SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum. Underskrifter Sekreterare. Lena Töppner Nilsson. Hans Strandberg (S)

Transkript

1 Sida Plats och tid Styrelserummet Vallhamn kl. 09: Utses att justera Hans Strandberg (S) Justeringens plats och datum Kommunhuset 22 maj kl Paragrafer Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Lena Töppner Nilsson Björn Möller (M) Hans Strandberg (S) 1

2 Sida ande Björn Möller (M) Berne Petersson (KD) Hans Strandberg (S) Sverker Molander (MP) ej Jan Berndtsson (S) Bengt Andersson (C) Övriga närvarande Lars Pettersson, VD Janina Liljekvist, vice VD och ekonom Anders Hansson, trafikansvarig färjetrafiken Lena Töppner Nilsson, sekreterare 2

3 22 Fastställande av dagordning Tjörns Hamnar AB fastställer dagordningen med följande tillägg: - Hantering av handlingar som kommer styrelseledamöter tillhanda. 3

4 23 Protokoll från tidigare möten 2017/22 Styrelsen noterar protokollen från styrelsemötet och bolagsstämman och lägger dessa till handlingarna. Protokollen från styrelsemötet och bolagsstämman gås igenom. sunderlag Protokoll från styrelsemötet Protokoll från extra bolagsstämma

5 24 Rapport från bolaget Styrelsen noterar informationen. VD informerar om bolagets pågående verksamheter: - Innehåll på Bolagsdag 2 oktober 2017 kl Vallhamn AB expansion - Färjeinformation - Värmeverken - Fritidshamnar & Gästhamnar 5

6 25 Övrigt Inget övrigt att tillägga. 6

7 26 Uppdrag avseende anläggning av kommunal småbåtshamn i området "Solviken" 2017/30 Styrelsen ger VD i uppdrag att ta fram förutsättningarna för köp av vatten och genomföra förhandlingar med kommunen. Till nästa möte i oktober tar VD fram en skiss på en tidplan gällande formella steg med avseende på beslut, överklagandetider etc. Kommunstyrelsens arbetsutskott har tagit del av utredning från Tjörns Hamnar AB avseende anläggning av kommunal småbåtshamn i området Solviken. Kommunstyrelsens arbetsutskott noterar utredningen och överlämnar ärendet till Tjörns Hamnar AB. Tidigare beslut Tjörns Hamnar AB, 65 den 2 december 2016, Kommunstyrelsens arbetsutskott, 218 den 20 oktober

8 27 PM - Utredning avseende arrendeavtal 2017/32 Styrelsen noterar informationen och inbjuder styrelseledamöter i Tjörns Hamnar AB att delta på Front Advokaters föredragning för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB gällande utredningen som hålls den 1 juni kl i kommunhuset. Tjörns Kommunala Förvaltningsbolaget har skickat Front Advokaters PM gällande Utredning avseende arrendekontrakt till Tjörns Hamnar ABs styrelse. Tidigare beslut Tjörns Hamnar AB Tjörns Kommunala Förvaltnings AB Tjörns Kommunala Förvaltnings AB sunderlag PM - Utredning avseende arrendekontrakt 8

9 28 Delårsbokslut /44 1. Styrelsen godkänner delårsbokslutet per samt i övrigt noterar informationen. 2. Till nästa styrelsemöte tar VD fram en 5årig underhållsplan och presenterar detta på mötet. Vice vd och ekonom Janina Liljekvist redovisar det ekonomiska läget i delårsbokslut per samt ger en likviditetsredovisning för Tjörns Hamnar AB. sunderlag Delårsbokslut

10 29 Firmatecknare Styrelsen får inte bemyndiga annan än styrelseledamot eller verkställande direktör att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening, detta enligt 9 i bolagsordningen. På styrelsemöte i nära anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska firmatecknare beslutas om. 10

11 30 Attestregler 2017/23 Styrelsen godkänner upprättade attestregler för Tjörns Hamnar AB. Föreligger upprättade attestregler för styrelsens godkännande. Ingen förändring från tidigare utgåva. 11

12 31 Arbetsordning 2017/24 Under 3 i Arbetsordningen står följande: Styrelsen skall sammanträda minst en gång i kvartalet. Vid det första sammanträdet efter ordinarie bolagsstämma skall styrelsen fastställa preliminära sammanträdesdagar för det kommande året. Detta stycke ändras till: Styrelsen skall sammanträda minst en gång i kvartalet. Styrelsen fastställer preliminära sammanträdesdagar för det kommande året på sista styrelsemötet för året. I övrigt godkänner styrelsen föreslagen arbetsordning för Tjörns Hamnar AB. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska arbetsordning för styrelsen beslutas om för Tjörns Hamnar AB. sunderlag Arbetsordning Tjörns Hamnar AB 12

13 32 VD-Instruktioner 2017/25 Styrelsen antar föreslagna VD-instruktioner. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om VD-instruktioner. Ingen förändring från föregående år. sunderlag VD instruktioner Tjörns Hamnar AB 13

14 33 Utlämnande av allmänna handlingar /26 Styrelsen beslutar att utlämnande av allmänna handlingar hanteras av VD eller annan efter dennes bestämmande. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om utlämnande av allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen och rätten att ta del av allmänna handlingar gäller även för kommunala aktiebolag. Det finns också en rättighet att få kopior av allmänna handlingar. Kostnaden för kopior av allmänna handlingar framgår av kommunfullmäktiges beslut Ärendet avser vem i bolaget som ska besluta om utlämnande av allmän handling. Det föreslås att VD eller annan efter dennes bestämmande fattar dessa beslut. sunderlag Tjänsteutlåtande den

15 34 Instruktioner för ekonomisk rapportering 2017/27 Styrelsen fastställer föreslagna instruktioner för ekonomisk rapportering. På styrelsemöte i anslutning till bolagsstämma varje år ska styrelsen fastställa instruktioner för ekonomisk rapportering. Ingen förändring från tidigare utgåva. sunderlag Instruktioner för ekonomisk rapportering 15

16 35 Tubberöd 1:158 - köp av mark och vatten 2017/36 Styrelsen beslutar att: 1. Försäljning av markområde enligt bilaga 1 markerat med röd färg och benämnd med nummer 5 till marknadspris. 2. Utarrendera vatten enligt bilaga 1 markerat med rutnät norr om fastigheten till marknadspris under förutsättning att detta inte strider mot intention och skrivning i detaljplanen. 3. VD ges i uppdrag att till nästa styrelsemöte ta fram ett förslag på åtgärdsplan för reglering av arrenden för närliggande vattenområden. Ägaren till Tubberöd 1:158 har inkommit med önskemål om att få köpa till mark utanför sin fastighet samt att köpa till vatten alternativt arrendera vatten utanför sin fastighet. Även har denne ansökt om att få köpa alternativt arrendera vatten bredvid sin fastighet där vi idag redan arrenderar ut vatten till grannarna. I den nyss antagna detaljplanen finns inget att invända mot att reglera in det markområde som beskrivs på sidan 17 och 18 som nummer 5 i bifogade kartbilagor. För att hålla isär de olika delarna föreslås följande tre beslut. 1. Försäljning av markområde enligt bilaga 1 markerat med röd färg och benämnd med nummer 5 till marknadspris. 2. Arrende av vatten enligt bilaga 1 markerat med rutnät norr om fastigheten till marknadspris enligt önskemål men inte vatten som redan är utarrenderat till grannar. 3. Ingen försäljning eller arrende av vatten enligt bilaga 1 markerat med svart heltäckande färg där vatten redan är utarrenderat. sunderlag Ansökan samt kartmaterial 13- Skärhamn foto 13- Skärhamn foto minskat Tjänsteutlåtande den

17 36 Vallhamn Marina köp 2017/37 Styrelsen noterar informationen. Barnkonventionen Bolaget har använt Tjörns kommuns barnchecklista och kommit fram till att beslutet inte påverkar, får konsekvenser för eller på annat sätt berör barn. Senaste utvecklingen i ärendet är att samtal förs med både Pro Marina som driftar anläggningen och har arrendeavtal med SF-Marina samt den befintliga båtföreningen i hamnen. Samtalen nyttjar till att se över möjligheten till ett nytt avtal med Pro-Marina alternativt att båtföreningen tecknar ett nytt 20-årigt arrendeavtal med oss liknande de övriga vi har gjort med andra föreningar. Dock med det förbehållet att bägge parter skall kunna säga upp avtalet i förtid på en treårs period. Tidigare i ärendet har följande hänt: Tjörns Hamnar AB (THAB) har erbjudits möjlighet att förvärva mark- och vattenområde i Vallhamn. Inköp av området ger THAB möjlighet till förädling av markområdet och fortsatt bra affärsmöjligheter. Det ger också bolaget och i vidare mening även kommunen möjligheten att styra utvecklingen av Vallhamn. Genomgång av ärendet genomfördes med styrelsen på bolagsdag den 23 september 2016 samt på styrelsemötet den 10 oktober 2016, 2 december 2016 samt den 3 mars Styrelsen beslutade på tidigare mötet i mars 2017 att ge VD i uppdrag att: - gå vidare med köp av mark och vattenområde för Habborsby 2:54 enligt kartbilaga genom att upprätta kontrakt med förbehåll på att bygglov för existerande verksamhet kan erhållas. sunderlag Tjänsteutlåtande den

18 37 Försäljning vatten Rönnäng 1: /38 Ärendet återremitteras till nästa styrelsemöte. Barnkonventionen Bolaget har använt Tjörns kommuns barnchecklista och kommit fram till att beslutet inte påverkar, får konsekvenser för eller på annat sätt berör barn. Fastighetsägaren har inkommit med önskemål om att få köpa till ca 345 kvm vatten utanför sin fastighet. Fastighetsägaren bedriver näringsverksamhet avseende allehanda vatten och bryggarbeten, dykning och fartygstrafik avseende frakter. Ägaren vill försäkra sig om att kunna angöra sina båtar på eget vatten utanför sin fastighet. Då försäljningen överstiger de 12 meter som Tjörns Hamnars styrelse har mandat att fatta beslut om skall ärendet efter beslut i styrelsen tas upp i kommunstyrelsen för att där godkännas. sunderlag Kartbilaga 2 område 2-4 Tjänsteutlåtande den

19 38 Försäljning vatten Rönnäng 1: /39 Ärendet återremitteras till nästa styrelsemöte. Barnkonventionen Bolaget har använt Tjörns kommuns barnchecklista och kommit fram till att beslutet inte påverkar, får konsekvenser för eller på annat sätt berör barn. Fastighetsägaren har inkommit med önskemål om att få köpa till ca 390 kvm vatten utanför sin fastighet. Fastighetsägaren bedriver näringsverksamhet avseende allehanda vatten och bryggarbeten, dykning och fartygstrafik avseende frakter. Ägaren vill försäkra sig om att kunna angöra sina båtar på eget vatten utanför sin betongramp. Tidigare har vatten lika långt ut försålts i närområdet och vi ser inget som kan påverka negativt att försälja detta vattenområde. Då försäljningen överstiger de 12 meter som Tjörns Hamnars styrelse har mandat att fatta beslut om skall ärendet efter beslut i styrelsen tas upp i kommunstyrelsen för att där godkännas. sunderlag Kartbilaga 2 område 2-4 Tjänsteutlåtande den

20 39 Försäljning vatten Rönnäng 1: /40 Ärendet återremitteras till nästa styrelsemöte. Barnkonventionen Bolaget har använt Tjörns kommuns barnchecklista och kommit fram till att beslutet inte påverkar, får konsekvenser för eller på annat sätt berör barn. Fastighetsägaren har inkommit med önskemål om att få köpa till ca 70 kvm vatten utanför sin fastighet. Fastighetsägaren bedriver näringsverksamhet avseende allehanda vatten och bryggarbeten, dykning och fartygstrafik avseende frakter. Ägaren vill försäkra sig om att kunna angöra sina båtar på eget vatten samt sedan tidigare egen brygga. sunderlag Kartbilaga1 område 1 Tjänsteutlåtande den

21 40 Försäljning vatten Rönnäng 1: /41 Ärendet återremitteras till nästa styrelsemöte. Barnkonventionen Bolaget har använt Tjörns kommuns barnchecklista och kommit fram till att beslutet inte påverkar, får konsekvenser för eller på annat sätt berör barn. Fastighetsägaren har inkommit med önskemål om att få köpa till ca 625 kvm vatten utanför sin fastighet. Fastighetsägaren bedriver näringsverksamhet avseende fiske och vill försäkra sig om att ha fri tillgång till vattnet utanför hans fastighet. Tidigare har vatten lika långt ut försålts i närområdet och vi ser inget som kan påverka negativt att försälja detta vattenområde. Då försäljningen överstiger de 12 meter som Tjörns Hamnars styrelse har mandat att fatta beslut om skall ärendet efter beslut i styrelsen tas upp i kommunstyrelsen för att där godkännas. sunderlag Ansökan samt kartbilaga Tjänsteutlåtande den

22 41 Drogtest 2017/42 Styrelsen godkänner att slumpmässiga drogtester utförs på färjepersonalen i enlighet med vårt avtal med Västtrafik. 22

23 42 Remiss - Handlingsplan mot våldsbejakande extremism 2017/20 Styrelsen har ingenting att tillägga utan noterar informationen. Vid genomläsning av nämnda policy ser vi inget som inverkar negativt på bolaget. sunderlag Tjänsteutlåtande den et skickas till Kommunkansliet 23

24 43 Remiss- Policy vid uppsägning av Tjörns Bostad ABs lokaler 2017/31 Styrelsen beslutar om nedan remissvar: Nedan är utdrag ur policy och förslag på ändringar. 1. Lokalsamordnaren och Tjörns bostads AB (TBAB) avgör i samråd om lokalerna bedöms vara uthyrningsbara eller är möjliga att bygga om till annan verksamhet. Vid oenighet lyfter lokalsamordnaren frågan till lokalrådet. Ytterst fattar kommunchefen beslut. Ovan stycke ändras till: Lokalsamordnaren och Tjörns bostads AB (TBAB) avgör i samråd om lokalerna bedöms vara uthyrningsbara eller är möjliga att bygga om till annan verksamhet. Vid oenighet lyfter lokalsamordnaren frågan till lokalrådet. Ytterst fattar Kommunfullmäktige beslut. Kommentar: Det är orimligt att den ena parten i en tvist agerar domare. 2. I de fall där specifika verksamhetsanpassningar utförts får kommunen ta kostnaderna för kvarstående bokfört värde. I de fall där man säljer fastigheten till ett övervärde skall samtliga kostnader räknas av. Ovan stycke ändras till: I de fall där investeringar för verksamhetsanpassningar utförts får kommunen ta kostnaderna för kvarstående bokfört värde. I de fall där man säljer fastigheten med vinst ska samtliga kostnader räknas av. I de fall där man säljer fastigheten med förlust skall hyresgästen stå för förlusten. sunderlag Remiss- Policy vid uppsägning av TBABs lokaler Policy vid uppsägning av TBABs lo_3 Policy vid uppsägning av TBABs lokaler Utdrag ur KF_2 Tjänsteutlåtande den

25 et skickas till Kommunkansliet 25

26 44 Remiss - Handlingsplan för friluftsliv i Tjörns kommun /43 Styrelsen har ingenting att tillägga utan noterar informationen. Vid genomläsning av nämnda policy ser vi inget som inverkar negativt på bolaget. sunderlag KSAU Handlingsplan för friluftsliv i Tjörns kommun Handlingsplan för friluftsliv i Tjörns kommun Bilagor till handlingsplan för friluftsliv i Tjörns kommun Tjänsteutlåtande den et skickas till Kommunkansliet 26

27 45 Hantering av handlingar som kommer styrelseledamöter tillhanda 2017/46 Inkomna handlingar till styrelseledamöter vidarebefodras till VD för hantering. Hanteringen stäms av med Tjörns Kommunala Förvaltnings AB för gemensamma rutiner för samtliga dotterbolag. et skickas till Tjörns Kommunala Förvaltnings AB 27