SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (15) Plats och tid Stora sammanträdesrummet, Kommunkontoret i Heby, kl 09.00 12.00 Beslutande Per Möller (C), ordförande Per Sverkersson (S) Elin Ångman (MP) Bodil Persson (M) Erik Backman (S) Ej tjänstgörande ersättare Tjänstemän Insynsrepresentant Henriette Widlundh (FP) Johan Eriksmark (S) Emma Burstedt, förvaltningschef Sbf Lisa Onsbacke, nämndsekreterare Katarina Virhammar, kostenheten 79-80 Utses att justera Justeringens plats och tid Elin Ångman Kommunkontoret, torsdag 8 oktober kl. 09.00 Sekreterare Paragrafer 78-89 Lisa Onsbacke Ordförande Justerande Per Möller Elin Ångman ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Samhällsbyggnadsnämnden Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 8 september 2015 Datum för anslags nedtagande Kommunkontoret, Heby kommun 29 oktober 2015 Lisa Onsbacke
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (15) Sbn 78 Dnr 2015/2 042 Delårsrapport per 31 augusti 2015 inklusive måluppföljning Samhällsbyggnadsnämnden beslutar Samhällsbyggnadsnämnden godkänner Delårsrapport per 31 augusti 2015 inklusive måluppföljning, med tillägg i måluppföljning punkt 3.3, där effektmålet för gatunderhållning ej uppfylls på grund av krav på ekonomisk återhållsamhet. Samhällsbyggnadsnämndens Delårsrapport per 31 augusti 2015 inklusive måluppföljning presenteras och diskuteras. Sammantaget har nämnden ett prognostiserat överskott på 980 tkr. I måluppföljningen har nämnden inte kunnat uppfylla effektmålet, Heby kommun ska år 2015 underhålla minst 15 000 kvm gatubeläggning, och senast 2017 underhålla minst 30 000 kvm gatubeläggning. Orsaken till att nämnden inte kunnat uppfylla effektmålet anges vara en mycket kostsam vinterväghållning. Dock konstaterar nämnden att med det prognostiserade överskottet delårsrapporten visar på, skulle målet för gatuunderhållning kunna uppfyllas om inte nämnden haft krav på ekonomisk återhållsamhet. Beslutsunderlag Rapport, 28 september 2015 + bilaga Förvaltningschef, Sbf Kommunstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (15) Sbn 79 Dnr 2015/7 058 Upphandling av livsmedel Samhällsbyggnadsnämnden beslutar Nämnden tackar för informationen. Kostenheten har tillsammans med Knivsta, Tierp och Östhammar kommun gjort en gemensam upphandling av kommunernas livsmedel. Den 17 september 2015 träffades ansvariga från medverkande kommuner för att diskutera vad som fungerat bra och mindre bra. En av de grossister kommunen använder sig av har fungerat mindre bra i sin leverans och kostenheten kommer arbeta fram en lösning tillsammans med leverantören. Totalt har Heby kommun avtal med 7 grossister och nämnden är intresserad av att veta mer om vilket ursprung maten har. Nämnden ger därför kostenheten i uppdrag att kontakta Kronfågel för information om vad den kyckling som köps in har för ursprungsland. Kostenheten återkommer med information om detta vid ett senare sammanträde i år. Kostenheten
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (15) Sbn 80 Dnr 2015/57 003 Kontrollplan 2016, kosten Samhällsbyggnadsnämnden beslutar Kontrollplan 2016, angående hur ansvariga säkerställer att ingen tar skada av den mat som kostenheten ansvarar för, godkänns. Tjänsteman från Kostenheten och Förvaltningschef informerar om kontrollplan 2016, gällande säkerställandet att ingen tar skada av den mat som kostenheten ansvarar för. Ansvaret för kostenheten har tillhört samhällsbyggnadsnämnden en kortare tid och för att få insyn i verksamheten samt för att kunna garantera att den mat som ligger under deras ansvarsområde fortsätter att vara säker för kommunmedborgarna, har samhällsbyggnadsnämnden beslutat att genomföra en internkontroll av området utifrån nedanstående frågor: Finns det aktuella styrande dokument när det gäller att säkerställa att ingen tar skada av den mat som kostenheten ansvarar för? Hur införlivas uppdateringar av relevanta myndigheters bestämmelser i verksamheten? Vilka rutiner finns ute i verksamheten som syftar till att säkerställa att ingen tar skada av den mat som kostenheten ansvarar för? Hur arbetar ansvariga med utbildning av personal för att säkerställa att ingen tar skada av den mat som kostenheten ansvarar för? Hur ska detta genomföras? En genomgång görs av de styrande dokument som finns när det gäller att säkerställa att ingen tar skada av den mat som kostenheten ansvarar för. En genomgång görs tillsammans med ansvariga, av hur uppdateringar av relevanta myndigheters bestämmelser införlivas i verksamheten. En genomgång görs av de rutiner som finns ute i verksamheten som syftar till att säkerställa att ingen tar skada av den mat kostenheten ansvarar för.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (15) En genomgång görs av hur ansvariga arbetar med utbildning av personal för att säkerställa att ingen tar skada av den mat som kostenheten ansvarar för. Resultaten från ovanstående punkter ställs samman för att kartlägga var i verksamheten eventuella risker förekommer. En åtgärdsplan för att eliminera riskerna tas fram. Uppföljning av internkontroll sker en gång under 2016 där kostenheten bär ansvaret för att detta görs. En återrapportering sker senast i april 2016 vid samhällsbyggnadsnämndens sammanträde. Beslutsunderlag Pm, 22 september 2015 Förvaltningschef, SBF Kostenheten
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (15) Sbn 81 Dnr 2015/41 042 Kontrollplan 2015, avtalstrohet Samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta Ändra i riktlinjer för upphandling, på sådant sätt att inköp inom samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsområde, som underskrider 200 tkr, ej behöver föregås av en dokumenterad direktupphandling. Samhällsbyggnadsnämnden beslutar Godkänna rapport rörande internkontroll 2015 på området avtalstrohet. Samhällsbyggnadsnämnden beslutade, i november 2014, att granska avtalstrohet och hur regelverk för inköp följs i nämndens verksamheter. Genomförd granskning visar att till största del genomförs upphandlingar på rätt sätt, men att dokumentationen brister. Det kan också konstateras att samhällsbyggnadsnämndens verksamheter är ett inköpsintensivt område, där varor eller tjänster mycket ofta överskrider 45 tkr (kommunens interna gräns för direktupphandling). Beslutsunderlag PM, 28 september 2015 Förvaltningschef, SBF Kommunstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (15) Sbn 82 Dnr 2015/2 042 Investeringar 2016, information Samhällsbyggnadsnämndens beslut Tackar för informationen. Förvaltningschef informerar om kommande investeringar för 2016. Nedan följer preliminära siffror för kommande investeringar som rör samhällsbyggnadsnämndens områden. Budget 2015 Återstår från år 2015 Budget 2016 Ändamål Exploatering bostadsområden 2 000 1 700 5 700 G/C-väg Morgongåva-Heby 2 500 200 4 200 Möbler matsal Östervåla 200 Laddstolpar till el-bilar, 2 st 100 Pendlarparkering Morgongåva 500 Pendlarparkering Heby 150 Pendlarparkering Harbo 350 Pendlarparkering Runhällen 300 2 serveringsvagnar Tärnsjö skola 60 2 serveringsvagnar Östervåla skola Upprustning utemiljö (lek, park) 400 400 Hastighetssäkrande åtgärder i tätorter 200 Lekplats Vittinge 700 - Varav VA Reservvattentäkter 1 500 250 Reningsverk reinvestering utrustning 500 Driftövervakning 1 000 Luftning Tärnsjö vattenverk 1 000 1 000 Reinvestering dricksvatten 1 000 VA-ledningar Haga-Harbo 2 500 Slamhantering VA-ledningar Lilla Ramsjö, Morgongåva 5 000 Solelanläggningar Saneringsarbete Nordmyran o Gäddsjö mosse, etapp 1 700 Saneringsarbete Nordmyran o Gäddsjö mosse, etapp 2 Summa Samhällsbyggnadsnämnden 10 100 2 900 21 110
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (15) Gällande exploatering av bostadsområden avser detta villatomter i Vittinge, Ösbylund. Detta kommer till största del utföras under 2016, då besked behöver inväntas från Vattenfall om nedgrävning av luftledning. Kommunens kostnader för vägplanen, G/c väg Morgongåva, har beräknats till 900 tkr, varav 200 tkr budgeterades för 2013. Hela summan kom sedan att faktureras under 2014 vilket inte framgick förrän efter att budget för 2014 tagits politiskt. 200 tkr överförs till 2016. Gällande reningsverk, reinvestering i utrustning har arbetet försenats på grund av svårigheter att få fram el till pumpen. Detta är nu ordnat och arbetet fortgår. Förvaltningschef, SBF
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (15) Sbn 83 Dnr 2015/46 311 Gamla riksväg 56 Samhällsbyggnadsnämndens beslut Tackar för informationen. Förvaltningschef informerar om den konsekvensanalys som Upplands lokaltrafik gjort under september månad. Förslaget är att använda sig av taxitjänst för de resenärer från Runhällen som åker med kollektivtrafiken. Resenärer från Runhällen kommer få skjuts med taxitjänst fram till den uttänkta busshållsplatsen längst Riksväg 56. När beslut om detta kommer tas är idag oklart men kommunens hålls underrättad. Beslutsunderlag Sbn 74, 17 september 2015 Samhällsplanerare
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (15) Sbn 84 Dnr 2015/61 537 Driftkostnader, skolskjutshållplats vid Östervåla skola Samhällsbyggnadsnämnden beslutar De driftkostnader som härrör till investeringen godkänns. Heby kommun kommer att anordna en skolskjutshållplats i Östervåla tätort och beräknas påbörja oktober 2015. Investeringen uppskattas totalt till cirka 100 tkr varav 50 tkr är kommunens andel av investeringen (se bifogad investeringskalkyl). Resterande medel kommer från Trafikverket i och med statlig medfinansiering för trafiksäkerhetsåtgärder på det kommunala vägnätet för år 2014. Beslut om anslag till investeringen är sedan tidigare antagen av kommunstyrelsen, 7 april, KS 81. Beslutsunderlag Pm, 23 september 2015 + bilaga Samhällsplanerare
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (15) Sbn 85 Dnr 2015/62 370 Igångsättningstillstånd för solelanläggning, Östervåla avloppsreningsverk Samhällsbyggnadsnämnden beslutar Godkänna driftkostnad enligt föreslagen investeringskalkyl för investeringen, Solelanläggning Östervåla avloppsreningsverk. Återrapportering ska ske till samhällsbyggnadsnämnden senast 31 mars 2016. Samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta Kommunstyrelsen beslutar om att medge igångsättningstillstånd för investeringen. Kommunstyrelsen beslutar att 600 tkr till investeringen tas ur kommunstyrelsens investeringspost, KS oförutsett. Idag använder avloppsreningsverket i Östervåla direktverkande el som energikälla. Denna investering syftar till att ställa om till mer förnybar energi och det som ska göras är att en solelanläggning kommer byggas på befintliga hustak. Dimensioneringen av anläggningen är tänkt att innebära att avloppsreningsverket blir självförsörjande på el under sommarmånaderna. Förslaget innebär att kommunstyrelsen beslutar att 600 tkr till investeringen tas ur kommunstyrelsens investeringspost, KS oförutsett. Beslutsunderlag Pm, 23 september 2015 + bilaga Förvaltningschef, Sbf
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (15) Sbn 86 Dnr 2015/9 044 Återrapportering av investering Driftövervakningsprojekt VA i Heby kommun Samhällsbyggnadsnämndens beslut Tackar för informationen. Förvaltningschef informerar nämnden om att slutrapportering av investering, Driftövervakningsprojekt VA i Heby kommun, är framskjuten. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen 170, 22 september 2015
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (15) Sbn 87 Dnr 2015/9 009 Kurser och konferenser Samhällsbyggnadsnämndens beslut Tackar för informationen. Erik Backman (S) informerar om sin resa med Upplandsstiftelsen. Den 23 och 24 september genomförde Upplandsstiftelsen två informationsresor i länet för politiker och tjänstemän. Deltagarna besökte ett antal av stiftelsens natur- och friluftsområden där stiftelsen visade upp och informerade om deras verksamhet inom naturvård, friluftsliv och naturskola. Heby var en av flertalet medverkande kommuner.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (15) Sbn 88 Dnr 2015/9 009 Information och rapporter Samhällsbyggnadsnämndens beslut Nämnden tackar för informationen. Kommunstyrelsen 167, 22 september 2015, Delårsrapport per 31 augusti 2015, kommunstyrelsen Kommunstyrelsen 169, 22 september 2015, Slutrapportering av igångsättningstillstånd nytt verksamhetsområde Hebron Kommunstyrelsen 172, 22 september 2015, Igångsättningstillstånd för investering Exploatering av nytt bostadsområde i Vittinge
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (15) Sbn 89 Dnr 2015/9 009 Övriga frågor Samhällsbyggnadsnämnden beslutar Att ge förvaltningen i uppdrag att undersöka frågan om utvecklandet av flera cykelvägar på landsbygden. Nämnden diskuterar infrastruktur på landsbygden och huruvida man kan söka EU-bidrag för utvecklandet av cykelvägar på landsbygden. Förvaltningen tar med sig frågan och återkommer med svar vid nästa sammanträde. Förvaltningschef, Sbf