Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Ansvarig för åtgärd, klart när? Ansvarig för uppföljning, klart när? Bilaga 1 Rapport A295.306/2014 RISKBEDÖMNINGSUNDERLAG RISKBEDÖMNING: Avseende indelning i tre polisområden samt 17 lokalpolisområden, region Stockholm, exkl. Gotland Identifiera risker och utför riskbedömning Resultat och uppföljning Riskvärde Identifiera orsaker och ge förslag på åtgärder och uppföljning Arbetsmoment/händelse Risk Nr Arbetsmoment/händelse Risknr Risk Bakomliggande orsaker Varför uppstår risken? Åtgärder Hur minimeras risken? Uppföljning Hur och när? Beslut Beskriv åtgärdens resultat och hänvisningar till eventuella underlag 1 Medarbetarskap, ledarskap och kultur 1a Risk: Det systematiska arbetsmiljöarbetet falerar Konsekvenser: kan ej arbeta förebyggande med arbetsmiljön, vilket kan leda till ohälsa i jämförelse med ett fungerade systematiskt arbetsmiljöarbete. 3 1 3 Finns idag ingen riggad organisation för systematiskt arbetsmiljöarbetet inför 2015. 1. Nya myndigheten måste ha tagit fram ett systematiskt arbetsmiljöarbete inför 2015. Måste finnas en mottagande organisation vid årsskiftet 2014/2015. 2. När polisområdescheferna är utsedda se till att fördelningssamtalen genomförs. Bör skrivas in i direktiven till polisområdescheferna. 3. Inom regionen fortsätta arbeta med befintligt material kring systematiskt arbetsmiljöarbete. 1. I mitten oktober: stämma av med genomförandekommittén. Polismyndigheten: December 2014. Uppföljning i centrala samverkansgruppen (CSG). 2. 15/9 överlämning av detta till projektgruppen för beredning och framtagande av ett genomförandedirektiv inför Polisregion Stockholm 2015. 3. December 2014 i CSG. 1b Risk: Felaktig inmappning. Konsekvens: skapar stress och oro, ökad arbetsbelastning, enskilda kommer i kläm, känner sig felaktigt placerade. 3 3 9 De som genomfört inmappningen är inte insatta i varje enskild individs arbetsguppgifter. Ingen hänsyn tagen till långtidsfrånvaro. Brist på delaktighet för individen. Medarbetare upplever att närmsta chef inte har tillräcklig information kring inmappningen. Viktigt få ut information om vad i praktiken kommer att hända och en tydlig tidsplan. Bra kommunikation och delaktiget minimerar riskerna. 1. Utifrån de riktlinjer/informationsmaterial som kommer tas fram av genomförandekommittén kring samtal med besked om placering: i möjligaste mån ska närmsta chef fånga upp de synpunkter kring oro som framkommit. 1-3. Omedelbart i samband med beskedet om inplacering 15/8-15/9 2014. Polismyndigheten i Stockholms län Helen Kalmkind 1 (6) Bilaga riskbedömning Stockholm, 2014-09-18

Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Ansvarig för åtgärd, klart när? Ansvarig för uppföljning, klart när? Bilaga 1 Rapport A295.306/2014 RISKBEDÖMNINGSUNDERLAG RISKBEDÖMNING: Avseende indelning i tre polisområden samt 17 lokalpolisområden, region Stockholm, exkl. Gotland Identifiera risker och utför riskbedömning Resultat och uppföljning Riskvärde Identifiera orsaker och ge förslag på åtgärder och uppföljning Arbetsmoment/händelse Risk Nr Arbetsmoment/händelse Risknr Risk Bakomliggande orsaker Varför uppstår risken? Åtgärder Hur minimeras risken? Uppföljning Hur och när? Beslut Beskriv åtgärdens resultat och hänvisningar till eventuella underlag 2. Utifrån dessa insamlade synpunkter gå ut med allmän information via t.ex. Intrapolis. Talepunkter och talmanus för information vid arbetsplatsträffar (APT). Tydlig information om vad som händer och när. Tydlighet med när man vet och inte vet vad som händer. Långtidssjukskrivna, föräldralediga, tjänstlediga måste också informeras. Via mail, hemadress eller motsvarande. 3. Kommunikationsplan, information på Intrapolis, informationsblad i polisbilarna. 1c Risk: En upplevd ensamhet på funktionen på lokalpolisområde. Konsekvens: Utanförskap, sårbarhet vid sjukdom. 1 2 2 Vid ev. decentralisering av specialistkompetens. T.ex. analytiker. Närmsta chef måste synliggöra sina medarbetare. Särskilt viktigt vid chefsskap på distans. T.ex. vid arbetsplatsträffar (APT). Fortlöpande. Avstämning december 2014. Uppföljning i centrala samverkansgruppen (CSG). 1d Risk för omställning för chefer och medarbetare samt att kompetens inte tas tillvara. Konsekvens: Stress och oro, hälsorisker. 3 4 12 Saknas konkreta planer för att omhänderta all personal som inte kommer att kvarstå i sina funktioner. Omställningsprogram behövs. 2014-10-01 förslag på program för regionen presenteras. 1e Risk: nuvarande chefer som inte ska fortsätta vara chefer. Konsekvens: stress, oro. Kan även påverka medarbetarna till ohälsa. 3 4 12 Chefer som ska arbeta med omorganisationen som ej ska fortsätta vara chefer. Yrkeshandledning. Omställningsprogram behövs. Omedelbart. Polismyndigheten i Stockholms län Helen Kalmkind 2 (6) Bilaga riskbedömning Stockholm, 2014-09-18

Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Ansvarig för åtgärd, klart när? Ansvarig för uppföljning, klart när? Bilaga 1 Rapport A295.306/2014 RISKBEDÖMNINGSUNDERLAG RISKBEDÖMNING: Avseende indelning i tre polisområden samt 17 lokalpolisområden, region Stockholm, exkl. Gotland Identifiera risker och utför riskbedömning Resultat och uppföljning Riskvärde Identifiera orsaker och ge förslag på åtgärder och uppföljning Arbetsmoment/händelse Risk Nr Arbetsmoment/händelse Risknr Risk Bakomliggande orsaker Varför uppstår risken? Åtgärder Hur minimeras risken? Uppföljning Hur och när? Beslut Beskriv åtgärdens resultat och hänvisningar till eventuella underlag 1f Risk: nya arbetsgrupper. Konsekvens: t.ex. kulturkrockar, konflikter, kränkningar 3 4 12 Arbetsgrupper splittras och nya sätts samman. Man vill göra som man alltid gjort. Kulturkrock mellan t.ex. olika distrikt. Bra överlämning från tidigare till kommande chef. Teambuildning/ startsamtal. Som stöd t.ex. den nya nationella arbetsmiljöpolicyn som ska förankras, tydliga verksamhetsmål mm. Vikten av inplanerade arbetsplatsträffar (APT), möjlighet för chef att vara närvarande för sina medarbetare. Yrkeshandledning. Avstämning med polisområdeschefer och operativa enhetscheferna i december 2014. Fortsätta/utöka yrkeshandledning. Första uppföljning skyddsrond senast 2015-04-30. 1g Risk: tappa specialistkompetens och stödfunktioner. Konsekvens: ökad arbetsbelastning på övriga, lägre förmåga att utföra vissa arbetsuppgifter - kompetenstapp. 2 4 8 Medarbetare som har möjlighet söker sig bort på grund av osäkerhet av var de kommer att vara. Tydlig och förtroendeskapande kommunikation kring vad som händer i verksamhetsomställningsarbetet. Närmsta cheferna måste ha tätare samtal med sina medarbetare. Avstämning med polisområdeschefer och operativa enhetscheferna i december 2014. Månadsvis statistikuppföljning på personalomsättning. Bevaka arbetsskador- och tillbudsanmälningar (LISA) månadsvis. Analys av statistik. 2 Arbetsbelastning och arbetsuppgifter 2a Risk: Felaktigheter i arbetet. Konsekvens: Otrygghet och stress Otydligt uppdrag och mål i nya myndigheten. Brister i eller otydlig delegationsordning i januari 2015. 1. Omhändertagande av verksamhetsplanen (VP) i regionen. 2. Tydlig kommunikation kring uppdrag och verksamhetsmål. 1-3. Avstämning med polisområdeschefer och operativa enhetscheferna i december 2014 avseende omhändertagande av VP. 2 2 4 3. Tydliga uppdrag till polisområdescheferna och de operativa cheferna samt lokalpolisområdescheferna. Polismyndigheten i Stockholms län Helen Kalmkind 3 (6) Bilaga riskbedömning Stockholm, 2014-09-18

Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Ansvarig för åtgärd, klart när? Ansvarig för uppföljning, klart när? Bilaga 1 Rapport A295.306/2014 RISKBEDÖMNINGSUNDERLAG RISKBEDÖMNING: Avseende indelning i tre polisområden samt 17 lokalpolisområden, region Stockholm, exkl. Gotland Identifiera risker och utför riskbedömning Resultat och uppföljning Riskvärde Identifiera orsaker och ge förslag på åtgärder och uppföljning Arbetsmoment/händelse Risk Nr Arbetsmoment/händelse Risknr Risk Bakomliggande orsaker Varför uppstår risken? Åtgärder Hur minimeras risken? Uppföljning Hur och när? Beslut Beskriv åtgärdens resultat och hänvisningar till eventuella underlag 4. Arbets- och delegationsordning måste vara klargjord. Övergångsbestämmelser utifall dessa inte är klargjorda. 4. Arbets- och delegationsordning klargjord januari 2015. 2b Risk: Medarbetare som arbetat vid närpolisen upplever att allmänheten kommer känna av färre lokala poliser. Medarbetarna upplever att de inte kommer närmare allmänheten. Konsekvens: Stress och otillräcklighet gentemot allmänheten för de som haft uppdrag vid närpolisen. 2 2 4 Närpolisstationer kommer att försvinna och det blir färre antal lokalpolisområdesstationer. Medarbetarnas drivkraft och engagemang för det arbete som sker inom närpolisverksamheten tillvarats inte. 1. Diskussioner långt fram i organisationen, tillsammans med nuvarande polisnämnder, chefssamråd, kommun m.fl. 2. Beslut om vart och vilka lokaler som behövs. Övergångslösningar. 1. Uppföljning av verksamheten vid närpolischefsmöten löpande under hösten 2014. Avstämning Q4, 2014. 2. Förslag på lokalfrågan lämnas av lokalgruppen 1 september 2014. Separat riskbedömning av lokalfrågor. 3. Yrkeshandledning, teambuildning/ startsamtal. Tydligt uppdrag och tydliga verksamhetsmål. 3 och 4. Avstämning med polisområdeschefer och operativa enhetchefer december 2014. 4. Polisområdeschefer tar fram förslag/plan på intern/ extern kommunikation m.m. Kommunikation fokuserad på positiva effekter. Synkronisera stängning av gamla lokaler med nya och tillskott av personal till lokalpolisområden. Bemanning. 2c Risker: Underbemanning. Konsekvens: Intern och extern frustration känsla av att inte hinna med och inte lyckas göra det allmänheten begär. Ohälsa, ökad arbetsbelastning, fara för enskild. 3 2 6 Ojämn resursfördelningen av medarbetarna mellan regions-, polisområdes- och lokalpolisområdesnivå. T.ex. Södra Järva tar resurser från mindre prioriterade områden i norr, eller vice versa, att inte ta personal från mindre prioriterade områden till dit där "det brinner". 1. Måste ha system i kriterier vad som ska beräknas i resurstillsättningen. Måste ha resurser där de behövs om medarbetare ska bli slagkraftiga och kunna jobba säkert. 2. Följa upp sjuktal, arbetsskador- och tillbudsanmälningar (LISA). 1 och 2: Avstämning Q1 2015. Polismyndigheten i Stockholms län Helen Kalmkind 4 (6) Bilaga riskbedömning Stockholm, 2014-09-18

Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Ansvarig för åtgärd, klart när? Ansvarig för uppföljning, klart när? Bilaga 1 Rapport A295.306/2014 RISKBEDÖMNINGSUNDERLAG RISKBEDÖMNING: Avseende indelning i tre polisområden samt 17 lokalpolisområden, region Stockholm, exkl. Gotland Identifiera risker och utför riskbedömning Resultat och uppföljning Riskvärde Identifiera orsaker och ge förslag på åtgärder och uppföljning Arbetsmoment/händelse Risk Nr Arbetsmoment/händelse Risknr Risk Bakomliggande orsaker Varför uppstår risken? Åtgärder Hur minimeras risken? Uppföljning Hur och när? Beslut Beskriv åtgärdens resultat och hänvisningar till eventuella underlag 2d Risk: Ökad arbetsbelastning för chefer och medarbetare. Konsekvens: Stress, risk för sjukdom. 4 3 12 Fler medarbetare per chef på vissa nivåer inom vissa polisområden och lokalpolisområden. För medarbetarna gäller att de ska bli mer av generalist och mindre av specialist och ska därmed utföra fler typ av arbetsuppgifter. Möteskultur. 1. Förtydliga uppdraget chefs- och ledarskap. 2. Minskad administration genom t.ex. administrativt stöd till chefer. 3. Tillsättning av biträdande chefer på vissa nivåer. 4. Tillfällig förstärkning av chefer t.ex. av tidigare chefer. 5. Beredskap hos och samverkan med företagshälsovården. 1-3 Uppföljning/avstämning Q3 2015. 4. År 2015. 5. Omedelbart. 6. Tydliggöra uppdrag och verksamhetsmål för medarbetare, roller för ingripandeverksamheten (IG), utrednings- och lagförningsverksamheten (UL) samt brottsförebyggande verksamheten (BF). Yrkeshandledning osv. 6. Polisområdeschefers ansvar. December 2014. 7. Översyn/riktlinjer av möteskultur. 7. Nuvarande ansvariga chefer vid distrikt och avdelningar ansvarar för att se över möteskulturen inom sin enhet. Avstämning december 2014. Polismyndigheten i Stockholms län Helen Kalmkind 5 (6) Bilaga riskbedömning Stockholm, 2014-09-18

Konsekvens Sannolikhet Riskvärde Ansvarig för åtgärd, klart när? Ansvarig för uppföljning, klart när? Bilaga 1 Rapport A295.306/2014 RISKBEDÖMNINGSUNDERLAG RISKBEDÖMNING: Avseende indelning i tre polisområden samt 17 lokalpolisområden, region Stockholm, exkl. Gotland Identifiera risker och utför riskbedömning Resultat och uppföljning Riskvärde Identifiera orsaker och ge förslag på åtgärder och uppföljning Arbetsmoment/händelse Risk Nr Arbetsmoment/händelse Risknr Risk Bakomliggande orsaker Varför uppstår risken? Åtgärder Hur minimeras risken? Uppföljning Hur och när? Beslut Beskriv åtgärdens resultat och hänvisningar till eventuella underlag 2e Risk: Tappad motivation Konsekvens: stress, oro, m.m 2 3 6 Förändrade arbetsuppgifter. Arbetsuppgifter som kanske faller mellan stolarna i verksamhetsövergången måste utföras. Otydlighet kring vem ska utför dem. 1. Yrkeshandledning. 2. Tydligt ledarskap och medarbetarskap. T.ex. genom närvarande chefer (avvakta med chefsutbildning/ se till att chefer är utbildade vid nytillsättning), utvecklingssamtal, engagemang, reflektion, m.m. 1 och 2. Uppföljning december 2015. 3. Dialog och delaktighet för att skapa förståelse för verksamheten. 3. Omedelbart. 4. Identifiera arbetsuppgifter som kan hamna mellan stolar och skapa rutin för att omhänderta detta. 4. Q3 2015. 5. Kommunicera positiva effekter med verksamhetövergången. 5. Omedelbart och fortlöpande. 2f Risk: Svårigheter att få ihop livspusslet med t.ex. längre restider. Konsekvens: Stress 2 2 4 Ändrat avstånd till arbetsplatsen p.g.a. centralisering/decentralisering av specialistfunktioner. 1. Individuell hänsyn, t.ex. av arbetstid. 2. Personalrörlighet - policy. 1-3. Avstämning januari 2015. 3. Framtagande av personalpolitik. 3 IT-frågor 3 Risk: Teknik och behörigheter och dess struktur kan krångla. Konsekvens: ohälsa, frustration, ilska 2 3 6 Dagens struktur är distriktsbunden beträffande behörighet och struktur. Datastöd kommer inte att fungera och det kommer behövas ändringar. 1. Översyn av och påvisa behov av behörigheter för dem som ska ingå i resp. polisområde. 2. Regionens delaktighet i nationella diskussionerna och beslut kring ITbehov. 1. 31 oktober 2015 - avstämning och samverkan med de IT-projekt inom genomförandekommittén som pågår. 2. Omedelbart och fortlöpande. Avstämning med de IT-projekt som pågår inom genomförandkommittén. Polismyndigheten i Stockholms län Helen Kalmkind 6 (6) Bilaga riskbedömning Stockholm, 2014-09-18