Periodisering i Rebus INTÄKTER När man fakturerar order från resebyrå-modulen kan man välja att få avresedatumet som periodiseringssiffra på intäktskontot, antingen år+månad eller bara år. Inställningen görs i Resebyrå- Back i rutinen Generella data. Efter att en order fakturerats på detta sätt kan ett bokföringsunderlag se ut så här: Bokföringsordern på sista sidan ser ut så här: Den beställning som fakturerats hade avresedatum i april 2010 och det syns tydligt på de intäktskonton som finns i bokföringsunderlaget. Sedan får man periodisera det som man finner lämpligt i sitt redovisningsprogram. Observera att inställningen av periodisering i Generella data inte gäller retroaktivt. När man har markerat att man vill arbeta med periodisering gäller det bara fakturor som skapas från och med då. Har man inte haft den inställningen förut kan man inte få denna hjälp från Rebus på gamla intäktskonteringar. 1
Från och med version 178 av Rebus (mars 2010) finns det en ny lista i Kundfaktura-modulen som heter Fakturadatum/Avresedatum där man kan välja från/till fakturadatum och om man vill även ett intervall på avresedatum. Listan letar då igenom alla fakturor inom det valda fakturadatumintervallet och kontrollerar vilket avresedatum resan gäller. Är även avresedatumet inom det valda intervallet skrivs de ut på listan. Listan kan sorteras på t.ex. fakturamånad eller avresemånad. Listan kan se ut så här. På listan får man ut varje faktura och dess belopp som matchar de datumintervall man gjorde men inte varje enskild kontering. 2
Dessutom finns det en lista i Res-Back, under menypunkten Ekonomiutskrifter, som heter Kund: Avstämning. Genom att använda den listan kan man ta reda på konton där ordern slutfakturerats men avresan går senare. Den används ofta vid månadsavstämningar. I detta exempel vill vi få fram belopp på alla intäktskonton på beställningar som fakturerats men resan går efter brytdatumet. 3
Varför stämmer inte beloppen mellan dessa två listor? Om man får för sig att summera alla belopp och jämföra totalerna från de två listorna så kommer man antagligen märka att det inte blir samma summa även om man angivit samma datumintervall och brytdatum. Det beror på att kontoavstämningslistan visar beloppen på endast de konton man valt och listan Fakturadatum/Avresedatum visar det totala fakturabeloppet vilket utöver de fakturerade artiklarna kan innebära t.ex. avdrag för tidigare inbetalda anmälningsavgifter, tidigare acontofakturor och belopp som betalas direkt till leverantören (BSP/Charter). Listorna frågan gäller i det här fallet är: Resebyrå-Back: Ekonomiutskrifter: Kund: Avstämning Kundfaktura: Utskrifter: Fakturadatum/Avresedatum Här är den första listan: Resebyrå-Back: Ekonomiutskrifter: Kund: Avstämning Här vill man i exemplet se belopp på alla konton för slutfakturerade/slutbetalda order där fakturering/betalning skett före brytdatumet och avresan skett efter brytdatumet. Man vill se alla intäktskonton 3000-3999 och listan sorteras på avresedatum under varje konto. 4
För att spara plats lägger jag ihop alla tre konto-sidorna i utskriften på en sida. Då ser man följande: Beställning 1225 har följande kontering: 3010-1,000 3011-6,000 3090-1,000 TOTAL -8,000 Beställning 1226 har följande kontering: 3010-6,735 TOTAL -6,735 TOTALT: -14,735 5
När man i Faktura-modulen kör listan Fakturadatum/Avresedatum ser urvalet ut så här: Listan som kommer ut har samma fakturadatum-intervall och avresan ska ske efter fakturatillfället. Listan visar andra belopp än den första listan. Här får man en summa på 11,454 kronor och kontolistan visade 14,735 kronor. Vad är det då som skiljer listorna åt? Listan Fakturadatum/Avresedatum visar data på fakturanivå och inte på kontonivå. För det första kan det ju teoretiskt finnas andra konton än de valda 3000-3999 på fakturan, men om det inte är fallet beror skillnaden i största sannolikhet på hur listan tar sitt data. Här nedan ser man en faktura på beställning 1225 så att man ser vad som ingår. 6
7
De sålda artiklarna Flyg utrikes och flygskatt (som är inkluderat i flygpriset) är konterat på konton 3011 och 3090. Arvodet är konterat på 3010. Total försäljning på dessa konton är 8,000 kronor. Det stämmer alltså bra mot det som visas på listan: Resebyrå-Back: Ekonomiutskrifter: Kund: Avstämning. Men som man ser på ovanstående faktura så dras även en tidigare inbetald anmälningsavgift på 3,000 kronor av vid fakturatillfället. Listan: Kundfaktura: Utskrifter: Fakturadatum/Avresedatum visar fakturans totala värde och det är 5,000. Konteringsmässigt på konto 3000-3999 är det 8,000 kronor men eftersom det dras av en tidigare betald anmälningsavgift på fakturan så visar den andra listan fakturans värde 5,000 kronor. Så här fungerar de här listorna och de kan alltså inte jämföras med varandra eftersom de inte visar samma total och det är klart att det underlättar att veta det här när man vill förstå varför vissa listor ger ett annat resultat än en annan och vilken man vill använda som underlag för sin bokföring. 8
KOSTNADER När man registrerar en inkommande leverantörsfaktura kan man sätta avresedatum på två sätt, ett som berör själva leverantörsfakturan och ett som berör konteringen. Sätter man in avresedatum på flik 1 kan man sedan leta efter leverantörsfakturor som matchar ett visst avresedatum via en lista i Lev.faktura-modulen som heter Avresedatum. Det här fungerar bra då man får en leverantörsfaktura som gäller endast ett avresedatum men inte samlingsfakturor som gäller många olika datum. Den listan kanske inte används så ofta om man använder resebyrå-modulen men arrangörer och bussföretag använder det. För resebyråer fungerar det nog bättre om man prickar av beställningar och låter avresedatumet på beställningarna gälla. Då är det en annan avstämningslista som gäller. Om man prickar av en eller flera order mot den här leverantörsfakturan så kanske beställningarna har olika avresedatum. Så är fallet i det exempel som skärmbilden kommer från, där ser man att det finns två kopplade/avprickade beställningar. Då kan man få fram dem med hjälp av en annan avstämningslista i Res-Back, under menypunkten Ekonomiutskrifter, som heter Leverantör: Avstämning. Mer om den lite längre ner i dokumentet. 9
När det gäller konteringen på varje kostnadskonto kan man sätta ett objekt på kontot som då är avresedatumet. Har man flera olika avresedatum man vill ha in på samma kostnadskonto anger man det första avresedatumet och det belopp som gäller, sedan tar man samma kostnadskonto och anger det andra avresedatumet och det belopp som gäller för det. Resultatet blir som i ovanstående konteringsfönster då man har kostnader på 4110 för både april och maj 2010 på samma faktura. Objektet har då satts till 1004 respektive 1005 vid registreringen av kostnaderna. Bokföringsunderlaget kan då se ut så här och periodiseringen får man sköta på lämpligt sätt i sitt redovisningsprogram. 10
Dessutom finns det en lista i Res-Back, under menypunkten Ekonomiutskrifter, som heter Leverantör: Avstämning. Genom att använda den listan kan man ta reda på leverantörsfakturor som registrerats en viss period men där avresan går senare. Den används ofta vid månadsavstämningar. Den listan använder de avresedatum som finns på de beställningar fakturan prickats av mot. Här kan man alltså ha prickat av flera beställningar mot samma leverantörsfaktura. I det här fallet hade jag prickat av två beställningar mot samma leverantörsfaktura. Den ena hade avresa 1 april och den andra 1 maj. 11