PROTOKOLL 1 (21)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (21) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Stadshuset, sammanträdesrum Guldrummet. Klockan ande Tomas Teglund (S), ordförande Hans Brettschneider (MP), vice ordförande Britt-Marie Lundström (S) Fredrik Barrljung (S) Lilliann Carlsten (S) Robert Ignberg (S) David Lindgren (M) Leif Holmqvist (C) Inger Lundqvist (L) Tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Ingela Olofsson, kommunal Matilda Källsved, jobbskugga 1, 9 Ersättare Katrin Marklund (S) Fredrik Sjöström (V) Elsy Larsson (S) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avd.chef fastighet 1, 4-5, 8-9, 16 Peter Lundmark, avd.chef måltid 1 Patrick Nystedt, avd.chef ekonomi Anders Blom, inköpschef 1 Mathias Rönngren, avd.chef utveckling 9 Henrik Näslund, kvalitetscontroller 16 Barbro Bjurman, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 1-17 Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Barbro Bjurman, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Stadshuset, Support och lokaler Underskrift. Barbro Bjurman

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 1 Dnr FA Årsrapport 2017, nämnden för support och lokaler Respektive förvaltningschef/vd ansvarar för en årsrapport till kommunstyrelsen (KS). KS ska därefter leverera en aggregerad årsredovisning till kommunfullmäktige (KF). Utöver förvaltningschefernas/vd:s rapport till KS, ansvarar varje nämnd för rapportering av en verksamhetsberättelse direkt till KF. Nämnden för support och lokaler rapporterar utifrån det sin upprättade årsrapport 2017 (inklusive nyckeltalsbilaga) vidare till både KS och KF. Bilagorna avseende resultatöverföring rapporteras endast vidare till KS. Rapporter från samtliga avdelningar ligger till grund för den sammanställda årsrapporten. Avdelningarnas rapporter skickas inte vidare till KS eller KF utan redovisas endast i separata bilagor för nämnden för support och lokaler. Dessutom får nämnden ta del av utfall och analyser av ett antal utvalda nyckeltal från de olika verksamheterna. I årsrapporten görs även en särskild uppföljning av kommunens jämställdhetsarbete där support och lokaler beskriver hur man arbetat med frågan under Utfall 2017 Nämnden för support och lokaler redovisar måluppfyllelse för samtliga tre målområden för nämnden Nämnden har ett negativt driftutfall mot budget år 2017 på ca -23,1 mnkr. I detta negativa driftutfall ingår fastighetsavdelningens extraordinära driftkostnader på -44,4 mnkr utanför den hyresfinansierade verksamheten som nämnden äskar att de regleras i bokslutet och inte förs vidare till Exkluderat de extraordinära driftskostnaderna har nämnden ett driftöverskott på 21,3 mnkr. Överskottet består av medel för pågående fastighetsprojekt men omfattar även olika budgetavvikelser och projektmedel i den löpande driften inom övrig förvaltning. Nämnden äskar också om täckning i bokslut för anslag till ekonomicenter som inte erhållets 2017 med totalt tkr samt täckning för IT-avdelningens tjänster till Lärcentrum 552 tkr. Nämnden äskar resultatöverföring för drift och investering till 2018 enligt bilagor. Att balansera medel enligt äskandet är för enheterna en förutsättning för att slutföra vissa under året påbörjade insatser, samt att klara av att finansiera den planerade verksamheten 2018, enligt tidigare beslutad internbudget. Nämndens investeringsvolym under 2017 uppgår till 510,6 mnkr (404,6 mnkr).

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 1. Godkänna support och lokalers årsrapport Notera avdelningarnas årsrapporter inklusive uppföljning mindre investeringar 3. Notera redovisad uppföljning av nyckeltal 4. Godkänna föreslaget äskande om resultatöverföring för drift och investering. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse Årsrapport 2017, nämnden för support och lokaler Avdelningarnas årsrapporter 2017 inklusive uppföljning mindre investeringar Uppföljning av nyckeltal inom support och lokaler 2017 Äskad resultatöverföring drift till 2018 Äskad resultatöverföring investering till 2018 et sänds till: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 2 Dnr FA Redovisning Internkontroll 2017 En internkontrollplan fastställdes av nämnden för support och lokaler Intern kontroll är ett brett område som handlar om att ha grepp över både verksamhet och ekonomi, att styra mot effektivitet, att ha ordning och reda samt att skapa trygghet. Med en väl fungerande intern kontroll skyddas såväl tjänstemän som förtroendevalda mot oberättigade misstankar. Utifrån de risker som var framtagna i planen har åtgärder planerats och genomförts under året. Ansvariga tjänstepersoner har löpande rapporterat när åtgärder och kontrollmoment genomförts. Därefter har kontroller gjorts. Den samlade bedömningen av årets internkontroll är att den varit tillräcklig och fungerat på ett tillfredställande sätt. 1. Godkänna uppföljningen av 2017 års interkontrollplan. 2. Godkänna föreslagna moment för fortsatt arbete/åtgärder till de avvikelser som uppdagades vid internkontrollen. sunderlag Tjänsteskrivelse, daterad Intern kontroll resultat, nämnden för support och lokaler et sänds till: Budget och bokslut

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 3 Dnr FA Delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2018 Nämnden för support och lokaler följer i grunden de generella anskaffnings- och inköpsnivåerna för resultatansvariga chefer i Skellefteå kommun som är fastslagna i kommunens styrprinciper för budget Dock så föreslås högre nivåer för vissa specifika yrkesroller inom Fastighet och IT (förvaltare fastighet, sektionschef fastighetsdrift, projektchef fastighet, avdelningschef fastighet och It-chef). Anledningen är att säkra verksamhetens funktion och effektivitet då dessa yrkesroller hanterar många och stora beslut angående anskaffningar och inköp löpande och ibland av brådskande karaktär. Av samma anledning föreslås högre nivåer för förvaltningschef och ordförande. Då nämnden önskar vissa högre nivåer än kommunens generella nivåer krävs beslut i kommunstyrelsen. Viktigt att notera är att beslutad budget inte är att jämställa med ett anskaffningsbeslut. Det är viktigt att det framgår i framtida beslut per ärende om anskaffningsbeslut tas. 1. Delegera anskaffningsbeslut och inköpsbeslut enlig föreslaget styrdokument. 2. Föreslå kommunstyrelsen att godkänna nämndens delegationer utöver de generella nivåerna. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse daterad Delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2018 på Support och lokaler et sänds till: Kommunstyrelsen Nämnden för support och lokaler

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 4 Dnr FA Fördelning av budget för arbetsmiljöinsatser och utemiljöer på skolor och förskolor Support och lokaler har i samråd med Skol- och kulturkontoret prioriterat vilka skolor/ förskolor som ska få arbetsmiljöinsatser och utvändiga lekmiljöer åtgärdade Förslagen utgår från de förslag och önskemål som inkommit från barn- och grundskoleområdena. I budget finns det avsatt kronor för år Projekt ska genomföras och finansieras enligt föreslagen fördelning. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Förslag till prioriteringar år 2018 För- och grundskolenämnden et sänds till: Kundförvaltare För- och grundskolenämnden

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 5 Dnr FA Fördelning av budget energiåtgärder Support och lokaler har föreslagit prioritering av de kronor som finns att fördela 2018 gällande energiåtgärder. Investering ska genomföras och finansieras enligt föreslagen fördelning. Energiåtgärder för 2018 Objekt, åtgärd Kronor Nordanå värdshus, styr och ventilation Lejonström Utbyte motorvärmareuttag till avresetimer Degerbyn, byte entredörr Medleskolan, fönsterbyte hus Boliden badhus, ventilation TK förråd Byske, ventilation Drifttekniker mindre åtgärder Innovation energiteknik Närvarostyrning sporthallar Summa sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad et sänds till: Fastighetsförvaltare Sektionschef drift Sektionschef projekt Sektionschef Städ

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 6 Dnr FA Ett Skellefteå för alla - uppföljning av nämndernas mål 2017 Socialnämnden ber alla nämnder att följa upp det arbete som pågår inom den funktionshinderspolitiska strategin Ett Skellefteå för alla. En anledning att arbetet går framåt är att vi har tydliga mål och följer upp dessa. Den årliga uppföljningen är ett bra verktyg för oss alla att få en överblick över de aktiviteter som pågår i kommunorganisationen. Det blir också ett sätt för nämnden att hitta luckor där det saknas insatser för att nå det gemensamma målet om ökad delaktighet i samhället för alla oavsett funktionalitet. Nämnden för support och lokalers mål 2017 är: Mål: Ökad tillgänglighet i kommunens lokaler som förvaltas av support och lokaler Mått/indikation för uppföljning: Ny tillgänglig lokalyta i kvadratmeter Aktivitet: Årlig redovisning av tillkommande nya tillgängliga lokalytor samt redovisning av specifika insatser inom befintligt lokalbestånd. Godkänna support och lokalers redovisade mått och aktivitet 2017 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad et sänds till: Socialnämnden

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 7 Dnr FA Folkhälsopolitiska programmet för uppföljning 2017 och planering för 2018 Kommunfullmäktige beslutade i juni 2015 om ett reviderat folkhälsopolitiskt program med rubriken Hälsa är en mänsklig rättighet. Programmet är en vägledning för nämnderna som ska göra handlingsplaner kopplade till det. Folkhälsorådet har uppdrag att prioritera målområden, föreslå förvaltningsövergripande insatser och följa upp programmet. Nämnderna uppmanas att beskriva hur det har hanterat de prioriterade målområdena och målområde 11 under 2017 samt beskriva andra viktiga folkhälsoinsatser som genomförts inom övriga målområden. Nämnderna uppmanas också att beskriva hur nämnden planerar folkhälsoinsatser för Support och lokaler beskriver några av de aktiviteter som gjorts under 2017 utifrån det folkhälsopolitiska programmet och de prioriterade områdena. Support och lokaler beskriver också folkhälsoinsatser som planeras under Godkänna support och lokalers redovisning och skicka den som svar till Folkhälsorådet sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Folkhälsorådets- och FRIS skrivelse, daterad Folkhälsopolitiska programmet i Skellefteå för år et sänds till: Folkhälsorådet

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 8 Dnr FA Svar på medborgarförslag angående sopsortering i personalrum i kommunal verksamhet Nämnden för support och lokaler har fått ett medborgarförslag där förslagsställaren vill att Skellefteå kommun, företag och landsting börjar sopsortera i sina personalrum. Det för att minska miljöpåverkan och förse biogasverket med råvara i form av matavfall. Svar på medborgarförslag: Vad gäller sopsortering i personalrum på företag och landsting så är det inget som Skellefteå kommun kan besluta om. När det gäller sopsortering i personalrum för kommunal verksamhet ser kommunen på detta som övriga lokaler. I princip alla kommunala lokaler har sopsortering med fraktionerna, papper, brännbart och organiskt. När det gäller övriga fraktioner så bedöms detta efter mängden, hantering och miljöpåverkan. Vid ny eller ombyggnationer tas givetvis detta med i beräkningarna vid dimensionering av våra miljöstationer så att så mycket som möjligt kan återvinnas. Förutsättningarna för sortering finns till viss del redan i kommunens fastigheter. Men för att möjliggöra bättre förutsättningar för sortering så avsätter nämnden för support och lokaler årligen medel till utbyggnad av miljöstationer kopplat till kommunens fastigheter. Avslå medborgarförslaget sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Medborgarförslag et sänds till: Förslagsställare

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 9 Dnr FA Ansökan om medel för utveckling av Robot Process Automation (RPA) För att Skellefteå kommun ska klara framtida kompetensförsörjning behöver kommunen fortsätta vara en attraktiv arbetsgivare och skapa en ännu effektivare organisation. En organisation där medarbetarna använder sin tid till att skapa nytta för invånarna och minimera administrationen. Nu finns tekniken tillgänglig för det. Automatiserad handläggning har redan börjat användas av våra grannländer och även av några svenska kommuner som exempelvis Trelleborg, med goda effekter. Tekniken kallas Robotic Process Automation (RPA)- en mjukvarurobot som sköter enklare, regelstyrda och repetitiva arbetsuppgifter, som en digital kollega. Denna typ av robotar frigör tid för personalen som istället kan fokusera på sina huvuduppdrag och ge bättre service till invånarna. För att främja utvecklingen av RPA inom Skellefteå kommun föreslår nämnden för Support och lokaler att följande insatser genomförs genom finansiering av den digitala potten. - införandeprojekt av RPA-tjänster där en leveransorganisation för RPAlösningar byggs upp för att snabbt och effektivt nyttjande för kommunens verksamheter. Support och lokaler föreslår nämnden för support och lokaler att hos kommunstyrelsen ansöka om - för 2018 införande projekt av RPA projektet kr. Nämnden för support och lokaler ansöker hos kommunstyrelsen 1,5 miljoner kronor för 2018 införande projekt av RPA projektet till digital utveckling. sunderlag Kommunstyrelsens beslut om riktlinjer för kommunstyrelsens medel till förfogande. et sänds till: Kommunstyrelsen

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Anmälan delegationsbeslut Arbetsutskott nämnden för support och lokaler Revidering av investeringsbudget för projekt ABK (Anderstorp, Balder och Kaplan). Protokoll extra arbetsutskott Förvaltningschef support och lokaler Delegationsbeslut arkivansvarig och arkivredogörare på support och lokaler. Mailkonversation daterad Ordförande nämnden för support och lokaler Delegationsbeslut om gemensam informationsenhet på Support och lokaler, daterad

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Förteckning över motioner som inte är slutbehandlade Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning 31 skall kommunfullmäktige två gånger per år få en redovisning av de motioner som inte beretts färdigt. Redovisningen skall ske vid ordinarie sammanträde i april och oktober. Kommunledningskontoret har upprättat en redovisning. 1. Redovisningen noteras 2. Nämnden för support och lokaler har ingen motion, som inte är slutbehandlad, att redovisa sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, Kommunstyrelsens protokollsutdrag, Förteckning över motioner som inte är slutbehandlade et sänds till: Kommunfullmäktige

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Organisatorisk flytt av sekretariatet från kommunledningskontoret till Support och lokaler Under hösten 2017 har, på uppdrag av kommunchef, ett arbete gjorts för att föreslå en verksamhetsflytt av sekretariatet från kommunledningskontoret till Support och lokaler. Målet är att minska sårbarhet samt effektivisera arbetet genom digitalisering i den utsträckning det är möjligt. Nämnden för support och lokalers uppdrag är att samordna och utveckla effektiva stödfunktioner för övriga nämnder och bolag. Detta för att säkerställa att samordningsvinster tas tillvara. Därigenom kan kommunens verksamheter fokusera på sina respektive huvuduppdrag och i förlängningen ge effektivare kommunal service till medborgarna. Förslaget ska samverkas i KÖS (kommunövergripande samverkan) den 14 februari. I det fortsatta arbetet ska förslag om ändringar av anslag beredas och beslutas av kommunfullmäktige. Nämnden till support och lokaler ställer sig positiva till en verksamhetsflytt av sekretariatet från kommunledningskontoret till Support och lokaler under förutsättning att erforderliga beslut tas. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse daterad et sänds till: Kommunstyrelsen

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Reflektion över dagens ärenden ur barns- och ungdomsperspektiv, jämställdhetsperspektiv och landsbygdsperspektiv Nämnden har sedan 2014 en stående punkt där den reflekterar över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt. Nämnden har beslutat att utöka den att även omfatta barn- och ungdomsperspektiv och landsbygdsperspektiv. I samband med att nya skolor byggs- eller byggs om skapas tillgängliga lokalytor för både flickor och pojkar samt att det finns rutiner som bidrar med det gemensamma målet om ökad delaktighet i samhället för alla oavsett funktionalitet. Förslag till beslut Notera reflektionen.

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: Kommunfullmäktige Motion av Håkan Andersson (C) om mat i hemtjänsten (5/17) Kommunfullmäktige Ombyggnad/nybyggnad av Örjansbadet Kommunfullmäktige Organisation för kommunens företagshälsovård Kommunfullmäktige Sammanträdesplan 2018 för kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Överföring av anslag till ekonomicenter Kommunstyrelsen Försäljning av Bureå 21:38, Bureå 1:73, Bureå 1:108 samt Bureå 21:35, före detta förskolor i Bureå Kommunstyrelsen Rivning av Vitbergsstugan Kommunstyrelsen Månadsrapport per den sista oktober 2017, Skellefteå kommun Kommunstyrelsen Månadsrapport per den sista november 2017, Skellefteå kommun Personalnämnden Uppräkning av ersättningar i Arvodesreglementet för förtroendevalda i Skellefteå kommun från och med Personalnämnden Skellefteå kommuns lönestruktur Personalnämnden Heltidsresan Alla medarbetare inom Skellefteå kommun som tillsvidareanställs ska anställas på heltid och att deltidsanställda med tillsvidareanställning ska erbjudas heltidsanställning

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 Kulturnämnden Motion av Lars Åhman (L) om egen ytterdörr till integrerade folkbibliotek (47/17) Delgivningarna läggs till handlingarna

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Kurser och konferenser Nämnden har beslutat att lägga in en stående punkt på dagordningen för information och beslut om kurser och konferenser. Ungdomsfullmäktige Tomas Teglund (S), Lilliann Carlsten (S), Fredrik Sjöström (V), Leif Holmqvist (C) och David Lindgren (M) kommer att representera nämnden för support och lokaler på Ungdomsfullmäktigedagen Godkänna informationen

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer Framtidens arbetsplats Kvalitetscontroller Henrik Näslund redovisar utvärdering av pilotprojektet Framtidens arbetsplats. Det ekonomiska utfallet blev positivt med ett överskott mot budget på 13 miljoner kronor. Detta främst beroende på att rivningen av de tidigare lokalerna blev billigare samt att inventariekostnader kunnat hållas nere. Att en stor del av möblerna har återanvänts har också bidragit till bra projektekonomi. Medarbetarnas uppfattning är överlag positiv. En första större enkätuppföljning visar på ett resultat 72 av 100 och att 84 % av medarbetarna inte vill återgå till tidigare lösning. I slutet av februari kommer redovisning att ske till kommunstyrelsen. Media Avdelningschef fastighet berättar om den senaste tidens mediegranskning kring kommunens byggverksamhet. Genomförandeorganisation Avdelningschef fastighet redovisar förslag på ny modell för projektorganisation vid större byggprojekt. Överlag sker diskussioner om styrning och olika vägval gällande entreprenadformer.

20 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Övriga frågor Extra ärende Ordförande lyfter ett extra ärende, organisatorisk flytt av sekretariatet från kommunhälsan till Support och lokaler, som läggs till på dagordningen. Nämnden ledamöter har fått ta del av handlingarna innan mötet. Projekt från underhållsplanen Nämndens ledamöter har valt ut 5 st projekt som tjänstemännen sedan ska redovisa mer utförligt på nämndens sammanträde i mars. Valda projekt 1. Kopieringsutrustning 2. Nordanå utemiljö 3. Ramprojekt underhåll 4. Arenan förråd 5. Norrhammarskolan fönsterbyte etapp 2 Svar på tidigare fråga om entreprenörkedja David Lindgren (M) frågar efter svaret på frågan av Leif Holmqvist (C) som ställdes på arbetsutskottet angående frågan om upphandlingar med LOU, om hur vi ställer krav på den som fått tilldelning och hur den i sin tur ställer samma krav på sina underleverantörer, om kraven på parteringupphandling samt om takläckaget på Lejonströmskolan? Förvaltningschef svarade att delar av tak på Lejonströmsskolan har åtgärdats förra sommaren. De takläkage som upptäckts i vinter kommer troligen från ett fläktrum där snö har har drevet in. Vidare så svarade förvaltningschef att de krav som ställs på en totalentreprenör även gäller för eventuella underentreprenörer. Robert Ignberg (S) fortsätter på samma fråga om entreprenörkedjor och undrar om vi har upplevt att vi har problem med sånt men förvaltningschef svarar att vi inte har upplevt att vi har långa kedjor. Budget Hans Brettschneider (MP) undrar hur vi tittar på budgeten när vi erbjuder robot som en tjänst och det blir en driftkostnad? Vi planerar att skapa ett erbjudande, robot som tjänst. I tjänsten ingår det kapitalkostnad (ränta och avskrivning), exakt vad som ingår i grundtjänsten är inte definierat ännu. Övriga driftskostnader kommer också att vara intäktsbaserade men det är inte beslutat ännu om vi ska debitera timkostnad eller en uppskattad årlig avgift. Utbildning kring upphandling Hans Brettschneider (MP) efterfrågar mer utbildning och kunskap kring upphandling, dels generellt men främst inom olika entreprenadformer. Hans efterlyser även mer dialog med marknadsaktörer för att ge nämnden en bättre grund att stå på i dessa frågor. Ett annat område som lyfts fram av

21 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 Hans var att i vissa fall anlita oberoende tredjepart som kan följa större projekt. Här nämndes bolaget Beräkningskonsult AB som exempel. Ordförande återkommer med svar om hur det blir.