Europeiska regionala utvecklingsfonden Klimatsamverkan Skåne Fossilbränslefria kommuner i södra Skåne HVO-tankstation i Eslövs kommun Exempel på direktupphandling av HVOpumpstation för kommunala fordon
HVO100 i pumpstation 1. Administrativa föreskrifter 1.1 Upphandlingsföremål Ni inbjuds härmed att inkomma med anbud gällande HVO100 i pumpstation till och det kommunala bostadsbolaget, Eslövs Bostads AB. 1.2 Omfattning av uppdraget Direktupphandlingen omfattar HVO100 i pumpstation för tankning av kommunens fordon. Det uppskattade upphandlingsvärdet är max 500 000 SEK fram till oktober 2020, men utan garanti för inköpsvärdet under avtalstiden. Med möjlighet till förlängning om 1 + 1 år om volymen inte har uppnåtts under avtalstiden. 1.3 Avtalstid och möjlighet till förlängning Avtalsperioden beräknas gälla från och med 181015 till och med 201014. 1.4 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en direktupphandling. 1.5 Anbudstid och anbudsinlämning Anbud ska lämnas via Visma Direktupphandling senast 180905. Inga andra former av anbudsinlämning är tillåtna. Anbud som inkommit efter utsatt datum kommer inte att beaktas. 1.6 Behandling av personuppgifter i samband med upphandlingsprocessen Inköp av varor och tjänster med mera regleras i Lagen om offentlig upphandling. kommer under sin upphandlingsprocess att begära in personuppgifter och behandla dem i enlighet med de krav som ställs enligt dataskyddsförordningen. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är Lagen om offentlig upphandling. Personuppgifterna kommer att sparas i enlighet med Arkivlagens bestämmelser. 1.7 Anbud med alternativa utföranden Anbud med alternativa utföranden accepteras inte. 1.8 Anbudets form och innehåll Anbudet ska: -Vara avfattat på svenska -Innehålla samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar. Den sanningsförsäkran som återfinns sist i detta anbudsunderlag ska skrivas ut, undertecknas av behörig företrädare, scannas och medfölja anbudet.
1.9 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande i tre månader efter sista datum för anbudsinlämning. 1.10 Upplysningar under anbudstiden Frågor skickas och besvaras endast via Visma Direktupphandling. Eventuella frågor ska ha inkommit senast 180903. Frågor inkomna efter detta datum kommer ej att besvaras. Frågor som är av intresse för samtliga tillfrågade anbudsgivare kommer, tillsammans med svar, att skickas ut avidentifierat. 1.11 Pris - Pris ska lämnas som en totalkostnad per liter inklusive eventuella rabatter, tankkort och och exklusive mervärdeskatt. Inga extra avgifter eller kostnader får tillkomma under avtalstiden. 1.12 Utvärdering Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för kommer att tilldelas kontraktet. Anbudet utvärderas på följande grund - pris I det fall flera anbud har samma anbudssumma kommer att avgöra tilldelning genom lottning 1.13 En eller flera leverantörer avser att teckna avtal med en leverantör. 1.14 Tilldelningsbeslut Beslut om tilldelning av kontrakt kommer att skickas ut per e-post, genom Visma Direktupphandling, till samtliga anbudsgivare så fort utvärderingen är klar. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet, varför det är viktigt att angiven e-postadress når behörig och i ärendet väl insatt person. 1.15 Avbrytande av direktupphandling förbehåller sig rätten att avbryta direktupphandlingen om anbud överstiger budgeterade medel eller med anledning av ändrade politiska beslut eller av övriga sakliga skäl. 1.16 Sekretess När direktupphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess ska råda efter denna tidpunkt, ska skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att kommunen i sin sekretessprövning ska kunna beakta begäran. Kommunen kan inte garantera att begärd information
sekretessbeläggs eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut. 2. Kvalificeringskrav 2.1 Komplett och undertecknat anbud Anbudsgivaren ska inkomma med samtliga av kommunen efterfrågade uppgifter. Den sanningsförsäkran som återfinns sist i förfrågningsunderlaget ska skrivas ut, fyllas i, scannas och bifogas övriga handlingar inom utsatt tid. 2.2 Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren ska uteslutas från deltagande i direktupphandlingen om någon av de situationer som anges i LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Genom att underteckna anbudet intygar anbudsgivaren att omständigheterna enligt 13 kap 1-3 LOU (2016:1145) inte föreligger. 2.3 F-skatt mm. Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt. Anbudsgivaren ska därmed också uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. Eslövs kommun kontrollerar detta. 2.4 Finansiell och ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska ha en god och stabil ekonomi. Anbudsgivaren ska ha minst ranking 40 enligt Creditsafe eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning. Om anbudsgivaren har sämre ranking än 40 hos Creditsafe, finns möjlighet för anbudsgivare att på annat sätt styrka att kravet på god och stabil ekonomi är uppfyllt. I detta fall gör den upphandlande myndigheten en individuell bedömning av företagets kreditvärdighet utifrån inlämnade uppgifter. 2.5 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser och erforderlig kompetens för att kunna utföra uppdraget på ett professionellt sätt gentemot kommunen. Som bevis på ovanstående ska anbudsgivare till anbudet bifoga följande information 1. En kort presentation av anbudsgivaren, max 2 A4-sidor, innehållande: affärsidé, organisation och ledning, översiktlig kompetensbild/-struktur och geografisk etablering. Presentationen ska bifogas anbudet i separat bilaga 2. En kontaktperson vid eventuella frågor eller problem med tankning/korthantering ska anges vid anbudsinlämning. 2.6 Personuppgiftsbiträde Båda parter är skyldiga att hantera personuppgifter i enlighet med de krav som ställs enligt Dataskyddsförordningen. Kunden hanterar personuppgifter i egenskap av arbetsgivare och som upphandlande myndighet enligt LOU. Leverantören hanterar i sin tur personuppgifter utifrån sitt verksamhetsområde och utifrån de tjänster och lösningar som upphandlas.
De personuppgifter Kunden ansvarar för ska av Leverantören behandlas enligt Kundens instruktioner och enligt det ändamål Kunden bestämt. I samband med att huvudavtal tecknas ska respektive Kund teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med Leverantören. Personuppgiftsbiträdesavtalet baseras på den mall som Sveriges Kommuner och Landsting tagit fram och justeras av Kund i enlighet med det specifika avtalsområdet. 3. Krav på varan/tjänsten Produkten HVO100 ska vara helt fri från PFAD och palmolja samt vara ett 100 % förnybart fossilfritt bränsle. Om det uppstår brist eller inblandning av ovan tillsatser ska dialog föras omedelbart med beställaren. För den kvantitet som säljs ska det finnas en välordnad tankstation i Eslövs tätort. Kommunens fordon utgår från Eslöv och behöver god och snabb tillkgänglighet på drivmedel. I linje med kommunens mål om en effektiv och fossilbränslefri fordonsflotta undviks också oonödiga transporter med en centralt placerad tankstation. Tankstationen ska vara tillgänglig dygnet runt. Bemanning är ej nödvändig. Möjlighet till utställande av tankkort samt administration av dessa skall finnas tillgänglig dagtid 7-16. Fakturan ska vara utställd till den enhet som genomfört drivmedelsköpet och vara märkt med enhetens namn, id-nummer adress och organisationsnummer. Utöver detta ska tankkortnummer kunna redovisas. Total volym och miljöstatistik på tankat drivmedel ska redovisas kvartalsvis till energisamordnaren i på leverantörens initiativ eller enligt överenskommelse. 4. Utvärderingsmetod Den leverantör vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten kommer att tilldelas kontraktet. Utvärdering sker på följande grund - pris För att ett anbud ska utvärderas ska anbudet ha inkommit inom föreskriven tid samt uppfylla kvalificeringskrav och ska-krav. Ofullständiga anbud eller anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas.