SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 1 (11) Konsumentnämnden

Transkript

1 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 1 (11) Plats och tid Hjorten, Björnen klockan Beslutande Valter Stenberg, ordförande Agda Johansson, vice ordförande Ann-Sofi Sehlstedt Assar Eketorn Bitte Ekersund Marie Berglund Elisabeth Öhmark Övriga deltagande Göran Brännström, sekreterare Jan Tarras-Wahlberg 12 Ersättare Carina Lillbacka Utses att justera Assar Eketorn Paragrafer Underskrifter.. /Valter Stenberg, ordförande/ /Göran Brännström, sekreterare/.. /Assar Eketorn, protokolljusterare/ BEVIS OM ANSLAG Justering av konsumentnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Bygg- och miljökontoret, Informations- och konsumentavdelningen Underskrift. Lena Långdahl

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 12 Miljömålsprogram för Skellefteå kommun Jan Tarras-Wahlberg informerar om Skellefteå kommuns lokala miljömålsprogram. Konsumentnämnden tackar för informationen

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 13 Verksamhetsberättelsen 2005 och Årsredovisning 2005 Bygg- och miljökontoret överlämnar härmed Verksamhetsberättelse 2005 och Årsredovisning 2005, enligt bilagor. Konsumentnämnden beslutar att godkänna Verksamhetsberättelse 2005.

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 14 Kommentarer och åtgärder med anledning av revisionsrapport 2005 Bakgrund Kommunens revisorer har överlämnat revisionsrapport för Granskningen har inriktats mot att bedöma konsumentnämndens kontroll inom områdena arbetsmiljö, verksamhet och ekonomi. Revisorernas granskning visar att konsumentnämndens ansvarsutövande sammantaget är tillfredsställande och att det skett en tydlig utveckling av nämndens uppföljning av verksamhet och ekonomi. För att fortsätta att vidareutveckla ansvarsutövandet rekommenderas nämnden att I högre grad engagera sig i ledningen och styrningen av arbetsmiljöområdet, exempelvis genom att fastställa arbetsmiljöprogram och plan samt inarbeta området i verksamhetsplanen Fastställa inte enbart godkänna eller ta emot information om - nämndens planeringsdokument Utveckla målen, såväl övergripande- som detaljmål, inom samtliga områden med avseende på precisering, tidsbestämning och mätbarhet Utarbeta riktlinjer för användandet av nyckeltal för verksamheten och ekonomi samt i ökad utsträckning nyttja nyckeltal i löpande planering och uppföljning Kommentarer arbetsmiljö Ledning och styrning Konsumentnämnden har beslutat att godkänna bygg- och miljökontorets verksamhetsplan för 2006, där arbetsmiljöplan 2006 ingår. Arbetsmiljöplanen 2006 har följande mål: bra fysisk och psykosocial arbetsmiljö, bra kommunikation mellan ledning och medarbetare, frisk personal, goda relationer mellan bygg- och miljökontorets personal samt bra krisstöd och beredskap vid olyckor. Uppföljning och rapportering Den rapportering som görs vid delårsrapporter till konsumentnämnden kan göras tydligare beträffande arbetsmiljö och riktas mer mot de åtgärder som finns

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 i arbetsmiljöplanen. På så vis bör nämnden få en bättre bild av arbetsmiljöarbetet på bygg- och miljökontoret. Kommentarer verksamhet Ledning och styrning Verksamhetsplanen 2006 har till största delen mål som är preciserade, mätbara och tidsatta. Nivån detaljerat mål har tagits bort. Planen innehåller mått och aktiviteter för att nå målen. Uppföljning och rapportering Konsumentnämnden kommer under 2006 att fortsätta att arbeta för att förbättra nämndens mål- och resultatstyrning samt användningen av nyckeltal. Kommentarer ekonomi Ledning och styrning De ekonomiska målen i styrkortet revideras i samband med målarbetet där nämnden har möjlighet att ange viljeinriktning inom området. Uppföljning och rapportering Bygg- och miljökontoret kommer att fortsätta arbetet med utveckling och användandet av nyckeltal. Konsumentnämnden beslutar att kommentera revisorernas granskning av nämndens verksamhet i enlighet med detta yttrande

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 15 Internkontroll på bygg- och miljökontoret 2005 Byggnadsnämnden, miljönämnden och konsumentnämnden har fastställt en plan för den interna kontrollen. I planen ingår administrativa -, redovisnings- och verksamhetskontroller. Administrativa kontroller Varje år görs det en översyn av attestants- och delegationsförteckningen. Attestantförteckningen revideras under året vid behov. Efter genomförda stickprovkontroller så visar det inga avvikelser i delegationsordningen på bygg - och miljökontoret. Regler och anvisningar Vid genomförda stickprovskontroller på dagordningar och protokoll/anteckningar från avdelningsmötena på bygg- och miljökontoret, så har det framkommit att de flesta avdelningarna har en dagordning och att det sker någon form av anteckningar/protokoll från dessa, men att koordinationen med gemensamma rutiner för alla avdelningarna bör göras bättre. Arbetsmiljö Stickprovskontroller av dagordningar och protokoll/anteckningar från avdelningsmötena visar att i de flesta protokollen/anteckningarna och dagordningarna finns det en punkt arbetsmiljö och att det har behandlats ärenden under punkten. Ledningsgruppens dagordningar och protokoll har genom stickprovkontroll kontrollerats för att se om arbetsmiljön på bygg- och miljökontoret hanterats, och arbetsmiljön har funnits med som en punkt med innehåll på ledningsgruppens protokoll. Skyddsrond har genomförts på förvaltningens alla avdelningar under året, och de åtgärder som framkommit är åtgärdade eller kommer att åtgärdas under närmaste tiden. Alla tillbud/arbetsskador har rapporterats till kommunhälsan. Samverkan Stickprovskontroll visar att förvaltningen följer samverkansavtalet. Ärendehantering Det gjorda stickprovkontrollerna visar att arkivlag och gallringsrutiner följs.

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 Redovisningskontroller Debitering Gjorda kontroller visar att taxorna på bygg- och miljökontoret följs. Nya taxan är införd och automatisk debitering. (debitering direkt från vårt ärendesystem) av årliga avgifter sker, successivt införs automatisk debitering i alla ärenden. Kontantkassa Genomförd kontroll visar att kontantkassans regler efterföljs. Inga avvikelser förekommer. Bidragshantering (statsbidrag) Bidragshanteringen visar inga avvikelser. Representation De utförda stickprovskontrollerna visar inga avvikelser. Upphandling/inköp Kontroller har gjorts av upphandlingar och inköp för att se om regelverket följs. Inga avvikelser är noterade. Verksamhetskontroller Mål Genomförda kontroller visar att i bygg- och miljökontorets nämnder följs styrkorten och verksamhetsplanerna åt, och de följs upp och avrapporteras enligt planen. Konsumentnämnden beslutar att godkänna internkontroll på bygg- och miljökontoret 2005

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 16 Regionalt samarbete Bakgrund Konsumentnämnden i Luleå bjöd in politiker och tjänstemän i Piteå och Skellefteå till en träff den 22 november Syftet med träffen var att inleda ett erfarenhetsutbyte mellan konsumentverksamheterna och nämnderna samt att diskutera ett eventuellt samarbete. Konsumentnämnden beslutade , 7 att bjuda in till en uppföljningsträff i Skellefteå den 11 april Program för uppföljningsträff Valter Stenberg redovisar ett förslag till program för uppföljningsträffen den 11 april, enligt bilaga. Konsumentnämnden beslutar att anta det föreslagna programmet och ger Göran Brännström i uppdrag att distribuera inbjudan inklusive program till konsumentverksamheterna i Piteå och Luleå.

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 17 Aktuellt från konsumentvägledningen Göran Brännström redovisar ett aktuellt ärende inom området distanshandel.

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Rapporter Valter Stenberg rapporterar om vilka idéer och uppslag arbetsgruppen för Konsument Skellefteås 30-årsjubileum kom fram till vid deras planeringsträff den 24 februari.

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Delgivningar Dokumentation från konferensen Hur kan kommunen medverka till en god tillgång till kommersiell och offentlig service i hela kommunen?, Konsumentverket Uppföljning av internkontrollplan på bygg- och miljökontoret, februari 2006, dnr Uppföljning av internkontroll, KS 91, dnr