PROTOKOLL 1 (12)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (12) Gemensam måltidsnämnd Plats och tid Stadshuset, sammanträdesrum Fyren. Klockan ande Tomas Teglund (S), ordförande Janeth Lundberg (S), vice ordförande Leif Holmqvist (C) Eva Fransson (M) Britt-Marie Lundström (S) Övriga deltagande Ingela Olofsson, kommunal Tjänstgörande ersättare Ersättare David Lindgren (M) Lilliann Carlstén (S) Helena Moen (C) Marie-Louise Bystedt (S) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef support och lokaler Peter Lundmark, avdelningschef måltid Johan Carlsten, tillförordnad kostchef måltid Christina Lundström, ekonom Mats Raneblad, verksamhetschef landstinget, via telefon Ewa Boström, sekreterare Justerare Janeth Lundberg Paragrafer 6-15 Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Janeth Lundberg, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av gemensam måltidsnämnds protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare Underskrift. Ewa Boström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 6 Dnr Delårsrapport april 2017 Den gemensamma måltidsnämnden har upprättat delårsrapport för perioden januari-april I rapporten beskrivs viktiga händelser samt utvecklingstendenser kopplat till nämndens verksamhet och uppföljning av nämndsmål. Utifrån verksamhetens resultat efter fyra månader visar prognosen att ett mindre överskott kommer att redovisas mot årets budget. Detta innebär att det balanserade underskottet som uppstod 2015 ytterligare reduceras. Verksamheten arbetar med ständiga förbättringar och utveckling av arbetssätt för att klara en ekonomi i balans. Godkänna den gemensamma måltidsnämndens delårsrapport sunderlag Gemensam måltidsnämnd, delårsrapport april 2017 et sänds till: Budget och bokslut Landstingsstyrelsen

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 7 Dnr Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas ansvarsutövande 2016 Revisorerna ska granska all verksamhet årligen. De tittar på kommunstyrelsens och nämndernas ansvarsutövande vilket betyder deras aktiva åtgärder för att leda styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Den granskning som är gjord visar att kommunstyrelsen och nämnderna i flera avseenden inte har uppnått fastställda mål för Övergripande ger revisorerna rekommendationen att kommunstyrelsen och nämnderna prövar hur måluppfyllelsen kan förbättras till kommande år. Den del i rapporten som avser gemensam måltidsnämnd visar att nämnden har nått måluppfyllelse på alla områden. Följande bedömning får nämnden av revisorerna Nämnden kan i rimlig grad verifiera att nämndens verksamhet har beskrivits på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den interna kontrollen bedöms vara tillräcklig. Eftersom gemensam måltidsnämnd har nått måluppfyllelse föreslås att rapporten inte föranleder någon ytterligare åtgärd. Revisionsrapporten noteras och föranleder inte någon ytterligare åtgärd sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Skrivelse från kommunrevisionen, daterad Revisionsrapport Ansvarsutövande 2016 Skellefteå kommun

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 8 Dnr Granskning av måltidsnämnden i Skellefteå år 2016 Landstingets revisorer har granskat gemensam måltidsnämnd år De har tittat på att verksamheten bedrivs i enlighet med mål, beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Deras bedömning är att måltidsnämnden i allt väsentligt hade en tillfredställande styrning och kontroll över sin verksamhet år De lämnar en rekommendation till nämnden att utveckla verksamhetsplanen med tydligare mål. Kommunfullmäktige har beslutat om en ny målstyrningsmodell som gäller från Målstyrningsmodellen innebär att kommunfullmäktige beslutar om målområden, nämnderna ger förslag till egna mål inom områdena och kommunfullmäktige gör en övergripande planering och fastställer nämndernas mål. För 2017 har gemensam måltidsnämnd fått följande mål av kommunfullmäktige: Nöjdare kunder genom medskapande Nämnden har beslutat att följa upp målet via tre kundundersökningar som ska utvecklas positivt; mat på äldreboende, matlådor till hemmaboende och mat till landstingets avdelningar. Begränsad klimatpåverkan inom livsmedel Nämnden har beslutat att följa upp målet via fyra indikatorer som ska utvecklas positivt; lagad mat från grunden, närproducerade livsmedel, ekologiska livsmedel och fairtrade-märkta produkter. Nämnden har fått samma mål 2018 av kommunfullmäktige och i samband med målarbetet ska nämnden precisera vilka indikatorer som ska följas. Möjligheten att följa upp andelen närproducerade och andelen ekologiska livsmedel har förbättrats så support och lokaler strävar efter att kunna rapportera dessa indikatorer även vid delårsrapporter. Övriga indikatorer rapporteras i samband med bokslut. Med anledning av den nya målstyrningsmodellen och förbättrade möjligheten för verksamheten att rapportera delar av indikatorerna föreslås att rapporten inte föranleder någon ytterligare åtgärd. Revisionsrapporten noteras och föranleder inte någon ytterligare åtgärd.

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Missiv från landstingets revisorer Revisionsrapport Granskning av måltidsnämnden i Skellefteå år 2016

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 9 Dnr Mål om andel närproducerade råvaror och hur uppföljning av mål ska ske - återremiss Kommunfullmäktige har efter behandling av en motion om upphandling av närproducerade råvaror (motion 40/14) gett nämnden för support och lokaler uppdrag att ta fram ett förslag på mål om andel närproducerade råvaror och hur uppföljning av mål kan ske. Nämnden beskrev i ett remissvar ( ) hur de och gemensam måltidsnämnd arbetat med målformulering i sina styrkort för 2016 där det fanns en uppföljningsbar indikator för närproducerat inom området livsmedel. Nämnden förklarade också sin definition av begreppet närproducerat. Kommunfullmäktige fastställde nämndens förslag till definition: Livsmedel, producerade eller vidareförädlade inom de fyra nordligaste länen, räknas som närproducerade vid sitt sammanträde i maj 2016 ( ) men återremitterade ärendet i den delen som avser mål och uppföljning av närproducerade råvaror. Återremissen skickades till nämnden för support och lokaler och till gemensam måltidsnämnd med uppdraget att ta fram ett konkret mål som kan följas upp enligt Skellefteå kommuns målstyrningsmodell. Nämnden för support och lokaler och gemensam måltidsnämnd har i sina styrkort 2017 en uppföljningsindikator att närproducerat ska öka och styrkortet och nämndernas mål är beslutade av kommunfullmäktige. Nämnden anser därför att målet är konkret och att det följs upp enligt Skellefteå kommuns målstyrningsmodell och att motionen inte ska föranleda någon ytterligare åtgärd. Gemensam måltidsnämnd föreslår att motionen inte ska leda till några fler åtgärder. sunderlag Gemensam måltidsnämnds tjänsteskrivelse, daterad Kommunfullmäktiges beslut om återremiss et sänds till: Kommunstyrelsen

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 10 Dnr Riktlinjer för ärendeprocessen Kommunledningskontoret har sett över kommuners ärendehandbok. I samband med arbetet upptäcktes behovet att skilja på delar i ärendehandboken för att skapa utrymme för kommunstyrelsen att fatta inriktningsbeslut i högre grad än detaljerade instruktioner. Arbetet utmynnade i riktlinjer för ärendeprocessen som kommunstyrelsen har fastställt ( ). Riktlinjerna anger bland annat vilken funktion som har ansvar för kvaliteten i ärendehanteringen, vilka roller som ska finnas i processen och hur olika typer av ärenden ska hanteras. Ärendehandboken kommer att uppdateras utifrån beslutet och då innehålla mer detaljerade riktlinjer för tjänstemän. Gemensam måltidsnämnd har en nämndspolicy som bygger på ärendehandboken. Support och lokaler föreslår att den ses över när ärendehandboken är uppdaterad. 1. Notera de nya riktlinjerna för ärendeprocessen och uppdra till förvaltningen att arbeta i enlighet med dem 2. Uppdatera nämndspolicyn när ärendehandboken är uppdaterad. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunstyrelsens beslut Riktlinjer för ärendeprocessen et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 11 Dnr Aktörer för utbildning i mänskliga rättigheter och den organiserade intoleransen för förtroendevalda Kommunfullmäktige har utifrån en motion uppdragit till kommunstyrelsen att utreda vilka utbildningsaktörer som kan vara aktuella att genomföra utbildning i mänskliga rättigheter och den organiserade intoleransen för förtroendevalda. Kommunstyrelsen har i sin tur gett uppdrag till kommunledningskontoret att genomföra utbildningen i samarbete med den aktör eller det verktyg som passar bäst. Kommunledningskontoret uppmanar alla nämnder att ta del av den utbildningen som Sveriges kommuner och landsting tagit fram om mänskliga rättigheter. Utbildningen finns på SKL:s hemsida och består av tre kapitel med olika avsnitt. Den ger kunskap om: Varför mänskliga rättigheter är grundläggande i all offentlig verksamhet Vad mänskliga rättigheter innebär, hur de regleras och vilka skyldigheter det medför för den offentliga Hur de mänskliga rättigheterna kan respekteras, skyddas och främjas i den dagliga verksamheten. Varje nämnd finansierar sitt deltagande i utbildningen. Uppdra till nämndsordföranden att avsätta tid på sammanträdet för utbildningen som kommunledningskontoret föreslagit sunderlag Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens protokoll Information et sänds till: Gemensam måltidsnämnd/ordförande

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 12 Dnr Nämndsmål 2018 Förvaltningschef och avdelningschef för måltid inleder målarbetet med att beskriva kommunens målstyrningsmodell och det långsiktiga målet att Skellefteå ska ha invånare år Kommunfullmäktige har fastställt nämndernas mål för år vilket innebär att inför 2018 ska nämnden se över målen och dess uppföljningsindikatorer för att eventuellt göra justeringar. Nämnden går igenom styrkortet för 2017 och får information om nuläge inom målområdena. Nämnden har en diskussion som resulterar i följande beslut: 1. Föreslå kommunfullmäktige att nämndsmålen Nöjdare kunder genom medskapande och Begränsad klimatpåverkan inom livsmedel blir oförändrade år Antal förbättrade indikatorer för uppnådd målnivå inom nämndsmålen blir oförändrade år Metoden för att mäta nöjdare kunder på äldreboende ändras till att använda Socialstyrelsens årliga enkät till matgästen istället för support och lokalers nöjdkund index som går till chefer 4. Metoden för att mäta nöjdare kunder som får matlådor ändras till att göra djupintervjuer av 10 äldre som har matlådeleverans istället för att mäta vad allmänheten anser i samband med aktiviteter 5. Metoden för att mäta nöjdare kunder på landstingets avdelningar blir oförändrad år Metoden för att mäta begränsad klimatpåverkan inom livsmedel; för andel lagad mat från grunden, andel närproducerat och andel ekologiskt, förblir oförändrad år Metoden för att öka andel fairtrademärkta produkter ändras från att mäta procentsats till att all kakao som används i bageriet på Arom kök och restaurang ska vara faitrademärkt. et sänds till: Kommunstyrelsen Landstingsstyrelsen

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Reflektion över dagens ärende ur jämställdhetssynpunkt Nämnden har en stående punkt där den reflekterar över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt. Nämnden samtalar kring delårsrapporten och verksamhetens arbete för ökad jämställdhet. Leif Holmqvist (C) har tidigare efterfrågat möjligheten att kunna se könsfördelningen hos de äldre som beställer matlådor och om det finns någon skillnad på vilken mat kvinnor respektive män väljer. Måltidsavdelningen har inlett ett arbete för att kunna redovisa det. De har tittat på tre veckor inom tre områden och ser att det är fler kvinnor än män som beställer matlådor men de har inte kunnat göra någon djupare analys utifrån det. De kommer att fortsätta utveckla möjligheten att få könsuppdelad statistik för att få en bättre bild av vilka kunderna är. Nämnden reflekterar också över hur mycket som hänt i jämställdhetsarbetet de senaste 100 åren även om det finns mycket kvar att göra. Det är intressant att fundera på hur det kan se ut 100 år framåt i tiden. Med tanke på den ökade rörligheten i världen så kommer behoven och önskemålen hos matgästerna att förändras en hel del. Notera reflektionen.

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Delgivningar Följande delges: Kommunstyrelsen Förslag till program för utvecklingsarbete med frågor avseende den sverigefinska minioriteten Landstingsrevisionen daterat Revisionsplan för år 2017 Landstingsstyrelsen Uppsiktsplan 2017 Landstingsstyrelsen Underlag för plan och budget 2018 Landstingsstyrelsen Uppdaterat årshjul 2017 Kommunrevisionen Intern kontroll: tillämpning av fullmäktiges riktlinjer Delgivningarna läggs till handlingarna.

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr Informationer Information från verksamheten I samband med delårsrapporten får nämnden en fördjupad information om verksamheten. Utifrån Livsmedelsverkets rekommendationer kommer Arom kök och restaurang att sluta berika kost. Det innebär att till exempel e-kost försvinner och att eventuell näringsberikning sker på avdelningarna och äldreboendena. En bagare har anställts till Arom kök och restaurang och det ökar möjligheten att servera mer egentillverkat bröd och desserter. Äldreboendena Skärgårdshemmet och Trivseln kommer att få maten levererad från Arom istället för från Bureå.