PROTOKOLL 1 (13)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (13) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Furuskolan Jörn. Klockan ande Tomas Teglund (S), ordförande Hans Brettschneider (MP), vice ordförande Britt-Marie Lundström (S) Fredrik Barrljung (S) Lilliann Carlsten (S) Robert Ignberg (S) David Lindgren (M) Inger Lundqvist (L) Övriga deltagande Ingela Olofsson, kommunal Tjänstgörande ersättare Per-Ivar Skogqvist (KD) för Leif Holmqvist (C) Ersättare Katrin Marklund (S) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avd.chef fastighet Patrick Nystedt, avd.chef ekonomi Ewa Boström, sekreterare Justerare Per-Ivar Skogqvist Paragrafer Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Per-Ivar Skogqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, pappersrummet Underskrift. Ewa Boström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 68 Dnr FA Upphandling av lätta skåpbilar Inköpsenheten har för samhällsbyggnads räkning tagit in anbud på sex lätta skåpbilar med täckt skåp till support & lokaler fastighetsavdelningen. Två anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i en särskild sammanställning. Utvärdering av anbuden har skett i samråd med samhällsbyggnad och fastighetsavdelningen enligt ett särskilt utvärderingsprotokoll, som visar vilka anbud som är mest ekonomiskt fördelaktiga. Summan av denna upphandling är kronor. 1. Avtal tecknas med Logart Bil i Skellefteå AB på fyra fordon 2. Avtal tecknas med Norrlands Bil Sverige AB på två fordon. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Anbudssammanställning Utvärderingsprotokoll et sänds till: Support och lokaler/inköpschef

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 69 Dnr FA Medborgarförslag - Individuell skyltning av entréer på kommunens lokaler där det finns flera olika entréer i samma fastighet (41/17) Nämnden för support och lokaler har fått ett medborgarförslag där förslagsställaren vill att de kommunala fastigheter som har flera entréer skyltas individuellt. Det för att underlätta för att underlätta vid beställning av taxi, färdtjänst och andra fortskaffningsmedel. Svar på medborgarförslag: På de fastigheter som har flera olika entréer så finns det en huvudentré som är uppskyltad och är därmed besöksentré till fastigheten. Skellefteå kommun vill gärna styra besökarna till huvudentrén på grund av att denna entré har anpassats för besökare, vilket inte sidoentréerna alltid är. Avslå medborgarförslaget sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Medborgarförslag et sänds till: Förslagsställare Kommunstyrelsen

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 70 Dnr FA Belysta buskage och lekparker - ungdomsfullmäktige 2017 Det har kommit ett elevförslag från ungdomsfullmäktige till tekniska nämnden att belysningen bör bli bättre vid buskage och lekparker i Skellefteå då de uppfattas som otrygga och mörka. Tekniska nämnden har försökt komma i kontakt med förslagställaren för att få preciserat vilka områden han upplever som otrygga men har inte lyckats. Eftersom förslagställaren är en elev på Sörböleskolan har tekniska nämnden utgått ifrån att skrivelse gäller i första hand området kring Sörböleskolan som tekniska nämnden upplever som väldigt dåligt belyst. I samband med att tekniska nämnden ska skapa nya skolvägar i området kring Sörböleskolan så kommer belysningen av gång- och cykelvägar att åtgärdas. Eftersom support och lokaler ansvarar för skolområdet beslutar tekniska nämnden att förslaget ska skickas till nämnden för support och lokaler för beslut om belysning i samband med en trygghetsvandring. Support och lokaler deltar i trygghetsvandringar och om det i samband med en sådan framkommer att belysningen på Sörböleskolan behöver förbättras så kommer åtgärder att ske. Vad gäller belysning av buskage och lekparker på allmänna platser i Skellefteå så ligger ansvaret hos tekniska nämnden. Uppdra till förvaltningschef att i samband med trygghetsvandring på Sörböleskolan beakta elevförslaget sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Tekniska nämndens beslut Samhällsbyggnads tjänsteskrivelse, daterad Elevförslag från ungdomsfullmäktige et sänds till: Förslagställare och mentorer Demokratilots Tekniska nämnden Support och lokaler/förvaltningschef

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 71 Dnr FA Fördelning och omfördelning av underhållsprojekt På Medleskolan finns det avsatt totalt tkr för utbyte av ventilation. Projektet kommer inte att förbruka den avsatta budgeten och därför så vill Fastighet omfördela 600 tkr till följande projekt: tkr till Drängsmarksskolans kök tkr till Byskeskolans omklädningsrum För det löpande underhållet under 2017 finns det avsatt tkr tkr av detta behöver användas till eftersatt underhåll på projekt ABK (fördjupad beskrivning sker i samband med nämndsbesök på plats). 1. Omfördela 600 tkr från ventilationsbyte på Medleskolan 2. Avsätta 400 tkr till Drängsmarkskolans kök 3. Avsätta 200 tkr till Byskeskolans omklädningsrum 4. Avsätta tkr från löpande underhåll till Projekt ABK sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad et sänds till: Support och lokaler/fastighetsekonomi

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 72 Dnr FA Omprioritering kring fördelning av arbetsmiljöinsatser/lokalanpassningar och utemiljöer beslutade nämnden för support och lokaler om fördelning av de 5 miljoner kronor som finns avsatta för arbetsmiljöinsatser/lokalanpassningar och utemiljöer på skolor/förskolor. Efter det så har för- och grundskolenämnden föreslagit att tidigare beslutade arbetsmiljöinsatser/lokalanpassningar måste omprioriteras för att frigöra medel till en utökning av förskoleplatser i Skråmträsk. Projekt ska genomföras och finansieras enligt föreslagen omprioritering. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Underlag förslag på omprioritering För- och grundskolenämndens beslut et sänds till: För- och grundskolenämnden Support och lokaler/ Projektsektionen, driftsektionen, städsektionen, förvaltare

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 73 Dnr FA Mobacken förskola, investeringskomplettering I investeringsbudgeten för 2018 finns det avsatt 45,6 miljoner kronor för en ny förskola där Mobackenskolan nu är belägen. 3,3 miljoner kronor av detta avser rivning av befintlig skola. För- och grundskolenämnden har fastställt ett ramprogram för skolans och fritidshemmens lokaler och miljöer ( ). Ramprogrammet är ett styrdokument och ett underlag för kommunikation mellan de människor som berörs vid utformande av ny- eller ombyggnation av förskola. Vilket konkret ska innebära att de kommande förskolorna ska standardiseras och Mobacken kommer att utgöra en typmodell för även de nya förskolorna på Sunnanå och Erikslid/Norrböle. En typmodell innebär att kostnadsökningar för kommande projekt kan minskas och att tidplaner kan hållas snävare. De senast färdigställda förskolorna skiljer sig från ramprogrammet genom att barnen äter ute på avdelningar och inte i en gemensam matsal som riktlinjerna i ramprogrammet. Det innebär att det inte går använda ritningarna från tidigare förskolor, utan avdelningarna måste krympas till förmån för den gemensamma matsalen. Det i sin tur innebär att projekteringsunderlag och planering måste revideras och tidplanen kommer att förskjutas. Målsättningen är att komma igång med byggstart så snart som möjligt, men realistiskt är att byggstart sker sommaren Kostnaden för projektering och tidsförskjutning beräknas till cirka 4 miljoner kronor, dock kommer det att vara en engångskostnad eftersom att Mobacken kommer att utgöra en typmodell för även de nya förskolorna. Internhyran till skol- och kulturkontoret för Mobackens förskola kommer att öka med kronor per år utifrån en fördyring på 4 miljoner kronor. Begära 4 miljoner kronor hos Kommunstyrelsen för utökade investeringsutgifter avseende Mobackens förskola sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad et sänds till: För- och grundskolenämnden Kommunstyrelsen

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 74 Dnr FA Burträsk förskola, investeringskomplettering Det finns avsatt 20 miljoner kronor i nämnden för support och lokalers investeringsbudget för att bygga en fleravdelningsförskola (4 avdelningar) i Burträsk på skolgården. Support och lokaler har tagit in anbud för ovanstående och de inkomna anbuden översteg vida den avsatta budgeten på 20 miljoner kronor. Det har inneburit att upphandlingen har avbrutits och Support och lokaler har tillsammans med skol- och kulturkontoret tittat på lösningar för att förbilliga projektet. Bedömningen är att det saknas 8 miljoner kronor för att kunna gå vidare med en ny upphandling. Fördyringen gentemot den tilldelade budgeten består i flera delar. Dels är det ett högre prisläge på marknaden för närvarande, vilket känns oroande inför kommande investeringsprojekt. Vid tidpunkten för äskandet var det dessutom tänkt att en större del av förskolan skulle rymmas i befintlig skola. Så blev det inte därför att ytan behövs till skolverksamhet och det måste ske en utbyggnad på drygt 800 kvm för att rymma förskolan. Omfattningen av trafiklösningarna inom tomten har också ökat, hämta/lämna måste lösas för förskola såväl som skola och bussar. Dock innebär den tilltänkta lösningen att trafikmiljön blir betydligt säkrare än tidigare. På grund av den tilltänkta placeringen av utbyggnaden så måste även fjärrvärmeledningen på tomten dras om. Internhyran till skol- och kulturkontoret för Burträsk förskola kommer att öka med kronor per år utifrån en fördyring på 8 miljoner kronor. Begära 8 miljoner kronor hos kommunstyrelsen för ökade investeringsutgifter avseende Burträsk förskola sunderlag Fastighetsavdelningens tjänsteskrivelse daterad et sänds till: För- och grundskolenämnden Kommunstyrelsen

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 75 Dnr FA Omföring av budget för fackliga kontot från personalnämnden till nämnderna Personalnämnden beslutade att det finns skäl att omföra budget från fackliga kontot hos personalnämnden till nämnderna. Syftet med förändringen är att effektivisera för bästa möjliga hushållning av kommunens resurser och att minimera administrativa kostnader. Kommunfullmäktige beslutade i enlighet med detta KF 140. Då budgetansvaret övergår från så innebär detta för Support och lokaler att för 2017 överförs 9/12 av budgeten vilket motsvarar kr. Från 2018 överförs rambudgeten i sin helhet. Nämnden uppdrar till förvaltningschef att hantera budgeten och kostnaderna för de fackliga. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunfullmäktiges beslut et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Månadsrapport maj 2017 Support och lokaler har sammanställt en månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 11,2 mnkr. Måltidsavdelningen balanserar ett ackumulerat underskott på -2,5 mnkr. Diskussion förs med äldreomsorgen och om hur underskottet skall hanteras så att budget blir i balans. Lönecenter balanserar också ett ackumulerat underskott på -2,3 mnkr och här finns det en lånsiktig plan som innebär att från 2019 så kommer underskottet att minska. Fastighetsavdelningen har ansökt om bidrag för utveckling av de pedagogiska lärmiljöerna i samband med ombyggnationer på Moröbacke, Bolidenskolan, Lejonströmskolan med flera. Fler beslut om bidrag har erhållits och är nu på totalt ca 27 mnkr. 30 % av medlen har utbetalats i samband med beslut och resterande delar utbetalas efter godkända slutredovisningar. Fastighetsavdelningen prognostiserar ett överskott på 12 mnkr då delar av åtgärderna i underhållsplanen kommer att redovisas som investering. Godkänna redovisad månadsrapport, inklusive föreslagen åtgärdsplan. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Månadsrapport, support och lokaler et sänds till: Kommunstyrelsen/Budget och bokslut

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Reflektion över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt Nämnden har en stående punkt där den reflekterar över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt. I samband med dagens möte har nämnden besökt tre skolor och Jörnköket. Ledamötena reflekterar över studiebesöken och konstaterar att de har träffat flest kvinnliga medarbetare under besöken. Nämnden har också träffat rektorn för Furuskolan som fick kronor från underhållsplanen att användas till uppehållsrum. Nämnden påminner förvaltningen om att tänka jämställt i utformandet av miljön så att både pojkar och flickor får vara med och påverka. Avdelningschefen för fastighet informerar om projektet jämställda utemiljöer som de deltar i tillsammans med Samhällsbyggnad och skoloch kulturkontoret. Nämnden påminner förvaltningen att tänka jämställt i samband med Trygghetsvandringarna som sker tillsammans med bland annat Polisen och fritidskontoret. Notera reflektionen

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: Kommunfullmäktige Ansvarsfrihet för 2016 års förvaltning Kommunfullmäktige Skellefteå kommuns årsredovisning 2016 samt nämndernas resultatöverföring 2016 Kommunfullmäktige Nämndernas årsrapporter 2016 Kommunfullmäktige Äskande av medel för det kommunövergripande arbetet med säkerhet Delgivningarna läggs till handlingarna

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer Studiebesök Lejonströmskolan, Bolidenskolan, Furuskolan och Jörnköket I samband med dagens sammanträde gör nämnden sin årliga utflykt. Ledamöterna får en genomgång av pågående ombyggnation av Lejonströmskolan och Bolidenskolan. De får också följa produktionsledet i Jörnköket samt träffa rektorn på Furuskolan. Rektorn överlämnar elevernas önskemål på hur underhållspengarna som skolan tilldelats utifrån Ungdomsfullmäktige ska användas. I samband med studiebesöken träffar ledamötena medarbetare från förvaltningen, bland annat projektchef, byggledare, förvaltare, driftchef, driftpersonal, städpersonal, enhetschef för Jörnköket och kockar. Fördelning av premiepengar Skolorna kan ansöka om premiepengar för sitt arbete med minskad skadegörelse och ökad trivsel på skolan. Avdelningschef för fastighet redovisar vilka skolor som har sökt och hur pengarna har fördelats. Redovisning från nätverket för barn och ungas inflytande Nämnden har utsett nämndsekreteraren som representant i nätverket och får en redovisning av det arbete som pågår. Presentationsmaterialet skickas till ledamöterna tillsammans med protokollet. Extra arbetsutskott 30 juni Ordförande kallar till ett extra arbetsutskott den 30 juni för det finns upphandlingar som måste beslutas innan semesteruppehållet. Förändringar i organisationen Förvaltningschefen informerar om att det ska rekryteras en ny personalchef till kommunen. En annan förändring är att förhandlingsansvaret och förhandlarna (3 personer) flyttas från kommunledningskontoret till Support och lokaler. Pilotprojektet Framtidens arbetsplats Etapp 2 i ombyggnad av förvaltningens aktivitetsbaserade arbetsplats på entréplan i stadshuset är klar och har tagits i bruk. En officiell invigning kommer att ske i augusti. Nämnden avslutar dagen med att titta på den nya lokalen.