Handledning för Coop Nord

Handledning för Coop Nord Representantorder Expert Systems 2010 Expert Systems kundtjänst:

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 2 av 28 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning... 4 2. Affärsprocessbeskrivning för Coop Nord Representantorderflöde... 4 2.1 Coop Nord Representantorderflödet... 4 2.2 Artiklar... 5 2.3 SRS-låda... 5 2.4 Adresser... 5 2.5 Partsidentitet (GLN)... 5 2.6 Pris... 5 2.7 Rabatter och avgifter... 5 2.8 Leveransplan... 5 2.9 Representantorder... 5 2.10 Order... 6 2.11 Etiketter... 6 2.12 Utleverans... 6 2.13 Avvikelser i leveransen... 6 2.14 Ersätta artiklar... 6 2.15 Leveransavisering... 6 2.16 Returer... 6 2.17 Faktura... 6 2.18 Kreditfaktura... 6 2.19 Övrigt... 6 3. Uppstartsrutin för leverantören... 7 3.1 Leverantörsuppstart... 7 3.2 Introduktion... 7 3.2.1 Inloggning... 7 3.3 Artiklar... 9 3.3.1 Uppdatera artiklar... 9 3.3.2 Transportemballage (SRS-back)... 10 3.3.3 Lista artiklar... 12 3.4 Partners... 12 3.4.1 Uppdatera partners... 12 3.4.2 Lista partners... 13 3.5 Adresser... 13 3.5.1 Uppdatera adresser... 13 3.5.2 Lista adresser... 14 3.6 Kontakter... 14 3.7 Priser... 14 3.7.1 Datum... 14 3.7.2 Artikelns pris... 15

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 3 av 28 3.7.3 Prislistor... 15 3.8 Representantorder... 15 3.8.1 Uppdatera reporder... 15 3.9 Order... 17 3.9.1 Notifiering... 17 3.9.2 Uppdatera order... 18 3.9.3 Avvikelser... 20 3.9.4 Lista order... 20 3.10 Plocklista... 21 3.10.1 Plocklista... 21 3.11 Utleverans... 21 3.11.1 Uppdatera utleverans... 21 3.11.2 Lista utleverans... 22 3.12 Faktura... 23 3.12.1 Uppdatera faktura... 23 3.12.2 Kreditfaktura... 27 3.13 Övrigt... 27 3.13.1 Statuslistan... 28

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 4 av 28 1. Användarhandledning I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att hantera Coop Nords representantorderflöde. 2. Affärsprocessbeskrivning för Coop Nord Representantorderflöde Leverantör skickar en representantorder till Coop Nord, som i sin tur skickar en order till leverantören. Leverantören får en bekräftelse per mail om att beställningen har inkommit. Leverantör slutför ordern och Coop Nord får ett godkännande i form av en orderbekräftelse. Leverantören skickar iväg en leveransavisering på vad som faktiskt är levererat samt en faktura. Coop Nord bekräftar sedan med controllmeddelanden. 2.1 Coop Nord Representantorderflödet Reporder ESAP 20.1 COOP Nord Artikelinformation COOP Nord Prislista Reporder Order Kontrollmeddelande (order) Orderbekräftelse Leveransavisering LEVERANTÖR Faktura KÖPARE Kontrollmeddelande (faktura) Meddelande från Leverantör/Exder Meddelande från Köpare Leverantör skickar en representantorder till Coop Nord, som i sin tur skickar en order till leverantören. Leverantören får en bekräftelse per mail om att beställningen har inkommit. Leverantör slutför ordern och Coop Nord får ett

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 5 av 28 godkännande i form av en orderbekräftelse. Leverantören skickar iväg en leveransavisering på vad som faktiskt är levererat samt en faktura. Coop Nord bekräftar sedan med controllmeddelanden. 2.2 Artiklar Leverantör ska skicka artikelinformation till Coop Nord så att samstämmiga uppgifter mellan Coop Nord och leverantör finns. Leverantörs artikelnummer får innehålla max 10 tecken och till varje artikel skall även ett GTIN vara kopplat. Frakt och avgiftsartiklar används i flödet. 2.3 SRS-låda Alla typer av returartiklar som ingår i SRS-systemet kan användas, dessa är kopplade till generella förutbestämda GTIN. Returartiklar läggs till på utleverans manuellt eller via förinställda villkor per artikel. Leverantören debiterar Coop Nord för respektive returartikel. 2.4 Adresser Expert Systems gör en engångsinläsning av leveransadresserna vid ny uppstart av en leverantör. Leverantören ansvarar för att hålla registret aktuellt. Förändringar i adressregistret tillhandahålls leverantören av Coop Nord. 2.5 Partsidentitet (GLN) Leverantör skall ha ett GLN som identifikation för företaget. Flera GLN för samma leverantör kan förekomma. Coop Nord kopplar ett GLN per leverantörs-id och samma leverantör kan inneha flera leverantörsid hos Coop Nord. 2.6 Pris Priser hanteras separat i ramavtal med kontraktspriser. Ramavtalsreferens tillhandahålls från Coop Nord. Därefter skickas prislista från Exder till Coop Nord. 2.7 Rabatter och avgifter Rabatter används inte i flödet, se ovan. Eventuella avgifter används via speciella avgiftsartiklar, ex frakt, expeditionsavgift. 2.8 Leveransplan Alla leveransdatum skall överensstämma med leveransplanen som är kommunicerad mellan leverantör och Coop Nord. Om avvikelser kontakta Coop Nord. 2.9 Representantorder Representantorder används alltid i detta flöde.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 6 av 28 2.10 Order Endast order via EDI är tillåtet. Ordern är av typen en-leverans, dvs. man kan leverera varje order endast vid ett tillfälle. 2.11 Etiketter Etiketter används ej i detta flöde. 2.12 Utleverans En order måste levereras på angivet leveransdatum. En elektronisk leveransavisering skickas ifrån systemet när utleveransen slutförs. Följesedel på papper ska då inte skickas, 2.13 Avvikelser i leveransen Underleverans ska meddelas inköpare per telefon. Tillägg till befintlig order är inte tillåtet, inköpare behöver i detta fall lägga en ny order via EDI. 2.14 Ersätta artiklar Det är ej tillåtet med ersättningsartiklar. 2.15 Leveransavisering Leveransavisering (DESADV) används. 2.16 Returer Returer kan hanteras krediteras i form av negativ order. 2.17 Faktura Leverantören skickar en faktura per order. Faktura får skickas dagen efter leveransdatum. Betalningsvillkor regleras mellan Coop Nord och leverantör. 2.18 Kreditfaktura Vid behov av kreditfaktura skapas en manuell order med negativt antal. 2.19 Övrigt Alla beställningar sker i orderenhet ST, viktartiklar beställs dock i KG.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 7 av 28 3. Uppstartsrutin för leverantören Nedan följer en beskrivning på de moment som ni som leverantör ska tänka på inför och under er uppstart av affärsflödet. Följer ni dessa rekommendationer så kommer uppstarten att löpa på smidigt. 3.1 Leverantörsuppstart I detta avsnitt beskrivs vad som krävs av leverantören för att starta upp flödet. För att Representantorderflödet ska starta igång så smidigt som möjligt krävs att ni som leverantör går igenom dessa moment och stämmer av punkterna. Teckna avtal med Coop Nord. Teckna avtal med Expert Systems. Få inloggning till Exder. Boka utbildning för EPC och EDI i Exder. Stämma av med Coop Nord (din affärskontakt/inköpsansvarig) vilket leverantörs-gln som ska användas i flödet. Stämma av alla artiklar med Coop Nord (din affärskontakt/inköpsansvarig) samt uppdatera artiklarna i Exder och skicka ny Artikelinformation (VCD) från Exder till Coop Nord om så behövs. Meddela Expert Systems om att Artikelinformation är avstämd med Coop Nord. Det är viktigt att Coop Nord och leverantören tillsammans stämmer av vilka artiklar som ska användas. Även viktigt att ni kontrollerar att leverantörens artikelnummer och GTIN är korrekt uppsatta och kopplade. Tänk även på att det kan finnas specialartiklar exempelvis transportemballage. Kontrollera lämpligen även artiklarnas pris. Stäm av vilka leveransadresser som ska användas. Kontrollera att dessa är upplagda i Exder. Lägga upp ett ramavtal i Exder och sedan skicka prislista utifrån detta till Coop Nord. I detta steg är leverantör klara att börja skicka representantorders från Exder. 3.2 Introduktion I detta avsnitt beskrivs hur ni använder Exder för att handla med Coop Nord. 3.2.1 Inloggning Ni loggar enkelt in i Exder via vår hemsida. Adressen är www.expertsystems.se. Användarnamn och lösenord får ni i välkomstbrevet som skickas efter att ni har beställt Exder.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 8 av 28 Via vår hemsida www.expertsystems.se loggar ni in i Exder genom att ange ert användarnamn och lösenord. Välj sedan krypterad eller okrypterad anslutning. För att skydda ert lösenord och data rekommenderar vi att ni använder er av den krypterade anslutningen. När ni loggat in i Exder visas denna sida:

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 9 av 28 Detta är Exders startsida och ni kan se de olika tillgängliga menyerna upptill på sidan. Vilka menyer som är aktiva beror på vilka moduler ni använder. På den nedre delen av sidan ges en liten sammanfattning för att ni ska få en översikt över läget direkt när ni loggat in. 3.3 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder. 3.3.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. Coop Nord har krav på att samtliga som ni vill använda i handel, måste ha fullständig artikelinformation (tidigare kallat varucertifikat) insänd till Coop Nord. För djupare information om hur ni lägger upp era artiklar och skapar artikelinformation se separat handledning som ni hittar på Exders handledningssida. Ett enkelt exempel på en artikel ser ni nedan.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 10 av 28 I exemplet har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 564 och artikelbeskrivning Paprika och tomatsoppa. De fält ni behöver fylla i för att handla i flödet är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikelnivå: Den nivån som artikeln avses, exempelvis bas eller mellannivån. Enhet: Den enhet artikeln t.ex. faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i (alla beställningar från ICA sker i enheten styck). Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här. Oftast momskod 12. Standardartikelnummer: GTIN, detta används på de etiketter som krävs vid handel. Det finns även ytterligare fält som kan vara användbara men ovanstående fält är de som är obligatoriska. Notera även att artiklar som ska generera SRS-artiklar behöver vara kopplade till samma pantkod som SRSartikeln, detta gör ni under fliken Mått. 3.3.2 Transportemballage (SRS-back) Alla typer av returartiklar som ingår i SRS-systemet kan användas. För att använda er av dessa måste ni lägga upp dem på rätt sätt i Exder. För att skapa en SRS-artikel gå till Artiklar Uppdatera artiklar. Skapa en artikel enligt exemplet ovan. Artikelnummer och beskrivning får ni givetvis välja själv, sätt artikelnivån till Mellannivå och var noga med att artikeltypen skall vara Pantavgift. Kontrollera att enheterna är satta till st och gå sedan vidare till fliken Pris

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 11 av 28 Välj korrekt moms för artikeln, många SRS-artiklar är momsfria men inte alla. Som Försäljningspris kan ni sätta priset för artikeln för att underlätta senare (det är dock inte ett obligatoriskt värde). Gå sedan till fliken Mått. Här måste ni koppla er artikel till korrekt Pantkod, i vårt exempel SRS hellåda. Ni kan enkelt välja mellan de tillgängliga koderna genom att klicka på ikonen till höger om fältet. Klicka sedan Spara för att spara artikeln, den är nu klar att användas. För att använda den har ni två alternativ. Antingen lägger ni helt enkelt till en rad på er utleverans med artikeln och fyller i hur många som användes. Vill ni i stället ha detta gjort automatiskt fyller ni helt enkelt i motsvarande pantkod på de artiklar som använder sig av förpackningen i artikelregistret. Kryssa sedan i rutan Lägg till pantartiklar på utleverans under partneregenskaperna för er partner. Då läggs det automatiskt till en rad med korrekt pantartikel på utleveranser mot denna partner där det ingår artiklar som ni angett en pantkod för. Det kan se ut som exemplet nedan.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 12 av 28 3.3.3 Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade 3.4 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder. 3.4.1 Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners kan ni redigera eller manuellt lägga upp Coop Nord som partner.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 13 av 28 Här ser ni ett exempel på hur vi har lagt upp partnern. De fält ni behöver fylla i för att handla i Representantorderflödet är följande: Partner: Här anger ni vilket nummer partnern ska ha. I vårt exempel 60. Partnertyp: Ska alltid sättas till Kund. Partnernamn: Ange namnet på partnern. Lokaliseringskod (UNB): Ange GLN och lokaliseringskoden för partnern (13 siffror). Adresser: Ni måste minst ange en köpareadress se bilden ovan för exempel. Valuta: Här anger ni den valuta ni handlar med t.ex. SEK. Rabatt: Används ej. Beräkna pris vid utleverans: Exder beräknar priset vid utleveransen. Normalt är att denna ruta inte ikryssad. Priset beräknas utifrån utleveransdatumet som är satt på utleveransen. Lägg till pantartiklar på utleverans: kryssa i rutan om ni vill att Exder ska beräkna fram ett förslag till antal SRSartiklar, beräknas i relation 1:1 för de artiklar som är SRS-kopplade i artikelreigstret. Nu kommer det automatiskt att läggas till en rad med korrekt pantartikel på utleveranser mot denna partner där det ingår artiklar som ni angett en pantkod för. 3.4.2 Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder. 3.5 Adresser 3.5.1 Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Här lägger ni upp alla adresser som ni använder. Det kan vara t.ex. gods- och leveransadresser. Adresserna till Coop Nord-butikerna finns inlagda i Exder vid uppstart men dessa uppdateras inte automatiskt utan vid eventuella förändringar av dessa måste ni själva uppdatera adresserna i Exder.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 14 av 28 Här ser ni ett exempel på hur det ser ut när en adress är upplagd i adressregistret. De fält som är viktigast att känna till är: Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN). Partner: Till vilken partner adressen är kopplad. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens adresser. Adressen: Här anger ni den fysiska adressen. Slutkund (butik): Oftast vilken köparens interna nummer för adressen är. Exempelvis kan det vara butikens nummer hos köparen. Behöver ni ändra något gör ni det i fälten och klickar på Spara för att spara ändringen. 3.5.2 Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder. 3.6 Kontakter Inga speciella inställningar behöver göras i detta flöde avseende kontakter utan det står er helt fritt om ni vill använda er av dem eller inte. För mer information om hur ni lägger upp och hanterar kontakter se Handledning Introduktion. 3.7 Priser Här beskrivs hur ni hanterar priser i detta flöde. 3.7.1 Datum Priset baseras på orderdatumet.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 15 av 28 3.7.2 Artikelns pris Om ni har samma pris för en artikel till alla era partners sätter ni priset per artikel. Det gör ni under Uppdatera artiklar och fliken Pris. Fyll i fältet Pris och spara sedan artikeln. 3.7.3 Prislistor För separat prishantering mot Coop Nord läggs ett ramavtal upp med kontraktspriser. En ramavtalsreferens skall även erhållas från Coop Nord. Ni skickar sedan en prislista till Coop Nord på ramavtalet. Det är leverantörs ansvar att hålla priserna uppdaterade. För att lägga upp ett nytt ramavtal går vi till menyn Artiklar Priser Uppdatera ramavtal. På bilden ovan har vi lagt upp ett ramavtal mot Coop Nord. Ramavtalsreferensen är 123, och giltigheten är satt t.o.m. den 28 april 2012. För att lägga upp ytterligare artiklar i ramavtalet går ni till fliken Radinformation där ni plockar upp artikeln från artikelregistret och kopplar ihop den med ett pris. Tryck sedan spara. För att sedan skicka prislista på ramavtalet till Coop Nord trycker vi på länken Skicka prislista. På så sätt blir Coop Nord informerade om priserna. 3.8 Representantorder Representantorder är en s.k. förhandsorder. Leverantör skickar en representantorder till Coop Nord, som godkänner denna och sedan skickar tillbaks en order på detta till leverantören. 3.8.1 Uppdatera reporder Gå via menyn Försäljning -> Uppdatera representantorder.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 16 av 28 Börja med att ange Coop Nord i rutan för Partner. Välj sedan det datum ni önskar leverera på i rutan för Önskat leveransdatum. Slutligen anger ni även den adress ni ska leverera till. Gå via förstoringsglaset till höger om rutan för Lokaliseringskod och plocka fram den aktuella adressen. Vi går sedan till fliken Radinformation. Här anger ni de artiklar och antal ni vill skicka med i representantordern. Gå via förstoringsglaset till höger om rutan för Artikel för att plocka upp artikeln. För att göra fler rader i representantordern klickar ni på den gråa knappen under den befintliga raden.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 17 av 28 När ni är klara med representantordern klickar ni på så skickas den iväg elektroniskt till Coop Nord. 3.9 Order Här ska vi titta på hur ni tar emot order i Exder. Nedan utgår vi från ett exempel där ni har fått en order från Coop Nord och butiken Coop Forum i Umeå, på er tidigare skickade representantorder. Endast order via EDI är tillåtet. Ordern är av typen en-leverans, det vill säga man kan leverera varje order endast vid ett tillfälle. 3.9.1 Notifiering När en order har skickats från Coop Nord och kommit till Exder får ni ett e-mail om att ni har fått en ny order. E- mailet kan skickas till upp till tre olika adresser. Ni lägger upp e-mailadresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 18 av 28 I exemplet ovan har vi lagt upp så att Michael får ett e-mail när en order har kommit in i Exder. Notera att Michael även får ett e-mail om någonting går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret. 3.9.2 Uppdatera order För att ta emot ordern från Coop Nord går ni in via statuslistan på er förstasida, alternativt välj menyn Försäljning -> Uppdatera order där ni plockar upp den via förstoringsglaset.. När en order kommit in sänds automatiskt ett ordererkännande till Coop Nord, detta är ett litet elektroniskt meddelande som bekräftar att ordern kommit fram. Ni kan nu enkelt söka fram den inkomna ordern med hjälp av sök-ikonen bredvid fältet Ordernr.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 19 av 28 I exemplet ovan ser vi att vi fått in en order från Coop Nord med ordernummer 487. För att behandla ordern klicka på ordernumret. Vi får då fram orderns huvudinformation. Bra att lägga märke till här är Kunds ordernummer som är Coop Nords interna ordernummer. Vi går vidare till fliken Adresser. Här ser vi vilka leveransadresser Coop Nord har skickat med i ordern.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 20 av 28 Vi går vidare till fliken Radinformation. Här ser vi att köparen beställt 75 stycken av artikelnummer 667. Viktigt att kontrollera att bekräftade leveransdatum i ordern stämmer, och annars ändra dessa i rutan längst ned Ändra alla bekräftade leveransdatum och tider. Här kan ni använda länken Skriv ut nere till vänster på sidan för att skriva ut ordern eller spara den som PDF. När ni är färdig med att behandla ordern klickar ni på för att sända ordern vidare till nästa steg. Detta låser ordern för ändringar, men utleveransen och fakturan är fortfarande ändringsbara. 3.9.3 Avvikelser Avvikelser ska meddelas inköparen per telefon. Tillägg till befintlig order är ej tillåtet, inköparen behöver i detta fall lägga en ny order via EDI. 3.9.4 Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att lista eller skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 21 av 28 3.10 Plocklista 3.10.1 Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skriver ni ut från er webbläsare och visas med en order per sida. En plocklista kan först skrivas ut medan ordern är slutförd och ingen utleverans har skapats. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. 3.11 Utleverans I den här modulen talar ni om hur mycket ni levererar. 3.11.1 Uppdatera utleverans Gå till Försäljning Uppdatera utleverans. En utleverans skapar ni direkt från en order genom att fylla i ordernumret i fältet Skapa ny utleverans från order, ni kan även klicka på sökikonen bredvid fältet för att få upp en lista med de ordrar som är slutförda och därmed klara för utleverans.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 22 av 28 En utleverans med nummer 479 har nu skapats från ordernummer 487. Vi hamnar direkt på fliken Radinformation då det generellt endast är här vi fyller i något. Fyll i levererat antal och gör eventuella justeringar. Om antalet avviker från antalet i ordern kan ni välja avvikelseorsak i rullgardinsmenyn. Det är även här ni kan skapa en ny rad och fylla i levererade SRS-artiklar. När ni är färdig klickar ni på för att utleveransen skall gå vidare till fakturering. På samma sätt som med ordern tidigare är inga ändringar tillåtna på utleveransen efter att den slutförts. Ni kan använda länken Skriv ut som vanligt för att skriva ut följesedeln eller spara den som PDF. När utleveransen slutförs skickas automatiskt en leveransavisering till Coop Nord. 3.11.2 Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 23 av 28 3.12 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Som standard används eget fakturanummer, men ni kan även låta Exder generera ett automatiskt åt er. Man skickar en faktura per order. Faktura får skickas dagen efter leveransdatum. Betalningsvillkor regleras mellan Coop Nord och leverantören. 3.12.1 Uppdatera faktura För att göra en faktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Ni gör en faktura per order/utleverans. Om ni använder egna fakturanummer fyller ni i det först, använder ni inte egna fakturanummer lämnar ni fältet tomt. Välj sedan om ni vill skapa fakturan utifrån en order eller en utleverans. I vårt exempel väljer vi att skapa fakturan från utleverans och klickar på sök ikonen för att få upp de utleveranser som är slutförda och därför tillgängliga för fakturering.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 24 av 28 Vi ser då att utleverans nummer 479 som vi just slutfört finns i listan. Vi klickar på utleveransnumret för att skapa fakturan baserat på den utleveransen. Fakturan skapas då och vi ser att den fått fakturanummer 654654690 och att den automatiskt fått ett fakturadatum. Ni kan justera uppgifterna om ni så önskar. Vi går sedan vidare till fliken Radinformation. Här ser vi vad vi fakturerar och kan justera vid behov. När ni kontrollerat fakturan och allt är klart klickar ni på för att sända iväg fakturan. Ni kan som vid de andra tillfällena i processen använda länken Skriv ut för att skriva ut fakturan eller spara den som PDF.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 25 av 28

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 26 av 28 En utskriven faktura kan då se ut som exemplet ovan.

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 27 av 28 3.12.2 Kreditfaktura Kreditfakturor skapar ni manuellt som en negativ order i Exder. Se tidigare avsnitt 3.8.1 Uppdatera order för instruktioner. Kom ihåg att alltid ange vilket kunds ordernummer ni vill kreditera. Detta anger ni i rutan Kunds ordernummer under fliken Huvudinformation. Ni anger sedan vilka artiklar och antal ni vill kreditera. Ápriset skall vara en negativ summa som bilden nedan visar. Slutför order och utleverans och fullfölj som en vanlig order till dess att fakturan är slutförd. En elektronisk kreditfaktura skickas då till Coop Nord. 3.13 Övrigt

Senast Uppdaterad: 111003 Exder Handledning Coop Nord Representantorderflöde Sida 28 av 28 3.13.1 Statuslistan Lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster nedan genom att klicka på knappen. Ni kan även gå direkt till nyinkomna order härifrån. I den här listan kan ni exempelvis se om en order blivit utlevererad. Ni kan även i listan välja att skapa en ny utleverans från en slutförd order. Listan hjälper er att få en överblick över er edi-hantering i Exder. Gör ert urval i fälten efter de kriterier ni önskar. När ni sedan klickar på ett exempel på hur statuslistan kan se ut. får ni upp er statuslista. Ovan ser ni