Kommentarer till fakturakopian Kommentarer till fakturahuvudet/jämförelse med Agresso: Kundens Adress i kundregistret REF/Beställar i försäljningsordern. 25 tecken. REF/Vertext i försäljningsordern. 25 tecken. Säljare i försäljningsordern. 25 tecken Kundens Momsreg.nr i kundregistret Huvudtext i försäljningsordern. Skriv valfri text. Cirka 100 tecken Jämförelse med orderregistreringsbilden i Agresso: Bottentext i försäljningsordern. Står för närvarande som default och ska inte ändras. Referenser (fliken Order) Huvudtext/bottentext (fliken Texter) Att.ansvarig kommer alltså inte med på fakturan. Texten i REF/Vertext hamnar både som Er referens på fakturan och som intäktens verifikationstext i huvudboken. Det är viktigt att intäkten får en verifikationstext, men tänk på att skriva något neutralt eftersom kunden kommer att uppfatta detta som sin referens. 1
Kommentarer till artikelraderna/jämförelse med Agresso: De inrutade raderna hör ihop Beskrivning i försäljningsordern Enhetspris Nettobelop S-kod är kopplad till artikelnumrets konto och kommer automatiskt. S-koder används för inrapportering till statsredovisningen. För artiklar med 0 % moms följer en automatisk text. Texten är beskrivningstexten tillhörande den momskod (MK) som är kopplad till artikelnumrets konto. Momskoden till kontot varierar beroende på vad det är för kund. Tabellen nedan visar vilken text det blir till vilken kund. OBS! För privat och i vissa fall utländsk kund måste man fortfarande göra en extra hänvisning till lagrum. Skriv hänvisningen som extratext i försäljningsordern. Se ekonomihandboken kapitel 10 för information om vad du ska skriva för text. Typ av kund Privat kund Statlig kund Utländsk kund Automatisk text på faktura vid 0 % moms Momsbefriad försäljning. Momsbefrielse pga inomstatlig försäljning VAT-exempt I den nya fakturamallen kommer momssatsen ut på fakturan. Man behöver alltså inte skriva detta manuellt längre. Jämförelse med orderregistreringsbilden i Agresso Artikelraderna (fliken Detaljer) 2
Fortsättning Artikelraderna MK U0 genererar texten Momsbefriad försäljning Extra text i artikelraden Extratexten kommer från detaljflikens zoombild, i fliken Spec. Kreditfakturor En kreditfaktura måste alltid ha information om vilken faktura som krediteras. Annars blir den inte en giltig verifikation. Genom att fylla i fakturanumret till den faktura som krediteras, d.v.s. debetfakturan, i rätt fält i Agresso, hamnar numret i ett eget referensfält på fakturan. Fakturamallen anpassar sig alltså när den får information om debetfakturans fakturanummer. Fakturanr. i försäljningsordern. I orderregistreringsbilden i Agresso Fakturanumret till debetfakturan ska registreras i fältet Fakturanr i fliken Texter. 3
Mer information om fältlängd i pappersfakturor och i Agresso Både fakturamallen och fälten i Agresso sätter restriktioner för hur många tecken som kan komma ut på fakturan. I detta exempel används en annan testfaktura än den ovan. Fakturahuvudet Er referens = 25 tecken. Begränsas i Agresso Vår referens = 25 tecken, sedan klipps texten. Begränsas i fakturamallen Huvud-/Bottentext får vara 16,5 cm brett på fakturan. Eventuell överskridande text klipps bort (jämför med bilden från ordern nedan). Antal tecken som får plats varierar därmed beroende på hur stora bokstäver man använder sig av. Cirka 100 tecken är dock ett bra riktvärde. Jämförelse med försäljningsordern Referenser: Huvud-/bottentext Texten klipptes här: 4
Artikelraderna Cirka 29 rader får plats på första sidan under Fakturan avser. Därefter blir det sidbrytning. En artikelrad i försäljningsordern är inte lika med en rad på fakturan! Varje artikel i försäljningsordern tar minst tre rader i anspråk på fakturan p.g.a. att varje artikel får information om S-kod och har en blankrad däremellan. Textlängden för artikelbeskrivningen i försäljningsordern kan också innebära att det blir radbrytning och att det därmed blir extra rader på fakturan (se nedan). Nio artikelrader i Agresso utan extra text (spec.), med beskrivningstext på mindre än 30 tecken, bör få plats på sidan. Om artikelbeskrivningen överskrider en viss längd (ca 30 tecken) blir det en automatisk radbrytning i fakturan. Agresso har en fältlängd på 255 tecken för artikelbeskrivningen och alla dessa får plats. Cirka 40 textrader kommer med på andra sidan. Detsamma gäller för tredje sidan, fjärde sidan, o.s.v. Tretton artikelrader i Agresso utan extra text (spec.), med beskrivningstext på mindre än 30 tecken, bör därmed få plats på respektive sida. Jämförelse med försäljningsordern: 5
Tips! Se fakturan med Svefaktura-layout i Agressos dokumentarkiv Vi skickar nu alla kundfakturor i XML-format till vår fakturaväxel. Därifrån skickas fakturorna antingen som Svefakturor eller skrivs ut och skickas som pappersfakturor. Pappersfakturorna har den layout som beskrivits ovan. Eftersom alla fakturor är i XML-format när de skickas, har vi möjlighet att se alla fakturor med layout för Svefakturor i Agressos dokumentarkiv oavsett om de omvandlas till en pappersfaktura med ovanstående layout eller inte. Du kommer åt fakturorna i dokumentarkivet från följande bilder, under förutsättning att ordern är fakturerad, att du gör en utökad sökning samt kryssar i visa för kolumnen ordernr: Fråga verifikation Fråga Öppna och historiska poster per kund Fråga Öppna och historiska poster alla kunder Fråga försäljningsorder Detaljer försäljningsorder Orderregistreringsbilden (där man skriver sin försäljningsorder). Här gör du dock ingen sökning utan du tar fram ordern och går direkt till dokumentarkivet. Gå in i dokumentarkivet genom att klicka på knappen Dokument i övre menyraden: Du får upp fakturan genom att dubbelklicka på fakturafilen (den blå fakturaraden) i högra delen av bilden. Se nedan för ett mer utförligt exempel. Exempel på tillvägagångssätt från Fråga verifikation Du måste göra en Utökad sökning! 1. Sök fram verifikationen med kolumnen Ordernr synlig (finns normalt i rad 29 i den utökade frågebilden) och klicka någonstans i sökresultatet: 2. Klicka på knappen Dokument i övre menyraden: 6
3. Dubbelklicka på filen (den blå raden) i högra delen av bilden. Du får nu upp fakturan i en svefakturamall: OBS! Här finns information som inte finns i pappersfakturan. Jämför med beskrivningen i detta dokument för att se vad som kommer med på pappersfakturan. 7