SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum. Underskrifter Sekreterare. Lena Töppner Nilsson. Martin Johansen (L) Benny Andersson (S)

Transkript

1 Sida Plats och tid Lilla Tjörnsalen kl. 14: Utses att justera Benny Andersson (S) Justeringens plats och datum Kommunhuset 27 oktober 2016 Paragrafer Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Lena Töppner Nilsson Martin Johansen (L) Benny Andersson (S) 1

2 Sida Styrelsemöte ande Martin Johansen (L) Bo Bertelsen (M) ej 36 Robert Johansson (MP) Benny Andersson (S) Jeanette Lagervall (S) Roland Flyckt (KD) 36 Övriga närvarande George Strömbom (C) Rigmor Friis (S) Evike Sandor, tf kommunchef Solbritt Törnqvist, vd Tjörns Måltids AB Lars Pettersson, vd Tjörns Bostads AB och Tjörns Hamnar AB Janina Liljekvist, vice vd Tjörns Hamnar och ekonom Katarina Hillberg, ekonomichef Lena Töppner Nilsson, sekreterare 2

3 30 Fastställande av dagordning Tjörns Förvaltnings AB fastställer dagordningen med följande tillägg. - Informationspunkt gällande utlämnande av allmän handling. - Informationspunkt gällande ingånget arrendeavtal Tjörns Hamnar AB - Punkt 10 och 11 på dagordningen slås ihop. - Punkt 14 och 15 på dagordningen slås ihop. 3

4 31 Protokoll från föregående möte 2016/25 Styrelsen noterar protokollet från styrelsemötet och lägger detta till handlingarna. Protokollet från styrelsemötet gås igenom. sunderlag Protokoll från styrelsemöte

5 32 Verksamhetsrapporter från dotterbolagen Styrelsen noterar informationen. Tjörns Måltids AB, Tjörns Bostads AB och Tjörns Hamnar AB föredrar sina verksamhetsrapporter. 5

6 33 Entledigande av ledamot 2016/29 Anmälan om entledigande av Inga-Lill Hast som ledamot i Tjörn Kommunala Förvaltnings AB noteras och godkänns. Enligt 8 kap 14 ABL upphör ett uppdrag som styrelseledamot i förtid, om styrelseledamoten eller den som har utsett honom eller henne anmäler att uppdraget ska upphöra. Anmälan ska göras hos styrelsen. Om en styrelseledamot som inte är vald av bolagsstämman vill avgå, ska anmälan också göras hos den som har utsett honom eller henne. Inga-Lill Hast har begärt att bli entledigad från sitt uppdrag som ledamot i Tjörns Kommunala Förvaltnings AB. Kommunfullmäktige entledigar Inga-Lill Hast (M) från sina uppdrag. sunderlag KF

7 34 Uppdrag dotterbolagen 2016/22 Tjörns Bostads AB och Tjörns Hamnar AB redovisar nuläget samt återrapporterar löpande på Tjörns Kommunala Förvaltnings ABs styrelsemöten om implementeringen. För att öka effektiviteten, minska sårbarheten och bredda kompetensen bör olika typer av samverkan mellan nämnder och styrelser göras. Det är därför av vikt att koncernen nyttjar gemensamma resurser för att nå dessa syften. Tjörns Bostad AB och Tjörns Hamnar AB har fått i uppdrag av Tjörns Kommunala Förvaltnings ABs styrelse att under året införa de kommungemensamma ITsystemen, ekonomi- och personalsystem samt Hypergene samt i övrigt nyttja kommungemensamma verksamhetssystem. Tidigare beslut Tjänsteutlåtande den skickas till Tjörns Hamnar AB Tjörns Bostads AB 7

8 35 Återrapportering delegation 2016/32 Styrelsen noterar informationen. Enligt beslut TFAB 29 Omsättning av lån uppdrar styrelsen till ekonomichefen på kommunen att från och med och tillsvidare för Tjörns kommunala Förvaltnings AB:s räkning omsätta lån, det vill säga låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning eller av annan anledning bör omförhandlas. Omförhandling av lån på SEK är genomförd. Kommuninvests erbjudande har accepterats med en kapitalbindning på två år och marginal på 0,43%. Tidigare beslut Styrelsemöte sunderlag Återrapportering av delegationsbeslut upplåning för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB

9 36 Ingånget arrendeavtal Tjörns Hamnar AB Styrelsen beslutar att överlämna skrivelsen till Tjörns Hamnar AB:s styrelse för hantering. Återrapportering av ärendet sker på nästa styrelsemöte för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB. Kommunstyrelsens arbetsutskott har överlämnat en skrivelse till Tjörns Kommunala Förvaltnings AB från Advokatfirman Ulrika Rutgersson. sunderlag Skrivelse från Advokatfirman Ulrika Rutgersson. Jäv Bo Bertelsen (M) anmäler jäv och lämnar lokalen under ärendets behandling. et skickas till Tjörns Hamnar AB 9

10 37 Initiativärende 1 Styrelsen noterar informationen. (S) gruppen har väckt följande initiativärende: Hur fungerar kommuniceringen mellan bolagen och mellan bolag och kommun? Sker avstämning och utvärdering av utbyte av tjänster? Solbritt Törnqvist, vd för Tjörns Måltids AB och Lars Pettersson, vd för Tjörns Bostads AB och Tjörns Hamnar AB redogör för hur kommuniceringen mellan bolag och mellan bolag och kommun sker. 10

11 38 Initiativärende 2 Styrelsen uppdrar åt VD att ta fram en mall för utvärdering av VD och utvärdering av styrelsen. (S) gruppen har väckt följande ärende som en initiativpunkt: Utvärdering av VD och utvärdering av styrelsen. (S) ser gärna att man arbetar in 8 aktiebolagslagen i bokslutet. 11

12 39 Initiativärende 3 Styrelsen noterar informationen. (S) gruppen har väckt följande ärende som en initiativpunkt: Övergripande samordning för koncernnytta, organisation avseende kunskapsutbyte, prisnivåer hyror, uthyrning av lokaler ex. Wallhamn Solbritt Törnqvist, vd för Tjörns Måltids AB och Lars Pettersson, vd för Tjörns Bostads AB och Tjörns Hamnar AB redogör för hur övergripande samordning för koncernnytta, organisation avseende kunskapsutbyte, prisnivåer hyror, uthyrning av lokaler ex. Wallhamn sker. 12

13 40 Initiativärende 4 Styrelsen noterar informationen. (S) gruppen har väckt följande ärende som en initiativpunkt: Hur tar vi tillvara möjligheten att nyttja kommunala lokaler innan vi vänder oss externt? För att tillvara möjligheten att nyttja kommunala lokaler innan man vänder sig externt använder man sig av mötesforumet Lokalrådet och rådgör även med kommunens lokalsamordnare. et skickas till Kommunens lokalsamordnare 13

14 41 Initiativärende 5 Styrelsen noterar informationen. (S) gruppen har väckt följande ärende som en initiativpunkt: Bolags ansvar gällande ingångna avtal och Bolags ansvar för att fullfölja kommunens önskemål/krav. Solbritt Törnqvist, vd för Tjörns Måltids AB och Lars Pettersson, vd för Tjörns Bostads AB och Tjörns Hamnar AB redogör för Bolagens ansvar gällande ingångna avtal och Bolagens ansvar för att fullfölja kommunens önskemål/krav. 14

15 42 Utlämnande av allmän handling Styrelsen noterar informationen. Bakgrund Tjörns Kommunala Förvaltnings AB beslutade ( 20), att föreslå att kommunfullmäktiges beslut ( 108), angående taxa för kopia av allmän handling ska ses över. Enligt fullmäktiges beslut ska den statliga avgiftsförordningen (1992:191) tillämpas. En kopia för privatpersoner kostar enligt beslutet två kronor i svart/vitt och 5 kr per för färgkopia. Se vidare bilaga 2. Gällande bestämmelser Enligt 2 kap. 12 tryckfrihetsförordningen (TF) ska en allmän handling som får lämnas ut tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. Det ska ske på stället och utan avgift. Den som begär det har även rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen enligt 2 kap. 13 TF. Det finns inga särskilda bestämmelser som reglerar vilka avgifter en kommun får ta ut vid utlämnande av allmänna handlingar. Varje kommun får i en taxa fastställa de avgifter som ska tas ut inom ramen för självkostnadsprincipen enligt 8 kap. 3 c kommunallagen (1991:900). Avgiftsförordningen tillämpas för statliga myndigheters avgiftssättning. Den gäller alltså inte per automatik för kommuner. Det finns emellertid inget hinder mot att en kommun beslutar att taxan ska motsvara de avgifter som framgår av avgiftsförordningen. Det är praxis i de flesta kommuner att man tillämpar de avgifter som framgår av avgiftsförordningen. För utlämnande av kopior i elektronisk form innehåller avgifts-förordningen ingen fastställd avgift. Av 4 (p. 8) i förordningen framgår att myndigheten får ta ut en sådan avgift om verksamheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Med hänsyn till att en allmän handling enligt 2 kap. 12 TF ska tillhandahållas på stället utan avgift, får taxan för utlämnade av en kopia i pappersformat eller elektroniskt inte inkludera kostnaden att ta fram och återställa handlingen. Det arbete som själva framtagandet av handlingen medför får alltså inte beaktas vid avgiftsuttaget. Kommuner får alltså ta ut en avgift för utlämnande av allmän handling oavsett om det sker i form av en papperskopia eller elektronisk. Självkostnadsprincipen ska då tillämpas med den begränsning som följer av 2 kap 12 TF. Det måste framgå tydligt av kommunfullmäktiges beslut vilken taxa som gäller. 15

16 Revidera kommunens taxa? En höjning av avgiften för kopior förutsätter att detta inte strider mot självkostnadsprincipen. Vad gäller tillhandahållande av handlingar elektronisk så måste självkostnaden även för detta utredas. Det torde stå klart att denna kostnad understiger kostnaden för att kopiera en handling. Kostnaden för utlämnande av handlingar i elektronisk form bör också vägas mot den administration och faktureringskostnad som ett avgiftsuttag föranleder. Som ovan anförts får avgiften inte inkludera kostnaden för att ta fram och återställa handlingen. Vid prövningen av eventuellt höjning av taxan bör vidare kommunens serviceskyldighet och syftet med offentlighetsprincipen beaktas. Det är med anledning av det ovan anförda tveksamt om det finns formella förutsättningar att höja gällande avgifter för kopior av allmänna handlingar. Tidigare beslut Styrelsemöte Tjörns Kommunala Förvaltnings AB

17 43 Inköps- och upphandlingspolicy 2016/24 Styrelsen beslutar anta inköps- och upphandlingspolicy i Tjörns kommun. Kommunfullmäktige har beslutat upphäva tidigare inköps- och upphandlingspolicy och anta den nya inköps- och upphandlingspolicy i Tjörns kommun (KF ). Denna inköps- och upphandlingspolicy gäller all upphandling och alla inköp av varor, tjänster samt entreprenader i Tjörns kommun, inklusive de kommunala bolagen, efter det att respektive styrelse antagit den. sunderlag Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicy Inköps- och upphandlingspolicy 17

18 44 Entledigande av vd 2016/26 Johan Fritz entledigas som verkställande direktör i Tjörns Kommunala Förvaltnings AB. Johan Fritz har begärt entledigande från sina uppdrag som VD i Tjörns Kommunala Förvaltnings AB, detta gjordes 28 september

19 45 Anställning av vd Styrelsen beslutar anställa Evike Sandor som VD. Johan Fritz har entledigats från sitt uppdrag och en ny VD skall anställas. Enligt 8 kap 27 ABL får styrelsen utse en VD. 19

20 46 Ekonomisk rapportering från samtliga dotterbolag Delårsbokslut per den 31 augusti samt helårsprognos 2016 för Tjörns Hamnar AB, Tjörns Bostads AB och Tjörns Måltid AB noteras. Ekonomiavdelningen har upprättat delårsbokslut per och helårsprognos

21 47 Delårsbokslut Tjörns Kommunala Förvaltnings AB 2016/27 Delårsbokslut per den 31 augusti 2016 samt helårsprognos 2016 för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB noteras. Ekonomiavdelningen har upprättat delårsbokslut per samt helårsprognos sunderlag Delårsbokslut Tjörns Kommunala Förvaltnings AB 21

22 48 Förväntade resultat dotterbolagen /31 Tjörns Hamnar AB förväntas att utdela till Tjörns Förvaltnings AB 5 miljoner kronor. Tjörns Bostads AB förväntas redovisa ett resultat före skatt och bokslutsdispositioner på 2 miljoner kronor motsvarande budgeterat resultat. Tjörns Måltids AB förväntas redovisa positivt resultat. Kommunen har enligt kommunfullmäktiges budget 2017, med preliminära ramar för , avkastningskrav på Tjörns Kommunala Förvaltnings AB. Moderbolaget ska till kommunen dela ut medel enligt fattat fullmäktigebeslut. Med anledning härav bör Tjörns Kommunala Förvaltnings AB besluta om utdelning från dotterbolagen. Tjörns Hamnar förväntas att utdela till Tjörns Kommunala Förvaltnings AB 5 miljoner kronor. Tjörns Bostads AB förväntas redovisa ett resulat före skatt och bokslutsdispositioner på 2 miljoner kronor motsvarande budgeterat resultat. Tjörns Måltids AB förväntas redovisa positivt resultat. Tidigare beslut Tjörns Kommunala Förvaltnings AB sunderlag Tjänsteutlåtande den et skickas till Tjörns Bostads AB Tjörns Hamnar AB Tjörns Måltids AB 22

23 49 Budget /33 Tjörns Kommunala Förvaltnings ABs budgetdokument antas. Ett förslag till budgetdokument för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB har tagits fram för sunderlag Budget