange vilken hylla exemplaret ska få vid ankomstregistrering i exemplarets egenskaper 10. X antal volymer/årgångar sparas, utöver innevarande volym/årgång. Här kan du ange en siffra för hur många år biblioteket sparar abonnemanget innan det gallras. I dagsläget kan du enbart registrera uppgiften här. 17
11. I fliken för ankomstinställning ska du välja om abonnemangets häften ska användas i biblioteket och/eller lånas ut eller om du enbart ska bevaka att abonnemanget flyter på som det ska, ankomstregistrera och därefter lämna ut häftet. 12. Default är Utlåns- biblioteksanvändning valt. Här måste du välja vilken lånetyp häftet ska få vid ankomstregistrering i exemplarets egenskaper. 13. Du kan ställa in en annan lånetyp som ska gälla för det senast anlända exemplaret eller den senaste volymen. Du kan t.ex. ange Periodika som lånetyp för det första valet och Ref. för det nedre valet av lånetyp. Nya häften som läggs upp som beställda får då lånetypen Ref. och behåller den även när de blivit ankomstregistrerade. Först efter det att nästkommande häfte också blivit ankomstregistrerat ändras lånetypen för det föregående numrets häfte till lånetypen Periodika. Har du markerat att inställningen ska gälla för volym/årgång kommer bytet av lånetyp att ske först efter det att första häfte i påföljande volym ankomstregistrerats. 14. Ankomstregistrera genom att skanna streckkod. Bockar du för vid Fokus i streckkodsfältet kommer streckkodsfältet att vara i fokus vid ankomstregistrering. Du kan då läsa in häftets streckkod och ankomstregistrera i ett svep. 15. Uppgifterna om hur mottagna häftesexemplar ska visas i Webbsök gäller hur motsvarande uppgifter i exemplarets egenskaper ska ställas in vid ankomstregistrering. 16. Om du enbart ska följa upp leveransen av abonnemanget och därefter lämna ut det kan du välja Exemplaret ska lämnas ut och inte återlämnas till biblioteket Ett exemplar till ett abonnemang som ska lämnas ut har samma hantering som andra exemplar fram till dess att det ankomstregistrerats. Vid ankomsten blir häftet mottaget men det kommer ett pop upmeddelande med namnet på den låntagare som häftet ska lämnas ut till. Exemplaret erhåller därefter exemplarstatusen Utlämnat (ska inte återlämnas) vilket medför att det behandlas som gallrat i katalogen. Ändra abonnemang Ett abonnemang kan öppnas från abonnemangsfliken men också från ankomstfliken om du är behörig till programfunktionen. Du kan t.ex. ändra ägare/placering, hylluppgift eller någon annan uppgift. 18
Avsluta Om du ska avsluta ett abonnemang öppnar du ditt abonnemang och avmarkerar löpande varefter du anger ett datum för när abonnemanget ska sluta hämta fram förväntade häften enligt utgivningsplanen. När sista häftet är mottaget kommer abonnemanget att slå om till stoppat och den ikonen för löpande (pil) ändras till stoppat (kvadrat). Uppehåll Ett tidsavgränsat eller löpande abonnemang kan göra paus. Kom överens med din leverantör för när uppehållet ska börja och när leveransen ska komma igång igen. Öppna det aktuella abonnemanget och bocka för framför Abonnemanget gör uppehåll, ange datum för fr.o.m. och t.o.m. för det tillfälliga stoppet i leveransen. När du ankomstregistrerat sista häftet före uppehållet kommer nästa förväntade häfte som läggs fram att vara första häftet efter uppehållet. Ta upp ett abonnemang igen eller förlänga abonnemang Ex. ditt bibliotek har haft en provprenumeration under vårterminen under en avtalad period. Abonnemanget är stoppat efter leveransen och ankomstregistrering av sista häftet. Efter sommarupphåll beslutar ni er för att fortsätta prenumerera löpande. Leverantören förlänger abonnemanget mot det befintliga kund- och ordernumret. I detta fall behöver du inte lägga upp något nytt abonnemang utan kan justera ditt befintliga abonnemang. Ändra datumet för abonnemangets start till nya datumet för när prenumerationen ska komma igång igen och bocka för löpande. Du ska också först kontrollerat att utgivningsplanen har häften som prenumerationen kan starta mot för att kunna komma igång igen. Arbetsscenarier i Periodika Ankomstregistrera periodikautgåvor (häften) Öppna periodikamodulen. Modulen öppnar med fokus i fliken Ankomstregistrering. De filterinställningar du hade när du loggade ut förra gången ligger kvar, ändra vid behov. Ställ in vilken enhet/enheter du vill jobba med om du har tillgång till flera enheter. Välj inställning för Häften med väntat datum. Normalval inom nästa 7 dagar. Om någon tidskrift skulle komma mycket före planerat utgivningsdatum kan du behöva ändra filtret till en period med längre framförhållning eller Alla I modulfönstret listas det nu upp abonnemang som har häften som är väntade utifrån den tidsinställning du gjort i filtret. 19
a) Markera det abonnemang/titeln du vill ankomstregistrera i skärmbildens övre ruta, kontrollera att den markerade linjen för nästa förväntade häfte överensstämmer med den du vill ankomstregistrera i den undre rutan. b) Är det rätt nummer klicka F2, ankomststatus ändras till Mottaget. c) Alternativt kan du klistra på en streckkod på häftet du vill ankomstregistrera och skanna in koden. Häftet blir ankomstregistrerat samtidigt som du skannar koden. d) Gå vidare till nästa häfte som du vill ankomstregistrera och börja om från a) Registrera överhoppade häften Om du vid ankomstregistrering finner att det häfte du håller i handen inte överensstämmer med det som står som nästa förväntade i periodikamodulen (med ankomststatus Beställt). Förväntat häfte är t.ex. nr 8 men du har fått nr 9, nr 8 är överhoppat och har inte levererats. Gör såhär: a) Markera raden med nr 8 och klicka på Beställt i kolumnen för Ankomststatus, listan med valbara häftesstatus expanderas, dubbelklicka på Påmind. Häftet byter ankomststatus och ett nytt häfte hämtas fram (nr 9) Ankomstregistrera nu nr 9 som vanligt. Dubbelklicka på raden för nr 8 om du vill öppna exemplarets egenskaper för att tillföra en notering: Glöm inte att påminna leverantören om de utgåvor som du markerar som påminda. Tips: Du kan söka fram de abonnemang som har häften med ankomststatus Påmind (eller annan status) genom att avgränsa i filtret Visa häften med status: b) Om du råkar ankomstregistrera häfte nr 8 innan du uppmärksammat att det är nr 9 du har i handen, gör du så här: c) Klicka i kolumnen för Ankomststatus på cellen för Mottaget för nr 8 och byt tillbaka till Beställt. Radera eventuell streckkod om du har registrerat. I kolumnen för Ankomstregistreringsdatum kommer det att stå kvar ett datum. För att detta inte ska förvilla dig och dina kolleger kan det vara lämpligt att du tillför en anteckning i exemplarets egenskaper. Du kan välja att påminna leverantören och byta till ankomststatus Påmint omgående eller häftet kan stå kvar som beställt om du vill avvakta ytterligare några dagar. Lista abonnemang som har häften som är mycket försenade Öppna periodikamodulen. Modulen öppnar med fokus i fliken Ankomstregistrering 20
Välj filterinställning för Häften med förväntat datum: för mer än 14 dagar sedan (eller annat antal dagar), och välj i filtret för ankomststatus vilka du vill ha framme. För försenade häften måste du ha ankomststatusen Beställt framme. I nästa bild ser du filtrering av abonnemang som har häften som är beställda och som skulle varit levererade för mer än 14 dagar sedan, avgränsat till en leverantör. u Ändra startdatum för abonnemang Om du av misstag valt fel startdatum för ett abonnemang (du kanske börjat abonnemanget från ett datum där häfte 2 är förväntat när du egentligen ville börja med att ta emot häfte 1) så är detta möjligt att justera genom att: 21
a) Öppna abonnemanget och avmarkera löpande. Sätt samma slutdatum för abonnemanget som startdatum. Abonnemanget blir stoppat. b) Efter att abonnemanget är stoppat går det bra att ta bort det förväntade häftet som visas i ankomstregistreringen. Inga fler häften kommer att genereras ifrån utgivningsplanen eftersom att abonnemanget är stoppat. c) Öppna abonnemanget igen. Välj att börja abonnemanget på rätt startdatum och markera löpande igen. Sätt eventuellt ett stoppdatum för abonnemanget om du vet att abonnemanget kommer att upphöra efter viss tid. Tryck ok för att spara. d) Abonnemanget ska nu vara löpande igen. Rätt häfte kommer att visas i ankomstregistreringen. Visning av periodikadata i Expedition och Katalog Användare som inte har behörighet till periodikamodulen kan ändå ha behov av att se periodikainformation för ett exemplar. I exemplardetaljerna finns därför en flik, Abonnemang, som visar information om exemplaret från periodikamodulen. Abonnemangsfliken i exemplarets egenskaper finns enbart för periodika som hanteras genom periodikamodulen. Om du har ett abonnemang som där du valt att hantera abonnemanget helt manuellt genom katalogens länkflik så finns inte denna information tillgänglig. 22