PROTOKOLL 1 (12)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (12) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Balderskolan konferensrum D 358. Klockan Beslutande Stefan Bergman (S), ordförande Leif Holmqvist (C), vice ordförande Britt-Marie Lundström (S) Margareta Lundgren (S) Fredrik Barrljung (S) Jan-Erik Ershag (Kd) Peter Nyman (M) Övriga deltagande Emanuel Mattsson, kommunal Tjänstgörande ersättare Lilliann Carlstén (S) för Robert Ignberg (S) Elsy Larsson (S) för Ulrika Larsson (V) Ersättare Roland Löfmark (Fp) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Ulrica Marklund, enhetschef ekonomi Fredrik Nilsson, avdelningschef fastighet Ewa Boström, nämndsekreterare Erik Burstrand, verksamhetschef Balderskolan 30 Justerare Leif Holmkvist Paragrafer Ersättare Underskrifter.. Stefan Bergman, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmkvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, stadshuset Underskrift.

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 22 Dnr FA Utvärdering av premiepengar för minskad skadegörelse Fastighetsnämnden tog beslut att ge fastighetskontoret i uppdrag att se över modellen för premiepengar. En utvärdering har gjorts och i den har de kommit fram att orsaken till varför antalet sökande har minskat till stor del beror på att informationen varit bristfällig. Därför föreslår support och lokaler att man fortsätter med nuvarande modell med smärre justeringar och att det läggs större fokus på att få ut information till berörda. 1. Fortsätta med nuvarande modell för premiepengar. 2. Ansökningar till årets premiepengar ska vara support och lokaler tillhanda senast 6:e maj 3. Ge förvaltningschef i delegation att besluta om fördelning 4. Informera om fördelning av premiepengar i juninämnden Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Rapport kring premiepengar Beslutet sänds till: Lokalsamordnare, Skol- och kulturkontoret Lokalsamordnare, Gymnasiekontoret

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 23 Dnr FA Skrivelse från fastighetstekniker område 1 om neddragning av tjänster Fastighetstekniker område 1 har skrivit till nämnden för support och lokaler och vill veta motivet till att plocka bort tjänster och köpa tjänster av andra företag. Förvaltningen föreslår nämnden att lämna följande svar: För att möta ekonomiska utmaningarna och kundernas krav måste en anpassning av organisationen ske kontinuerligt. Arbetsområden och arbetsuppgifter kommer att förändras och kommer till stor del att finnas kvar inom organisationen, vilket medför att enskilda individer också kan få förändrade arbetsområden och arbetsuppgifter. Allt sker för att sträva mot vår vision att vara den självklara samarbetsparten. Anta tjänsteskrivelsen som svar på skrivelse från fastighetstekniker område 1 Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Skrivelse från fastighetstekniker område 1 Beslutet sänds till: Fastighetstekniker område 1

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 24 Dnr FA Ekonomisk prognos mars 2013 Support och lokaler har sammanställt en kortfattad ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare prognoser lämnas i tertialrapporter samt vid årsbokslut. Dessa rapporteringstillfällen innebär att kontoansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella under- och överskott samt att förvaltningen vid budgetavvikelser kan sätta in nödvändiga Åtgärder i tid. Prognosen innefattar även den äskade resultatöverföringen från 2012 som beslutas av kommunstyrelsen Godkänna redovisad information, daterad Redovisning av ekonomiuppföljning och prognos mars 2013 Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 25 Dnr FA Omföring av investeringbudget till kulturnämnden för konstnärlig utsmyckning För konstnärlig utsmyckning av monumentala byggnader ska 1 % av byggkostnaderna påläggas produktionskostnaderna. Med denna enprocentsregel avses att 1 % av projekterad byggkostnad (kostnad för bygg- vvs- och elarbeten) får användas för konstnärlig utsmyckning vid nyproduktion eller större ombyggnader av kommunala institutioner. I arbetsordningen fastställs att avsatta medel överförs till särskilt konto för respektive investering, vilket kulturnämnden sedan disponerar. I februari 2012, 18 skrev fastighetsnämnden att Skebo AB skulle ansvara för nybyggnationerna av två gruppboenden i Bergsbyn samt gruppboendet i Bonnstan och att det även i Skebos kalkyler för dessa fastigheter skulle finnas pengar avsatta för konstnärlig gestaltning i respektive byggnad. Vad gäller gruppbostaden i Bonnstan är det nu beslutat att det är Skellefteå kommun som ansvarar för uppförandet. Fastighetsnämnden föreslår utifrån detta att en del av investeringsramen rörande denna investering skall omföras till kulturnämnden: Gruppbostad Bonnstan, projekt kronor Nämnden önskar få en redovisning av de konstnärliga utsmyckningar som gjorts i samband med de senaste ombyggnationerna kronor av investeringsmedel i 2013 års budget för gruppbostad i Bonnstan överförs till kulturnämnden. 2. Förvaltningen för support och lokaler ska redovisa de konstnärliga utsmyckningar som gjorts i samband med de senaste ombyggnationerna. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Beslutet sänds till: Kommunstyrelsen Kulturnämnden Support och lokaler

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 26 Dnr FA Ökning av budgetram för kommunens platsannonser Skellefteå kommun står inför stora utmaningar när det gäller rekryteringar av nya medarbetare. Antalet rekryteringar har ökat kraftigt de senaste åren och därmed har även behovet av extern annonsering ökat. Kommunen har därför gått från att annonsera externa anställningar varannan vecka till varje vecka. Support och lokaler har idag kr i budgetram för de annonser som publiceras varannan vecka. Kostnaderna för den extra annonseringen övriga veckor har till och med 2012 förts mot de rekryterande förvaltningarna. Personalsupports uppdrag är att samordna och effektivisera personaladministrationen. Att fördela kostnaderna och internfakturera förvaltningarna för de extra annonskostnaderna upplevs som en ineffektiv och onödig administration. Samtidigt ser personalsupport inte att denna kostnadsfördelning på något sätt styr kostnadsutvecklingen inom kommunen, då annonsering alltid sker utifrån ett uppkommet behov. Förvaltningarna har idag inte någon tilldelad ram för dessa tillkommande kostnader, kostnader som för förvaltningarna kan komma att svänga mycket mellan åren beroende på rekryteringsbehov. Personalsupport äskar därför om utökad budgetram motsvarande kr för att kunna ta över all kostnad för annonsering i samlingsannonsen i kommunens ordinarie annonskanaler, vilka i dagsläget är Norran och VF. Äska hos kommunstyrelsen utökad budgetram för kommunens platsannonser 2013 med kr på grund av ökade kostnader för annonsering. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Beslutet sänds till: Kommunstyrelsen

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 27 Dnr FA Remissyttrande gällande ändring av renhållningsordningens lokala föreskrifter. Nämnden för support och lokaler har fått en föreslagen ändring av renhållningsordningens lokala föreskrifter till sig på remiss. De föreslagna ändringar mot för den ordningen som gäller nu kommer inte att påverka nämnden för support och lokalers verksamhet. Därför görs bedömningen att nämnden inte har något att erinra mot föreslagen renhållningsordning. Översända remissyttrandet till tekniska nämnden utan anmärkning. Ändring av renhållningsordningens lokala föreskrifter, TN Förslag till renhållningsordningens lokala föreskrifter - remissversion Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Beslutet sänds till: Tekniska nämnden

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 28 Dnr FA Ekonomisk kalkyl för åtgärder på Örjansbadet utredningsuppdrag Kommunstyrelsens arbetsutskott har gett nämnden för support och lokaler uppdrag att ta fram en utvecklad och utförlig ekonomisk kalkyl för planerade åtgärder på Örjansbadet. Det är fråga om ett omfattande arbete och det är viktigt att produktionskostnaden kan beräknas så exakt som möjligt. En viktig del i arbetet är därför att inhämta erfarenheter från liknande projekt på annat håll. Konsult får anlitas för att bistå i arbetet. Förvaltningschef får i uppdrag att ta fram en kalkyl för planerade åtgärder på Örjansbadet och återkoppla till nämnden för support och lokaler. Kommunstyrelsens arbetsutskott, Beslutet sänds till: Förvaltningschef

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 29 Dnr FA Delgivningar Delges och läggs till handlingarna. Kommunrevisionen Revisionsrapport lönehantering Skellefteå kommun Kommunfullmäktige Ändrad organisation för planerings och tillväxtfrågor Kommunfullmäktige Kostpolitiskt program för Skellefteå kommun Delgivningarna läggs till handlingarna

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Informationer Måldag 23 april Förvaltningschefen informerar om måldagen som blir den 23 april klockan på Stiftsgården. På måldagen kommer nämnden att få information om arbetet som bedrivs på förvaltningens avdelningar samt arbeta med styrkorten för Övergripande målsättning och mall för styrkortsarbetet kommer att skickas ut innan måldagen. Utveckling av stadskärnan Avdelningschefen för fastighet berättar att det händer mycket i centrala Skellefteå. Bland annat så är Skebo intresserade av att förvärva kommunens fastighet i kvarteret Oden där tekniska kontoret finns idag. Skebo har intentioner att bygga på två våningar med lägenheter samt bygga ett hus med lägenheter inne på gården. Tekniska kontoret kommer att kunna vara kvar men det kan innebära mindre förändringar i kvarteret. En mäklare har fått uppdrag att värdera huset tillsammans med ett par andra objekt för eventuella försäljningar. Fritidskontoret väljer att lämna Efyran - huset Avdelningschefen för fastighet berättar att fritidskontoret har bestämt sig för att leta nya lokaler för Efyrans kärnverksamhet Ungdomens hus. Ungdomens hus har funnits i nästan 20 år och utformades efter vad ungdomarna frågade efter då. Fritid vill därför tillsammans med dagens ungdomar skapa ett nytt Ungdomens hus och tycker att det är läge att göra det i samband med att det sker en stor renovering i Efyran huset. Fastighet har tillsammans med Fritid hittat en lokal som kan fungera som ersättningslokal. Lokalen ligger centralt och kommer att bli ledig inom kort. Alla verksamheter och föreningar som har varit i Efyran huset kommer inte att rymmas i den nya lokalen men de jobbar gemensamt för att hitta så bra lösningar som möjligt. Pansalen kommer förmodligen att vara kvar som uthyrningslokal för Fritid. Det finns stor efterfrågan av centralt belägna lokaler både från företag och från andra kommunala verksamheter så fastighet ser det inte som ett problem att hitta nya hyresgäster. Omstrukturering område väst Avdelningschefen för fastighet informerar om arbetet med omstrukturering av gymnasieskolan och grundskolan på område väst. Det formella beslutet tas i kommunfullmäktige i april. För att klara en så stor omstrukturering som beslutet innebär behöver fastighet komma igång med ombyggnationer snabbt. Därför har de börjat förbereda ett partneringuppdrag som omfattar ombyggnad av alla tre gymnasieskolorna. Fastighet räknar med att ha klart med en entreprenör efter semestern.

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Gymnasiekontoret har gjort ett underlag som beskriver vilket program som ska vara på respektive skola samt detaljerat talat om vad som behövs för att kunna bedriva programmen. Visning av de nya lokalerna på Balderskolan Balderskolans verksamhetschef visar nämnden runt i de nya lokalerna för barn- och fritidsprogrammet, omsorgsprogrammet och gymnasiesärskolan som invigdes hösten Godkänna informationen

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Övrig fråga Ungdomsfullmäktiges motioner Britt-Marie Lundström (S) undrar när nämnden kommer att kunna behandla Ungdomsfullmäktiges motioner så att ungdomarna hinner få ett svar innan sommaren. Förvaltningen svarar att motionerna är under beredning och kommer att vara klara för beslut i nästa nämnd.