Plats och tid Stora Tjörnsalen, Kommunhuset i Skärhamn kl. 10: Justeringens plats och datum Kommunhuset i Skärhamn,

Transkript

1 TJÖRNS KOMMUN Samhällsbyggnadsnämnden Plats och tid Stora Tjörnsalen, Kommunhuset i Skärhamn kl. 10: Utses att justera Rikard Larsson (S) Justeringens plats och datum Kommunhuset i Skärhamn, Paragrafer 1-11 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Torbjörn Hall Lars Carlsson (M) Rikard Larsson (S) ANSLAG/ BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Nämnd Samhällsbyggnadsnämnden Anslaget sätts upp Anslaget tas ner Protokollets förvaring Underskrift Kommunhuset i Skärhamn Torbjörn Hall 1

2 ande Lars Carlsson (M) Peter Andersson (L) Jörgen Myrberg (KD) Robert Mattsson (C) Anders Backensved (MP) Rikard Larsson (S) Jan Berndtsson (S) Bernt Hassel (TP) tjänstgör för Björn Sporrong (S) Stefan Wirtberg (S) Cyril Esbjörnsson (TP) Jenn Johansson (SD) Övriga närvarande Robert Johansson (M) Martin Tellblom (-) fd (M) Torbjörn Hall, kommunsekreterare Kristina Gyllenhammar, utvecklingsledare Urban Nilsson, byggchef Camilla Svensson, avdelningschef avfall Anders Möller, VA-chef Åsa Jönsson, planchef Lina Johansson, miljöchef 2

3 1 Fastställande av dagordning Samhällsbyggnadsnämnden fastställer utsänd dagordning med ändringen att ärenden 5 på dagordning Information: Förvaltningschefen informerar och kort presentation av förvaltningen utgår och ersätts av Information från avdelningschefer om respektive verksamhet. 3

4 2 Information: Inledning av ordföranden Samhällsbyggnadsnämnden noterar informationen. Ordföranden Lars Carlsson välkomnar alla dagens mötesdeltagare till samhällsbyggnadsnämnden. Därefter presenterar ledamöter och ersättare sig. 4

5 3 Information från avdelningschefer om respektive verksamhet Samhällsbyggnadsnämnden noterar informationen. Förvaltningens avdelningschefer och utvecklingsledaren presenterar sig för nämnden samt redovisar organisationen och ansvarsområden inom respektive avdelning. 5

6 4 Information: Praktisk information om kallelser och handlingar Samhällsbyggnadsnämnden noterar informationen. Sekreterare Torbjörn Hall redogör för hantering av kallelser, handlingar, digitala utskick och arvodeshanteringen. 6

7 5 Samhällsbyggnadsnämndens delegationsordning 2019/1 Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att 1. anta upprättat förslag till delegationsordning. 2. notera att översyn av delegationsordning kommer att genomföras under första kvartalet Enligt kommunallagen har en nämnd rätt att delegera beslutande i ärenden eller ärendegrupper till presidium, utskott, till ledamot eller ersättare i nämnden och till anställd i kommunen. Vissa ärenden får dock inte delegeras och ska då beslutas av nämnden. Förvaltningen har upprättat ett förslag till delegationsordning som i huvudsak bygger på den inarbetade delegationsordning som tidigare var gällande för kommunstyrelsen när ansvar och verksamheter som idag tillfaller samhällsbyggnadsnämnden beslutades av kommunstyrelsens miljö- och samhällsbyggnadsutskott. De främsta ändringarna jämfört med kommunstyrelsens delegationsordning härrör från ändrad lagstiftning inom miljöbalkens områden och speciallagstiftning inom miljöområden. Ett arbete med start i januari 2019 kommer inledas med syfte att göra en större översyn av samtliga delegationer och återkomma med förslag till nämnden senast april sunderlag Tjänsteutlåtande, Samhällsbyggnadsnämndens delegationsordning, förslag Förslag till beslut på sammanträdet Peter Andersson (L) och Jan Berndtsson (S) föreslår att samhällsbyggnadsnämnden ska bifalla förvaltningens förslag till beslut. 7

8 6 Antagande av arbetsordning för samhällsbyggnadsnämnden 2019/2 Samhällsbyggnadsnämnden antar föreslagen arbetsordning. Formerna för en nämnds arbete regleras i kommunallagen, kommunfullmäktiges beslut samt i samhällsbyggnadsnämndens reglemente. Reglementet för samhällsbyggnadsnämnden, antaget av kommunfullmäktige , innehåller bland annat bestämmelser om samhällsbyggnadsnämndens sammansättning, ansvarsområden och uppgifter, förhållande till författningar, delegering från kommunfullmäktige samt redovisningsskyldigheter. Föreslagen arbetsordning utgör komplement till reglementet och innehåller bland annat bestämmelser om beredningsgrupp, reglering om ledamöternas initiativrätt och hur ärenden bereds. sunderlag Tjänsteutlåtande, Samhällsbyggnadsnämndens arbetsordning, förslag Förslag till beslut på sammanträdet Peter Andersson (L) föreslår att samhällsbyggnadsnämnden ska bifalla förvaltningens förslag till beslut. 8

9 7 Samhällsbyggnadsnämndens internkontrollplan 2019/3 Samhällsbyggnadsnämnden godkänner förvaltningens förslag till internkontrollplan. Barnkonventionen Nämnden har använt Tjörns kommuns barnchecklista och kommit fram till att beslutet inte får direkt påverkan, konsekvens för eller på annat sätt berör barn. Då samhällsbyggnadssektorn övergår till att bli förvaltning 2019 åligger det den nya Samhällsbyggnadsnämnden att ta fram en egen plan för intern kontroll. sunderlag Tjänsteutlåtande, Förslag till beslut på sammanträdet Jörgen Myrberg (KD), Peter Andersson (L) och Jan Berndtsson (S) föreslår att samhällsbyggnadsnämnden ska bifalla förvaltningens förslag till beslut. et skickas till Kommunstyrelsen Kommunens revisorer 9

10 8 Antagande av dokumenthanteringsplan för samhällsbyggnadsnämnden 2019/4 Samhällsbyggnadsnämnden antar föreslagen dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan bestämmer hur myndighetens allmänna handlingar ska hanteras hur de förvaras, beslut om gallring och gallringstider och när handlingarna ska arkiveras. Upprättat förslag till dokumenthanteringsplan bygger på kommunstyrelsens tidigare dokumenthanteringsplan då miljö- och samhällsbyggnadsutskottet var en del av kommunstyrelsen. De ansvarsområden som genom fullmäktiges beslut har förts över till samhällsbyggnadsnämnden har nu förts in föreslagen plan. Dock har den anpassats efter samhällsbyggnadsförvaltningens nuvarande organisatoriska indelning. Ytterligare en skillnad är att två punkter relaterade till dataskyddsförordningen lyfts in i planen. sunderlag Tjänsteutlåtande, Dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för samhällsbyggnads-nämnden, förslag Förslag till beslut på sammanträdet Peter Andersson (L) och Jörgen Myrberg (KD) föreslår att samhällsbyggnadsnämnden ska bifalla förvaltningens förslag till beslut. et skickas till Kommunarkivet 10

11 9 Sammanträdesordning /5 Samhällsbyggnadsnämnden fastställer föreslagna sammanträdesdagar. Nämnden har att besluta om sammanträdesordning för år Förslag har upprättats av förvaltningen enligt följande. Jan Feb Mars Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Som huvudregel föreslås sammanträdena börja kl sunderlag Tjänsteutlåtande, Förslag till beslut på sammanträdet Peter Andersson (L) och Jörgen Myrberg (KD) föreslår att samhällsbyggnadsnämnden ska bifalla förvaltningens förslag till beslut. 11

12 10 Utnämning av dataskyddsombud för kommunstyrelsen 2019/6 Samhällsbyggnadsnämnden utser Elisabet Ahlin till dataskyddsombud för samhällsbyggnadsnämnden. Den 25 maj 2018 ersatte EU:s dataskyddsförordning den svenska personuppgiftslagen. I egenskap av personuppgiftsansvarig för samhällsbyggnadsnämndens verksamhet har nu nämnden att utse ett dataskyddsombud. Övriga nämnder och bolag inom Tjörns kommun har enligt tidigare beslut utnämnt Elisabet Ahlin som dataskyddsombud och samhällsbyggnadsnämnden föreslås fatta samma beslut. sunderlag Tjänsteutlåtande, Förslag till beslut på sammanträdet Peter Andersson (L) och Jan Berndtsson (S) föreslår att samhällsbyggnadsnämnden ska bifalla förvaltningens förslag till beslut. et skickas till Valt ombud Datainspektionen 12

13 11 Övrigt Samhällsbyggnadsnämnden noterar informationen. Rikard Larsson (S) ställer en fråga om aktuella vattennivåer. Frågan besvaras av VA-chef Anders Möller. 13