PROTOKOLL 1 (10)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (10) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Stadshuset, Kommunstyrelsens sammanträdesrum. Klockan Beslutande Tomas Teglund (S), ordförande Hans Brettschneider (MP), vice ordförande Britt-Marie Lundström (S) Fredrik Barrljung (S) Robert Ignberg (S) David Lindgren (M) Leif Holmqvist (C) Inger Lundqvist (L) Tjänstgörande ersättare Katrin Marklund (S) för Lilliann Carlsten (S) Övriga deltagande Erica Lundgren, kommunal Ersättare Fredrik Sjöström (V) Per-Ivar Skogqvist (KD) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avd.chef fastighet Patrick Nystedt, avd.chef ekonomi Peter Lundmark, avd.chef måltid Emma Sundelin, projektchef 125 Anders Blom, inköpschef 128 Barbro Bjurman, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Barbro Bjurman, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Stadshuset, support och lokaler Underskrift. Barbro Bjurman

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Föregående protokoll Sammanfattning På nämndsammanträdet beslutades att föregående protokoll samt anteckningar från arbetsutskott ska redovisas nästkommande nämndsammanträde. Följande redovisas: Nämnden för support och lokalers au Anteckningar au Nämnden för support och lokaler Nämnden för support och lokaler direktjusterad Nämnden för support och lokalers au Beslut Föregående protokoll och anteckningar läggs till handlingarna.

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Månadsrapport oktober 2018, nämnden för support och lokaler Sammanfattning Support och lokaler har sammanställt en månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos för ordinarie verksamhet mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 14,5 mnkr (överskott). Det tillkommer omställningskostnader på fastighetsavdelningen med -16 mnkr vilket innebär en total prognos på ett underskott på ca -1,5 mnkr. Beslut Godkänna redovisad månadsrapport, inklusive föreslagen åtgärdsplan. Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Månadsrapport, support och lokaler Bilaga månadsrapport större investeringar Beslutet sänds till: Kommunstyrelsen/Budget och bokslut

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Årlig utvärdering av nämndens arbetsformer Sammanfattning Enligt nämndspolicyn så ska nämnden själva, utan tjänstemän, utvärdera sina arbetsformer en gång per år. Syftet är att fånga upp när förbättringar behövs för att öka kvalitén i processerna och kunna uppnå effektiviseringsvinster som också påverkar ledamöternas möjlighet till att fatta bra beslut. Nämnden har utvärderat sin arbetsform: 1. Vilka ska vara närvarande vid nämndens sammanträden? Förvaltningschef, nämndens sekreterare samt den som handlägger ärendet. Nämnden efterlyser även möjligheten att kunna närvara på länk till sammanträdet. Förvaltningschef får uppdrag att undersöka det. 2. Föredragningarnas längd, innehåll och kvalitet. Föredragningarna är bra. 3. Tjänsteskrivelsernas utformning, läsbarhet och volym. Nämnden tycker att tjänsteskrivelserna är bra. Ska vara tydliga och enkla att förstå. Nämnden tycker att den stående punkten föregående protokoll är bra. 4. Förvaltningens information om kommande ärenden. Inköpschef visar ett förslag på att redovisa kommande upphandlingar för nämnden månadsvis. Nämnden ställer sig positiva till förslaget. 5. Sammanträdenas längd. Sammanträdenas längd är bra. Vid halva sammanträdesdagar kan man planera in eventuella utbildnings- eller informationsdagar. 6. Beslutförslagens utformning. Utformningen är bra, ordalydelsen är viktig och granskas av arbetsutskottet. 7. Extra ärenden. Ska vara få, helst inga. 8. Kontakter med media. Beslut och handläggningsfrågor: Förvaltningschef Nämndens: Ordförande 9. Övrigt. Frågan om omvärdsbevakning diskuterades. Nämnden pratade även om en utbildning för nämnden och det kommer bli en inför den nya mandatperioden. Nämnden ser positivt på den förbättrade rapporteringen om stora projekt.

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 Diskussionsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Utdrag från 2017 års utvärdering

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Redovisning större byggprojekt Sammanfattning Under denna punkt redovisas pågående byggprojekt som har en budget över 20 miljoner kronor. Budget och plan Utfall vid rapporttillfällen Prognos utfall total Avvikelse mot budget Avvikelse % Pågående projekt vid rapporttillfället Anderstorp, Balder och Lejonström 516,5 508,6 516,5 0,0 0% Kommentarer: Kommentarer: Mindre arbeten återstår. Ev åtgärder kopplat till högstadiets utemiljö sker under Kulturhuset 600,0 63,4 600,0 0,0 0% Kommentarer: Grundarbeten och upphandling av övrig underentreprenörer pågår. Arbetetgår enligt plan. Moröbacke skola 221,5 218,0 218,5 3,0 1% Kommentarer: Mindre åtgärder återstår. Parkourbanan gör våren Burträsk förskola 28,0 10,3 28,0 0,0 0% Kommentarer: Väggar och tak på plats. Invändiga arbeten pågår. Floraskolan 326,0 41,0 316,0 10,0 3% Kommentarer: Förutsättningarna för grundläggningen var sämre än projekterat och det kommer att ge kostnader för tilläggsarbete. Prognosen för totala mängden ändrings- och tilläggsarbeten är lägre än budgeterat. Florahallen 117,5 14,8 110,0 7,5 6% Kommentarer: Förutsättningarna för grundläggningen var sämre än projekterat och kostnader för skyddsrum har tillkommit. Prognosen för totala mängden ändrings- och tilläggsarbeten är lägre än budgeterat. Örjanshallen 73,0 3,8 73,0 0,0 0% Kommentarer: Går enligt plan. Rivning och saneringsarbeten pågår. Projekteringen är i slutfasen.

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 Beslut Notera informationen.

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Reflektion över dagens ärenden Sammanfattning Nämnden har sedan 2014 en stående punkt där den reflekterar över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt. Nämnden har beslutat att utöka den att även omfatta barn- och ungdomsperspektiv och landsbygdsperspektiv. Nämnden bestämde efter diskussion att det inte finns något ärende att göra reflektion över vid dagens sammanträde.

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: Kommunfullmäktige Avveckling av Brännanskolan som skolenhet i Skellefteå kommuns regi samt försäljning av fastigheten Skolan 14 (fd Brännanskolan) Kommunfullmäktige För- och nackdelar med finansiell leasing för hela kommunkoncernen jämfört med egna förvärv av personbilar Kommunfullmäktige Ändring av Skellefteå kommuns finanspolicy avseende leasing Styrgruppen för Fairtrade City i Skellefteå Protokoll Personalnämnden Motion om arbetsmiljön för arbetsplatser för planering, inläsning och dokumentation Beslut Delgivningarna läggs till handlingarna

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer Inköpschef Anders Blom visar ett förslag på att redovisa kommande upphandlingar för nämnden månadsvis. Det är för att nämnden ska få inblick i vilka upphandlingar som är aktuella. Han visar också hur man kan ta fram alla aktuella upphandlingar på webben och hur man kan följa ärendets gång där. Måltidschef Peter Lundmark informerade om kommande livsmedelsupphandling som är påbörjad och ska vara klar februari Måltidsverksamheten har träffat ett antal producenter och stora grossister samt representanter för LRF. Verksamhetens vision med upphandlingen är Livsmedelsupphandlingen ska bidra till att kommunens verksamheter kan köpa närproducerade, svenska och ekologiska råvaror till ett konkurrenskraftigt pris. Sveriges mål för ekologiska livmedel är 60 % 2030, detta kommer inte Skellefteå kommun att kunna uppnå då Skellefteå prioritera närproducerat. Närproducerat bidrar till att det finns en produktion av livsmedel i norra Sverige, det handlar om nöjda matgäster, arbetstillfällen, hållbarhet och beredskap. Förvaltningschef Jan Sundbom informerar om läget gällande utredningsuppdraget om personalrestaurangen i Stadshuset. Ärendet ska redovisas i personalnämnden inom kort, för att sedan behandlas av kommunstyrelsen i början av nästa år. Den kommunövergripande samverkansgruppen (KÖS) har också fått information denna vecka.