Promemoria 2011-12-16 Servicecenterutredningen Fi 2010:08 Preliminär tjänstebeskrivning och prismodell för e-handel
2 Innehåll 1. Bakgrund, uppdrag och genomförande... 3 Bakgrund... 3 Uppdrag... 3 Genomförande och utgångspunkter... 4 2. Preliminär tjänstebeskrivning för tjänsteområdet e-handel... 4 Indelning i bas-, tilläggs- och specialtjänster... 4 Tre behovsprofiler för e-handel och ekonomiadministration... 5 Tjänstebeskrivning av bastjänsterna... 6 Förtydliganden och avgränsningar... 8 3. Preliminär prismodell... 10 E-beställningstjänst inklusive leverantörsanslutning... 10 Leverantörsfakturahantering... 11 Tilläggstjänster... 11 Specialtjänster... 12 Anslutningsavgift... 12
3 1. Bakgrund, uppdrag och genomförande Bakgrund Regeringen har beslutat att myndigheterna ska ha infört e-beställningar före slutet av 2013. Syftet är att optimera myndigheternas inköpsrutiner för att uppnå kostnadsbesparingar, förenklad hantering och förbättrad styrning, kvalitet och service. ESV har bedömt att staten kan spara 3,5 miljarder kronor under en sjuårsperiod i minskade inköpskostnader tack vare e-handel. Besparingen sker bland annat genom högre avtalstrohet och därmed bättre priser. Processkostnaderna kan reduceras med 1,3 miljard kronor under samma period. Processkostnaderna minskar genom att de manuella inslagen i inköpsprocessen blir färre. Servicecenterutredningen föreslog i sitt betänkande att ett myndighetsgemensamt servicecenter inrättas för tjänster inom personaladministration, ekonomiadministration och e-beställningar. Inom e- beställningar ska servicecentret tillhandahålla systemstöd (inklusive stöd för leverantörsanslutning) för e-beställningar så snart som möjligt efter etableringen av centret. 1 Genom att koncentrera införandet av e- beställningar kan kostnaderna för införande och drift minskas. Vidare blir anslutningen enklare för de varu- och tjänsteleverantörer som ska anslutas till systemstödet för e-beställningar, vilket kan främja genomslaget för e-handel. Uppdrag Den 3 november gav regeringen Servicecenterutredningen i uppdrag att etablera Statens servicecenter som en ny myndighet. Utredaren ska precisera tjänsteutbudet när det gäller tjänster för beställnings-, leveransoch fakturahanteringsprocesserna. Utgångspunkten ska vara att tjänsteutbudet när det gäller e-beställningar ska kunna tillgodose samtliga myndigheters behov av stöd i syfte att kunna hantera en övergång till e- beställningar under 2013. Ett preliminärt tjänsteutbud och en avgiftsmodell ska vara fastställd och kunna kommuniceras till myndigheterna senast den 15 december 2011. I denna del ska utredaren samverka med Ekonomistyrningsverket som har regeringens uppdrag att leda och samordna införandet av e-beställningar i staten samt samråda med Kammarkollegiet. 1 Ett myndighetsgemensamt servicecenter (SOU 2011:38) 2 SFTI: Single Face To Industry, ett samarbete för att främja förutsättningar för
4 Genomförande och utgångspunkter Servicecenterutredningen har bildat en arbetsgrupp med myndigheter. Arbetsgruppen har, under ledning av Servicecenterutredningen, arbetat i workshops för att ta fram en preliminär tjänstebeskrivning och prismodell. De myndigheter som ingår i arbetsgruppen är Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Jordbruksverket och Lantmäteriet. Utredningen har också haft kontakter med ESV och Kammarkollegiet. En förordning med reglering av e-beställningar bereds för närvarande inom Regeringskansliet. En utgångspunkt vid framtagandet av förordningen har varit att det ska vara möjligt att ansluta sig till Statens servicecenters e-beställningstjänster och samtidigt uppfylla förordningskraven. Statens servicecenters stödtjänster inom e-beställ ska kunna tillgodose alla myndigheters behov för att kunna hantera en övergång till e-beställningar under 2013. 2. Preliminär tjänstebeskrivning för tjänsteområdet e-handel Indelning i bas-, tilläggs- och specialtjänster Servicecentrets tjänster är indelade i bastjänster, tilläggstjänster och specialtjänster. Servicecentrets bastjänster är standardiserade tjänster som passar en majoritet av myndigheterna. Inom tjänsteområdet e- handel utgörs servicecentrets bastjänster av följande tjänster: 1. e-beställningstjänst inklusive leverantörsanslutning, 2. leverantörsfakturahantering. Det är möjligt för en kundmyndighet att köpa e-beställningstjänsten med eller utan leverantörsfakturahantering. Servicecentret kan också tillhandahålla standardiserade tilläggstjänster. En förutsättning för att servicecentret ska åta sig uppgiften är att behovet är varaktigt, att tjänsten går att standardisera och har en naturlig koppling till servicecentrets övriga verksamhet. Tilläggstjänster prissätts från fall till fall så att priset svarar mot målet om full kostnadstäckning. Utöver sådana tjänster som är möjliga att standardisera erbjuder servicecentret specialtjänster för tillfälliga behov. När det gäller tjänster inom e-handel kan det röra sig om teknisk specialistkunskap i kommunikation med varu- och tjänsteleverantörer, utredningar eller konsultation vid omstruktureringar. Specialtjänster debiteras på timbasis.
5 Figur 1 Översikt av servicecentrets e-handelstjänster Bastjänster Tilläggstjänster Specialtjänster E-beställningstjänst inklusive leverantörsanslutning Leverantörsfakturahantering Övriga myndighetsspecifika behov av varaktig och standardiserbar karaktär Specialiststöd e-beställningar Tre behovsprofiler för e-handel och ekonomiadministration När e-beställningar införs kommer inköp och ekonomiadministration att knytas närmare samman, ur såväl ett system- som processperspektiv. Eftersom olika kundmyndigheter kommer att vilja köpa olika uppsättningar tjänster inom e-handel och ekononomiadministration från servicecentret kommer servicecentret att erbjuda tjänster anpassade för tre olika behovsprofiler. De olika profilerna skiljer sig i omfattning, där den mest omfattande tjänsten omfattar hela processen från e-beställning till betalning. Den minst omfattande tjänsten omfattar endast stöd för e- beställningar och bör betraktas som en övergångslösning. Figur 2 Behovsprofiler för e-beställningar och ekonomiadministration E-beställning Tjänsten E-beställning innebär att kundmyndigheten endast köper e- beställningstjänsten, inklusive anslutning av leverantörer till e- handelssystemet. Kundmyndighetens användare kan göra beställningar elektroniskt i servicecentrets e-beställningstjänst, men leverantörsfakturahanteringen utförs av kundmyndigheten själv i ett eget systemstöd (vanligen ett befintligt ekonomisystem). Leverantörsfakturahantering och integration mot ekonomisystem ingår inte i tjänsten.
6 Tjänsten E-beställning möjliggör en inköpseffektivsering, då e- beställningar förväntas leda till ökad avtalstrohet och därmed bättre priser. E-beställning till fakturahantering E-beställning till fakturahantering innebär att kundmyndigheten köper både e-beställningstjänsten (inklusive leverantörsanslutning) och leverantörsfakturahantering av servicecentret. Integration sker i form av filöverföring mellan e-handelssystemet i servicecentret och kundmyndighetens ekonomisystem. Betalning utförs i kundmyndighetens ekonomisystem och registerunderhåll av masterregister i ekonomisystemet utförs av kundmyndigheten. E-beställning till fakturahantering möjliggör såväl en inköpseffektivisering (ökad avtalstrohet) som en processeffektivisering (automatisk matchning av fakturor). E-beställning till betalning E-beställning till betalning utgör en helhetslösning där hanteringen sker helt i servicecentrets systemstöd för e-handel och ekonomiadministration. Kundmyndigheten köper både e-beställningstjänsten (inklusive leverantörsanslutning) och leverantörsfakturahantering av servicecentret. E-handelssystemet är integrerat mot servicecentrets ekonomisystem, där betalningen sker. Registerunderhåll av masterregister i ekonomisystemet utförs av servicecentret i ekonomisystemet och är en del av de ekonomiadministrativa tjänsterna. E-beställning till betalning möjliggör såväl en inköpseffektivisering som en processeffektivisering. Tjänstebeskrivning av bastjänsterna E-beställningstjänst E-beställningstjänsten inkluderar systemstöd för följande: - söka produkt, - skapa beställningsunderlag med kontering (inklusive fritextbeställning), - distribuera beställningsunderlag till attestant, - godkänna beställningsunderlag, - skicka beställningsunderlag, - hantera orderändringar, - registrera inleverans, - kontrollera och godkänna inleverans, - ta fram rapporter och inköpsstatistik.
7 För att leverantörsfakturan ska kunna matchas mot beställningen krävs att fakturorna hanteras i servicecentrets e-handelssystem. Dessutom krävs att e-handelssystemet är integrerat med ekonomisystemet (tjänsterna E-beställning till fakturahantering respektive E-beställning till betalning). Anslutning av leverantörer sker antingen via partsintegration eller via leverantörsportal som ingår i systemuppsättningen. Då anslutning sker via partsintegration kommunicerar servicecentrets e-handelssystem och varu- och tjänsteleverantörens affärssystem automatiskt. Leverantörsportalen utgör ett webbaserat gränssnitt för leverantörer som önskar ett enklare alternativ för att bland annat uppdatera katalog med produkter och priser manuellt. Servicecentret utför anslutning av kundmyndigheternas varu- och tjänsteleverantörer i enlighet med SFTI:s scenarier. 2 För tjänsten E- beställning är det inte möjligt att ansluta leverantörer för fakturamatchning eftersom ekonomisystem och e-handelssystem inte är integrerade. I e-beställningstjänsten ingår katalogadministration, såsom: - inläsning av katalog, - export av katalog, - konfigurera regelverk/rimlighetskontroller, - förbereda katalog (varugrupp/kontering/behörighet), Inom systemadministration ingår exempelvis följande: - administration av attestregler och attestflöden - administrera roller och användare (behörigheter), - konfigurera rapporter, - administration av leveransadresser inkl GLN. 3 Leverantörsfakturahantering För tjänsterna E-beställning till fakturahantering och E-beställning till betalning ingår leverantörsfakturahantering. I tjänsten ingår bland annat: - inläsning av fakturafiler (e-faktura, scannade och tolkade fakturor), - skanning och tolkning av pappersfaktura via servicecentret, - ankomstregistrering samt preliminärregistrering av fakturan, - funktionalitet för fakturamatchning, 2 SFTI: Single Face To Industry, ett samarbete för att främja förutsättningar för elektronisk handel www.sfti.se 3 GLN (Global Location Number, GS1-lokaliseringsnummer) används för att på ett entydigt sätt identifiera ett företag eller en organisation.
8 - manuell identifiering av rätt beställare eller attestant när detta inte kan utföras automatiskt i systemet, samt övrig manuell avvikelsehantering av servicecentrets personal vid behov, - distribution av faktura till kundens attestant, - månadsvis periodisering enligt styrande riktlinjer, - nödvändiga kontroller efter slutattest (momsbelopp, förfallodatum, kontering), - extra kontroll vid intern-/extern representation (momsavdrag), - definitivbokföring som översänds till ekonomisystem, - baskontering (myndighetsspecifika koddelar avseende exempelvis projekt eller aktivitet sätts av kundmyndigheten) Tjänsten inkluderar systemadministration, exempelvis: - konfigurera matchning och andra kontroller, - abonnemangsadministration, - hantera import och export till externa system. Tillhörande stödtjänster Tjänstespecifik support Support innefattar bland annat: - stöd till användare (exempelvis beställare, budgetansvarig, katalogansvarig, leverantör) i frågor relaterade till hela arbetsflödet, - teknisk support, - support till anslutna leverantörer, - felanmälan. Tjänster kopplade till kundanslutning I samband med anslutning till e-beställningstjänsten utförs en rad aktiviteter, däribland: - uppsättning av standardkonfiguration. I vissa fall utförs även följande: - integration av ekonomisystem, - integration med andra verksamhetssystem (myndighetsspecifik anpassning), - migrering av data från andra system (myndighetsspecifik anpassning). Förtydliganden och avgränsningar Roll- och ansvarsfördelning Kundmyndigheterna ansluter sig till servicecentret och avtalar med servicecentret om överenskomna tjänster och servicenivåer. Servicecentret ansvarar i sin tur för avtal och kravställning mot systemleverantören. Systemleverantören tillhandahåller systemstödslösning till
9 servicecentret som i sin tur levererar e-handelstjänster inklusive systemstöd till kundmyndigheterna. Servicecentret ansvarar alltså fullt ut för relationen med systemleverantören och kundmyndigheterna har endast kontakt med servicecentret. Figur 3 Övergripande ansvarsfördelning Kundmyndighet Statens servicecenter Systemleverantör Inför leverantörsanslutning ansvarar kundmyndigheten för att teckna avropsbara ramavtal med varu- och tjänsteleverantörer samt upprätta e- kommunikationsavtal. 4 Kundmyndigheten meddelar sedan servicecentret vilka leverantörer som ska anslutas med vilka produkter och tjänster till vilka priser. Servicecentret ansvarar för anslutning av varu- och tjänsteleverantör på uppdrag av kundmyndigheten och tar vid behov hjälp av systemleverantören. Systemleverantören står för drift vilket inkluderar bland annat följande: - uppgradering till nya versioner av systemstödet, - korrigering av fel och kontinuerlig vidareutveckling av systemstödet, - tillhandahållande av utbildnings- och testmiljöer. E-handelstjänstens avgränsningar Elektroniska kundfakturor är inte en del av tjänsteområdet e-handel Att skicka kundfakturor elektroniskt är en del av e-handel och ett krav på myndigheter enligt bokföringsförordningen. Servicecentret tillhandahåller möjligheten att skicka kundfakturor elektroniskt som en del av tjänsteområdet ekonomiadministration (tjänsten kundfakturering och kundreskontra). Servicecentrets tjänsteområde e-handel omfattar därför inte elektronisk kundfaktura. Betalning Betalning av leverantörsfakturor ingår inte i tjänsten leverantörsfakturahantering. Servicecentret kommer att erbjuda tjänsten betalning av leverantörsfakturor för de kundmyndigheter som även är kunder inom ekonomiadministration (E-beställning till betalning). Godkännande av katalog I servicecentrets e-beställningstjänst inkluderas inte godkännande av katalog utan detta förväntas utföras av en katalogansvarig på kund- 4 Ett e-kommunikationsavtal reglerar parternas utväxling och loggning av information i form av elektroniska meddelanden.
10 myndigheten. I uppgifterna ingår att bland annat godkänna katalog vid tillägg och uppdatering av produkter och priser. 3. Preliminär prismodell Den preliminära prismodellen för Statens servicecenter innehåller följande komponenter: - årsavgift för nyttjande av tjänsten, - avgifter för leverantörsanslutning, - avgifter för leverantörsfakturahantering (gäller ej tjänsten E- beställning), - anslutningsavgifter för kringtjänster. Tabell 1 Preliminär prismodell för e-handel E-handel Avgift Fast/ rörlig En gång/ löpande Beräkningsgrund Årsavgift Fast Löpande Per myndighet och år Rörlig Löpande Per anställd och månad Anslutning Fast En gång Per leverantör och anslutningstyp Underhåll Fast Löpande Per leverantör och år Leverantörsanslutning Leverantörsfakturahantering Fast Löpande Per faktura och typ av hantering Tilläggstjänst - Löpande Särskilt avtal Specialtjänster Fast - Timpris Anslutning Standardkonfiguration Fast En gång Per myndighet Integration med Ekonomisystem Integration med övriga verksamhetssystem Övriga myndighetsspecifika anpassningar Fast En gång Per myndighetet Fast En gång Per integration - - Särskilt avtal E-beställningstjänst inklusive leverantörsanslutning För användning av den grundläggande e-beställningstjänsten kommer en fast och en rörlig årsavgift att tas ut. Den fasta delen av årsavgiften ska täcka kostnaderna för ersättning till IT-leverantörerna för kundmyndighetens användning av systemet. Den rörliga delen av årsavgiften ska
11 täcka servicecentrets kostnader för IT-stöd, supportärenden från kundmyndigheter, behörighetsadministration och kundunderhåll. Den fasta delen av årsavgiften kommer att tas ut per myndighet och ska vara lika för alla kundmyndigheter. Den rörliga delen kommer att baseras på antal anställda inom kundmyndigheten då en större myndighet bedöms ha ett ökat behov av support och administration. Vid anslutning av leverantörer kommer en fast engångsavgift att tas ut per leverantörer och typ av anslutning. Olika leverantörsanslutningar kräver olika insatser och prissätts därefter. Om det skulle krävas extraordinära eller oförutsebara insatser i samband med en leverantörsanslutning kan dessa debiteras som specialtjänst. Utöver anslutningsavgiften tillkommer en årsavgift för underhåll och felhantering av anslutningen. Leverantörsfakturahantering Servicecentret kommer att erbjuda leverantörsfakturahantering för de kundmyndigheter som har e-beställningstjänsten. Inom leverantörsfakturahantering kommer servicecentret att erbjuda hantering av e- faktura med matchning mot inköpsorder, skanning och tolkning av pappersfaktura, avvikelsehantering då faktura inte matchas, manuell baskontering samt manuell kontroll inför definitivbokning. Tjänsterna kommer att prissättas per leverantörsfaktura så att kostnaden återspeglar i servicecentrets faktiska arbetsbelastning. Servicecentret kommer även att erbjuda tjänsten betalning av leverantörsfakturor för de kundmyndigheter som även är kunder inom ekonomiadministration. I det fall kundmyndigheten har kvar sin ekonomiadministration förs reskontrafil över till kundmyndighetens ekonomisystem för betalning. Tilläggstjänster Servicecentrets verksamhet bygger på att kunna arbeta enhetligt med standardiserade rutiner, arbetssätt, gränssnitt och kommunikationsvägar mot kundmyndigheterna inom väl avgränsade tjänster. Emellertid kan det vara aktuellt med särskilda krav och anpassningar som är myndighetsspecifika. Är uppgifterna av mer varaktig karaktär och en del av kundmyndighetens normala verksamhet, med goda förutsättningar för servicecentret att utföra, hanteras det som en tilläggstjänst med särskilt avtalat pris.
12 Specialtjänster Om behovet är mer av tillfällig karaktär (utredningar, särskilda behov av fördjupning eller analys, större omstruktureringar som tillfälligtvis påverkar servicecentrets arbetsbelastning väsentligt) används begreppet specialtjänst och debiteras på timbasis. Anslutningsavgift Vid anslutning till e-beställningstjänsten kommer en fast engångsavgift att tas ut för att täcka servicecentrets och IT-leverantörens kostnader för uppsättning av standardkonfiguration av systemet, eventuell integration med ekonomisystem och integrationer med övriga verksamhetssystem. För uppsättning av standardkonfiguration samt integration med ekonomisystem kommer avgiften att tas ut per myndighet. Integrationer med övriga verksamhetssystem kommer att prissättas per integration med e-handelssystemet. De fasta avgifterna för anslutning till e-handel baserar sig på en normal anslutning. I det fall det skulle kräva extraordinära eller oförutsägbara insatser i samband med en anslutning kan dessa behöva betraktas som en specialtjänst och debiteras per timme. För övriga myndighetsspecifika anpassningar, exempelvis migrering av data från befintliga system, tecknas ett särskilt avtal.