Upphandling av entreprenadmaskintjänster avseende bl a. lastmaskiner, grävmaskiner, grävlastare, dumprar och väghyvlar.

Transkript

1 1 ALLMÄNT 1.1 Beskrivning av upphandlingen Upphandling av entreprenadmaskintjänster avseende bl a. lastmaskiner, grävmaskiner, grävlastare, dumprar och väghyvlar. 1.2 Upphandlande enhet. I upphandlingen deltar även Sundsvall Vatten AB, Timrå Vatten AB, Nordanstig Vatten AB. s övriga bolag äger rätt att teckna egna ramavtal eller avropa redan ingångna ramavtal. Varje upphandlande enhet fattar sina egna beslut. 1.3 Omfattning Omfattningen av denna upphandling beräknas totalt till ca 20 Milj kr årligen. Den angivna omfattningen baseras på föregående års statistik och kan över- eller underskridas och innebär ingen förpliktelse. Upphandlingen avser inom följande huvudområden. 1. Dumper 2. Grävmaskin på band 3. Grävmaskin på hjul 4. Grävlastare 5. Lastmaskiner 6. Väghyvlar 7. Övriga maskintjänster Anbudsgivare kan avge anbud inom ett/flera av anbudsområdena 1-7. Upphandlingen omfattar både uppdrag på löpande räkning och delprojekt (t.ex. en viss sträcka, ett antal objekt, eller en viss tidsperiod) Avsikten är att upphandlingen ska resultera i storleksordningen 5-10 stycken ramavtal. 1.4 Avtal- och avtalstid Avtalstiden är 2 år med en förlängningsklausul för beställaren på 1+1 år. Beräknad avtalsstart är Kontrakt tecknas genom ramavtal. 1.5 Tidplan Anbuden SKALL lämnas in senast Anbuden öppnas månad 05 Sammanställning och utvärdering under månad 05 Avtal tecknas månad Förfrågningsunderlagets handlingar Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Anbudsförfrågan (detta dokument) Kravspecifikation Bilaga 1 Anbudsformulär Bilaga 2 1

2 Svarsbilaga Priser Bilaga 3 Anbudsformulär(2) och Svarsbilaga (3) skall bifogas ifyllda tillsammans med ert anbud. 2 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingsform Ovanstående varor och tjänster upphandlas genom Öppet förfarande enligt Lag 2007:1091 om offentlig upphandling (LOU) och/eller Lag 2007:1092 om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Den upphandlingsform vi använder vid denna upphandling har valts utifrån kraven i LOU. Anbud antas vanligtvist utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare anger sitt slutgiltiga pris i anbudet. 2.2 Anbudstidens utgång Anbud SKALL vara den upphandlande enheten tillhanda senast Anbuds form och innehåll Anbud SKALL skrivas på svenska. Anbud SKALL utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Ett icke komplett anbud kan komma att förkastas utan särskild prövning. Anbud lämnas enligt bifogade formulär: Anbudsformulär Svarsbilaga pris 2.4 Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas på hela eller delar av redovisat behov, vilket främjar möjligheterna för små och medelstora anbudslämnare vid anbudsgivning. Kommunen förbehåller sig rätt att anta hela eller delar av anbudet samt att anta fler än en anbudsgivare. 2.5 Frågor under anbudstiden Vid tveksamhet kring förutsättningarna i förfrågningsunderlaget SKALL anbudsgivaren begära förtydligande i första hand genom att ställa en fråga via upphandlingens annons på för att den upphandlande enheten ska kunna delge, samtliga registrerade intressenter, uppgifter enligt likabehandlingsprincipen. Anbudsgivare ansvarar för bevakning och hämtning av eventuella frågor och svar, förtydliganden, uppdateringar gällande upphandlingen och dess underlag. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt övriga som redan hämtat ut underlaget från Alla frågor och svar publiceras i upphandlingens annons. Klicka på länken nedan för mer information om funktionen frågor och svar: Upplysningar kan i övrigt lämnas av följande personer: Upphandlare:Joakim Carlsson Tfn:

3 2.6 Sekretess Inkomna anbud omfattas av absolut sekretess tills dess tilldelningsbeslut har fattats. Därefter behandlas inkomna anbud i enlighet med offentlighetsprincipen. Efter det att ramavtal har slutits är anbudsgivarens möjligheter att erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud begränsade. Önskar anbudsgivare sekretessbelägga hela eller delar av sitt anbud, precisera i anbudet vilka delar av anbudet ni vill sekretessbelägga samt på vilket sätt ni anser er lida särskild skada om uppgifterna offentliggörs. 2.7 Inlämnande av anbud För att effektivisera hanteringen av ert anbud (spara arbetstid och miljö) vill vi att ni lämnar anbud i elektroniskt format (s.k. e-anbud). Detta sker enkelt via vårt upphandlingssystem e- Avrop på Ett inlämningsbevis genereras av systemet då anbud lämnas in. Detta SKALL kunna uppvisas på begäran underskrivet av behörig företrädare. Om anbud inte kan lämnas enligt ovan, kontakta Addera Upphandling. Klicka på länken nedan för mer information om hur du lämnar elektroniskt anbud: Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren SKALL vara bunden av sitt anbud tom avtalsstart. Om en eventuell ansökan om överprövning lämnas in SKALL anbudet från leverantörerna vara bindande till dess frågan om överprövning är slutgiltigt avgjord eller leverantörerna och kommunen kommer överens om annat. 3 Anbudsutvärdering Inkomna anbud kommer att utvärderas i två steg enligt följande: Kvalificering Utvärdering 3.1 Kvalificering Krav på anbudsgivaren/leverantören I detta steg bedöms om alla skallkrav på anbudsgivaren/leverantören uppfylls samt att anbudet är komplett. Dessa skallkrav måste uppfyllas för att anbudet ska kvalificeras till nästa steg. Anbudsgivaren kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de grunder för uteslutning som anges i LOU (2007:1091) 10 Kap. 1 föreligger (se Konkurrensverkets hemsida). Anbudsgivaren får uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de grunder för uteslutning som anges i LOU (2007:1091) 10 Kap. 2 föreligger (se Konkurrensverkets hemsida). Anbudsgivaren/leverantören SKALL vara registrerad i föreskriven ordning för betalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. kontrollerar detta genom att inhämta erforderliga uppgifter från behörig myndighet. Anbudsgivaren SKALL som kontraktsvillkor vid tidpunkten för avtalets tecknande ha en ansvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp på minst 10 miljoner SEK för varje skada. Anbudsgivaren SKALL ha erforderlig teknisk och yrkesmässig kapacitet för att leverera enligt avtal. 3

4 Anbudsgivaren SKALL uppfylla och acceptera alla skall-krav som ställts i denna anbudsförfrågan inklusive alla bilagor Krav på varan/tjänsten I detta steg kontrolleras om den efterfrågade varan eller tjänsten uppfyller de skallkrav som kvalificerar för nästa steg - utvärdering av anbudet. Skallkraven är ett resultat av våra behov och är inte förhandlingsbara. Se bilaga Kravspecifikation. Om anbudsgivaren glömmer bort eller avstår från att svara på ett skallkrav kan anbudet komma att diskvalificeras. Avtalad leverantör SKALL åta sig att: leverera i enlighet med gällande lagar, föreskrifter, normer och regler. utföra alla delar i avropade uppdrag på ett fackmannamässigt sätt, det vill säga med den skicklighet, snabbhet, noggrannhet och omsorg som är sedvanlig inom branschen. utföra alla delar i avropade uppdrag så att bästa tekniska och ekonomiska resultat uppnås för köparen. vid utförande av alla delar i avropade uppdrag använda personal med erforderlig kompetens och vara skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal vilken av beställaren anses sakna erforderlig kompetens eller med vilken beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Alla produkter SKALL uppfylla (i var tid) gällande normer, författningar och bestämmelser (inkl. CE-märkning). Aktuella produktkataloger och prislistor SKALL på anmodan kostnadsfritt ställas till kommunens förfogande. Anbudsgivare får lämna anbud på annat likvärdigt fabrikat/produkter/utförande än vad som angivits i anbudsspecifikationen Miljö tar ansvar och arbetar aktivt med att ställa om samhället mot en mer hållbar utveckling. Med en hållbar utveckling avses att hänsyn tas till såväl ekonomi, människor som miljö och att våra behov idag inte belastar framtida generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Upphandling är ett viktigt och framgångsrikt verktyg för kommunen i detta arbete. Genom att ställa miljökrav i dialog med beställare och leverantörer bidrar också kommunen till näringslivets ökade konkurrenskraft. Idag följer kommunen lägst miljöstyrningsrådets kriterier för miljöanpassad upphandling inom relevanta upphandlingsområden. Kommunen har också tagit fram en uppförandekod som inom relevanta upphandlingsområden ställer etiska krav på leverantörer att upprätthålla en bra arbetsmiljö och arbetsvillkor. Beskriv därför enkelt och kortfattat företagets miljöpolicy i anbudet. För övriga miljörelaterade krav se kravspecifikation 3.2 Utvärdering I detta steg utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringen. Vid valet mellan en eller flera anbudsgivare kommer inkomna anbud att utvärderas för att hitta den bästa totallösningen för verksamheten. I utvärderingsfasen kommer prövning att ske enligt principen det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till: 4

5 Kompetens - Erfarenhet från liknande arbeten som efterfrågas i denna upphandling - Erfarenhet från vattenläckor - Erfarenhet från schaktfria arbetsmetoder - EBR kompetens Pris -Pris räknas om mot jämförelsetal beroende på maskinens miljöklass. Teknisk utrustning. - Utöver vad som är uppsatt i kravspec. Kriterierna anges efter angelägenhetsgrad, med det viktigaste kriteriet först. Bedömningen kommer att ske utifrån anbudsgivarens skriftliga redogörelser i anbudet. För att underlätta jämförelser av anbud ifylles bifogad svarsbilaga utvärdering. 3.3 Tilldelningsbeslut När beslut om leverantör och anbud fattats sänds information om detta till samtliga anbudsgivare genom e-post. Upphandlingen avslutas genom skriftligt upphandlingskontrakt/beställning som träder i kraft tidigast då 10 dagar gått från den dag då information om tilldelningsbeslut lämnats. 4 Kommersiella villkor 4.1 Avtalstid Avtalstiden är 2 år med en förlängningsklausul för beställaren på 1+1 år. Beräknad avtalsstart är Förlängningsklausulen träder i kraft med 1 år under förutsättning att beställaren inte meddelat annat senast 6 månader före ikraftträdandet av respektive förlängningsår. 4.2 Anbudspriser Anbudspriser SKALL anges netto, i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdeskatt. Priserna SKALL vara fasta till och med Anbudspriser skall vara högstapriser sk. takpriser och anges netto, i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdeskatt. Taktimpriser anges i prisbilagan, bilaga 3. Vid avrop kan lägre priser än vad som angetts i anbudsbilagan överenskommas då det fastställs i varje enskilt avropssvar av ramavtalsleverantören. Samtliga kostnader SKALL vara inräknade i anbudspriset. Enligt Lagen om offentlig upphandling får inga priskompletteringar göras efter det att anbud lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma. 4.3 Avropsordning I prisbilagan (bilaga 3) anger ni era timpriser för respektive maskin. Dessa priser gäller sedan som takpriser under avtalsperioden och indexuppräknas en gång per år efter fastprisperiodens slut. avropas sedan via en förnyad konkurrensutsättning. Detta sker genom att alla antagna ramavtalsleverantörer får en förfrågan som de sedan lämnar offert utifrån. Avropen kan gälla antingen delprojekt (tex. en viss sträcka, ett antal objekt eller en viss tidsperiod) eller uppdrag på löpande räkning. Mindre arbeten, kortare än en vecka, avropas via rangordning som baserar sig på angivna timpriser i anbudsbilagan och utvärderingskriterierna i förfrågningsunderlaget. 5

6 4.4 Prisreglering Efter fastprisperioden kan indexreglering ske enligt Anläggningsmaskinindex med April(anbudsmånaden) som basmånad. Prisreglering sker med 90% av framräknad indexförändring. Vid eventuell indexreglering regleras priserna årsvis enligt nedanstående tidsintervaller: o.s.v. under hela avtalsperioden Prisjustering kan inte ske med retroaktiv verkan eller i strid mot vid varje tillfälle gällande allmänna prisregleringsbestämmelser. Krav på prisjustering efter fastprisperioden SKALL skriftligen tillställas upphandlingsenheten hos respektive deltagande kommun senast 30 dagar före den dag prisjusteringen avses träda i kraft. 4.5 Administrationsavgift En administrationsavgift på 1 % av leverantörens fakturerade belopp exkl. moms SKALL betalas till. Administrationsavgiften baseras på samtliga avropande enheters och bolags inköp förutom det som är separat upphandlat, t ex entreprenader. Administrationsavgiften, exkl. moms, skall betalas halvårsvis enligt följande perioder: januari-juni, juli-december Inbetalning och statistik på köpt volym SKALL vara kommunen tillhanda senast 30 dagar efter sista datum i perioden. Om statistik ej skickas in och betalning ej sker kommer kommunen att fakturera en schablonmässig administrationsavgift baserad på det av kommunen bedömda upphandlingsvärdet. Administrationsavgiften är en ersättning som leverantören erlägger utifrån sin omsättning på avtalet och är ett sätt att fördela våra upphandlingskostnader på våra förbrukande enheter. Rutiner för inbetalning anges vid avtalstecknande. 4.6 Leveransvillkor Tjänst: 1:a gången med April-12 som basmånad och April-13 som avstämningsmånad. 2:dra gången med April-13som basmånad och April-14 som avstämningsmånad Entreprenadtjänsterna ska utföras i huvudsak inom Sundsvalls- och Timrå kommuner. I förekommande fall även inom Nordanstigs kommun. 4.7 Vite Om tjänst/vara eller del av tjänst/vara försenas och detta inte beror på köparen, eller kan anses utgöra Force majeure, har köparen rätt till vite. Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 2% av värdet på den del av tjänsten/varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Vitet SKALL i sin helhet ej uttas längre än fem veckor eller överstiga 10 % av sagda värde. Därefter förbehåller sig beställaren rätten att helt kunna häva beställningen. Vite eller skadestånd utgår ej för leveransförsening förorsakad av köparen. Eventuellt vitesbelopp tas av köparen ut genom kvittning på leverantörens faktura (genom kreditfaktura). 4.8 Faktura/Följesedel 6

7 Materialspecifikation och godkänt arbete/arbetstidssedlar SKALL sändas med fakturan. På faktura, transport- och följehandlingar SKALL alltid beställarens namn, referensnummer, leveransadress och beställningsnummer anges. Dessutom SKALL leverantörens F- skattebevisnummer, post-/bankgironummer, organisationsnummer, faktura- och i förekommande fall OCR-nummer, fakturadatum, fakturabelopp samt momsbelopp anges på faktura. För arbeten utförda åt sänds fakturorna till följande adress: Fakturor Sundsvall Vi tar dock gärna emot e-faktura, för mer information kring detta se: Fakturan sänds snarast efter utförd tjänst, dock senast en månad efter att tjänsten utförts. Övriga deltagande parters fakturaadresser anges vid avtalstecknandet. Fakturerings- och expeditionsavgifter får ej debiteras. Dröjsmålsränta får påföras i enlighet med svensk räntelag, dvs. först från och med den 30:e dagen från fakturans ankomstdag till kommunen. 4.9 Betalning Betalning erläggs senast 30 dagar efter erhållen faktura med specifikation och godkänd leverans/tjänst Statistik Anlitad leverantör SKALL tillställa respektive deltagande kommun statistikuppgifter på artikelnivå/tjänster en gång per år eller vid anmodan Allmänna bestämmelser För upphandling av dessa tjänster gäller allmänna bestämmelser år 1990 för transport- och entreprenadmaskintjänster, TEKAB 90. Entreprenören äger inte rätt att vidtaga åtgärder, som kan antagas medföra åsidosättande av lag eller kollektivavtal för arbetet eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom kollektivavtalsområdet. Entreprenören ansvarar i detta hänseende även för åtgärder som vidtas av underleverantör som anlitas av entreprenören. I det fallet entreprenören vidtar åtgärder i strid med detta åtagande äger beställaren rätt att häva avtalet. För anlitande av underentreprenör gäller att dessa skall godkännas av beställaren enligt medbestämmandelagen Kommunen förbehåller sig rätt att under avtalsperioden på prov anlita annan leverantör. Kommunen äger även rätt att vid enstaka tjänster av sådan omfattning att separat upphandling erfordras, eller vid tjänster som bör ingå i annan leverantörs åtagande, köpa från annan leverantör Avtalshandlingar För kommande avtal gäller nedanstående handlingar. Förekommer i handlingarna motstridiga uppgifter gäller de i följande ordning. Avtalet 7

8 Köparens förfrågningsunderlag Säljarens anbud Allmänna bestämmelser enligt pkt Uppsägning/Tvist Part SKALL äga rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet inte är av ringa betydelse. Om leverantören/entreprenören, eller av denne anlitad underleverantör, under avtalets löptid häftar i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker, eller bristerna avseende betalning upprepas, har kommunen rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Tvist på grund av avtalet SKALL avgöras av svensk domstol på köparens hemort, om inte parterna enas om skiljeförfarande. Addera Upphandling 8