Denna lathund lär dig det du behöver veta för att komma igång med Office online. Innehållet uppdateras löpande. I slutet av lathunden finner du övningar som hjälper dig att komma igång. Introduktion till Office online Office online innebär att du har tillgång till några av de vanligaste Office-programmen via webben och ditt Office365-konto. En enklare variant av Word, Excel, PowerPoint, Outlook och OneNote ger dig möjlighet att redigera filer du sparat online och därmed snabbare uppdatering av delade dokument. Du kommer åt filerna oavsett dator och plattform. Många Office 365-abonnemang innehåller även installerade skrivbordsversioner av de senaste Office-programmen med åtkomst från Startmenyn i Windows, men det kan du läsa om i andra lathundar från Lexicon. Åtkomst När du loggat in på ditt Office365-konto visas bl.a. Startknappen (högst upp till vänster). När du klickar på den, visas alla appar du har tillgång till. Antalet kan variera, beroende på organisationens licens. Syns inte alla appar, klickar du på Alla appar. Du får även tillgång till respektive program genom OneDrive. Där kan du öppna en befintlig fil för redigering eller skapa nya via OneDrives startpanel, navigeringsmenyn Filer och knappen Nytt. LEXICON 2019 1
Visa program i webbläsaren Oavsett vilket program du använder, öppnas det i ett separat webbfönster. 1. Klicka på startknappen i Office 365 och på aktuellt program. 2. Välj en tom presentation (1) eller en ny presentation efter ett tema (2). Det finns fler teman (3) att välja. 3. Du kan även fortsätta att jobba med dokument som Office 365 rekommenderar (4). Det är dokument du nyss öppnad eller arbetat med. 4. Skrollar du ner en bit, kan du sortera ut de senaste, fästa, utdelade eller intressanta dokumenten. LEXICON 2019 2
Redigering online När du för muspekaren över filnamnet i OneDrive, eller motsvarande dokumentbibliotek på webben, syns det att namnet utgörs av en länk. Klickar du när muspekaren befinner sig över filnamnet, öppnas filen direkt i aktuellt online-program. Du kan även klicka på symbolen Fler alternativ ( ) på samma rad som filnamnet och Öppna/Öppna i XXXX Online. Du behöver inte tänka på att spara när du arbetar i Office online. Filen sparas automatiskt (1) till OneDrive. Programmet ger dokument ett generellt namn som du säkert vill ändra direkt. Klicka på det allmänna namnet (2) och skriv ett nytt. Dokumentet öppnas ibland i skrivskyddat läge och du måste då aktivt välja att redigera det. När du börjar skriva i dokumentet, visas en gul list som talar om att dokumentet är skrivskyddat. Klicka på Redigera dokument för att göra det tillgängligt för redigering. När du väl startat programmet, kan du klicka på menyn Arkiv och välja att skapa nytt dokument som är tomt eller efter en mall. Du kan förstås även öppna någon av de filer du tidigare arbetat med. LEXICON 2019 3
Menyfliksområdet/programfönstret Antalet flikar och funktioner på menyraden för programmen online är inte lika omfattande i jämförelse med skrivbordsversionerna. Användargränssnittet är dock detsamma och är lätt att känna igen sig i. Läs beskrivning på bilden. Arbeta i skrivbordsversionen Du kan öppna dokumentet (eller arbetsboken om du arbetar i Excel), i det ordinarie programmet när du klickar på knappen Redigera i xxx. Hjälpfunktionen I fältet Berätta vad du vill göra kan du beskriva, med ett ord eller en fras, det du önskar hjälp med. De funktioner som matchar ordet, till exempel tabell visas i en lista under sökfältet. OBS! För att öppna en fil i skrivbordsversionen, krävs att du har det program du vill arbeta i installerat på din dator. Klicka på något av alternativen för att direkt komma till verktyget du vill använda. Du får även tillgång till online-hjälpen om du väljer Få hjälp om tabell (i detta fall tabell). LEXICON 2019 4
Dela En av de främsta fördelarna med Office online är att det är enkelt att dela filerna du arbetar med, och därmed också lättare att hitta den senaste versionen. 1. Om du vill dela dokument (som är sparade på OneDrive) med andra, använder du symbolen Dela högst upp till höger. 2. Välj vilka personer dokumentlänken ska fungera för (1). När du klickar på pilen, kan du dessutom välja om personen/personerna ska kunna redigera eller ej samt hur länge delningen gäller. 3. Skriv e-postadressen till den/de du ska skicka länken till (2). 4. Skriv eventuellt ett meddelande (3). 5. Klicka på Skicka (4). Mottagarna får dokumentlänken snyggt och beskrivande i ett e-postmeddelande. 6. Du kan även klicka på Kopiera en länk (5) och sedan klistra in den på valfri plats. LEXICON 2019 5
Du kan hantera ett eller flera dokument på olika sätt via OneDrive. Markera aktuella filer. Menyraden ändras och ger dig verktygen. Dokumentet syns nu i mottagarens mapp Delat/Delas med mig. I din OneDrive syns dokumentet förstås under Delas med mig. Klickar du på Dela öppnas samma dialogruta som i avsnittet ovan. Ange delningsinformationen och skicka den. Klickar du på Flytta till eller Kopiera till, öppnas ett sidofönster till höger, där du får välja destination. LEXICON 2019 6
Redigera dokument med andra I Office online är det enkelt att samarbeta i samma dokument. Dela dokumentet enligt avsnittet Dela ovan. Mottagaren får ett meddelande och följer den länk som finns där. Dokumentet öppnas. Du syns vilka som är inne i filen samtidigt. Om du klickar på personens profilbild, kan du välja att visa ett chattfönster. Och när personen inte längre har dokumentet öppet, ser det tomt ut vid Dela-ikonen. Chattfönstret visas till höger. Det är bara att börja chatta. Så här kan det se ut: LEXICON 2019 7
Spara fil namn, byt ev. mapp och klicka på Spara. När du arbetar online sparas filen automatiskt i det dokumentbibliotek du skapat filen, till exempel i OneDrive. Filen får namnet Dokument# i Word, Presentation i PowerPoint eller Bok i Excel. Det finns några varianter av att spara, beroende på dina avsikter. 1. Börja med att klicka på Arkiv/Spara som. Vill du ladda ner en kopia - klicka på Ladda ner en kopia. Följ guiden. Ofta hamnar kopian i mappen Hämtade dokument. Söka i Office online För att spara i samma dokumentbibliotek, men med annat namn - klicka på Byt namn och ända namn. När du anger ett sökvillkor i OneDrive, sker sökningen automatiskt både på filnamn, filernas innehåll och på personer. Listan över filerna i dokumentbiblioteket anpassas efter sökresultatet. För att spara en kopia av filen i samma (eller i annat) dokumentbibliotek samt med ett annat namn - klicka på Spara som, skriv ett LEXICON 2019 8
Praktiska övningar Åtkomst och navigering Öppna Word online från startknappen i Office 365. Hur gör du för att växla till en annan vy, exempelvis Excel? Testa att öppna ett program från OneDrive. Redigera Excel online Öppna en ny Excelfil via Office 365. Döp arbetsboken till Bemanningsschema och fyll det med följande information. Infoga en tabell under menyfliken Infoga Tabell. Redigering online Word Öppna ett nytt Worddokument via Office 365. Döp dokumentet till Intro Office 365 och fyll det med följande information. Notera hur det du skriver sparas automatiskt. Infoga en lämplig bild i ditt dokument via menyfliken Infoga. Du kan välja att lägga till en bild från datorn eller söka bland bilder online. LEXICON 2019 9
Redigera Powerpoint online Öppna en ny tom PowerPoint-presentation via Office 365. Döp den till Office online. Välj ett valfritt tema under fliken Design. Fyll i rubrik och underrubrik på den bild som du får automatiskt. Infoga en ny bild under menyfliken Start Ny bild. Välj layouten Rubrik och innehåll. Fyll bilden med följande text: Infoga en passande bild intill texten. Du hittar funktionen under menyfliken Infoga. Du kan välja mellan en bild på datorn eller söka bland onlinebilder. Söka efter filer Gå till OneDrive och använd sökfunktionen för att leta upp bemanningsschemat du skapade i en tidigare övning (eller annan fil som du vet namnet på eller innehållet. Ta bort filen från OneDrive. LEXICON 2019 10