Sammanträdesdatum Sida 1 (19) Plats och tid Mötesrum hos Marks Bostads AB, klockan 16.00 18.30 ande M Ann Iberius-Orrvik, ordförande MBP S Henry Sandahl Göran Andersson S Ann-Christine Asp S Tony Ragnarsson Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande S Eva Ryberg, revisor Tjänstemän Magnus Hjelmgren, Vd Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Göran Andersson Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-17 Tomas Persson Ordförande Ann Iberius-Orrvik Justerande Göran Andersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Marks Fastighets AB Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift
Sammanträdesdatum Sida 2 (19) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 1 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 2 Ekonomi 3 a) Hyresfordringar b) Driftresultat per fastighet 2015 c) Årsredovisning 2015 d) Årsrapport 2015 Kommunala ändamål och befogenheter 4 Underhållsplan 2016 5 Arbetsordning styrelsen 2016 6 VD-instruktion 2016 7 Instruktion ekonomisk rapportering 2016 8 Information från Spinnerskan 9 Fastigheten Rydal 2:11 10 Fastigheten Assberg 5:23 11 Fastigheten Lockö 1:37 12 Fastigheten Hajom 12:4 13 Fastigheten Kråkebacka 4:1 14 Fastigheten Assberg 1:82 15 Övriga frågor 16 Nästa sammanträde 17
Sammanträdesdatum Sida 3 (19) 1 Fastställande av dagordning Den inför mötet utskickade dagordningen fastställs.
Sammanträdesdatum Sida 4 (19) 2 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 2 december 2015 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se. Protokollet läggs till handlingarna.
Sammanträdesdatum Sida 5 (19) 3 Ekonomi a) Hyresfordringar Anmäls att två hyresgäster resterar med hyra, påminnelser har skickats. b) Driftresultat per fastighet 2015 Vd och ekonom redovisar driftresultat per fastighet 2015. Driftresultatet för 2015 är 573 tkr, vilket är bättre än budgeterat driftresultat på 220 tkr. Under året har avskrivning av byggnadstillgångar gjorts enligt redovisningsregelverket K3, i vilket en uppdelning görs i komponenter för respektive byggnad. Skillnaden i avskrivningskostnad jämfört med tidigare är marginell. Driftresultat per fastighet 2015 läggs till handlingarna. c) Årsredovisning 2015 Vd och ekonom redovisar förslag till årsredovisning 2015. Under 2015 har bolaget övergått till redovisningsregelverket K3, vilket bl a innebär att uppskjuten skattefordran redovisas som tillgång i balansräkningen. Resultatet före bokslutsdispositioner och skatt är 572 956 kr. Styrelsen godkänner årsredovisning 2015 före bokslutsdispositioner och skatt. d) Årsrapport 2015 Vd och ekonom redovisar årsrapport 2015 som görs i Stratsys. Styrelsen godkänner årsrapport 2015.
Sammanträdesdatum Sida 6 (19) 4 Kommunala ändamål och befogenheter Ordföranden redogör för frågan om Marks Fastighets AB bedriver verksamhet som är förenlig med fastställt kommunalt ändamål och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna samt om bolaget också har utfört sitt uppdrag inom ramen för lokaliseringsprincipen. Styrelsen diskuterar frågan. Styrelsen anser att Marks Fastighets AB bedriver verksamhet som är förenlig med fastställt kommunalt ändamål och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna samt att bolaget också har utfört sitt uppdrag inom ramen för lokaliseringsprincipen. Styrelsen önskar en översyn av 3 i bolagsordningen.
Sammanträdesdatum Sida 7 (19) 5 Underhållsplan Vd redovisar förslag till underhållsplan för 2016. Styrelsen godkänner underhållsplan för 2016, med tillägget att Vd ska göra en översyn av fastigheternas brandskyddsdokumentation som redovisas vid nästa styrelsemöte.
Sammanträdesdatum Sida 8 (19) 6 Arbetsordning för styrelsen 2016 Ordföranden presenterar Arbetsordning för styrelsen 2016. Arbetsordning för styrelsen 2016 godkänns, med ändring av 5 Dagordning där punkten Anmälningar/information stryks.
Sammanträdesdatum Sida 9 (19) 7 VD-instruktion 2016 Ordföranden presenterar VD-instruktion 2016. VD-instruktion 2016 godkänns.
Sammanträdesdatum Sida 10 (19) 8 Instruktion för ekonomisk rapportering 2016 Ordföranden presenterar Instruktion för ekonomisk rapportering 2016. Instruktion för ekonomisk rapportering 2016 godkänns, med ändring av 2 där förkortningen rubr skrivs ut till rubricerat.
Sammanträdesdatum Sida 11 (19) 9 Information från Spinnerskan i Mark AB Ordföranden informerar att det inte har varit något möte i Spinnerskan i Mark AB sedan förra mötet i Marks Fastighets AB.
Sammanträdesdatum Sida 12 (19) 10 Fastigheten Rydal 2:11 Vd har utrett möjligheterna att hyra ut Kardrummet som boende för ensamkommande flyktingbarn. Oljeskadad parkett har bytts ut. Räddningstjänsten har granskat fastigheten. Vd har presenterat ett förslag på hyresavtal till teknik- och serviceförvaltningen i Marks kommun, som kommunen får ta ställning till. _ Rivning av förrådet har genomförts, kostnaden blir något högre än beräknat. Det ska byggas ett nytt mindre förråd till vaktmästarens materiel. Vd har sökt bygglov för förrådet. Vd har tidigare rapporterat om miljötutredning som genomförts kring Vattenfalls turbiner i Rydal. Det finns ett oljeläckage under Vattenfalls fastighet, men det är oklart varifrån oljan ursprungligen kommer. Vd har haft en dialog med kommunjuristen och bygg- och miljöförvaltningen. Därefter har Vd anlitat konsultföretaget Golder Associates som ska göra en teknisk analys genom att ta prover från fastigheten som sedan analyseras i laboratorium. Undersökningen beräknas till 145 tkr samt tillkommande laboratorieanalys. Styrelsen beslutar att Vd har mandat att träffa avtal med teknik- och serviceförvaltningen för uthyrning av Kardrummet som boende för ensamkommande flyktingbarn. Henry Sandahl (MBP) reserverar sig mot beslutet. Styrelsen beslutar att Vd får anlita Golder Associates för att göra en teknisk analys.
Sammanträdesdatum Sida 13 (19) 11 Fastigheten Assberg 5:23 Vd har inget att rapportera.
Sammanträdesdatum Sida 14 (19) 12 Fastigheten Lockö 1:37 Vd rapporterar att Schou AS har för avsikt att hyra hela källaren på 600 m². Kapten Krok hyr för närvarande 150 m² i källaren, men eftersom Never Mind har tänkt avsluta verksamheten blir det lediga lokaler som Kapten Krok kan hyra istället för i källaren.
Sammanträdesdatum Sida 15 (19) 13 Fastigheten Hajom 12:4 Malwa International AB har haft option på att hyra återstående 537 m² som är outhyrda. Optionstiden har förlängts till 2016-06-30.
Sammanträdesdatum Sida 16 (19) 14 Fastigheten Kråkebacka 4:1 Vd rapporterar att teknik- och serviceförvaltningen som hyr fastigheten planerar att göra vissa ombyggnationer i fastigheten. Kostnaderna betalas direkt av teknik- och serviceförvaltningen.
Sammanträdesdatum Sida 17 (19) 15 Fastigheten Assberg 1:82 Vd har ingen ny information.
Sammanträdesdatum Sida 18 (19) 16 Övriga frågor Ann-Christine Asp (S) lyfter frågan om hur beslut formuleras i protokollet. Det behöver bli tydligare när det har fattats ett beslut. Styrelsen beslutar att det i protokoll i framtiden ska bli tydligare formulering vid beslut.
Sammanträdesdatum Sida 19 (19) 17 Nästa ordinarie sammanträde Nästa ordinarie sammanträde är den 15 mars kl 16.00.