Kortmanual Adato. Version Miljödata AB Ronnebygatan 46 Tel Karlskrona Org.nr

Transkript

1 Kortmanual Adato Version Miljödata AB Ronnebygatan 46 Tel Karlskrona Org.nr

2 Rehabsystemet Adato Arbetsgivaren skall i samråd med den anställde svara för att dennes behov av rehabilitering klarläggs och för att de åtgärder vidtas som behövs för en effektiv rehabilitering. Adato (latin: från denna dag) är utvecklat för att underlätta ett effektivt arbete med rehabilitering, för att minska långtidssjukfrånvaro och för att göra rehabiliteringsprocesser mer överskådliga och lätthanterliga på företag och andra organisationer. Systemet gör att det är lätt att överblicka rehabiliteringsprocesser och registrera anteckningar fortlöpande. Arbetsgivarens hantering av personuppgifter regleras av Personuppgiftslagen (PUL). Arbetsgivaren får enligt PUL behandla de personuppgifter som är nödvändiga för att fullgöra sina arbetsrättsliga skyldigheter. Det är endast i undantagsfall som det är tillåtet att behandla känsliga uppgifter om de anställda. Arbete med rehabilitering anses i PUL som en sådan undantagssituation. Enligt PUL är det ingen skillnad mellan om du skriver uppgifter för hand och sätter in i en pärm eller om du skriver i datorn. Uppgifterna i Adato skyddas så endast de som är behöriga kan läsa data. Inom stat och kommun gäller därutöver sekretesslagen 11, som skyddar dessa uppgifter mot offentlighet. Börja med rehabbevakningen Adato startas och används från en vanlig webbläsare (Microsoft Internet Explorer). Efter inloggningen visas en översikt på rehabbevakningar som skapats av Adato. Adato bevakar automatiskt all sjukfrånvaro som automatiskt överförts från ditt PA-system dag för dag ett kalenderår bakåt i tiden. De medarbetare som du har rehabansvar för och som har varit långtidssjuka minst 14 dagar i följd eller har 6 korttidstillfällen, visas på rehabbevakningen (antalet dagar och tillfällen är kan ställas in i administrations-programmet). Fliken bredvid, Historiska bevakningar, visar alla bevakningar som någon gång funnits på fliken Aktuella bevakningar /din rehabbevakning. Sjukfrånvaron visas grafiskt längst ned på bilden när du markerar en bevakningsrad: Kortmanual Adato Sida 2(9)

3 När en medarbetare hamnar på rehabbevakningen skickas samtidigt ett mail till dig som ansvarig chef, med uppmaning om att du ska starta ett rehabärende för medarbetaren. Bevakningslistan fylls hela tiden på med nya bevakningar från sjukfrånvarouppgifter. När du skapat ett rehabärende från en bevakning försvinner den från listan, så det blir din uppgift att tömma listan genom att starta nya rehabärenden! Lägg till ett nytt rehabärende från bevakningslistan Dubbelklicka på en medarbetare som du vill lägga till ett rehabärende för (klicka på knappen Lägg till rehabärende om personen inte finns i bevakningen och sök fram honom/henne). En dialogruta öppnas med uppgifter som behövs för att starta rehabärendet. När du har följt anvisningarna i dialogrutan och sparat så försvinner personen från bevakningen. Medarbetaren är borta från rehabbevakningen och visas istället som ett rehabärende på fliken Rehabärenden, detta är alltså dina aktiva rehabärenden! Här kan du göra urval i fälten (klicka sedan på knappen Sök) samt titta översiktligt på dina rehabärenden och var de befinner sig i rehabprocessen. Men först ska du dokumentera en första anteckning i Rehabjournalen. Kortmanual Adato Sida 3(9)

4 Dokumentera ett rehabärende i rehabjournalen När du väljer ett rehabärende d.v.s. dubbelklickar på en rad (en person) på fliken Rehabärenden så visas rehabjournalen för den sjukskrivne: Rehabjournalen är en detaljerad sammanställning av ett rehabärenden med hela dokumentationen samlad. Det är här själva rehabprocessen sätter igång efter ett rehabärenden registrerats. Den övre delen av rehabjournalen visar en sammanställning av medarbetar, sjuk- och rehabinformationen samt aktuell status dvs. var ärendet befinner sig på rehabtrappan och i rehabkedjan. Rehabkedjan och ramtiden visas uppe i högra hörnet, klicka på frågetecken-symbolen ovanför ordet ramtid för att läsa mer kring regelverket. För musmarkören över begrepp som Namn så kan se mer/ändra info. När du börjar med ett helt nytt ärende är rehabjournalen tom på journalanteckningar. Du skapar anteckningar successivt i rehabjournalen genom att välja och anteckna med någon av guiderna på journallisten. Anteckna med hjälp av guiderna För att dokumentera väljer du alltså en av guiderna på journallisten, t ex Anteckning: Kortmanual Adato Sida 4(9)

5 Med guiden Anteckning kan du dokumentera olika händelser i rehabärendet. Tänk på att skriva alla anteckningar på ett neutralt sätt. Dokumentationen ska kunna användas i arbetsrättsliga sammanhang. En enkel regel är att skriva så man kan visa det för den som är sjukskriven. Det viktiga är att när du i dokumenterar anger datum för händelsen, rubrik och en anteckning. Om status för rehabärendet har ändrats anger du detta genom att välja rehabsteg (sjukskrivning, utredning, åter i arbete, omplacering, extern lösning). Övriga guider som kan användas är t ex: Rehabutredning/uppföljning - FK:s rehabutredningsblankett finns som guide med automatisk blankettutskrift Upprepad korttidsfrånvaro guide speciellt anpassad vid upprepad korttidsfrånvaro Avsluta rehabärendet markerar ärendet som avslutat Registrera åtgärder för händelserna i rehabärendet Innan du sparar en anteckning, kan du även registrera en eller flera åtgärder för att kunna följa upp det man beslutar om: Åtgärderna hjälper dig att få kontroll över det man bestämt eller kommit överens om samt ska följa upp. Du kan även få e-postbevakning på dessa så att åtgärderna inte glöms bort samt se alla planerade åtgärder längst ner i rehabjournalen. När du sparat visas åtgärden som en rad i den guide du för närvarande arbetar med. Registrera ev fler åtgärder och spara hela guide-anteckningen. På rehabjournalen ser du nu de anteckningar du gjort som rubrikrader. Kortmanual Adato Sida 5(9)

6 Rehabjournalen redovisar all dokumentation för ärendet Om du vill ändra uppgifterna, dubbelklickar du på en anteckningsrad. För att klarmarkera en åtgärd kan du dubbelklicka direkt i åtgärdsregistreringen och fylla i datumet när den blev klar. Då kan här också markera om personen fått t ex fortsatt eller förlängd sjukpenning. Klicka då på knappen Intyg. Bifogar du ett intyg om detta till rehabärendet, så skapas automatiskt en anteckningsrad om detta i rehabjournalen. Skriv ut rehabjournalen med anteckningar Från rehabjournalsidan kan du skriva ut en rehabjournal, välj knappen Skriv ut, där all dokumentation i rehabärendet visas dels en sammanställning och dels varje guide/anteckning som du dokumenterat (samt ev bifogade dokument t ex om du bifogat ett inscannat sjukintyg, måste då dock vara PDF- eller JPG-format): Du kan också skriva ut varje anteckning som ett enskilt dokument, vissa guider skrivs ut som blankett (rehabutredning, rehabuppföljning, arbetsgivarutlåtande m fl.). De flesta rapporter kan skrivas ut som Pdf-, Word- eller Exceldokument (klicka på pilen bredvid knappen Skriv ut ). Avsluta rehabärenden När ett ärende är löst, så skall det avslutas i Adato. Det är mycket viktigt att verkligen anteckna att ärendet är avslutat. Du använder guiden Avsluta rehabärende för att göra detta. Ärendet flyttas då från översikten över aktiva ärenden till översikten för avslutade ärenden. Adato slutar också att påminna dig om detta ärende. Kortmanual Adato Sida 6(9)

7 Speciellt vad gäller ärenden om korttidsfrånvaro är det dock en bra regel att inte vara för snabb med att avsluta ärendet. Det kan ju vara så att det inte är löst. Man kan då vänta till Adato påminner om ärendet och avsluta vid detta tillfälle. Om man skulle ha avslutat ett ärende för snabbt, så går det att öppna det igen. Ta upp ärendet på bildskärmen, tryck på knappen Öppna ärende. Följ upp rehabarbetet med statistik Funktionen/fliken Statistik finns för att beräkna statistik som visas med siffror och grafer. Även kostnader, mer avancerad statistik och nyckeltal går att få ut ur Adato, se övriga flikar under Statistik. Dokumentera personanteckningar som förebyggande insatser I samband med sjukfrånvaro behöver man ofta registrera anteckningar om kontakter med den sjukskrivne, innan ett rehabärenden har påbörjats. På samma sätt kan det finnas ett behov av att föra planeringsanteckningar mm som kanske inte direkt är kopplat till rehabärendet. Kortmanual Adato Sida 7(9)

8 Vid start av Adato Planering och genomgång av egna rehabärenden Initialt när Adato startas sker en dataöverföring av sjukfrånvaro ett år bakåt i tiden. Detta görs för att Adato automatiskt ska kunna bevaka sjukperioder som överförs och skapa rehabbevakningar. Detta sker dag-för-dag ett år bakåt i tiden. Detta innebär att det på rehabbevakningen visas personer som både är: pågående rehabärende(n) avslutade rehabärende(n) Dokumentera ett pågående rehabärende Skapa ett rehabärende från rehabbevakningen. Ange den sjukdomstyp och sjukdomsorsak som gäller. Om det finns sjukhistorik för medarbetaren som sträcker sig längre tillbaka än ett år - välj datum för rehabärende som går tillräckligt långt bakåt i tiden så att alla sjukskrivningar följer med till ärendet: Välj guiden Anteckning och ange rubrik = rehabsammanfattning. Skriv sedan en sammanfattning av rehabärendet i anteckningsfältet, och om det finns anteckningar i Word - bifoga dessa som ett dokument till anteckningen. Nu är rehabärendet uppdaterat i Adato och visas på din Rehaböversikt. Fortsättningsvis när en rehabhändelse inträffar dokumenterar du detta genom att skriva en ny anteckning med hjälp av någon av guiderna. Kortmanual Adato Sida 8(9)

9 Dokumentera ett avslutat rehabärende Ett ärende som redan är avslutat men visas på rehabbevakningslistan, dokumenteras på följande sätt: Skapa ett rehabärende från rehabbevakningen. Ange sjukdomstyp och sjukdomsorsak som gäller. Om det finns sjukhistorik för medarbetaren som sträcker sig längre tillbaka än ett år - välj datum för rehabärende som går tillräckligt långt bakåt i tiden så att alla sjukskrivningar följer med till ärendet: Välj direkt guiden Avsluta rehabärende. Ange avslutsorsak och skriv en kort summerande anteckning. När du sparat anteckningen kommer rehabärendet arkiveras, och kan visas på fliken Rehabärenden, underfliken Avslutade ärenden. Du ser nu inte längre ärendet i din Rehaböversikt och kan fortsätta med de pågående Kortmanual Adato Sida 9(9)