Handledning för COOP SET-order

Handledning för COOP SET-order Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 2 av 14 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning... 3 2. Affärsprocessbeskrivning... 3 2.1 Introduktion... 3 2.2 Skiss över flödet... 3 2.3 Artiklar... 3 2.4 Adresser... 3 2.5 Priser... 4 2.6 Order... 4 2.6.1 Pant... 4 2.6.2 Delleverans... 4 2.6.3 Ersätta artiklar... 4 2.6.4 Avhämtning... 4 2.7 Utleverans... 4 2.7.1 Transport... 4 2.8 Faktura... 4 2.8.1 Frakt... 5 2.8.2 Kreditfaktura... 5 3. Handledning... 6 3.1 Artiklar... 6 3.1.1 Uppdatera artiklar... 6 3.1.1.1 Pantartiklar... 6 3.1.1.2 Partners artiklar... 7 3.2 Partners... 7 3.2.1 Uppdatera partners... 7 3.2.2 Lista partners... 7 3.3 Adresser... 8 3.3.1 Uppdatera adresser... 8 3.3.2 Lista adresser... 8 3.4 Order... 8 3.4.1 Notifiering... 8 3.4.2 Uppdatera order... 9 3.4.3 Lista order... 10 3.5 Utleverans... 10 3.5.1 Uppdatera utleverans... 10 3.5.2 Lista utleverans... 11 3.6 Samlingsfaktura... 11 3.6.1 Skapa samlingsfakturor... 11 3.6.2 Lista fakturor... 12 3.6.3 Kreditfaktura... 12 3.7 Övrigt... 14 3.7.1 Statuslistan... 14

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 3 av 14 1. Användarhandledning I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att hantera Coops flöde SET-order. 2. Affärsprocessbeskrivning 2.1 Introduktion Coop använder SET-order för order från butik avseende leverantörer av produkter inom kategorin mejeri och bryggeri. 2.2 Skiss över flödet Följande meddelanden utväxlas mellan Coop och leverantören. 2.3 Artiklar Artiklar ska stämmas av med Coop innan etablering. Vid orderinläsning tas i första hand leverantörens artikelnummer. GTIN i order pekar inte på beställd enhet utan på de ingående konsumentförpackningarna, som dock inte behöver vara upplagda i Exder. Det är butiksförpackningen som ligger upplagd. Coop skickar även med sitt motsvarande artikelnummer, som leverantören ska ha kopplat till sitt nummer i Exder. Då flödet använder SRS-emballage ska även dessa läggas upp i Exder. 2.4 Adresser Coop använder GLN för att på ett korrekt sätt kunna styra adresseringen av leveranser och juridiska köpare samt fakturamottagare. Alla leverantörer får GLN och dess tillhörande uppgifter från Coop. Leverantörerna underhåller själv dessa adresser i Exder.

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 4 av 14 I ordern skickas butikens GLN i samtliga segment, det vill säa NAD BY, NAD DP och NAD IV. Då fakturan inte ska adresseras avsändaren av order kopplas butiksadresserna till i detta fall CIKAB genom uppslagning i adressregister med kopplingar mellan avsändande butik och fakturamottagare. 2.5 Priser Coop tillämpar nettopriser. Pris kommer inte i order, utan pris per konsumentförpackning ska registreras av leverantören i artikelregistret. I dagsläget kontrolleras priser och artiklar manuellt via Excel-ark innan EDI etableras. Coops inköpspris innebär avtalat inköpspris inklusive alla rabatter och påslag, utom överenskomna efterfakturerade rabatter. 2.6 Order Order kommer alltid in elektroniskt. Manuella ordrar får endast användas som underlag för kreditfaktura. Coop förser varje order med ett unikt ordernummer vilket ska användas av leverantören som referens vid fakturering. Avhämtning av gods görs av Coop. I ordern anges avhämtningsdatum samt tidpunkt. 2.6.1 Pant Antal SRS-enheter ska alltid ha en egen rad på följesedel och faktura. En halvpall för att hantera mindre plockordrar (färre än 9 backar per order) kan användas. Vid återrapportering måste halvpallen anges så att den kommer med på fakturan. Om inte detta utförs belastas leverantören av en avgift på 200 kronor per halvpall, då det är pant på denna typ av lastbärare. 2.6.2 Delleverans Delleveranser accepteras endast i undantagsfall och endast om det i förväg godkänts av varustyraren/beställaren hos CIKAB, som då lägger en ny order på den avvikande kvantiteten. För mer utförlig information om vem som är din varustyrare kontakta din affärskontakt på CIKAB. Inga restordrar hanteras. 2.6.3 Ersätta artiklar Att ersätta en artikel med en annan är inte tillåtet på redan lagd order. 2.6.4 Avhämtning Den på ordern begärda avhämtningsdagen och avhämtningstiden ska uppfyllas. Avvikelse mot denna kan endast godtas om leverantören och Coops varustyrning når en särskild överenskommelse vid varje enskilt tillfälle. 2.7 Utleverans Som underlag kan en plocklista tas ut. 2.7.1 Transport Coop eller av Coop utsedd transportör ansvarar för avhämtning. Godset ska förses med en följesedel där Coops ordernummer finns angivet. 2.8 Faktura I detta flöde används en samlingsfaktura enligt DFS-flödet. Det innebär att fakturan innehåller referenser till flera ordrar. Fakturering får ske tidigast i samband med leverans. COOP ser både utleveranserna samt själva samlingsfakturan som fakturor i sitt system. En samlingsfaktura får därför aldrig innehålla en utleverans med samma nummer. Flödet kräver även att köparadressen på utleveranserna och samlingsfakturan skiljer sig åt. På utleveranserna ska butiken anges som adress för adresstypen "Köpare". På samlingsfakturan ska samma adresstyp vara ställd till Coop Sverige. Öresavrundning används ej.

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 5 av 14 2.8.1 Frakt Eventuella fraktkostnader debiteras separat. 2.8.2 Kreditfaktura Ibland uppstår fel eller retur av gods krävs, vilket måste korrigeras med hjälp av en kreditfaktura. När ett fel uppdagas så skickas det ut ett reklamationsunderlag till leverantören. En kreditfaktura ska alltid referera till ursprungsordernummer och fakturanummer. En kreditfaktura får aldrig innehålla några debetposter.

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 6 av 14 3. Handledning Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet 3.1 Artiklar Nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder. 3.1.1 Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 1234. De fält ni vanligast behöver fylla i är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (leverantörens) artikelnummer, max 10 tecken. Beskrivning: Här anger ni artikelns beskrivning. Artikelnivå: Ska alltid vara satt till basnivå. Enhet: Ska alltid vara satt till paket. Orderenhet: Ska alltid vara satt till styck. Orderenhetsmultipel: Här anger ni hur många konsumentförpackningar som ingår i en artikel. Pris: Här anger ni pris per konsumentförpackning (under fliken pris ). Moms: Här anger ni vilken moms som gäller ( under fliken pris ). Standardartikel: Här anger ni vilket GTIN som gäller (under fliken standardartiklar ). Det är alltså butiksförpackningen som läggs upp som en artikel, men pris sätts till pris per konsumentförpackning. 3.1.1.1 Pantartiklar Om ni använder er av pant måste dessa läggas upp som pantartiklar. Sätt artikelnivå till mellannivå och artikeltyp till pantavgift. Fyll även i pris, moms, pantkod och GTIN. Alla artiklar som ska ha pant måste kopplas till samma pantkod som anges på tillhörande pantartikel.mer detaljerade instruktioner för detta finns i den allmänna handledningen.

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 7 av 14 3.1.1.2 Partners artiklar När ni har lagt upp era artiklar i artikelregistret måste ni koppla era artikelnummer till köparens motsvarande artikelnummer. Detta görs under Uppdatera partners artiklar. Välj partner och fyll i deras artikelnummer. Välj sedan vilken av era artiklar ni vill koppla numret till genom att skriva in det direkt i artikel eller genom att trycka på förstoringsglaset och välja rätt artikel i er lista. Spara sedan så är kopplingen gjord. Detta måste göras med samtliga artiklar som Coop lägger order på. 3.2 Partners 3.2.1 Uppdatera partners Under Uppdatera partners lägger ni upp de partners ni handlar med, exempelvis Coop. Vanligast är dock att detta görs åt er i samband med uppstart. 3.2.2 Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till Lista partners. Här ser ni bland annat vilka partners ni har upplagda i Exder samt tillhörande uppgifter.

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 8 av 14 3.3 Adresser 3.3.1 Uppdatera adresser Adresser finns under Uppdatera adresser. Här lägger ni upp de adresser som ni använder. Det kan exempelvis vara gods- och leveransadresser. Adresserna uppdateras inte automatiskt så vid eventuella förändringar är det upp till er själva att underhålla adressregistret. De fält som är viktigast att känna till är: Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN). Partner: Till vilken partner ni kopplar adressen. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens adresser. Adressen: Här anger ni den fysiska adressen. Slutkund (butik): Köparens interna nummer för adressen. 3.3.2 Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder. 3.4 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot en order i Exder. Ordrar kommer alltid in elektroniskt. 3.4.1 Notifiering När en order har kommit in i Exder får ni ett mail om att ni har fått en ny order. Mailet kan skickas till upp till tre olika användare. Ni ställer in detta själva under Företagsinställningar och fliken EDI.

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 9 av 14 I exemplet ovan är det upplagt så att Sonia Abelin får notifieringsmail vid nya ordrar, men även vid varningar såsom att en order har fastnat på väg in i Exder. 3.4.2 Uppdatera order Gå till Uppdatera order för att titta på er nya order. Sök fram den genom att trycka på förstoringsglaset.

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 10 av 14 Under fliken Huvudinformation kan ni bland annat se orderdatum, orderstatus och ordertyp. Det viktigaste fältet på den här fliken är Kunds ordernummer. Det innehåller köparens referensnummer på ordern vilket ni kan hänvisa till ifall ni behöver kontakta er köpare. Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. Här ser ni bland annat adressen till den aktuella köparen och leveransadressen. Under fliken Textinformation kan köparen skicka med referensnummer eller andra interna nummer. Det är ingenting som ni behöver hålla koll eller ändra på. Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris ni har angett i artikelregistret. Coop beställer i antal detaljistförpackningar men här syns även hur många konsumentförpackningar som beställningen resulterar i (ställs in via orderenhetsmultipel per artikel). Priset är per konsumentförpackning. När ni vill acceptera er order klickar ni på.. 3.4.3 Lista order Under Lista order kan ni lista era ordrar. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. 3.5 Utleverans Nästa steg är att skapa och slutföra en utleverans, där ni talar om hur mycket ni levererar. 3.5.1 Uppdatera utleverans För att skapa en utleverans, gå till Uppdatera utleverans. Tryck på förstoringsglaset vid Skapa ny utleverans från order och välj den order ni vill skapa en utleverans för.

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 11 av 14 Här talar ni om hur mycket ni har levererat eller ska leverera. Om ni har pantartiklar läggs dessa till här genom att trycka på den grå knappen längst ned till vänster, ovanför Skriv ut. När allt stämmer trycker ni på genom att klicka på Skriv ut. 3.5.2 Lista utleverans. Coop vill att ni skriver ut en följesedel och klistrar på godset, detta gör ni Under Lista utleverans kan ni lista era utleveranser. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista. 3.6 Samlingsfaktura Här skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer om så önskas. I detta flöde används samlingsfakturor, vilket innebär att varje faktura är kopplad till flera utleveranser. 3.6.1 Skapa samlingsfakturor För att skapa en faktura går ni till Skapa samlingsfakturor.

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 12 av 14 Fyll i leveransdatum för de ordrar ni vill fakturera. Affärsflöde ska sättas till COOP DFS. Tryck. Sätt ett kryss i Slutför fakturorna direkt om ni vill att fakturan ska slutföras direkt, utan att ni tittar igenom den. Observera att utleveranserna i fråga måste vara slutförda för att de ska kunna hamna i samlingsfakturan. En faktura har skapats. Tryck på fakturanumret för att titta igenom fakturan och sedan slutföra den. Titta igenom er faktura och tryck på för att skicka iväg den. 3.6.2 Lista fakturor Under menyn Lista fakturor kan ni lista era fakturor. 3.6.3 Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura måste ni göra en manuell negativ order, som sedan utlevereras och faktureras. Börja med att gå in under Uppdatera order.

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 13 av 14 Ni ska nu skapa en ny order. Fyll i partner, ordertyp, affärsflöde och kunds ordernummer så att det ser likadant ut som på den order ni vill kreditera. Under fliken Adresser, lägg till och välj samma adresser som ligger på den ursprungliga ordern. Under fliken Radinformation lägger ni till de rader som ni vill kreditera, men ange ett negativt antal. Slutför. Gå in under Uppdatera utleverans. Välj den order ni precis skapade under Skapa ny utleverans från order. Se till så att antalet stämmer och slutför sedan. Gå in under Skapa samlingsfakturor. Ange, som med vanliga fakturor, leveransdatum för de ordrar som ska faktureras. Observera att utleveranserna i fråga måste vara slutförda för att de ska kunna hamna i samlingsfakturan.

Senast Uppdaterad: 13-04-05 Handledning för COOP SET-order Sida 14 av 14 3.7 Övrigt 3.7.1 Statuslistan Lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen. Ovan har vi gjort ett urval på ordrar som kommit in mellan vissa datum.