PROTOKOLL 1 (19)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (19) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Stadshuset, Kommunstyrelsens sammanträdesrum. Klockan ande Tomas Teglund (S), ordförande Hans Brettschneider (MP), vice ordförande Lilliann Carlsten (S) Fredrik Barrljung (S) Robert Ignberg (S) David Lindgren (M) Leif Holmqvist (C) Inger Lundqvist (L) Tjänstgörande ersättare Elsy Larsson (S) för Britt-Marie Lundström (S) Övriga deltagande Erica Lundgren, kommunal Ersättare Katrin Marklund (S) Fredrik Sjöström (V) Per-Ivar Skogqvist (KD) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Patrick Nystedt, av.chef ekonomi Peter Lundmark, avd.chef måltid , 138 Emma Sundelin, projektchef 139 Anders Blom, inköpschef , 143 Egon Lindgren, fastighetsförvaltare 130 Stefan Lundström, fastighetsförvaltare 130 Ewa Boström, ledningssekreterare 138, 143 Barbro Bjurman, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Barbro Bjurman, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Stadshuset, support och lokaler Underskrift. Barbro Bjurman

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Föregående protokoll På nämndsammanträdet beslutades att föregående protokoll samt anteckningar från arbetsutskott ska redovisas nästkommande nämndsammanträde. Följande redovisas: Nämnden för support och lokaler Nämnden för support och lokalers au Nämnden för support och lokalers au Anteckningar Föregående protokoll och anteckningar läggs till handlingarna.

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Internbudget 2019 Med den av kommunfullmäktige beslutade budgeten för 2019, inklusive plan som utgångspunkt har nämnden arbetat vidare med att ta fram en mer detaljerad internbudget inom de olika avdelningarna och enheterna. Sammantaget är målet att nämnden skall ha en budget i balans. Utifrån beslutade budgetförutsättningar och gällande avtal mot kunder finns därför stora krav på effektiviseringar inom hela organisationen. ad ram för nämnden är totalt tkr. Några förutsättningar som styrt internbudgetarbetet är att de interna priserna inte får höjas. Undantag för detta finns för prisökningar på livsmedel inom måltidsavdelningen. Detta gäller även internhyrorna. Ingen kompensation erhålls för löneökningar. Internräntan är 1,50 % (vilket är en sänkning med 0,25 % -enheter jämfört med 2018) samt att PO-påslaget är 39,17 % vilket är oförändrat mot tidigare. Förväntade intäkter, personalkostnader och övriga kostnader har bearbetats inom varje enhet och prioriteringar har gjorts i den planerade verksamheten. En ny attestförteckning har utifrån organisatoriska förändringar tagits fram för Samverkan är gjord med de olika fackförbunden. 1. Godkänna föreslagen internbudget 2019, tillika anskaffningsbeslut. 2. Godkänna ny attestförteckning för år sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Driftbudget (anslagsfördelning) 2019 Avdelningarnas internbudget och kommentarer Investeringsprojekt (investering och drift) 2019 Underhållsplan, löpande, energi, miljöstationer 2019 (drift och investering) Attestförteckning 2019

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 et sänds till: Support och lokaler Ekonomicenter (attestförteckning 2019)

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Internkontrollplan 2019, nämnden för support och lokaler Den interna kontrollen i Skellefteå kommun regleras i Riktlinjer för intern kontroll (KF ) och den enskilda nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. En internkontrollplan för 2019 har tagits fram för verksamheten inom support och lokaler. Den bygger på tidigare genomförda riskanalyser och nya prioriteringar som har kommit fram i årets riskanalysarbete. 1. Godkänna internkontrollplan Redovisning av uppföljning av internkontroll 2019 sker samtidigt som bokslut sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Internkontrollplan 2019 et sänds till: Budget och bokslut

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Månadsrapport november 2018, nämnden för support och lokaler Support och lokaler har sammanställt en månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos för ordinarie verksamhet mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 24,5 mnkr (överskott). Det tillkommer omställningskostnader på fastighetsavdelningen med -16 mnkr vilket innebär en total prognos på ett överskott på ca 8,5 mnkr. Godkänna redovisad månadsrapport, inklusive föreslagen åtgärdsplan. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Månadsrapport, support och lokaler Bilaga månadsrapport större investeringar et sänds till: Kommunstyrelsen/Budget och bokslut

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2019 Nämnden för support och lokaler följer i grunden de generella anskaffnings- och inköpsnivåerna för resultatansvariga chefer i Skellefteå kommun som är fastslagna i kommunens styrprinciper för Dock så föreslås högre nivåer för vissa specifika yrkesroller inom Fastighet och IT (förvaltare fastighet, sektionschef fastighetsdrift, projektchef fastighet, avdelningschef fastighet och It-chef). Anledningen är att säkra verksamhetens funktion och effektivitet då dessa yrkesroller hanterar många och stora beslut angående anskaffningar och inköp löpande och ibland av brådskande karaktär. Av samma anledning föreslås högre nivåer för förvaltningschef och ordförande. Då nämnden önskar vissa högre nivåer än kommunens generella nivåer krävs beslut i kommunstyrelsen. Viktigt att notera är att beslutad budget inte är att jämställa med ett anskaffningsbeslut. Det är viktigt att det framgår i framtida beslut per ärende om anskaffningsbeslut tas. 1. Delegera anskaffningsbeslut och inköpsbeslut enlig föreslaget styrdokument. 2. Föreslå kommunstyrelsen att godkänna nämndens delegationer utöver de generella nivåerna. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2019 på Support och lokaler et sänds till: Kommunstyrelsen Nämnden för support och lokaler

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Anmälan delegationsbeslut Ordförande support och lokaler Anskaffnings- och inköpsbeslut avseende SQL-server, daterad

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Yttrande gällande förslag till fördjupad översiktsplan för Skellefteås landsbygder Nämnden för support och lokaler har fått möjlighet att yttra sig gällande förslag till fördjupad översiktsplan för Skellefteås landsbygder. Syftet med planen är att stärka förutsättningar för hållbara, livskraftiga och attraktiva landsbygder för alla människor i olika faser av livet. Remissyttrande: Nämnden för support och lokaler vill förtydliga att vid genomförandet av prioriterade aktiviteter i handlingsplanen uppstår kostnader i verksamheten som måste beaktas. Förutom detta har nämnden för support och lokaler inget att erinra mot förslaget kring fördjupad översiktsplan för Skellefteås landsbygder. Översända remissyttrande till Bygg- och miljönämnden. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Förslag till fördjupad översiktsplan för Skellefteås landsbygder. Yttrande sänds till: Bygg- och miljönämnden, ärendenummer 2018:4535

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Information kring instruktion för behörigheter till lokaler Support och lokaler har tagit fram instruktion för behörigheter till lokaler. I instruktionen så tydliggörs det olika rollerna som är kopplat till passersystem och nyckelhantering. Vidare också vilka rutiner som gäller vid utlämnande av passerkort och nycklar och eventuell förlust av dessa. Notera informationen. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Bilaga: Instruktion för behörighet till lokaler

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Ungdomsfullmäktige framtagande av mentometerfråga Inför ungdomsfullmäktig den 25 mars 2019 har en enkät för lokal uppföljning av ungdomspolitik, LUPP framtagits. Enkäten vänder sig till ungdomar i åldern år, respektive år. Nämnden för Support och lokaler har fått möjlighet att komplettera frågeunderlaget innan utskick. Yttrande: Nämnden för Support och lokaler ser inget behov av att komplettera med någon ytterligare fråga. Att godkänna förslag till enkät för lokal uppföljning av ungdomspolitiken. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Enkät till ungdomar i åldern år respektive år et sänds till: Demokratilots

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Information- och dokumenthanteringsplan för support och lokaler information om justeringar i planen samt kompletterande gallringsbeslut I november 2016 antog nämnden en information- och dokumenthanteringsplan för support och lokaler. Planen innehåller arkivbeskrivning och en konkret beskrivning av vilken information som hanteras i förvaltningen, var den förvaras digitalt samt fysiskt ifall den finns i analog form. Planen visar när handlingen får gallras eller om den ska bevaras för framtiden och är underlag till nämndens gallringsbeslut. I samband med att nämnden fastslog planen fick förvaltningschefen uppdrag att utse arkivansvarig och arkivredogörare samt att löpande följa upp planen och göra mindre justeringar. Vid större förändringar ska planen redovisas för nämnden och minst en gång per mandatperiod ska nämnden se över hela planen. Kommunstyrelsen har tagit ett inriktningsbeslut om att övergå till processtyrd arkivredovisning. Det innebär att ett arbete kommer att påbörjas med att strukturera information utifrån den process som den skapas i och att delar av support och lokalers information- och dokumentanteringsplan kommer att flyttas ut och hamna under kommunstyrelsen ansvar för ledningsprocesser eller personalnämndens ansvar för personalprocessen. Arkivansvarig och utsedda arkivredogörare har tittat igenom sina ansvarsområden och gjort nödvändiga justeringar. 1. Notera förvaltningens information om de justeringar som är gjorda i information- och dokumenthanteringsplanen. 2. Godkänna föreslagna gallringsbeslut. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 et sänds till: Support och lokaler/arkivansvarig Kommunarkivet

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Redovisning av större byggprojekt Under denna punkt redovisas pågående byggprojekt som har en budget över 20 miljoner kronor. Budget och plan Utfall vid rapporttillfällen Prognos utfall total Avvikelse mot budget Avvikelse % Pågående projekt vid rapporttillfället Anderstorp, Balder och Lejonström 516,5 495,6 515,0 1,5 0,3% Kommentarer: Mindre arbeten återstår. Ev åtgärder kopplat till högstadiets utemiljö sker under Kulturhuset 600,0 65,3 600,0 0,0 0% Kommentarer: Grundarbeten och upphandling av underentreprenörer pågår. Betongarbeten börjar i januari. Arbetet går enligt plan. Moröbacke skola 221,5 214,9 218,0 3,5 2% Kommentarer: Mindre åtgärder återstår. Parkourbanan gör våren Burträsk förskola 28,0 12,4 28,0 0,0 0% Kommentarer: Innerväggar byggs och installatörerna är på plats i nybyggnadsdelen. Ombyggnationerna i befintliga delen har påbörjats. Floraskolan 326,0 57,3 316,0 10,0 3% Kommentarer:Ekonomin, tidplan och och kvalitetsarbetet går enligt plan. Ekonomisk justering efter ändringar i grundläggning klar. Nu pågår stomresning. Florahallen 117,5 25,2 110,0 7,5 6% Kommentarer:Stomresning pågår. Örjanshallen 73,0 8,6 73,0 0,0 0% Kommentarer: Rivning och projektering snart klar. Upphandling av underentreprenörer pågår.

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 Notera informationen. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse,

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Reflektion över dagens ärenden ur barns- och ungdomsperspektiv, jämställdhetsperspektiv och landsbygdsperspektiv Nämnden har sedan 2014 en stående punkt där den reflekterar över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt. Nämnden har beslutat att utöka den att även omfatta barn- och ungdomsperspektiv och landsbygdsperspektiv. Nämnden reflekterade över att de fått möjlighet att yttra sig gällande förslag till fördjupad översiktsplan för Skellefteås landsbygder. Underhållsplanen för 2019 omfattar jämställdhets-, barn- och ungdomsoch landsbygdsperspektivet genom att underhålla skolor, äldre- och gruppboenden i hela Skellefteå kommun. Nämnden diskuterade den nya enkäten till ungdomsfullmäktige Den har gått ut till ungdomar i åldrarna år. (barn- och ungdomsperspektiv). Notera reflektionen.

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: Tekniska nämnden Riktlinjer för Skellefteå kommuns tjänstefordon Delgivningarna läggs till handlingarna.

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Kurser och konferenser Nämnden har beslutat att lägga in en stående punkt på dagordningen för information och beslut om kurser och konferenser. Det finns inga kurser och konferenser att informera om till dagens sammanträde. Godkänna informationen.

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer Inköpschef Anders Blom informerar om vilka upphandlingar som är aktuella, vilka som ligger för tilldelning och upphandling i tidplanen. Förvaltningschef Jan Sundbom informerar om status e-tjänster, utifrån att Support och lokaler har ett ansvar att driftsätta e-tjänster både inom kommun -och länet. Efter en uppstartsperiod av kommunens nya plattform för digitala tjänster har antalet tjänster utökats allt eftersom. Totalt finns 42 e-tjänster att avropa inom länet och Skellefteå kommun använder 21 stycken. Antalet unika besökare ökar och trenden är tydlig att en stor del av besöken sker utanför kontorstid och på helger. Mottagandet av e-tjänsterna har varit uppskattat av invånarna enligt de mätningar som är gjorda. Vidare informerades om läget på löne -och ekonomicenter. Införandet av RPA (robotautomation) har efter viss försening nu testats med gott resultat och kartläggning har påbörjats för att fortsätta med automation på ekonomicenter.