PROTOKOLL 1 (15)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (15) Nämnden för support och lokaler Plats och tid Sammanträdesrum E4, stadshuset. Klockan ande Stefan Bergman (s), ordförande Leif Holmqvist (c), vice ordförande Britt-Marie Lundström (s) Caroline Cercio (s) Fredrik Barrljung (s) Robert Ignberg (s) 98, Tjänstgörande ersättare Elsy Larsson (s) för Ulrika Larsson (v) Roland Löfmark (fp) för Jan-Erik Ershag (kd) Catharina Falk (fp) för Peter Nyman (m) Daniell Enwall (s) för Lilliann Carlstén (s), 107 Övriga deltagande Magnus Hedman, kommunal , Erik Wikström, Kommunrevisionen 103 Bo Rehnberg, PWC 103 Martin Gandal, PWC 103 Jenny Rönngren, kommunledningskontoret 107 Krister Gustafsson, Kommunledningskontoret 107 Ersättare Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Ulrica Marklund, controller Fredrik Nilsson, avdelningschef fastighet Peter Lundmark, avdelningschef måltid Emma Sundelin, projektchef fastighet, 95 Erika Nilsson, avdelningschef kommunikation, 107 Mathias Rönngren, avd. chef verksamhetsstöd, 107 Emanuel Mattsson, enhetschef måltid, 107 Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer Ersättare Underskrifter.. Stefan Bergman, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare Underskrift. Ewa Boström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 97 Dnr FA Medborgarförslag Sätt upp krokar på Stadshuset för att underlätta att koppla hundar (132/14) Nämnden för support och lokaler har fått ett medborgarförslag där förslagsställaren vill att det ska sättas upp krokar kring stadshuset för att underlätta att koppla hundar. Nämnden för support och lokalers svar: Kring stadshuset finns det idag en anordning på den östra sidan och två på den västra sidan för att koppla hundar. Bedömningen är att det uppfyller de behov som finns, men skulle det visa sig att behovet ökar, kan det ske en komplettering med fler anordningar. Avslå medborgarförslaget med hänvisning till att nämnden för support och lokaler tillhandahåller en anordning på den östra sidan och två på den västra sidan för att koppla hundar utanför stadshuset. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunfullmäktiges beslut Medborgarförslag 132/14 et sänds till: Förslagställare Kommunstyrelsen

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 98 Dnr FA Nybyggnad av kiosker och omklädningsutrymmen på Norrvalla, tilldelningsbeslut Support och lokaler har genom annons på e-avrop infordrat anbud på rubricerat objekt enligt anbudsförteckning daterad Efter granskning av anbuden, som bedömts efter en på förhand upprättad värderingsmall AF-5 där högst viktad poäng föreslås bli vinnande anbud. Avtalsspärr upphör Ge tilldelningsbeslut till Hellströms Bygg AB till en anbudssumma av kr 2. Uppdra åt beställarombud Emma Sundelin att teckna kontrakt. Paragrafen anses omedelbart justerad. sunderlag Anbudsgivare Anbudssumma Viktad poäng 1. Contractor Bygg i Skellefteå AB kr 5,73 2. Nordkust Bygg kr 4,27 3. Hellströms Bygg AB kr 7,65 4. Peab Sverige AB kr 3,00 et sänds till: Anbudsgivare Support och lokaler/projektchef

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 99 Dnr FA Fördelning av investeringsbudget - Nordanå utemiljö Det finns avsatt kronor till utemiljö på Nordanå. Av dessa medel vill support och lokaler fördela kronor till att bygga en ny parkering. Parkeringen föreslås ligga där den före detta lekparken på Nordanå fanns. Behovet av parkering för området är stort redan idag och kommer att öka i samband med att Science Center förläggs till området. Science Center kommer att flytta in under maj Det ska även byggas två sporthallar på Balderskolans tomt, vilket gör att det försvinner cirka 125 personalparkeringsplatser. Dessa måste ersättas i en övergångsperiod och då kan denna parkering tillsammans med en utökning av parkering på Norra Järnvägsgatan fungera som en ersättning under en tid. Behovet av att ersätta parkeringar på Balderskolan är aktuellt från januari Den föreslagna parkeringen innebär att det skapas 83 platser varav 16 platser utrustas med motorvärmaruttag. Fördelning av investeringsbudget: Parkering Nordanå Ofördelat Summa kr kr kr Investering ska genomföras och finansieras enlig föreslagen fördelning sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Ritning parkering Utdrag från geografiskt informationssystem, Solen et sänds till: Skol- och kulturkontoret Skellefteå museum Support och lokaler/avdelningschef fastighet

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Remiss av förslag till Boverkets allmänna råd om friyta för fritidshem, förskolor, skolor eller liknande verksamhet med tillhörande konsekventsutredning Boverket önskar synpunkter på förslag till allmänna råd till 8 kap. 9 andra stycket och plan- och bygglagen (2010:900), PBL, samt på tillhörande konsekvensutredning. Reglerna är tänkta att gälla från och med 1 mars Remissen har bland annat gått till landets kommuner och nämnden för support och lokaler har fått den till sig för Skellefteå kommuns räkning. Remissvar ska vara Boverket tillhanda senast 5 december Uppdra till förvaltningschef att besvara remissen och informera nämnden på nästa sammanträde. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Boverkets remissbrev med tillhörande remissförslag et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Skrivelse - Kartlägg för Norrlands bästa mat Kommunfullmäktigeledamöterna Birgitta Burström (FP), Ida Lindh (FP) och Lars Åhman (FP) har kommit med en skrivelse om att kartlägga måltidssituationen i skola, förskola och äldreomsorg. Folkpartiet har tagit fram en rapport, Matfest 2.0 även för våra barn och årsrika, där man lyfter en rad förslag som man anser kan leda till bättre mat i skola och äldreomsorg. Man föreslår att en kartläggning av nuläget ska göras som första steget i en förändringsprocess, att kartläggningen ska göras skyndsamt och att resultatet ska presenteras för kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens arbetsutskott har remitterat skrivelsen till nämnden för support och lokaler. Uppdra till förvaltningschef att undersöka om kartläggningen kan genomföras och återkoppla till nämnden. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Skrivelse Kartlägg för Norrlands bästa mat till 2018 Rapport Matfest 2.0 även för våra årsrika et sänds till: Support och lokaler/förvaltningschef

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Ekonomisk uppföljning och prognos, oktober 2014 Nämnden för support och lokaler har sammanställt en kortfattad ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Dessa rapporteringstillfällen innebär att kontoansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott samt att förvaltningen vid budgetavvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Årsprognosen pekar totalt sett på en budgetavvikelse (drift) för förvaltningen på 0,3 mnkr. Nämndens avdelningar uppvisar dock både positiva och negativa budgetavvikelser. Prognos, avvikelse mot budget 2014 Nämnden för support och lokaler 0 Måltidsavdelning 2,0 Avdelning för verksamhetsstöd 1,5 Kommunikationsavdelning 13,6 Fastighetsavdelning 10,4 SUMMA 0,3 (mnkr) För kommunikationsavdelningen är prognosen ca -13,6 mnkr, inklusive balanserat underskott (ca - 4 mnkr) från I samband med årsredovisning 2013, samt i samband med budgetarbetet inför år 2015, så informerade nämnden både kommunstyrelsen och budgetberedningen om det utredningsarbete som pågår. I samband med delårsrapporten i augusti återkopplades en fördjupad handlingsplan till nämnden. Godkänna redovisad information. sunderlag Ekonomiuppföljning och prognos oktober 2014, bilaga 1 Översikt investeringsprojekt, support och lokaler 2014, bilaga 2 et sänds till: Support och lokaler Budget och bokslut

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Rapport om övergripande ansvarsutövande 2014, besök av revisorerna Nämnden får besök av Kommunrevisionen tillsammans med revisorer från Pwc. De har gjort en granskning av nämndens övergripande ansvarsutövande 2014 och redovisar sin rapport. Det har skett en positiv utveckling av nämndens verksamhet rörande alla kontrollområdena och ansvarsutövandet bedöms för år 2014 sammantaget vara tillräckligt. Bedömningen baseras på att nämnden kan visa att den i tillräcklig grad styr, följer upp och vidtar aktiva åtgärder utifrån det uppdrag den tilldelats. Nämndens ansvarsutövande bedöms också ha utvecklats positivt under innevarande mandatperiod. För att ytterligare utveckla ansvarsutövandet föreslås nämnden att sätta tidsramar när till exempel uppdrag ges åt förvaltningschefen. Nämnden tackar för informationen.

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Årlig utvärdering av nämndens arbetsformer Enligt nämndspolicyn så ska nämnden själva, utan tjänstemän, utvärdera sina arbetsformer en gång per år. Syftet är att fånga upp när förbättringar behövs för att öka kvalitén i processerna och kunna uppnå effektiviseringsvinster som också påverkar ledamöternas möjlighet till att fatta bra beslut. Nämnden har utvärderat sin arbetsform: 1. Vilka ska vara närvarande vid nämndens sammanträden? Förvaltningschef, nämndens sekreterare, samt den som handlägger specifikt ärende närvar endast under sitt ärende, handläggare skall om möjligt vara tillgänglig. 2. Föredragningarnas längd, innehåll och kvalitet. Som tidigare år, lyfta fram väsentliga punkter för beslutet. Ekonomiska beslut skall vara detaljerade inom rambudget. Även AU beslut vid om till eller nybyggnad skall ekonomin redovisas i nämnden. 3. Tjänsteskrivelsernas utformning, läsbarhet och volym. Konsekvensbeskrivningar med olika alternativ. Mer detaljerade underhållsplaner. Med viss prioritering. 4. Förvaltningens information om kommande ärenden. Om sådana finns, bör det informeras om. 5. Sammanträdenas längd. Då nämnden har flera ansvarsområden, ökar sammanträdestiden. 6. förslagens utformning. Ordalydelse viktig, granskas av arbetsutskottet. 7. Extra ärenden. Skall vara få, helst inga. 8. Kontakter med media. och handläggningsfrågor: Förvaltningschefen Nämndens: Ordförande 9. Övrigt. Övriga frågor under alla sammanträdena, skall tas med i protokollet, gäller även AU. Då fler områden överförts till nämnden krävs mer detaljerad info i berört område. Förvaltningschefen informerar, har varit en bra punkt på sammanträdarna, skall finnas kvar. Vid förändringar i projekt skall nämnden informeras omgående förslagsvis per mail eller brev. Diskussionsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Utdrag från 2013 års utvärdering

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Mentometerfråga till ungdomsfullmäktige års Ungdomsfullmäktigedag är den 12 februari. Nämnden har uppdragit till förvaltningschefen att uppdatera informationsbilden om nämnden samt att föreslå en mentometerfråga som kan användas på ungdomsfullmäktigedagen. Uppdaterad informationsbild redovisas. Förvaltningschefen föreslår följande fråga med svarsalternativ: Nämnden för support och lokaler får ofta synpunkter på skoltoaletterna. Vad tror du är den viktigaste saken att göra för att toaletterna ska kännas fräschare? 1. Papperskorgarna töms oftare 2. Toalettstolarna städas oftare 3. Tvättställen städas oftare 4. Säkrare lås 5. Toalettringen/locket byts ut oftare 6. Toaletterna målas om oftare 7. Alla elever tar ansvar för att städa efter sig och hålla toan fräsch Godkänna föreslagen mentometerfråga sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Nämnden för support och lokalers beslut et sänds till: Demokratilots

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Omföring av rambudget mellan nämnder 2015, lönecenter Kommunens lönecenter startades upp i november 2014 och finansieras innevarande år genom interna debiteringar. Från och med den 1 januari 2015 ska finansiering ske genom flytt av rambudget från övriga förvaltningar enligt tabell nedan. Summan är beräknad utifrån antalet löner per förvaltning. Support och lokalers egen rambudget för att hantera löner och lönesystem flyttas även till lönecenter. Viss budgetram och kostnader för systemförvaltning och lönesystem ligger idag även mot Gemensam nämnd för personalsystem och flytt av ram till nämnden för support och lokaler för dessa delar kommer att göras i separat ärende efter grundligare genomgång av kostnader och ansvar. Nämnd Budgetram att flytta Gymnasienämnden Barn och grundskolenämnden Kulturnämnden Socialnämnden Bygg och miljönämnden Fritidsnämnden Personalnämnden (Kommunhälsan) Kommunstyrelsen Tekniska nämnden + taxefinansierat Varav Tekniska kontoret Varav Räddningstjänsten Ökning av OH till Support och lokaler Summa Godkänna föreslagen omföring 2. Föreslå kommunstyrelsen att besluta att överföra rambudget från övriga nämnder till nämnden för support och lokaler för år 2015 och kommande år, enligt specifikation i ärende. Inkluderar även en utökad OH kostnad för taxefinansierad verksamhet inom Tekniska kontoret enligt tabell.

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad Kommunstyrelsens beslut om införande av Lönecenter (Dnr KS ) et sänds till: Kommunstyrelsen Support och lokaler

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Inför budget 2016 och plan Nämnden har fått planeringsförutsättningarna för budget 2016 och plan Jenny Rönngren och Krister Gustafsson är inbjudna till sammanträdet för att berätta om trender som finns i samhället och hur de påverkar Skellefteå kommun i förhållande till andra städer och andra nationer. Trendspaningen har haft särskilt fokus på målet att vi ska bli invånare i Skellefteå år Nämndens ledamöter får i grupper diskutera konsekvenser utifrån trenderna. Avdelningscheferna beskriver nuläge i respektive avdelning och vilka utmaningar de ser framför sig. Ledamöterna diskuterar utmaningarna och tar fram viktiga arbetsområden. Förvaltningschefen kommer att sammanställa resultatet från grupparbetena och presentera förslag till målområden till nämndsammanträdet i december.

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Delgivningar Följande delges: Kommunfullmäktige Riktlinjer för styrande dokument Kommunfullmäktige Bestämmelser om ersättningar med mera till kommunalt förtroendevalda i Skellefteå kommun från och med Kommunfullmäktige Förslag till bestämmelser om omställningsstöd och pension till förtroendevalda Kommunfullmäktige Riktlinjer för en utvecklad invånardialog Kommunfullmäktige Omföring av investeringsbudget till kulturnämnden för konstnärlig utsmyckning Kommunstyrelsen Nyttjanderätt till Storstugan i Lövånger Kommunstyrelsen Lokalisering av Science center Kommunstyrelsens arbetsutskott Detaljplan för ny gruppbostad på Sörböle Kommunstyrelsens arbetsutskott Motion om säker skolväg vid skolor och förskolor (35/14) Gymnasienämnden Elevcafé i gymnasieskolan Kommunstyrelsen Hamnmagasinet på Bjuröklubb Tekniska nämnden Ändring av renhållningsordningens lokala föreskrifter Barn- och grundskolenämnden Bildande av politisk referensgrupp om kostpolitiska programmet Delgivningarna läggs till handlingarna

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr FA Informationer Förvaltningschef informerar Förvaltningschefen visar en liggare där nämndsekreteraren noterar alla ärenden som delegeras till förvaltningschef. När nämnden har fått återkoppling så stryks ärendet från listan. Nämnden ska vid nästa sammanträde gå igenom listan och få information om aktuellt läge i de olika ärendena. Lönecenter är på plats i gamla fullmäktigesalen i Hjorten. Lönecentret kommer att invigas den 21 november klockan av nämndens ordförande. Den 21 november på kvällen är förvaltningens anställda inbjudna till förvaltningsfest. Festen anordnas vartannat år och erbjuds istället för julklapp. Över 500 medarbetare har anmält sig. Fastighetschefen berättar om aktuellt läge för ombyggnationerna på gymnasieskolorna, ABK (Anderstorp, Balder, Kaplan). Under novemberlovet blev köket på Anderstorp klart och just nu pågår upphandling av den nya bollhallen på Balder. I övrigt så löper allt på enligt tidsplanen. Sveriges television har gjort ett inslag om mat-appen i Mitt Skellefteå. Mat-appen är ett sätt för eleverna att direkt berätta vad de tycker om skolmaten och på så sätt kunna påverka den. Nämnden tittar på inslaget.