Boss version 1.4 Rev: 2016-01-18 Användarmanual för Bossadministratörer
Användarmanual för Bossadministratörer Konsumentverket 2016 Support: boss@konsumentverket.se
Förord Bakgrunden till att Konsumentverket tillhandahåller ett datorbaserat stöd för den kommunala budget- och skuldrådgivningen har sina rötter långt bak i tiden. Några staplande steg togs ganska snart efter det att verksamheten etablerats men sedan 2000-talet har ett datorbaserat system för ekonomisk rådgivning, ärendehantering och uppföljning av statistik varit en given del i det stödet. Med Skuldsaneringslagen (2006:548) är Konsumentverkets uppdrag att stödja verksamheten inskriven i lagens 2 Konsumentverket skall stödja och ge vägledning för den budget- och skuldrådgivning som kommunerna skall svara för. I Regeringens proposition 2005/06:124 Ett enklare och snabbare skuldsaneringsförfarande som föregick lagen preciseras innehållet i det stöd som lagen hänvisar till och det framgår där (sidan 39) att en del av stödet ska bestå av ett datorbaserat stöd för handläggning och statistikföring, vilket idag uppfylls genom datorprogrammet Boss.
Innehållsförteckning Förord... 3 1 Vem är administratör för Boss?... 5 1.1 Administratörskonto... 6 1.2 Skapa ett Administratörskonto... 6 1.3 Glömt lösenord... 7 2 Gallra ärenden... 9 2.1 Gallra ärenden som avslutats Spara för gallring... 9 2.2 Gallra ärenden som avslutats Spara inte för gallring... 11 3 Byta handläggare för ärenden... 12 4 Administrera behörighet... 13 5 Sök fram alla ärenden i databasen...14 6 Administration av stödtabeller... 15 6.1 Arbetsuppgifttyp...16 6.2 Händelsetyp...19 6.3 Typ av skuld 2... 21 6.4 Utgiftsslag... 22 6.5 Stadsdel/Område... 23
5 (24) 1 Vem är administratör för Boss? I Boss finns två inloggningar, en för administratörer och en för handläggare. Administratörer har utöver de funktioner som finns för handläggarna även tillgång till administratörsfunktioner det vill säga de funktioner som beskrivs i den här handboken. Vem bör då vara administratör för Boss? Mot bakgrund av innehållet i administratörsfunktionerna bör en administratör vara budget- och skuldrådgivare. Det finns ingen begränsning i hur många administratörer som kan läggas upp i Boss men det måste finnas minst en per databas. Vanligast är att man delar databas i kommunen och det kan då vara en fördel om man utser en rådgivare med ansvar att utföra de uppgifter som följer med administratörsfunktionerna. Hit hör att: 1. gallra ärenden 2. lägga upp konton i Boss 3. återställa bortglömda lösenord 4. ansvara för att ta fram ärendestatistik från Söksidan 5. fördela ärenden till handläggare om kollega slutat 6. ansvara för kommunspecifika registreringar av: a. skuldtyp 2 b. utgiftsposter c. arbetsuppgiftstyper d. händelsetyper e. stadsdel/område När Boss installeras finns ett fördefinierat administratörskonto: Användar id: admin Lösenord: admin Den rådgivare som utses till administratör bör överta detta administratörskonto och ändra till egna inloggningsuppgifter, se avsnitt Skapa ett Administratörskonto. Det kan vara en fördel att inte använda administratörskontot till annat än just de administratörsspecifika funktionerna. När man väl loggar in som administratör är man medveten om att man ska utföra någon särskild uppgift och undviker på så vis onödiga misstag.
6 (24) 1.1 Administratörskonto När Boss installeras finns ett fördefinierat administratörskonto: Användar id: admin Lösenord: admin 1.2 Skapa ett Administratörskonto Skapa ett eget administratörskonto genom att logga in på det fördefinierade administratörskontot och skapa ett nytt. 1. Välj handläggare i Administrationsmenyn 2. Klicka på knappen Ny 3. Lägg till dina uppgifter, kom ihåg att välja Administratör
7 (24) 1.3 Glömt lösenord För att hjälpa någon att byta lösenord eller ändra andra handläggaruppgifter gör du så här: 1. Logga in med administratörskonto. 2. Välj handläggare i Administrationsmenyn 3. Dubbelklicka på det aktuella kontot
8 (24) 4. Ändra uppgifter 5. Glöm inte att be handläggaren att själv gå in och ändra lösenordet till ett personligt. Rutinen är den samma som från punkt 2 ovan.
9 (24) 2 Gallra ärenden Rutiner för gallring är kommunens eget ansvar. För att kunna gallra ett ärenden i Boss krävs att ärendet är avslutat. Ett avslutat ärende är alla ärenden med datum för avslutat och där en avslutningsorsak har registrerats. När det är gjort kräver Boss att man även anger om ärendet ska sparas för gallring. Oavsett val kan ärendet gallras men svarar handläggaren Nej på frågan krävs en särskild manöver. Syftet är att underlätta rutiner där vissa ärenden ska sparas för eftervärlden. 2.1 Gallra ärenden som avslutats Spara för gallring För att gallra gör så här: 1. Välj Gallring av ärenden i Administrationsmenyn Du får nu en lista över alla avslutade ärenden i Boss där handläggaren angivit att ärendet ska sparas för gallring.
10 (24) 2. Markera de ärenden du vill gallra med kryss a. Knappen Rensa avmarkerar alla ärenden med kryss b. Knappen Markera alla markerar alla ärenden med kryss Det är alltså de ärenden med kryss som kommer att gallras. 3. Sortera på kolumn Avslutades genom att klicka i rubrikhuvudet 4. Klicka på knappen Rensa för att ta bort kryss 5. Markera de ärenden som ska gallras med kryss
11 (24) 6. När du är klar klickar du på knappen Gallra 7. Bekräfta 8. Nu är de ärenden som var markerade med kryss borta ur Boss databas, statistik över ärendena är kvar 2.2 Gallra ärenden som avslutats Spara inte för gallring För att få fatt i de ärenden som handläggare valt att undanhålla gallring markerar du kryssrutan Visa även avslutade ärenden som inte markerats för gallring. Vill du av någon anledning gallra dessa ärenden gör du så här: 1. Markerar kryssrutan Visa även avslutade ärenden som inte markerats för gallring 2. Följ rutinen i avsnitt Gallra ärenden som avslutats Spara för gallring
12 (24) 3 Byta handläggare för ärenden Administratör i Boss kan flytta ett eller flera ärenden från en handläggare till en annan handläggare i Boss, under förutsättning att handläggarna arbetar mot samma databas. För att flytta ärenden mellan handläggare gör så här: 1. Välj Byt handläggare för ärende i Administrationsmenyn 2. Välj Handläggare vars ärenden ska överföras 3. Välj Ny handläggare, den handläggare som ska få ärenden 4. Markera vilka ärenden som ska flyttas a. Håll ner Ctrl och klicka i listan för att välja ärenden på olika rad 5. Klicka på knappen Byt handläggare
13 (24) 4 Administrera behörighet Som Bossadministratör kan du administrera behörighet för ärenden mellan olika handläggare. Det innebär till exempel att du snabbt kan låsa eller begränsa behörigheten till de ärenden som ligger i databasen för en viss handläggare. För att administrera behörighet gör du så här: 1. Välj Behörighet till ärende i Administrationsmenyn 2. Ange vilken status på ärenden som du vill söka upp 3. Ange vilken handläggares ärenden du vill sätta behörighet på 4. Klicka på Sök Du får nu en träfflista utifrån sökvillkoren i punkt 1 och 2 5. Ange vilket eller vilka ärenden du vill sätta behörighet på a. Håll ner Ctrl och klicka i listan för att välja ärenden på olika rad 6. Markera den handläggare för vilken du vill sätta behörighet. Du har tre behörighetsnivåer: a. Ingen b. Läs c. Skriv och läs
14 (24) 5 Sök fram alla ärenden i databasen För att söka fram samtliga ärenden i Boss databas krävs att du är inloggad med administratörskonto. I annat fall kommer ärenden med begränsat behörighet inte att visas. Gör så här 1. Logga in i Boss med administratörskonto 2. Avmarkera rutan Ej avslutade ärenden 3. Avmarkera rutan Ej avslutade ärenden 4. Klicka på Sök För att få en bättre överblick över sökträffen kan du sortera ärendena genom att klicka på valfritt rubrikhuvud i tabellen.
15 (24) 6 Administration av stödtabeller Som Bossadministratör kan du administrera vissa parametrar i Boss, till exempel vilka olika typer av arbetsuppgifter som ni vill kunna registrera tid på i kommunen. I avsnitten nedan följer en genomgång om vilka stödtabeller du som Bossadministratör kan administrera samt vad du bör tänka på innan du sätter igång och lägga till uppgifter i olika stödtabeller. Generellt gäller att tänka till både en och två gånger, och sedan en gång till, innan du genomför en justering. Stödtabellerna hittar du under Administrationsmenyn. Följande stödtabeller har du möjlighet att administrera: 1. Arbetsuppgiftstyp 2. Händelsetyp 3. Skuldtyp 2 4. Utgiftsslag 5. Stadsdel/område
16 (24) 6.1 Arbetsuppgifttyp Arbetsuppgiftstyp används på sidan Arbetsuppgift. Ange benämning på den arbetsuppgift ni vill följa upp i kommunen. Uppföljning sker på två nivåer, Antal och antal timmar. Presentation av resultat hittar du i statistikrapport 6 Arbetsuppgifter. Gör så här för att registrera en Arbetsuppgiftstyp: 1. 2. Döp arbetsuppgiften 3. Ange sorteringsordning, det vill säga den plats i droplistan där du vill att arbetsuppgiften 4. Klicka på Spara I Boss hittar du arbetsuppgiften under Öppna i Arbetsuppgifter-menyn. Hur du registrerar tid beskrivs i Boss handbok där du även kan läsa om uppföljning i statistikrapport 6 Arbetsuppgifter.
17 (24) Tänk på att det inte går att ta bort en Arbetsuppgiftstyp från droplistan förrän alla registrerade arbetsuppgifter är borttagna. Det är alltså viktigt att tänka igenom såväl benämning på arbetsuppgiften och hur statistiken ska användas innan du lägger till en Arbetsuppgiftstyp. Du tar bort arbetsuppgifter som registrerats via dialogen Arbetsuppgifter i Boss. Gör så här för att ta bort arbetsuppgifter: 1. Klicka på Öppna i Arbetsuppgifter-menyn 2. Sortera fram de arbetsuppgifter du vill ta bort genom att klicka i rubrik 3. Markera och klicka på Ta bort, fortsätt till alla arbetsuppgifter är borta
4. Öppna stödtabellen Arbetsuppgiftstyp 5. Markera Arbetsuppgiftstypen och klicka Ta bort 18 (24)
19 (24) 6.2 Händelsetyp Som Bossadministratör har du möjlighet att lägga upp händelsetyper. En händelsetyp som läggs upp av Bossadministratör kommer att visas i droplist Händelse på sidan Ärende i Boss och registreras i tabellen Råd och stöd i statistikrapport 2. Om du ångrar dig har du möjlighet att dölja händelsen i droplist. Handläggarna i din kommun kommer då inte att kunna registrera händelsen. De händelser som redan registrerats i olika ärenden kommer inte att försvinna med mindre än att varje handläggare aktiv plockar bort dem från ärendelistan i respektive ärende. Du kan välja om din händelse ska följas upp i statistiken eller inte genom att markera med kryss Generera statistik. Men samma sak gäller här händelser som redan hamnat i statistiken kommer inte att rensas bort om handläggaren inte aktiv plockar bort dem från ärendelistan i respektive ärende. Tänk på att endast komplettera Konsumentverkets händelser eller kombination av händelse och status med en egen händelse. Om du substituerar Konsumentverkets händelser eller kombination av händelse och status med en egen händelse kommer statistiken att bli missvisande och skev på riksnivå. Ersätt aldrig Konsumentverkets händelser eller kombination av händelse och status med en egen händelse!
20 (24) Så här lägger du till en händelse: 1. Öppna stödtabell händelsetyp. Stödtabellerna hittar du under Administrationsmenyn 2. Döp händelse genom att skriva ett namn i fältet Text 3. Markera kryssruta Aktiv, händelsen kommer att visas på sidan Ärende i drop down-lista 4. Ange en sorteringsordning, den plats i drop down-lista där du vill att händelsen ska visas 5. Markera kryssruta Generera statistik om du vill att händelsen ska visas i statistikrapport 2 tabell Råd och stöd 6. Klicka på knappen spara Så här tar du till en händelse från drop down-lista: 1. Öppna stödtabell Händelsetyp. Stödtabellerna hittar du under Administrationsmenyn 2. Klicka på händelsen 3. Avmarkera kryssruta Aktiv, händelsen kommer inte att visas på sidan Ärende i dropdownlista 4. Avmarkera kryssruta Generera statistik om du inte vill att händelsen ska visas i statistikrapport 2 tabell Råd och stöd 5. Klicka på knappen spara
21 (24) 6.3 Typ av skuld 2 Typ av skuld är en obligatorisk uppgift när du registrerar skulder och lån i Boss. Syftet är enbart för en statistisk uppföljning. Vill följa upp någon typ av skuld som inte finns i Boss, till exempel skulder från bokklubbar, kreditkort eller något liknande kan du göra det genom att ange Typ av skuld 2 som du hittar på samma sida, röd pil bilden. Du når stödtabell för Typ av skuld 2 antingen via det lilla plustecknet framför Typ av skuld 2 eller via Administrationsmenyn. Alla skuldtyper som registreras med Typ av skuld 2 kommer att presenteras i statistikrapport 5 Skulder. För att lägga till och ta bort Typ av skuld 2 följer du samma princip som för övriga stödtabeller, se till avsnitt Händelsetyp.
22 (24) 6.4 Utgiftsslag Med utgiftsslag avses de rubriker som hushållets utgifter registreras på, det vill säga rubriker som Livsmedel, Hygien, Hushållsel och så vidare. De här rubrikerna är konstanta men det finns möjlighet att komplettera dem med egna utgiftsrubriker via stödtabellen Utgiftsslag. Innan du lägger till fler utgiftsslag i Boss bör du beakta att de kommer att visas i samtliga ärenden. Du bör därför bara lägga till utgiftsslag som är gångbara i merparten av era ärenden. När du väl en gång lagt till ett utgiftsslag och du och dina kollegor börjat att använda det är det svårt att backa bandet. Det går nämligen inte att ta bort utgiftsslaget så länge det finns belopp registrerade på det i något ärende i Boss. Och att gå in i alla ärenden för att plocka bort utgifter är tidsödande och jobbigt. Så i princip är ett utgiftsslag som en gång lagts till mer eller mindre cementerat. För att lägga till och ta bort Typ av skuld 2 följer du samma princip som för övriga stödtabeller, se till avsnitt Händelsetyp.
23 (24) 6.5 Stadsdel/Område Stadsdel/Område är en relativt ny funktion som öppnar möjlighet för att registrera dina rådsökande efter en egen geografiskt indelning. Behovet är framförallt uttryckt i de större städerna med särskilda stadsdelar. Där man vill se statistik efter en geografisk indelning utöver kommun. Så här lägger du till Stadsdel/Område i stödtabell: 1. Öppna stödtabell Stadsdel/Område i Administrationsmenyn 2. Ange för vilken kommun Stadsdel/Område ska vara valbar 3. Skriv in namnet på Stadsdel/Område 4. Klicka på knappen Spara
24 (24) När du lagt till Stadsdel/Område i stödtabell kan du och dina kollegor som delar databas registrera rådsökande från den aktuell stadsdelen/området från sidan Person. Därefter kan ni ta ut statistik utifrån stadsdelen/området från sidan Statistik.