SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum. Underskrifter Sekreterare. Lena Töppner Nilsson. Christer Hermansson (L)

Transkript

1 Sida Plats och tid Styrelserummet Vallhamn kl. 16: Utses att justera Björn Sporrong (S) Justeringens plats och datum Kommunhuset 19 maj kl Paragrafer Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Lena Töppner Nilsson Christer Hermansson (L) Björn Sporrong (S) 1

2 Sida ande Övriga närvarande Christer Hermansson (L) Henry Hermansson (C) Björn Sporrong (S) Bertil Olsson (S) Kerstin Möller (M) Ulf Sjölinder (L) Solbritt Törnqvist, vd Doungkamol Kaewyai, ekonom Lena Töppner Nilsson, sekreterare 2

3 12 Fastställande av dagordning Tjörns Måltids AB fastställer dagordningen. 3

4 13 Föregående mötesprotokoll 2017/8 Styrelsen noterar protokollen från styrelsemötet och bolagsstämman och lägger dessa till handlingarna. Protokollen från styrelsemötet och bolagsstämman gås igenom. sunderlag Protokoll från styrelsemötet Protokoll från extra bolagsstämma

5 14 Rapport från bolaget Styrelsen noterar informationen. VD Solbritt Törnqvist rapporterar om bolagets verksamhet. - Ekonomi - Miljömål - Enkät Tjörnlådan - Kvarnbacken nytt upplägg - Effektiviseringar 2% inför Utdrag från skolrapporten Tjörn 5

6 15 Övrigt Inga ärenden. 6

7 16 Delårsbokslut /9 Styrelsen godkänner upprättat delårsbokslut per samt i övrigt noterar informationen. VD Solbritt Törnqvist redogör för det ekonomiska läget i delårsbokslut per sunderlag Delår Tjörns Måltids AB

8 17 Firmatecknare Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller verkställande direktör att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening, detta enligt 9 i bolagsordningen. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska firmatecknare beslutas om. Ingen förändring från föregående år. 8

9 18 Attestreglemente 2017/10 Styrelsen godkänner föreslaget attestreglemente för Tjörns Måltids AB. På styrelsemöte i anslutning till bolagsstämma varje år ska attestreglemente beslutas om. Ingen förändring från föregående år. sunderlag Attestreglemente 9

10 19 Attestinstruktion Bilaga /11 Styrelsen godkänner föreslaget Bilaga 1 attestinstruktion för Tjörns Måltids AB. På styrelsemöte i anslutning till bolagsstämma varje år ska attestinstruktion beslutas om. Ingen förändring från föregående år. sunderlag Bilaga 1 attestinstruktion 10

11 20 Delegationsförteckning Bilaga /12 Styrelsen godkänner föreslagen Bilaga 2 Delegationsförteckning för Tjörns Måltids AB. På styrelsemöte i anslutning till bolagsstämma varje år ska delegationsförteckning beslutas om. sunderlag Bilaga 2 Delegationsförteckning 11

12 21 Internkontrollplan med riskanalys 2017/13 Styrelsen godkänner 2017 års internkontrollplan. Enligt beslut i kommunfullmäktige ska styrelser, nämnder och bolag fastställa områden för internkontroll. Reglementet för intern kontroll beskriver styrelsens skyldigheter för den interna kontrollen. Styrelsen skall upprätta en organisation för den interna kontrollen samt att anta regler och anvisningar. Internkontrollplanen fastställs och revideras varje år. Kontroller som inte är upptagna i internkontrollplanen kan också utföras. sunderlag Internkontrollplan med riskanalys 12

13 22 Internkontroll Rapportering Bilaga /15 Styrelsen godkänner internkontrollsrapporteringen. I internkontrollreglementet följer att bolaget årligen ska anta en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Bolaget har upprättat en intern kontrollplan för året och har till och med november följt upp dokument- och ärendehanteringen samt de gemensamma redovisningsrutinerna. sunderlag Bilaga 1_Internkontroll Rapportering 13

14 23 Arbetsordning 2016/27 Styrelsen antar föreslagen arbetsordning för styrelsen. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska arbetsordning för styrelsen beslutas om för Tjörns Måltid AB. sunderlag Arbetsordning 14

15 24 VD-Instruktioner 2016/28 Styrelsen fastställer föreslagen vd instruktion. På styrelsemöte i nära anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska VD-instruktioner beslutas om. Ingen förändring från föregående år. sunderlag VD instruktioner 15

16 25 Utlämnande av allmänna handlingar 2017/19 Styrelsen beslutar att utlämnande av allmänna handlingar avgörs av VD eller annan efter dennes bestämmande. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om utlämnande av allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen och rätten att ta del av allmänna handlingar gäller även för kommunala aktiebolag. Det finns också en rättighet att få kopior av allmänna handlingar. Kostnaden för kopior av allmänna handlingar framgår av kommunfullmäktiges beslut Ärendet avser vem i bolaget som ska besluta om utlämnande av allmän handling. Det föreslås att VD eller annan efter dennes bestämmande fattar dessa beslut. sunderlag Tjänsteutlåtande den

17 26 Instruktioner för ekonomisk rapportering 2016/29 Styrelsen fastställer föreslagna instruktioner för ekonomisk rapportering. På styrelsemöte i anslutning till bolagsstämma varje år ska styrelsen fastställa instruktioner för ekonomisk rapportering. Ingen förändring från föregående år. sunderlag Instruktioner för ekonomisk rapportering 17

18 27 Försäkringar 2017/14 Styrelsen noterar informationen. I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets försäkringar. sunderlag 2017 Försäkringsbrev Kommunförsäkring Tjörns Kommun Försäkringsbrev 18

19 28 Avtal 2017/16 Styrelsen noterar informationen. I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets avtal. VD redogör för bolagets avtal. sunderlag Avtal 2017 Orust kommun Avtal 2017 Soc Avtal 2017 Bou Tilläggsavtal 2017 Blå huset Tilläggsavtal 2017 Välkomsten Tilläggsavtal 2017 Modul vid Solgläntan Tilläggsavtal 2017 Gula Villan Avtal 2017 Långekärr Ek förening 19

20 29 Remiss - Handlingsplan mot våldsbejakande extremism 2017/6 Tjörns Måltids AB har tagit del av och ställer sig bakom handlingsplan mot våldsbejakande extremism. Barnkonventionen Tjörns Måltids AB har använt Tjörns kommuns barnchecklista och kommit fram till att beslutet inte påverkar barn. sunderlag Tjänsteutlåtande den et skickas till Kommunkansliet 20

21 30 Remiss - Policy för uppsägning av TBABs lokaler 2017/17 Tjörns Måltids AB har idag 13 hyresavtal för kök hos Tjörns bostads AB. Hyresavi för kökslokaler skickas från Tjörns bostads AB till Tjörns Måltids AB som i sin tur skickar vidare till förvaltningen. Förslag på uppsägningstid i policyn stämmer inte överens med den uppsägningstid som Tjörns Måltids AB har mot förvaltningarna. Policyn innebär att Tjörns Måltids AB får ta kostnad för kökslokal under uppsägningstiden. Tjörns Måltids AB föreslår att hyresavtal för kök övergår till den förvaltning som säger upp hyresavtalet med Tjörns Bostads AB. Barnkonventionen Tjörns Måltids AB har använt Tjörns kommuns barnchecklista och kommit fram till att beslutet inte ska ha någon påverkan för barn. sunderlag Tjänsteutlåtande den et skickas till Kommunkansliet 21

22 31 Remiss - Handlingsplan för friluftsliv i Tjörns kommun /18 Tjörns Måltids AB har tagit del av en väl genomarbetad handlingsplan för friluftsliv i Tjörns kommun och ställer sig bakom förslaget. Barnkonventionen Tjörns Måltids AB har använt Tjörns kommuns barnchecklista och kommit fram till att beslutet är positivt för barn. sunderlag Tjänsteutlåtande den et skickas till Kommunkansliet 22