SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(29) Spinnerskan i Mark AB

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(29) Plats och tid Örestensrummet, Kommunhuset, Kinna, klockan Beslutande M Tomas Johansson S C MP Barbro Petersson Anders Andersson Lo Göthberg Larsson S Lisa Dahlberg kl , kl Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Erik Arnell (M), ordförande Marks Bostads AB Bror-Eric Johansson (S), vice ordförande Marks Bostads AB Lars-Olof Sandberg (MP), ordförande Mark Kraftvärme AB Rolf Wallerdal (S), vice ordförande Mark Kraftvärme AB Bernt Spetz (FP), ordförande Marks Fastighets AB Göran Andersson (S), vice ordförande Marks Fastighets AB Haleh Lindqvist, verkställande direktör kl , 1-9 Bengt-Allan Frost, verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Tomas Johansson, revisor PwC kl , 1-9 Mai Andersson, revisor kl , 1-9 Helena Blomqvist, kommunjurist kl , 1-3 Anette Jansson, redovisningsekonom Martin Svenhed, redovisningschef Tomas Persson, ekonom Barbro Petersson Justeringens plats Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare 1-19 Tomas Persson Ordförande Tomas Johansson Justerande Barbro Petersson

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(29) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags Uppsättande Förvaringsplats för Protokollet Kommunledningskontoret Datum för anslags nedtagande Underskrift

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(29) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 1 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 2 Fråga gällande :s ägardirektiv och bolagsordning 3 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Marks Bostads AB 4 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Mark Kraftvärme AB 5 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Marks Fastighets AB 6 Revisionsrapport Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Spinnerskan i Mark AB 8 Koncernrapport med förslag till vinstdispositioner 9 Prövning av de kommunala bolagens verksamhet 10 Val av ombud till bolagsstämmor vid koncernens dotterbolag 11 Instruktioner till ombuden vid dotterbolagens årsstämmor avseende styrdokument 12 Instruktioner till ombuden vid dotterbolagens årsstämmor, övriga instruktioner 13 Arbetsordning för styrelsen 14 VD-instruktion 15 Instruktion för ekonomisk rapportering 16 Budget 2015 fastställd av respektive bolagsstyrelse 17 Övriga frågor 18 Nästa sammanträde 19

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(29) 1/2015 Fastställande av dagordning Den inför mötet utskickade dagordningen fastställs med tillägg av punkt avseende revisionsrapport 2014 för.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(29) 2/2015 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut :s beslut Protokollet från den 11 december 2014 läggs till handlingarna. Sammanträdesprotokollet från den 11 december 2014 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; Det fanns under dagens sammanträde inga frågor eller synpunkter kring protokollet. Ordföranden föreslår att protokollet från den 11 december 2014 läggs till handlingarna. _

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(29) 3/2015 Fråga gällande :s ägardirektiv och bolagsordning :s beslut. VD ges i uppdrag att se över bolagsordningar och ägardirektivet för koncernen som helhet gällande avsnitten om vinstbegränsning och vinstkrav. Efter fråga från bolagets revisor har uppmärksammats att det finns en konflikt mellan bolagordningen och ägardirektivet för. Enligt ägardirektivet finns ett vinstkrav medan det inte finns något sådant krav enligt bolagsordningen. Revisor har även ställt frågan om Spinnerskan i Mark AB:s vinstbegränsning överensstämmer med dotterbolagens krav på avkastning från ägare och EU-direktiv. När bolagsordningarna och ägardirektiven för de kommunala bolagen sågs över 2012 beslutades en liknande skrivning i ägardirektiven för samtliga bolag när det gäller ekonomiska mål och avkastning på insatt och intjänat kapital. Det angavs att bolaget ska drivas på ett sätt som vårdar insatt och intjänat kapital och ger marknadsmässig avkastning med hänsyn till de risker som verksamheten innebär och med hänsyn till kommunens övergripande mål. Denna skrivning finns även i ägardirektivet för. Den 1 januari 2013 infördes nya bestämmelser i kommunallagen om att det i bolagsordningen för de kommunala bolagen ska anges de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten. En översyn gjordes därför av bolagsordningarna för att ange vilka av de kommunalrättsliga principerna som skulle gälla för verksamheten. Bolagsordningen för ändrades då på så sätt att det infördes en skrivning om att verksamheten i bolaget ska bedrivas utan vinstsyfte och med iakttagande av de kommunalrättsliga principerna angivna i 2 kap. och 8 kap. 3 c kommunallagen som likställighetsprincipen, lokaliseringsprincipen och självkostnadsprincipen. Kommunjurist Helena Blomqvist redogör för ärendet. Frågan gäller om det i ägardirektivet för moderbolaget ska anges att verksamheten har ett vinstsyfte. Ordföranden menar att det från början inte var tänkt att moderbolaget ska ha ett vinstkrav. Frågan bör utredas, vilket även gäller för dotterbolagen.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(29) Ordföranden föreslår att VD ges i uppdrag att se över bolagsordningar och ägardirektiv för koncernen som helhet gällande avsnitten om vinstbegränsning och vinstkrav.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(29) 4/2015 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Marks Bostads AB :s beslut. Den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att av balanserade vinstmedel och årets vinst, sammantaget kronor delas kronor, motsvarande 2,62 kronor per aktie, ut till aktieägaren och kronor balanseras i ny räkning. Koncernbidrag till på kronor samt årsredovisningen 2014 i övrigt för Marks Bostads AB godkänns. Styrelsen och verkställande direktören för Marks Bostads AB har avgett årsredovisning för 2014 med förslag på hur disponibla vinstmedel ska behandlas. Inför mötet har ett utdrag ur årsredovisning för Marks Bostads AB skickats ut. Vid mötet redovisade ordförande i Marks Bostads AB, Erik Arnell, ett sammandrag av verksamheten 2014 för bolaget. Tomas Johansson, revisor PwC, kommenterade årsredovisningen. Under året har redovisningsregelverket K3 implementerats i bolaget, vilket medför strängare värderingsregler av tillgångar. Det finns tre fastigheter inom Marks Bostads AB som kan vara aktuella för nedskrivning i framtiden. Bror-Eric Johansson, vice ordförande i Marks Bostads AB, kommenterar förslaget om aktieutdelning. I styrelsen för Marks Bostads AB finns delade meningar om utdelningen. Det har sin grund i osäkerhet kring eventuella framtida nedskrivningar av fastigheter i bolaget. Ordföranden föreslår att den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att av balanserade vinstmedel och årets vinst, sammantaget kronor delas kronor, motsvarande 2,62 kronor per aktie, ut till aktieägaren och kronor balanseras i ny räkning. Koncernbidrag till på kronor samt årsredovisningen 2014 i övrigt för Marks Bostads AB godkänns.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(29) 5/2015 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Mark Kraftvärme AB :s beslut. Den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets förlust, sammantaget kronor balanseras i ny räkning. Koncernbidrag till på kronor samt årsredovisningen 2014 i övrigt för Mark Kraftvärme AB godkänns. Styrelsen och verkställande direktören för Mark Kraftvärme AB har avgett årsredovisning för 2014 med förslag på hur disponibla vinstmedel ska behandlas. Inför mötet hade ett utdrag ur årsredovisning för Mark Kraftvärme AB skickats ut. Vid mötet redovisade verkställande direktören, Bengt-Allan Frost, ett sammandrag av verksamheten 2014 för bolaget. Tomas Johansson, revisor PwC, kommenterade årsredovisningen. Årets resultat har förbättrats tack vare implementering av redovisningsregelverket K3, vilket bl a innebär förlängd avskrivningstid. Bengt-Allan Frost kommenterar att en nedskrivningsprövning har gjorts av anläggningstillgångarna inom bolaget. En bedömning har gjorts över tillgångarnas livslängd samt resultatutvecklingen de närmaste åren. Den sammanvägda bedömningen är att någon nedskrivning inte behöver göras i bokslutet för Redovisningschef Martin Svenhed kommenterar att detta innebär att någon nedskrivning av bokfört värde på moderbolagets aktier i Mark Kraftvärme AB inte är påkallad. Barbro Petersson efterlyser information om arbetet med den nya affärsenheten Marknet. Det konstaterades att arbetet av flera olika anledningar tagit längre tid än förväntat. Ordföranden betonade vikten av att det fortsatta arbetet med den nya affärsenheten prioriteras. Ordföranden föreslår att den föreslagna vinstdispositionen som innebär att balanserade vinstmedel och årets förlust, sammantaget kronor balanseras i ny räkning. Koncernbidrag till på kronor samt årsredovisningen 2014 i övrigt för Mark Kraftvärme AB godkänns.

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(29) 6/2015 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Marks Fastighets AB :s beslut. Den föreslagna vinstdispositionen för Marks Fastighets AB, som innebär att balanserade vinstmedel och årets resultat, sammantaget kronor balanseras i ny räkning. Årsredovisningen 2014 i övrigt för Marks Fastighets AB godkänns. Styrelsen och verkställande direktören för Marks Fastighets AB har avgett årsredovisning för 2014 med förslag på hur disponibla vinstmedel ska behandlas. Inför mötet har ett utdrag ur årsredovisning för Marks Fastighets AB skickats ut. Vid mötet redovisade ordförande i Marks Fastighets AB, Bernt Spetz, ett sammandrag av verksamheten 2014 för bolaget. Tomas Johansson, revisor PwC, kommenterade årsredovisningen. Marks Fastighets AB har under året redovisat enligt regelverket som benämns K2. Det finns frågetecken kring värderingen av två av fastigheterna. För fastigheten i Lockö kan det bli aktuellt med extern värdering för att utreda om det finns behov av nedskrivning. För fastigheten i Rydal är beslut om byggnation av kontorsplatser fortfarande aktuellt. Revisor Mai Andersson kommenterar den interna kontrollen i bolaget. Det har inte gjorts något utvecklingsarbete inom området. Vd Haleh Lindqvist anser att arbetet med intern kontroll är viktigt även inom bolagen. För Marks Fastighets AB har arbetet varit fokuserat på att uppnå affärsmässig lönsamhet. Ordföranden föreslår att den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets resultat, sammantaget kronor balanseras i ny räkning. Årsredovisningen 2014 i övrigt för Marks Fastighets AB godkänns.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(29) 7/2015 Revisionsrapport 2014 :s beslut. Revisionsrapport för räkenskapsåret 2014 läggs till handlingarna. Bolagets revisor har upprättat revisionsrapport avseende räkenskapsår Redovisningschef Martin Svenhed kommenterar revisionsrapporten. Frågan om bolagsordning och ägardirektiv, se 3, noteras i rapporten. Övrigt som noteras gäller transaktioner på skattekonto, uppbördsredovisning samt aktier i dotterbolag. Ordföranden föreslår att revisionsrapporten läggs till handlingarna.

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(29) 8/2015 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Spinnerskan i Mark AB :s beslut. a) Årsredovisningen och koncernårsredovisningen för för räkenskapsåret 2014 med den föreslagna dispositionen, som innebär att balanserad förlust kronor balanseras i ny räkning, fastställs. Förslag om koncernbidrag till Marks Fastighets AB på kronor samt ovillkorat aktieägartillskott till Marks Bostads AB på kronor godkänns. b) Nedskrivningsprövning av bolagets tillgångar föranleder ingen nedskrivning. Nedskrivningsprövning av tillgångar i Marks Fastighets AB föranleder ingen nedskrivning. Marks Fastighets AB uppmanas att under 2015 övergå till redovisningsregelverket K3. Enligt årsredovisningslagen ska styrelse och verkställande direktör avge årsredovisning. Denna består av balansräkning, resultaträkning, noter samt förvaltningsberättelse för bolaget och i förekommande fall även för koncernen. För större företag ska även kassflödesanalys ingå. I årsredovisningen ges också förslag på hur disponibla vinstmedel eller ansamlad förlust i moderbolaget ska behandlas. Under 2014 har frågan om nedskrivning av tillgångar varit aktuell. Från och med 2014 tillämpar samtliga bolag i Spinnerskankoncernen nya regelverk vid upprättandet av årsredovisningar., Marks Bostads AB samt Mark Kraftvärme AB (MKVAB) tillämpar regelverket K3. Marks Fastighets AB (MFAB) tillämpar K2 som i flera avseenden är något enklare. Styrelserna för bolagen ska i samband med årsredovisningen göra en prövning av värdet på bolagets tillgångar. Det bokförda värdet ska jämföras med någon form av marknadsvärde/avkastningsvärde. Om det bokförda värdet är väsentligt högre än marknadsvärdet kan en nedskrivning av det bokförda värdet bli aktuell. Regelverken K3 respektive K2 har olika kriterier i detta avseende. Något förenklat kan sägas att i K3 ska en tillgång, exempelvis en fastighet generera intäkter som dels täcker fastighetens kostnader, dels ge ett överskott till ägaren. Om detta villkor inte uppfylls kan en nedskrivning bli aktuell. I K2 räcker det om intäkter täcker kostnaderna, något uttryckligt krav på överskott finns inte. Styrelsen i MFAB har att göra nedskrivningsprövning enligt K2, övriga bolagsstyrelser enligt K3. Koncernredovisningen ska emeller-

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(29) tid redovisa koncernen som om samma redovisningsprinciper hade gällt för samtliga bolag, På koncernnivå måste därför justeringar göras som eliminerar skillnaderna mellan K2 och K3 för MFAB. Styrelsen för moderbolaget som också ansvarar för koncernredovisningen måste då göra en nedskrivningsprövning av tillgångarna i MFAB enligt K3 eftersom den inlämnade årsredovisningen är upprättad enligt K2. Styrelsen i moderbolaget har därför två nedskrivningsprövningar att ta ställning till, dels en avseende moderbolagets egna tillgångar, dels tillgångarna i MFAB. Inför mötet har en årsredovisning för moderbolaget och koncernen skickats ut. Vid mötet redovisade Anette Jansson moderbolagets resultat- och balansräkning. I samband med årsredovisning redovisades också frågan om nedskrivningsprövning i koncernen. Efter den utredning som gjorts är bedömningen att något nedskrivningsbehov inte föreligger i koncernen avseende egna tillgångar. Frågan kring redovisningsregler för Marks Fastighets AB har utretts. Bolaget har under året tillämpat redovisningsregelverket K2. Det har konstaterats att nedskrivningsprövning av Marks Fastighets AB:s tillgångar i koncernårsredovisningen behöver göras av moderbolagets styrelse. Nedskrivningsprövningen borde göras av Marks Fastighets AB:s styrelse som har kunskap om fastigheterna. Förslaget är att Marks Fastighets AB under 2015 övergår till redovisningsregelverket K3. Ordföranden föreslår enligt följande: a) Årsredovisning och koncernårsredovisning för för räkenskapsåret 2014 med den föreslagna dispositionen, som innebär att balanserad förlust kronor balanseras i ny räkning, fastställs. Förslag om koncernbidrag till Marks Fastighets AB på kronor samt ovillkorat aktieägartillskott till Marks Bostads AB på kronor godkänns. b) Nedskrivningsprövning av bolagets tillgångar föranleder ingen nedskrivning. Nedskrivningsprövning av tillgångar i Marks Fastighets AB föranleder ingen nedskrivning. Marks Fastighets AB uppmanas att under 2015 övergå till redovisningsregelverket K3. Styrelsen beslutar enligt förslagen.

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(29) 9/2015 Koncernrapport med förslag till vinstdispositioner :s beslut. Koncernrapport 2014 för godkänns och bokslutsdispositioner för bokslutet 2014 fastställs enligt följande: Koncernbidrag från Marks Bostads AB till : kronor. Ovillkorat aktieägartillskott från till Marks Bostads AB: kronor. Koncernbidrag från Mark Kraftvärme AB till : kronor Koncernbidrag från till Marks Fastighets AB: kronor I varje årsbokslut för Spinnerskankoncernen ska beslut fattas om bokslutsdispositioner. Liksom tidigare år bygger det nu redovisade förslaget på att utnyttja de skattefördelar som en koncernbildning ger. Detta innebär bland annat att Marks Bostads AB lämnar ett koncernbidrag motsvarande bolagets skattemässiga resultat. Genom aktieägartillskott kompenseras bolaget så att det egna kapitalet blir det samma jämfört med om inga koncernbidrag eller aktieägartillskott hade utgått. För att reducera beskattningsbar inkomst i Mark Kraftvärme AB till noll lämnas ett koncernbidrag till moderbolaget på kronor. För att reducera beskattningsbar inkomst i moderbolaget till noll lämnas ett koncernbidrag till Marks Fastighets AB på kronor. För att reducera beskattningsbar inkomst i Marks Fastighets AB kvittar bolaget erhållet koncernbidrag mot det skattemässiga underskottsavdrag som nu kan utnyttjas. Kvar att utnyttja av underskottsavdraget till kommande år uppgår därefter till kronor. Anette Jansson redovisade det inför mötet utsända förslaget till bokslutsdispositioner.

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15(29) Ordföranden föreslår att koncernrapport 2014 för godkänns och att bokslutsdispositioner för bokslutet 2014 fastställs enligt följande: Koncernbidrag från Marks Bostads AB till : kronor. Ovillkorat aktieägartillskott från till Marks Bostads AB: kronor. Koncernbidrag från Mark Kraftvärme AB till : kr Koncernbidrag från till Marks Fastighets AB: kronor

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 16(29) 10/2015 Prövning av de kommunala bolagens verksamhet :s beslut. De verksamheter som Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB, Marks Fastighets AB och har bedrivit under 2014 bedöms ha varit förenliga med det fastställda kommunala ändamålet för respektive bolag och har utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen i årliga beslut för varje kommunalt bolag pröva om den verksamhet som bolaget bedrivit under föregående kalenderår varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Styrelsen i beslutade , 37, att: Styrelserna för bolagen i Spinnerskankoncernen ska i protokollfört beslut i samband med fastställande av årsredovisningen rapportera om verksamheten i bolaget under föregående kalenderår varit förenlig med det kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Styrelserna i Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB har prövat frågan och gjort bedömningen att den verksamhet som respektive bolag bedrivit under kalenderår 2014 varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Styrelsen i finner att verksamheten under kalenderår 2014 har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Vad avser verksamheterna i dotterbolagen har styrelsen i moderbolaget under året skaffat sig information angående bolagens verksamhet och finner inget skäl att värdera frågan på annat sätt än vad bolagsstyrelserna själva gjort. Ordföranden föreslår att de verksamheter som Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB, Marks Fastighets AB och har bedrivit under 2014 bedöms ha varit förenliga med det fastställda kommunala ändamålet för respektive bolag och har utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Styrelsen beslutar enligt förslagen.

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 17(29) 11/2015 Val av ombud till bolagsstämmor vid koncernens dotterbolag :s beslut. Till ombud och ersättare för ombuden vid bolagsstämmorna för perioden den 26 mars mars 2016 för Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB utses de som kommunfullmäktige föreslår den 26 mars Firmatecknare för befullmäktigas att underteckna ombudens fullmakter till bolagsstämmorna. Ägaren till ett aktiebolag kan utse ombud som ska företräda ägaren vid bolagsstämman. När kommunen äger sina bolag direkt, utan ett moderbolag som mellanled, kan kommunfullmäktige själv direkt utse ombud till bolagens stämmor. När aktierna i bolagen ägs av ett moderbolag kan kommunfullmäktige inte längre utse ombud direkt eftersom bolagen ägs av moderbolaget. Ombud till bolagsstämmorna vid de av helägda bolagen utses istället av bolagets styrelse efter direktiv från kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige kommer den 26 mars 2015 att behandla ärende om att ge direktiv till styrelsen för avseende val av ombud till dotterbolagens bolagsstämmor. Bolagens årsstämmor är planerade att hållas i slutet av april. Efter styrelsemötet den 3 mars 2015 finns inget styrelsemöte för Spinnerskan inplanerat innan årsstämmorna. För att undvika ett extra styrelsemöte enbart för att effektuera kommunfullmäktiges direktiv kan styrelsen besluta att ge fullmakt åt bolagets firmatecknare (utöver styrelsen) att utse ombudet. Martin Svenhed redogör för ärendet. Till ombud och ersättare för ombuden vid bolagsstämmorna för perioden den 26 mars mars 2016 för Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB utses de som kommunfullmäktige föreslår den 26 mars Firmatecknare för befullmäktigas att underteckna ombudens fullmakter till bolagsstämmorna.

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 18(29) 12/2015 Instruktioner till ombuden vid dotterbolagens årsstämmor avseende styrdokument :s beslut. Instruktion till ombuden vid bolagsstämmorna för Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB att fastställa följande dokument godkänns. Beslutsdatum i Kf Paragraf Avser Vision och mål för Marks kommun Revidering av Marks kommuns styrsystem Budget Revidering avseende bestämmelse om ersättning till kommunalt förtroendevalda i Marks kommun Kommunfullmäktige har fastställt gemensamt ägardirektiv för bolagen i Spinnerskankoncernen. Enligt detta ska styrdokument som beslutats av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, och som gäller generellt för kommunkoncernen, fastställas av bolagsstämman och tillämpas av bolagen. Det är ägaren, det vill säga, som genom sin styrelse ger instruktion till ombuden vid bolagen stämmor. En genomgång har gjorts av styrdokument som kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen beslutat om under Under förslag till beslut redovisas en lista över dessa med hänvisning till beslutsparagraf. Ordföranden föreslår att instruktion till ombuden vid bolagsstämmorna för Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB att fastställa följande dokument godkänns.

19 Beslutsdatum i Kf Paragraf Avser SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 19(29) Vision och mål för Marks kommun Revidering av Marks kommuns styrsystem Budget Revidering avseende bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda i Marks kommun

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 20(29) 13/2015 Instruktion till ombuden vid dotterbolagens årsstämmor, övriga instruktioner :s beslut. Instruktioner till ombuden vid årsstämmorna för 2015 för Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB, övriga instruktioner, beslutas enligt följande. Vad avser fastställelse av bolagens resultat- och balansräkningar samt dispositioner av vinst eller förlust: Protokollet från styrelsemöte i ska gälla som instruktion. Vad avser ansvarsfrihet för styrelsemedlemmar och verkställande direktörer: På tillstyrkan av auktoriserade revisorn beviljas ansvarsfrihet för bolagens styrelseledamöter och verkställande direktörer för Vad avser val av auktoriserad revisor och revisorsuppleant: PwC (tidigare Öhrlings PricewaterhouseCoopers) utsågs till revisorer i kommunkoncernens bolag vid valda revisorers sammanträde , 5. Som ordinarie revisor utses Peter Sjöberg och som suppleant Tomas Johansson. Ersättning till dessa utgår enligt räkning. Arvoden till styrelsen och lekmannarevisorerna ska utgå i enlighet med reglementet med bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda i Marks kommun (arvodesreglementet). Uppdragen som ordförande respektive vice ordförande i Marks Bostads AB omfattar 30 % respektive 15 % av årsarbetstiden. Uppdragen som ordförande respektive vice ordförande i Marks Fastighets AB omfattar 5 % respektive 2,5 % av årsarbetstiden. Uppdragen som ordförande respektive vice ordförande i Mark Kraftvärme AB omfattar 20 % respektive 10 % av årsarbetstiden. Arvode till lekmannarevisorerna utgår avseende 2015 för 40 timmar för Marks Bostads AB, 12 timmar för Marks Fastighets AB och 20 timmar för Mark Kraftvärme AB. Ovanstående instruktioner till ombuden gäller under förutsättning att kommunfullmäktige genom instruktioner eller direktiv till moderbolaget inte fattar beslut som avviker från instruktionerna. Enligt bolagsordningarna för de dotterbolag som ingår i Spinnerskan koncernen ska följande beslut tas på årsstämmorna; - Fastställelse av resultat- och balansräkningen - Dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 21(29) - Ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören - Fastställande av arvoden åt styrelsen och lekmannarevisorer - Val av auktoriserad revisor och revisorsersättare Detta sker genom att ägarens ombud vid årsstämman fattar beslut enligt av ägaren givna instruktioner. Vad avser fastställelse av bolagens resultat- och balansräkningar samt dispositioner av vinst eller förlust kommer detta att behandlas av styrelsemötet i den 3 mars Protokollet från detta möte gäller som instruktion till ombuden vid årsstämmorna. Detta under förutsättning av att kommunfullmäktige genom instruktioner eller direktiv till moderbolaget inte fattar beslut som avviker från instruktionerna. Vad avser beslut om ansvarsfrihet föreslås att ansvarsfrihet beviljas under förutsättning att auktoriserad revisor tillstyrker detta. Vad gäller arvode till bolagsstyrelserna anges i punkt 2 i det gemensamma ägardirektivet för bolagen i Spinnerskankoncernen, att arvode ska ges enligt de bestämmelser som gäller för kommunens förtroendevalda, dvs. enligt reglementet med bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda i Marks kommun (arvodesreglementet). Årsstämman ska sedan i enlighet med bolagsordningen fastställa arvoden för styrelsen och lekmannarevisorerna. I arvodesreglementet finns för ordföranden och vice ordföranden i respektive nämnd angett hur mycket uppdraget omfattar i procent av årsarbetstiden om timmar och utifrån detta bestäms årsarvodet. Motsvarande princip tillämpas sedan tidigare för uppdragen som ordförande och vice ordförande i dotterbolagen i Spinnerskan-koncernen. Nedanstående förslag innebär oförändrade procentsatser: Marks Bostads AB Ordföranden 30 % Vice ordföranden 15 % Marks Fastighets AB Ordföranden 5 % Vice ordföranden 2,5 % Mark Kraftvärme AB Ordföranden 20 % Vice ordföranden 10 % Lekmannarevisorerna i bolagen har arvode utifrån visst antal timmar och det har per år satts till 40 timmar för Marks Bostads AB, 12 timmar för Marks Fastighets AB och 20 timmar för Mark Kraftvärme AB. Detta bör vara fortsatt oförändrat och utgå i enlighet med reglementet med bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda i Marks kommun (arvodesreglementet). Vad avser val av auktoriserad revisor och revisorsuppleant utsågs PwC (tidigare Öhrlings PricewaterhouseCoopers) till sakkunnigt biträde och därmed också till revisor i kommunkoncernens bolag vid valda revisorers sammanträde , 5. I samråd med valda revisorer har PwC därefter före-

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 22(29) slagit Peter Sjöberg som ordinarie revisor och Tomas Johansson som suppleant. Ersättning till dessa utgår enligt räkning. Redovisningschef Martin Svenhed redogör för ärendet. Ordföranden föreslår att styrelsen i ger följande instruktioner till ombuden vid årsstämmorna för 2015 för Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB. Vad avser fastställelse av bolagens resultat- och balans-räkningar samt dispositioner av vinst eller förlust: Protokollet från styrelsemöte i ska gälla som instruktion. Vad avser ansvarsfrihet för styrelsemedlemmar och verkställande direktörer: På tillstyrkan av auktoriserade revisorn beviljas ansvarsfrihet för bolagens styrelseledamöter och verkställande direktörer för Vad avser val av auktoriserad revisor och revisorsuppleant: PwC (tidigare Öhrlings PricewaterhouseCoopers) utsågs till revisorer i kommunkoncernens bolag vid valda revisorers sammanträde , 5. Som ordinarie revisor utses Peter Sjöberg och som suppleant Tomas Johansson. Ersättning till dessa utgår enligt räkning. Arvoden till styrelsen och lekmannarevisorerna ska utgå i enlighet med reglementet med bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda i Marks kommun (arvodesreglementet). Uppdragen som ordförande respektive vice ordförande i Marks Bostads AB omfattar 30 % respektive 15 % av årsarbetstiden. Uppdragen som ordförande respektive vice ordförande i Marks Fastighets AB omfattar 5 % respektive 2,5 % av årsarbetstiden. Uppdragen som ordförande respektive vice ordförande i Mark Kraftvärme AB omfattar 20 % respektive 10 % av årsarbetstiden. Arvode till lekmannarevisorerna utgår avseende 2015 för 40 timmar för Marks Bostads AB, 12 timmar för Marks Fastighets AB och 20 timmar för Mark Kraftvärme AB. Ovanstående instruktioner till ombuden gäller under förutsättning att kommunfullmäktige genom instruktioner eller direktiv till moderbolaget inte fattar beslut som avviker från instruktionerna.

23 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 23(29) 14/2015 Arbetsordning för styrelsen :s beslut. Förslag till arbetsordning för styrelsen godkänns. En avstämning ska därefter göras av överensstämmelsen i förhållande till styrsystemet för Marks kommun. Enligt aktiebolagslagen ska styrelsen i ett aktiebolag varje år fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt eget arbete. Styrelsen för har vid styrelsemöte fastställt arbetsordning för styrelsen. Det under 2014 fastställda dokumentet har granskats och bedömningen är att det inte finns något behov av revidering. Dokument där endast datum har ändrats bifogas för fastställande vid dagens styrelsemöte. Ordföranden föreslår att det görs en avstämning av överensstämmelsen för arbetsordningen för styrelsen i i förhållande till styrsystemet för Marks kommun. Ordföranden föreslår att förslag till arbetsordning för styrelsen godkänns samt att en avstämning därefter ska göras av överensstämmelsen i förhållande till styrsystemet för Marks kommun.

24 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 24(29) 15/2015 VD-instruktion :s beslut. Förslag till VD-instruktion godkänns. En avstämning ska därefter göras av överensstämmelsen i förhållande till styrsystemet för Marks kommun. Enligt aktiebolagslagen ska styrelsen i ett aktiebolag varje år fastställa en skriftlig instruktion för verkställande direktören. Styrelsen för har vid styrelsemöte fastställt VDinstruktion. Det under 2014 fastställda dokumentet har granskats och bedömningen är att det inte finns något behov av revidering. Dokument där endast datum har ändrats bifogas för fastställande vid dagens styrelsemöte. Ordföranden föreslår att det görs en avstämning av överensstämmelsen för VDinstruktionen för i förhållande till styrsystemet för Marks kommun. Ordföranden föreslår att förslag till VD-instruktion godkänns samt att en avstämning därefter ska göras av överensstämmelsen i förhållande till styrsystemet för Marks kommun.

25 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 25(29) 16/2015 Instruktion för ekonomisk rapportering :s beslut. Förslag till instruktion för ekonomisk rapportering godkänns. En avstämning ska därefter göras av överensstämmelsen i förhållande till styrsystemet för Marks kommun. Enligt aktiebolagslagen ska styrelsen i ett aktiebolag varje år fastställa en skriftlig instruktion för ekonomisk rapportering. Styrelsen för har vid styrelsemöte fastställt instruktion för ekonomisk rapportering. Det under 2014 fastställda dokumentet har granskats och bedömningen är att det inte finns något behov av revidering. Dokument där endast datum har ändrats bifogas för fastställande vid dagens styrelsemöte. Ordföranden föreslår att det görs en avstämning av överensstämmelsen för instruktion för ekonomisk rapportering i i förhållande till styrsystemet för Marks kommun. Ordföranden föreslår att förslaget till instruktion för ekonomisk rapportering godkänns samt att en avstämning därefter ska göras av överensstämmelsen i förhållande till styrsystemet för Marks kommun.

26 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 26(29) 17/2015 Budget 2015 fastställd av respektive bolagsstyrelse :s beslut. Budget 2015 fastställd av respektive bolagsstyrelse godkänns med följande noteringar: Mark Kraftvärme AB har inte utarbetat någon budget för Marknet. Konsolideringsplanen för är inte implementerad i budgeten. Redovisningsregelverket K3 är fullt implementerat på koncernnivå i budget I budgetprocessen hade bolagen tidigare två budgetar; en framtagen i kommunens budgetprocess som fastställs av kommunfullmäktige i november och en som tas fram senare under året av bolagen. Att använda två budgetar gav en otydlighet i den koncernuppföljning som rapporterades till moderbolaget. Styrelsen i beslutade att föreslå att vid budgetuppföljning för bolagen i Spinnerskankoncernen görs budgetjämförelsen mot den budget som bolagsstyrelserna fastställer i slutet av året före budgetåret eller i början av budgetåret. Budgeten ska godkännas av kommunfullmäktige som en reviderad budget. Budgeten ersätter i all uppföljningsrapportering för bolagen och kommunkoncernen den budget som fastställts av kommunfullmäktige i november. Kommunfullmäktige beslutade , 92, att budgeten för bolagen fastställs enligt styrelsens i förslag. Sammanställning av bolagens budgetar har gjorts utifrån respektive bolagsstyrelses beslutade budgetar i slutet av Koncernposter och bokslutsdispositioner har beräknats utifrån dessa budgetar och känt utfall för Ordföranden konstaterar att Mark Kraftvärme AB inte utarbetat någon budget för Marknet, vilket har efterfrågats. Bengt-Allan Frost, Vd Mark Kraftvärme AB, menar att förutsättningarna inte är kända och att det därför är svårt att utarbeta en budget. Anette Jansson informerar att konsolideringsplanen inte är implementerad i budget för Däremot är redovisningsregelverket K3 fullt implementerat.

27 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 27(29) Ordföranden föreslår att budget 2015 fastställd av respektive bolagsstyrelse godkänns med följande noteringar: Mark Kraftvärme AB har inte utarbetat någon budget för Marknet. Konsolideringsplanen för är inte implementerad i budgeten. Redovisningsregelverket K3 är fullt implementerat på koncernnivå i budget 2015.

28 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 28(29) 18/2015 Övriga frågor :s beslut. Bolagsstämmor för koncernens bolag äger rum förmiddagen den 11 maj under förutsättning att protokollet från kommunfullmäktiges möte, där anvisningar till ombuden vid årsstämmorna fastställs, är justerat. Ordföranden lyfter frågan om gemensam dag för bolagsstämmor i koncernens bolag. Förslaget är att bolagsstämmorna äger rum förmiddagen den 11 maj under förutsättning att kommunfullmäktige har justerat protokollet från sitt senaste möte. Ordföranden föreslår att bolagsstämmor för koncernens bolag äger rum förmiddagen den 11 maj under förutsättning att protokollet från kommunfullmäktiges möte, där anvisningar till ombuden vid årsstämmorna fastställs, är justerat.

29 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 29(29) 19/2015 Nästa sammanträde Nästa sammanträde är den 13 maj 2015, kl ca. Lokalen är Hyltenäsrummet, kommunhuset, Kinna.