Anbudsinbjudan 2010 Kyla till Datorhallar

Anbudsinbjudan 2010 Kyla till Datorhallar Dnr 2010/963/16 2010-05-28 Sid. 1 (11)

Innehållsförteckning 1 Anbudsinbjudan... 4 2 Allmän information... 4 2.1 Om SMHI... 4 2.2 Om denna upphandling... 4 2.2.1 Allmänt... 4 2.2.2 Mål... 5 3 Administrativa bestämmelser... 5 3.1 Upphandlingsform... 5 3.2 Entreprenadform... 5 3.3 Tidplan... 5 3.4 Skriftligt... 6 3.5 Språk... 6 3.6 Skall krav... 6 3.7 Kontrollformulär... 6 3.8 Undertecknande av anbud... 6 3.9 Inlämnande av anbud... 6 3.10 Sista dag för anbud... 6 3.11 Giltighet för anbud... 6 3.12 Kostnader för anbud... 6 3.13 Ofullständiga uppgifter... 6 3.14 Tilldelningsbeslut... 7 3.15 Sekretess... 7 3.16 Frågor och svar under upphandlingen... 7 3.17 Upphandlande enhet... 7 3.18 Kontaktpersoner... 7 4 Krav på anbudsgivaren... 8 4.1 Ekonomisk och finansiell ställning... 8 4.2 Lagenliga krav... 8 4.3 Referenser... 8 5 Krav på tjänsten... 8 5.1 Omfattning... 8 6 Krav på utförande... 8 6.1 Administrativa föreskrifter... 8 6.2 Miljöledning... 8 7 Leverans... 8 Dnr 2010/963/16 2010-05-28 Sid. 2 (11)

7.1 Omfattning... 8 7.2 Besiktning... 9 8 Kommersiella krav... 9 8.1 Leveransvillkor... 9 8.2 Garantitid... 9 8.3 Avtal... 9 8.4 Pris... 9 8.5 Prisjustering... 9 8.6 Fakturering och betalningsvillkor... 9 8.7 Faktureringsadress... 9 8.8 Överlåtelse... 10 8.9 Avtalsbrott och hävning... 10 8.10 Tvist... 10 8.11 Rangordning mellan handlingar... 10 9 Kvalificering och utvärdering... 10 9.1 Steg I Finansiell förmåga... 10 9.2 Steg II Kvalifikationskrav... 11 9.3 Steg III Utvärdering... 11 10 Bilagor... 11 10.1 Bilaga 1... 11 10.2 Bilaga 2... 11 10.3 Bilaga 3... 11 10.4 Bilaga 4... 11 10.5 Bilaga 5... 11 10.6 Bilaga 6... 11 10.7 Bilaga 7... 11 Dnr 2010/963/16 2010-05-28 Sid. 3 (11)

1 Anbudsinbjudan Ni inbjuds härmed att lämna anbud gällande Kyla till Datorhallarna vid SMHI Norrköping. Närmare beskrivning av omfattningen återfinns nedan och i bilagorna. Hela projektet omfattar 2 parallella upphandlingar: Kyla till Datorhallar och Ombyggnad Datorhallar. Denna upphandling gäller Kyla till Datorhallar. Anbud kan komma att antas utan förhandling, varför anbudsgivare vid anbudstillfället ska lämna så förmånligt anbud som möjligt. Inbjudan sker genom annonsering på SMHIs hemsida, samt i Anbudsjournalens databas. 2 Allmän information 2.1 Om SMHI SMHI, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, är en myndighet under Miljödepartementet. Som expertorgan inom meteorologi, hydrologi och oceanografi främjar SMHI effektivitet, säkerhet och miljö inom olika samhällssektorer. SMHI bedriver också tillämpad forskning inom de olika verksamhetsområdena. SMHIs verksamhetsidé är att tillhandahålla planerings- och beslutsunderlag för väder- och vattenberoende verksamheter. SMHI ska understödja offentliga uppdragsgivares och kommersiella kunders ansträngningar att värna om miljön, skydda liv och egendom, främja samhällsutvecklingen samt minimera kostnader eller öka intäkter. En mycket stor mängd data samlas in, dygnet runt, från markstationer, ballonger, fartyg, bojar, flygplan, väderradar, satelliter och blixtlokaliseringssystem. All information från observationssystem bearbetas i kraftfulla datorer. Med avancerade beräkningsmodeller görs analyser och prognoser som bildar underlag för fortsatt arbete. SMHI tillhandahåller allmänna prognoser och varningar, kundanpassade prognoser, analyser, utredningar, statistik, utlåtanden och yttranden, klimatstudier samt forskningsuppdrag. SMHI har verksamhet på 5 platser i Sverige, och har totalt c:a 625 anställda. För ytterligare information, hänvisas till vår hemsida www.smhi.se. 2.2 Om denna upphandling 2.2.1 Allmänt SMHIs datorhallar tillämpar kontinuerlig drift, dvs. driften pågår dygnet runt under årets alla dagar. Datorhallarna är två till antalet, Datorhall12 (DH12) och Datorhall14 (DH14). Datorhallarna är helt fristående från varandra bl.a. vad gäller elförsörjningen (med undantag för ställverket), reservkraft och klimatanläggningar. Datorhallarna innehåller central utrustning för SMHIs hela IT-verksamhet, inkl den verksamhet som bedrivs vid myndighetens fyra regionkontor. Den meteorologiska och hydrologiska produktionen är helt beroende av att datorhallarna med dess utrustning fungerar. Datorhallarna med dess infrastruktur ägs av SMHI. Lokalerna i övrigt, inkl ställverket, tillhör fastighetsbolaget Kungsleden AB. SMHI strävar efter hög driftsäkerhet inom IT-verksamheten. De nu planerade installationerna skall ske under full drift och generera så få störningar i den kontinuerliga datordriften som möjligt. Se vidare i kravspecifikation (bilaga 2). Dnr 2010/963/16 2010-05-28 Sid. 4 (11)

2.2.2 Mål SMHI kommer under 2010, att ersätta ett stort datorsystem för produktion av väderprognoser med ett nytt större energikrävande system. Utbytet av datorsystemet sker i samarbete med NSC (Nationellt Superdatorcentrum i Linköping). Delar av infrastrukturen i den datorhall där datorutrustningen skall placeras kommer kapacitetsmässigt inte att räcka till utan måste förstärkas. Upphandlingen skall bl.a. resultera i o en övergång till ny miljövänlig kylteknik i SMHIs datorhallar, samt en förstärkning av kylkapaciteten inför planerade datorinstallationer. Se vidare detaljer i bilaga 2 Kravspecifikation Kyla till Datorhallar. 3 Administrativa bestämmelser Detta förfrågningsunderlag, finns att ladda ner från SMHIs hemsida (se under Om SMHI ). Man kan också begära ut det från SMHIs registrator, som då skickar det per post. Förfrågningsunderlaget finns endast framtaget på svenska. 3.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en Förenklad upphandling, enligt 15 kapitlet i Lagen om Offentlig Upphandling (LOU SFS 2007:1091 jämte tillägg). Mer om LOU finns tillgängligt på Konkurrensverkets hemsida www.kkv.se. 3.2 Entreprenadform Entreprenaden skall utföras som en totalentreprenad. 3.3 Tidplan 2010-05-31 Annonsering sker på SMHIs hemsida samt i Anbudsjournalen. 2010-06-15 Sista dag för frågor 2010-06-22 Sista dag för anbud 2010-06-23 Anbudsöppning 2010-06-23 2010-08-24 Anbudsutvärdering (ingen utvärdering sker under juli månad) 2010-08-25 Beslut tas om vinnare av upphandlingen 2010-08-25 Meddelande om tilldelningsbeslut skickas ut 2010-09-06 Kontrakt tecknas 2010-09-06 2010-12-10 Arbete utförs inkl. provningar (huvuddel 1) 2010-12-14 Slutleverans (huvuddel 1) 2010-12-15 Besiktning (huvuddel 1) 2011-01-10 2011-03-14 Arbete utförs inkl. provningar (huvuddel 2) 2011-03-15 Slutleverans (huvuddel 2) 2011-03-16 Besiktning (huvuddel 2) Dnr 2010/963/16 2010-05-28 Sid. 5 (11)

3.4 Skriftligt Anbud skall lämnas skriftligt (pappersform) samt i digitalt format (usb, cd eller dvd-skiva). Vid avvikelser mellan digitalt format och pappersanbudet, gäller den pappersversionen. Anbud per fax eller mail accepteras inte. 3.5 Språk Anbudet skall vara skrivet på svenska. Tekniska beskrivningar och specifikationer kan dock vara på engelska. 3.6 Skall krav Anbudsinbjudan med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, benämnda skall krav. Varje sådant krav måste besvaras och uppfyllas fullständigt för att anbudsgivare skall komma i fråga som leverantör. 3.7 Kontrollformulär Bilaga 1 är kontroll- och svarsformulär för uppfyllande av skall -kraven. Detta kontrollformulär (bilaga 1), skall bifogas ifylld med anbudet. 3.8 Undertecknande av anbud Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare (styrkes) för att vara giltigt. 3.9 Inlämnande av anbud Anbud skall skickas eller lämnas till SMHI i företagsneutralt kuvert, märkt Kyla till Datorhallar 2010/963/16. Anbud skickas med post till: SMHI Registrator 601 76 Norrköping Anbud kan också lämnas i SMHIs reception på Folkborgsvägen 1, Norrköping. Receptionen har normalt öppet vardagar mellan kl. 08:00 16:00. 3.10 Sista dag för anbud Anbudet skall vara inkommet till SMHI senast 2010-06-22. 3.11 Giltighet för anbud Anbudet skall vara bindande till och med 2010-12-30, vilket skall skriftligen bekräftas i anbudet. 3.12 Kostnader för anbud Anbudsgivaren står själv för alla kostnader i samband med anbudsgivningen. 3.13 Ofullständiga uppgifter Anbud med ofullständiga uppgifter kan komma att förkastas som ofullständigt anbud. Dnr 2010/963/16 2010-05-28 Sid. 6 (11)

3.14 Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut i detta upphandlingsärende kommer skriftligen att meddelas samtliga anbudsgivare, innan avtal tecknas med antagen leverantör. 3.15 Sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut, som samtliga handlingar i upphandlingsärenden normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslagen kan dock ge skydd åt uppgifter som rör enskild som ingått avtal med en myndighet (31 kap, 16 ). Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra skada för anbudsgivaren. För att SMHI skall kunna sekretessbelägga anbud, eller del av anbud, måste anbudsgivaren: a) ange vilken/vilka uppgifter som är skyddsvärda (normalt inte ett helt anbud) b) ange vilken skada som skulle kunna uppstå om uppgifterna lämnades ut Sekretessprövning kan inte göras i förväg, utan SMHI prövar efter det att någon begärt att få ta del av handlingarna. Ett sådant beslut kan överklagas till Kammarrätten i Jönköping. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. 3.16 Frågor och svar under upphandlingen Frågor gällande förfrågningsunderlaget sänds via e-post till upphandling@smhi.se Ev. frågor och svar kommer löpande att läggas ut på SMHIs hemsida. (Se www.smhi.se under Om SMHI / Upphandlingar / Kyla till Datorhallar ). Det åligger således varje intressent att själv bevaka denna plats, då det endast är där som frågor och svar kommer att publiceras under anbudstiden. 3.17 Upphandlande enhet SMHI Ekonomi upphandling 601 76 Norrköping 3.18 Kontaktpersoner Thomas Palmér Per Claudius Tel. 011 495 8126 Tel. 011 495 8369 E-post upphandling@smhi.se E-post upphandling@smhi.se Dnr 2010/963/16 2010-05-28 Sid. 7 (11)

4 Krav på anbudsgivaren 4.1 Ekonomisk och finansiell ställning För att styrka leverantörens ekonomiska och finansiella ställning, skall leverantören uppfylla minst SMHIs krav på riskklass 3 enligt Upplysningscentralens riskklassning. Mer information om UC och riskklasserna finns på www.uc.se. Riskrapport behöver inte bifogas anbudet, då SMHI själva hämtar den informationen. 4.2 Lagenliga krav Anbudsgivare skall uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter (se punkt 9.1 nedan). 4.3 Referenser Anbudsgivare skall lämna minst 2 referenser där man genomfört liknande kylinstallation. Referenterna skall vara medvetna om att de kan kontaktas av SMHI. Arbetet skall vara utfört under de senaste två åren och följande uppgifter lämnas: - Företag/organisation - Kontaktperson med kontaktuppgifter - Kort (några meningar) beskrivning av uppdraget 5 Krav på tjänsten 5.1 Omfattning Se Kravspecifikation bilaga 2 för krav på tjänsten. Dessa krav skall uppfyllas. 6 Krav på utförande 6.1 Administrativa föreskrifter Administrativa Föreskrifterna (AF) för denna byggentreprenad, återfinns i bilaga 3. Utförandet skall genomföras enligt instruktioner i AF. 6.2 Miljöledning Se Miljöledning bilaga 4 för krav på leverantörer som utför arbete vid SMHI. Utförandet skall genomföras enligt dessa instruktioner. 7 Leverans 7.1 Omfattning Se Administrativa Föreskrifter (AF bilaga 3). Dnr 2010/963/16 2010-05-28 Sid. 8 (11)

7.2 Besiktning Se Administrativa Föreskrifter (AF bilaga 3). 8 Kommersiella krav Följande grundläggande avtalsvillkor skall gälla. 8.1 Leveransvillkor Se Administrativa Föreskrifter (AF bilaga 3). 8.2 Garantitid Se Administrativa Föreskrifter (AF bilaga 3). 8.3 Avtal Avtal kommer att tecknas med den leverantör vars anbud vinner upphandlingen. 8.4 Pris Anbudet skall innefatta samtliga kostnader som kan föranledas av avtalet. 8.5 Prisjustering Priset skall vara fast t.o.m. 2010-12-31. 8.6 Fakturering och betalningsvillkor Fakturering skall ske i enlighet med i anbudet inlämnad betalningsplan (se bilaga 3 AF). Betalning erläggs 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd leverans. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får ej tas ut. Av fakturan skall framgå: - vilket avtal/beställning den hänför sig till - uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer eller motsvarande - bolagets säte - information om att F-skatt eller motsvarande innehas - uppdragstagarens plusgirokonto, bankgirokonto eller betaladress Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter, är inte giltig som faktura och får återsändas. 8.7 Faktureringsadress Fakturan sänds till adress: SMHI Faktura 601 76 Norrköping Faktura skall innehålla namn och referens, vilket erhålls efter det att avtal träffats. Dnr 2010/963/16 2010-05-28 Sid. 9 (11)

8.8 Överlåtelse Ingånget avtal får inte överlåtas utan SMHIs godkännande. Om överlåtelse sker utan SMHIs godkännande, äger SMHI rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. 8.9 Avtalsbrott och hävning Part äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan, för det fall motparten på ett väsentligt sätt, eller vid upprepade tillfällen, inte uppfyller sina förpliktelser enligt avtalet. Hävning på grund av väsentligt avtalsbrott, skall dock alltid föregås av skriftlig begäran om rättelse med angivande av tidsfrist, inom vilken rättelse ska ske. 8.10 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden, skall i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte kommer överens inom en (1) månad, räknat från den dag då förhandling påkallats, äger vardera parten rätt att hänskjuta den tvistiga frågan till svensk domstol med tillämpning av svensk rätt för avgörande. Norrköpings Tingsrätt skall vara ensam behörig i första instans. 8.11 Rangordning mellan handlingar Som en integrerad del av avtalet ingår nedanstående dokument. Handlingars giltighet gäller i följande ordning: 1. Skriftliga förändringar och tillägg till avtal 2. Avtal med bilagor 3. Aktuell anbudsinbjudan med bilagor 4. Anbudet 9 Kvalificering och utvärdering 9.1 Steg I Finansiell förmåga Anbudsgivaren får inte vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. Enligt LOU (2007:1091) är en upphandlande enhet skyldig att innan ett skriftligt avtal tecknas kontrollera att leverantören är: - registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret - registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminärskatt och arbetsgivaravgifter - fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter hos skatt- och kronofogdemyndigheten. SMHI kommer att kontrollera detta, och äger rätt att utesluta anbudsgivare som, efter kontroll, inte visar sig klara dessa krav. För att möjliggöra denna kontroll kommer SMHI att vid behov inhämta uppgifter från UC. Inlämnat anbud, medger SMHI rätten att genomföra denna kontroll. De anbud som SMHI bedömer uppfyller dessa krav i steg I, går vidare till steg II. Dnr 2010/963/16 2010-05-28 Sid. 10 (11)

9.2 Steg II Kvalifikationskrav Under kvalifikationskrav återfinns de krav SMHI får ställa på en anbudsgivare i den aktuella upphandlingen. Kraven är på anbudsgivarens tekniska förmåga, kapacitet, referenser, finansiella och ekonomiska ställning. För att möjliggöra kontroll och utvärdering skall svaren i kontrollbilaga 1 vara fullständiga och tydligt angivna, och referensuppgifter (se 4.3) vara bifogade. Observera att alla skall-krav måste vara besvarade och uppfyllda. Om svar saknas, kan anbudet komma att förkastas som ofullständigt. De anbud som SMHI anser tillfredsställande uppfyller steg II går vidare till steg III. 9.3 Steg III Utvärdering Anbudsgivarens totala pris skall anges i bilaga 6. Anbudsgivaren skall fylla i LCC-kalkylen (bilaga 6) vilket ligger till grund för utvärderingen. Det framräknade LCC-värdet förs sedan in i utvärderingsmallen (bilaga 5). I utvärderingsmallen finns en möjlighet att kunna tillgodoräkna sig ett lägre jämförpris, om vissa ytterligare miljökriterier uppfylls. Anbudet med det lägsta framräknade priset i utvärderingsmallen vinner upphandlingen. 10 Bilagor 10.1 Bilaga 1 Bilaga 1 utgörs av en kontrollbilaga för att skall-kraven är uppfyllda. 10.2 Bilaga 2 Bilaga 2 utgörs av kravspecifikation för den efterfrågade entreprenaden. 10.3 Bilaga 3 Bilaga 3 utgörs av AF, de administrativa bestämmelserna för entreprenaden. 10.4 Bilaga 4 Bilaga 4 utgörs av miljöledning och de riktlinjer SMHI har för underleverantörer. 10.5 Bilaga 5 Bilaga 5 utgörs av utvärderingsmallen. 10.6 Bilaga 6 Bilaga 6 utgörs av LCC-mall för beräkning av jämförpris till utvärderingen. 10.7 Bilaga 7 Bilaga 7 utgörs av ritning över rörförläggning, avsättning fastighetskyla, avlopp, kallvatten. Dnr 2010/963/16 2010-05-28 Sid. 11 (11)