Lisa kortmanual Version 10.1 2015-08-27 Miljödata AB Ronnebygatan 46 Tel. 0455-33 35 30 87 Karlskrona Org. nr 556324-4036 www.miljodata.se
Systematisk uppföljning av arbetsmiljön Lisa är en förkortning av Lokalt InformationsSystem om Arbetsskador samt tillbud. Lisa har ursprungligen utvecklats av Miljödata i samarbete med Arbetsmiljöverket och introducerades 1991. Det är ett dataprogram som är konstruerat för registrering och uppföljning av arbetsskador, tillbud och avvikelser inom företag och organisationer. Lisa underlättar rapportering över företagets skadebild för ledningen. Materialet kan i Lisa redovisas på ett snabbt, åskådligt och informativt sätt. Sammanställningar och uppföljningar av arbetsskador inom företaget är viktiga för att kartlägga och inventera risker i arbetsmiljön. Statistiken är även värdefull vid planering av företagets resurser och insatser. En klar fördel i större företag är att informationen samlas in centralt och på ett enhetligt sätt. Företaget kan göra jämförelser med t ex hela branschen. Vid registrering av arbetsskador följer Lisa samma metodik som används vid produktion av officiell statistik med hjälp av Informationssystemet om arbetsskador (ISA). Detta innebär bl.a. detaljerad registrering av skadeförlopp vid arbetsolycka eller orsak till arbetssjukdom. Samma metodik möjliggör jämförelser med officiell branschstatistik. Registreringsformuläret i Lisa följer Försäkringskassans blankett FK 9210 för registrering av arbetsskador. Varför arbeta med Lisa? I AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete står det att arbetsgivaren är skyldig att utreda orsaker till ohälsa och olyckor (även mindre allvarliga) samt allvarliga tillbud i arbetet. Vissa förebyggande åtgärder måste genomföras omedelbart. Andra kan kanske vänta, men ska tas upp i en skriftlig handlingsplan med uppgift om när de ska vara genomförda och vem som ansvarar för dem. Det som står i handlingsplanen ska genomföras så snart det är praktiskt möjligt. De åtgärder som har genomförts skall efterkontrolleras. Tillbud och händelser med våld eller hot om våld ska dokumenteras och utredas, vare sig de är allvarliga eller inte. Arbetsgivaren ska varje år göra en skriftlig sammanställning av olycksfall och allvarliga tillbud som inträffat i arbetet. Detta kan skötas på ett effektivt sätt med Lisa. Med Lisa får du: Stöd för att samla nödvändig information om händelser Automatisk redovisning av alla åtgärder och aktiviteter i en handlingsplan Automatisk informationsspridning till skyddsombud Utskrift av anmälningsblankett till Försäkringskassan Webbanmälan till AFA kan göras av medarbetaren via modulen Lisa Medarbetare Hjälp att hålla reda på aktuella händelser och åtgärder All statistik och redovisning som behövs Lisa Kortmanual Sida 2(15)
Start av Lisa Lisa startas och används från en vanlig webbläsare (Internet Explorer, Safari, Chrome, Firefox). Vid start känner programmet av om användaren använder en dator, arbetar med surfplatta eller smartphone (enbart registreringsmodul) för att se information. På startbilden kan man, om man är medarbetare, öppna Lisa genom att ange sitt personnummer och klicka på OK (kan vara inställt att man ska få engångslösenord via e-post också). Inne i Lisa ser man då enbart registreringar som rör en själv. Är man inte registrerad visas en länk där man kan registrera sina personuppgifter. Om man är chef loggar man in genom att klicka på Logga in-knappen uppe till höger i bilden och ange användarnamn och lösenord, som man har fått av sin systemadministratör. Därefter kan man se alla uppgifter som är kopplade till den organisationsdel man är ansvarig för. Här kommer nu att beskrivas hur det ser ut när man loggar in som chef. En beskrivning av hur det ser ut när man startar Lisa som medarbetare, d.v.s. anger sitt personnummer och klickar på OK, finns längre fram i denna kortmanual. Lisa Kortmanual Sida 3(15)
Startsidan När man loggat in som chef kommer man till sin startsida. Här får man snabbt och enkelt en översikt av vad som är aktuellt inom sin del av organisationen. Allra överst finns en blå list, menyraden, där man genom att klicka på Lisasymbolen kan växla mellan de system man har tillgång till i Hälsoläget. Nästa knapp, Start/Hem, tar en tillbaka till startsidan om man befinner sig i någon annan bild i Lisa. Genom att klicka på knappen Mina händelser kommer man till händelseöversikten, som beskrivs längre fram i denna kortmanual. Lisa Kortmanual Sida 4(15)
Allra längst ut till höger finns en menyknapp, som innehåller alternativen Statistik, Mina inställningar och Logga ut. Dessa beskrivs längre fram i denna kortmanual. Att hantera Överst till vänster i fönstret under menyraden ser man vad som ska hanteras, t.ex. händelser utan åtgärd, händelser under utredning, försenade åtgärder. Om man klickar på något av dessa alternativ kommer man till Mina händelser med urval satt utifrån den länk man klickade på. Klickar man direkt på knappen Mina händelser visas samtliga händelser, utan urval. Rapportera händelse Överst till höger i fönstret under menyraden finns registreringsmöjligheter och där kan man klicka på Rapportera händelse, för att registrera en ny händelse i Lisa. Senaste händelser, Händelsestatus (senaste året), Länkar Under dessa uppgifter ser man en lista över de senaste händelserna (som inte har åtgärder och som du som chef bör ta tag i) och ett diagram över händelsestatus, samt de ev. länkar som finns upplagda i Lisa. Dessa länkar läggs upp av den systemadministratören. I listan över senaste händelser kan man dubbelklicka direkt på en händelse för att se mer information om den. Lisa Kortmanual Sida 5(15)
Mina händelser - Händelseöversikten Om man på startbilden väljer att klicka på knappen Mina händelser, eller klickar på någon av länkarna under Att hantera, så kommer man till en översikt över händelser eller åtgärder. Beroende på vilket alternativ man klickat på visas händelserna med olika urval. Det urval man senast angav visas sedan, när man klickar på Mina händelser. Urval Överst i fönstret under menyraden finns olika alternativ: I den första rullgardinsmenyn kan man välja om man vill visa händelser, åtgärder eller de senaste händelserna. På raden under denna rullgardinsmeny väljer man om man enbart vill se en del av organisationerna, d.v.s. arbetsplatserna, man har tillgång till. Till höger om den första rullgardinsmenyn finns en rullgardinsmeny där man kan välja vilka händelsetyper man vill visa, t.ex. skador, tillbud, avvikelser. Under händelsetypvalet har man möjlighet att ställa in händelsestatus. Om man från startbilden t.ex. valde att se Ej åtgärdade händelser är enbart detta alternativ markerat när man kommer till denna översikt. Dessa alternativ kan man ändra genom att öppna rullgardinsmenyn och markera eller avmarkera de olika alternativ som finns i den. Efter dessa val finns skrivrutor för datum. Här kan man klicka i skrivrutan för att välja i almanacksbladet som visas. Sist finns en skrivruta för fritext. Här kan man skriva in ord att söka efter i de olika registreringarna. Lisa Kortmanual Sida 6(15)
Om man byter alternativ i rullgardinslistorna görs sökningen om automatiskt, men om man fyller i datum och/eller fritext får man klicka på Sök-knappen till höger om urvalen för att sökningen skall göras om. Sökresultat Sökresultatet visas nedanför urvalet man gör. Resultatet är sorterat efter den kolumn som har en liten pil ovanför eller nedanför rubriken. För att sortera om resultatet klickar man på någon av pilarna invid den aktuella rubriken beroende på om man vill ha stigande eller fallande sortering. Om man markerar en rad utökas den och knappar för de olika funktioner man kan behöva, visas. Om man klickar på knappen (eller dubbelklickar på raden), Gå till handlingsplan, kommer man till detaljbilden för händelsen. Denna beskrivs närmare i nästa avsnitt. Handlingsplan Det är här, i handlingsplanen, chefens ansvar ligger att komplettera händelsen med mer information, klassificera händelsen och att arbeta med dess åtgärder. Det är viktigt att det vidtas åtgärder, så att en händelse inte upprepas! Om inga åtgärder kan vidtas är det också viktigt att dokumentera detta och visa att man tagit del av händelsen! Om man dubbelklickar på en händelse i händelseöversikten eller markerar den och klickar på knappen Gå till handlingsplan kommer man till Handlingsplanen för händelsen. Här ser man ID-numret för händelsen (t.ex. Skada #671), aktiviteter som redan gjorts och redan registrerade åtgärder. Lisa Kortmanual Sida 7(15)
I vänsterkanten finns information om vad som är kvar att göra under rubriken Att göra. Här kan t.ex. visas om det är åtgärder som skulle varit klara, men ännu inte har utförts. Under rubriken Funktioner visas de olika funktioner som är relevanta för den aktuella händelsen. Klicka på alternativet Visa fler alternativ,, för att se fler tillgängliga funktioner. Här beskrivs de vanligaste funktionerna kortfattat: Skriv ut ger en PDF-utskrift av all information kring händelsen i en egen flik. Detta dokument kan man välja att skriva ut. Skriv ut FK:s skadeblankett ger en utskrift av informationen till Försäkringskassans blankett. Se nästa avsnitt för utförligare information kring detta. AFA Arbetsskadeanmälan öppnar en länk till AFA:s webb-skadeanmälan där man får med sig de aktuella uppgifterna och kan fylla på med resterande. Om medarbetaren gjort detta visas ej alternativet för chefen. Dokument används för att bifoga dokument som skall kopplas till händelsen. Redigera händelsen öppnar den aktuella registreringsguiden och man får möjlighet att komplettera eller justera de angivna uppgifterna. Visa sammanställning används för att se en kort sammanställning av uppgifterna i Lisa om den aktuella händelsen. Ändra person/anställning använder man om fel person o/e anställning valts vid registrering av händelsen. Konvertera händelsen används för att konvertera händelsen från en typ till en annan, om man valt fel guide vid registreringen av den, t.ex. om det är ett tillbud, som man registrerat som en skada. Ta bort händelsen används om händelsen skall tas bort. Observera att allt med koppling till händelsen tas bort, som t.ex. dess dokument. I Händelseplanen visas de olika Aktiviteter som kan utföras. Här finns möjlighet att kryssa i när skadan är insänd till Försäkringskassan, avslutad, efterkontrollerad o.s.v. (detta anger status för skadan, som man sedan tittar på i statistikdelen). Till höger visas händelsens Klassificering. Det är chefens uppgift att klassificera händelserna. Symbolen uppe i högra hörnet visar mer information om händelsen. Lisa Kortmanual Sida 8(15)
Åtgärder Det är viktigt för arbetsgivaren, att det vidtas åtgärder, så att en händelse inte upprepas. I den nedre delen av bilden visas händelsens Åtgärder. Här syns de åtgärder som redan är registrerade och man kan lägga till fler genom att klicka på knappen Lägg till. Fyller man i ett planerat färdigdatum och detta överskrids i tid utan att åtgärden blivit utförd, visas datum med röd färg. Man kan dubbelklicka på en av åtgärderna för att komma in i åtgärdsregistreringen och redigera eller klarmarkera åtgärden (fyll då i utfört-datum). Om man klickar på Lägg till visas en dialog där man fyller i de aktuella uppgifterna: Man kan även markera att åtgärden skall komma med på anmälningsblanketten, m.h.a. kryssrutan uppe till höger i dialogen ovan, samt ange kostnad i kronor och tid om man vill. Vill man att den ska e-post-bevakas kan man ange det längst ner. När man sparat åtgärden visas även den på handlingsplanen för händelsen i fråga. Kan inga direkta åtgärder vidtas, är det viktigt att markera att ingen åtgärd är aktuell, då man genom detta dokumenterat att man tagit del av händelsen och gjort så mycket man kan. Lisa Kortmanual Sida 9(15)
Skriv ut Skadeanmälan I samband med att man sparar en skada och kommer till Handlingsplanen, kan man där enkelt skriva ut skadan på blanketten Skadeblankett FKF9210 genom att klicka på alternativet Skriv ut FK:s skadeblankett. Data från skadeformuläret förs över och klistras in på en blankett som utformats som ett Acrobat Reader-dokument. Se Bilaga för kopplingen mellan de registrerade uppgifterna och själva blanketten! De flesta utskrifter kan skrivas ut i PDF-, Word- eller Excelformat. Lisa Kortmanual Sida 10(15)
Registrera en händelse För att registrera en händelse klickar man på knappen Rapportera händelse på Startbilden: När man skall registrera/rapportera en händelse finns olika guider att välja mellan. Lisa innehåller möjlighet att registrera följande händelsetyper: Skada: En arbetsskada (olycka, arbetssjukdom, färdolycksfall) är en händelse som medfört någon form av skada och ska enligt lag anmälas till försäkringskassan. Tillbud: Tillbud är ett samlingsbegrepp för olika typer av nästan-skador d.v.s. händelser som skulle ha kunnat leda till arbetsskador. Avvikelse: En avvikelse innebär något som inte uppfyller de definierade kraven, avviker från rutinerna eller avviker från det normala man har fastställt i företaget. Kraven kan vara arbetsmiljöpolicy, kvalitetspolicy, jämställdhetspolicy, projektplaner, produktionsplaner, leveransplaner eller andra dokument. Förslag: en förslagssida till förbättringar av arbetsmiljön. Elevskada/Elevtillbud: hantering skador respektive tillbud inom skolan. Konsult/Inhyrd-skada: En händelse där en konsult eller inhyrd skadas. Brukarskada/Brukartillbud: En händelse där en brukare skadas eller är med om ett tillbud. Brukare kan t.ex. vara allmänhet som använder organisationens lokaler och är också vanligt inom t.ex. omsorgsförvaltningar. Skaderegistreringen är den längsta guiden och man fyller i uppgifterna i fälten så noggrant och utförligt man kan. 1. Börja med att klicka på knappen Rapportera händelse på startsidan. Då visas olika grupper med guider. Lisa Kortmanual Sida 11(15)
2. Välj den typ av händelse som skall registreras genom att klicka på den, t.ex. Skada registrering av arbetsolycksfall eller arbetssjukdom enligt FK-blankett 9210. 3. Välj vilken person det gäller genom att ange personnummer och/eller namn och klicka på Sök-knappen: Markera och välj eller dubbelklicka på den aktuella personen. 4. När man valt en person kommer man vidare till den valda guiden och kan fylla i de aktuella uppgifterna: Fält som är markerade med en röd stjärna är obligatoriska att fylla i. I slutet av registreringsformuläret finns funktionen Delge, som ger möjlighet att låta annan organisationsdel ta del av händelsen om den t.ex. ägt rum i deras lokaler. Lisa Kortmanual Sida 12(15)
Klicka då i rutan Delge även per organisation, välj organisationsdel i organisationsträdet som visas och bekräfta med att klicka på OK. Ett e- postmeddelande går då till ansvarig som får kännedom om skadan och kan vidta åtgärder för att minimera skaderisken där. I samtliga händelseguider kan man registrera åtgärder för att undvika att liknande händelser inträffar på nytt. Skriv i datumet, skriv en anteckning om åtgärden och markera om den redan är utförd och i så fall när. 5. När man är klar med registreringen av uppgifterna klickar man på knappen Spara händelsen uppe till höger. När man har sparat händelsen kommer man direkt till händelsens Handlingsplan, där man överst ser händelsens ID-nummer. Samtliga händelser kan man vid ett senare tillfälle komplettera genom funktionen Redigera händelsen. Om man glömt att fylla i något som är obligatoriskt får man ett meddelande om detta och möjlighet att fylla i det innan man åter klickar på Spara händelsen. Om man av misstag har startat en guide för registrering kan man återgå genom att klicka på knappen Avbryt utan att spara. Då återgår man till startbilden och inget nytt har skapats. Statistik Välj alternativet Statistik i menyn längst till höger på menyraden visas bilden Snabbstatistik: överst i bilden, så Lisa Kortmanual Sida 13(15)
Snabbstatistik redovisar enkel statistik direkt. Detta ger en snabb översikt med siffror och grafer över t.ex. antal skador och hur många som befinner sig under utredning m.m. Gör ett urval och klicka på staplarna så visas mer information om det som valts. Urval: Organisation ger möjlighet att välja vilken den av den eller de tillgängliga organisationerna man vill se statistik för. Klicka på rullgardinslistan och kryssa för de aktuella alternativen. Händelsetyp ger möjlighet att välja vilka händelsetyper man vill se statistik för. Klicka på rullgardinslistan och kryssa för de aktuella alternativen. Skadetyp ger möjlighet att välja vilka skadetyper man vill se statistik för. Klicka på rullgardinslistan och kryssa för de aktuella alternativen. Antalstatistik ger möjlighet att välja vad man vill se statistik för, t.ex. om man vill se hur många händelser det varit av olika sorter, eller om man vill se antalet åtgärder, eller klassificering m.m. Klicka på rullgardinslistan och välj ett av alternativen. Händelsedatum ger möjlighet att begränsa statistikurvalet till en viss tid, t.ex. 2015-01-01 2015-12-31 ger de händelser som inträffat under 2015. Anmälningsdatum ger möjlighet att begränsa statistikurvalet till en viss tid, t.ex. 2015-01-01 2015-12-31 ger de händelser som har anmälts under 2015. När man för markören över en stapel visas rubrik med antal och %. Klicka på knappen Skriv ut för att skriva ut statistiken. Mina inställningar I menyn uppe till höger finns ett alternativ som heter Mina inställningar. Om man väljer det får man möjlighet att byta lösenord. Logga ut I menyn uppe till höger finns ett alternativ som heter Logga ut. Om man väljer det avslutas Lisa och man kommer till första sidan igen. Lisa Kortmanual Sida 14(15)
Starta Lisa Medarbetare När en medarbetare går in i Lisa genom att ange sitt personnummer, för att t.ex. rapportera en händelse kommer denne till en översikt över sina tidigare rapporterade händelser (om inga sådana finns visas sidan för att registrera händelser direkt). Här kan medarbetaren rapportera nya händelser, genom att klicka på knappen Rapportera händelse, välja guidegrupp och guide, för att sedan fylla i uppgifterna om händelserna. För händelserna som finns registrerade finns olika funktioner: Via denna symbol kan medarbetaren se vilka e-postadresser som information om händelsen har skickats till, då händelsen ursprungligen registrerades. Utskrift av all information om händelsen kan göras. AFA-anmälan kan göras genom att man klickar på AFA-symbolen. Man slussas då direkt till AFA:s webbanmälan med de uppgifter man har fyllt i och kan sedan enkelt slutföra AFA-anmälan där. När man har kvitterat en AFA-anmälan för den aktuella händelsen kommer dess AFA-knapp att släckas. Aktiviteten AFA i chefens handlingsplan visas ikryssad! Lisa Kortmanual Sida 15(15)