PROTOKOLL 1 (14) 2015-06-10 Nämnden för support och lokaler Plats och tid Kommunstyrelsens sammanträdesrum, stadshuset. Klockan 13.00-16.00 ande Tomas Teglund (S), ordförande Kristin F Öhman (MP), vice ordförande Britt-Marie Lundström (S) Fredrik Barrljung (S) Lilliann Carlsten (S) Robert Ignberg (S) David Lindgren (M) Leif Holmqvist (C) Inger Lundqvist (FP) Övriga deltagande Magnus Hedman, kommunal Ersättare Daniel Enwall (S) Elsy Larsson (S) Katrin Marklund (S) Per-Ivar Skogqvist (KD) Tjänstgörande ersättare Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avd. chef fastighet Ulrica Marklund, enhetschef ekonomi André Söderlund, inköpschef 61-62 Peter Lundmark, avd. chef måltid 70 Birgitta Holmström, sektionschef personal 70 Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 61-71 Ersättare Kristin F. Öhman Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2015-06-10 2015-06-18 2015-07-12 Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare Underskrift. Ewa Boström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 61 Dnr FA 2015-000080 054 Upphandling av lastbil med lastväxlare Inköpsenheten har för samhällsbyggnads räkning tagit in anbud på lastbil med lastväxlare till transportavdelningen. Två anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i en särskild sammanställning. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med samhällsbyggnad enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilket anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt. Summan av denna upphandling är 2 110 000 kronor. Avtal tecknas med Skellefteå Bil Tunga Fordon AB. sunderlag Inköpsenhetens tjänsteskrivelse, daterad 2015-06-04 Anbudssammanställning Utvärderingsprotokoll et sänds till: Inköpschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 62 Dnr FA 2015-000081 054 Upphandling av lätta skåpbilar med täckt skåp Inköpsenheten har för samhällsbyggnads räkning tagit in anbud på lätta skåpbilar med täckt skåp till Solkraft. Ett anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i en särskild sammanställning. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med samhällsbyggnad och solkraft enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilket anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt. Summan av denna upphandling är 972 000 kronor. Avtal tecknas med Skellefteå Bil Person & Transportbilar AB. sunderlag Inköpsenhetens tjänsteskrivelse, daterad 2015-06-04 Anbudssammanställning Utvärderingsprotokoll et sänds till: Inköpschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 63 Dnr FA 2015-000066 290 Skrivelse angående förskola i Bureå Nämnden för support och lokaler har fått en skrivelse angående inomhus- och utomhusmiljön på Kvadratens förskola i Bureå. I skrivelsen pekas det på att inomhusmiljön är dålig och att det luktar mögel. Att förskolan ska rivas när den nya fleravdelningsförskolan finns på plats. Att det tagits bort gungor och att det planeras tas bort fler lekredskap från utomhusmiljön. Vidare anser skribenten att det skottas dåligt och undrar samtidigt varför vissa förskolor har snöslungor, medan andra inte har det. Svar på skrivelse: Inomhusmiljön För cirka 1 år sedan larmade personal om att det luktade illa i ett rum på Kvadratens förskola. I samband med det så gjordes det en fuktmätning där det konstaterades att det inte fanns några förhöjda fuktvärden. Troligtvis kom lukten från linoleummattan och det beställdes en uppboning av denna matta. Samtidigt som detta så rensades källaren från organiskt material och det sattes in en frånluftsfläkt för att skapa ett undertryck i källaren. Fastighet kom överrens med verksamheten om att de skulle signalera om lukten återkom. Det har inte kommit någon signal från verksamheten kring avvikande lukt. Fastighet kommer att kontakta förskolechef för att undersöka om lukten kommit tillbaka. Efter kontakt med förskolechef har Fastighet blivit uppmärksammad på att lukt periodvis förekommit. Därför kommer mattan att bytas ut och en fördjupad undersökning ske. Rivning I dagsläget finns det inga beslut kring en eventuell rivning av före detta kommunhuset, där bland annat Kvadratens förskola inryms. Barn- och grundskolenämnden fattade beslut 2014-12-10 ( 239) att man inte har något behov av denna byggnad efter det att den nya förskolan är byggd. Den nya förskolan planeras att vara klar till sportlovet 2017. Nämnden för support och lokaler har gett förvaltningschef i uppdrag att undersöka om det finns andra kommunala behov av före detta kommunhuset i Bureå och återkomma till nämnden med förslag på åtgärder Utemiljön Varje månad sker det en egenkontroll av fast lekutrustning på Skellefteå kommuns förskolor. Vidare så besiktas all fast lekutrustning årligen. I samband med egenkontrollen eller besiktningen så görs det en bedömning kring utrustningen. Den utrustning som bedöms att inte kunna lagas tas då bort.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 Det är inte aktuellt att ta bort någon sandlåda och de fel på bilen som upptäckts ska försöka åtgärdas så att den inte behöver tas bort. Om bilen behöver tas bort så kommer den att ersättas med annan lekutrustning. Snöskottning Vad gäller snöskottning så finns det en överenskommelse att det ska skottas till entréer och till ett uteförråd per avdelning. Detta gäller samtliga kommunens förskolor. Dock kan verksamheten göra en extrabeställning och få skottat i större utsträckning på förskolegårdar. Vad Fastighet vet så har inte någon förskola i Bureå tillgång till snöslunga. Översända svar på skrivelse till enskild person sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-06-05 Skrivelse från enskild person et sänds till: Enskild person Skol- och kulturkontoret
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 64 Dnr FA 2015-000068 290 Utökat behov av förskoleplatser i Bureå Barn- och grundskolenämnden behöver tillfälligt extra lokaler för ytterligare en förskoleavdelning i Bureå. Behovet av en tillfällig förskoleavdelning kommer att finnas till dess den nya förskolenheten är i drift. Barn- och grundskolenämnden har uppdragit till support och lokaler att anskaffa och iordningsställa lokaler för en förskoleavdelning i Bureå. De ökade driftkonsekvenserna bekostar barn- och grundskolenämnden. Uppdra till förvaltningschef att anskaffa och iordningsställa lokaler för en tillfällig förskoleavdelning i Bureå sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-06-02 Barn- och grundskolenämndens beslut 2015-05-06 91 et sänds till: Barn- och grundskolenämnden Support och lokaler/förvaltningschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 65 Dnr FA 2015-000069 290 Utökat behov av förskoleplatser i Sandfors Barn- och grundskolenämnden behöver extra lokaler för ytterligare en förskoleavdelning i Sandfors. De har gett support och lokaler i uppdrag att anskaffa och iordningsställa lokaler på EFS i Sandfors. Driftkonsekvenserna av volymökningen bekostar barn- och grundskolenämnden. Fastighetsavdelningen har tillsammans med skol- och kulturkontoret utrett möjligheten att hyra lokaler på EFS i Sandfors och inlett arbetet med att iordningställa dem. Notera fastighetsavdelningens genomförande av beställningen. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-06-02 Barn- och grundskolenämndens beslut 2015-05-06 92 et sänds till: Barn- och grundskolenämnden
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 66 Dnr FA 2015-000067 291 Fördelning av budget för arbetsmiljöinsatser och utemiljöer på skolor och förskolor Support och lokaler har i samråd med Skol- och kulturkontoret prioriterat vilka skolor/ förskolor som ska få arbetsmiljöinsatser och utvändiga lekmiljöer åtgärdade 2015. Förslagen utgår från de förslag och önskemål som inkommit från barn- och grundskoleområdena. I budget finns det avsatt 2 000 000 kronor för år 2015 och ett överskott från 2014 på 1 000 000 kronor. Totalt finns det 3 000 000 kronor att fördela. Projekt ska genomföras och finansieras enligt föreslagen fördelning. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-06-01 Barn- och grundskolenämnden 2015-05-06, 89 et sänds till: Kundförvaltare Barn- och grundskolenämnden
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 67 Dnr FA 2015-000074 040 Internkontrollplan 2015, samt information om pågående utvecklingsarbete inom området Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring den interna kontrollen upprättas. En annan viktig uppgift kan vara att exempelvis formulera förvaltningsövergripande anvisningar för intern kontroll. Den enskilda nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. En internkontrollplan för 2015 har tagits fram för verksamheten inom support och lokaler, både utifrån tidigare gjorda riskanalyser samt utifrån nya prioriteringar som hittills kommit fram i det fördjupade riskanalysarbetet som under maj pågått inom en av support och lokalers ledningsgrupper på avdelningsnivå (avd. för verksamhetsstöd). Den framtagna planen skall följas upp i oktober 2015 och resultatet ska därefter rapporteras till kommunstyrelsen. Detta arbetssätt ska utvärderas och planeras sedan att under hösten 2015 utökas till övriga avdelningar. Även politikerna kommer inför beslutet om internkontrollplan 2016 att få en grundligare information/utbildning inom området. Det skapar bättre förutsättningar för dem att i ett tidigare skede vara delaktiga i prioritering av riskområden. Kommunledningskontoret håller för närvarande på att uppdatera gemensamma riktlinjer för internkontroll i Skellefteå kommun. Där finns bland annat roller och ansvar beskrivna, information om det praktiska internkontrollarbetet samt den tidplan som framöver kommer att gälla för både internkontrollplanen samt resultatrapporteringen utifrån denna. Riktlinjerna ska vara fastställda av kommunstyrelsen senast augusti 2015 och ligga som grund för internkontrollarbetet 2016. 1. Godkänna föreslagen internkontrollplan 2015, enligt separat bilaga. 2. Godkänna att redovisningen av uppföljningen av internkontrollplanen sker vid nämndssammanträdet i oktober 2015. 3. Uppdra till förvaltningschef att utveckla riskanalysen inför framtagandet av 2016 års internkontrollplan, och på ett tydligare sätt involvera förtroendevalda, chefer och medarbetare. 4. Notera det arbete som pågår för att förbättra den interna kontrollen i Skellefteå kommun i stort samt inom nämnden för support och lokaler. Resultatet av det fördjupade arbetet kommer att ligga till grund för internkontrollplan 2016.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2015-06-03 Bilaga: Internkontrollplan support och lokaler 2015 Bilaga: Riskidentifiering och riskvärdering inom support och lokaler 2015 et sänds till: Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 68 Dnr FA 2015-000075 042 Månadsrapport maj 2015, support och lokaler Support och lokaler har sammanställt en kortfattad månadsrapport/ ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Dessa rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Årsprognosen 2015 pekar totalt sett på en budgetavvikelse (drift) för förvaltningen på +6,4 mnkr. Prognosförändringen sedan delårsrapporten i april beror helt på försäljningen av fastigheten Pantern 9. Nämndens avdelningar uppvisar dock både positiva och negativa budgetavvikelser och kostnader följs upp löpande för att se vart och om omprioriteringar bör göras. Årets investeringar väntas rymmas inom tilldelad ram (346 mnkr år 2015). Prognos, avvikelse mot budget 2015 Nämnden för support och lokaler 0 Måltidsavdelning 0 Avdelning för verksamhetsstöd, inkl. FC *) 1,6 Kommunikationsavdelning*) 5,6 Fastighetsavdelning *) 13,6 SUMMA 6,4 *) specifikation, se bilaga 1 (mnkr) Godkänna redovisad information. sunderlag Tjänsteskrivelse, månadsrapport maj 2015 Bilaga 1, månadsrapport maj 2015, redovisas till kommunledningskontoret Bilaga 2, investeringsprojekt maj 2015 et sänds till: Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 69 Dnr FA 2015-000076 009 Delgivningar Följande delges: Barn- och grundskolenämnden 2014-11-19 193 Förhyrning av extra lokaler för skolverksamhet på Morö Backe skola Kommunfullmäktige 2015-05-19 150 Förslag till strategi för barn och ungas inflytande och delaktighet Kommunfullmäktige 2015-05-19 151 Revidering av kostpolitiskt program för Skellefteå kommun Barn- och grundskolenämnden 2015-05-06 127 Motion till ungdomsfullmäktige Uteaktiviteter för ungdomar Barn- och grundskolenämnden PM daterat 2015-05-29 Skrivelser från personal på Mobackenskolan och Sjungande dalens skola, för kännedom Delgivningarna läggs till handlingarna
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 70 Dnr FA 2015-000077 009 Informationer Utbildning upphandling 24 juni Påminnelse om utbildning i upphandlingsfrågor den 24 juni klockan 08.00. Vi håller till i kommunstyrelsens sammanträdesrum i stadshuset, våning 3. Förvaltningschef informerar I samband med delårsrapporten för april så efterfrågade nämnden mer information kring sjukfrånvaron. Sektionschef för personalsupport visar statistik på respektive avdelning och jämför den med hur det såg ut första kvartalet 2014. Sjukfrånvaron har ökat men det mesta av ökningen står korttidsfrånvaron för. Det har varit ovanligt mycket influensa och magsjuka i år och så ser det ut i hela landet. Nämnden får information om vilka åtgärder som görs för att minska sjukfrånvaron samt kommunhälsans roll. Cirka 30 % av den totala sjukfrånvaron är långtidsfrånvaro (mer än 60 dagar) och nämnden får en kort beskrivning av rehabiliteringskedjan. Förvaltningschefen informerar från senaste mötet med referensgruppen för skolstruktur. Barngruppernas storlek i förskolorna ökar vilket visar på ett framtida behov av fler förskoleavdelningar. Även antalet skolelever ökar och särskilt inom området mellan Myckle och Bergsbyn. För att lösa detta tittar de över strukturerna på Norrhammarskolan, Morö Backe skolan och Getbergetsskolan. Rekrytering av chef till Kundtjänst och till Internservice pågår. Ledingsgruppen har haft dialogmöten där de erbjudit 23 chefer på förvaltningen att på 20 minuter presentera sin analys av nuläge och beskriva framtida idéer som ledningsgruppen kan hjälpa till att förverkliga. Två dagar som samlat mycket inspiration för ledningsgruppen. Förvaltningschefen informerar om nuläge i pilotprojektet Framtidens arbetsplats. Alla chefer har fått en första information om projektet. Efter semestern ska det göras en ny beläggningsstudie och alla berörda kommer att erbjudas inspirationsföreläsningar. Sen görs en aktivitetsanalys där var och en får beskriva hur de arbetar idag och vilka behov de har. Eftersom kommunhälsan har flyttat ut från lokalerna på entréplanet så finns det planer på att använda de ytorna istället. En arkitekt ritar på två alternativ. Ombyggnationer beräknas vara klara för inflyttning sommaren 2017. Fastighetsavdelningens uppdrag ser olika ut gentemot barn- och grundskolenämnden och socialnämnden. När det handlar om förskolor och skolor så har fastighet ansvar för hela processen från projektering, byggande, till uthyrning och drift. När det gäller äldreboenden och gruppboenden så hjälper fastighet till med projektering och upphandling och överlåter till Skebo att genomföra bygget. Skebo äger husen och hyr sedan ut dem till support och lokaler som i sin tur hyr ut till socialkontoret.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 71 Dnr FA 2015-000078 009 Övrig fråga David Lindgren (M) frågar om det är möjligt att sekreteraren kan kalla till sammanträden så att det kommer in i kalendern i läsplattan. Nämnden uppdrar till sekreteraren att göra en test inför utbildningsdagen som är den 24 juni.