12:. *8. Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (13) Plats och tid ande Hyltenäsrummet, kommunhuset, Kinna, klockan 16.00-18.20 M Ann Iberius-Orrvik, ordförande M Rolf Skarin tjänstgör för Tommy Västerteg (C) MBP Henry Sandahl 5 Göran Andersson 5 Ann-Christine Asp Övriga närvarande E1' tiänstqörande ersättare (-) Lennart Svensson, invald på mandat av (MBP) 43-48 kl. 16.00-18.05 S Tony Ragnarsson Tjänstemän Mats Lilienberg, Vd Tomas Persson, ekonom Utses att justera Göran Andersson Justeringens plats och tid Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare Paragrafer 43-50 Ordförande Justerande ANSLAG/BEVIS Protokollet ärjusterat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Marks Fastighets AB Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags ZO/y* 047- /0 nedtagande 20,?",0"0/ Kommunledningskontoret Underskrift Justerandes ign, 72% (79%.. [
ü; M k E ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2 (13) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 43 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 44 Ekonomi 45 a) Hyresfordringar b) Månadsrapportjuli c) Delårsrapport Attestordning 46 Information från Spinnerskan 47 Fastigheten Rydal 2:11 48 a) Avtal fastighetsförvaltning TSF b) Tillgänglighet i Rydal för synskadade c) Efterbesiktning markarbeten d) Sprinkler, SÄRF e) Oljesanering f) Fönsterbyte g) Hyreskontrakt h) Diskussion - Utveckling av Rydalsfastigheten i) Övrigt Fastigheten Assberg 1:82 49 Nästa sammanträde 50 Justery '1 /V,
1121* HE. Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 3 (13) 43 Fastställande av dagordning En dagordning ingår i kallelsen, vilken publicerats i Netpublicator till dagens styrelsemöte. Den inför mötet publicerade dagordningen faststähs. Juyn signyx I
0.4.:.\_ \ 6 5. Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 4 (13) 44 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 8 maj 2018 finns publicerat på Marks kommuns hemsida, www.mark.se, och ingår också i kallelsen till dagens möte. Protokollet läggs till handlingarna. JusteraW- A,y
:0.: 5 M vi: k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 5 (13) 45 Ekonomi a) Hyresfordringar En hyresgäst resterar med hyra, vilket kan ha sin förklaring i att det nyligen varit månadsskifte. b) Månadsrapport juli Ekonom redovisar månadsrapport per 2018-07-31, resultatet för perioden är 58 tkr. c) Delårsrapport Vd och ekonom redovisar delårsrapport per 2018-08-31. Resultatet för perioden är 118 tkr. Resultatprognosen efter finansiella poster för helåret 2018 är -712 tkr. Delårsrapport per 2018-08-31 fastställs. Justerandes siggy/ ;) %
A :41.: I i I M k 5 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 6 (13) 46 Attestordning Enligt nuvarande attestordning, beslutad vid styrelsemöte 2017-12-05, 82 gäller följande: "Attester/'ng av fakturor sker genom att Tomas Persson först konterar fakturor, därefter attesterar Vd. Fakturorna utanordnas sedan av redovisningschefen i Marks kommun, Lena Arvidsson. Ersättare för Vd är Marks kommuns ekonomichef Karin Hydén. Ersättare för redovisningschefen är Kristian Johansson, planer/ngsekonom vid kommunledningskontoret. Från och med 2018-01-01 ges Vd Mats Lilienberg rätt att utse ytterligare attestanter för ekonomiska transaktioner. Marks Fastighets AB har från och med 2018-07-01 ett avtal med teknik- och serviceförvaltningen avseende förvaltning av fastigheten Rydal 2:11. Attestordningen bör därför ändras så att fastighetsförvaltare med teknisk kunskap mottagningsattesterar fakturor som gäller Rydalsfastigheten och Vd Mats Lilienberg därefter beslutsattesterar fakturorna. Styrelsens beslut från 2017-12-05, 82 Attestordning, upphävs. Som ny attestordning i Marks Fastighets AB gäller: Kontering av fakturor görs av ekonom Tomas Persson. Mottagningsattestering av fakturor i Inköp och Faktura som gäller fastighetsförvaltningen i Rydal: Carl-Henrik Blank, fastighetsskötare Iokalförsörjning, teknik- och serviceförvaltningen Thomas Poddig, enhetschef fastighet Iokalförsörjning, teknik- och serviceförvaltningen Ersättare Tomas Arvidsson, fastighetschef Iokalförsörjning, teknik- och serviceförvaltningen Mottagningsattestering av fakturor i Inköp och Faktura för fakturor som inte avser fastighetsförvaltningen av Rydalsfastigheten samt mottagningsattestering eller granskningsattestering för manuella utbetalningar (för manuella utbetalningar görs vanligen granskningsattest istället för mottagningsattest): Tomas Persson, ekonom ekonomienheten, kommunledningskontoret Ersättare Lena Arvidsson, redovisningschef ekonomienheten, kommunledningskontoret JusterWn, /. 4:2
144: 5% M k 8 ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 7 (13) sattestering av fakturor i Inköp och Faktura samt av manuella utbetalningar görs av Vd Mats Lilienberg. Ersättare för Vd är ekonomichef Karin Hydén. Från och med 2018-01-01 har Vd Mats Lilienberg rätt att utse ytterligare attestanter för ekonomiska transaktioner. Justerande? n /"' %
41,. 4 C!:-.: 9 M k ä ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 8 (13) 47 Information från Spinnerskan i Mark AB Vid mötet i Spinnerskan i Mark AB i juni beslutades budget 2019-2022 för Spinnerskankoncernen. Vid mötet informerades också om frågan om separat arvodesreglemente för bolagen i Spinnerskankoncernen. Bedömningen från Marks kommunjurist är att bolagen i Spinnerskankoncernen, istället för att använda sig av kommunens reglemente, ska ha ett eget arvodesreglemente. Ett separat arvodesreglemente ska därför arbetas fram och presenteras under hösten 2018. A / Justerandes 7 SW
Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 9 (13) 48 Fastigheten Rydal 2:11 a) Avtal fastiqhetsförvaltnina TSF Vd informerar om avtal som har tecknats med teknik- och serviceförvaltningen avseende fastighetsförvaltning av Rydalsfastigheten. Avtalet gäller fr 0 m 2018-07-01 till 2018-12-31. Därefter ska avtalet omförhandlas. Styrelsen diskuterar ärendet. Vid avtalets omförhandling ska det förtydligas var gränsdragningen görs mellan tidigare avtal för vaktmästartjänsten i Rydal och det nya avtalet som gäller fastighetsförvaltning; alternativt kan de två avtalen slås samman till ett avtal. Det ska också förtydligas i vilken utsträckning Marks Fastighets AB ska bekosta material och maskiner som används i fastighetsförvaltningen. Vd får också i uppdrag att i jämförande syfte undersöka alternativa lösningar för fastighetsförvaltningen i Rydal. Det nya avtalsförslaget ska presenteras vid ett extra styrelsemöte i början på november. b) Tillqänqliqhet i Rvdal för synskadade Ordföranden informerar om arbete med att förbättra tillgängligheten i Rydal för synskadade. Vid en rundvandring i Rydalsfastigheten med en synskadad, Marks kommuns tiilgänglighetssamordnare samt ordföranden i synskadades förening i Mark konstaterades brister som behöver åtgärdas. Styrelsen diskuterar ärendet. En inventeringslista över åtgärder som behöver genomföras ska beställas från Marks kommuns tiilgänglighetssamordnare för redovisning vid mötet i november. Av inventeringslistan ska kostnaden för aktuell åtgärd framgå. Vissa enklare åtgärder ska utföras av vaktmästare så snart det är möjligt. Det gällert ex skylt i punktskrift vid toaletter och städförråd. Justerandes Siw %
M k *E ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 10 (13) c) Efterbesiktninq markarbeten Vd informerar om efterbesiktning av markarbeten i Rydal. En slutbesiktning har genomförts och besiktningsprotokollet har lämnats till Marks Fastighets AB Besiktningsprotokollet för markarbeten i Rydal läggs till handlingarna. d) Sgrinklerl SÄRF Vd informerar om underhåll av Sprinkleranläggningen. Teknik- och serviceförvgltningen har meddelat att arbete med service startar v. 37. De krav på åtgärder som SARF har påtalat ska genomföras, arbetet är beställt. e) Oljesanering Vd informerar om oljesaneringen på fastigheten. En projektledare har utsetts. Marks Fastighets AB får också stöd från Statens Geotekniska Institut. En upphandling av arbetet med förstudien pågår. Arbetet med provtagning förväntas börja i oktober. Resultatet av provtagningen ska sedan rapporteras till Länsstyrelsen och Naturvårdsverket senast den 31 januari. f) Fonsterbyte Vd informerar om byte/renovering av fönster på fastigheten. Det beslutades vid styrelsemöte 2017-10-17 att beställa byte/reparation av fönster till en beräknad kostnad av 300 tkr. Hittills har leverantören fakturerat 270 tkr. Offerten har kontrollerats och uppgick till 297 tkr. Vd inhämtar en slutrapport från entreprenören så snart arbetet är klart och rapporterar vid följande styrelsemöte. g) Hyreskontrakt Vd informerar att det inte har undertecknats några nya hyreskontrakt, men att det har varit en del förfrågningar. Justerandessigr/ /7 /,
å M k ' E ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 11 (13) h) Diskussion- Utvecklinq av Rvdalsfastiqheten Vd inleder en diskussion om framtiden för Rydalsfastigheten. Styrelsen diskuterar ärendet. BLIN Styrelsen har i nuläget inga ytterligare förslag att tillföra tidigare beslut i kommunfullmäktige. I) Ovrigt Ordföranden lyfter frågan om annonsering i markbladet, vilket fram tills före sommaren gjordes digitalt. Styrelsen diskuterar ärendet. Ordföranden föreslår att den digitala annonseringen i Markbladet återupptas, men att texten först ska ses över. Göran Andersson (S) lyfter frågan om en minnessten med skrift vid entrén till Rydalsfastigheten, där skriften inte längre går att läsa. Ordföranden föreslår att Vd får i uppdrag att tillse att minnesstenen rengörs och att texten fylls i med t ex guldfärg. Digital annonsering i Markbladet återupptas, men först ska texten ses över. Vd får i uppdrag att tillse att minnesstenen vid entrén till Rydalsfastigheten rengörs och att texten fylls i med t ex guldfärg. Justeran s ' n 2
M k 5 ar a, _. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 12 (13) 49 Fastigheten Assberg 1:82 Vd informerar om arbetet med att sälja fastigheten där fastighetsmäklare också deltar. Vd informerar också att skurmaskinen, som Marks Fastighets AB bekostar för rengöring av betonggolvet, nu används. Justerandes? %/
.4). M k vä ar SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 13 (13) 50 Nästa sammanträde Nästa sammanträde är ett extrainsatt möte med anledning av frågan om avtalet för fastighetsförvaltning i Rydal, och äger rum den 6 november kl 16.00. Lokalen är Svansjörummet, kommunhuset, Kinna. Justerandes sig