PROTOKOLL 1 (19)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (19) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Stadshuset, sammanträdesrum Guldrummet. Klockan ande Tomas Teglund (S), ordförande Hans Brettschneider (MP), vice ordförande Britt-Marie Lundström (S) Fredrik Barrljung (S) Lilliann Carlsten (S) Robert Ignberg (S) David Lindgren (M) Leif Holmqvist (C) Inger Lundqvist (L) Övriga deltagande Ingela Olofsson, kommunal , , 124 Ersättare Katrin Marklund (S) Fredrik Sjöström (V) Per-Ivar Skogqvist (KD) Elsy Larsson (S) Tjänstgörande ersättare Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef, via skype 117, 120, 124 Fredrik Nilsson, avd.chef fastighet Peter Lundmark, avd.chef måltid Patrick Nystedt, avd.chef ekonomi Anders Blom, inköpschef Anna Källsved, avd.chef IT 124 Ewa Boström, ledningssekreterare Barbro Bjurman, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Barbro Bjurman, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, pappersrummet Underskrift. Barbro Bjurman

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Upphandling av flyttjänster Inköpsenheten har för Skellefteå kommun, Skellefteå Kraft AB, Skelleftebostäder AB, Skellefteå Industrihus AB, Skellefteå Buss tagit in anbud på flyttjänster. Tre anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i en särskild sammanställning. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med socialkontoret och Internservice enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilket anbud som är lägst i pris Beräknad summa per år av denna upphandling är kr 1. Avtal tecknas med Skellefteå Stadsbud AB 2. Avtalsperiod till med möjlighet till förlängning med år sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Anbudsammanställning Utvärderingsprotokoll et sänds till: Support och lokaler/inköpschef

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Upphandling av gas och gasolprodukter Inköpsenheten har för Skellefteå kommun, Skellefteå Kraft AB, Skellefteå Buss AB och Västerbottens teatern tagit in anbud på gas och gasolprodukter. Två anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i en särskild sammanställning. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med samhällsbyggnad, Skellefteå Kraft och Skellefteå Buss enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilket anbud som ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Beräknad summa av denna upphandling är cirka kr per år. 1. Avtal tecknas med Air Liquide Gas AB. 2. Avtalsperiod till sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Anbudsammanställning Utvärderingsprotokoll et sänds till: Support och lokaler/inköpschef

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Upphandling av lastbil med lastväxlare TK 155 Inköpsenheten har för samhällsbyggnads räkning tagit in anbud på en lastbil med lastväxlare. Tre anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i ett särskilt utvärderingsprotokoll. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med samhällsbyggnad enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilket anbud som ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Summan av denna upphandling är för chassi inkl. lastväxlare kr. Serviceavtal på 15,61 kr timmar tillkommer. Avtal tecknas med Wist Last & Buss AB. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Anbudssammanställning. Utvärderingsprotokoll. et sänds till: Support och lokaler/inköpschef

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Upphandling av lastbil för övningskörning Inköpsenheten har för gymnasiekontorets räkning tagit in anbud på en lastbil för övningskörning. Två anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i ett särskilt utvärderingsprotokoll. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med fordonslärare på Anderstorpskolan enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilket anbud som ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Summan av denna upphandling är för chassi inkl. påbyggnad kr. Avtal tecknas med Wist Last & Buss AB. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Anbudssammanställning. Utvärderingsprotokoll. et sänds till: Support och lokaler/inköpschef

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Månadsrapport per den 31 oktober 2017, nämnden för support och lokaler Support och lokaler har sammanställt en månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos mot en total positiv budgetavvikelse (drift) på ca 16,3 mnkr. Måltidsavdelningen balanserar ett ackumulerat underskott på -2,5 mnkr. Diskussion förs med äldreomsorgen och om hur underskottet skall hanteras så att budget blir i balans. Lönecenter balanserar också ett ackumulerat underskott på -2,3 mnkr och här finns det en lånsiktig plan som innebär att från 2019 så kommer underskottet att minska. Fastighetsavdelningen har ansökt om bidrag för utveckling av de pedagogiska lärmiljöerna i samband med ombyggnationer på Moröbacke, Bolidenskolan, Lejonströmskolan med flera. Fler beslut om bidrag har erhållits och är nu på totalt ca 33 mnkr. 30 % av medlen har utbetalats i samband med beslut och resterande delar utbetalas efter godkända slutredovisningar. Fastighetsavdelningen prognostiserar ett överskott på 9 mnkr då delar av åtgärderna i underhållsplanen kommer att redovisas som investering. IT-avdelningen balanserar ett överskott på 5,3 mnkr. Enligt prognosen kommer endast en del av detta överskott förbrukas under året. Godkänna redovisad månadsrapport, inklusive föreslagen åtgärdsplan. sunderlag Tjänsteskrivelse, månadsrapport Månadsrapport, support och lokaler _ et sänds till: Kommunstyrelsen/Budget och bokslut

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Internkontrollplan 2018, nämnden för support och lokaler Den interna kontrollen i Skellefteå kommun regleras i Riktlinjer för intern kontroll (KF ) och den enskilda nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. En internkontrollplan för 2018 har tagits fram för verksamheten inom support och lokaler. Den bygger på tidigare genomförda riskanalyser och nya prioriteringar som har kommit fram i ett fördjupat riskanalysarbete. 1. Godkänna internkontrollplan Redovisning av internkontroll 2018 sker samtidigt som bokslut 2018 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Förslag till nämnden för support och lokalers internkontrollplan 2018 et sänds till: Budget och bokslut

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Organisation för kommunens företagshälsovård Kommunhälsan är idag en egen förvaltning under personalnämnden. Under 2017 har en ny chef för verksamheten rekryterats. I samband med detta har också frågan om Kommunhälsans organisatoriska tillhörighet aktualiserats. Kommunstyrelsen beslutade , efter förslag från personalnämnden att ge kommunchefen i uppdrag att utreda Kommunhälsans organisatoriska tillhörighet. Utredningen har genomförts med hjälp av konsult. Arbetet har skett genom intervjuer, genomgång av handlingar, omvärldsbevakning mm. Konsulten redovisar sina slutsatser i en rapport. Ett antal olika alternativ för organisatorisk tillhörighet analyseras. Den bästa lösningen bedöms vara att Kommunhälsan fortsättningsvis blir en avdelning inom Support och lokaler. I utredningen presenteras ett antal viktiga utvecklingsfrågor för verksamheten. Support och lokaler, Kommunhälsans nya chef och berörda medarbetare kommer tillsammans att arbeta vidare med utveckling av Kommunhälsans verksamhet. Kommunledningskontoret föreslår utifrån den genomförda utredningen att Kommunhälsan fr o m blir en avdelning inom förvaltningen Support och lokaler. Organisatoriskt ligger då verksamheten inom nämnden för support och lokalers verksamhetområde men det politiska ansvaret för frågorna föreslås även fortsättningsvis ligga på personalnämnden. En viktig utvecklingsfråga är att det finns en bra dialog mellan personalnämnden och Kommunhälsan för att skapa en tydlig gemensam uppdragsbeskrivning. 1. Nämnden för support och lokaler ställer sig positiva till ett mottagande av kommunhälsan förutsatt att nödvändiga beslut tas i personalnämnd, kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige 2. Föreslå kommunfullmäktige att Kommunledningskontoret och Support och lokaler får i uppdrag att utarbeta förslag till justeringar i budget och reglementen med anledning av förändringen.

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 sgång Arbetsutskottet föreslår att nämnden för support och lokaler ställer sig positiva till ett mottagande av kommunhälsan förutsatt att nödvändiga beslut tas i personalnämnd, kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige. På sammanträdet framkommer förslag att lägga till beslutspunkt: Föreslå kommunfullmäktige att Kommunledningskontoret och Support och lokaler får i uppdrag att utarbeta förslag till justeringar i budget och reglementen med anledning av förändringen. Ordförande ställer proposition på förslaget och finner att alla ställer sig bakom det. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, daterad Kommunstyrelsens protokoll , 212. Personalnämndens protokoll , 48. Konsultrapport Organisation för kommunens företagshälsovård, september et sänds till: Kommunstyrelsen Personalnämnden Chef för kommunhälsan

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Årlig utvärdering av nämndens arbetsformer Enligt nämndspolicyn så ska nämnden själva, utan tjänstemän, utvärdera sina arbetsformer en gång per år. Syftet är att fånga upp när förbättringar behövs för att öka kvalitén i processerna och kunna uppnå effektiviseringsvinster som också påverkar ledamöternas möjlighet till att fatta bra beslut. Nämnden har utvärderat sin arbetsform: 1. Vilka ska vara närvarande vid nämndens sammanträden? Förvaltningschef och nämndens sekreterare. Den som handlägger specifikt ärende närvar endast under sitt ärende. Handläggare ska om möjligt vara tillgänglig och kunna komma och bidra med sin expertis. 2. Föredragningarnas längd, innehåll och kvalitet? Lyfta fram aktuella frågor i största möjlighet. Vill ha djupare föredragningar när det gäller ekonomi. Föredragningarnas innehåll och kvalitet är bra men en del är i vissa fall lite för långa. Några upplever att föredragningarna är otydliga och svåra att höra så de önskar att det ska finnas hörselslinga eller mikrofon på sammanträdena. 3. Tjänsteskrivelsernas utformning, läsbarhet och volym? Som tidigare. Önskar sammanfattningar med det viktiga i skrivningen och övriga dokument som bilagor. 4. Förvaltningens information om kommande ärenden? Information om upphandlingsärenden som är på gång när det är möjligt. 5. Sammanträdenas längd? Sammanträdenas längd är bra 6. förslagens utformning? Utformningen är bra, ordalydelsen är viktig, granskas av arbetsutskottet. 7. Extra ärenden? Ska vara få, helst inga. 8. Kontakter med media? och handläggningsfrågor: Förvaltningschef Nämndens: Ordförande 9. Övrigt? Världens bästa nämnd.

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Diskussionsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Utdrag från 2016 års utvärdering

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Ungdomsfullmäktige framtagande av mentometerfråga och val av deltagare Ungdomsfullmäktigedagen 2018 är torsdagen den 15 februari. Alla nämnder erbjuds att ställa en mentometerfråga som är påverkansbar till ungdomarna. Nämnden ska också fundera på hur återkoppling på resultat ska ske samt välja representanter till Ungdomsfullmäktigedagen. Nämnden för support och lokaler vill avsätta kronor i 2018 års underhållsplan och ställa följande fråga till Ungdomsfullmäktige: Support och lokaler sköter om kommunens lokaler och det finns underhållspengar som används när lokalerna behöver renoveras eller fräschas upp. Nämnden har avsatt kronor för år 2018 som ungdomsfullmäktige får bestämma vilket område de ska användas till på skolan. Vilket område tycker du är viktigast? 1. Innemiljö (t ex klassrum, grupprum) 2. Utemiljö (t ex skolgård) 3. Hållbarhet/miljö (t ex källsortering, matsvinn) Beroende på hur Ungdomsfullmäktige röstar kommer nämnden att besluta om hur pengarna ska fördelas. I samband med beslutet kommer återkoppling att ske till Ungdomsfullmäktige via Demokratilotsen. 1. Avsätta kronor i 2018 års underhållsplan för område som bestäms av Ungdomsfullmäktige 2. Återkoppling till Ungdomsfullmäktige sker via Demokratilots i samband med att nämnden beslutar om fördelning av pengarna. 3. Följande ledamöter representerar nämnden för support och lokaler på Ungdomsfullmäktigedagen: Fredrik Sjöström (V), Leif Holmqvist (C), David Lindgren (M), Lilliann Carlsten (S) och Tomas Teglund (S)

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Information från Demokratilots om påverkningsbar fråga 2018 Nämnden för support och lokalers beslut Inbjudan till Ungdomsfullmäktigedagen et sänds till: Demokratilots

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Återkoppling av uppdrag till förvaltningschef Nämnden har en lista där sekreteraren noterar uppdrag som nämnden ger till förvaltningschefen. När uppdraget är slutfört och nämnden har fått återkoppling så stryks ärendet från listan. Listan följs upp två gånger per år. Nämnden får aktuell information från förvaltningschefen och stryker ärenden som är avslutade. Notera avslutade ärenden. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Reflektion över dagens ärenden ur barn- och ungdomsperspektiv, jämställdhetsperspektiv och landsbygdsperspektiv Nämnden har sedan 2014 en stående punkt där den reflekterar över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt. Nämnden har beslutat att utöka den att även omfatta barn- och ungdomsperspektiv och landsbygdsperspektiv. Nämnden gör en reflektion över dagens ärenden och har en diskussion om ungdomsfullmäktige som handlar om barn- och ungas inflytande och om fritidsgården i Bureå. Nämndens ledamöter vill påminna tjänstepersonerna på förvaltningen att jobba för en kultur där man respekterar varandra, särskilt kopplat till metoo rörelsen. Var och en har ett ansvar att tänka på hur man beter sig och är en del i den kultur som skapas. Notera reflektionen.

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: För- och grundskolenämnden Utökning av förskoleverksamhet i Ursviken Styrgruppen för Fairtrade City Protokoll Delgivningarna läggs till handlingarna

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Kurser och konferenser Nämnden har beslutat att lägga in en stående punkt på dagordningen för information och beslut om kurser och konferenser. Wood building Summit 7-8 november Tomas Teglund (S) deltog och informerar från konferensen. Social hänsyn i upphandlingar i Skellefteå 15 november Tomas Teglund (S), Leif Holmqvist (C) och Robert Ignberg (S) deltog och informerar om den. Framtidsdagen i Skellefteå 21 november Tomas Teglund (S), Leif Holmqvist (C), Lilliann Carlsten (S), Britt-Marie Lundström (S) och Katrin Marklund (S) deltog och informerar från dagen. Klimatforum Västerbotten i Skellefteå 22 november Leif Holmqvist (C) och Per-Ivar Skogqvist (KD) deltog och informerar från konferensen. Digigow i Stockholm 5-6 december Ordförande Tomas Teglund (S) kommer att delta. Mer mat från Västerbotten i Umeå 8 december Arbetsutskottet har beslutat att Britt-Marie Lundström (S), Leif Holmqvist (C) och Hans Brettschneider (MP) ska delta. Godkänna informationen

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer IT-avdelningen Avdelningschef på IT-avdelningen informerar om pågående arbete på ITavdelningen. Huvudsakligen beskrevs arbetet med IT-säkerhet, hur prioritering av IT-uppdrag sker samt framtida kompetensbehov utifrån förändrat behov. Eventuell flytt av sekretariatet Sekretariatet hör organisatoriskt till kommunledningskontoret. Det pågår en diskussion om att flytta sekretariatet till förvaltningen för support och lokaler. I sådana fall föreslås en gemensam funktion för nämnds stöd att bildas på avdelningen för kommunikation. Kommunövergripande samverkansgruppen har fått information om arbete. Personalrestaurangen I dagsläget är Stadshusets personalrestaurang en stiftelse och all personal hör till måltidsavdelningen. Kommunstyrelsen har initierat en översyn som hanteras av kommunledningskontoret tillsammans med Support och lokaler. Uppdraget är att ta fram olika alternativ för framtida drift som sedan ska redovisas för Kommunstyrelsen.

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Övriga frågor Förändring i dagordning Ordförande lyfter in två extra ärenden, upphandling av lastbil med lastväxlare TK 155 samt upphandling av lastbil för övningskörning, på dagordningen. Ändrade sammanträdesdatum 2018 Arbetsutskottet den 29 mars flyttas till 28 mars, klockan och arbetsutskottet den 10 maj flyttas till 8 maj, klockan Arbetsutskottets protokoll Leif Holmqvist (C) lyfter fram arbetsutskottets protokoll så att alla har tagit del av informationen. Miljöproblem på förskola Leif Holmqvist (C) frågar förvaltningen om hur de har hanterat miljöproblem på en inhyrd förskola och får svar av avdelningschef för fastighet. Förteckning på fastigheter med byggnadsrelaterad ohälsa Lilliann Carlsten (S) vill ha en redogörelse/förteckning på egna och inhyrda fastigheter där det finns byggnadsrelaterad ohälsa. Förvaltningen återkommer med svar. Fråga om aktuellt läge för Kulturhuset David Lindgren (M) frågar vad som händer med Kulturhuset och får aktuell information av avdelningschefen för fastighet. Nämnden kommer att få löpande information om Kulturhuset.