Användarmeddelande (januari 2014) Ny programversion FLEX Tidredovisning Version 14.1a Bäste kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Tidredovisning under 2013. Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att fritextsöka på projekt i FLEX Portal samt en ny WebApp som går att köra i alla webbläsare. Andra nyheter är möjligheten att dölja tidkoder i frånvarohanteraren samt den nya rapporten Årsrapport som ger en översikt över arbetad tid under ett helt år. Med vänlig hälsning Flex Datasystem
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 2 Innehåll Nyheter FLEX Tidredovisning... 3 Detaljer i OB-söklistan... 3 Lås scrollning av periodsammanställningen... 4 Projektsöklista i PC-stämpling webb anpassad för pekskärm... 5 Ändra projektadministrationsbehörighet från tidrapporten... 6 Årsrapport... 8 Spara och visa tider enligt schema... 9 Tillåt saldoimport i avräknad period... 10 Anpassning i rapport Personligt schema (per månad)... 11 Dölja tidkoder i frånvarohanteraren... 12 Attestering när dagschema saknas... 13 Importera artiklar kopplade till projekt... 13 Fritextsökning i projektsöklistan i FLEX Portal... 15 Behörighet för att lägga till och ta bort projekt... 15 FLEX HR Användare och lösenord... 17 Utökad funktionalitet i projektimport... 17 Lönekoppling Lessor... 18 Nyheter FLEX Schemaläggning... 18 Standard sorteringsordning... 19 Summatid per dag i planeringscykeln... 20 Information om projektens k-ställe i planer... 21 Förändring av rapport Planeringsöversikt per projekt... 21 Import av planering... 22 Tydligare radmarkering... 23 Utökade kopieringsmöjligheter... 24 Nyheter FLEX WebApp... 24 Dagschemabyte och övertidsmarkering... 27 Sök kontering... 27
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 3 Nyheter FLEX Tidredovisning Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Tidredovisning, så att nya funktioner blir tillgängliga. Detaljer i OB-söklistan Det finns nu möjlighet att se detaljer på respektive OB-dagschema när du lägger in avvikelsedagar. Klicka på Inställningar och välj Avvikelsedagar från menyn. Högerklicka på en rad i kolumnen Dag-sch OB, så får du upp söklistan för OB-dagschemor. Klicka på knappen Detaljer. I vyn som kommer upp kan du nu se vilka inställningar som finns för markerat OBdagschema. Funktionen är bland annat användbar om företaget använder flera olika OBdagschemor och du är osäker på vilket som ska väljas för en viss avvikelsedag.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 4 Tidigare var du tvungen att stänga fönstret Avvikelsedagar för att kunna titta på inställningarna på OB-dagschemor. Observera att knappen Detaljer bara finns tillgänglig på rader i avvikelsedagar där en personalkategori finns angiven. Detta beror på att de olika personalkategorierna kan ha olika regler för OB. Lås scrollning av periodsammanställningen Nu finns det en ny inställning som kan användas om ditt företag har många konteringskolumner i tidrapporten men du ändå vill att fler dagar ska vara synliga samtidigt i periodsammanställningen/periodredovisningen. Inställningen finns under Inställningar Styruppgifter, flik Konteringsuppg, och heter Lås endast t.o.m. konteringsnivå. Den är aktiverad om inställningen Lås konteringkolumnerna är markerad. Om du ställer in t.ex. konteringsnivå 2 så innebär det att konteringsdelen fram t.o.m. konteringsnivå 2, k-ställe, alltid kommer att vara synlig, resten kommer att scrollas med dagarna i sidled i periodsammanställningen/periodredovisningen. Detta påverkar tidrapporten både i FLEX Tidredovisning och i FLEX Portal.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 5 Projektsöklista i PC-stämpling webb anpassad för pekskärm Nu finns möjlighet att få projektsöklistan i PC-stämpling webb anpassad till pekskärm. Det innebär att projekten i listan har lite större avstånd till varandra, så att de är lättare att peka på. För att aktivera den anpassade söklistan markerar du inställningen Projektsöklista anpassad för pekskärm i PC-stämpling webb som du hittar under Arkiv Systeminställningar, Flik Tidstämpling.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 6 Exempel på projektsöklista anpassad för pekskärm: Ändra projektadministrationsbehörighet från tidrapporten För att ändra projektadministrationsbehörigheten för en användare var du tidigare tvungen att vara behörig till användarregistret för att komma åt det fönstret. Nu finns möjligheten att komma åt projektadministrationsbehörigheterna från tidrapporten. För att aktivera åtkomst måste du avmarkera inställningen
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 7 Dölj knappen Projekt -adm.behörigheter i FLEX Tidredovisning som finns under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Tidredovisning, Flik Övrigt. I tidrapporten visas då en ny ikon. Det gäller både FLEX Tidredovisning och FLEX Portal.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 8 Observera att de projektadministrationsbehörigheter du ändrar är för den användare som är kopplad till den anställd vars tidrapport är öppen och alltså inte inloggad användare. Årsrapport En ny rapport har byggts som ger en översikt över arbetad tid under ett helt år. Du hittar den under Arbeta med Rapporter Personal. I urvalet till rapporten har du möjlighet att välja en konteringsnivå, t.ex. k-ställe. Då kommer rapporten per anställd att visa nedlagd tid per månad per k-ställe. Även en slutsumma för hela året visas. Längst ned i rapporten efter alla anställda kommer en summeringspost som summerar nedlagd tid per k-ställe för alla anställda i urvalet, per månad och totalt för hela året.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 9 Spara och visa tider enligt schema För de anställda som använder systemet så att tider enligt schema läggs ut när tidrapporten skapas finns nu möjligheten att se originaltiderna enligt schemat även efter det att man stämplat på dagen. För att aktivera funktionen markerar du inställningen Stämpling Spara tider enligt schema vid stämpling, som du hittar under Inställningar Styruppgifter, flik Registrering. I dagredovisningen visas då knappen Enl schema. Klickar du på den så kommer ett fönster upp som visar tiderna som låg utlagda enligt schemat innan den anställde stämplade på dagen.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 10 OBS! För att detta ska fungera måste tidrapporten finnas sparad före första stämplingen på en period, så det kräver att du har inställningen Skapa automatiskt tom tidrapport vid ny period markerad. Den hittar du under Inställningar Styruppgifter, flik Allmänna. Tillåt saldoimport i avräknad period Sedan tidigare har vi valt att spärra systemet så att man inte tillåts importera saldovärden i en tidrapport som är avräknad. Detta för att undvika misstag som innebär att en mängd gamla avräknade tidrapporter räknas om med felaktiga saldovärden. Men i vissa fall kan man vara tvungen att ändå göra det. Ett exempel på det kan vara om man hunnit avräkna april innan man fått fram filen med de nya semestersaldona från sitt lönesystem. Därför har vi byggt en inställning för det, Tillåt saldoimport i avräknad period, som du hittar under Inställningar Styruppgifter, flik Allmänna. Vår rekommendation är dock att du har denna inställning avmarkerad och endast markerar den i de undantagsfall du behöver göra en sådan import.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 11 Anpassning i rapport Personligt schema (per månad) Den befintliga rapporten Personligt schema (per månad), som finns under Arbeta med Rapporter Schema, har utökats med ett nytt urval. Du kan nu välja om du istället för avvikelsedagar vill visa dagschema. Du kan ange att antingen dagschemats kod eller både dess kod och dess benämning ska visas. Exempel på personligt schema som visar dagschema + benämning: Standardvalet är Visa avvikelsedagar, vilket innebär att rapporten visar exakt de uppgifter den gjorde tidigare.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 12 Dölja tidkoder i frånvarohanteraren En efterfrågad funktion bland våra kunder har varit möjligheten att dölja vissa tidkoder i frånvarohanteraren där de anställda kan göra frånvaroansökningar. Nu finns en inställning för detta under Inställningar Tidkoder, flik Frånvaro/Lön, som heter Dölj i frånvarohanteraren. Markeras den så kommer tidkoden inte att kunna väljas när den anställde sedan ska lägga in frånvaro via frånvarohanteraren. Det gäller både i FLEX Tidredovisning och i FLEX Portal.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 13 Attestering när dagschema saknas För att det inte av misstag ska gå över felaktigheter till lönesystemet, vilket det kan göra om en anställd saknar schema, så finns nu en inställning som gör att du inte kan attestera en tidrapport som innehåller minst en dag då dagschema saknas. Inställningen heter Tidrapportstatus Tillåt attest när dagschema saknas och du hittar den under Inställningar Styruppgifter, flik Registrering. Standard är att den är markerad, så du måste avmarkera inställningen om du vill spärra attest när dagschema saknas. Importera artiklar kopplade till projekt Det finns nu möjlighet att importera vilka artiklar som tillåts i kombination med ett projekt, d.v.s. de uppgifter du tidigare har kunnat lägga in manuellt från projektregistret.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 14 Det görs genom att ange fältet Projekt Artikel under Register Importmallar Importmall 3. Fältet i importfilen ska då innehålla de olika artiklarna separerade med ett (tecknet vertikalstreck). Ex: art1 art2 art3 art4
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 15 Fritextsökning i projektsöklistan i FLEX Portal I söklistan för projekt i FLEX Portal finns nu en funktion för fritextsökning. Sökning görs både på projektets kod och benämning. Du söker genom att skriva in valfritt sökord i rutan Sök Projekt och trycker sedan på Enter eller klickar på knappen Sök. Listan kommer då att filtreras så att endast de projekt som omfattas av sökningen visas. Behörighet för att lägga till och ta bort projekt En ny behörighetsinställning har tillkommit, som gör det möjligt att styra vilka behörighetsgrupper/användare som ska ha möjlighet att skapa nya projekt. Inställningen kan vara användbar om det finns vissa användare på företaget som ska vara behöriga att ändra på befintliga projekt men inte registrera nya. Den kan även vara användbar om projekten importeras från ett försystem och inga nya projekt ska registreras i FLEX Tidredovisning. Inställningen finns under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Tidredovisning Flik Övrigt och heter Behörig att lägga till och ta bort Projekt.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 16 För alla befintliga kunder som uppdaterar till version 13.2a kommer denna inställning att vara markerad som standard eftersom motsvarande funktionalitet fanns innan denna inställning tillkom. Vid behov kan du sedan avmarkera inställningen för de behörighetsgrupper/användare som inte ska vara behöriga att lägga till och ta bort projekt.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 17 FLEX HR Användare och lösenord För att öka säkerheten i kopplingen till FLEX HR kan du nu välja att använda en speciell användare vid anrop av FLEX HR webbservice. Detta kräver även ändringar i hur webbservicen är uppsatt. För att få hjälp med detta kan du vända dig till vår tekniska konsulting. Utökad funktionalitet i projektimport Projektimporten (Servicerutiner Import av Projekt ) har utökats med valet Avsluta projekt som ej importeras.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 18 Markeras denna ruta innebär det att alla befintliga projekt som inte är med i importfilen kommer att ändra status till Avslutad. Lönekoppling Lessor En ny lönekoppling har tillkommit i FLEX Tidredovisning som gör det möjligt att föra över löneartstransaktioner till det danska företaget Lessors lönesystem. Aktivering av lönekopplingen sker under Inställningar Styruppgifter, flik Kommunikation. Se bilden nedan: Nyheter FLEX Schemaläggning Följande nyheter rör funktioner som du endast kan använda om du har tillvalsmodulen Schemaläggning/Bemanning i din programlicens. I all text nedan utgår vi från att schemaläggning sker på konteringsnivån Projekt. I och med att det är en text du som kund själv kan ändra kan denna konteringsnivå kallas för något annat än Projekt i ditt företag, t.ex. Uppdrag eller Objekt.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 19 Standard sorteringsordning Det finns nu möjlighet att ställa in hur schemaläggningen ska vara sorterad när den öppnas. När schemaläggningen är öppen kan du sedan ändra sorteringsordningen genom att klicka i rubriken på andra kolumner. Inställningen för sorteringsordningen görs under Visningsalternativ och du kan välja mellan Anställningsnummer, Personalkategori, K-ställe och Namn. Observera att detta endast gäller schemaläggningen i FLEX Tidredovisning och inte i FLEX Portal.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 20 Summatid per dag i planeringscykeln I planeringscykeln kan du nu se antalet planerade timmar för den markerade dagen. Den här nyheten gäller endast de företag som under Inställningar Styruppgifter Flik Schemaläggning har markerat inställningen Projekt styr schematider.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 21 Information om projektens k-ställe i planer För att du ska snabbt ska kunna se vilket k-ställe ett visst projekt är kopplat till finns det nu en tooltip som visar det i fliken Projekt i Planer. Förändring av rapport Planeringsöversikt per projekt Rapporten Planeringsöversikt per projekt i gruppen Schema har kompletterats med behov och differens. Det innebär att du nu kan jämföra planerad tid per projekt med de aktuella behoven och få en bra översikt över en hel månad.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 22 Import av planering En ny import har byggts som gör det möjligt att importera planering via en importfil. Funktionen kan exempelvis vara användbar om det är många anställda som under en dag ska planeras på en utbildning. Då kan du göra detta via importen istället för att du manuellt ändrar planeringen på alla anställda. Du hittar funktionen under Servicerutiner Import av planering. Inställningar för importen görs under Register Importmallar. Där måste du välja en importfil innan du kan starta importen.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 23 Tydligare radmarkering I schemaläggningens översikt och dagplanering har nu radmarkeringen gjorts tydligare. I fliken Översikt visas markerad rad med ett mörkare streck över och under raden. I dagplaneringen visas en grå bakgrund på den markerade raden.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 24 Utökade kopieringsmöjligheter Kopieringsfunktionen i schemaläggningen har utökats med fältet Kopiera ej till dagscheman. Väljer du ett eller flera dagscheman där kommer kopieringen inte att skriva över de dagar som innehåller något av dessa dagscheman. Det kan vara användbart om du t.ex. vill kopiera en dag från en anställd till flera veckor för en annan anställd, men ändå vill att de lediga helgerna ska ligga kvar. Nyheter FLEX WebApp Under hösten 2011 lanserades FlexApp för iphone. Nu finns appen i en ny version som även fungerar på Android: Flex WebApp. FLEX WebApp är utvecklad för att erbjuda medarbetare en lättbegriplig, lättarbetad och mobil klient till FLEX Personalsystem. Appen körs direkt i webbläsaren på din telefon, du behöver därför inte gå in på exempelvis App Store för att ladda ner den. FLEX WebApp är en separat tilläggsmodul, som i dagsläget kan användas tillsammans med FLEX Tidredovisning eller FLEX Lön. Vid köp av tilläggsmodulen FLEX WebApp ingår även integrationsmodulen FLEX API.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 25 Med FLEX WebApp har du alltid full kontroll över ditt schema och dina saldon, var du än befinner dig. Du kan registrera din tidrapport direkt mot FLEX Tidredovisning. Dessutom kan du titta på dina lönespecifikationer från Flex Lön.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 26 Under hösten 2013 har ytterligare funktioner tillkommit i Flex WebApp, vilket gör att den nu har motsvarande funktionalitet som iphone-appen. Mer information om dessa i de två avsnitten nedan.
FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (januari 2014) 27 Dagschemabyte och övertidsmarkering Nu kan du byta dagschema och göra övertidsmarkering i FLEX WebApp. Det gör du genom att i tidrapporten trycka på Meny Daginställningar och sedan trycka på den vita rutan under Dagschema eller Övertidsmarkeringar. Sök kontering När du ska välja projekt, k ställe eller någon annan kontering finns nu utökade sökmöjligheter. Antingen kan du fritextsöka, d.v.s. du skriver in en del av konteringens kod eller benämning och får upp de som matchar sökningen, eller så kan du välja bland de senast använda.