SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (16) Plats och tid Svansjörummet, kommunhuset, Kinna, klockan 16.00-17.20 Beslutande S C L M SD Göran Andersson Tommy Västerteg, ordförande Ulf Eriksson Ann Iberius-Orrvik Lennart Svensson Övriga närvarande E1' tiänstqörande ersättare S Odd Malmberg S Tony Ragnarsson M Rolf Skarin Ovriga Ann-Christine Asp, tidigare ledamot 1 Tjänstemän Mats LiIienberg, Vd Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Ann Iberius-Orrvik Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-14 Ordförande // / _ J /ACn/ berius-orrvik ANSLAG/BEVIS Protokollet ärjusterat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Marks Fastighets AB Sammanträdesdatum Datum för anslags ', - Datum för anslags. 5- uppsättande 20,9 Oå H nedtagande 20/9 0; 0 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift Justeraådes sig% 7;"45?ya/Ka..
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (16) Innehållsförteckning Avtackning Ann-Christine Asp 1 Val av protokollsjusterare 2 Fastställande av dagordning 3 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 4 Ekonomi 5 a) Hyresfordringar b) Driftresultat per fastighet 2018 c) Årsrapport 2018 d) Årsredovisning 2018 Kommunala ändamål och befogenheter 6 Arbetsordning styrelsen 2019 7 VD-instruktion 2019 8 Instruktion ekonomisk rapportering 2019 9 Information från Spinnerskan 10 Fastigheten Rydal 2:11 11 a) Qljesanering b) Ovrigt Fastigheten Assberg 1:82 12 Övriga frågor 13 Nästa sammanträde 14 \,n f
_11:_ ti/ä. 65 Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 3 (16) 1 Avtackning Ann-Christine Asp Dagens sammanträde inleds med att Ann-Christine Asp avtackas för sin tid som styrelseledamot. Ann-Christine Asp tackar för tiden i Marks Fastighets AB. \,n Mum W 7/ 21/
n V u M k 'Vä ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 4 (16) 2 Val av protokollsjusterare Ordföranden lyfter frågan om justering av protokollet. Föregående mandatperiod justerades protokollet av vice ordförande. Styrelsen diskuterar ärendet. Beslut Justering av protokoll görs av vice ordförande. \, Justerandgå 3ng :a % 1
M k ä ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 5 (16) 3 Fastställande av dagordning En dagordning ingår i kallelsen, vilken publicerats i Netpublicator till dagens styrelsemöte. Besiut Den inför mötet publicerade dagordningen fastställs. '\,.,,, Justera ndew \ / %
.?i M M k :vä ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 6 (16) 4 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 4 december 2018 finns publicerat på Marks kommuns hemsida, www.mark.se, och ingår också i kallelsen till dagens möte. Beslut Protokollet läggs till handlingarna. \ Justerandes Sign,?5 f
.11.. A I 2;' H '15 5. Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 7 (16) 5 Ekonomi a) Hyresfordringar En hyresgäst resterar med hyra, vilket kan ha sin förklaring i att det nyligen varit månadsskifte. b) Driftresultat Der fastiqhet 2018 Vd och ekonom redovisar driftresultat per 2018-12-31. Driftresultatet för 2018 är -98 tkr. Be_slu: Driftresultat per fastighet 2018-12-31 fastställs. c) Årsragport 2018 Ekonom redovisar årsrapport 2018 som görs i Stratsys. Som bilaga till dokumentet finns internkontrollplan. Ann Iberius-Orrvik föreslår att det undçr rubriken Personal anges att Marks Fastighets AB inte har någon anställd personal, utan hyr administrativa tjänster från Marks kommun. Beslut Årsrapport 2018 inklusive internkontrollplan fastställs med tillägget att det under rubriken Personal anges att Marks Fastighets AB inte har någon anställd personal, utan hyr administrativa tjänster från Marks kommun. d) Årsredovisning 2018 Ekonom redovisar årsredovisning 2018. Resultatet före bokslutsdispositioner och skatt är -98 tkr. Resultatet efter bokslutsdispositioner och skatt är preliminärt -144 tkr. Justerandes sign / Beslut Årsredovisning 2018 före bokslutsdispositioner och skatt fastställs.
Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 8 (16) 6 Kommunala ändamål och befogenheter Ordföranden redogör för frågan om Marks Fastighets AB bedriver verksamhet som är förenlig med fastställt kommunalt ändamål och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna samt om bolaget också har utfört sitt uppdrag inom ramen för Iokaliseringsprincipen. Styrelsen diskuterar frågan. Beslut Styrelsen anser att Marks Fastighets AB bedriver verksamhet som är förenlig med fastställt kommunalt ändamål och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna samt att bolaget också har utfört sitt uppdrag inom ramen för Iokaliseringsprincipen. \\ Justeilndes sign %
M k 95 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 9 (16) 7 Arbetsordning styrelsen 2019 Ordföranden presenterar Arbetsordning för styrelsen 2019. BLI Arbetsordning för styrelsen 2019 fastställs. \ Justerandeâ sign %/
A M :4:: 4 n... k nya ar - SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 10 (16) 8 VD-instruktion 2019 Ordföranden presenterar VD-instruktion 2019. Be_slu_t VD-instruktion 2019 fastställs. Justerandes 3% \ /
2 M k VE ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 11 (16) 9 Instruktion ekonomisk rapportering 2019 Ordföranden presenterar Instruktion ekonomisk rapportering 2019. M Instruktion ekonomisk rapportering 2019 fastställs. \ Justerandes 3% %
.,,,. A Q':.:: 4 M k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 12 (16) 10 Information från Spinnerskan Ann Iberius-Orrvik informerar att föregående möte i Spinnerskan i Mark AB behandlade uppföljning av genomlysning av Mark Kraftvärme AB:s verksamhet, revisionsrapporter samt oktoberrapport för Spinnerskan i Mark AB. \, Justerandägx // 1
44,_. :4 H 1 - U M k E ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 13 (16) 11 Fastigheten Rydal 2:11 a) Oljesanering Vd informerar om oljesanering av Rydalsfastigheten. Konsultbolaget Golder Associates, som fått i uppdrag att göra en förstudie, har genomfört provtagningar och vid ett möte den 20 december lämnat en preliminär rapport. Även Högskolan i Örebro är inblandad och gör analyser av provtagningarna i syfte att identifiera ytterligare ämnen. En slutrapport förväntas vara klar under februari. b) Ovrigt Diskussioner har förts med kultur- och fritidsförvaltningen angående konferensverksamheten. Förslaget är att intäkterna från den externa uthyrningen ska tillfalla kultur- och fritidsförvaltningen samt att det ska regleras i ett avtal. Marks Fastighets AB föreslås få 10-15 % i en s k omsättningshyra baserad på den externa uthyrningen. Styrelsen diskuterar ärendet. Be_s u_t Styrelsen beslutar att det till nästa styrelsemöte ska presenteras ett förslag på avtal mellan Marks Fastighets AB och kultur- och fritidsförvaltningen som reglerar att intäkterna från den externa uthyrningen tillfaller kultur- och fritidsförvaltningen, men där Marks Fastighets AB får 15 0/o i en s k omsättningshyra baserad på den externa uthyrningen. Vd informerar om ett nytt hyreskontrakt. Vd informerar om möten med teknik- och serviceförvaltningen för att arbeta fram en underhållsplan, vilken ska ge en total bild av underhållsbehovet. \ Justerandes&1\?
4,,- 1 1 \ 1 ;, M k "5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 14 (16) 12 Fastigheten Assberg 1:82 Vd informerar om arbetet med att sälja fastigheten till Stora Enso. Ett möte är planerat till mitten av februari. \ W Justerandeâsign % " /
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 15 (16) 13 Övriga frågor Samtliga ledamöter och suppleanter i Spinnerskankoncernen erbjuds en utbildning med inriktning mot styrelsearbete. Utbildningen hålls den 26 februari i Rydal. De ledamöter och suppleanter i Marks Fastighets AB som inte har anmält sig gör det i samband med dagens styrelsemöte. Styrelseledamöter och suppleanter som har en gammal Ipad kan vända sig till ITavdelningen i Marks kommun för att få en ny Ipad. Om man är ny ledamot eller suppleant och saknar Ipad, vänder man sig också till IT-avdelningen i Marks kommun. \ Justerandm %
:114,- WN.. I 1 á' El Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 16 (16) 14 Nästa sammanträde Nästa ordinarie sammanträde är den 12 mars kl. 16.00. Lokalen är Svansjörummet, kommunhuset, Kinna. \ Justeraäiila 5%